Kutsu vuoden 2014 syyskokoukseen

Transkriptio

1 Kutsu vuoden 2014 syyskokoukseen Suomi-Espanja Seura ry:n syyskokous pidetään torstaina klo 18 kulttuurikeskus Caisassa, osoitteessa Mikonkatu 17 C, Helsinki. Kokouksen alussa esiintyy Löytöretki Espanjaan kirjan kirjoittanut Raimo Siltanen ESITYSLISTA 1. Kokouksen avaus 2. Kokouksen puheenjohtajan, sihteerin, pöytäkirjantarkastajien ja ääntenlaskijoiden valinta 3. Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen 4. Kokouksen työjärjestyksen hyväksyminen 5. Toimintasuunnitelman, tulo- ja menoarvion sekä jäsenmaksujen vahvistaminen vuodelle Hallituksen puheenjohtajan, varapuheenjohtajan ja muiden hallituksen jäsenten valinta erovuoroisten tilalle 7. Toiminnantarkastajien tai tilintarkastajien valinta 8. Muut mahdollisesti käsiteltäväksi otettavat asiat 9. Kokouksen päättäminen Suomi-Espanja Seuran hallitus Julkaistu SES-lehden numerossa 3/2014, joka jaettiin syyskuussa 2014 kaikille jäsenille.

2 Suomi-Espanja Seura r.y:n toimintasuunnitelma 2015 Suomi-Espanja Seuran hallitus Hallituksen esitys syyskokoukselle Johdanto ja lähivuosien tavoitteet Tapahtumat Muiden palvelujen ja toiminnan kehittäminen Toimisto, arkisto ja neuvontapalvelut Kielikurssit Yhteistoiminta Suomessa asuvien espanjalaisten kanssa Muut jäsenpalvelut ja jäsenedut Viestintä Talous Hallinto, johtaminen ja yhteistyö Johdanto ja lähivuosien tavoitteet Seuran tarkoituksena on Suomen ja Espanjan välisten suhteiden kehittäminen mm. tekemällä Espanjaa ja sen kulttuuria tunnetuksi Suomessa. Tarkemmin seuran tarkoitusta on kuvattu säännöissä. Jäsen- ja kulttuuritapahtumia järjestetään vuosittain noin 10 kertaa, ja niitä kehitetään jäsenistöltä kerättävän palautteen pohjalta siten, että keskimääräinen osallistujamäärä nousee nykyiseltä tasolta. Tapahtumien lippulaiva on Espanjan suurlähetystön kanssa järjestettävä elokuvaviikko. Kielikurssitoimintaa jatketaan nykyisissä puitteissa. Muita palveluja, kuten neuvontaa ja päivystystä, kehitetään käytettävissä olevien resurssien puitteissa. Viestintässä huolehditaan SES-lehden korkeasta tasosta, ja erityisesti panostetaan sähköisten välineiden (nettisivut, sähköiset jäsenkirjeet, sosiaalinen media) monipuoliseen hyödyntämiseen. Nettisivujen tekniikka ja ulkoasu uudistetaan. Seuran taloudessa pyritään lievään ylijäämään, jotta maksuvalmius saadaan vakaaksi. Painopisteitä ovat jäsenhankinta, ilmoitusmarkkinointi ja muun rahoituksen hankinta. Tarvittaessa säästetään toimintamenoissa. Hallinnossa keskeistä on aktivoida jäseniä hallitukseen ja avustamaan toiminnan järjestämisessä. Tehtävien ja kuormituksen jakoa kehitetään. Osa hallintotehtävistä voidaan ulkoistaa, mikäli talous antaa siihen mahdollisuuksia. Jäsenmäärän kasvutavoite on 10 % vuodessa. Tämä edellyttää voimakasta uusien jäsenten hankintaa ja nykyisen jäsenkunnan tyytyväisyyden ylläpitoa. Jäsenpohjaa pyritään laajentamaan myös tarjoamalla kiinnostavia tapahtumia ja palveluja kaikille ikäryhmille, ja nykyistä enemmän erityisesti nuorille.

