OHJEISTUS RAVINTOLA TALLIN LOGISTIIKKAAN JA ELINTARVIKKEIDEN SÄILYTYKSEEN

Transkriptio

1 Maarit Tilkkanen OHJEISTUS RAVINTOLA TALLIN LOGISTIIKKAAN JA ELINTARVIKKEIDEN SÄILYTYKSEEN Opinnäytetyö Palvelujen tuottamisen ja johtamisen KO Toukokuu 2009

2 KUVAILULEHTI Opinnäytetyön päivämäärä Tekijä(t) Maarit Tilkkanen Koulutusohjelma ja suuntautuminen Palvelujen tuottamisen ja johtamisen koulutusohjelma Ruokapalvelut Nimeke Ohjeistus Ravintola Tallin logistiikkaan ja elintarvikkeiden säilyttämiseen Tiivistelmä Työni toimeksiantajana oli Mikkelin Ammattikorkeakoulun kampuksella oleva opetus- ja tilausravintola Talli. Ravintolan toiminta-ajatuksena on toimia restonomien oppimisympäristönä ja samalla tuottaa mahdollisimman monipuolisia ravintolapalveluita niin Mikkelin Ammattikorkeakoulun sisäisille asiakkaille yritys-/ yksityisasiakkaille kuin palvella myös satunnaisia asiakkaita. Opinnäytetyöni tavoitteena oli suunnitella Ravintola Talliin logistiikkavuorossa oleville restonomiopiskelijoille ohjeistus tavaranvastaanottoon. Keskeisempinä lähteinä teoriaosuudessa on käytetty logistiikkaan, kannattavuuteen ja elintarvikkeiden säilyvyyteen liittyvää kirjallisuutta. Myös elektronisia lähteitä on hyödynnetty. Tutkimusmenetelminä käytin osallistuvaa havainnointia ja avointa haastattelua. Osallistuva havainnoinnin toteutin kolmena päivänä tavaranvastaanoton yhteydessä. Avoimet haastattelun suoritin haastattelemalla Ravintola Tallin keittiömestaria Jukka-Pekka Riipistä sekä tuotantoassistentti Merja Ylöstä. Restonomien oppimisjaksoista haastattelin lehtori Tiina Tuovista. Selvitystyön tuloksena syntyi ohjeistus, jonka avulla opiskelijat pystyvät suoriutumaan itsenäisesti tavaranvastaanotosta. Ohjeistuksesta löytyvät perustiedot tuotteiden säilytyslämpötiloista, oikeasta varastoinnista sekä yksityiskohtaista tietoa eri kasvisten säilytyksestä ja niiden laatuluokituksesta. Ohjeistuksen avulla perehdytyksestä on tullut suunnitelmallisempaa, koska sen avulla opiskelija pystyy päivittämään omia tietojaan koko Ravintola Tallin oppimisjaksonsa aikana. Suunnittelin ohjeistuksen yhteistyössä Ravintola Tallin keittiömestarin ja tuotantoassistentin kanssa. Ohjeistuksesta on hyötyä opiskelijoille, ohjausta antavalle henkilökunnalle sekä Ravintola Tallin asiakkaille. Työni on toiminnallinen opinnäytetyö, joka koostuu teoriaosasta ja tuotoksesta, tässä tapauksessa ohjeistuksesta Ravintola Tallin logistiikkaan. Asiasanat (avainsanat) perehdyttäminen, logistiikka, varastointi, työnopetus Sivumäärä Kieli URN URN:NBN:fi.mamk-opinn liite 13 suomi Huomautus (huomautukset liitteistä) Ohjaavan opettajan nimi Tiina Tuovinen Opinnäytetyön toimeksiantaja Mikkelin Ammattikorkeakoulu/ Ravintola Talli/ keittiömestari Jukka-Pekka Riipinen

3 DESCRIPTION Date of the bachelor's thesis 29th May 2009 Author(s) Maarit Tilkkanen Degree programme and option Bachelor s Degree of Hospitality of Management Name of the bachelor's thesis Restaurant Talli s instructions for logistics and preserving food service Abstract My bachelor s thesis was done for the teaching restaurant Talli situated in the campus of Mikkeli University of Applied Science. The main idea behind this restaurant is to work as an educational environment for student s and also to provide all kinds of services for the internal costumers of Mikkeli UAS I and also to service companies and random customers. My objective was to create a manual for students working in restaurant Talli s logistics department. My work was a functional diploma work, which consisting of a theory part and outcome, in this case, the manual for restaurant Talli s logistics department. The main sources used in the theory part involved literature related to logistics, profitability and the preservalsility of the groceries. Also electronic sources were used. As a research method I used observation and open interviews. The observation took place on three days during my stay in the logistics department. I interviewed restaurant Talli the chef, Mr Jukka-Pekka Riipinen, of restaurant Talli and the production assistant Ms Merja Ylönen. I also interviewed lecturer Mrs Tiina Tuovinen about the students periods of study. The result of the study was a manual allowing students to manage the tasks required in logistics the department. The manual contained the basic information about storing temperatures of different groceries, appropriate storing and detailed information about quality categories. The manual will become handy for students, the staff and the customers of restaurant Talli. Subject headings, (keywords) Orientation, logistics, mentoring, storaging Pages 25 + appendix 13 Language Finnish URN URN:NBN:fi.mamk-opinn Remarks, notes on appendices Tutor Tiina Tuovinen Bachelor s thesis assigned by Mikkeli University of Applied Sciences/ Restaurant Talli / chef Jukka-Pekka Riipinen

4 SISÄLTÖ 1 JOHDANTO RAVINTOLA TALLI Ravintolan organisaatio Ravintola Talli oppimisympäristönä TYÖN TAUSTAA JA TAVOITTEET LOGISTIIKKA Tavaranvarastointi Pakkas- ja kylmätuotteiden säilytys Tuoretuotteiden säilytys Kuivat elintarvikkeet PEREHDYTTÄMINEN JA TYÖNOPASTUS OMAVALVONTA OSAN RAVINTOLA TALLIN LOGISTIIKKAA TYÖN TOTEUSTUS JA KÄYTETYT MENETELMÄT Avoinhaastattelu Osallistuva havainnointi OHJEISTUKSEN LAATIMINEN RAVINTOLA TALLIIN POHDINTA LÄHTEET LIITE Ohjeistus Ravintola Tallin logistiikkaan ja elintarvikkeiden säilytykseen

5 1 JOHDANTO 1 Opinnäytetyöni tavoitteena oli tehdä Ravintola Talliin perehdytysopas tavaranvastaanottoon restonomiopiskelijoille, jotka joutuvat logistiikkavuorossa työskennellessään purkamaan Ravintola Talliin tulevat tavarat. Olin syksyllä 2006 kyseissä paikassa esimiesharjoittelussa kymmenen viikkoa ja sen aikana huomasin, ettei monella opiskelijalla ollut aikaisempaa kokemusta siitä miten tavarat varastoidaan tehokkaasti ja taloudellisesti. On erityisen tärkeää perehdyttää opiskelijat heti alussa miten tavaranvastaanotto suoritetaan oikein. Tärkeintä on, että opiskelija oppii Ravintola Tallin käytänteet sekä saa samalla tarvittaessa ohjausta. Hyvän perehdyttämisen ja ohjeistuksen tarkoituksena on saada opiskelijat oppimaan kaikki oleellinen tavaranvastaanotosta mahdollisimman nopeasti, mutta perusteellisesti, jotta päästään haluttuihin tavoitteisiin. Koska Ravintola Tallissa ei ollut olemassa minkäänlaista ohjeistusta, sen suunnitteleminen katsottiin tarpeelliseksi. Laadin ohjeistuksen ravintola Tallin logistiikkaan ja elintarvikkeiden säilyttämiseen. Ennen ohjeistuksen suunnittelua osallistuin ravintola Tallin tavaranvastaanottoon ja samalla selvitin ongelmakohdat tavaranvastaanotossa. Tekemieni havaintojen pohjalta suunnittelin alustavan ohjeistuksen. Toisen havainnointi kerran jälkeen ohjeistuksen sisältö alkoi hahmottua ja siihen lisättiin teoriatietoa mm. kasvisten laatuluokituksista ja säilytyslämpötiloista. Kävin testaamassa suunnitelmaani ohjeistusta niin, että seurasin kun opiskelija suoritti tulleiden tavaroiden varastoinnin. Viimeisellä havainnointikerralla tarkensin ohjeistusta, joka oli jo saanut lopullisen muotonsa. Tarkastelen työtäni työhön oppimisen ja ravintola Talli asettamien tavoitteiden kannalta. Rajasin työni käsittämään logistiikkavuorossa olevan opiskelijan tavaranvastaanoton ohjeistamiseen, koska sen oikein suorittaminen takaa tuotteiden parhaan säilyvyyden ja näin ollen hävikin pienenemisen. 2 RAVINTOLA TALLI

