Suomi-Espanja Seura ry Vuosikokous 2013

Transkriptio

1 Suomi-Espanja Seura ry Vuosikokous 2013 Aika: Torstai klo Paikka: Hotelli Helka, Pohjoinen Rautatienkatu 23, Helsinki Ennen kokousta kuulemme lähetystösihteeri Manuel Del Rosario Velan espanjankielisen alustuksen Marca España. Koko alustusta ei tulkata, mutta kysymyksiä ja keskustelua voi käydä myös suomeksi. ESITYSLISTA 1) Vuosikokouksen avaus 2) Valitaan kokoukselle puheenjohtaja ja sihteeri 3) Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 4) Kokouksen työjärjestys 5) Valitaan kaksi pöytäkirjantarkastajaa sekä kaksi ääntenlaskijaa 6) Päätetään vuoden 2012 toimintakertomuksen hyväksymisestä 7) Esitetään vuoden 2012 tilinpäätös ja tilintarkastuskertomus 8) Vuoden 2012 tilinpäätöksen hyväksyminen sekä tili- ja vastuuvapauden myöntäminen hallitukselle 9) Vuosijäsenten jäsen- ja liittymismaksun määrääminen vuodelle ) Talousarvion hyväksyminen vuodelle ) Seuran puheenjohtajan vaali 12) Seuran varapuheenjohtajan vaali 13) Valitaan uudet hallituksen jäsenet 14) Valitaan kaksi tilintarkastajaa sekä kaksi varatilintarkastajaa 15) Keskustelu hallituksen toimintasuunnitelmaluonnoksesta ) Kokouksen päättäminen Seuran hallitus

2 Suomi-Espanja Seura r.y:n toimintakertomus vuodelta 2012 Hallituksen esitys vuosikokoukselle Yhteenveto Seuran tarkoituksena on Suomen ja Espanjan välisten suhteiden kehittäminen mm. tekemällä Espanjaa ja sen kulttuuria tunnetuksi Suomessa. Tarkemmin seuran tarkoitusta on kuvattu säännöissä. Seuran 55. toimintavuosi 2012 oli tavallista vilkkaampi. Jäsentapahtumia oli enemmän kuin vuosikausiin, ja niihin kuului mm. kokkausta, nuorekas illanvietto Caisassa, viinimaistajaiset, yrittäjäseminaari, sieniretki ja kummitoimintatilaisuus. Yhteistoiminta Club Españolin kanssa vahvistui. Espanjan suurlähetystön kanssa järjestettiin jälleen onnistuneet elokuvapäivät. Seuran kielikurssit olivat täynnä. Seurassa oli vuoden lopussa 610 jäsentä (kasvua 9 % edellisvuodesta). Vuoden 2011 syksyllä avattujen Facebook-sivujen ystävämäärä kasvoi tasaisesti ja oli vuoden 2012 lopulla noin 250 henkeä. Aktiivinen toiminta heijastui valitettavasti kustannuksiin siten, että seura teki selvästi alijäämäisen ( ) tilinpäätöksen. 2 Jäsen- ja kulttuuritapahtumat Seura järjesti yhteistyössä Suomalais-Espanjalaisen Kauppayhdistyksen kanssa seminaarin yrittäjyydestä ja yritystoiminnan mahdollisuuksista Espanjassa. Osallistujia oli noin 40, ja palaute oli positiivista. Alustajia olivat Tero Nummila, Timo T. Porttinen, Juan Samper, Risto Sarkia ja Matti Salminen (jonka esitystä Jarkko Antikainen referoi). Vuoden aikana järjestettiin kaksi kulttuuripitoista illanviettoa: Rento illanvietto Kulttuurikeskus Caisassa Joaquin Hernandez esitti espanjankielisiä lauluja kitaran säestyksellä, Joan Muti esitelmöi katalonian kielestä ja Mallorcasta, naposteltiin kasvisherkkuja sekä pelailtiin. Tilaisuuden suunnitteli ja toteutti Nina Happonen opinnäytetyönään. España Sí tapahtuma Bar Cafe Cubassa Improvisoitua ohjelmaa, mm. María de Leyren esittämiä lauluja. Vuosikokous järjestettiin Tilaisuudessa kuultiin Espanjan matkailutoimiston johtajan Carmen Barroson alustus Asturian ruhtinaskunnasta. Seura järjesti omin kokkausvoimin espanjalaisen lounaan Helsingin naisyrittäjien tiloissa. Club Españolin kanssa käynnistettyä kummitoimintaa vauhditettiin kummitoimintatapaamisessa Club Havannassa Kesäkauden avajaiset järjestettiin Kim s Tapasissa. Ohjelmassa oli taideopiskelijoiden laulu- ja lausuntaesityksiä.