3 Yhteistyötä kehitetään seuran kannalta keskeisten toimijoiden kanssa. Erityisen tärkeitä yhteistyökumppaneita ovat Club Español, Espanjan edustajat Suomessa sekä muut seuran tavoitteita tukevat järjestöt ja yritykset Suomessa ja Espanjassa. Seura viettää 60-vuotispäiviä syksyllä Viimeistään vuonna 2016 päätetään juhlavuoden tavoitteista ja mahdollisen historiikin laatimisesta. 2 Tapahtumat Jäseniltä kerättävän palautteen tuloksia hyödynnetään tapahtumien suunnittelussa. Käytännön syistä toiminta keskittyy pääkaupunkiseudulle, mutta vuonna 2015 järjestetään yksi tilaisuus muualla Suomessa yhdessä paikallisten jäsenten kanssa. Samoin harkitaan jäsenkunnalle suunnatun matkan järjestämistä. Runko vuoden 2015 tapahtumakalenterille Aika Tapahtumia 2015/1-3 Osasto Matkamessuilla. Seminaari (alustavia vaihtoehtoja teemoiksi: i) Espanjan tarjoamat mahdollisuudet koululais- ja opiskelijavaihdolle; ii) Espanjan kieli; iii) Erilaiset matkavaihtoehdot Espanjaan, kuten seikkailu- tai festarimatkat) Santiago de Compostela-seminaari Kevätkokous Espanjan viinialueet I, alueen esittely ja tasting SES-lehti 1/2015 helmikuussa, aineistopäivä /4-6 SES-lehti 2/2015 toukokuussa, aineistopäivä Teematapahtuma yhdessä Espanjan matkailutoimiston kanssa Kesäkauden avaus Mahdollinen tilaisuus pääkaupunkiseudun ulkopuolella 2015/7-9 Syyskauden avaustilaisuus: Sieniretki tai vastaavaa ulkoilutoimintaa yhdessä Club Españolin kanssa SES-lehti 3/2015 syyskuussa, aineistopäivä Espanjan viinialueet II, alueen esittely ja tasting Mahdollinen 2. seminaari 2015/10-12 Elokuvaviikko lokakuussa Syyskokous marraskuussa Joulunalustapaaminen, esim. teematapahtuma yhdessä Espanjan matkailutoimiston kanssa SES-lehti 4/2015 joulukuussa, aineistopäivä (4) 3 Muiden palvelujen ja toiminnan kehittäminen 3.1 Toimisto, arkisto ja neuvontapalvelut Seuran arkisto ja kirjasto on tällä hetkellä Tilitoimisto Numeretin tiloissa. Vuonna 2015 selvitetään mahdollisuuksia ulkoistaa joitakin hallintotehtäviä (esim. jäsenrekisteri ja osa jäsenpalvelujen hoidosta). 3.2 Kielikurssit Seura on tehnyt pitkään yhteistyötä Kieltenopetus McLin Ltd Oy:n kanssa, jolle on sopimuksen mukaan myönnetty oikeus tarjota Suomi-Espanja Seuran nimissä espanjan kielen kursseja (SES-kurssit). Kurssit ovat olleet suosittuja ja niiden