6 2 Toimeksiantaja työhön on Ravintola Talli, Mikkelin Ammattikorkeakoulun Kasarmin Kampuksella oleva opetus- ja tilausravintola. Talliravintolan toiminta-ajatuksena on toimia restonomien oppimisympäristönä ja samalla tuottaa mahdollisimman monipuolisia ravintolapalveluita niin Mikkelin Ammattikorkeakoulun sisäisille asiakkaille, yritys-/yksityisasiakkaille kuin palvella myös satunnaisia asiakkaita. Liikeideoina voidaan eritellä Tallin ravintolasaliin painottuva lounasbuffet suosituslistoineen, take away paikan päällä ja ennakkotilauksesta sekä iltaisin keskiviikosta perjantaihin sekä lauantaina tapahtuva a la carte toiminta (Mikkelin Ammattikorkeakoulu, Ravintola Talli). Ravintola Talli sai elokuussa 2008 Joutsenmerkin eli Pohjoismaisen ympäristömerkin ensimmäisten ravintoloiden joukossa koko Suomessa. Talli on myös ensimmäinen joutsenmerkitty opetusravintola Suomessa ja ensimmäinen joutsenmerkitty ravintola Etelä Savossa. Joutsenmerkityn ravintolan koko toiminta on ympäristömyönteistä.(mikkelin Ammattikorkeakoulu, Ravintola Talli.) Ravintola noudattaa tiukkoja ympäristövaatimuksia toiminnassaan esim. raaka-aineita ostettaessa ja käytettäessä. Ympäristöjohtamisella tarkoitetaan, että ravintolalla on mm. selkeät toimintatavat ja ohjeet, mitä tuotteita ostetaan ja mitä ei. Ravintola Talli on asettanut vuosittaisia tavoitteita, miten entisestään parannetaan ravintolatoiminnan ympäristötyötä. Ravintolan henkilöstö ja lähiopiskelujaksoilla olevat restonomiopiskelijat ovat myös sitoutuneet ympäristötyöhön. (Mikkelin Ammattikorkeakoulu, Ravintola Talli.) Ravintola Talli kuuluu Portaat Luomuun - hankkeeseen. Ohjelman avulla ravintola lisää luomuraaka-aineiden säännöllistä käyttöä. Keittiö laatii oman kehittämissuunnitelman, hakeutuu ohjelmaan ja sitoutuu noudattamaan sen vaatimuksia. Kukin keittiö etenee ohjelmassa oman suunnitelmansa mukaisesti, ja lisää luomuraaka-aineiden käyttöä siirtyessään portaalta toiselle. Portaita ohjelmassa on kolme. Ensimmäisen portaan saavuttaa kun keittiössä käytetään muutamaa luomuraaka-ainetta. Toisella portaalla olevassa keittiössä käytetään useita luomuraaka-aineita. Kolmannen portaan saavuttaa kun keittiö käyttää runsaasti luomuraaka-aineita. Keittiöt sitoutuvat joka tasolla lisäämään luomuraaka-aineiden käyttöä ja tarjontaa. (Luomutietopankki.) Ra-

7 vintola Talli on tällä hetkellä toisella portaalla ja sen valikoimasta löytyy yhdeksän eri luomutuotetta Ravintolan organisaatio Ravintola Talli on Mikkelin Ammattikorkeakoulun organisaatioon kuuluva opetus- ja tilausravintola. Ravintola Tallin alaisuudessa toimii myös Mikpolin kahvio ja Kampus kahvitus, joka vastaa Kasarmin kampusalueen take away- kahvituksista. Ravintolassa työskentelee vakituisena henkilökuntana ravintolapäällikkö Minna-Maria Mentula, keittiömestari Jukka-Pekka Riipinen ja kokki Jussi Liimatainen. Ravintola Tallin logistiikasta vastuussa on tuotantoassistentti Merja Ylönen sekä Mikpolin ja Kampuskahvituksen toiminnasta vastaava restonomiassistentti Tomi Tuovinen. (Mikkelin Ammattikorkeakoulu, Ravintola Talli.) Lisäksi ravintolan puolella toimii vuoden välein vaihtuva restonomiassistentti joka toimii ravintolapäällikön alaisuudessa ja on hänen sijaisena. Ravintolassa työskentelevät lähijaksoilla olevat restonomiopiskelijat sekä tarvittaessa otetaan Varamiespalvelun kautta ekstratyöntekijöitä. (Mikkelin Ammattikorkeakoulu, Ravintola Talli.) 2.2 Ravintola Talli oppimisympäristönä Tuotantoassistentti Merja Ylösen (2008) mukaan restonomiopiskelijat perehdytetään tiloihin ja toimintaan ensimmäisen vuoden aikana. Logistiikkavuoroon kuuluu tavarakuorman purku, lähetyslistojen tarkistaminen, lämpötilojen mittaaminen ja FIFO- periaatteeseen tutustuminen eli varastossa olevat raaka-aineet ja tarvikkeet otetaan siinä järjestyksessä kuin tavarat ovat tulleet varastoon. Aromi- ohjelmiston opetus sisältyy heti alussa opintoihin ja sillä ohjataan tilamaan heti alusta alkaen. Toisen vuoden restonomiopiskelijat ovat jo tietokoneella ja tekevät ostotilauksia tavarantoimittajille. Kolmantena vuonna jokaisella opiskelijalla on vastuu viikko, milloin suunnitellaan ruokalista, tilataan raaka-aineet ja vastataan lounaiden valmistuksesta ravintolassa. Haasteena on opiskelijoiden perehdyttäminen niin, että he osaavat ottaa oikeasta varastosta, kun työskentelevät Tallissa tai opetuskeittiössä.

8 4 Lehtori Tiina Tuovisen (2008) ohjauksessa restonomiopiskelijat perehtyvät Ravintola Tallin toimintaan ravintolan lähiopiskelujaksoissa. He tutustuvat käytännön ravintolatoimintaan niin keittiö- kuin salivuorojensa aikana. Esimiesharjoittelijoita palkataan läpi vuoden ja nämä jaksot painottuvat 3. vuosikurssille käsittäen niin sali-, kahvilakuin keittiöesimiehenäkin toimimista vastuuvuoroissa. Ravintola Tallin tarkoituksena on toimia myös mahdollisimman ravintolamaisena oppimisympäristönä. Restonomiopiskelijat tulevat Tallin lähiopiskeluperiodille puolet kerrallaan ensimmäisellä ja toisella vuosikurssillaan. Kolmas vuosikurssi suorittaa viikon mittaisen ammattikeittiöjakson esimiestyössä parityöskentelynä Tallin lounasvuoroissa. Restonomiopiskelijat saavat näin realistisen käsityksen niin sali- kuin keittiöpuolen ravintolatoiminnasta.(mikkelin Ammattikorkeakoulu, Ravintola Talli.) Opiskelijan lähtötilanne, aikaisemmat opiskelut sekä työkokemus vaikuttavat tehtävien luonteeseen. Nämä tulevat esiin ennalta laadittavasta henkilökohtaisesta suunnitelmasta, jonka ohjaava henkilökunta tarkistaa ja hyväksyy. Samaan suunnitelmaan opiskelija merkitsee suunniteltujen työtehtävien toteutumisen. 3 TYÖN TAUSTAA JA TAVOITTEET Työni on toiminnallinen opinnäytetyö. Valmis työ koostuu teoriaosasta ja ohjeistuksesta Ravintola Tallin logistiikkaan. Toiminnallisessa opinnäytetyössä tuote, tapahtuma, opastus tai ohjeistus tehdään aina jollekin tai jonkun käytettäväksi, koska tavoitteena on joidenkin ihmisten osallistuminen toimintaan, tapahtumaan tai toiminnan selkeyttäminen oppaan tai ohjeistuksen avulla (Vilkka & Airaksinen 2004, 38). Olin Ravintola Tallissa kymmenen viikkoa työharjoittelussa syksyllä Sen aikana tutustuin Tallin tavaranvastaanottoon. Logistiikkavuorossa ollessaan opiskelijat joutuvat purkamaan tavarat ja lajittelemaan ne oikeisiin varastoihin. Perehdys on ollut niukkaa ja tavaranvastaanottoon ei ole Tallissa ohjeistusta ollut. Yhdessä keittiömestari Jukka-Pekka Riipisen kanssa pohdimme, miten tavaranvastaanotto saataisiin toimimaan omavalvonnan mukaisesti ja sujumaan oikein. Siitä syntyi ajatus tehdä ohjeistus tavaranvastaanottoon.