3 2(5) Kim s Tapasissa järjestettiin myös tutustuminen Torres-viineihin Seura järjesti yhteistyössä Club Españolin kanssa sieniretken Nuuksioon Asiantuntijana toimi Jouko Lehtoviita. Seura järjesti yhteistyössä Espanjan suurlähetystön kanssa espanjalaisten elokuvien viikon elokuvateatteri Kinossa sekä Kino Tapiolassa, jossa järjestettiin myös viikon avajaistilaisuus. Viikolla esitettiin viisi elokuvaa: FICCIÓN (FIKTIO), Espanja 2006, ohjaaja Cesc Gay, 107 min, draama GUEST (VIERAS), Espanja 2010, ohjaaja José Luis Guerín, 124 min, dokumentti LA MITAD DE OSCAR (OSCARIN PUOLIKAS), Espanja 2010, ohjaaja Manuel Martín Cuenca, 82 min, LA VERGÜENZA (HÄPEÄ) Espanja 2009, ohjaaja David Planell, 107 min, draama 18 COMIDAS (18 ATERIAA), Espanja/Argentiina 2010, ohjaaja Jorge Coira, 101 min, komedia/draama 3 Viestintä Internet Kotisivuja pidettiin ajan tasalla. Sivuista ei ole tarkoistuskaan tehdä erityisen laajoja, vaan niillä painotetaan linkittämistä tiedon lähteille. Kävijämäärä oli hienoisessa nousussa Lokakuussa 2011 avatut Facebook-sivut nousivat merkittäväksi tiedotuskanavaksi, ja vuoden 2012 lopulla sivuilla oli jo noin 260 tykkääjää. SES-lehti Vuoden 2012 aikana ilmestyi neljä SES-lehden numeroa. Päätoimittajina toimivat Ahti Pohjalainen (numerot 1-2) ja Anne Nikula (numerot 3-4). Lehden taittoi Marjut Vuolanne ja painoi Kyriiri Oy. Lehtien keskeisiä teemoja olivat: 1/2012 Vuosikokousasiat, Teneriffa ja Teide, Mervi Ahlrothin valokuvanäyttely

4 2/2012 Marja Kurki: Silkkitie, Fuengirola, Espanjan opiskelua amiksessa, Kulttuuritapahtuma Caisassa, Seminaari yrittäjyydestä, Espanjan kukoistuskausi luvuilla 3/2012 Las Fallas, Rannikkolain muutokset, Arapilesin taistelusta 200 v, La Gomera, lomaosakkeiden kaupasta, elokuvaviikko 4/2012 Bilbao, Jaume Plensan näyttely, Kolumbuksen mysteeri, Eurooppalainen perintötodistus,la Concepción 3(5) Jäsenkirjeet Vuonna 2012 toimitettiin 13 jäsenkirjettä: 1/2012 (sähköposti) /2012 (sähköposti) /2012 (sähköposti) /2012 (sähköposti) /2012 (sähköposti) /2012 (sähköposti) /2012 (sähköposti) /2012 (sähköposti) /2012 (sähköposti) /2012 (sähköposti) /2012 (sähköposti) /2012 (sähköposti + kirje) /2012 (sähköposti) Muu tiedotus Seuralla on nettisivuilta ladattavissa oleva 4-sivuinen esite, jota jaettiin eri tilaisuuksien yhteydessä. Myös kalvosarja päivitettiin. Seuran toimintaa esiteltiin myös jäsentilaisuuksissa ja muissa yhteyksissä, kuten Uudenmaan Keliakiayhdistyksen tilaisuudessa (Jouko Lehtoviita alusti). 4 Kielikurssit Seuran kielikursseista on huolehtinut yhteistyösopimuksen perusteella Kieltenopetus McLin Oy (seskurssit.com). Kurssit olivat käytännössä täysiä. 5 Jäsenistö ja jäsenedut Seurassa oli yhteensä 610 jäsentä (565 vuotta aiemmin). Kunniajäsenemme ovat konsuli Pentti E. Halonen ja taidemaalari Christina Snellman de Jorge. Kunniajäsen, lehtori Erkki Vierikko menehtyi vuonna Jäsenille jaettiin jäsenlehti 4 kertaa vuodessa, minkä lisäksi seuralla on sopimus jäsenalennuksista Tammi Oy:n Helsingin myymälän kanssa (eräät espanjankielen oppikirjat ja matkakirjat). Lisäksi jäsenille tarjottiin jäsenetuina alennuksia tapahtumien osallistumismaksuista. Vuonna 2012 myönnettiin 500 euron matka-apuraha valokuvaaja Aili Alaisolle käytettäväksi Lappi-aiheisen valokuvanäyttelyn järjestämiseen Espanjassa sekä kuvausmatkaan, jonka tuloksena syntyy Andalusian elämää dokumentoiva

