OSALLISTUJAT Elomaa Jari puheenjohtaja Päätöksentekijät Posti Pekka I varapuheenjohtaja. Muut osallistujat Lindelöf Henry kaupunginjohtaja

Transkriptio

1 -1, KH :00 OSALLISTUJAT Elomaa Jari puheenjohtaja Päätöksentekijät Posti Pekka I varapuheenjohtaja Lommi Semi II varapuheenjohtaja Haakana Mervi jäsen Hirvonen Pasi Kirjavainen Marika Luumi Jari Merivirta Jorma-Kalevi Olsson Birgitta Pitko Eeva-Riitta Taavitsainen Ninni Tiusanen Kari Tujula Pirjo Muut osallistujat Lindelöf Henry kaupunginjohtaja Haapanen Jorma palvelujohtaja Koivisto Jarmo kansliapäällikkö Brask Nina valt.puheenjohtaja Kotiniemi Topias valt. I varapuheenjohtaja Tiusanen Pentti valt. II varapuheenjohtaja Eerola Juho valt. III varapuheenjohtaja Hassinen Raino kaupunginsihteeri, sihteeri Makkonen Kari tiedotuspäällikkö Poissa ALLEKIRJOITUKSET Puheenjohtaja Sihteeri LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS Todetaan Pykälät PÖYTÄKIRJAN TARKASTUS Kotka Pöytäkirjan tarkastajat PÖYTÄKIRJA YLEI- SESTI NÄHTÄVÄNÄ Asianhallintayksikössä (kaupungintalo, 5. krs)

2 123, KH :00 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Kh Oikaisuvaatimusohje

3 124, KH :00 Pöytäkirjan tarkastajat Kh Ei oikaisuvaatimusohjetta

4 125, KH :00 Käsittelyjärjestys Kh Ei oikaisuvaatimusohjetta Hyväksytään listan mukaisena.

5 126, KH :00 KH: 876/2014 Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteet Kh Valmistelijat: riskienhallinnan johtoryhmä tarkastuspäällikkö Ritva Kiiski, puh Vuoden 2014 alusta kuntalaissa on astunut voimaan uusia sisäistä valvontaa ja riskienhallintaa koskevia velvoitteita. Kuntalain valtuuston tehtäviä määrittävään 13 :ään on liitetty uusi 3a-kohta: Valtuusto päättää kunnan ja kuntakonsernin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteista. Kunnallisen liikelaitoksen johtokunnalle (87 c ) ja johtajalle (87 d) on määritelty omat valvontavelvoitteensa. Liikelaitosten on 87 k :n mukaan annettava toimintakertomuksessa tietoja sellaisista talouteen liittyvistä olennaisista asioista, joista ei muutoin annettu taseessa, tuloslaskelmassa tai rahoituslaskelmassa. Näitä tietoja ovat sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisen kokonaisuus sekä keskeiset johtopäätökset. Lakiin sisältyy myös velvoite esittää toimintakertomuksessa kunnan ja kuntakonsernin talouteen liittyvänä olennaisena asiana arvio todennäköisestä tulevasta kehityksestä sekä tiedot sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja keskeisistä johtopäätöksistä (69 ). Tiedot sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja keskeisistä johtopäätöksistä tulee sisällyttää ensimmäisen kerran tilikaudelta 2014 laadittavaan toimintakertomukseen. Myös tilintarkastajien tehtäviin ( 73) on lisätty velvollisuus tarkastaa, onko sisäinen valvonta ja riskienhallinta järjestetty kunnassa ja kuntakonsernissa asianmukaisesti../. Riskienhallinnan johtoryhmä (kj jory ) on työstänyt esityslistan liitteenä olevat Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteet esitettyyn muotoonsa. Periaateohjeilla riskien arviointi saatetaan kiinteäksi osaksi konsernin talousarvioprosessia ja arviointityötä tukevia työkaluja kehitetään riskienhallinnan johtoryhmän johdolla. Kokonaisvaltaisella toteutuksella sisäinen valvonta ja riskienhallinta saatetaan johdonmukaiseksi ja järjestelmälliseksi osaksi kaikilla organisaatiotasoilla tapahtuvaa arjen toimintaa koko kuntakonsernissa, myös konserniohjauksen näkökulmasta. Kotkan kaupungin konserniohjeista (kv / Säädöskokoelma 2013 Nro 13): 1. Soveltamisala: Emoyhteisön määräämisvalta merkitsee mahdollisuutta ohjata konserniin kuuluvien tytäryhteisöjen toimintaa ja päätöksentekoa ajatellen koko konsernin tavoitteita ja etua. 2. Kuntakonsernin johtaminen: Konserniohjauksen tavoitteena on liittää konserniin kuuluvat tytäryhteisöt osaksi kaupungin johtamista. Samalla tavoitteena on toteuttaa kaupungille määriteltyä toiminta-ajatusta. Kaupunginvaltuusto määrittelee omistajapolitiikan. Valtuusto määrittelee konsernijohtamista koskevat yleiset tavoitteet ja toimintaperiaatteet sekä hyväksyy mm. talousarviossa ja suunnitelmassa tavoitteet konsernille ja sen tytäryhteisöille. Valtuusto on myös konsernin toiminnan ylin valvoja. Konserniin kuuluvat yhteisöt toimivat valtuuston asettamien tavoitteiden toteuttajina.

6 126, KH :00 KH: 876/ Kaupungin ohjausvallan käyttäminen Kaupunginhallitukselle raportoidaan tytäryhteisölle asetettujen toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisesta kaupunkistrategian mukaisesti kolme kertaa vuodessa ja tilinpäätöksen yhteydessä valtuustolle. Yhteisöt ovat velvollisia antamaan kaupunginhallitukselle ja sen konsernijaostolle konsernihallinnon kannalta tarpeellisia tietoja ja selvityksiä. * * * Kuntalain edellyttämä valtuuston sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteiden hyväksyminen 1. velvoittaa lauta- ja johtokunnat sekä konserniyhteisöjen hallitukset käsittelemään periaatteet ja järjestämään toimintaansa niiden edellyttämällä tavalla 2. valtuuttaa talouden vastuualueen ja riskienhallinnan johtoryhmän ohjeistamaan kuntaa ja kuntakonsernia talousarvioprosessissa esitettävien ja raportoitavien tietojen esittämistapaa hyväksymiänsä menettelyjä ja työkaluja apuna käyttäen 3. velvoittaa kuntakonsernia lisäksi ottamaan raportoinnissaan huomioon ulkoisen tarkastuksen näkökulman sekä konserniohjeet (kv ). Esittelijä: Ehdotus: Kaupunginjohtaja Henry Lindelöf Kaupunginhallitus päättää ehdottaa valtuustolle, että se päättää hyväksyä sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteet esitetyssä muodossa. Toimeenpano: Kv: Ote: lautakunnat johtokunnat konserniyhteisöiden hallitukset talous- ja rahoitusjohtaja riskienhallinnan johtoryhmä tarkastuspäällikkö Ei oikaisuvaatimusohjetta Kv: Valitusosoitus

7 126, KH :00 / Pykälän liite: Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteet Kotkan kaupungin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteet 1

8 126, KH :00 / Pykälän liite: Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteet Keskeistä sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteissa Vuoden 2014 alusta kuntalaissa on astunut voimaan uusia sisäistä valvontaa ja riskienhallintaa koskevia velvoitteita. Valtuuston tehtäviä määrittävään kuntalain 13 :ään on liitetty uusi 3akohta: Valtuusto päättää kunnan ja kuntakonsernin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteista. Lakiin sisältyy myös velvoite esittää toimintakertomuksessa kunnan ja kuntakonsernin talouteen liittyvänä olennaisena asiana arvio todennäköisestä tulevasta kehityksestä sekä tiedot sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja keskeisistä johtopäätöksistä (69 ). Tiedot sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja keskeisistä johtopäätöksistä tulee sisällyttää ensimmäisen kerran tilikaudelta 2014 laadittavaan toimintakertomukseen. Uudistuksen tavoitteena on saattaa sisäinen valvonta ja riskienhallinta johdonmukaiseksi ja järjestelmälliseksi osaksi kaikilla organisaatiotasoilla tapahtuvaa arjen toimintaa. Kotkan kaupungin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteet ovat kaupunginvaltuuston hyväksymät ohjeet, joilla ohjataan kaupungin eri toimielinten, johtavien viranhaltijoiden, esimiesten, henkilöstön ja kaupunkikonsernin toimintaa. Lisäksi kaupungilla on toiminnan ja johtamisen johtosäännöt, toiminnan ja talouden suunnitelmat, ohjeita ja asiakirjoja, jotka toiminnassa noudatettavien arvojen lisäksi luovat perustan sisäiselle valvonnalle ja riskienhallinnalle. Periaatteissa kuvataan sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perustuminen kaupungin johtamis- ja hallintojärjestelmään. Tavoitteena on edistää kaupungin eri toimijoiden vastuullisuutta, tietoisuutta ja ymmärrystä sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä osana johtamista, toiminnan ohjausta, seurantaa, arviointia ja toiminnan jatkuvuuden varmistamista. Periaatteissa kuvataan kaupungin johtamis- ja hallintojärjestelmä, määritellään tilivelvollisuus, sisäinen valvonta ja riskienhallinta sekä tavoitteet, joiden toteutumista johtamisen ja sisäisen valvonnan tulisi tehokkaasti edistää. Ohjeessa kuvataan menettelyitä, jotka turvaavat hyvän hallintotavan toteutumista Kotkan kaupungissa. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan pyrkimyksenä on tukea Kotkan kaupunkia ja kaupunkikonsernia perustehtävien toteuttamisessa, asetettujen tavoitteiden saavuttamisessa. Tavoitteena on myös kunnan, kuntalaisten, henkilöstön ja omaisuuden turvaaminen erilaisilta riskeiltä. Riskienhallinnalla varmistetaan kaupungin ja kaupunkikonsernin lakien ja tavoitteiden mukainen toiminta muuttuvissa tilanteissa, ja varmistetaan toiminnan häiriötön, laadukas ja kustannustehokas jatkuvuus. Riskienhallinnassa otetaan huomioon myös konserniyhteisöt ja merkittävät ulkoiset palveluntuottajat. Sisäinen valvonta ja riskienhallinta ovat keskeinen osa kaupungin ja kaupunkikonsernin harjoittamaa vastuullista toimintaa, ohjausta, tavoitteiden asettamista ja toiminnan johtamista. Tavoitteena on varmistua kaupungin ja kaupunkikonsernin toiminnan suunnittelun, päätöksenteon ja johtamisen perustumisesta oikeaan ja riittävään tietoon. Johdolla tulee olla käytettävissään oikea-aikaiset tiedot olennaisista toimintaan kohdistuvista riskeistä ja mahdollisuuksista. Kokonaisvaltainen riskienhallinta auttaa kaupunkia ennakoimaan ja hallitsemaan jo tunnistettuja riskejä, minimoimaan mahdolliset vahingot, varautumaan häiriö- ja poikkeustilanteisiin sekä hyödyntämään olemassa olevat vahvuudet ja mahdollisuudet. Riskien tunnistaminen, arviointi ja hallinta, valvonta ja raportointi ovat sisäistä valvontaa. Riskienhallinnan tulee toteutua läpinäkyvänä osana strategioiden laadintaa, toimintaa ja päätöksentekoa siten, että strategioiden, toiminnallisten ja taloudellisten ratkaisujen erilaisia vaikutuksia eri toimijoihin arvioidaan riittävän laaja-alaisesti. Kokonaisvaltainen riskienhallinta perustuu vastuulliseen johtamiseen, ohjaukseen, seurantaan ja poikkeamiin reagointiin. Riskienhallinnan tulee kohdistua kattavasti kaupungin tavoitteisiin ja niiden saavuttamista uhkaaviin toimintaa, varoja ja omaisuutta koskeviin riskeihin. Kokonaisvaltainen riskienhallinta perustuu kaikilla tasoilla tunnettaviin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteisiin ja on: 2

9 126, KH :00 / Pykälän liite: Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteet 1) tehokasta strategista ja operatiivista johtamista asetettujen tavoitteiden saavuttamiseksi, kilpailukyvyn edistämiseksi ja mahdollisuuksien hyödyntämiseksi 2) erilaisten riskien tunnistamista, arviointia ja hallintaa osana toimintaympäristön analysointia ja seurantaa 3) riskienhallinnan ja valvonnan riittävyyden ja toimivuuden jatkuvaa seurantaa ja arviointia sekä toiminnan luonteen mukaista raportointia operatiiviselle johdolle ja hallitukselle. Käytännössä riskienhallinta on päivittäistä, jokaisen vastuulle kuuluvaa arjen toimintaa. Kotkan kaupungissa riskeihin suhtaudutaan seuraavasti: Voimassa olevan lainsäädännön vastaisia tai muutoin eettisesti ja moraalisesti kyseenalaisia toimintatapoja ei hyväksytä Henkilöriskeissä henkilöstön, asiakkaiden tai muiden sidosryhmien vakavan loukkaantumisen tai menehtymisen mahdollisuuden sisältävää riskiä ei hyväksytä Tiloihin, koneisiin tai laitteisiin liittyviä vakavia turvallisuus- tai vahinkoriskejä eikä terveyteen laajasti vaikuttavia riskejä hyväksytä Päällekarkaus-, väkivalta- tai muihin vaaratilanteisiin johtavia riskejä ei hyväksytä Tietohallintoon ja -turvallisuuteen liittyviä käyttöoikeusrikkomuksia ei hyväksytä Riskit ja mahdollisuudet jaetaan neljään (4) luokkaan: Strategiset, Taloudelliset, Operatiiviset ja Vahinkoriskit. Riskit voivat kohdistua kuntaan, henkilöstöön, kuntalaisiin, asiakkaisiin ja erilaisiin sidosryhmiin. Riskit voivat olla sisäisiä tai ulkoisia. Riskit voivat uhata toiminnan lainmukaisuutta, tuloksellisuutta, varojen ja omaisuuden asianmukaista hallintaa, johtamisen edellyttämän tiedon riittävyyttä ja oikeellisuutta. Mahdollisuuksia aktiivisesti hyödyntämällä Kotkan kaupunki voi vaikuttaa paikallistalouden kilpailukykyyn, hyödyntää vahvuuksiaan, kehittää palvelutuotantoaan ja tuottaa lisäarvoa kuntalaisille. Tunnistetuista riskeistä voidaan arvioida niiden toteutumisen todennäköisyys sekä seurausten vaikutukset. Riskien arviointi suoritetaan riskien tunnistamisen yhteydessä. Toteutumisen todennäköisyys jaetaan viiteen (5) luokkaan: Epätodennäköinen (alle 10 %), Harvinainen (10-30 %), Mahdollinen (30-60 %), Todennäköinen (60-90 %) ja Lähes varma (yli 90 %). Vaikutukset priorisoidaan viiteen (5) tasoon: Merkityksettömät, Vähäiset, Kohtalaiset, Merkittävät ja Sietämättömät. Riskien todennäköisyyden ja vaikutusten arviointi suoritetaan riskien tunnistamisen yhteydessä. Kaikki havaitut riskit huomioidaan ennakoinnissa ja toiminnan suunnittelussa. Riskit arvioidaan, niitä analysoidaan ja seurataan kokonaisvaltaisesti tehtävä-, vastuu- ja palvelualueilla vuosittaisessa talousarvioprosessissa talouden vastuualueen yhteistyössä riskienhallinnan johtoryhmän ja sisäisen tarkastuksen laatiman ohjeistuksen mukaan. Riskien todennäköisyyttä ja vaikuttavuutta voidaan arvioida riskienhallinnan johtoryhmän vahvistamien työkalujen avulla. Riskienhallinnasta, arvioinnista ja sovellettavien työkalujen käytöstä järjestetään koulutusta tavoitteiden mukaisten, laadukkaiden ja kustannustehokkaiden toimintojen varmistamiseksi. Toimiva kokonaisvaltainen riskienhallintaprosessi on sisällä päivittäisissä ratkaisuissa, jotka tuovat organisaatiolle sen ansaitseman menestyksen. Menestyksellisen prosessin luomisessa jokaisella toimijalla on merkittävä roolinsa. Riskienhallinnan johtoryhmä 3

10 126, KH :00 / Pykälän liite: Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteet KOTKAN KAUPUNGIN SISÄISEN VALVONNAN JA RISKIENHALLINNAN PERIAATTEET SISÄLLYS 1 Johdanto Tavoitteet ja hyvän hallintotavan vaatimukset Visio ja strategiset päämäärät Tilivelvollisuus ja hyvä hallintotapa Johtamis- ja hallintojärjestelmään perustuva sisäinen valvonta ja riskienhallinta Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan määrittely Soveltaminen ja sisältö Toimijat, tehtävät ja vastuut Kaupunginvaltuusto Kaupunginhallitus Kaupunginjohtaja Lauta- ja johtokunnat Johtavat viranhaltijat ja esimiehet Tietohallintopäällikkö Sisäinen tarkastus Ulkoinen tarkastus Konserniyhteisöjen hallitukset ja toimitusjohtajat Riskienhallinnan johtoryhmä Talous- ja rahoitusjohtaja Henkilöstö Perustietoa riskienhallinnasta Riskienhallinnan tarkoitus ja tavoitteet Riskienhallinnan keskeiset käsitteet Riskeihin suhtautuminen ja toimenpiteet Riskien tunnistaminen, arviointi ja raportointi Riskien luokittelu Kotkan kaupungissa ja kaupunkikonsernissa Johtamisen, valvonnan ja riskienhallinnan menettelyt Strateginen johtaminen ja kyvykkyys Henkilöstöjohtaminen ja työhyvinvointi Prosessien johtaminen ja toiminnan tuloksellisuus Riskienhallinnan yhteistyö ja yhteyshenkilöt Johtamisen ja toiminnan edellyttämän tiedon riittävyys ja luotettavuus Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteiden hyväksyminen ja seuranta Sanasto