9 5 Työharjoitteluni aikani selvisi, että osa opiskelijoista ei tunnistanut eri kasviksia, ja myös tietämys kasvisten laatuluokituksesta sekä siitä, miten eri kasviksia tulee säilyttää oikein, oli vähäistä. Näihin havaintoihin perustuen keittiömestarin kanssa keskusteltuamme päätimme, että ohjeistukseen tulee myös tietoa kasviksista, niiden laatuluokituksesta ja säilytystavoista. Opinnäytetyön tavoitteena oli Ravintola Tallin tavaranvastaanoton järkiperäistäminen ja laatia opiskelijoille ohjeistus tavaravastaanoton käytännön toteutuksesta. Ohjeistuksen tavoitteena on Tallin käytänteiden oppiminen, missä omavalvonnalla on suuri merkitys. Opiskelijan tulee pystyä yhä enemmän itsenäiseen työskentelyyn ja syventämään jo aikaisemmin opittua. Ravintola Tallin yhteydessä toimii opetuskeittiö ja Mikpolin kahvio sekä kampus alueella toimiva Kampus kahvitus. Tänä päivänä kukin osasto tilaa tarvitsemansa tavarat itsenäisesti sovittuina päivinä. Tavarat tulevat kaikki samaan aikaan ja listoja on monia. Niistä selviäminen on opiskelijalle hankalaa. Ohjeistuksen avulla opiskelija suoriutuu tavaranvastaanotosta oikein. 4 LOGISTIIKKA Logistinen prosessi kulkee yrityksen läpi monen vastuualueen kautta ja on yhtä paljon osa markkinointia kuin materiaalitoimintoja. Logistiikka ei siis ole yksittäinen toiminto, joka vain siirtää tavaran arvoketjussa eteenpäin. Se on monesta ja usein varsin hajallaan sijaitsevasta työtehtävästä koostuva prosessi, joka tukee liiketoiminnan ydinprosessin toteutumista. (Sakki 2001, 24.) Logistiikka on tavaran käsittelyä, kuljettamista ja säilyttämistä. Yhtälailla logistiikka on sekä tavaravirtoihin liittyvien tietojen välittämistä ja käsittelyä että niihin liittyvien maksu-, raha-, ja pääomavirtojen suunnittelua ja toteutumista. Logistiseen prosessiin sisältyy erityisen paljon ihmisten välistä kommunikointia, ja se liittyy tavalla tai toisella monen yrityksessä työskentelevän henkilön työhön. Kärjistäen voi sanoa logistiikan olevan ainakin puoliksi puhdasta hallinto- ja toimistotyötä. (Sakki 2001, 24.)

10 6 Ravintola Tallin kautta kulkevat tavarat niin Mikpolin kahvioon kuin kampusalueella toimivaan Kampus Kahvitukseen. Logistiikkavuorossa opiskelija joutuu purkamaan isojakin kuormia. Tällöin on tärkeää, että opiskelija pystyy suoriutumaan tavaranvastaanotto prosessista kunnolla. Tavaroiden oikea varastointi ja varastokierto yhdessä omavalvonnan kanssa takaavat kannattavan varastotoiminnan. 4.1 Tavaranvarastointi Varastonhallinnassa on tärkeää pohtia, mitä tuotteita tilataan ja milloin ja mitä tuotteita taas varastoidaan. Viimeinen kysymys on todennäköisesti vaikein. Perussääntönä on kuitenkin hyvä muistaa, että jokaisen tuotteen varastoinnista täytyy saada suuremmat hyödyt, kuin jos sitä ei varastoida. (Ritvanen ym. 2006, 34.) Ravintola Talliin tilataan tavaraa usealta eri toimeksiantajalta. Tavaroita tilataan tarpeen mukaan ja turhaa varastointia pyritään välttämään. Mahdollisimman nopea varastokierto takaa laadukkaat tuotteet aina asiakkaalle asti. Jokaisen toimeksiantajan on huolehdittava tuotteiden kuljetuksen aikana, siitä ettei tuotteiden laatu pääse huononemaan. Karruksen (2001, 34-35) mukaan varastojen ohjauksen ja valvonnan avulla tapahtuva materiaalien ohjaus on eräs logistiikan perusajattelutavoista. Varastointi on logistinen ratkaisu tuotteille, joiden kysyntä on heikosti ennakoitavissa esimerkiksi kysynnän sesonkiluonteisuuden tai satunnaisuuden takia. Varastoihin turvautumisen lähtökohtana on usein välivarastoitavissa olevan tuotteen tuotanto eri tahdissa tai nopeudella kuin kulutus tapahtuu. Varastolla tarkoitetaan yleisesti fyysistä tilaa, esimerkiksi paikkaa tai rakennusta, jossa voidaan säilyttää tuotteita, materiaaleja tai komponentteja. Varasto tarkoittaa kuitenkin myös hallittavaa logistista kokonaisuutta Myös varastointi on ostojen lailla yrityksen sisäistä palvelutoimintaa. Raaka-aineiden ja tarvikkeiden varastoinnin tarve johtuukin siitä, että aineita ja tarvikkeita tulee olla aina saatavilla oikeaan aikaan ja oikeassa paikassa. Varastointiin liittyy paljon osaamista, jota tulee löytyä yrityksen koko henkilöstöltä. (Miettinen & Santala, 2003, 180.)

11 7 Varaston ongelma-alueiden määrittäminen on ensimmäinen vaihe niiden ratkaisujen löytämisessä, joiden avulla varaston hallintaa on mahdollista kehittää. Huono varastonhallinta voi aiheuttaa ongelmia, kuten jälkitoimitusten lukumäärän ja varastointikustannusten kasvamisen, asiakastyytyväisyyden laskemisen, varaston kiertonopeuden voimakkaan heilahtelun ja vanhaksi jääneiden tuotteiden suuren määrän. ( Ritvanen ym. 2006, 38.) Lähetyksen vastaanottaneen henkilön on suoritettava tavaroiden vastaanottotarkastus ennen niiden sijoittamista varastoon. Toimenpiteellä varmistetaan, että tuotteet ovat tilauksen mukaisia ja hyvälaatuisia ja että niiltä on saapunut lähetyslistassa mainittu määrä. Omavalvontasuunnitelmassa tulee selvittää, miten elintarvikkeet vastaanotettaessa tarkistetaan eli mikä on niiden laatu, lämpötila ja pakkausmerkinnät. Ellei lähetys ole tilauksen mukainen, on sitä välittömästi ilmoitettava tavarantoimittajalle eli lähetyksestä tehdään reklamaatio. (Miettinen & Santala, 2003, ) Kunnollinen tavaranvastaanotto ja oikeat säilytysmenetelmät vähentävät hävikin syntyä. Hävikin syntymistä pyritään ehkäisemään suorittamalla omavalvontaa jo tavaranvastaanotossa. Omavalvontaa kuuluvan toimenpiteenä tavaranvastaanoton yhteydessä mitataan lämpötilat pakaste- ja kylmäkuormista. Oikeanlaiset säilytys- ja varastointitoimenpiteet pidentävät tuotteiden käyttöikää huomattavasti. Kannattavuuden parantamiseen pyritään nostamalla varaston kiertonopeutta. Mitä suurempi kiertonopeus on, sitä vähemmän yrityksellä on varastoihin sitoutunutta pääomaa varaston läpimenon eli usein myös liiketoiminnan volyymin suhteen. Varaston riitto on kiertonopeuden kaltainen tunnusluku. Käytännön ohjaustyössä sitä voidaan soveltaa usein kiertonopeutta paremmin. Käsite tarkoittaa sitä, kuinka pitkän ajan käyttöä varten varastossa oleva tavaraerä riittää. Riitto on yksinkertaisesti kiertonopeuden käänteisluku. (Ritvanen ym. 2006, ) Varastomäärät ja varaston arvo pienenevät sitä mukaa kuin tavaroita otetaan varastosta valmistukseen. Varastossa olevat raaka-aineet ja tarvikkeet otetaan varastosta ns. FIFO - periaatteen mukaisesti (first in first out ) eli siinä järjestyksessä kuin tavarat ovat tulleet varastoon. Tämä on yleensä myös pakkauspäivämäärien (best före) järjestys, joka on syytä ottaa huomioon jo tavaroita varastoon sijoittaessa. Tavaroiden vastaanotossa ja niiden luovuttamisessa tapahtuneet virheet sekä varastossa olevien tuot-