5 4(5) 6 Talous ja toimisto valokuvanäyttely Rovaniemelle ja muuallekin Suomeen. Matkaapurahahakemuksia saatiin 12 kappaletta. Seuran toiminnan laajentuminen nosti kustannuksia, mutta hallitus ei kyennyt riittävän aikaisin reagoimaan siihen, että jäsenmaksu- ja ilmoitustulot jäivät ennakoitua pienemmiksi. Tämän vuoksi vuoden 2012 tulos jäi noin 1350 tappiolliseksi. Seuran talous on rahoitettu pääosin jäsenmaksuilla, ilmoitustuloilla sekä kielikursseista saaduilla provisioilla. Helsingin kaupungilta saatiin kohdeapuraha elokuvaviikon kuluihin. Jäsenmaksu oli 25 euroa ja liittymismaksu 5. Seura kuuluu jäsenenä Ystävyysseurojen liitto r.y:een (YSL) sekä Iberialaisamerikkalaiseen säätiöön. Seuran toimisto on toiminut Tilitoimisto Lehtisen alivuokralaisena osoitteessa Annankatu 25. Puhelimessa on päivystetty tiistaisin kello ja torstaisin klo Toimiston espanjankielisten kirjojen kirjasto on ollut avoinna tiistaisin ja torstaisin puhelinpäivystyksen aikaan. 7 Hallitus ja toimihenkilöt Hallitus kokoontui vuoden aikana 10 kertaa. Hallituksen jäseninä toimivat: Martti Perttula, puheenjohtaja, nettivastaava, sihteeri, markkinointi Marjo Katainen, varapuheenjohtaja, kulttuuritapahtumat, suhteet Ystävyysseurojen liittoon Jarkko Antikainen, seminaarivalmistelut, markkinointi Kaisa Lehtinen, talous, toimisto, jäsenrekisteri Mikko Mäkiniemi, markkinointi Tea Reijomaa, kulttuuritapahtumat Martti Perttula, puheenjohtaja, nettivastaava, markkinointi Marjo Katainen, varapuheenjohtaja, kulttuuritapahtumat, suhteet Ystävyysseurojen liittoon Alisa Koponen, sihteeri Kaisa Lehtinen, talous, toimisto, jäsenrekisteri Jouko Lehtoviita, tapahtumat, varainhankinta Anne Nikula, SES-lehti, juridiset asiat Tea Reijomaa, kulttuuritapahtumat Kyösti Törmälä, markkinointi SES-lehden päätoimittajina toimivat vuonna 2012 Ahti Pohjalainen (numerot 1-2) ja Anne Nikula (numerot 3-4). Tilintarkastajina toimivat HTM Niina Lehtojärvi ja HTM Elina Heino. Tuula Vikman on toiminut jäsenrekisterin hoitajana.

6 5(5) 8 Kiitokset Suomi-Espanja Seura ry kiittää toimintansa tukemisesta ja yhteistyöstä kuluneen vuoden aikana seuraavia yhteisöjä: Helsingin kaupunki, Opetusministeriö, Espanjan suurlähetystö, Espanjan Matkailutoimisto, Club Español, Suomalais- Espanjalainen Kauppayhdistys, sekä kaikkia lehdessä, nettisivuilla ja elokuvaviikon ohjelmalehtisessä mainostaneita tai tilaisuuksia sponsoroineita tahoja. Samoin suuri kiitos kaikille niille henkilöille, jotka ovat korvauksetta antaneet artikkeleitaan SES-lehteen, avustaneet internet-sivujen toimituksessa tai tehneet ehdotuksia seuran toiminnan kehittämiseksi. Suomi-Espanja Seura ry:n hallitus

7

8

9

10 Suomi-Espanja Seura ry Talousarvioesitys SES:n hallitus a-hinta kpl Kulut Tuotot Yhteensä Kulut Tuotot Yhteensä VARSINAINEN TOIMINTA JÄSENTAPAHTUMAT Jaume Plensan näyttely Matkamessut Asuntoseminaari Muut tapahtumat (4 kpl, osin pääsymaksutuloja) ELOKUVAVIIKKO S Tila- ja elokuvakustannukset Ilmoituskulut, oheisohjelma Ilmoitustuotot ohjelmaan ym. tuotot SES-LEHTI Paino- ja taittokulut Postitus Toimituspalkkio ( % ilmoitustuotosta) SES-lehden Ilmoitustuotot TOIMISTO JA HALLINTO YM Arkiston vuokra Posti, puhelin, pankki Kirjanpito (55 /kk) Nettisivujen ylläpito ja ilmoitustuotot Jäsentiedotteet (2 kaikille, 1 jäsenille joilla ei sähköpostia) Kokouskulut (kahvi + pikkupurtava) MUUT KULUT Jäsenmaksut Matka-apuraha Muut VARSINAISEN TOIMINNAN KULUJÄÄMÄ VARAINHANKINTA Vuosijäsenmaksut Liittymismaksut SES-kurssit provisio Muu varainhankinta TUOTTO/KULUJÄÄMÄ AVUSTUKSET Valtion avustus (OPM) Muut avustukset (Helsinkin kaupunki yms.) TUOTTO/KULUJÄÄMÄ SIJOITUKSET TUOTTO/KULUJÄÄMÄ Muut mahdolliset erät 0 TILIKAUDEN TULOS