11 126, KH :00 / Pykälän liite: Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteet 1 Johdanto Kotkan kaupungin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteet ovat Kotkan kaupunginvaltuuston hyväksymät ohjeet, joilla ohjataan kaupungin eri toimi- ja luottamuselinten, johtavien viranhaltijoiden, esimiesten, henkilöstön ja koko kaupunkikonsernin toimintaa. Kaupungilla on lisäksi johtosääntöjä, toiminnan ja talouden suunnitelmia, ohjeita ja asiakirjoja, jotka arvojen lisäksi luovat perustan sisäiselle valvonnalle ja riskienhallinnalle. Ohjeessa kuvataan sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perustuminen kaupungin johtamis- ja hallintojärjestelmään. Tavoitteena on edistää kaupungin eri toimijoiden vastuullisuutta, tietoisuutta ja ymmärrystä sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä osana johtamista, toiminnan ohjausta, seurantaa, arviointia ja toiminnan jatkuvuuden varmistamista. Ohjeessa kuvataan kaupungin johtamis- ja hallintojärjestelmä, määritellään tilivelvollisuus, sisäinen valvonta ja riskienhallinta sekä tavoitteet, joiden toteutumista johtamisen ja sisäisen valvonnan tulisi tehokkaasti edistää. Lisäksi ohjeessa kuvataan menettelyitä, jotka turvaavat hyvän hallintotavan toteutumista Kotkan kaupungissa. Toimeenpano: Ohje on kokonaisvaltainen kuvaus Kotkan kaupungin sisäisen valvonnan, riskienhallinnan ja johtamisen toimintatavoista vision ja strategisten tavoitteiden saavuttamiseksi. Ohje, johtosäännöt, suunnitelmat ja sovitut toimintatavat ohjaavat tilivelvollisten toimielinten, johtavien viranhaltijoiden ja muun henkilöstön toimintaa. Ohje käsitellään kaupunginvaltuustossa, -hallituksessa, lauta- ja johtokunnissa sekä niiden alaisissa johtoryhmissä. Ylin johto ja esimiehet ovat vastuussa johtamansa toiminnan sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja toimivuudesta. 2 Tavoitteet ja hyvän hallintotavan vaatimukset 2.1 Visio ja strategiset päämäärät Kaupungin toimintaa ohjaavat normit, strategiat ja kriittisistä menestystekijöistä johdetut toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet. Kaupungin perustehtävä, visio ja arvot luovat perustan toiminnan suunnittelulle ja päätöksenteolle. Kaupungin toiminta- ja taloussuunnitelmassa on esitetty visio, strategiset päämäärät, kriittiset menestystekijät, niistä johdetut toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet sekä vuosittaiset tavoitetasot. Toiminta tehtävä-, vastuu- ja palvelualueilla tulee järjestää siten, että se riskit huomioiden edistää vision, strategisten päämäärien ja kriittisten menestystekijöiden saavuttamista. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tulee edistää kaupungin vision, strategisten päämäärien ja palvelustrategian toteutumista sekä toiminnan tuloksellisuutta toiminta- ja taloussuunnitelmassa asetettujen tavoitteiden mukaisesti. Niillä tulee varmistaa, että raportointijärjestelmät tuottavat hallitukselle, lauta- ja johtokunnille sekä johtaville viranhaltijoille ajantasaista tietoa toteutetuista toimenpiteistä, kriittisistä menestystekijöistä ja tavoitteiden saavuttamisesta. Samalla niiden tulee edistää toimintaympäristön muutosten havaitsemista, kriittisten menestystekijöiden saavuttamista uhkaavien poikkeamien havaitsemista ja ennakoivaa reagointia. Tämä edellyttää, että kaupungin eri tehtävä-, vastuu- ja palvelualueilla tunnistetaan ja arvioidaan ja seurataan toiminnan luonteen mukaisia uhkatekijöitä ja riskejä. Niitä arvioimalla päätetään toimenpiteistä, joilla tehtävä-, vastuuja palvelualueiden perustehtävien häiriötön ja tuloksellinen toteutuminen voidaan parhaiten varmistaa. Kotkan kaupungin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tavoitteena on tuottaa hallitukselle, lautaja johtokunnille sekä viranhaltijoille kaupungin eri tehtävä-, vastuu- ja palvelualueille riittävä varmuus 5

12 126, KH :00 / Pykälän liite: Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteet - tehtävien ja toiminnan häiriöttömästä toteutumisesta (ml. tietojärjestelmien häiriötön toiminta) - toiminnan jatkuvuuden varmistamisesta - strategisten päämäärien sekä toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden saavuttamisesta - henkilöstön asiantuntemuksen ja työhyvinvoinnin kehittymisestä - toiminnan tuloksellisuudesta ja hyvän hallintotavan mukaisista menettelyistä - laadukkaista talousprosesseista (ennakoivat, päätöstenmukaiset) - toiminnallisen ja taloudellisen tiedon oikeellisuudesta ja riittävyydestä - ajantasaisesta ja luotettavasta raportoinnista 2.2 Tilivelvollisuus ja hyvä hallintotapa Tilivelvollisuudella tarkoitetaan oikeudellisen vastuunalaisuuden lisäksi vastuunalaisuutta tehokkaasta johtamisesta ja ohjauksesta tavoitteiden saavuttamiseksi. Kuntalain 75 :n mukaisesti tilivelvollisina pidetään toimielimen jäseniä sekä vastuualueiden johtavia viranhaltijoita. Edellä mainittujen lisäksi tilivelvollisina voidaan pitää itsenäisestä tehtäväkokonaisuudesta vastaavia viranhaltijoita. Tilivelvolliset määritellään vuosittain kaupungin talousarviossa. Kuntalain 73 :n mukaan tilintarkastajan on sisällytettävä tilintarkastuskertomukseen lausunto sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan asianmukaisuudesta kunnassa ja kuntakonsernissa sekä esitys vastuuvapauden myöntämisestä tai mahdollisesta muistutuksesta, joka voidaan kohdistaa vain tilivelvolliseen. Tilivelvollisuus kattaa johtamis- ja ohjausvastuun lisäksi tulosvastuun, oikeudellisen, eettisen ja poliittisen tilivelvollisuuden päätösten toiminnallisista ja taloudellisista seurauksista. Tilivelvollisten viranhaltijoiden johtamis-, ohjaus- ja seurantavastuu sisältää riittävän ja tehokkaan prosessien riskienhallinnan valvonnan. Tulosvastuulla tarkoitetaan toiminnan tuloksellista järjestämistä, jolloin toiminta on tavoitteiden mukaista, vaikuttavaa ja taloudellisesti järjestettyä. Oikeudellisella vastuunalaisuudella tarkoitetaan voimassa olevan lainsäädännön ja hyvän hallintotavan (corporate governance) noudattamista kaikessa toiminnassa ja päätöksenteossa. Päätöksenteossa ja toiminnassa noudatetaan hallintolain mukaisia hyvän hallinnon oikeusperiaatteita, jotka ovat yhdenvertaisuus, tarkoitussidonnaisuus, suhteellisuus ja objektiivisuus. Luottamushenkilöt, viranhaltijat ja työsuhteiset työntekijät ovat velvoitettuja toimimaan vastuullisesti ja hyvän hallintotavan mukaisesti. Luottamushenkilöt toimivat luottamustehtävässään virkavastuulla. Hallinnossa asioivia kohdellaan tasapuolisesti sekä toimivaltaa käytetään yksinomaan lain mukaan hyväksyttäviin tarkoituksiin. Toimien on oltava puolueettomia ja oikeassa suhteessa tavoiteltuun päämäärään nähden. Lisäksi eri yksiköiden toiminnoissa noudatetaan toimintaa ohjaavia arvoja, jotka edistävät toiminnan laatua ja vaikuttavuutta. Otto-oikeus Kuntalain 51 :ssä säädetään asian ottamisesta ylemmän toimielimen käsittelyyn (otto-oikeus). Kaupunginhallitus, lauta- tai johtokunta, niiden puheenjohtajat, kaupunginjohtaja, palvelujohtaja tai kansliapäällikkö tehtäväalueillaan voivat ottaa toimielimen käsiteltäväksi asian, joka on kuntalain nojalla siirretty kunnanhallituksen alaisen viranomaisen tai kunnanhallituksen jaoston toimivaltaan ja jossa asianomainen viranomainen on tehnyt päätöksen. Toimeenpano: Yksiköiden toteuttamat toimenpiteet johdetaan arvoista, visiosta, kaupunki- ja palvelustrategiasta ja kriittisistä menestystekijöistä tehtävä-, vastuu- ja palvelualueiden johdon ja esimiesten toimesta. Tavoitteiden saavuttamisesta ja korjaavista toimenpiteistä raportoidaan säännöllisesti hallitukselle, lautakunnille ja johtokunnille. Vision, strategioiden ja kriittisten menestystekijöiden toteutumista uhkaavia riskejä arvioidaan säännöllisesti tehtävä-, vastuu- ja palvelualueiden arjessa: suunnittelussa, toiminnassa ja seurannassa. Arviointien perusteella päätetään käytännön toimenpiteistä mm. vastuuhenkilö ja aikataulu. Sisäistä valvontaa ja riskienhallintaa koskevaa koulutusta järjestetään yleisesti koko kuntakonsernissa sekä riskienhallinnan johtoryhmälle ja/tai sisäiselle tarkastukselle esitettyjen toiveiden mukaan. 6

13 126, KH :00 / Pykälän liite: Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteet Osana perehdytystä kaupunginvaltuuston, -hallituksen, lauta- ja johtokuntien jäsenille sekä viran- ja toimenhaltijoille järjestetään koulutusta hyvästä hallintotavasta. 3 Johtamis- ja hallintojärjestelmään perustuva sisäinen valvonta ja riskienhallinta Kotkan kaupungin läpinäkyvällä johtamis- ja hallintojärjestelmällä tarkoitetaan a) Arvoja, b) Toimijoita ja c) Prosessia, joiden mukaisesti kaupungin toimintaa johdetaan ja ohjataan, riskejä hallitaan ja tavoitteiden saavuttamista edistetään. Järjestelmän tulee prosessina toteutua koko kaupunkikonsernissa, kaupunkiorganisaation tehtävä-, vastuu- ja palvelualueilla. Sisäinen valvonta ja riskienhallinta ovat keskeinen osa johtamisjärjestelmää, jolla edistetään toiminnan ja henkilöstön vastuullisuutta, perustehtävien tuloksellista järjestämistä, riskien hallintaa, tuloksellisuutta, systemaattista seurantaa ja arviointia. Kuvio 1. Johtamis- ja hallintojärjestelmä I N F O R M A A T I O Johtamisen ja suoriutumisen seuranta ja arviointi Toiminnan riskien arviointi ja poikkeamiin reagointi Riskien hallinta ja mahdollisuuksien hyödyntäminen Perustehtävä ja strategiset tavoitteet (visio), toimintaympäristön analysointi Arvot, johtaminen, toimintatavat, sitoutuminen ja vastuunalaisuus T I E D O N K U L K U Johtamis- ja hallintojärjestelmällä ja siihen sisältyvillä johtamismenettelyillä edistetään sitoutumista Kotkan kaupungin ja sen eri toimintayksiköiden yhteisiin arvoihin, hyvään hallintatapaan, määriteltyihin toimintatapoihin sekä toiminnan ja ammatillisen osaamisen jatkuvaan kehittämiseen. Lisäksi lähestymistavalla luodaan toimintakulttuuri, joka kannustaa strategisten ja toiminnallisten mahdollisuuksien hyödyntämiseen. Johtamis- ja hallintojärjestelmän kuvauksella ohjataan ennakoimaan ja havaitsemaan toimintaan vaikuttavia riskejä ja mahdollisuuksia, toimintaympäristön muutoksia sekä pyritään tehokkaaseen riskienhallintaan. Ratkaisevaa järjestelmän toiminnassa, riskienhallinnassa ja tavoitteiden saavuttamisessa on tiedonkulku. 3.1 Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan määrittely Sisäinen valvonta ja riskienhallinta ovat osa kaupungin avointa johtamis- ja hallintojärjestelmää. Kaupunginhallituksen, johtavien viranhaltijoiden ja esimiesten vastuulla olevalla sisäisellä valvonnalla tarkoitetaan 1) Järjestelmää 2) Vastuullista suhtautumista 3) Kehittyneitä toimintatapoja, joilla edistetään tavoitteiden ja hyvän hallintotavan mukaista toimintaa. Kaupungin johto- tai toimintasäännöissä mainitaan tehtävät, toimivaltuudet ja vastuut, vastuunalaisuus toiminnan johtamisesta, kehittämisestä, tuloksellisuudesta, sovituista toimintatavoista ja hy- 7

14 126, KH :00 / Pykälän liite: Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteet vän hallintotavan noudattamisesta. Kaupungin toimintaan ja taloutta koskevat toimintaohjeet luovat perustan systemaattiselle toimintatavalle ja ovat osa sisäistä valvontaa ja riskienhallintaa. Henkilöstön ammatillisen osaamisen kehittäminen ja riittävät resurssit mahdollistavat laadukkaan palvelutuotannon sekä arvojen mukaisen toiminnan. Strategisten, toiminnallisten, taloudellisten ja kehittämistavoitteiden raportointivelvoitteilla aikaan saadaan vastuuta tavoitteiden mukaisesta toiminnasta. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tarkoituksena on osana johtamista varmistaa, että hallituksella, lauta- ja johtokunnilla ja johtavilla viranhaltijoilla on riittävä ja ajantasainen tieto kaupungin tehtävien toteutumisesta, tavoitteiden saavuttamisesta, toiminnan lainmukaisuudesta, varojen ja resurssien turvaamisesta sekä toiminnasta ja taloudesta. Tilintarkastuksen tarkoituksena on omalta osaltaan antaa kohtuullinen varmuus siitä, että yhteisön tilinpäätös antaa oikean ja riittävän kuvan yhteisön taloudellisesta asemasta. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tulee varmistaa kaupungin tehtävä-, vastuu- ja palvelualueiden toimintaan, toimintatapoihin ja talouteen liittyvien poikkeamien ja kehittämismahdollisuuksien ajantasainen havaitseminen. Sisäinen valvonta ja riskienhallinta toteutuvat kaupungin 1) Johtamisessa ja päätöksenteossa 2) Suunnittelussa ja ohjauksessa 3) Toiminnassa 4) Seuranta- ja raportointimenettelyissä. 3.2 Soveltaminen ja sisältö Kotkan kaupunginvaltuuston hyväksymiä sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteita sovelletaan Kotkan kaupungissa, liikelaitoksissa ja kaupungin tytäryhteisöissä. Tytäryhteisöllä voi olla omia tarkentavia ohjeitaan, mutta tällöin tytäryhteisön hallituksen tehtävänä on varmistaa, etteivät ne ole ristiriidassa kaupungin ohjeistuksen kanssa. Tytäryhteisöjen sisäisessä valvonnassa ja riskienhallinnassa tulee ottaa huomioon konserniohjeen sisältö. Kotkan kaupungin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteet määrittelevät Kotkan kaupungin ja kaupunkikonsernin riskienhallinnan päämäärän ja tavoitteet, toiminnalliset vastuut ja toteutuskeinot. Kaupunginhallitus ja toiminnasta vastuussa olevat viranhaltijat voivat antaa periaatteita tarkentavia toiminnan luonteen edellyttämiä käytännön ohjeita, joita tehtävä-, vastuu- ja palvelualueilla sekä konserniyhteisöissä tulee noudattaa. Periaatteet tulee jalkauttaa arjen toimintaan tehtävä-, vastuu- ja palvelualueilla ja konserniyhteisöissä. Käytännön jalkautusprosessit ovat ensisijaisesti johtavien viranhaltijoiden ja esimiesten vastuulla. Sisäisen valvonnan tilaa ja strategisista tavoitteista johdettuja vuositavoitteita uhkaavia riskejä seurataan osavuosikatsauksissa osana talousarvioprosessia. Lisäksi sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisen kokonaisuutta selvitetään osana tilinpäätöstä, kaupunginhallituksen tehtäviin kuuluvassa toimintakertomuksen selonteossa. Koko kaupunkikonsernin yhtenäistä riskienarviointityötä ja siihen käytettäviä työkaluja hallinnoidaan riskienhallinnan johtoryhmässä. Talousarvioprosessissa toteutettavan raportoinnin ja seurannan jalkautustyön tueksi tehtävä-, vastuuja palvelualueilla tulee olla dokumentoidut toiminta- ja taloussuunnittelukaudella suoritettavat riskienhallinnan toimenpiteitä kuvaavat vastuut ja aikataulut. Tilivelvollisten viranhaltijoiden ja esimiesten tulee suunnittelu- ja päätöksentekoprosesseissa sekä toiminnan seurannan avulla saamansa tiedon perusteella valvoa vastuullaan olevia toimintoja ja ryhtyä tarpeellisiin toimenpiteisiin, mikäli he havaitsevat lainsäädännön, johtosääntöjen tai ohjeiden vastaista toimintaa tai muutoin epätaloudellista tai tehotonta toimintaa. Vastaavissa tilanteissa myös henkilöstön tulee raportoida esimiehelleen tai tehtäväalueen johdolle havaitsemistaan epäkohdista. Tarpeellisilla toimenpiteillä tarkoitetaan riittävistä korjaavista toimenpiteistä päättämistä. 8