12 teiden epäasiallinen säilytys ja käyttöönotto aiheuttavat hävikkiä ja nostavat raakaainekulujen euromäärää ja osuutta liikevaihdosta. (Miettinen & Santala, 2003, ). 4.2 Pakkas- ja kylmätuotteiden säilytys 8 Elintarvikkeiden kylmäketjulla (Kuvio 1) tarkoitetaan helposti pilaantuvien elintarvikkeiden valmistusta, muuta käsittelyä, varastointia ja kuljetusta säädösten mukaisissa, elintarvikkeiden luonteen mukaisissa lämpötiloissa kuluttajalle luovuttamiseen asti. Lisäksi osalle elintarvikkeista, kuten kylmäkuljetuksessa olevat, on suositeltuja lämpötiloja. TAVARANVASTAANOTTO - PAKASTEET -18 C HELPOSTI PILAANTUVAT ELINTARVIKKEET KYLMIÖSSÄ C KASVIKSET C VARAS- TOINTI PAKAS- TIMET -18 C KALA, MÄTI, ÄYRIÄIN EN + 3 C LIHA JA LIHAVAL- MISTEET VERI, JAUHELIHA + 6 C MAITO, KERMA JA MAITO- TALOUS- TUOT- TEET + 8 C JUOKSE- VAT MUNA VALMIS TEET + 4 C KYLMÄSSÄ +2-5 C VIILEÄSSÄ C HUONEEN- LÄMMÖSSÄ SÄILYTETTÄ VÄT JATKOKÄSITTELY KUVIO 1. Elintarvikkeiden kylmäketjuja (Kuhmonen, 2000). Kylmäkuljetuksessa olevat tuotteet tulee jatkokäsitellä heti niiden tullessa. Pakkas- ja kylmäkuormista mitataan lämpötilat ja tarkastetaan pakkausten kunto. Sallitut lämpötilat ovat pakkaskuormassa C ja kylmäkuormassa ºC. Lämpötilat voivat hetkellisesti laskea kolme astetta kuljetuksen aikana.

13 9 Lämpötilat kirjataan ylös omavalvontakansioon, ja jos niissä esiintyy suurta poikkeavuutta sallituista, niin asiasta tulee ottaa yhteyttä tavarantoimittajaan. Pakkas- ja kylmätuotteet puretaan välittömästi pakastimiin ja kylmiöihin. Ravintola Tallin yhteydessä on kaksi pakastinta; opetuskeittiön pakastimeen tulee leipomotuotteet ja pakastehedelmät ja Tallin pakastin on varattu lihatuotteille. Ravintola Tallissa suoritettujen mittaustulosten mukaan, lämpötilat eivät ole kuljetusten aikana merkittävästi alentuneet. Lämpötilat ovat pysyneet sallituissa rajoissa ja tuotteiden kylmäketju ei ole päässyt katkeamaan toimituksen aikana. Lämpötilojen seurantaa suoritetaan satunnaisesti, mutta jos on syytä epäillä että tuote on kärsinyt suuresta lämpötilan heittelystä, niin silloin tuotteen lämpötilat mitataan ja jos on aihetta reklamaation tekoon, se tehdään välittömästi asian tultua ilmi. 4.3 Tuoretuotteiden säilytys Ravintola Talliin tulee paljon juureksia ja vihanneksia tuoretuotteina. Kasvisten laatuluokituksesta on olemassa omat säädöksensä. Kasvikset luokitellaan ulkoisten ominaisuuksiensa perusteella Extra-, 1. ja 2.laatuluokkiin: Extra-luokka: Laadun on oltava erinomainen. Kasvisten on oltava muodoltaan, kooltaan ja väriltään lajikkeelle tyypillisiä. Tuotteiden on oltava virheettömiä. 1.luokka: Kasvisten on oltava lajikkeelle tyypillisiä ja laadun on oltava hyvä. Sallitaan vähäiset virheet, jotka eivät vaikuta tuotteen säilyvyyteen tai yleisvaikutelmaan. 2.luokka: Kasvisten on oltava kauppakelpoisia. Ne eivät vastaa ylempien luokkien vaatimuksia, mutta täyttävät vähimmäisvaatimukset. Koska 2.luokassa sallitaan vain vähäisiä muotovirheitä, ovat tuotteet täysin elintarvikekelpoisia ja yhtä hyvin säilyviä kuin muiden luokkien tuotteet. (Kotimaiset Kasvikset.) Laatuluokkaa ei ole määritelty aivan kaikille kasviksille. Laatuluokitus helpottaa kansallista ja kansainvälistä kasviskauppaa, jossa tuote ostetaan useimmiten sitä näkemättä. Yhteinen laatuluokitus tekee tarjonnasta yhtenäisemmän ja mahdollistaa vertailun. Lisäksi yhteiset lajittelusäännöt mahdollistavat pienten sarjojen ja tuote-erien yhdistäminen isommiksi eriksi. (Kotimaiset Kasvikset.)

14 10 Ravintola Tallissa kasvisten laatuluokkien tunteminen on tärkeää. Tuoretuotteista osa tilataan 1.laatuisena ja siksi on tärkeää, että kuormanpurkamisen yhteydessä pystytään tarkastamaan tuotteen laatu sekä tarkastamaan vastaako se sitä mitä on tilattu. Talliin tulevat vihannekset ja juurekset säilytetään erillisessä kylmiössä. Tuotteet puretaan pois kuljetuspakkauksista ja tuotteiden laatu tarkistetaan kuormakirjasta ja vastaako toimitettu määrä tilauksen mukaista määrää. Vihannekset laitetaan GN-vuokiin vihanneskylmiön hyllyille, jossa tuotteilla on omat paikkansa. 4.4 Kuivat elintarvikkeet Jauhot ja muut viljavalmisteet imevät herkästi vieraita makuja ja hajuja, joten ne tulee säilyttää kuivassa ja ilmavassa varastossa. Viljavalmisteet ovat hyvin säilyviä, koska ne on kuivattuja. Paras säilytyslämpötila on + 15 C. Viljavalmisteista pilaantuvat nopeammin täysviljavalmisteet, koska ne sisältävät eniten rasvaa. Pitkään säilytettäessä jauhot menettävät kosteuttaan ja samalla painoaan. (Heikkinen ym. 1997, 50.) Ravintola Tallissa on kuiva-ainevarasto, johon varastoidaan kuivat elintarvikkeet ja säilykkeet. Osa kuivista elintarvikkeista säilytetään keittiön avohyllyillä. Tavarat puretaan kuljetuspakkauksista ja laitetaan hyllyille. Varaston lattia tulee pitää tyhjänä ja siistinä, jotta mahdolliset tuholaiset eivät pääse pesiytymään sinne. 5 PEREHDYTTÄMINEN JA TYÖNOPASTUS Perehdyttämisen ja työnopastamisen tarkoituksena on luoda työntekijälle ns. sisäinen malli työstä, joka ohjaa hänen toimintaansa työpaikalla. Malli syntyy työpaikalla tehtävistä havainnoista, joiden pohjalta työntekijä toimii myöhemmin vastaavissa tilanteissa. Jotta sisäisestä mallista tulisi mahdollisimman hyvä, on työntekijä perhdytettävä ja opastettava työhönsä riittävän perusteellisesti. Työn tekoa ja yrityksen toimintaa koskevien tietojen lisäksi sisäisen mallin kehittyminen vaatii muutoksista tiedottamista, palautteen antamista sekä mahdollisuutta osallistua päätöksentekoon. (Lepistö 2004, )