4 tasoa pidetään hyvänä. Hallitus seuraa tilannetta ja on yhteydessä kurssien järjestäjään, tavoitteena mm. yhteistyösopimuksen saattaminen ajan tasalle. Pohditaan ilmoitushankintaan liittyen markkinointiyhteistyötä myös Espanjassa toimivien kielikurssien kanssa. 3.3 Yhteistoiminta Suomessa asuvien espanjalaisten kanssa Vuonna 2011 Club Españolin kanssa käynnistettyä kummitoimintaa jatketaan, ja sen muotoja täsmennetään tarpeen mukaan. Yhteistyötä jatketaan myös muussa toiminnassa molempien järjestöjen ja niiden jäsenistöjen tarpeiden mukaisesti, järjestämällä ainakin kaksi yhteistä tilaisuutta. 3.4 Muut jäsenpalvelut ja jäsenedut Pääosa voimavaroista keskitetään vuonna 2015 nykyisiin toimintamuotoihin. Hallitus kerää jäsenistöltä tulevia aloitteita ja harkitsee tapauskohtaisesti niiden toteuttamismahdollisuuksia. Mahdollisia uusia toimintamuotoja ovat esimerkiksi: SES:n matkan järjestäminen yhteistyössä vastuullisen matkanjärjestäjän kanssa. Oleellista on löytää sellainen teema, jolla matka erottuu valtavirrasta. Mahdollisia teemoja ovat esimerkiksi viinit; luonto; juhlat ja juhlakaudet. Espanjaan liittyvän tietopankin kehittäminen yhteistyössä muiden tahojen kanssa Jäsenetujen valikoimaa laajennetaan saatujen kokemusten pohjalta. 3(4) 4 Viestintä SES-lehti on edelleen seuran keskeinen ja hyvin arvostettu tiedotuskanava ja sitä julkaistaan neljä numeroa vuonna Lehteä kehitetään suunnitelmallisesti ja jäsenistön toiveet huomioiden. Sisällön ohella panostetaan ilmoitushankintaan. Seuran nettisivujen toimintaperiaatteena on antaa ajantasainen kuva seuran toiminnasta, mutta muu informaatio perustuu pääosin linkkeihin hyviin alkuperälähteisiin. Nettisivujen ulkoasu päivitetään ja niiden tekniikka uudistetaan siten, että ne soveltuvat käytettäviksi yleisimmissä moderneissa päätelaitteissa. Facebook-sivun merkitys keskeisenä viestintäkanavana kasvaa koko ajan tykkääjien lukumäärän myötä. Facebook-sivuilla kerrotaan tapahtumista ja kommentoidaan Espanjaan ja espanjalaiseen kulttuuriin liittyviä asioita. Vuonna 2015 selvitetään myös mahdollisuuksia entistä tiiviimpään yhteistyöhön bloggaajien ja muiden aktiivisten netinkäyttäjien kanssa. Jäsentiedotteet tarjoavat mahdollisuuden ajankohtaisten asioiden viestintään lehden julkaisuaikojen ulkopuolella. Sähköisiä jäsentiedotteita lähetetään noin kerran kuukaudessa niille jäsenille, joiden sähköpostiosoite on seuran tiedossa. Postituskustannusten takia emme juurikaan voi postittaa perinteisiä jäsenkirjeitä. 5 Talous Seuran talous on viime vuosina ollut ajoittain hyvin tiukalla. Pieni ylijäämä vuonna 2013 ja todennäköinen nollatulos vuonna 2014 eivät ole nostaneet maksuvalmiutta toiminnan laajuutta vastaavalle tasolle.