15 126, KH :00 / Pykälän liite: Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteet Valvontatoimien tulee olla määriteltyjä ja kohdennettuja toiminnan luonteen ja siihen liittyvien riskien perusteella. Niiden tavoitteena on edistää tehtävästä suoriutumista ja tavoitteiden saavuttamista. Valvontatoimet voivat olla ennaltaehkäiseviä, havaitsevia ja korjaavia. Ennaltaehkäiseviä valvontatoimia ovat esimerkiksi - toimivaltuudet - ohjeistukset - tehtävien eriyttäminen - käyttöoikeudet - prosessikuvaukset, itsearviointi - omaisuuden fyysinen turvaaminen - hyväksymis- ja tarkastusmenettelyt - raportointivastuut - esimiesten valvonta Havaitsevia ja korjaavia valvontatoimia (jälkikäteisvalvonta) ovat esimerkiksi - toiminnan ja tuloksellisuuden arvioinnit - toimintaan ja talouteen liittyvät seurantamenettelyt ja täsmäytykset - toimintojen ja prosessien sisäiset / ulkoiset arvioinnit - kehityskeskustelut - otto-oikeuden käyttö Toimivaltamääräyksillä, delegoinneilla, päätöksentekoprosessilla ja siihen liittyvällä viranhaltijapäätösten ohjeistuksella edistetään sisäistä valvontaa ja asiantuntevaa valmistelua sekä hyvän hallintotavan toteutumista päätöksenteossa ja taloudenhoidossa. Oikeudellisen asiantuntemuksen hyödyntämisen, esittelijöille ja päätöksentekijöille järjestettävän koulutuksen avulla ennaltaehkäistään päätöksentekoon ja sopimusmenettelyihin liittyviä riskejä. Toimivaltaisten viranhaltijoiden tulee toimia ohjeistuksen mukaisesti ja rekisteröidä kaupungin asianhallintajärjestelmään tehdyt päätökset, mikä mahdollistaa niiden valvonnan. Otto-oikeus mahdollistaa ja velvoittaa puuttumaan päätöksiin, jotka eivät ole lain tai kaupungin edun mukaisia. Kaupungin investointihankkeiden suunnittelusta, päätöksenteosta, toteutuksesta sekä seurannasta ja raportoinnista on ohjeistettu erikseen. Investointien suunnittelun tulee perustua riskiperusteisiin kuntoluokituksiin sekä uusien hankkeiden lisäarvoon. Kaupungin eri tehtävä-, vastuu- ja palvelualueilla tulee olla ohjeistuksen mukaiset, tarkoituksenmukaiset hoito- ja huoltojärjestelyt, joiden mukaisesti kiinteistöjä ja irtainta omaisuutta hallitaan. Nykykäytännön mukaan kirjanpidossa luetteloitavien hankintojen alarajana on 5.000,00 euroa. Tietohallinto hallinnoi kaupungin henkilöstön käyttöön luovutetuista työasemakohtaisista leasing-laitteista koostuvaa laiterekisteriä, jota ICT- Kymi ylläpitää. Käyttöomaisuuden riskikartoitukset suoritetaan inventointien yhteydessä. Inventointien säännönmukaisen suorittamisen ja rekistereiden ajantasaisen tiedon sekä omaisuuden fyysisen suojaamisen ja automatisoitujen hälytysjärjestelmien avulla varmistutaan omaisuuden asianmukaisesta hallinnasta, käytöstä ja suojaamisesta. Omaisuuden (ml. tietokoneet) luovuttamisen toimivaltuudet on määritelty ja menettelyt ohjeistettu. Raha- ja maksuliikenteestä (sisältäen tulojen ja menojen käsittelyn) annettujen ohjeiden mukaisesti toimittaessa varmistetaan toimenpiteiden asianmukaiset perusteet. Tulojen ja menojen tarkastus-, hyväksymis- ja valvontavastuut sekä menettelyt turvaavat kaupungin etujen valvonnan. Tehtävien eriyttämisellä ennaltaehkäistään talous- ja tietohallinnossa vaarallisia työyhdistelmiä, minkä lisäksi taloushallinnon tietojärjestelmien tunnukset ovat henkilökohtaisia (salassa pidettäviä). Varahenkilöjärjestelyillä turvataan raha- ja maksuliikenteen häiriöttömyys eri tilanteissa. Kaupungin sijoitustoiminta perustuu valtuuston hyväksymiin sijoitustoiminnan periaatteisiin, joiden perustana ovat tuottotavoitteet ja hyväksyttävä riskitaso. 9

16 126, KH :00 / Pykälän liite: Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteet Sisäinen valvonta toiminnoissa ja prosesseissa toteutuu kuviossa kaksi esitetyllä tavalla. Sisäinen valvonta ja riskienhallinta toteutuvat selkeiden tavoitteiden, niitä uhkaavien riskien hallinnan, johtamisen, riittävän ja ammattitaitoisen henkilöstön sekä kehittyneiden toimintatapojen myötä. Johdon tehtävänä on johtaa ja ohjata toimintaa ja henkilöstöä, varmistua tavoitteiden saavuttamista uhkaavien olennaisten riskien hallinnasta, seurata ja arvioida toimintatapoja sekä tavoitteiden saavuttamista. Kuvio 2. Tilivelvollisten viranhaltijoiden ja esimiesten vastuulla oleva sisäinen valvonta ja riskienhallinta 1. Selkeät toimintaa ohjaavat tavoitteet 2. Tehtävien, toimivaltuuksien ja vastuiden täsmällinen määrittely 3. Tavoitteiden saavuttamista uhkaavien riskien tunnistaminen, arviointi ja toimintatapojen määrittely 4. Toiminnan johtaminen ja ohjaus eli keinot tavoitteiden saavuttamiseksi 5. Henkilöstöjohtaminen tavoitteiden mukaiseesti m. rekrytointi, perehdytys ja koulutus 6. Kehittyneet, systemaattiset toimintatavat ja suoriutumisen arviointi Valvonnan ja vastuullisen toiminnan toteutumiseksi esimiesten tehtävänä on edistää alaisensa henkilöstön tietoisuutta ja sitoutumista ohjeiden mukaiseen toimintaan työtehtävissään sekä ammatillisen osaamisen kehittymiseen. Esimiesten tulee systemaattisin viestintä-, perehdytys- ja koulutusmenettelyin, prosessikuvausten, kehityskeskusteluiden ja tehtävänkuvien avulla varmistaa, että työntekijät ovat tietoisia omista tehtävistään ja toimintaa ohjaavista tavoitteista sekä toimintaan vaikuttavista sopimuksista. Tehtävä-, vastuu- ja palvelualueiden johtajien vastuulla on toiminnan luonteen perusteella riittävien riskienhallinnan menettelyiden ja valvontatoimien luominen. Keskitetysti ohjeistettavia prosesseja ovat mm. ydintoiminnot ja niihin liittyvät prosessit, päätöksenteko, henkilöstöhallinto, hankintatoimi, tietojärjestelmät, tila- ja asiakirjahallinto. 10

17 126, KH :00 / Pykälän liite: Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteet Toimeenpano: Tarkoituksenmukaiset toimivaltuudet, delegointipäätökset ja niiden seurantamenettelyt luodaan systemaattisiksi. Päätöksentekoon osallistuville viranhaltijoille järjestetään säännönmukaisesti koulutusta päätösten valmistelusta, esittelystä ja hyvästä hallintotavasta. Omaisuuden hoito- ja huoltojärjestelyjä seurataan ja arvioidaan säännöllisesti sekä omaisuusrekisterien ajantasaisuutta valvotaan. Vuosittain inventointien yhteydessä arvioidaan omaisuuden hallintaan ja käyttöön liittyviä riskejä ja niiden hallinnan menettelyitä. Kaupungin johtosääntöjen määräyksiä sekä sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteisiin sisältyviä menettelyitä, niiden tarkoituksenmukaisuutta ja ajantasaisuutta arvioidaan säännöllisesti. Sisäisestä valvonnasta ja riskienhallinnasta järjestetään säännöllisesti koulutusta ja periaatteet sisällytetään uuden henkilöstön perehdytysmateriaaliin. Kaupungin johtamisen, ohjauksen, toiminnan, seurannan ja arvioinnin prosesseja ja menettelyitä (johto- ja ohjesäännöt, prosessikuvaukset, talousarvion laadintaohjeet, suunnitelmat jne.) arvioidaan ja kehitetään ohjeen perusteella. Riskien tunnistamiseksi ja arvioimiseksi sekä osana sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteiden jalkautusta, riskienhallinnan johtoryhmässä laaditaan tarvittavat työkalut ja käytännön ohjeet. Käyttö ohjeistetaan yhteistyössä talouden vastuualueen ja sisäisen tarkastuksen kanssa. Vastuualueilla määritellään olennaisten riskien hallintaa ja valvontaa koskevat menettelyt osaksi henkilöstön tehtäviä ja tehtävänkuvia sekä prosessikuvauksia. Toiminnan ja tavoitteiden saavuttamista seurataan ja itsearvioidaan systemaattisesti. Arviointien tulokset raportoidaan hallitukselle, lauta- ja johtokunnille ohjeistuksen mukaisesti. 4 Toimijat, tehtävät ja vastuut Kaupunginvaltuuston ja hallituksen, lauta- ja johtokuntien, kaupungin johtoryhmän ja tehtävä- ja vastuualueiden johtoryhmien keskeisiin tehtäviin ja vastuisiin kuuluu osana strategista johtamista ja suunnittelua ulkoisen tiedon ja toimintaympäristön analysointi sekä ennakointitiedon hyödyntäminen. Hallitus seuraa ja arvioi päätöksentekoa, suunnitelmien toteutumista, riskienhallintaa ja tavoitteiden saavuttamista saamansa tiedon ja asiakirjojen perusteella. Lähtökohtana on toiminnan läpinäkyvyys ja asiakirjojen julkisuus (Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta /621). Sisäisen valvonnan erillisarviointeja suoritetaan arvioituihin riskeihin ja jatkuvan seurannan tuloksiin perustuen. Erillisarviointeja voivat suorittaa mm. kaupungin tehtävään määrätty viranhaltija, organisaation itsearvioitsijat, sisäiset ja ulkoiset auditoijat sekä sisäinen tarkastus. Kaupunginhallituksen ja muiden tilivelvollisten toimielinten tulee olla tietoisia asetettuihin tavoitteisiin liittyvistä olennaisista riskeistä, niiden hallinnan menettelyistä sekä tavoitteiden saavuttamisesta. Hallituksen tulee myös seurata ja valvoa riskien kartoitusten, arviointien suorittamisen systemaattisuutta ja edellyttää raportointia arviointien tuloksista ja tarvittavista kehittämisalueista. 4.1 Kaupunginvaltuusto Valtuusto päättää toiminnan ja talouden keskeisistä tavoitteista, konserniohjauksen periaatteista, hallinnon järjestämisen perusteista sekä talouden, rahoituksen ja sijoitustoiminnan perusteista ja hyväksyy talousarvion (kuntalaki 13 ). Valtuusto ottaa riskinäkökulman huomioon hyväksyessään kaupungin ja kaupunkikonsernin kriittiset menestystekijät, strategiset päämäärät, toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet, kehittämistavoitteet, osoittaessaan resursseja sekä tehdessään päätöksiä. Valtuustolla on kokonaisvastuu kunnan toiminnasta ja taloudesta. Valtuusto vastaa strategisesta päätöksenteosta ja koko kuntakonsernin tavoitteiden asettamisesta, toiminnan ja talouden tasapainosta sekä toiminnan arvioinneista ja seurannan järjestämisestä. Valtuusto myös hyväksyy sisäi- 11

18 126, KH :00 / Pykälän liite: Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteet sen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteet. Tietoturvallisuuden riskienhallinnan perustana oleva Kotkan kaupungin yleinen tietoturvapolitiikka on hyväksytty kaupunginvaltuustossa Valtuuston strateginen päätöksentekorooli korostaa vastuullista ja ennakoivaa toimintatapaa. Kaupunginvaltuuston ja koko kuntakonsernin ratkaisujen tulee perustua riskien sekä päätösten ennakkovaikutusten (EVA) ja niiden seurausten läpinäkyvään arviointiin. Myös Kuntaliitto on antanut yleiskirjeensä Suositus vaikutusten ennakkoarvioinnista kunnallisessa päätöksenteossa Suosituksen mukaan päätöksiä valmisteltaessa ja tehtäessä tulee ottaa huomioon, miten ne vaikuttavat kuntalaisiin, ympäristöön, organisaatioon ja henkilöstöön sekä talouteen. Päätösesitysten vaikutusta tulee arvioida sekä lyhyellä että pitkällä aikajänteellä päätöksestä riippuen. Kuntaliitto suosittelee, että päätösesityksissä ja tavoitteita asetettaessa esitetään vaihtoehtoja ja valmistelijan esityksen rinnalle nostetaan ainakin nollavaihtoehto, jossa on kuvattu, mitä tapahtuu, jos asialle ei tehdä mitään. Vähin vaatimus on se, että tehdyn päätösesityksen vaikutukset arvioidaan, jos vaihtoehtoisia päätösesityksiä ei ole mahdollista tehdä. Kunnan on tarpeen linjata itselleen, mitkä päätökset vaativat ennakkoarviointia ja keskittyä arvioimaan vain niitä päätöksiä ja tavoitteita, joilla on merkittäviä vaikutuksia. Kunta voi tehdä listan siitä, millaiset asiat on tarpeen ottaa ennakkoarvioinnin kohteeksi. Valtuusto linjaa hallituksen talousarvion ja suunnitelman sekä strategioiden valmistelua. Valmistelu perustuu vähintään kerran toiminta- ja taloussuunnitelmakaudessa suoritettavaan toimintaympäristöanalyysiin, strategisiin painopistealueisiin ja päämääriin, kehittämistavoitteisiin sekä toiminnan ja talouden arviointeihin. Valtuusto ottaa päätöksenteossaan huomioon kuntalaisiin, ympäristöön, organisaatioon, henkilöstöön, talouteen, omaisuuteen ja tietojärjestelmiin liittyvät riskit. Valtuustotyöskentelyn periaatteiden ja menettelyiden tulee varmistaa vastuunalaisuus, strategisten mahdollisuuksien hyödyntäminen, riskien tunnistaminen ja arviointi sekä hallinta. Kuntalain 27 :n mukaan valtuuston on pidettävä huolta siitä, että kunnan asukkailla ja palvelujen käyttäjillä on edellytykset osallistua ja vaikuttaa kunnan toimintaan. 4.2 Kaupunginhallitus Kaupunginhallitus vastaa kaupungin hallinnosta ja talouden hoidosta (kuntalaki 23 ). Kaupunginhallitus antaa määräykset ja ohjeet hallinnosta ja taloudesta sekä niiden suunnittelusta, henkilöstöpolitiikasta, hankinnoista, omaisuuden hoidosta ja hallinnasta (ml. vakuuttaminen) sekä arkistotoimesta. Hallituksen vastuulla on myös kaupungin sisäisen valvonnan ja riskienhallintaprosessin asianmukaisuus, josta annetaan vuosittain selonteko tilinpäätökseen sisältyvässä toimintakertomuksessa. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan menettelytavat ovat osa tavanomaisia prosesseja, joiden osalta hallituksen tehtävänä on varmistaa, että toimintaprosesseissa on huomioitu riskinäkökulma. Kunnan konsernijohtoon kuuluvat kunnanhallitus, kunnanjohtaja tai pormestari ja muut johtosäännössä määrätyt viranomaiset (kuntalaki 25a ). Konsernijohto vastaa kuntakonsernin ohjauksesta ja konsernivalvonnan järjestämisestä. Kaupunginhallitus antaa selonteon sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan kokonaisvaltaisesta järjestämisestä kuntakonsernissa. Kokonaisvaltaisuus tarkoittaa sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan ulottumista myös ulkoistettuihin palveluihin. Kaupunginhallitus ottaa riskinäkökulman huomioon päätöksenteossaan, toiminnan suunnittelussa ja seurannassa. Kaupunginhallituksen ja koko kuntakonsernin ratkaisujen tulee perustua riskien sekä päätösten ennakkovaikutusten (EVA) ja niiden seurausten läpinäkyvään arviointiin. Kaupunginhallituksen tehtävänä on seurata ja valvoa kaupungin ja kaupunkikonsernin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toimivuutta ja tehokkuutta ja laatia toimintakertomukseen selonteko sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä kuntakonsernissa. Toimintakertomuksessa tulee antaa tietoja olennaisista kunnan ja kuntakonsernin talouteen liittyvistä asioista, joista ei ole annettu muutoin tietoa taseessa, tuloslaskelmassa tai rahoituslaskelmassa. Tällaisia asioita ovat ainakin arvio todennäköisestä tulevasta kehityksestä sekä tiedot sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja keskeisistä johtopäätöksistä kuntakonsernissa (kuntalaki 69 ). Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisellä tarkoitetaan täsmällistä tehtävien, toimivaltuuksien ja vastuiden määrittelyä, riittävää ohjeistusta sekä kehittyneitä johtamisen, ohjauksen, seurannan ja arvioinnin prosesseja. Hallitus ohjeistaa sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjes- 12