11 Suomi-Espanja Seura ry Vuosikokous 2013 Vaalit kohdissa 11-14, tietoja päätöksenteon pohjaksi 11) Seuran puheenjohtajan vaali Nykyinen puheenjohtaja Martti Perttula on käytettävissä seuraavaksi vuodeksi, mikäli kannatusta löytyy 12) Seuran varapuheenjohtajan vaali Nykyinen varapuheenjohtaja Marjo Katainen jättää tehtävän opiskelukiireiden takia 13) Valitaan uudet hallituksen jäsenet Tea Reijomaa on erovuorossa. Anne Nikula ja Kaisa Lehtinen jättävät paikkansa muuten. Alisa Koponen, Jouko Lehtoviita ja Kyösti Törmälä jatkavat nykyisen hallituksen jäsenistä. Sääntöjen 10$: Hallituksen muodostavat puheenjohtaja, jota kutsutaan Suomi-Espanja Seuran puheenjohtajaksi, varapuheenjohtaja, jota kutsutaan Suomi-Espanja Seuran varapuheenjohtajaksi ja kuusi-kahdeksan (6-8) muuta jäsentä. Kokouksessa voidaan siten valita 3-5 uutta hallituksen jäsentä. Alustavia tunnusteluja on tehty kiinnostuksensa ilmoittaneiden kanssa. 14) Valitaan kaksi tilintarkastajaa sekä kaksi varatilintarkastajaa Ehdotus tuodaan kokoukseen. Puheenjohtaja Martti Perttula

12 Suomi-Espanja Seura r.y:n toimintasuunnitelma Hallituksen esitys vuosikokouksen keskusteluun 1 Johdanto Keskeiset tavoitteet Jäsen- ja kulttuuritapahtumat Muiden palvelujen kehittäminen Toimisto, arkisto ja neuvontapalvelut Kielikurssit Kummitoiminta Muut jäsenpalvelut ja jäsenedut Viestintä Talous Hallinto, johtaminen ja yhteistyö Johdanto Toimintasuunnitelma on seuran hallituksen linjaus, jota päivitetään vuosikokouskeskustelun perusteella ja muutenkin suunnittelun kuluessa. Linjaus ulottuu vuoden 2013 loppuun, mutta luonnollisesti jokainen hallitus vastaa oman toimikautensa toiminnasta. Säännöt eivät edellytä toimintasuunnitelman käsittelyä vuosikokouksessa. Seuran tarkoituksena on Suomen ja Espanjan välisten suhteiden kehittäminen mm. tekemällä Espanjaa ja sen kulttuuria tunnetuksi Suomessa. Tarkemmin seuran tarkoitusta on kuvattu säännöissä. 1.1 Keskeiset tavoitteet Jäsen- ja kulttuuritapahtumia järjestetään vuosittain noin 10 kertaa, ja niitä kehitetään jäsenistöltä kerättävän palautteen pohjalta siten, että keskimääräinen osallistujamäärä nousee nykyiseltä tasolta. Tapahtumien lippulaiva on Espanjan suurlähetystön kanssa järjestettävä elokuvaviikko. Kielikurssitoimintaa jatketaan nykyisissä puitteissa. Muita palveluja, kuten neuvontaa, kehitetään käytettävissä olevien resurssien puitteissa. Viestintä perustuu pääosin nykyisiin viestintäkanaviin. SES-lehden korkeasta tasosta huolehditaan, ja erityisesti panostetaan sähköisten välineiden (nettisivut, sähköiset jäsenkirjeet, sosiaalinen media) monipuoliseen hyödyntämiseen. Seuran talous pidetään tasapainossa ja lievään ylijäämään pyrkien, jotta maksuvalmius saadaan vakaammalle pohjalle toimintapääoman huvettua tappiollisten tilikausien jälkeen. Painopisteitä ovat jäsenhankinta,