5 4(4) Vuosijäsenten jäsenmaksut ovat lähivuosinakin keskeinen tulonlähde, ja tavoitteena on tarkistaa niitä keskimäärin yleisen kustannustason mukaisesti. Vuoden 2015 jäsenmaksun suuruudeksi ehdotetaan edelleen 28. Hallitus toteuttaa vuonna 2015 konkreettisia hankkeita, joilla vahvistetaan muitakin tulolähteitä kuin vuosijäsenmaksuja ja rajoitetaan näin painetta vuosijäsenmaksun nostamiseen. Mahdollisia toimenpiteiden kohteita ovat: julkisen tuen maksimaalinen hyödyntäminen markkinoinnin tehostaminen jäsenmäärän kasvattamiseksi sääntöjen 4$:n mukaisten kannattaja-, lahjoittaja- ja tukijäsenten rekrytointi ilmoitushankintaan panostaminen palkkiopohjaisesti uusien rahoituslähteiden etsiminen esimerkiksi sponsorisopimusten tai muiden yhteistyöhankkeiden kautta harkitaan maksullisten tapahtumien lisäämistä yhteistyö muiden Suomi-Espanja yhdistysten kanssa 6 Hallinto, johtaminen ja yhteistyö Seura toimii lähes 100-prosenttisesti vapaaehtoispohjalla ja talkooperiaatteella. Tämä on myös lähivuosien peruslähtökohta, mutta edellyttää sitä, että tehtäviä pystytään jakamaan huomattavasti nykyistä laajemmalle. Hallituksen sisäistä työnjakoa kehitetään edelleen niin, että jokaisella hallituksen jäsenellä on omat vastuualueensa ja suuriin tapahtumiin tai muihin tärkeisiin kehityshankkeisiin nimetään työparit tai ryhmät. Hallitus pyrkii kokonaisuutena toimimaan mahdollisimman yhtenäisenä tiiminä. Toiminnan laajetessa kasvaa tarve uusien hallinnollisten tehtävien ulkoistamiselle, jotta hallituksen jäsenten työmäärä voidaan pitää siedettävällä tasolla ja kohdistaa toiminnan sisällön kehittämiseen (kts. kohta 3.1.). Tämänsuuntaiset päätökset voidaan tehdä vain huolellisen harkinnan jälkeen. Eräs varteenotettava toimintamalli on yhteistyö muiden vastaavantyyppisten yhdistysten kanssa. Yhteistyösuhteita kehitetään ja hyödynnetään määrätietoisesti. Esimerkkejä yhteistyötahoista ovat: - Club Español (kummitoiminta, muut yhteistilaisuudet ym.) - Espanjan suurlähetystö (elokuvaviikon ym. kulttuuritapahtumien järjestäminen) - Espanjan Matkailutoimisto (jäsentapahtumat, mahdollinen yhteistyö seuran matkan suunnittelussa ja Kaupallinen toimisto (esim. yhteistyö seminaarien ja tapahtumien järjestämisessä) - Ulkoministeriö ja muut suomalaiset viranomaiset (yhteistyö tapahtumien järjestämisessä esim. alustusten tai tilojen muodossa) - Muut Suomessa toimivat Suomi-Espanja seurat ja vastaavat järjestöt (yhteistyö tiedotuksessa, markkinoinnissa ja tilaisuuksien järjestelyissä) - Suomalaiset espanjalaisia tuotteita ja espanjalaishenkisiä palveluita tarjoavat yritykset (yhteistyö tilaisuuksien järjestämisessä tai markkinoinnissa, potentiaaliset tukijäsenet) - Espanjassa toimivat suomalaisten yhteisöt, yritykset ja viranomaiset (asiantuntemuksen hyödyntäminen neuvonnassa ym.) - Ystävyysseurojen Liitto ja muut ystävyysseurat (toiminnan kehittäminen) - Ammattikorkeakoulut (seuran toimintaa tukevat opinnäytetyöt).

6 Suomi-Espanja Seura ry TALOUSARVIO 2015 Hallituksen esitys vuosikokoukselle SES:n hallitus VARSINAINEN TOIMINTA Luvut euroja ( ) 2015 TA 2014 E 2014 TA 2013 TP 2012 TP TUOTOT Ilmoitustuotot Jäsentapahtumat Muut tuotot KULUT Henkilöstökulut Muut kulut yhteensä Matkakulut Kokouskulut Jäsentapahtumat SES-lehden kulut (Kirjojen kulut) Painotuotteet, esitteet Jäsenmaksut Tietoliikenne, internet, puhelin Postitus (Konttoritarvikkeet) 90 Hallintotehtävien ulkoistaminen (jäsenrekisteri tms.) Tilintarkastus Kirjanpito Matka-apuraha Pankkikulut Muut muut kulut Varsinaisen toiminnan tuotto/kulujäämä VARAINHANKINTA TUOTOT Jäsenmaksutulot Provisiot Avustukset Arpajaiset ym. varainhankinta KULUT Varainhankinnan kulut 100 Varainhankinnan tuotto/kulujäämä SIJOITUS- JA RAHOITUSTOIMINTA TUOTOT Rahoitustuotot Korkotuotot 2 2 Osinkotuotot KULUT Korkokulut -23 Muut rahoituskulut Sijoitus- ja rahoitustoiminnan tuotto/kulujäämä TILIKAUDEN TULOS