19 126, KH :00 / Pykälän liite: Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteet tämistä periaatteisiin pohjautuen. Toiminnan suunnittelu- ja päätöksentekoprosesseissa otetaan huomioon hyväksyttävä riskitaso yhteistyössä hallituksen, lauta- ja johtokuntien sekä tilivelvollisten viranhaltijoiden kanssa. Hallituksen tulee toiminnallaan edistää läpinäkyvän ja kokonaisvaltaisen johtamiskulttuurin kehittymistä. Keskeisen perustan johtamiskulttuurille luovat hallituksen jäsenten ja viranhaltijoiden rehellisyys, asiantuntemus, sitoutuminen ja vastuullisuus sekä kyky rakentavaan yhteistyöhön. Lisäksi erityinen merkitys on hallitustyöskentelyn johtamisella, asiantuntevalla valmistelulla, periaatteilla ja käytännön menettelyillä. Kaupunginhallituksen jäsenten tuntemusta kunnan toiminnasta ja tehokasta työskentelyä edistetään systemaattisin perehdytys- ja koulutusmenettelyin. Jotta hallituksen työskentely tuottaa lisäarvoa, työskentelyn tulee kohdistua olennaisiin, strategisiin asiakokonaisuuksiin. Perustana ovat valtuuston hyväksymät strategiset, toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet, kuntalaisten tarpeet sekä hyvä hallintotapa. Olennainen osa hallituksen toimintaa on läpinäkyvä päätöksenteko, jossa otetaan systemaattisesti huomioon toimintaan ja eri ratkaisuvaihtoehtoihin liittyvät riskit, niiden merkitys ja hallinta. Hallituksen tulee myös seurata ja arvioida erityisesti strategisten tavoitteiden saavuttamista ja toiminnan tuloksellisuutta sekä raportoida niistä valtuustolle. Se edistää tilivelvollisuutta toiminnasta ja kehittämisestä. Hallitus arvioi säännöllisesti omaa johtamistaan, työskentelyään ja suoriutumistaan. Kaupungin konsernijaosto huolehtii konserniohjauksen kehittämisestä, kaupungin liikelaitosten ja konserniyhteisöjen sekä kuntayhtymien omistajaohjauksesta, toiminnan ohjaamisesta ja valvonnasta. Sen tehtävänä on johtaa kaupungin elinkeinopoliittista valmistelua, valmistella kaupunginhallituksen käsittelyä varten kaupungin tulevaisuuden ja kehittämisen kannalta merkittävät ja laajakantoiset strategiset asiat, kuten esimerkiksi merkittävimmät maankäyttöön ja talouteen liittyvät periaateratkaisut, kuntien välisen yhteistyön kannalta merkittävät kehityshankkeet, kaupungin yleiseen edunvalvontaan liittyvät hankkeet ja muut asiat, jotka kaupunginhallitus on antanut sen valmisteltaviksi (Kotkan kaupunginhallituksen johtosääntö kv / 8 ). Lisäksi Kotkan kaupungin konserniohjeissa / kv määritellään kuntakonsernin johtamista, kaupungin ohjausvallan käyttämistä ja konsernijaoston tehtäviä. Henkilöstöpolitiikkaa koskevat periaateratkaisut määritellään kaupunginhallituksen / 101 asettamassa henkilöstöjaostossa. Kaupunginhallituksen alaisten konserni- ja hyvinvointipalvelujen tehtäväalueiden, Kotkan kaupunkiorganisaation 12 vastuualueen ja niiden alaisten palvelualueiden sekä hallinnossa toimivien johtoryhmien tehtävänä on edistää kaupungin strategian ja siitä johdettujen strategisten päämäärien ja tavoitteiden saavuttamista. Johtoryhmien avulla koordinoidaan ja valvotaan myös sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toimeenpanoa. Kaupunginhallitus ohjaa sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteiden toimeenpanoa ja valvoo niiden systemaattisuutta sekä riittävyyttä. Ohjeita päivitetään tarpeen mukaan tai valtuustokausittain. Periaatteissa otetaan huomioon kaupunkikonsernin strategiset ja muut tavoitteet sekä toimintaympäristön muutokset ja analysointien tulokset. Kaupunginhallitus voi valvontatehtävässään käyttää apunaan sisäisen tarkastuksen toimintoa. Kaupunginhallituksen tehtävänä on määritellä esimerkiksi tilinpäätöksen laadintaohjeistuksen liitteeksi toimintatavat (ml. riskien arvioinnin työkalut), vastuut, käsittely tilivelvollisissa toimielimissä ja aikataulu selonteon perustaksi vaadittavan tiedon keruusta ja arvioinnista. Kaupunginhallitus voi tarpeen mukaan antaa sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteita tarkentavia ja täydentäviä käytännön ohjeita. 4.3 Kaupunginjohtaja Kunnan hallintoa, taloudenhoitoa sekä muuta toimintaa johtaa kunnanhallituksen alaisena kunnanjohtaja tai pormestari (kuntalaki 24 ). Kotkan kaupunginjohtajalla on asemansa perusteella kokonaisvastuu sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteita koskevan prosessin toimeenpanosta, toteuttamisesta ja raportoinnista kaupunginhallitukselle. Kaupunginjohtaja raportoi kaupunginhallitukselle myös toimintaan liittyvistä tunnistetuista ja toteutuneista riskeistä sekä riskienhallintatoimenpiteiden toteutuksesta ja riittävyydestä. 13

20 126, KH :00 / Pykälän liite: Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteet Kaupunginjohtaja ottaa riskinäkökulman huomioon päätöksenteossaan, toiminnan suunnittelussa ja seurannassa. Kaupunginjohtajan ratkaisujen tulee perustua riskien, päätösten erilaisten vaikutusten ja niiden seurausten läpinäkyvään arviointiin. Kaupunginjohtaja seuraa aktiivisesti kaupungin ja kaupunkikonsernin toimintaympäristöä ja siinä tapahtuvia muutoksia ja informoi kaupunginhallitusta mahdollisista uusista riskeistä, strategisista ja toiminnallisista mahdollisuuksista. Kaupunginjohtaja käyttää riskienhallinnassa apunaan sisäistä tarkastusta ja riskienhallinnan johtoryhmää. 4.4 Lauta- ja johtokunnat Lauta- ja johtokuntien sekä niiden jaostojen ja toimikuntien asemaa ja tehtäviä käsitellään kuntalain 17 :ssä. Tehtävät keskittyvät kaupunginhallituksen valmistelulinjausten mukaisesti palvelujen järjestämiseen ja kehittämiseen siten, että palveluilla pyritään edistämään kuntalaisten hyvinvointia ja kestävää kehitystä. Niissä päätetään tehtävä-, vastuu- ja palvelualueiden palvelujen järjestämistavasta vision, strategisten päämäärien ja kriittisten menestystekijöiden mukaisesti. Toimintaa suunnitellaan ja palveluiden järjestämistä koordinoidaan muiden tehtävä-, vastuu- ja palvelualueiden kanssa. Lautakunnat vastaavat toiminnan tulosten ja talousarvion toteutumisen seurannasta sekä toiminnan vaikuttavuudesta ja tuottavuudesta. Lauta- ja johtokunnat toimivat palveluiden asiakaspinnassa ja vastaavat systemaattisten asiakaspalautejärjestelmien ja -osallisuuden hyödyntämisestä palveluiden kehittämisessä. Lauta- ja johtokunnat vastaavat riskienhallinnan asianmukaisesta järjestämisestä omalla tehtäväalueellaan ottaen huomioon kaupungin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteet ja niitä mahdollisesti täydentävät käytännön ohjeet. Lauta- ja johtokunnat ottavat ennakoivan ja riskinäkökulman huomioon päätöksenteossaan, toiminnan suunnittelussa ja seurannassa. Lauta- ja johtokuntien ratkaisujen tulee perustua riskien, päätösten erilaisten vaikutusten ja niiden seurausten läpinäkyvään arviointiin. Kuntalain 87 c :n mukaan kunnallisen liikelaitoksen johtokunta vastaa sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan asianmukaisesta järjestämisestä. Lauta- ja johtokunnat valvovat sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteiden ja käytännön toimenpideohjelmien toteutumista omalla tehtäväalueellaan ja tarpeen mukaan antavat toiminnan luonteen edellyttämiä täydentäviä ohjeita. Lauta- ja johtokunnat päättävät johtavien viranhaltijoiden raportoinnin perusteella tarpeellisista riskienhallinnan toimenpiteistä siltä osin, kun edellytetään koko tehtäväaluetta koskevia toimenpiteitä. Lauta- ja johtokuntien tehtävänä on aktiivisesti seurata tehtäväalueen toimintaympäristöä ja siinä tapahtuvia muutoksia ja informoida kaupunginjohtajaa ja kaupunginhallitusta mahdollisista riskeistä, strategisista ja toiminnallisista mahdollisuuksista. Lauta- ja johtokunnat raportoivat kaupunginjohtajalle ja kaupunginhallitukselle osana kaupungin normaalia raportointia. Kaupunginhallituksen hallituksen selonteon perustaksi lauta- ja johtokunnat raportoivat sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja toimivuudesta. 4.5 Johtavat viranhaltijat ja esimiehet Johtavien viranhaltijoiden ja esimiesten tehtävänä on luoda kehittämismyönteistä ja vastuullisuutta korostavaa toimintakulttuuria, joka luo perustan palveluiden laadukkaalle tuottamiselle ja toiminnan tuloksellisuudelle. Vastuullinen toiminta varmistaa toiminnan jatkuvan kehittämisen sekä ratkaisukeskeisen suhtautumisen ja toimintatavan. Johtavien viranhaltijoiden ja muun henkilöstön tehtävänä on toimia tavoitteiden, ohjeistuksen, prosessikuvausten sekä työ- ja tehtäväkuvaustensa edellyttämällä tavalla ja aktiivisesti ylläpitää ja kehittää ammatillista osaamistaan. Lisäksi esimiesten tulee kannustaa henkilöstöä nostamaan esille toimintatapoja, joilla voidaan kehittää toimintaa, palveluprosesseja ja palvelun laatua sekä varmistaa kaupungin omaisuuden hoitoa ja varojen tehokasta ja asianmukaista käyttöä. Viranhaltijoiden on suoritettava virkasuhteeseen kuuluvat tehtävät asianmukaisesti ja viivytyksettä noudattaen asianomaisia säännöksiä ja määräyksiä sekä työnantajan työnjohto- ja valvontamääräyksiä. Viranhaltijan on toimittava tehtävässään tasapuolisesti ja käyttäydyttävä asemansa ja tehtävänsä edellyttämällä tavalla. Viranhaltija ei saa vaatia, ottaa vastaan tai hyväksyä sellaista talou- 14

21 126, KH :00 / Pykälän liite: Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteet dellista tai muuta etua, joka on omiaan heikentämään luottamusta viranomaistoimintaan. Kotkan kaupungilla on kaupunginhallituksen hyväksymät ohjeet, joissa on käsitelty vieraanvaraisuutta, edustamista ja lahjoja koskevia käytäntöjä. Myös työsopimussuhteisten työntekijöiden on tehtävä työnsä huolellisesti noudattaen niitä määräyksiä, joita työnantaja antaa toimivaltansa mukaisesti työn suorittamisesta. Johtavat viranhaltijat ja toimintayksiköiden esimiehet vastaavat oman tehtävä-, vastuu- tai palvelualueensa riskien tunnistamisesta ja arvioinnista sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteiden ja ohjeiden mukaisesti. Kuntalain 87 d :n mukaan kunnallisen liikelaitoksen johtajan tulee huolehtia sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä. Johtavat viranhaltijat ja esimiehet ottavat riskinäkökulman huomioon päätöksenteossaan, toiminnan suunnittelussa ja seurannassa. Heidän ratkaisujensa tulee perustua riskien, päätösten ennakoivien vaikutusten ja niiden seurausten läpinäkyvään arviointiin. Johtavat viranhaltijat ja esimiehet päättävät tarpeellisista riskienhallintatoimenpiteistä silloin, kun toimenpide koskee tiettyä vastuu- tai palvelualuetta tai toimintoa. Johtavat viranhaltijat raportoivat sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteiden toimeenpanosta ja toteutuksesta sekä mm. niiden yhteydessä tunnistetuista ja toteutuneista riskeistä. Päätetyistä riskienhallinnan toimenpiteistä raportoidaan lauta- ja johtokunnalle osana normaaleja raportointikäytäntöjä. 4.6 Tietohallintopäällikkö Tietoturvan organisointi ja vastuut kaupunkikonsernissa on määritelty Tietoturvapolitiikan (kv ) luvussa 2, s. 4 alkaen. Tietohallintopäällikkö vastaa tietoturvallisuuteen liittyvien riskien seurannasta, raportoinnista, viestinnästä sekä riskien hallintaan liittyvien kehittämishankkeiden valmistelusta ja toteutuksesta. Tietohallintopäällikkö ottaa riskinäkökulman huomioon päätöksenteossaan, toiminnan suunnittelussa ja seurannassa. Hänen ratkaisujensa tulee perustua riskien, päätösten ennakkovaikutusten ja niiden seurausten läpinäkyvään arviointiin. Tietohallintopäällikkö vastaa saamiensa toimintavaltuuksien puitteissa tietoturvallisuuden tavoitteiden ja periaateratkaisujen valmistelusta, toteutuksesta ja valvonnasta sekä tietoturvatietouden edistämisestä. Tietohallintopäällikkö vastaa myös tietoturvakoulutuksesta. Tietoteknisen osaamisen hyödyntämistä varten tietohallinto rakentaa ja ylläpitää vastuualueiden yhteistoimintaverkostoa. Tätä työtä tehdään tietotekniikan yhteistyöryhmässä, jossa on mukana tietohallinnon lisäksi kattava edustus vastuualueilta. Nykyiseen kokoonpanoon kuuluu noin 15 jäsentä. Kaupungin ja sen eri tehtävä-, vastuu- ja palvelualueiden tulee hyvän tiedonhallintatavan luomiseksi ja toteuttamiseksi huolehtia asiakirjojen ja tietojärjestelmien sekä niihin sisältyvien tietojen asianmukaisesta saatavuudesta, käytettävyydestä ja suojaamisesta sekä eheydestä ja muusta tietojen laatuun vaikuttavista tekijöistä. Kaupungin palveluksessa olevien kouluttamisella varmistetaan heidän tietoisuutensa käsiteltävien asiakirjojen julkisuudesta sekä tietojen antamisessa ja käsittelyssä sekä niiden ja asiakirjojen ja tietojärjestelmien suojaamisessa noudatettavista menettelyistä. Säännönmukaisella koulutuksella varmistetaan ymmärrys tietoturvallisuusjärjestelyistä ja tietoisuus tehtävänjaoista, samoin kuin siitä, että hyvän tiedonhallintatavan toteuttamiseksi annettujen säännösten, määräysten ja ohjeiden noudattamista valvotaan esimiesten toimesta. Kaupungissa varmistetaan käytössä olevien tietojärjestelmien toimivuus ja asianmukaisuus tietojärjestelmien kriittisyysluokittelun perusteella. Tietojärjestelmien kuvauksista pidetään luetteloa (kokonaisarkkitehtuuri). Kaupungin johto ja henkilöstö osallistuvat säännöllisesti tietoturvakoulutukseen ja kaupungissa on tietoturvapolitiikka ja sitä täydentävät käytännön ohjeet, joiden noudattamista valvotaan. 4.7 Sisäinen tarkastus Sisäinen tarkastus on suunnitelmallista, riippumatonta ja objektiivista arviointi-, varmistus- ja konsultointitoimintaa, joka on luotu tuottamaan lisäarvoa organisaatiolle ja parantamaan sen toimintaa. 15