13 2(4) ilmoitusmarkkinointi ja muun rahoituksen hankinta. Tarvittaessa säästetään toimintamenoissa. Hallinnossa keskeistä on saada lisää aktiivisia jäseniä mukaan hallitukseen sekä avustamaan tapahtumien ja muun toiminnan järjestämisessä. Tehtävien jakoa kehitetään, jotta voidaan välttää kuormituksen keskittymistä liian harvoille henkilöille. Osa hallintotehtävistä voidaan ulkoistaa, mikäli talous antaa siihen mahdollisuuksia. Sääntömuutostyö käynnistetään, ja sen yhteydessä pohditaan mm. hallituksen kokoa ja vuosikokouksen jakamista syys- ja kevätkokouksiin. Jäsenmäärän kasvutavoite on 10 % vuodessa. Tämä edellyttää voimakasta uusien jäsenten hankintaa ja nykyisen jäsenkunnan tyytyväisyyden ylläpitoa. Kasvutavoite on haasteellinen, koska kymmeniä jäseniä joka tapauksessa luopuu vuosittain jäsenyydestä eri syistä. Yhteistyötä kehitetään seuran kannalta keskeisten toimijoiden kanssa. Erityisen tärkeitä yhteistyökumppaneita ovat Club Español sekä Espanjan viralliset edustajat Suomessa. 2 Jäsen- ja kulttuuritapahtumat Jäseniltä eri tilaisuuksissa kerättävän palautteen tuloksia hyödynnetään tapahtumien suunnittelussa. Runko tapahtumakalenterille Aika Tapahtumia 2013/1-3 Retki Jaume Plensan näyttelyyn Emmassa 9.1. Osasto Matkamessuilla Asuntoseminaari Tieteiden talossa Vuosikokous Hotelli Helkassa /4-6 Kummitoimintapalaveri tai vastaava huhti-toukokuussa Mahdollinen tilaisuus Espanjan Matkailutoimiston kanssa Kesän avaus (tapas tms.) kesäkuun alkupuolella 2013/7-9 Syyskauden avaustilaisuus 2013/10-12 Elokuvaviikko lokakuussa Kulttuuritapahtuma marras-joulukuussa Joulunalustapaaminen 2014/1-3 1 seminaarityyppinen tilaisuus 1 kulttuuritilaisuus Vuosikokous 2014/4-6 2 tilaisuutta, joista toinen kesäkauden avaus 2014/7-9 Syyskauden avajaistilaisuus 2014/10-12 Elokuvaviikko lokakuussa 1-2 muuta tilaisuutta 3 Muiden palvelujen kehittäminen 3.1 Toimisto, arkisto ja neuvontapalvelut Seuran toimisto, arkisto ja kirjasto on pitkään toiminut Tilitoimisto Lehtisen toimiston yhteydessä. Vuoden 2013 aikana etsitään tilat arkistolle sekä vertaillaan kustannustehokkaita mahdollisuuksia päivystyksen järjestämiseksi.

14 3(4) 3.2 Kielikurssit Seura on tehnyt pitkään yhteistyötä Kieltenopetus McLin Ltd Oy:n kanssa, jolle on sopimuksen mukaan myönnetty oikeus tarjota Suomi-Espanja Seuran nimissä espanjan kielen kursseja (SES-kurssit). Kurssit ovat olleet suosittuja ja niiden tasoa pidetään yleisesti hyvänä, joten lähiaikoina ei harkita muita vaihtoehtoja. Hallitus seuraa tilannetta ja on yhteydessä kurssien järjestäjään mm. sopimuskysymyksissä. 3.3 Kummitoiminta Vuonna 2011 Club Españolin kanssa käynnistetty kummitoiminta on herättänyt suurta mielenkiintoa, mutta kovin tarkkaa kuvaa ei ole siitä, millaiseen käytännön toimintaan se on johtanut. Seura jatkaa toiminnan koordinointia ja yhteisten tilaisuuksien järjestämistä, mutta varsinainen toiminta on jatkossakin selkeästi osanottajien vastuulla. 3.4 Muut jäsenpalvelut ja jäsenedut Vuosina voimavarat keskitetään nykyisiin toimintamuotoihin. Hallitus kuitenkin kuuntelee tarkoin jäsenistöltä tulevia aloitteita uusista toimintamalleista ja harkitsee tapauskohtaisesti niiden toteuttamismahdollisuuksia. Jäsenetujen kehittäminen on lähivuosien selkeä painopiste. 4 Viestintä SES-lehti on edelleen seuran keskeinen tiedotuskanava ja sitä pyritään julkaisemaan vuosina kolme-neljä numeroa vuosittain. Lehden sisältöä kehitetään suunnitelmallisesti ja jäsenistön toiveet huomioiden. SES-lehti on selvästi suurin yksittäinen kustannuserä seuran budjetissa, joten myös sitä on tarkasteltava kriittisesti, mikäli seuran taloutta ei saada nostettua tasapainoon eikä lehden ilmoitustuloja saada kasvuun. Jäsentiedotteet tarjoavat mahdollisuuden ajankohtaisten asioiden viestintään lehden julkaisuaikojen ulkopuolella. Sähköisiä jäsentiedotteita lähetetään vähintään 6 kertaa vuodessa niille jäsenille, joiden sähköpostiosoite on seuran tiedossa. Postituskustannusten takia emme valitettavasti voi lähettää perinteisiä jäsenkirjeitä kuin hyvin harvoin. Seuralla on ollut nettisivut vuodesta Kotisivut pidetään ajan tasalla ja niiden ulkoasua kehitetään. Toimintaperiaatteena on, että sivut antavat ajantasaisen kuvan seuran toiminnasta ja tapahtumista, mutta muu informaatio perustuu pääosin linkkeihin hyviin alkuperälähteisiin. Facebook-sivu täydentää kotisivuja lisäämällä näkyvyyttä. Facebook-sivuilla kerrotaan tapahtumista ja kommentoidaan Espanjaan ja espanjalaiseen kulttuuriin liittyviä asioita. 5 Talous Seuran taloudellinen kehitys on ollut useana vuonna huolestuttavaa. Tappiollinen kehitys ei voi jatkua, ja päin vastoin on pystyttävä nostamaan taseen käytettävissä olevia varoja siedettävämmälle tasolle. Keskeisiä toimenpiteitä ovat:

15 4(4) - markkinoinnin tehostaminen jäsenmäärän kasvattamiseksi - ilmoitushankintaan panostaminen tarvittaessa palkkiopohjaisesti - uusien rahoituslähteiden etsiminen - talousraportoinnin kehittäminen, jotta ongelmiin voidaan reagoida ajoissa Jäsenmaksut ovat lähivuosinakin keskeinen tulonlähde. Tavoitteena on, että maksujen tarkistaminen noudattaisi suunnilleen yleisen kustannustason kehitystä. Hallitus esittää että vuoden 2013 jäsenmaksuksi vahvistettaisiin 28, missä on kolmen euron korotus edellisvuoteen verrattuna. 6 Hallinto, johtaminen ja yhteistyö Hallitus käynnistää sääntöuudistuksen valmistelun. Tällöin mietitään mm. hallituksen kokoa ( 10) ja vuosikokouksen jakamista syys- ja kevätkokoukseksi ( 7), jotta hallituksen toimikausi ja tilikausi saataisiin yhteneväksi. Seura toimii lähes 100-prosenttisesti vapaaehtoispohjalla ja talkooperiaatteella. Tämä on myös lähivuosien peruslähtökohta, mutta edellyttää sitä, että tehtäviä pystytään jakamaan huomattavasti nykyistä laajemmalle. Hallituksen sisäistä työnjakoa kehitetään niin, että jokaisella hallituksen jäsenellä on omat vastuualueensa ja suuriin tapahtumiin tai muihin tärkeisiin kehityshankkeisiin nimetään työparit tai ryhmät. Hallitus pyrkii kokonaisuutena toimimaan mahdollisimman yhtenäisenä tiiminä. Mikäli toimintaa saadaan kehitettyä laajemmaksi, nousee tarve monien hallinnollisten tehtävien ulkoistamiselle, jotta hallituksen jäsenten työmäärä voidaan pitää siedettävällä tasolla ja kohdistaa toiminnan sisällön kehittämiseen. On selvää, että tämänsuuntaiset päätökset voidaan tehdä vain huolellisen harkinnan jälkeen ja taloudelliset riskit minimoiden. Eräs varteenotettava toimintamalli on yhteistyö muiden vastaavantyyppisten yhdistysten kanssa. Yhteistyösuhteita kehitetään ja hyödynnetään määrätietoisesti. Hallitus harkitsee tapauskohtaisesti resurssien käyttöä suhteessa tavoiteltaviin tuloksiin. Esimerkkejä yhteistyötahoista ovat: - Club Español (kummitoiminta, muut yhteistilaisuudetym.) - Espanjan suurlähetystö (elokuvaviikon ym. kulttuuritapahtumien järjestäminen) - matkailutoimistot (alustuksia seuran tilaisuuksiin, kontakteja taiteilijoihin ym., mahdollinen yhteistyö matkamessuilla ym.) - muut Suomen ja Espanjan yhteistyötä edistävät yhteisöt Suomessa (yhteistyö tilaisuuksien järjestämisessä tai markkinoinnissa) - Espanjassa toimivat suomalaisten yhteisöt ja viranomaiset (asiantuntemuksen hyödyntäminen neuvonnassa ym.) - Ystävyysseurojen Liitto ja muut ystävyysseurat (toiminnan kehittäminen).