15 11 Työpaikkaan perehdyttäminen toimii hyvänä perustana työnopastukselle. Työnopastusta tarvitaan esim. silloin, kun työ on tekijälleen uutta, toiminnassa havaitaan virheitä tai tuotteiden ja palvelun laadussa on puutteita (Lampi ym. 2001, 141). Työnopastuksella tarkoitetaan sellaista järjestelmällistä toimintaa, joka tähtää työtehtävien omaksumiseen sekä sellaiseen työn sisällöllistä hallintaa, että se mahdollistaa itsenäisen työskentelyn (Juuti & Vuorela 2002, 48). Se on myös tervellisten ja turvallisten työtapojen painottamista (Työturvallisuuskeskus 1992, 5). Opiskelijan perehdytys Ravintola Tallissa työskentelyyn alkaa info-tilaisuudella, joka pidetään jakson alussa. Lisäksi opiskelijalle löytyy oman koulutuslinjan alaisuudesta erilaisia oppaita, esim. Ravintola Tallin perehdytyskansio, joihin opiskelijan olisi hyvä tutustua ennen Ravintola Talliin tuloa. Ravintola Talliin on tehty oma pääasiakirja, josta löytyvät tiedot monesta ravintolan toimintaa liittyvästä tilanteesta. Sieltä löytyy yleistä tietoa Ravintola Tallin toiminnasta sekä yksityiskohtaista tietoa miten Ravintola Tallissa toimitaan. Oppiminen on Kolbin oppimiskehän mukaan uuden tiedon hankkimista, sen kokeilemista käytännössä, opitun arviointia, teoria luomista uusien oivallusten pohjalta ja uuden teorian kokeilemista käytännössä. Uuden mallin kokeilusta pyritään saamaan palautetta ja tämän jälkeen aloitetaan taas alusta ja oppimisen kehä toistuu aina uudestaan. Tämä malli perustuu oletukselle, että oppijalla on kokemusta työstä, hän omaa taitoja arvioida omaa työtään ja on motivoitunut kehittämään itseään. ( Otala 2000, ) On tärkeää, että työntekijä ymmärtää työlle asetetut laatuvaatimukset, oman vastuunsa ja työnsä merkityksen kokonaisuudessa (Lampi ym. 2001, 141). Työnopastuksen olisi annettava työntekijälle valmiudet toimia häiriötilanteessa, vaaran uhatessa sekä erilaisissa asiakaspalvelutilanteissa (Työturvallisuuskeskus 1992, 12). Apumateriaaleista on paljon hyötyä työnopastuksessa, koska työntekijä voi itse kerrata asioita niiden avulla. Hyvin hoidettu perehdyttäminen ja apumateriaalien laatiminen vie aikaa, mutta niihin käytetty aika tulee monin verroin takaisin, kun työntekijä oppii nopeammin työskentelemään itsenäisesti. ( Kangas 2000, 5, 8.) Kirjalliset ohjeet ovat hyvä runko työnopastukselle, mutta palveluyrityksessä opastuksessa on varattava

16 myös runsaasti aikaa henkilökohtaiseen keskusteluun (Joutsenkunnas & Heikurainen 1999, 207) OMAVALVONTA OSAN RAVINTOLA TALLIN LOGISTIIKKAA Tuotteiden turvallisuus on elintarvikkeiden tärkein laatutekijä. Omavalvonta on yrityksen keino varmistaa käsittelemiensä elintarvikkeiden moitteettomuus ja turvallisuus. Omavalvontaan kuuluvat kaikki elintarvikkeiden käsittelyyn kuuluvat asiat sekä erilaiset oheistoiminnot.(purtavaa puhtaasti.) Omavalvonta perustuu elintarvikelakiin. Se on oltava kaikilla elintarvikkeita tuottavilla, käsittelevillä, kuljettavilla, varastoivilla, kaupan tai tarjolla pitävillä yrityksillä. Kun toiminnassa tapahtuu muutos, on omavalvonta muutettava uuden tilanteen mukaiseksi. Henkilöstö pitää perehdyttää uusien ohjeiden mukaiseen työskentelyyn. (Purtavaa puhtaasti.) Elintarvikkeiden tuotanto- ja valmistusprosessit ovat entistä monivaiheisempia ja monimutkaisempia ja tuotannonmäärät ovat kasvaneet. Toiminnan ja tuotteiden turvallisuus ja laatu riippuvat yhä useammin monen eri henkilön ja eri yrityksen eri vaiheissa, usein eri maissa tekemästä työstä. Mahdollisten virheiden terveydelliset ja taloudelliset seuraukset ovat kasvaneet ja sen myötä tarve ehkäistä virheet on korostunut.(elintarvikelaki 23/2006.) Elintarvikelain 23/2006 mukaisesti kaikilla elintarvikealan toimijoilla on oltava kirjallinen omavalvontaohjelma. Omavalvonta on yrityksen omaa toimintaa. Elintarvikelaki edellyttää elintarvikealan toimijan noudattavan kaikessa toiminnassaan omavalvontasuunnitelmaan kirjattuja toimia. Yrityksestä edellytetään löytyvän ammattitaitoa, tietoa ja kokemusta arvioida, minkälaisella omalla ohjauksen valvonnalla tuotteiden säädöstenmukaisuus, säilyvyys ja turvallisuus varmistetaan. Omavalvonnan suunnittelu on omavalvonnan alku. On huolehdittava siitä, että kaikki yrityksessä tietävät osuutensa omavalvonnan toteutumisessa ja osaavat sen hoitaa. Sen jälkeen on huolehdittava, että suunnitelmaa toteutetaan päivittäin, omavalvonnan kirjaukset tehdään oikein ja ajallaan ja että koko järjestelmän toimivuutta arvioidaan

17 määräajoin ja aina silloin, jos yrityksen toiminnassa tapahtuu muutoksia. (Elintarviketurvallisuusvirasto.) 13 Omavalvontasuunnitelmaa tehtäessä selvitetään elintarvikkeen tuotannon, käsittelyn, säilytyksen ja tarjolla pitämisen kaikki vaiheet. Jokaiselle vaiheelle tehdään vaarojen arviointi ja selvitetään keinot, miten vaarat voidaan torjua. Näiden selvitysten perusteella valitaan tuotantoketjusta ne kohdat, joissa voidaan varmistaa elintarvikkeen turvallisuutta valvonnan avulla. Näitä kohtia nimitetään kriittisiksi pisteiksi. Niihin valitaan valvottavat suureet, esimerkiksi kypsennyksen loppulämpötila. Valituille suureille määritetään raja-arvot joiden perustellaan, voidaan ratkaista, onko työvaihe toteutunut oikein vai ei. Valvottavia asioita voivat olla myös ulkonäköhavainnot, esimerkiksi pakkaus on ehyt tai tuote näyttää siltä miltä pitää. Tätä tarkastelutapaa kutsutaan HACCP- periaatteeksi. Lyhenne HACCP tulee englanninkielisistä sanoista analysis critical control point. Suomeksi ne tarkoittavat: vaaran analysointi ja kriittinen hallintapiste. (Purtavaa puhtaasti.) Omavalvonnan merkitys on suuri myös tavaranvastaanotossa. Kullekin elintarvikeryhmällä on määritelty tietyt kriteerit, jotka tulee säilyä kuljetuksen ja varastoinnin aikana. Kylmä- ja pakastekuormien lämpötiloille on laissa määritellyt rajat, joita ei saa ylittää kuljetuksen aikana. Hyvin suoritettu omavalvonta pienentää hävikin määrää ja takaa sen, että tuotteet säilyvät mahdollisimman pitkään. Omavalvonta toimenpiteet aloitetaan heti tavaranvastaanoton alkaessa. Tarkistetaan tulleiden tavaroiden ja kuljetuspakkausten kunto. Jos tuotteessa ilmenee huomautettavaa niin, siitä tehdään reklamaatiot tavarantoimittajalle. Kuljetuspakkausten tulee olla puhtaita ja ehjiä. Rikkinäiset kuljetuslaatikot saattavat aiheuttaa tavaran pilaantumisen jo kuljetusvaiheessa. Ravintola Tallin omavalvontaan kuuluvat osa-alueet ovat lämpötilojen mittaus, laaduntarkistus sekä puhtaanapito. Lämpötilojen seurantaa tulee kiinnittää yhä enemmän huomiota. Lämpötilojen mittaaminen pakasteista ja kylmätuotteista kuuluvat omavalvontaan, jota suoritetaan tavaranvastaanoton yhteydessä. Tuoretuotteiden laatu tarkistetaan annettujen ohjeiden mukaisesti ja tarkistetaan vastaako tullut tuote tilattua. Puhtaanapitoon kuuluvat pakkausmateriaalien vienti niille tarkoitetuille paikoille jätekatokseen sekä likaisten kuljetuslaatikkojen puhdistus.