22 126, KH :00 / Pykälän liite: Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteet Sisäinen tarkastus on osa kaupungin johtamis- ja hallintojärjestelmää, jonka asiantuntemusta kaupunginhallitus ja johtaja tarvittaessa käyttävät vastatakseen valvontavelvollisuudestaan. Sisäinen tarkastus tukee kaupunginjohtajaa ja konsernijohtoa kaupungin arvojen toteuttamisessa ja tavoitteiden saavuttamisessa tarjoamalla järjestelmällisen lähestymistavan organisaation riskienhallinta-, valvonta-, johtamis- ja hallintoprosessien arviointiin ja kehittämiseen. Sisäinen tarkastus toimii kaupunginhallituksen ja -johtajan alaisuudessa. Sen tehtävänä on arvioida ja tehdä kehittämisehdotuksia johtamisen, sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan prosessien kehittämiseksi. Sisäinen tarkastus voi kouluttaa, konsultoida ja osallistua asiantuntijan ominaisuudessa erilaisiin kehittämistyöryhmiin. Kotkan kaupungin sisäisen tarkastuksen tehtävänä on arvioida kaupungin johtamis-, hallinto- ja riskienhallintaprosesseja sekä antaa tarpeen mukaan niitä koskevia suosituksia ja kehittämisehdotuksia. Sisäinen tarkastus raportoi kaupunginjohtajalle ja kaupunginhallitukselle sekä toimii yhteistyössä ja vuorovaikutuksessa ulkoisen tarkastuksen kanssa. Tarkastussäännön (kv ) 4 :n mukaisesti sisäinen tarkastus raportoi toimenpiteistään tarkastuslautakunnalle 4 kertaa vuodessa. Lisäksi sisäinen tarkastus ottaa toimintansa perusperiaatteina huomioon kulloinkin voimassa olevat yleiset kansainväliset ammattistandardit ja eettiset säännöt. 4.8 Ulkoinen tarkastus Valtuusto valitsee toimikauttaan vastaavien vuosien hallinnon ja talouden tarkastamista varten yhden tai useamman tilintarkastajan, joka toimii tehtävässään virkavastuulla (kuntalaki 72 ). Tilintarkastajan on tarkastettava onko kunnan ja kuntakonsernin sisäinen valvonta ja riskienhallinta sekä konsernivalvonta järjestetty asianmukaisesti (kuntalaki 73 ). Tilintarkastajan on voitava todentaa, että kaupunginhallitus (sekä lauta- ja johtokunnat) seuraa ja arvioi dokumentoidusti sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan sekä konsernivalvonnan toimeenpanoa ja tuloksellisuutta. Tarkastuslautakunta valmistelee valtuuston päätettäväksi hallinnon ja talouden tarkastusta koskevat asiat sekä arvioi, ovatko valtuuston asettamat toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet toteutuneet. Tilintarkastus ja tarkastuslautakunta yhdessä muodostavat kaupungin ulkoisen tarkastuksen toiminnon. Kuntalaissa mainittujen tehtävien lisäksi tarkastuslautakunnan tehtäviin kuuluvat tarkastussäännön (kv ) 4 :ssä mainitut kokonaisuudet. Tarkastuslautakunnan arviointitoiminta perustuu kirjalliseen toimintasuunnitelmaan ja systemaattisiin arviointimenettelyihin ja -kriteereihin. Arviointitoiminnan tulee tuottaa lisäarvoa ja lautakunta pyytää säännöllisesti palautetta arviointiensa tuottamasta lisäarvosta valtuustolta, hallitukselta, lauta- ja johtokunnilta ja johtavilta viranhaltijoilta. Ulkoinen tarkastus toimii yhteistyössä ja vuorovaikutuksessa sisäisen tarkastuksen kanssa. Arviointitoiminnassa noudatetaan luottamuksellisuuden ja objektiivisuuden periaatteita. Tarkastuslautakunnan raportoinnin tulee olla todennettavaa, täsmällistä ja rakentavaa. 4.9 Konserniyhteisöjen hallitukset ja toimitusjohtajat Konserniyhteisöjen hallitusten tehtävänä on huolehtia yhtiön hallinnosta ja sen asianmukaisesta järjestämisestä. Hallitus vastaa siitä, että yhtiön kirjanpidon ja varainhoidon valvonta on asianmukaisesti järjestetty. Hallitus ohjaa ja valvoo yhtiön toimivaa johtoa, nimittää ja erottaa toimitusjohtajan, hyväksyy yhtiön strategian ja valvoo sen toteuttamista, hyväksyy sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteet ja varmistaa johtamisjärjestelmän toimivuuden. Hallituksen vastuukokonaisuus käsittää yhtiön hyvän johtamis- ja hallintojärjestelmän, riskienhallinnan sekä toiminnallisen ja taloudellisen raportointijärjestelmän toimivuuden valvonnan. Konserniyhteisöjen tulee toiminnassaan ottaa huomioon kaupungin omistajapoliittiset linjaukset ja niistä johdetut toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet, konserniohjeet sekä sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteet. Konserniyhteisöjen tulee raportoida konsernijohdolle sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja toimivuudesta vähintään osavuosikatsauksissa sekä tilinpäätöksen toimintakertomuksen laadintaprosessissa. 16

23 126, KH :00 / Pykälän liite: Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteet Konserniyhteisöjen toimitusjohtajien tehtävänä on hoitaa yhtiön juoksevaa hallintoa lain ja hallituksen antamien ohjeiden ja määräysten mukaisesti. Toimitusjohtaja vastaa yhtiön kirjanpidon lainmukaisuudesta ja varainhoidon luotettavasta järjestämisestä. Toimitusjohtaja on velvollinen toimeenpanemaan hallituksen hyväksymän strategian ja järjestämään sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan valtuuston hyväksymien periaatteiden mukaisesti. Konserniyhteisöjen hallitukset vastaavat yhdessä toimitusjohtajan kanssa sisäisen valvonnan, riskien hallinnan sekä riskienhallintaprosessien kokonaisvaltaisuudesta ja systemaattisuudesta. Konserniyhteisöjen hallitukset ja toimitusjohtajat ottavat riskinäkökulman huomioon päätöksenteossaan, toiminnan suunnittelussa ja seurannassa. Heidän ratkaisujensa tulee perustua riskien, päätösten ennakoivien vaikutusten ja niiden seurausten läpinäkyvään arviointiin. Konserniyhteisöjen tulee kaupungin raportointiohjeiden mukaisesti raportoida Kotkan kaupungille merkittävistä riskeistä sekä sisäisen valvonnan ja riskienhallintansa toimivuudesta ja riittävyydestä. Konserniohjauksen periaatteet ovat konserniohjeissa, joissa käsitellään emoyhteisön ja tytäryhteisöjen välisiä strategisia, taloudellisia ja operatiivisia linjauksia yhteisen tahto- ja tietotilan saavuttamiseksi. Yhteiseen ohjauskokonaisuuteen kuuluvat myös vakuuttamispoliittiset ratkaisut Riskienhallinnan johtoryhmä Kotkan kaupungissa toimii kaupunginjohtajan johtoryhmän asettama riskienhallinnan johtoryhmä, jonka keskeiset tehtävät ovat: 1) Kilpailuttaa Kotkan kaupungin vakuutuspalvelut 2) Vakuuttaa kaupungin omaisuus, henkilöstö ja toiminnot ja suorittaa näiden seurantaa, 3) Kehittää kaupungin ja kaupunkikonsernin sisäistä valvontaa ja riskienhallintaa ja tehdä/teettää tarvittavat riskianalyysit, 4) Laatia kaupungin riskienhallintasuunnitelma 5) Päivittää kaupungin vahinkorahaston säännöt 6) Ohjeistaa ja tiedottaa kaupunginsisäisestä valvonnasta ja riskienhallinnasta. Riskienhallinnan johtoryhmän tulee muodostaa kokonaisvaltainen näkemys kaupungin riskienhallinnasta. Johtoryhmän keskeisenä tehtävänä on varmistaa, että kaupungin ja kaupunkikonsernin strategiset, taloudelliset, operatiiviset ja vahinkoriskit on olennaisilta osin tunnistettu ja arvioitu ja riskeille on määritelty tarvittavat hallintakeinot. Johtoryhmä koordinoi riskien arviointityökalujen valmistelua. Työkaluja hyödyntämällä kaupungin ja kaupunkikonsernin riskejä voidaan arvioida kokonaisvaltaisesti ja sopia hyväksyttävistä menettelyistä Talous- ja rahoitusjohtaja Kotkan kaupungin talous- ja rahoitusjohtajan vastuualueeseen kuuluvat takaustoiminnan, riskienhallinnan ja vakuuttamisen hoitaminen. Talous- ja rahoitusjohtajan työssä painottuvat vahinkoriskien hallinta vakuutusten avulla sekä kaupungin ja kaupunkikonsernin rahoitusriskien hallinta. Talous- ja rahoitusjohtaja raportoi kaupunginjohtajalle tunnistetuista ja toteutuneista rahoitus- ja vahinkoriskeistä sekä suoritetuista riskienhallintatoimenpiteistä Henkilöstö Kotkan kaupungin ja konserniyhteisöjen henkilöstöllä on keskeinen asema sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteiden toteutumisessa ja toteuttamisessa. Henkilöstön tehtävänä on suorittaa toimen- ja tehtävänkuvausten mukaiset tehtävät ja noudattaa toimintaa koskevaa ohjeistusta ja prosessikuvauksia. Heidän tulee toiminnallaan edistää myös tavoitteiden saavuttamista sekä omaisuuden asianmukaista hallintaa. Henkilöstölle järjestetään säännöllisesti ja tarpeen mukaan koulutusta sisäisestä valvonnasta ja riskienhallinnasta riittävän riskitietoisuuden varmistamiseksi. Henkilöstön tulee sitoutua oman ammatillisen osaamisen jatkuvaan ylläpitoon ja kehittämiseen. Johdon ja esimiesten tulee huolehtia, että henkilöstö voi vaivatta ja kannustavassa ilmapiirissä saattaa esimiehensä tietoisuuteen toimintaan liittyviä riskejä ja kehittämismahdollisuuksia. 17

24 126, KH :00 / Pykälän liite: Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteet Toimeenpano: Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteita toteutetaan kaupungin tehtävä-, vastuu- ja palvelualueiden prosesseissa. Niiden toimeenpanovastuu on vastuualueiden johtavilla viranhaltijoilla ja esimiehillä. Valtuuston, hallituksen, lauta- ja johtokuntien päätöksenteko perustuu toimintaympäristön, uhkatekijöiden ja mahdollisuuksien analysointiin sekä vastuulliseen ja ennakoivaan suunnitteluun. Hallitus- ja lautakuntatyöskentelyn strategiset painopisteet määritellään, periaatteet ja menettelyt kuvataan. Työskentelyä ja suoriutumista arvioidaan säännöllisesti. Sisäinen tarkastus ja riskienhallinnan johtoryhmä arvioivat systemaattisesti johtamis-, valvontaja riskienhallintaprosessien toimivuutta ja esittävät suosituksia niiden kehittämiseksi. Tarkastuslautakunta laatii vuosittaisen toiminta- ja arviointisuunnitelman, joka sisältää kuvauksen arviointien kohdentumisesta, tavoitteista, arviointikriteereistä, arviointien suorittamisesta (suorittajat ja aikataulu), tietolähteistä ja raportoinnista. Tarkastuslautakunta raportoi valtuustolle tuottamastaan lisäarvosta arviointikertomuksessa. Konserniyhteisöjä ohjeistetaan raportoimaan konsernijohdolle sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja toimivuudesta osana talousarvioprosessia. 5 Perustietoa riskienhallinnasta 5.1 Riskienhallinnan tarkoitus ja tavoitteet Riskienhallinnan tarkoituksena on tukea Kotkan kaupunkia ja kaupunkikonsernia perustehtävien toteuttamisessa, asetettujen tavoitteiden saavuttamisessa sekä kunnan, kuntalaisten, henkilöstön ja omaisuuden turvaamisessa erilaisilta riskeiltä. Riskienhallinnalla varmistetaan, että kaupungin ja kaupunkikonsernin toiminta voi muuttuvissa tilanteissa jatkua keskeytyksittä ja häiriöittä laadukkaasti ja kustannustehokkaasti. Riskienhallinnassa otetaan huomioon myös konserniyhteisöt ja merkittävät ulkoiset palveluntuottajat. Riskienhallinta on keskeinen osa kaikkea kaupungin ja kaupunkikonsernin harjoittamaa vastuullista toimintaa, tavoitteiden asettamista, toiminnan johtamista ja ohjausta. Riskienhallinnan tavoitteena on varmistaa, että kaupungin ja kaupunkikonsernin toiminnan suunnittelu, päätöksenteko ja johtaminen perustuvat oikeaan ja riittävään tietoon ja johdolla on käytettävissään oikea-aikaiset tiedot olennaisista toimintaan kohdistuvista riskeistä ja mahdollisuuksista. Kokonaisvaltainen riskienhallinta auttaa kaupunkia ennakoimaan, hallitsemaan jo tunnistettuja riskejä, minimoimaan mahdolliset vahingot, varautumaan häiriö- ja poikkeustilanteisiin ja hyödyntämään olemassa olevat vahvuudet ja mahdollisuudet. Valtakunnallisesti eri hallinnonalojen varautumista sovitetaan yhteen Yhteiskunnan turvallisuusstrategiassa. Luonteeltaan Yhteiskunnan turvallisuusstrategia on valtioneuvoston periaatepäätös, joka ohjaa ja yhtenäistää hallinnonalojen varautumista ja antaa tietoa varautumisen perusteista myös muille toimijoille. Riskien tunnistamisen, arvioinnin ja hallinnan, valvonnan ja raportoinnin menettelyt ovat sisäistä valvontaa. Riskienhallinnan tulee toteutua läpinäkyvänä osana strategioiden laadintaa, toimintaa ja päätöksentekoa siten, että strategioiden, toiminnallisten ja taloudellisten ratkaisujen erilaisia vaikutuksia arvioidaan riittävän laaja-alaisesti. Riskienhallinnan tulee olla kokonaisvaltaista, jolloin se perustuu vastuulliseen johtamiseen, ohjaukseen, seurantaan ja reagointiin. Riskienhallinnan tulee kohdistua kattavasti kaupungin tavoitteita, toimintaa, varoja ja omaisuutta uhkaaviin riskeihin. Kokonaisvaltainen riskienhallinta perustuu sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteisiin ja sitä toteutetaan kaikilla tasoilla. Toiminta on 1) tehokasta strategista ja operatiivista johtamista asetettujen tavoitteiden saavuttamiseksi, kilpailukyvyn edistämiseksi ja mahdollisuuksien hyödyntämiseksi 2) erilaisten riskien tunnistamista, arviointia ja hallintaa osana toimintaympäristön analysointia ja seurantaa 18

25 126, KH :00 / Pykälän liite: Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteet 3) riskienhallinnan ja valvonnan riittävyyden ja toimivuuden jatkuvaa seurantaa ja arviointia sekä toiminnan luonteen mukaista raportointia operatiiviselle johdolle ja hallitukselle. Riskienhallinta on päivittäistä, jokaisen vastuulle kuuluvaa arjen toimintaa. 5.2 Riskienhallinnan keskeiset käsitteet Riski Kotkan kaupungissa riskillä tarkoitetaan uhkaa, ei-toivottua tapahtumaa, joka toteutuessaan voi aiheuttaa vahinkoa, menetyksiä tai resurssien tuhlausta. Riskillä voidaan tarkoittaa myös vahvuutta tai mahdollisuutta, joka jää hyödyntämättä. Riskillä voi toteutuessaan olla negatiivinen vaikutus kunnan tai kuntakonsernin toimintaan, sen häiriöttömyyteen, tavoitteiden saavuttamiseen, imagoon, kuntalaisiin tai sidosryhmiin. Riskit voidaan luokitella Strategisiin, Operatiivisiin, Taloudellisiin tai Vahinkoriskeihin (4 luokkaa). Kokonaisvaltainen riskienhallinta Riskienhallinta on keskeinen osa kaupungin ja kaupunkikonsernin toimintaa ja johtamista. Riskienhallinnalla tarkoitetaan menettelytapoja, joilla tunnistetaan toimintaan kohdistuvia sisäisiä ja ulkoisia riskejä (ja mahdollisuuksia), arvioidaan tunnistettuja riskejä ja määritellään toiminnan / riskien luonteenmukaisia toimenpiteitä tunnistettujen riskien toteutumisen todennäköisyyden ja/tai seurauksen vakavuuden poistamiseksi tai pienentämiseksi. Riskienhallintaan kuuluu säännöllinen raportointi kaupungin johdolle. Kotkan kaupungin kokonaisvaltainen riskienhallinta tarkoittaa, että riskienhallinta kattaa perinteisten vakuutus- ja vahinkoriskien lisäksi toiminnan ja toimintaympäristön systemaattisen ja säännöllisen tarkastelun. Riskienhallinnan kokonaisvaltaisuus edellyttää riskinäkökulman sisällyttämistä johtamiseen, suunnitteluun, päätöksentekoon, ammatillisen osaamisen kehittämiseen, sopimusmenettelyihin ja kaikkeen toimintaan. Kaupunginhallitus on huomioinut sopimuksiin liittyvät merkittävät riskit hyväksymällä Kotkan kaupungissa noudatettavat sopimustenhallintaohjeet. Ohjeistuksen tarkoituksena on tarjota kattavaa ja yksityiskohtaista ohjeistusta kaikille sopimuksia laativille vastuutahoille. Kokonaisvaltaista riskienhallintaa tulee seurata ja valvoa jatkuvasti ja sen toimivuudesta raportoida hallitukselle ja muille tilivelvollisille toimielimille. Riskienhallintaprosessi Riskienhallinta on osa kaupungin ja kaupunkikonsernin jokapäiväistä johtamista ja tavanomaista toimintaa. Riskienhallintaprosessiin kuuluu riskien ja mahdollisuuksien / vahvuuksien tunnistaminen osana kaupungin ja kaupunkikonsernin tavanomaista toimintaa, suunnittelua ja päätöksentekoa. Riskejä voidaan lisäksi tunnistaa yhteisissä workshopeissa. Tunnistetut riskit arvioidaan eli arvioidaan todennäköisyys riskin toteutumiselle ja seurauksen vaikutusten vakavuus. Riskien tunnistamiseksi ja arvioimiseksi voidaan laatia koko konsernille yhteisiä arviointityökaluja. Työkalut hyväksytään riskienhallinnan johtoryhmässä. Mahdollisten omien työkalujen käytön tulee tukea yhtenäistä raportointia ja niistä on hyvä keskustella riskienhallinnan johtoryhmän jäsenten kanssa. Riskienhallintaprosessiin sisältyy tunnistettujen riskien toteutumisen todennäköisyyttä ja / tai seurauksen vakavuutta pienentävien toimenpiteiden suunnittelu ja toteutus. Tunnistettujen vahvuuksien ja mahdollisuuksien osalta määritellään toimenpiteet, joilla varmistetaan strategisten ja toiminnallisten vahvuuksien / mahdollisuuksien hyödyntäminen ja arvioidaan jo olemassa olevien riskienhallintatoimenpiteiden toimivuutta ja tehokkuutta. Toimenpiteille määritellään vastuuhenkilöt ja aikataulu. Määriteltyjen toimenpiteiden toteutumista seurataan aktiivisesti ja säännöllisesti johdon ja esimiesten toimesta. Tunnistetuista riskeistä, niiden toteutumisesta sekä riskienhallintatoimenpiteiden toteutuksesta ja riittävyydestä raportoidaan kaupungin johdolle säännöllisesti. 5.3 Riskeihin suhtautuminen ja toimenpiteet Riskienhallinnan toimenpiteenä voi olla riskin poistaminen, pienentäminen, pitäminen omalla vastuulla tai siirtäminen. Käytännössä riskien kokonaan poistaminen ei useinkaan ole mahdollista. 19