16 SUOMI-ESPANJA SEURA RY:N SÄÄNNÖT ( ) 1 NIMI JA KOTIPAIKKA Yhdistyksen nimi on Suomi-Espanja Seura, Föreningen Finland-Spanien, Sociedad Finlandia- España r.y. Sen kotipaikka on Helsingin kaupunki. Näissä säännöissä käytetään yhdistyksestä nimeä joko Suomi-Espanja Seura tai seura. 2 TOIMINNAN TARKOITUS Suomi-Espanja Seuran tarkoituksena on Suomen ja Espanjan välisten suhteiden kehittäminen Lisätä Espanjan maan ja kansan tuntemusta Suomessa samoin kuin Suomen maan ja kansan tuntemusta Espanjassa sekä levittää tietoa tämän päivän kulttuurista, kielestä, yhteiskunnasta, taloudesta ja historiasta. 3 TOIMINTAMUODOT Tarkoituksensa toteuttamiseksi Suomi-Espanja Seura järjestää jäsenistönsä keskuudessa ja sen ulkopuolella jäsentapahtumia ja espanjankielen opetusta. Seura järjestää myös kulttuuritapahtumia kuten elokuva- ja musiikkiesityksiä sekä harjoittaa tiedotus- ja julkaisutoimintaa. Toimintaansa varten Suomi-Espanja Seura hankkii tarvittaessa asianomaiset luvat. 4 JÄSENYYS Seuran jäsenet voivat olla henkilöjäseniä eli varsinaisia jäseniä tai yhteisöjäseniä eli tukijäseniä. Varsinainen jäsen voi olla joko vuosijäsen, kannattajajäsen tai lahjoittajajäsen. Tukijäsen on rekisteröity yhdistys, osakeyhtiö tai muu oikeustoimikelpoinen yhteisö, joka haluaa tukea Suomi-Espanja Seuran toimintaa huomattavalla tavalla. Tukijäsenellä ei ole äänioikeutta. Varsinaisen jäsenen ja tukijäsenen jäsenyyden hyväksyy Suomi-Espanja Seuran hallitus. Suomi-Espanja Seuran vuosikokous voi hallituksen esityksestä kutsua kunniajäsenekseen Suomen kansalaisen tai ulkomaalaisen, joka erittäin ansiokkaasti oin toiminut Suomi-Espanja Seuran tarkoitusperien hyväksi. Jäsen voi erota Suomi-Espanja Seuran jäsenyydestä ilmoittamalla eroamisestaan Suomi-Espanja Seuran hallitukselle, rahastonhoitajalle tai sen puheenjohtajalle. Ero astuu voimaan heti kun ilmoitus on vastaanotettu. Jäsen, joka on laiminlyönyt jäsenmaksunsa suorituksen yhden vuoden ajalta, katsotaan eronneeksi Suomi-Espanja Seuran jäsenyydestä hallituksen päätöksellä. 5 TALOUS Suomi-Espanja Seura voi hankkia ja omistaa toimintaansa varten tarpeellista kiinteää sekä irtainta omaisuutta. Suomi-Espanja Seura saa varansa jäsenmaksujen, lahjoitusten, testamenttien ja varainkeräyksen kautta. Vuosijäsenet suorittavat vuosittain jäsenmaksun, jonka suuruuden määrää Suomi-Espanja Seuran vuosikokous. Vuosikokous voi päättää perittävästä liittymismaksusta. Kannattajajäsenet suorittavat liittyessään liittymismaksun ja vuosijäsenelle määrätyn jäsenmaksun kaksinkertaisena vuosittain. Lahjoittajajäsenet suorittavat vuosijäsenelle määrätyn jäsenmaksun kertakaikkisena suorituksena 50- kertaisena. Heiltä ei peritä liittymismaksua. 6 TOIMIELIMET JA PÄÄTÖSVALTA Suomi-Espanja Seuran toimielimiä ovat Suomi- Espanja Seuran kokoukset ja hallitus. Suomi- Espanja Seuran päätösvaltaa käyttävät Suomi- Espanja Seuran kokoukset. Toimeenpanovaltaa käyttää ja Suomi-Espanja Seuraa edustaa hallitus. Seuran hallitus voi valita toimihenkilöitä tarpeen mukaan. 7 KOKOUKSET Suomi-Espanja Seura pitää vuosittain viimeistään maaliskuussa yhden kokouksen, vuosikokouksen. Kokouspaikan ja ajan päättää hallitus. Hallitus kutsuu kokouksen koolle vähintään 10 päivää ennen kokousta ilmoittamalla siitä jäsenille kirjeitse tai jäsenlehden välityksellä tai suomenkielisessä ja ruotsinkielisessä pääkaupungin sanomalehdessä. Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksessa käsiteltävät asiat. Kokouksessa ovat äänioikeutettuja kaikki Suomi-Espanja Seuran varsinaiset jäsenet. Kullakin jäsenellä on yksi ääni. Valtakirjoilla äänestäminen on kielletty. Vuosikokouksessa Valitaan kokoukselle puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja kaksi ääntenlaskijaa. Päätetään toimintakertomuksen hyväksymisestä. Esitetään tilinpäätös ja tilintarkastuskertomus. Päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta. Päätetään vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle. Päätetään vuosijäsenen jäsenmaksun suuruudesta ja talousarvion hyväksymisestä, sekä liittymismaksun suuruudesta.