18 14 Omavalvontaa suoritetaan myös ruoanvalmistuksen aikana. Lounaspöydässä olevista ruoista, sekä kylmistä että lämpöisistä, mitataan lämpötilat ja niistä otetaan myös näytteet pakasteeseen mahdollisten ruokamyrkytys epäilyiden varalle. Ravintola Tallilla on myös siivoussuunnitelma, josta ilmenee mitä siivotaan milloinkin ja miten usein. 7 TYÖN TOTEUSTUS JA KÄYTETYT MENETELMÄT Tutkimusmenetelminä työssäni käytin avointa haastattelua ja osallistuvaa havainnointia, jotka ovat laadullisia tutkimusmenetelmiä. Vilkan (2005) mukaan, laadullinen tutkimusmenetelmä ei keskity niinkään tilastollisiin riippuvuuksiin, vaan myös niiden poikkeavuuksiin. Sen tavoitteena on selvittää ihmisen toimintaa, paljastamalla ihmisten toiminnalleen antamia merkityksiä. Tutkimuksessa nämä paljastuvat ihmisten haluina, uskomuksina, käsityksinä, arvoina ja ihanteina. Nämä vaikuttavat tutkimuksen tulkintaongelmiin. Siksi tutkimus onkin subjektiivista, eli tutkijan omat käsitykset ja halut vaikuttavat tutkimuksessa tehtyhin valintoihin, tulkintaan ja johtopäätöksiin. Laadullisella tutkimusmenetelmällä toteutetun tutkimuksen ei olekaan tarkoitus olla niin objektiivinen (tutkijasta riippumaton asia tai ilmiö), kuin määrällisellä tutkimusmenetelmällä toteutetun tutkimuksen. Laadullinen tutkimusmenetelmä vastaa kysymyksiiin mitä, miten ja miksi, kun taas määrällinen tutkimusmenetelmä kysymyksiin miten paljon ja miksi. Tutkimuksen toteuttaminen tapahtuu tutkimusaineiston hankinnalla, aineiston ryhmittelyllä tutkittavaan muotoon, aineiston tulkinnasta ammatillisten käsitteiden avulla, sekä tulosten, johtopäätösten ja kehittämisideoiden esittämisestä. Laadullinen tutkimusmenetelmä on merkitysten tarkastelemista, mikä ilmenee ihmisten välisinä suhteina ja niiden muodostamina merkityskokonaisuuksina. Tavoitteena on saavuttaa tietoa, joka auttaa ilmiön tai asian ymmärtämisessä. (Vilkka 2005, ) Yhdistämällä useampia tutkimusmenetelmiä saadaan laajempia näkökulmia ja voidaan lisätä tutkimuksen luotettavuutta. On tärkeää valita sellaisia menetelmiä, jotka sopivat kyseisten tutkimusongelmien ratkaisemiseen. Useamman menetelmän käyttö estää myös ns. perusteettoman varmuuden. Tällainen varmuus voi syntyä käytettäessä vain

19 15 yhtä menetelmää, jonka tuloksia luullaan oikeiksi. Käytettäessä useampaa menetelmää, saadaan mahdollisesti myös erilaisia tuloksia, jotka poistavat näennäisen varmuuden. Havainnointi vastaa kysymyksiin, mitä ihmiset tekevät ja miltä asiat näyttävät, eikä siihen, mitä ihmiset sanovat. Siksi havainnointiin olisi hyvä yhdistää jokin haastattelu muoto, jotta saadaan miksi kysymykseen vastauksia. (Hirsijärvi ym. 2004, 38 39, Vilkka 2005, ) 7.1 Avoinhaastattelu Haastattelu on siinä suhteessa ainutlaatuinen tiedonkeruumenetelmä, että siinä ollaan suorassa kielellisessä vuorovaikutuksessa tutkittavan kanssa. Tästä seikasta on sekä etuja ja haittoja. Haastattelun suurena etuna muihin tiedonkerjuumuotoihin verrattuna on se, että siinä voidaan säädellä aineiston keruuta joustavasti tilanteen edellyttämällä tavalla sekä vastaajia myötäillen. Haastatteluaiheiden järjestystä on mahdollista säädellä, samoin on enemmän mahdollisuuksia tulkita vastauksia kuin esimerkiksi postikyselyssä. (Hirsijärvi ym. 2004, ) Tutkimustarkoituksia varten haastattelu on ymmärrettävä systemaattisena tiedonkeruumuotona. Sillä on tavoitteet, ja sen avulla pyritään saamaan mahdollisimman luotettavia ja päteviä tietoja. Sen takia puhummekin nimenomaan tutkimushaastattelusta. ( Hirsijärvi ym. 2004, ) Avoimella haastattelulla on ehkä eniten nimityksiä. Puhutaan vapaasta haastattelusta, syvähaastattelusta, informaalisesta haastattelusta, ei-johdetusta haastattelusta ja strukturoimattomasta haastattelusta. Avoimessa haastattelussa haastattelija selvittelee haastateltavan ajatuksia, mielipiteitä, tunteita ja käsityksiä sen mukaan kuin ne tulevat aidosti vastaan keskustelun kuluessa. Aihe voi muuttuakin keskustelun kuluessaa. Avoin haastattelu on kaikista haastattelun muodoista lähimpänä keskustelua. (Hirsijärvi ym. 2004, ) Tavallisesti avoin haastattelu vie paljon aikaa ja edellyttää useita haastattelukertoja. Kun haastattelussa ei ole kiinteää runkoa, jää tilanteen ohjailu haastattelijan huoleksi. Avoin haastattelu vaatiikin enemmän taitoja kuin muut haastattelun muodot. ( Hirsijärvi ym. 2004, 198. )