26 126, KH :00 / Pykälän liite: Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteet Riskin pienentämisellä tarkoitetaan yhtä tai useampia toimenpiteitä, joilla pyritään pienentämään riskin toteutumisen todennäköisyyttä ja / tai seurauksen vakavuutta. Riskin pitäminen omalla vastuulla edellyttää hyväksyttävän riskitason määrittelyä tehtävä- tai vastuualuetasolla, kaupunginhallituksessa tai kaupunginvaltuustossa. Tunnistettuja vahinkoriskejä voidaan siirtää vakuuttamalla ja toimintaan kohdistuvia riskejä huolellisesti laadituilla sopimuksilla. Myös toiminnan ulkoistamisella voi olla mahdollista siirtää riskiä kaupungilta ulkoiselle toimijalle. Ulkoistaminen ei kuitenkaan poista kaupungin omaa riskienhallintavastuuta sopimuksin järjestämistään tehtävistä. Kotkan kaupungissa riskeihin suhtaudutaan seuraavasti: Voimassa olevan lainsäädännön vastaisia tai muutoin eettisesti ja moraalisesti kyseenalaisia toimintatapoja ei hyväksytä Henkilöriskeissä henkilöstön, asiakkaiden tai muiden sidosryhmien vakavan loukkaantumisen tai menehtymisen mahdollisuuden sisältävää riskiä ei hyväksytä Tiloihin, koneisiin tai laitteisiin liittyviä vakavia turvallisuus- tai vahinkoriskejä eikä terveyteen laajasti vaikuttavia riskejä hyväksytä Päällekarkaus-, väkivalta- tai muihin vaaratilanteisiin johtavia riskejä ei hyväksytä Tietohallintoon ja -turvallisuuteen liittyviä käyttöoikeusrikkomuksia ei hyväksytä Edellä mainittujen riskitilanteiden minimoimiseksi on aktiivisesti a) Vältettävä sellaista toimintaa / toimintatapoja sekä b) Ohjattava ja valvottava toimintaa, joihin edellä mainitut riskit voivat liittyä. Kaupungissa raportoidaan, seurataan ja analysoidaan systemaattisesti merkittävät toteutuneet riskit, vähältä piti -tilanteet sekä yleisimmät tunnistetut riskit. Tavoitteena on kehittää jatkuvasti omia toimintatapoja. Vastuullisena toimijana on kunkin toimintayksikön esimies, jonka tulee raportoida tiedot tehtävä- ja vastuualueen esimiehelle ja sieltä edelleen riskienhallinnan johtoryhmälle. Sisäinen tarkastus käy yhdessä riskienhallinnan johtoryhmän kanssa läpi analysoidut tapaukset, raportoidun tiedon sekä päätetyt riskienhallinnan menettelyt läpi. Sisäinen tarkastus ja riskienhallinnan johtoryhmä voivat esittää suosituksia riskienhallinnan kehittämiseksi. Toiminnan suunnittelun ja päätöksenteon yhteydessä linjataan strategisten tavoitteiden perusteella suhtautuminen erilaisiin toiminnallisiin riskeihin tai vaihtoehtoisesti ne ratkaistaan toimivaltaisen viranhaltijan toimesta tapauskohtaisesti. Valtuusto määrittelee sijoitustoiminnan periaatteet hyväksyttävästä sijoitustoiminnasta, tavoiteltavasta tuotosta ja riskitasosta Toiminnan ja talouden suunnittelussa ja päätöksenteossa ratkaistaan resurssit, joilla turvataan mm. henkilöstön riittävyyttä, kriittisten peruskorjausten suorittamista ja tietojärjestelmien toiminnan häiriöttömyyttä Erilaisiin hankkeisiin osallistuminen ratkaistaan tapauskohtaisesti arvioiden niihin liittyvät rahoitusosuudet ja vastuut Toimintaa ja taloutta koskevien tasapainottamistoimenpiteiden tulee näkyä sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan kaikissa toimenpiteissä Riskienhallinnan toimenpiteitä ovat lisäksi: Johtaminen tarkoituksenmukaiset toimivaltuudet, tehtävät ja vastuut kouluttaminen, perehdyttäminen, määräykset ja ohjeistaminen vaarallisten tehtäväyhdistelmien välttäminen henkilöstön ammatillisen osaamisen jatkuva kehittäminen ja työhyvinvoinnin edistäminen Suunnittelu ja päätöksenteko toiminnan suunnittelu, palvelutarpeiden ennakointi ja erilaisten ratkaisuvaihtoehtojen vaikutusten analysointi päätösten huolellinen valmistelu ja perustelu (ml. substanssi- ja oikeudellisen asiantuntemuksen hyödyntäminen) 20

27 126, KH :00 / Pykälän liite: Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteet kehittyneet kilpailutus- ja sopimusmenettelyt sekä niiden valvonta riittävät taloudelliset, henkilöstö- ja muut resurssit (ml. sijaisuudet) Toiminta toimintojen ja prosessien kuvaukset (ml. toimintaohjeet ja hyväksytyt toimintatavat) taloudenhoidon, tilojen ja omaisuuden hallinnan menettelyt asiakaspalautteiden kerääminen, analysointi ja asiakasosallisuusmenetelmien kehittäminen kannustaminen epäkohtien rakentavaan ratkaisuun toimivat tiedonvälityksen ja hallinnan menettelyt Suunnitelmat ja järjestelmät valmius-, varautumis- ja pelastussuunnitelmat, turvallisuussuunnitelmat, kriisiviestintä toiminnan jatkuvuussuunnitelmat (ml. teknisten varajärjestelmien toimivuuden säännölliset testaukset, veden ja sähkön toimitukset) tietojärjestelmäkohtaiset toipumissuunnitelmat järjestelmien, koneiden ja laitteiden toimintakunnon varmistukset omaisuuden ja henkilöstön fyysinen turvaaminen erilaiset tekniset hälytys- ja riskienhallintajärjestelmät käyttö- ja kulkuoikeuksien rajaaminen Edellä mainittu listaus ei ole tyhjentävä luettelo riskienhallinnan menettelyistä. Tilivelvolliset toimielimet, viranhaltijat ja esimiehet määrittelevät vastuualueellaan riskien luonteeseen perustuvat tarkoituksenmukaisimmat ja tehokkaimmat riskienhallinnan menettelyt, jotka toimeenpannaan systemaattisesti. Riskienhallintatoimenpiteistä päätetään valtuusto-, hallitus- sekä lauta- ja johtokuntatasojen lisäksi tehtävä-, vastuu- ja palvelualuetasoilla tunnistettujen ja olennaisiksi arvioitujen riskien perusteella. Määriteltyjen toimenpiteiden toteutumista seurataan systemaattisesti raportoinnin avulla. Tilivelvollisten toimielinten vastuulla on seurata ja valvoa toimenpiteiden riittävyyttä. 5.4 Riskien tunnistaminen, arviointi ja raportointi Riskien tunnistaminen Toimintaan kohdistuvia riskejä tunnistetaan osana kaupungin ja kaupunkikonsernin yhteisöjen tavanomaista johtamista, päätöksentekoa, toimintaa ja sen suunnittelua. Lisäksi suoritetaan tarpeen ja toiminnan luonteen edellyttämiä erillisiä riskikartoituksia. Strategisia riskejä tunnistetaan ja arvioidaan mm. toimintaympäristön analysoinnin, strategioiden sekä toiminta- ja taloussuunnitelman, henkilöstöstrategian, omistajapoliittisten linjausten laadinnan ja toimeenpanon sekä seurannan yhteydessä. Strategisten riskien ja mahdollisuuksien tunnistamisesta vastaavat ensisijaisesti kaupunginhallitus, lauta- ja johtokunnat, kaupunginjohtaja, tehtäväalueiden johto sekä muut strategian laadintaan ja toimeenpanoon osallistuvat. Operatiivisia riskejä tunnistetaan toiminnan vuosisuunnittelun ja tavoitteiden asettamisen yhteydessä, henkilöstöjohtamisen sekä toiminnan ohjauksen, toteutuksen ja seurannan yhteydessä. Operatiivisten riskien tunnistaminen ja arviointi ovat osa toimintaprosesseja ja niiden jatkuvaa toiminnallista ja taloudellista seurantaa ja raportointia. Operatiivisten riskien tunnistaminen on ensisijaisesti tehtävä-, vastuu- ja palvelualueiden operatiivisen johdon vastuulla. Johdon tulee kannustaa henkilöstöä aktiiviseen riskien havainnointiin. Taloudellisia riskejä tunnistetaan toiminnan ja talouden vuosisuunnittelun, tavoitteiden asettamisen ja määrärahojen budjetoinnin yhteydessä sekä toiminnan toteutuksen ja seurannan yhteydessä. Taloudellisten riskien tunnistaminen ovat mm. kaupunginhallituksen, lauta- ja johtokuntien, kaupunginjohtajan, talous- ja rahoitusjohtajan sekä muiden tilivelvollisten viranhaltijoiden vastuulla. Taloudelliset riskit kattavat menoihin ja tuloihin liittyvien riskien lisäksi taloudellisuuden ja tuottavuuden kehittymisen näkökulmat. Vahinkoriskejä kuten henkilöstön ja kuntalaisten turvallisuutta uhkaavia tekijöitä arvioidaan mm. osana kaupungin toimintaprosesseja, pelastussuunnitelmia, toimintaohjelmien laadintaa ja tarvittaessa erillisarvioinnein. Työturvallisuuden varmistamiseksi noudatetaan työsuojeluun liittyvää kau- 21

28 126, KH :00 / Pykälän liite: Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteet pungin ohjeistusta, joka on saatavilla kaupungin intrasta. Tilaturvallisuutta uhkaavat tekijät arvioidaan määräajoin ja päivitetään tilaturvallisuutta koskevat riskikartoitukset. Vahinkoriskien tunnistamisesta ja arvioinnista vastaavat ensisijaisesti tehtävä-, vastuu- ja palvelualueiden esimiehet. Vahinkoriskien vakuuttamisesta vastaa kaupungin talous- ja rahoitusjohtaja. Tunnistetuista riskeistä voidaan arvioida niiden toteutumisen todennäköisyys sekä seurausten vaikutukset. Riskien arviointi suoritetaan riskien tunnistamisen yhteydessä. Toteutumisen todennäköisyys jaetaan viiteen (5) luokkaan: Epätodennäköinen (alle 10 %), Harvinainen (10-30 %), Mahdollinen (30-60 %), Todennäköinen (60-90 %) ja Lähes varma (yli 90 %). Vaikutukset priorisoidaan viiteen (5) tasoon: Merkityksettömät, Vähäiset, Kohtalaiset, Merkittävät ja Sietämättömät. Riskien todennäköisyyden ja vaikutusten arviointi suoritetaan riskien tunnistamisen yhteydessä. Kaikki havaitut riskit huomioidaan ennakoinnissa ja toiminnan suunnittelussa. Riskit arvioidaan, niitä analysoidaan ja seurataan kokonaisvaltaisesti tehtävä-, vastuu- ja palvelualueilla vuosittaisessa talousarvioprosessissa talouden vastuualueen yhteistyössä riskienhallinnan johtoryhmän ja sisäisen tarkastuksen laatiman ohjeistuksen mukaan. Riskienhallinnan raportointi on osa kaupungin normaalia raportointia sisältäen tunnistetut olennaiset toimintaan kohdistuvat riskit, niiden toteutumisen, päätetyt riskienhallinnan toimenpiteet, niiden vastuuhenkilöt ja aikataulun. Osa riskienhallinnan raportoinnista voi olla salassa pidettävää. Riskienhallinnan raportointia suoritetaan kaikilla organisaatiotasoilla. Palvelualueiden esimiehet raportoivat vastuualueiden esimiehille ja he vuorostaan tehtäväalueiden johtaville viranhaltijoille. Riskienhallinnan raportointia seurataan riskienhallinnan johtoryhmässä. Tehtäväalueiden seurantaja raportointitieto käsitellään lauta- ja johtokunnissa sekä kaupunginjohtajan esittelystä kaupunginhallituksessa. Kaupunginvaltuustolle raportoidaan osana normaalia toiminnan ja talouden raportointia sekä toimintakertomukseen sisällytettävässä hallituksen selonteossa. 5.5 Riskien luokittelu Kotkan kaupungissa ja kaupunkikonsernissa Kotkan kaupungissa ja kaupunkikonsernissa riskit ja mahdollisuudet luokitellaan seuraavasti: Strategiset, Taloudelliset, Operatiiviset ja Vahinkoriskit (4 luokkaa). Riskit voivat kohdistua kuntaan, henkilöstöön, kuntalaisiin, asiakkaisiin ja erilaisiin sidosryhmiin. Riskit voivat olla sisäisiä tai ulkoisia. Riskit voivat uhata toiminnan lainmukaisuutta, tuloksellisuutta, varojen ja omaisuuden asianmukaista hallintaa, johtamisen edellyttämän tiedon riittävyyttä ja oikeellisuutta. Mahdollisuuksia aktiivisesti hyödyntämällä Kotkan kaupunki voi vaikuttaa paikallistalouden kilpailukykyyn, hyödyntää vahvuuksiaan, kehittää palvelutuotantoaan ja tuottaa lisäarvoa kuntalaisille. Strategisia riskejä ovat esimerkiksi strategisten päämäärien toteutumista uhkaavat riskit, toimintaympäristön merkittävät muutokset ja niistä aiheutuvat riskit (esim. väestö- tai elinkeinorakenteen muutos ja niiden vaikutus kaupungin palvelutuotantoon ja taloudelliseen liikkumavaraan), palvelujen vaihtoehtoisiin järjestämistapoihin liittyvät riskit, lainsäädäntömuutokset ja niihin varautuminen, rakennettuun ympäristöön liittyvät riskit, suuronnettomuudet, kuntalaisten terveyteen laajasti vaikuttavat uhat, ympäristöuhat sekä erilaiset strategiset ja toiminnalliset mahdollisuudet jne. Strategisia mahdollisuuksia tunnistetaan toimintaympäristön ja ennakointitiedon analysoinnin yhteydessä sekä päätettäessä strategisista linjauksista ja tavoitteista. Strategisina riskeinä on otettava huomioon myös ulkoapäin tulevat toimintaympäristön muutokset, kuten muuttoliike, väestön ikärakenteen muutokset, elinkeinoelämän kehitys ja kunnan toiminnan taloudellisten reunaehtojen muutokset kuten valtiontalouden liikkumavaran muutosten vaikutukset kuntatalouteen. Kuntien toimintatapoihin voi liittyä myös niin kutsuttuja imago- / maineriskejä, jotka haittaavat uusien henkilöiden rekrytointia tai kuntien neuvotteluasemaa sopijapuolena. Operatiivisia riskejä ovat esimerkiksi johtamisriskit, henkilöstöön ja asiakkaisiin liittyvät riskit, tieto- ja tiedonkulun riskit (ml. tietojärjestelmät), teknisten varajärjestelmien toimimattomuus, omaisuuteen ja infrastruktuuriin liittyvät riskit, tulojen ja menojen käsittelyyn liittyvät riskit, sopimus- ja vastuuriskit ja toimintaprosesseihin ja -tapoihin sekä toiminnan lainmukaisuuteen liittyvät riskit. 22

29 126, KH :00 / Pykälän liite: Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteet Henkilöriskit liittyvät esimerkiksi henkilökunnan ammatillisen osaamisen riittävyyteen, terveyteen, työturvallisuuteen, hyvinvointiin, varahenkilöjärjestelmiin, jne. Tietoriskeihin sisältyvät mm. tiedonhallintatapa, tietosuoja ja tietoturva sekä tietojärjestelmiin liittyvät kysymykset. Kuntalaisen näkökulmasta operatiiviset riskit voivat vaikuttaa mm. palveluiden tuottamisen häiriöttömyyteen, kunnallisen infrastruktuurin toimivuuteen, turvallisuuteen ja terveyteen, palveluiden saatavuuteen tai laatuun. Toiminnallisia mahdollisuuksia tunnistetaan toimintaympäristön, palvelutarpeiden ja oman toiminnan analysoinnin ja erilaisten kehittämishankkeiden yhteydessä. Mahdollisuuksien tunnistaminen on osa vastuullista toimintatapaa ja Kotkan kaupungin toimintakulttuuria, jossa koko henkilöstöllä on merkittävä rooli. Taloudellisia riskejä ovat kaupungin ja kaupunkikonsernin talouteen liittyvät riskit, kuten korkoriskit, investointiriskit ja verotuloissa ja valtionavustuksissa tapahtuvista muutoksista aiheutuvat riskit. Taloudellisiin riskeihin voidaan liittää myös takauksiin ja vakuuksiin sekä taloudellisten suunnitelmien laadintaan liittyvät riskit ja epävarmuudet esimerkiksi puutteellisesta informaatiosta johtuen. Myös sopimuksiin liittyy merkittäviä sekä taloudellisia että toiminnallisia riskejä, joita tulee aktiivisesti ennakoida huolellisella sopimusosaamisella ja koko sopimuselinkaaren kestävällä aktiivisella sopimusten hallinnalla. Taloudellisten mahdollisuuksien tunnistaminen on osa toiminnan ja talouden suunnittelua sekä omien toimintatapojen jatkuvaa analysointia. Taloudellisia ja kustannusten hallinnan mahdollisuuksia analysoidaan erilaisten toiminnallisten ja taloudellisten (ml. rahoituksellisten) ratkaisuvaihtoehtojen sekä esim. investointien suunnittelun yhteydessä. Vahinkoriskejä ovat esim. omaisuuteen, ympäristöön, tilaturvallisuuteen, asiakas- ja henkilöstöturvallisuuteen sekä kuntalaisiin kohdistuvat riskit. Vahinkoriskien ennaltaehkäisemiseksi analysoidaan suunnitelmallisesti erilaisia menettelyitä ja teknisiä järjestelmiä, joilla voidaan ennaltaehkäistä ja pienentää erilaisia vahinkoriskejä sekä niistä aiheutuvia seurauksia. Kaupunginhallituksen, kaupungin johtoryhmän sekä tehtävä- ja vastuualueiden johtoryhmien tehtävänä on kartoittaa ja arvioida erityisesti: 1) Toimintaympäristön muutoksia 2) Kaupungin johtamisen ja päätöksenteon 3) Perustehtävien ja ydintoimintojen (ml. prosessien) toteutumisen 4) Toiminnan ja talouden ohjauksen ja lainmukaisuuden 5) Henkilöstön riittävyyden, asiantuntemuksen ja työhyvinvoinnin 6) Omaisuuden ja varojen 7) Rahoituksen ja taloudellisen aseman kehityksen 8) Tietojärjestelmien ja -hallinnon riskejä sekä niiden hallinnan menettelyiden riittävyyttä. Johtavat viranhaltijat ja muut esimiehet vastaavat siitä, että toimintayksiköissä 1) Tunnistetaan johtamiseen (ml. henkilöstöjohtaminen), toiminnan ohjaukseen, seurantaan ja arviointiin liittyvät riskit 2) Tunnistetaan toimintaan ja talouteen liittyvät erilaiset riskit 3) Tunnistetut riskit arvioidaan ja priorisoidaan ja niiden hallinnan menettelyt päätetään ja toimeenpannaan systemaattisesti. Tehtävä-, vastuu- ja palvelualueiden tehtävänä on arvioida mm. toiminnallisia, kuntalaisiin ja asiakkaisiin kohdistuvia riskejä toiminnan häiriöttömyyden, saatavuuden, taloudellisuuden, laadun ja asiakastyytyväisyyden sekä henkilöstön asiantuntemuksen ja riittävyyden näkökulmasta. Lisäksi niiden tulee arvioida toiminnan lainmukaisuuteen ja erilaisia vahinkoihin liittyviä riskejä. Kartoitusten ja arviointien tulokset sekä päätetyt riskienhallinnan toimenpiteet käsitellään riskienhallinnan johtoryhmän lisäksi hallituksessa, lauta- ja johtokunnissa. Tulokset ja niistä johdetut toimenpiteet tulee käsitellä perusteellisesti myös asianomaisissa työtehtävissä toimivien työntekijöiden kanssa. 23