17 Valitaan Suomi-Espanja Seuran hallituksen puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja sekä muut hallituksen jäsenet erovuoroisten tilalle. Valitaan kaksi tilintarkastajaa ja kaksi varatilintarkastajaa. Käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat. Asiat, jotka halutaan vuosikokoukseen käsiteltäväksi, on jäsenen ilmoitettava hallitukselle kirjallisesti viimeistään neljä viikkoa ennen kokousta. Kokouksessa voidaan ottaa käsiteltäväksi muukin asia, jos kokous kolmen neljäsosan (3/4) äänten enemmistöllä siihen suostuu, ei kuitenkaan 14, 15 ja 16 :ssä mainittuja asioita eikä yhdistyslain 23 :n mukaisia asioita. Asiat ratkaistaan kokouksissa yksinkertaisella ääntenenemmistöllä. Asiat ratkaistaan ja vaalit toimitetaan avoimella äänestyksellä, paitsi milloin vähintään yksi neljäsosa (1/4) saapuvilla olevista jäsenistä vaatii suljettua äänestystä. Äänten mennessä tasan ratkaisee suljetussa äänestyksessä ja vaalissa arpa, muutoin kokouksen puheenjohtajan ääni. 8 Suomi-Espanja seuran ylimääräinen kokous pidetään, kun yhdistyksen kokous niin päättää tai hallitus katsoo siihen olevan aihetta taikka vähintään kymmenes osa (1/10) Suomi-Espanja Seuran äänioikeutetuista jäsenistä sitä ilmoittamalla asian käsittelyä varten hallitukselta kirjallisesti vaatii. Kokouksen koolle kutsumisesta, kokouspaikasta ja -ajasta, puheenjohtamisesta, toimihenkilöistä, asioiden ratkaisemisesta ja äänestyksistä on voimassa mitä vuosikokouksesta on määrätty. 9 HALLITUS Suomi-Espanja Seuran asioita hoitaa hallitus. Hallitus on toiminnastaan vastuussa Suomi-Espanja Seuran kokoukselle. Hallituksen puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja valitaan vuosittain ja heidät voidaan valita uudelleen. Hallituksen muut jäsenet valitaan kolmeksi vuodeksi, mutta kuitenkin siten, että kolmannes tai lähinnä kolmannes jäsenistä on vuosittain erovuorossa. Heidät voidaan valita uudestaan aikaisintaan seuraavassa vuosikokouksessa. 10 Hallituksen muodostavat puheenjohtaja, jota kutsutaan Suomi-Espanja Seuran puheenjohtajaksi, varapuheenjohtaja, jota kutsutaan Suomi-Espanja Seuran varapuheenjohtajaksi ja kuusi-kahdeksan (6-8) muuta jäsentä. Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai varapuheenjohtajan kutsusta tai kun vähintään kaksi (2) hallituksen jäsentä sitä vaatii. Hallitus on päätösvaltainen, kun puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja ja vähintään neljä muuta jäsentä ovat kokouksessa läsnä. Äänestys tapahtuu avoimesti, ellei joku hallituksen jäsenistä vaadi suljettua äänestystä. Asiat ratkaistaan yksinkertaisella äänten enemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee suljetussa äänestyksessä arpa ja muutoin puheenjohtajan ääni. 11 TOIMINTA- JA TILIVUOSI SEKÄ TILINTARKASTUS Suomi-Espanja Seuran toiminta- ja tilivuosi on kalenterivuosi. Tilit jätetään tilintarkastajalle tarkastettavaksi vähintään kuukautta ennen yhdistyksen vuosikokousta. Tilintarkastuskertomus on jätettävä hallitukselle viimeistään kaksi viikkoa ennen vuosikokousta. 12 SEURAN NIMEN KIRJOITTAMINEN Suomi-Espanja Seuran nimen kirjoittaa seuran puheenjohtaja, varapuheenjohtaja tai rahastonhoitaja kaksi yhdessä tai joku heistä yhdessä hallituksen jäsenen kanssa. 13 PÖYTÄKIRJA Suomi-Espanja Seuran ja seuran hallituksen kokouksissa on pidettävä pöytäkirjaa, joka on asianmukaisesti tarkistettava tai hyväksyttävä ja säilytettävä arkistossa. 14 SÄÄNTÖJEN MUUTTAMINEN Päätöksiin, jotka tarkoittavat näiden sääntöjen muuttamista, vaaditaan vähintään kolme neljäsosaa (3/4) Suomi-Espanja Seuran kokouksessa annetuista äänistä. Kokouskutsussa on mainittava sääntöjen muuttamisesta. 15 SEURAN PURKAMINEN Päätöksen, jolla Suomi-Espanja Seura purkaantuu, vaaditaan vähintään kolme neljäsosaa (3/4) Suomi- Espanja Seuran kokouksessa annetuista äänistä. Päätös tulee vahvistaa vähintään samanlaisella ääntenenemmistöllä aikaisintaan kuukauden kuluttua pidettävässä Suomi-Espanja Seuran uudessa kokouksessa. Kokouskutsussa on mainittava yhdistyksen purkamisesta. 16 Suomi-Espanja Seuran purkautuessa on sen varat käytettävä Suomen ja Espanjan välisiä suhteita edistäviin tarkoituksiin noudattaen 2 :n periaatteita, purkamisesta päättävän jälkimmäisen kokouksen mukaisesti.