20 16 Haastattelun pyrkimyksenä on selvittää, millaiset uskomukset, halut, ihanteet sekä käsitykset työntekijöiden toiminnan taustalla vaikuttavat (Vilkka & Airaksinen 2003, 63). Suorittamani avoimet haastattelut auttoivat minua ymmärtämään, että opiskelijat tarvitsevat paljon nykyistä enemmän opastusta. Opiskelijoilta puuttuu usein työkokemus ja työhön opastuksen on siksi oltava hyvin perusteellista.. Valitsin omaan työhöni avoimen haastelun tutkimusmenetelmäksi, siksi että se mielestäni sopi tämäntyyppiseen työhön hyvin. Haastattelin ohjeistusta tehdessäni sekä keittiömestari Jukka-Pekka Riipistä että tuotantoassistentti Merja Ylöstä. Lehtori Tiina Tuovista haastattelin restonomiopiskelijoiden Ravintola Tallissa suoritettavista oppimisjaksoista. Mitään varsinaista kyselyrunkoa en tehnyt, vaan kysymykset /ajatukset perustuivat omiin kokemuksiin ja tietämykseen. Haastattelin keittiömestari Jukka-Pekka Riipistä ensimmäisen kerran toukokuussa2007. Silloin selvitin, millaiseen muotoon hän ohjeistuksen haluaa ja mitä siitä tulisi löytyä. Samalla kerralla kävimme ensimmäisen kerran tuotantoassistentti Merja Ylösen kanssa läpi Ravintola Tallin logistista prosessia. Häneltä sain logistiikka vuorossa olevan logi/topin- työkuvauksen jonka avulla logistiikka vuorossa oleva opiskelija suorittaa tavaranvastaanoton. Työkuvauksen sekä vuosien saatossa saaman työkokemuksen pohjalta laadin yksityiskohtaisen listamaisen ohjeistuksen, jota täydensin keittiömestarin haluamilla tiedoilla eri elintarvikkeista. Keräsin teoriamateriaalia ohjeistukseen ja suunnittelin ohjeistuksen ensimmäisen version kesän 2007 aikana. 7.2 Osallistuva havainnointi Kyselyn ja haastattelun avulla saadaan selville, mitä henkilöt ajattelevat, tuntevat ja uskovat. Ne kertovat, miten tutkittavat havaitsevat, mitä ympärillä tapahtuu. Mutta ne eivät kerro, mitä todella tapahtuu. Havainnoinnin (observation) avulla saadaan tietoa, toimivatko ihmiset niin kuin he sanovat toimivansa. (Hirsijärvi ym. 2004, 201.) Osallistuva havainnointi tarkoittaa, että tutkija osallistuu tutkimuskohteensa toimintaa tutkimuskohteen ehdoilla ja yhdessä sen jäsenten kanssa ennalta sovitun ajanjakson. Osallistuva havainnointi tapahtuu usein ennalta valitusta teoreettisesta näkökulmasta. Lisäksi havainnointi on jollakin tavalla suunniteltu valitun näkökulman avulla. (Vilkka, 2006, 44.)

21 17 Havainnoinnin avulla voidaan saada välitöntä, suoraa tietoa yksilöiden toiminnasta ja käyttäytymisestä luonnollisessa ympäristössä. Tutkija tekee havaintoja tutkimastaan ilmiöstä vuorovaikutuksessa tutkittavan kanssa, jolloin hän osallistuu sekä ihmisenä että tutkijana tutkittavan yhteisön arkielämään.(vilkka 2005, 120.) Sain hyödyllisiä tietoa ohjeistuksen tekemiseen tehdessäni havaintoja työntekijän roolissa. Ollessani Tallissa tekemässä havainnointeja, opiskelijat tiesivät opinnäytetyöstäni, minkä en kuitenkaan usko vaikuttaneet mitenkään heidän työskentelyynsä. Yhdessä opiskelijan kanssa suoritettu tavaranvastaanotto selvitti monia ongelmakohtia opiskelijan näkökulmasta. Osallistumalla itse tavaranvastaanotto prosessiin havainnoijan roolissa monet itsestään selvänä pitämät asiat, joita en olisi muuten huomioinut ohjeistusta tehdessä, tulivat näin kirjattua ylös. Näitä oli esim. kasvisten tuntemus ja niiden laatuluokitukset. Opiskelijoilla oli myös vaikeuksia kuormakirjojen tarkistamisessa. Suoritin osallistuvaan havainnointia tavaranvastaanotossa yhteensä kolme kertaa. Ensimmäisellä kerralla elokuussa 2007 kirjasin ylös ongelmakohdat ja täydensin ohjeistusrunkoa omilla kokemuksilla. Suunnittelin ensimmäisen version ohjeistuksesta ja kävin lokakuussa 2007 tekemässä uuden havainnointi kerran Ravintola Tallissa. Tämän kerran jälkeen ohjeistuksen lopullinen muoto rupesi hahmottumaan. Viimeisellä havainnointi kerralla helmikuussa 2008 tarkistin ohjeistuksen avulla, onko kaikki olennainen tullut kirjattua ohjeistukseen. Osallistuvan havainnoinnin alalajeja on useita sen mukaan, miten täydellisesti tai kokonaisvaltaisesti tutkija pyrkii osallistumaan tutkittavien toimintaan. Osallistuvassa havainnoinnissa on tyypillistä, että tutkija osallistuu tutkittavien ehdoilla heidän toimintaansa. Tutkimukset ovat yleensä kenttätutkimuksia. Usein tutkija pyrkii pääsemään havainnoitavan ryhmän jäseneksi. Tämä ei tarkoita vain fyysistä puolta, vaan tutkija pyrkii jakamaan elämänkokemuksia ryhmän jäsenten kanssa, astuu heidän kulttuuriseen ja symboliseen maailmaansa, heidän kielenkäyttöönsä jne. Usein havainnoijalle muodostuukin näissä tilanteissa jokin rooli ryhmässä. Havainnointimenetelmää käytettäessä on tärkeää muistaa, että tutkija pitää erillään havainnot ja omat tulkintansa näistä havainnoista. (Hirsijärvi ym. 2004, )

22 18 Tutkimusmenetelmänä havainnointi ei ole mielivaltaista, vaan havainnointitapa riippuu tutkimusongelmasta, tutkimuskysymyksisitä ja tutkimuksen tavoitteista. Näiden tavoitteiden pohjalta tehdään runko niistä asioista, joista havannoidaan. On tehtävä ennakkosuunnitelma siitä, mitä, miten ja missä havannoidaan.(vilkka 2005, 125.) Tein ennen ensimmäistä havainnointi kertaa rungon, jonka mukaan tavaranvastaanotto etenee. Kirjasin siihen kaiken sen mitä tehtiin ja lisäsin siihen puutteet joita ilmeni, sekä korjaukset uutta ohjeistus silmällä pitäen. Käytin materiaalina jo olemassa olevaa logistiikan työkuvaa sekä omia kokemuksia ja tietämystä suunitellessani ohjeistusta. Käytin osallistuvaa havainnointia, koska itse prosessin osallistuvana huomasin puutteet ja osasin kysyä, jos jokin asia ei ollut tullut esille aikaisemmin. Osallistuva havainnointi on aikaa vievää ja sen tarkoituksen mukaisuutta on arvioitava ennen tutkimuksen käynnistämistä. Uuden tiedon, siihen käytetyn energian ja kustannusten välillä olisi vallittava tasapaino. Mielestäni havainnointi oli erittäin hyvä menetelmä, koska halusin selvittää, mitkä asiat tuottivat opiskelijoille erityisesti vaikeuksia ja missä tarvitsivat perusteellisempaa opastusta. Havainnointi ei aiheuttanut erillisiä kustannuksia, koska se tapahtui normaalin opastuksen ja työskentelyn ohessa. 8 OHJEISTUKSEN LAATIMINEN RAVINTOLA TALLIIN Viestinnän perustana on, että lähettäjä haluaa saada viestin menemään perille vastaanottajalle jotain kanavaa pitkin. Viestinnän on oltava avointa, nopeaa ja asiallista, jotta henkilöstön on helpompi puhaltaa yhteen hiilleen (Lecklin 2006, 62). Viestinnässä voi olla niin teknisiä kuin inhimillisiäkin häiriöitä, esimerkiksi vastaanottaja ei luota lähettäjän sanomaan, eikä viesti näin välity halutulla tavalla perille. Myös palaute on tärkeä osa viestintää. Ilman palautetta lähettäjä ei voi olla vakuuttunut viestin perille menosta. (Joutsenkunnas & Heikurainen 1999, ) Kärjistäen voidaan väittää, että tutkimuksen tai selvityksen laatimistyön tärkein vaihe on tutkimustulosten viestiminen tuloksia tarvitseville. Viesti on myös laadittava sellaiseen muotoon, että se on omaksuttavissa, ja tiedonvälityksessä on käytetty kanavaa, joka tuo tiedon tarvitsijoille. (Fogelberg, 1986, 7.)