30 126, KH :00 / Pykälän liite: Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteet Johtoryhmätason ja tehtävä-, vastuu- ja palvelualueiden riskien kartoitukset ja arvioinnit tulisi suorittaa kokonaisvaltaisesti vähintään toiminta- ja taloussuunnitelmakaudella. Sen lisäksi niiden tulee toiminnan luonteen (ml. poikkeusolot / valmiussuunnittelu) perusteella arvioida ja seurata jatkuvasti olennaisimpia riskejä ja niiden hallinnan menettelyiden riittävyyttä. Johtajien ja esimiesten tulee olennaisiksi arvioitujen riskien perusteella luoda menettelyt, jotka edistävät riskien havaitsemista, hallintaa ja asetettujen tavoitteiden saavuttamista. Tavoitteena voi olla riskien välttäminen, seurauksen ja todennäköisyyden saattaminen hyväksyttävälle tasolle, siirtäminen tai hyväksyminen. Tunnistettujen riskien hallinnan menettelyt voivat olla monenlaisia. Tavoitteena on järjestelmällinen toiminta riskien hallitsemiseksi ja tavoitteiden saavuttamiseksi huomioon ottaen siitä aiheutuvat kustannukset. Keskeiset kehittämisalueet ja tarvittavat toimenpiteet tulee päättää arvioidun riskitason ja luokituksen perusteella. Kaupunginhallitus, lautakunnat, johtokunnat ja tilivelvolliset viranhaltijat ja muut esimiehet valvovat asetettujen tavoitteiden saavuttamista, riskien kartoitusten ja arviointien suorittamista sekä päätettyjen riskienhallinnan menettelyiden systemaattista toteutusta ja vaikuttavuutta. 6 Johtamisen, valvonnan ja riskienhallinnan menettelyt 6.1 Strateginen johtaminen ja kyvykkyys Kotkan kaupungin vision ja strategisten tavoitteiden saavuttamiseksi on määritelty kriittiset menestystekijät. Johtamisen näkökulma perustuu toiminta- ja taloussuunnitelmassa sekä talousarviossa esitettyihin linjauksiin ja kriittisiin menestystekijöihin, jotka kohdistuvat vaikuttavuuteen ja palvelukykyyn, osaamiseen ja uudistumiseen, prosesseihin ja rakenteisiin ja resurssien hallintaan. Johtamisella edistetään toiminnan tuloksellisuutta vision ja tavoitteiden mukaisesti sekä toiminnan taloudellisuutta. Strategisen johtamisen valmistelusta ja toimivuudesta vastaa kaupunginhallitus. Strategiset suunnitelmat hyväksyy kaupunginvaltuusto. Kaupunginhallitus ohjeistaa vision, strategisten tavoitteiden, kriittisten menestystekijöiden sekä taloudellisen raamin perusteella toiminta- ja taloussuunnitelman sekä talousarvion laadintaa. Lautaja johtokunnat valmistelevat ehdotuksen taloussuunnitelmaksi ja -arvioksi hallituksen ohjeistuksen mukaisesti. Asetettavat tavoitteet luovat perustan valvonnalle ja toiminnan arvioinnille. Tavoitteiden tulee kohdistua olennaisiin asiakokonaisuuksiin, olla yksiselitteisiä, mitattavia tai muutoin todennettavia. Tavoitteille tulee määritellä selkeät arviointikriteerit ja niille tavoitetasot, johon toteutunutta verrataan. Arviointikriteerien määrittelyn tavoitteena on etsiä mittari, väline tai keino, joka kuvaa parhaiten kaupungin tai sen yksikön onnistumista kriittisessä menestystekijässä. Arviointikriteerille asetettu tavoite voi olla määrällinen tai laadullinen kuvaus tarkasteltavan asian ominaisuuksista, joiden perusteella voidaan erottaa onnistuminen epäonnistumisesta. Arviointikriteerin tehtävänä on osoittaa, eteneekö kaupunki strategian mukaisesti. Kaupunginhallituksen, lauta- ja johtokuntien tulee analysoida toiminnallisen ja taloudellisen raportoinnin perusteella merkittäviä poikkeamia sekä päättää tavoitteiden saavuttamiseksi tarvittavista toimenpiteistä. Niiden syyt ja päätetyt toimenpiteet tavoitteiden saavuttamiseksi raportoidaan valtuustolle. Toiminnan suunnittelun ja päätösten valmistelun tulee tapahtua huolellisesti, läpinäkyvästi ja tosiseikkoihin perustuen. Suunnittelussa ja valmistelussa tulee ennakoida päätösten erilaisia (positiivisia ja negatiivisia) vaikutuksia ja toimia vastuullisesti. Toiminnallisissa ja taloudellisissa ratkaisuvaihtoehdoissa arvioidaan käsiteltävän asian luonteen mukaisesti riskejä, niiden seurauksia ja vaikutusta esim. kustannusten hallintaan ja kehittymiseen eri aikajänteillä, korjaus- ja palvelutarpeisiin, tuottavuuteen ja taloudellisuuteen, toiminnan häiriöttömyyteen ja jatkuvuuteen, laatuun, saatavuuteen, imagoon jne. 24

31 126, KH :00 / Pykälän liite: Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteet Merkittävien strategisten, toiminnallisten ja taloudellisten ratkaisujen valmistelussa selostetaan päätöksenteon perustaksi päätöksen luonteen mukaisesti seuraavat tiedot, jotka tulisi näkyä talousarviopäätöksen tekstiosassa: - Nykytilan ja käytäntöjen kuvaus sekä niissä havaitut kehittämistarpeet ja mahdollisuudet - Toimintaympäristön, lainsäädännön, palvelutarpeiden ja paikallistalouden muutokset - Päätösehdotuksen (tai ehdotusten) tavoitteet ja vaikutukset eri aikajänteillä o Toiminnalliset vaikutukset (ydintoimintojen sujuvuus, laatu, häiriöttömyys) o Taloudelliset vaikutukset (tuottavuus, taloudellisuus) o Henkilöstövaikutukset o Yritysvaikutukset (Kh ) - Päätösehdotuksen (tai ehdotusten) edellyttämät taloudelliset ja muut resurssit - Muutostarpeet ja mahdollisuudet toimintoihin, prosesseihin ja tietojärjestelmiin Toimeenpano: Strategisten, toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden seurannasta ja arvioinnista vastaavat kaupunginhallitus, lauta- ja johtokunnat. Toimielinten tehtävänä on seurata tavoitteiden saavuttamista sekä tarvittaessa edellyttää riittäviä korjaavia toimenpiteitä tavoitteiden saavuttamiseksi. Tavoitteiden saavuttamisesta, toiminnan tuloksellisuudesta ja sen edellyttämistä toiminnan ja prosessien kehittämistoimista vastaavat tehtävä-, vastuu ja palvelualueiden esimiehet. Heidän tulee seurata ja arvioida strategisten, toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden saavuttamista ja poikkeamia havaitessaan päättää tarvittavista toimenpiteistä tavoitteiden saavuttamiseksi. Toimielinten alaiset viranhaltijat vastaavat toimenpiteiden vaikuttavuuden sekä tavoitteiden saavuttamisen raportoinnista hallitukselle osavuosikatsauksissa ja tilinpäätöksessä sekä erillisissä toimeksiantotapauksissa. 6.2 Henkilöstöjohtaminen ja työhyvinvointi Ammattitaitoisen ja kannustavan henkilöstöjohtamisen menettelyin edistetään asiantuntevan henkilöstön osaamista ja motivoituneisuutta sekä Kotkan kaupungin vetovoimaisuutta työnantajana. Henkilöstöjohtamisella turvataan myös henkilöstöresurssien riittävyyttä ja työhyvinvointia sekä kannustetaan oman ammatillisen osaamisen ja toiminnan jatkuvaan kehittämiseen. Henkilöstöjohtaminen perustuu henkilöstöstrategiassa esitettyyn visioon, strategisiin päämääriin, kriittisiin menestystekijöihin, henkilöstösuunnitelmaan sekä tavoitteisiin ja toimenpiteisiin. Henkilöstöstrategian toteutumisesta raportoidaan hallitukselle. Kotkan kaupunginvaltuusto on hyväksynyt Henkilöstöstrategian vuosille maaliskuussa 2013 ( ). Johtoryhmät osallistuvat johtamisvalmennuksiin ja esimiehet suorittavat esimiesvalmennuksen. Vastuualuetasolla esimiehet vastaavat henkilöstöstrategian käytännön jalkauttamisesta. Henkilöstön osaamistason kohottamista tuetaan perustuen henkilöstöstrategiaan sekä osaamiseen ja uudistumiseen kohdistuviin tulostavoitteisiin. Osaamis- ja koulutustarpeita kartoitetaan vastuualueittain ja tietoja hyödynnetään koulutuksen suunnittelussa. Esimiesten tehtävänä on luoda yksiköidensä työntekijöiden kanssa kuva yksikön toiminnasta ja tulevaisuudesta osana kaupunkia. Yksiköille määritellään selkeät toimintaa ohjaavat tavoitteet ja toimintaa seurataan ja arvioidaan kehittämiseen kannustaen. Toiminnan ja arviointien perustana ovat asiakkuusnäkökulma: asiakasosallisuus ja kuntalaista osallistavat menettelyt. Henkilöstösuunnitelma, rekrytointi- ja perehdytysmenettelyt, vuosittaiset kehityskeskustelut sekä työhyvinvointia edistävät toimenpiteet ovat välineitä henkilöstövoimavarojen hallinnassa ja kehittämisessä. Kehityskeskustelussa käydään läpi mm. henkilöstön toimintaa ohjaavat tavoitteet, arvot, osaamistarpeet ja kouluttautumissuunnitelmat. Sen lisäksi keskusteluissa arvioidaan henkilöstön suoriutumista ja työhyvinvoinnin kehittymistä. Toimeenpano: 25

32 126, KH :00 / Pykälän liite: Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteet Henkilöstösuunnitelma ja -kertomus, henkilöstölle suunnattavat kyselyt ja niiden tulokset ohjaavat henkilöstövoimavarojen suunnittelua ja hallintaa. Henkilöstökertomuksessa raportoidaan osaamisesta, kouluttautumisesta, työhyvinvoinnista, henkilöstöjohtamisesta ja niiden kehittymisestä tulosyksiköittäin ja henkilöstöryhmittäin. Henkilöstökoulutuksen seurantaa toteutetaan vastuualueittain koko kaupungin tasolla koulutusrekisterillä ja kehityskeskusteluissa. Kyselyjen sekä kehityskeskustelujen tulosten pohjalta laaditaan ja toteutetaan kehittämistoimenpiteitä. Henkilöstökertomus julkaistaan intrassa ja sen keskeiset tulokset esitellään henkilöstölle pidettävissä esimiesinfoissa sekä käsitellään vastuualueiden johtoryhmissä ja henkilöstötilaisuuksissa. 6.3 Prosessien johtaminen ja toiminnan tuloksellisuus Toiminnan ja prosessien johtamisella sekä laatutyöllä edistetään hyväksyttyjen toimintatapojen systemaattista toimeenpanoa, toiminnan häiriöttömyyttä, jatkuvuutta, laatua ja jatkuvaa kehittämistä. Strategioista johdettujen tavoitteiden, prosessikuvausten ja toimintaohjeiden avulla kriittiset menestystekijät saatetaan käytäntöön, jolloin hallitaan myös niiden toteutumista uhkaavia riskejä. Prosessien johtaminen perustuu ydinprosessien hallintaan. Prosessikokonaisuuksien toimeenpanosta ja seurannasta vastaavat tehtävä-, vastuu- ja palvelualueiden esimiehet. Prosessien arviointien yhteydessä tunnistetaan keskeiset riskitekijät, suunnitellaan niitä koskevat hallintamenettelyt sekä tunnistetaan prosessien väliset yhteydet, tietojärjestelmät, tekniset varajärjestelmät että niiden toimivuuden valvontamenettelyt ja -vastuut. Kotkan kaupungilla on käytössään prosessien kuvaamiseen tarkoitettu QPR Software Oyj:n ProcessQuide - ohjelmisto, jossa on tällä hetkellä (kevät 2014) 14 käyttäjän lisenssi. Lisenssi on työasemakohtainen ja niiden hallinnoinnista vastaa tietohallinto. Kaupunginvaltuuston hyväksymässä Palveluverkkoselvityksessä ja palvelustrategiassa 2020 Kotkan kaupungin keskeisimpien palvelustrategisten periaatteiden kohdassa Sähköisiä palveluita kehitetään todetaan: Prosessikuvausten laatiminen aloitetaan toiminnan ja johtamisen kehittämiseksi. Yhtenäisen ja laadukkaan lopputuloksen saavuttamiseksi Kotkan kaupungilla tulee olla organisaation prosessien kuvaamista ohjaavat vahvistetut ohjeet ja periaatteet. Riskienhallinnan johtoryhmä toimii tietohallinnon kanssa yhteistyössä prosessien kuvaamista ohjaavissa ja määrittävissä toimenpiteissä. Kriittisten menestystekijöiden ja kehityskeskusteluiden avulla strategiat ja prosessikuvauksiin sisältyvät toimintatavat jalkautetaan kunkin työntekijän työhön. Osaamisen johtamisella ohjataan prosessien onnistumista ja työssä jaksamisella turvataan operatiivinen toiminta ja toimintatapojen systemaattinen noudattaminen. Olennainen osa toiminnan ja prosessien johtamista on asetettujen tavoitteiden saavuttamisen ajantasainen seuranta, mahdollisten poikkeamien havaitseminen, sekä prosessien ja suoriutumisen arvioinnit. Systemaattisesta seurannasta, poikkeamiin reagoinnista ja arviointien suorittamisesta vastaavat tehtävä-, vastuu- ja palvelualueiden esimiehet. 6.4 Riskienhallinnan yhteistyö ja yhteyshenkilöt Kotkan kaupungin ja kaupunkikonsernin riskienhallinta tapahtuu yhteistyössä eri tahojen: kaupunginvaltuusto, kaupunginhallitus, kaupunginjohtaja, tehtävä- ja vastuualuejohto, lautakunnat, talousja rahoitusjohtaja, riskienhallinnan johtoryhmä kanssa, minkä vuoksi eri tahojen välinen tiedonkulku ja käytännön riskienhallintatyön selkeä vastuuttaminen ja organisointi ovat avainasemassa sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteiden toteutuksessa. Riskienhallinnan yhteyshenkilöitä ovat riskienhallinnan johtoryhmän jäsenet, sisäinen tarkastus, vastuualuejohto, liikelaitosjohto, tietohallintopäällikkö, valmiussuunnittelusta ja toteutuksesta vastaavat henkilöt sekä konserniyhteisöjen toimitusjohtajat. Toimeenpano: Tehtävä-, vastuu- ja palvelualueiden ydinprosessien kuvauksilla sekä henkilöstön tehtäväkuvauksilla varmistetaan palveluprosessien laatua, jatkuvaa seurantaa ja kehittämistä. 26