23 19 Tiedote on viesti, jonka tehtävänä on ajankohtaisen tiedon tehokas levittäminen. Mitään vakiomuotoa ei ole, vaan sen teho perustuu siihen, että se löytää lukijansa ja lukija löytää siitä olennaisen sanoman. (Repo ym. 1995, 175.) Tammikuussa 2007 otin yhteyttä Ravintola Tallin keittiömestari Jukka-Pekka Riipiseen opinnäytetyön aihetta miettiessäni ja hän ehdotti ohjeistuksen laatimista tavaranvastaanottoon. Pidimme ensimmäisen palaveri yhdessä ohjaajan ja Ravintola Tallin keittiömestarin kanssa aiheen hyväksymisen jälkeen toukokuussa Kesän aikana etsin lähdekirjallisuutta ja tutustuin vastaaviin opinnäytetöihin. Elokuussa 2007 suoritin ensimmäisen havainnointikerran ravintola Tallissa. Suoritin tavaroidenvastaanoton itse ja kirjasin ylös omat huomioni prosessin kulusta. Suoritin omavalvonnan, tarkistin listat ja mahdolliset reklamaatiot. Kävimme yhdessä tuotantosissitentti Merja Ylösen kanssa tavarantilaukseen ja toimitukseen liittyviä asioita. Toisella havainnointi kerralla lokakuussa 2007 kävin seuraamassa tavaranvastanoton sujumista, kun opiskelija suoritti kuormien purkamisen varastoihin. Samalla kertaa täydensin tehtyä runkoa ja tarkensin tekemiäni muistiinpanoja edelliseltä kerralta. Viimeisen havainnoinnin suoritin helmikuussa 2008, jolloin tarkistin oliko kaikki tarpeellinen tullut kirjattua ohjeistuksen runkoon. Havainnointi kerrat antoivat hyvää tietoa ohjeistuksen sisältöön ja siihen miten asiat on ilmoitettava, jotta opiskelijan on niitä helppo tulkita. Lyhyet yksinkertaiset lauseet ja johdonmukaisuus johtavat parhaiten oikeanlaiseen lopputulokseen. Valmiiseen ohjeistukseen on sisällytetty selkeästi perustiedot tavaranvastaanotto prosessista ja tuotteiden säilytyksestä. Lisäksi ohjeistuksesta löytyy jonkin verran yksityiskohtaisempaa tietoa joistakin tuoteryhmistä, esimerkiksi a- ja b-leikatun kalafileen erot. Toukokuussa 2008 ennen kesälomien alkua kävimme yhdessä läpi Tallin keittiömestarin ja tuotantoassistentin kanssa siihen mennessä tehtyä ohjeistusta. Kesän 2008 aikaan työstin teoriaosaa ja opasta rinnakkain työn ohessa. Ennen lopulliseen muodon saavuttamista olen ollut useaan otteeseen yhteydessä Ravintola Talliin käymällä paikalla henkilökohtaisesti sekä lähettämällä sähköpostilla ohjeistusta tarkistettavaksi. Valmiin ohjeistuksen (Liite) runkona käytin Ravintola Tallin logistiikkavuoron työjärjestystä. Sitä täydentäen sain selkeän ja johdonmukaisen kuvauksen tavaranvastaanot-

24 20 to prosessista. Tehty ohjeistus täyttää ne kriteerit, mitä tiedotteelle on kirjallisuudessa laadittu. Se on selväkielinen ja johdonmukaisesti etenevä opastus Tallin käytänteisiin tavaranvastaanotossa. Opiskelijan tulee ennen Talli jakson alkamista perehtyä ohjeistukseen ja opetella siinä annetut ohjeet tuotteiden säilytyksestä ja vastaanottoprosessista. Ohjeistuksen avulla ja sitä noudattamalla opiskelija suoriutuu logistiikkavuorosta itsenäisesti. Kirjoitin ohjeistuksen käyttäen annettuja raportointimalleja. Ohjeistukseen laitettu aineisto on suunniteltu yhdessä keittiömestari Jukka-Pekka Riipisen ja tuotantoassistentti Merja Ylösen kanssa. Ohjeistuksen sisältöön on vaikuttanut omat kokemukseni sekä Ravintola Tallista annetut toiveet, siitä mitä ohjeistuksessa tuli olla. Ohjeistuksen on tarkoitus auttaa opiskelijaa löytämään tarvittavat tiedot tuotteiden säilytyspaikoista ja siitä miten tavara puretaan kuhunkin varastoon oikein. 9 POHDINTA Työni tavoitteena oli ohjeistuksen laatiminen Ravintola Tallin tavaranvastaanottoon. Suunnitelmavaiheessa en ollut vielä riittävästi perehtynyt ohjeistuksen tekoon ja teoriaosuuskin oli vielä kesken. Itse olin ajatellut ohjeistuksesta vain luettelomaista tietopaketti opiskelijoille jaettavaksi. Työn edetessä ohjeistus sai lopullisen version, sisältäen tietoa niin tavaranvastaanotosta kuin eri elintarvikkeiden säilytyksestä. Mielestäni on tärkeää, että perehdyttäminen tapahtuu niin käytännössä opastamalla, kuin kirjallistakin apumateriaalia käyttämällä, jotta asioiden oppiminen tapahtuisi mahdollisimman tehokkaasti. Tutustumalla ohjeistukseen etukäteen ennen töiden aloittamista, opiskelija saa hyödyllistä teoriatietoa käytännön pohjaksi. Mielestäni ohjeistus on erittäin tarpeellinen, koska se luo opiskelijoihin itsevarmuutta ja sitä kautta lisää motivaatiota työn suorittamiseen kunnolla. Käyttämäni tutkimusmenetelmät olivat mielestäni hyviä. Osallistuvaan havainnointiin liittyvät vahvasti omat käsitykset ja uskomukset, enkä tiedä kuinka objektiivisesti osasin havaintoja tehdä. Havainnointi auttoi se, että olin ollut töissä Tallissa syyskuussa 2006 ja minulla on työkokemusta keittiöalalta runsaasti. Osallistuvan havainnoinnin avulla pystyin jäsentämään koko tavaranvastaanotto prosessin osiin, ja sain kokonais-

25 21 valtaisen näkemyksen mitä ja miten työ tulee suorittaa oikein. Selvitystyön aikana moni asia sai uuden merkityksen ja moni itseltäni huomaamatta jäänyt seikka, mitä ei itse työtä tehdessä tule ajatelleeksi, sai päivänvalon. Toteutin avoimet haastattelut ohjeistuksen laatimisen alkuvaiheessa. Tietoja täydensin aika ajoin prosessin kuluessa. Haastattelutilanteet olivat enemmänkin ajatusten ja kokemusten vaihtoa. Ohjeistuksen saattaminen lopulliseen muotoon oli aikaa vievä prosessi, jonka aikana omat tiedot ja taidotkin päivittyivät. Kuten edellä kirjoitin, kappaleessa 7.1 avoin haastattelu, avoin haastattelu vie paljon aikaa ja edellyttää useita haastattelukertoja (Hirsijärvi ym. 2004, 198.) Haastateltavat olivat todella asiantuntijoita omalla alallaan ja heiltä saamani tieto on ollut ainutkertaista. Prosessin aikana olen oppinut tietotekniikasta enemmän kuin aikaisemmin. Yhteistyö työn toimeksiantajan kanssa on sujunut hyvin ja heiltä saamat ohjeet ovat edesauttaneet työni loppuunsaattamisessa. Viimeisten viikkojen tehokas työskentely on tuottanut tulosta, ja sain työni päätökseen ennen opiskeluoikeuden loppumista. Kokonaisuudessaan opinnäyteprosessin myötä olen syventänyt tietojani eri tutkimusmenetelmistä ja tavaranvastaanottoon liittyvissä kysymyksissä olen nyt asiantuntija. Toivottavasti osaan hyödyntää saamaani tietoa tulevissa työtehtävissä. Toivon myös että tämän työn tuotoksena syntynyt ohjeistus auttaa nuoria restonomiopiskelijoita selviytymään tavaranvastaanotosta, kun he joutuvat perehtymään logistiikan monipuoliseen maailmaan työskennelleessään oppimisjaksoilla Ravintola Tallissa. Käytännössä ohjeistusta ei ole vielä kokeiltu ja opiskelijoiden palautetta sen toimivuudesta ei ole. Joka voisi olla ehkä uuden projektin aihe jonkin ajan kuluttua ohjeistuksen käyttöönoton jälkeen. Ajanhallinta on ollut minulle aina vaikeaa ja se tuli taas kerran todistetuksi, koska viime keväänä tehdyn suunnitelman aikataulusta olen vuoden myöhässä.