33 126, KH :00 / Pykälän liite: Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteet Prosessikuvausten laadinnan yhteydessä arvioidaan merkittävimpiä riskejä ja määritellään menettelyt niiden hallitsemiseksi. Prosessit kytketään toiminnan kehittämiseen, kriittisiin menestystekijöihin, toiminnallisiin ja taloudellisiin tavoitteisiin ja niiden saavuttamisen seurantaan. Prosessien toimivuutta seurataan ja arvioidaan säännöllisesti ja niiden perusteella kehitetään toimintatapoja ja riskienhallintaa. 6.5 Johtamisen ja toiminnan edellyttämän tiedon riittävyys ja luotettavuus Hallitus, lauta- ja johtokunnat, johtavat viranhaltijat ja muut esimiehet vastaavat siitä, että heillä on käytettävissään riittävä, luotettava ja ajantasainen sisäinen tieto tavoitteiden saavuttamisesta, toiminnan lainmukaisuudesta ja niihin liittyvistä olennaisista poikkeamista. He vastaavat myös sisäisen tiedonkulun toimivuudesta. Tiedonvälityksen menettelyitä ovat mm. perehdytys- ja koulutustilaisuudet ja -materiaalit, suunnittelu- ja itsearviointitilaisuudet, kehityskeskustelut, yksikkökokoukset, ryhmätyöskentely, tietojärjestelmät (sähköposti, intra) ja tiedotteet. Uudelle henkilöstölle järjestetään perehdytystä toimintaa ohjaavista tavoitteita, säännöistä ja ohjeista, toimintaa ohjaavista arvoista ja hyvästä hallintotavasta sekä sisäisestä valvonnasta ja riskienhallinnasta. Olennainen osa johtamista ja tiedonvälitystä ovat myös raportoinnin ja arvioinnin menettelyt. Toimintakertomus, henkilöstökertomus, osavuosikatsaukset, kyselyt, asiakas- ja sidosryhmäpalautteet, prosessien ja riskien arvioinnit tuottavat systemaattista tietoa toiminnan tuloksellisuudesta ja toiminnasta. Tilivelvollisten viranhaltijoiden ja esimiesten tulee saamansa tiedon perusteella seurata vastuullaan olevia toimintoja ja ryhtyä tarpeellisiin toimenpiteisiin, mikäli havaitaan lainsäädännön, johtosääntöjen tai ohjeiden vastaista toimintaa tai muutoin epätaloudellista tai tehotonta toimintaa. Toimeenpano: Strategisten päämäärien ja kriittisten menestystekijöiden saavuttamisen sekä merkittävien riskien raportointi hallitukselle, lauta- ja johtokunnille on säännöllistä ja johdonmukaista. Olennainen toiminnallinen, taloudellinen ja muu informaatio on määritelty ja niiden säännönmukainen tiedonvälitys valtuustolle, hallitukselle, lauta- ja johtokunnille, johtaville viranhaltijoille ja muulle henkilöstölle on järjestetty systemaattisesti. Toiminnan seurannan ja (itse)arvioinnin menettelyt sisältävät tavoitteiden saavuttamisen, prosessien sujuvuuden, asiakasosallisuuden ja henkilöstöjohtamisen ja työhyvinvoinnin näkökulmat. Havaittuihin poikkeamiin reagoidaan nopeasti ja systemaattisesti. 7 Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteiden hyväksyminen ja seuranta Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteet ja niihin tehtävät muutokset hyväksytään kaupunginvaltuustossa. Ohjetta koskevat käytännön ohjausta koskevat päivitykset käsitellään riskienhallinnan johtoryhmässä ja viedään tiedoksi kaupunginhallitukselle. Kaupunginjohtaja, tehtävä-, vastuu- ja palvelualueiden johtavat viranhaltijat ja esimiehet vastaavat ohjeiden toimeenpanosta osana strategista ja operatiivista johtamista, ohjausta, päätöksentekoa ja kaikkea toimintaa. Myös johtoryhmät käsittelevät yleisohjeen sekä vastaavat sen käytännön jalkauttamisesta. Johtavien viranhaltijoiden, esimiesten ja henkilöstön tulee tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa olla tietoinen johtamis- ja hallintojärjestelmästä ja sen eri osa-alueista. Johtamisen, toiminnan ohjauksen, riskienhallinnan sekä seurannan ja valvonnan käytännön menettelyitä valmistellaan keskitetysti periaatteisiin pohjautuen. Ohjeen toimeenpanoa, tehokkuutta ja ajantasaisuutta seurataan systemaattisesti. Kaupunginhallitukselle, lauta- ja johtokunnille raportoidaan ohjeen sekä sitä täydentävien menettelyjen toimeenpanosta vuosittain. Raportointi on osaltaan perustana hallituksen selonteolle sisäisestä valvonnasta ja konsernivalvonnasta. 27

34 126, KH :00 / Pykälän liite: Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteet LIITEET Elinkeinostrategia (kv ) wwstructure/19562_kotka_ek-strat_hyv_ pdf Henkilöstöstrategia (kv ) wwstructure/17268_kotka_henkilostostrategia_ pdf Kaupunkistrategia (kv ) wwstructure/19663_kaupunkistrategia_ _hyvaksytty.pdf Ohjeet vieraanvaraisuudesta, edustamisesta ja lahjoista (kh ) Kotkan kaupungin säädöskokoelma 2013 Nro 18 Palveluverkkoselvitys ja palvelustrategia 2020 (kv ) wwstructure/19657_kotka_palv-verkkoselv_palvstrat_valt pdf Sopimustenhallintaohjeisto (kh ) Talouden tasapainotusohjelma (kv ) Tietoturvapolitiikka (kv ) Suositus vaikutusten arvioinnista kunnallisessa päätöksenteossa 28

35 126, KH :00 / Pykälän liite: Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteet Sanasto Johtamis- ja hallintojärjestelmä Tapa johtaa ja hallita toimintaa eettisesti vastuullisella tavalla, jotta organisaation perustehtävä ja visio toteutuvat ja toiminta on vaikuttavaa ja taloudellista. Sisäinen valvonta Johtamisen, toiminnan suunnittelun ja ohjauksen, seurannan ja arvioinnin menettelyitä, jotka varmentavat toiminnan tuloksellisuutta, lainmukaisuutta sekä varojen ja resurssien asianmukaista hallintaa ja käyttöä. Valvonnalla varmennetaan riskienhallinnan systemaattista toimeenpanoa, riittävyyttä sekä tavoitteiden saavuttamista ja toiminnan lainmukaisuutta. Riski Ulkoinen tai sisäinen uhkatekijä eli ei toivottu tapahtuma, joka voi toteutuessaan aiheuttaa vahinkoa, menetyksiä tai resurssien tuhlausta. Lisäksi riskillä tarkoitetaan vahvuutta tai mahdollisuutta, joka on jäänyt hyödyntämättä. Riskillä voi olla negatiivinen tai positiivinen vaikutus kaupungin toimintaan, asiakkaisiin tai sidosryhmiin. Riskiä arvioidaan todennäköisyyden ja seurauksen perusteella. Riskienhallinta Riskienhallinta on olennainen osa kaupungin toimintaa ja johtamista. Riskienhallinnalla tarkoitetaan menettelytapoja, joilla tunnistetaan toimintaan kohdistuvia riskejä, arvioidaan tunnistettuja riskejä ja määritellään toimenpiteitä tunnistettujen riskien toteutumisen todennäköisyyden ja/tai seurauksen vakavuuden pienentämiseksi. Lisäksi riskienhallintaan kuuluu säännöllinen raportointi kaupungin hallitukselle, lauta- ja johtokunnille. Tilivelvollinen ja tilivelvollisuus Toimielin ja henkilö, jolla on vastuu johtamastaan toiminnasta ja sen valvonnasta. Kuntalain mukaiseen tilivelvolliseen voidaan kohdistaa muistutus sekä evätä vastuuvapaus. Tilivelvollisuus sisältää vastuunalaisuuden toiminnan tuloksellisuudesta, lainmukaisuudesta, varojen ja resurssien turvaamisesta, sekä johtamisesta ja ohjauksesta. Hyvä hallintotapa Hyvä hallintotapa tarkoittaa objektiivista ja tasapuolista henkilöstön, asiakkaiden sekä eri sidosryhmien kohtelua sekä toimivallan käyttöä yksinomaan lain mukaan hyväksyttäviin tarkoituksiin. Toimien on oltava puolueettomia ja oikeassa suhteessa tavoiteltuun päämäärään nähden. 29

36 127, KH :00 KH: 1036/2012 Lausunnon antaminen Itä-Suomen hallinto-oikeudelle Jäppilän koulun lakkauttamista koskevassa asiassa Kh Valmistelija: Kaupunginlakimies Marianna Ruonala, puh Kotkan kaupunginvaltuusto on äänestyksen jälkeen päättänyt lakkauttaa Jäppilän koulun lukien. Valtuuston päätöksestä on muiden ohella valittanut kaupunginvaltuutettu Risto Repo. Itä- Suomen hallinto-oikeus on pyytänyt Kotkan kaupunginhallituksen lausuntoa valituksesta mennessä../. Risto Revon valituskirjelmä on liitteenä. Kaupunginlakimies Marianna Ruonalan lausunto : Risto Repo vaatii hallinto-oikeutta kumoamaan Kotkan kaupunginvaltuuston päätöksen , koska päätös on Revon mukaan syntynyt virheellisessä järjestyksessä. Repo perustelee valitustaan sillä, että Jäppilän koulua koskevaa valtuuston päätöstä ei ollut kumottu ennen uuden päätöksen tekoa. Lisäksi asiaa ei ollut käsitelty lainkaan lasten ja nuorten palvelujen lautakunnassa, asianosaisten kuuleminen oli suoritettu puutteellisesti eivätkä kuntalaisten kannanotot olleet tavoittaneet kaupunginvaltuutettuja oikeaaikaisesti. Kaupunginhallitus on antanut asiasta muiden valittajien osalta perusteellisen lausunnon, jossa on käsitelty kaikkia Revon valituksessa mainittuja seikkoja. Esitän, että kaupunginhallitus lausuntonaan Risto Revon valitukseen viittaa em. lausuntoonsa ja esittää valituksen hylkäämistä perusteettomana../. Liitteenä kaupunginhallituksen päätös Esittelijä: Ehdotus: Kaupunginjohtaja Henry Lindelöf Kaupunginhallitus päättää lausuntonaan valtuutettu Risto Revon valitukseen viitata Jäppilän koulun lakkauttamisasiassa antamaansa lausuntoon / 451 ja esittää, että hallinto-oikeus hylkää valituksen perusteettomana. Toimeenpano: Ote ja asiakirjat: Itä-Suomen hallinto-oikeus, Kuopio mennessä Ei oikaisuvaatimusohjetta

37 127, KH :00 / Pykälän liite: Risto Revon valituskirjelmä

38 127, KH :00 / Pykälän liite: Risto Revon valituskirjelmä

39 127, KH :00 / Pykälän liite: Kaupunginhallituksen päätös Lausunnon antaminen Kouvolan hallinto-oikeudelle Jäppilän koulun lakkauttamista koskevasta valtuuston päätöksestä tehdyistä valituksista Kh / 451 Valmistelija: Kaupunginlakimies Marianna Ruonala, puh Valtuusto päätti / 183 äänestyksen jälkeen lakkauttaa Jäppilän koulun lukien. Valtuuston päätöksestä ovat Kouvolan hallintooikeudelle valittaneet Vesa Levonen, Niina Hippala, Sari Kaitainen, Antti Kaitainen ja Johanna Koukkula, Seppo Eerola, Pentti Tiusanen, Petri Pekkola, Seija Piipponen-Pekkola, Semi Lommi ja Tarja Bohm. Kouvolan hallinto-oikeus on pyytänyt valituksista kaupunginhallituksen lausuntoa mennessä../. Valituskirjelmät ovat liitteenä. Valituskirjelmien liitteet ovat nähtävänä kokouksessa. Kaupunginlakimies Marianna Ruonalan lausunto : Kotkan kaupunginvaltuusto on muun ohella päättänyt lakkauttaa Jäppilän koulun alkaen. Vesa Levosen valitus Vesa Levonen vaatii hallinto-oikeutta kumoamaan valtuuston tekemä päätös kokonaan lainvastaisena ja epätarkoituksenmukaisena. Levonen myös mainitsee valitusperusteenaan, että valtuusto on asiassa ylittänyt toimivaltansa ja että päätös on syntynyt virheellisessä järjestyksessä. Levosen käsityksen mukaan valtuuston päätös rikkoo YK:n lapsen oikeuksien julistusta, Euroopan ihmisoikeussopimusta, Suomen perustuslakia, hallintolakia, kuntalakia, lastensuojelulakia ja perusopetuslakia. Levonen vaatii lisäksi, että hallinto-oikeus velvoittaa Kotkan kaupunkia hakemaan koulurakennukselle rakennussuojelua tai velvoittaa Kotkan kaupunki suojelemaan koulu asemakaavalla. Lisäksi Levonen vaatii hallintooikeutta velvoittamaan Kotkan kaupunki muihin toimiin koulun väliaikaiseksi suojelemiseksi. Levonen pyytää myös valtuuston päätökselle täytäntöönpanokieltoa. Kaupunginvaltuusto oli kokouksessaan kehottanut mm. opetustointa tekemään esityksiä vastuualueen säästötoimiksi. Opetustoimen vastuualue valmisteli valtuuston vaatimat säästöesitykset. Säästöesityksiä vuodelle 2013 ei aikataulun kiireellisyyden vuoksi ollut mahdollista käsitellä lasten ja nuorten palvelujen lautakunnassa ennen kaupunginhallituskäsittelyä. Muiden säästötoimien ohella opetustoimen vastuualueen säästöehdotuksia käsiteltiin kaupunginhallituksen kokouksessa otsikolla Talousarviomuutos vuodelle 2013 säästöjen toteuttamiseksi. Esitetyt säästöt eivät sisältäneet Jäppilän koulun lakkauttamista. Kaupunginhallitus päättii siirtää asian tarkemman käsittelyn seuraavaan kokoukseensa. Kaupunginhallituksen kokouksessa asia oli uudelleen esillä kaupunginjohtajan esittelemänä. Kaupunginhalltuksen kokouksessa Vuoden 2013 talousarviomuutoksen käsittelyn yhteydessä kaupunginhallituksen puheenjohtaja teki kannatetun ehdotuksen Jäppilän koulun lakkauttamiseksi lukien sekä muutosehdotuksen mainitun kokouksen esityslistan liiteasiakirjaan, mikä koski vastuualueiden ehdottamia säästöjä. Tämän jälkeen seuranneessa keskustelussa tehtiin kannatettu asian palautusesitys, josta sen

40 127, KH :00 / Pykälän liite: Kaupunginhallituksen päätös jälkeen äänestettiin. Äänestyksen tuloksena kaupunginhallitus päätti jatkaa asian käsittelyä. Hallintosäännön 14 :n mukaan asia, joka esitetään ensimmäisen kerran toimielimelle eikä esityslistaa ole toimitettu kokouskutsun yhteydessä, pannaan pöydälle seuraavaan kokoukseen, jos vähintään neljäsosa läsnä olevista jäsenistä sitä pyytää. Tässä kaupunginhallituksen kokouksessa 313 kohdalla käsiteltävänä olleen asian yhteydessä on ollut kyse keskustelun aikana kaupunginhallituksen puheenjohtajan tekemästä ehdotuksesta kaupunginjohtajan esittelijänä tekemän päätösehdotuksen sisällöksi. Asia ei ole tullut uutena kokouskutsun ulkopuolelta, vaikka ehdotuksen sisältö on voinut tulla yllätyksenä kokouksen osanottajille. Näin ollen hallintosäännön 14 :ää on voitu tässä soveltaa ainoastaan siten, että asian palautusehdotuksesta on äänestetty, jolloin enemmistön kanta on tullut päätökseksi. Levosen valituskirjelmässään esittämät spekulaatiot, miten puheenjohtajan olisi tullut tilanteessa hänen mielestään menetellä, ovat vailla merkitystä. Kaupunginhallituksessa asian käsittelyyn on osallistunut Aittakorven koulun rehtori Pekka Posti. Valittaja pitää häntä esteellisenä osallistumaan asian käsittelyyn. Valittajan mukaan esteellisyys aiheutuu hänen viranhaltijaasemastaan sekä siitä, että hän on kaupunginhallituksessa tehnyt muutosehdotuksen, jonka toteutuminen saattaa vaikuttaa Aittakorven koulun viikkotunteihin. Kuntalain 52 :n 3 momentin mukaan palvelussuhde kuntaan ei tee asianomaista henkilöä esteelliseksi. Tiedossa ei myöskään ole, että Posti olisi palvelussuhteensa perusteella esitellyt tai muuten vastaavalla tavalla käsitellyt asiaa. Ehdotuksen tekeminen kaupunginhallituksen kokouksessa ei tee viranhaltijaa luottamustoimessaan esteelliseksi. Mahdollisten opetustoimen säästöjen toteutuminen ei myöskään ole koskenut Pekka Postia siten henkilökohtaisesti, että se aiheuttaisi hallintolain 28 :n tarkoittaman esteellisyysperusteen. Kaupunginhallituksella on kuntalain 23 :n perusteella kokonaisvastuu kaupungin taloudenhoidosta. Kaupunginhallituksen toimivaltaan kuuluu valmistella valtuuston päätettävät kaupungin taloutta koskevat asiat. Se, että Jäppilän koulun lakkauttamista ei ollut käsitelty lasten ja nuorten palvelujen lautakunnassa, ei tee kaupunginvaltuuston päätöksestä virheellisessä järjestyksessä syntynyttä. Valittaja vetoaa valitusperusteenaan myös siihen, että päätöksenteossa on sivuutettu kuntalain 29 :n sekä hallintolain 34 :n ja 41 :n säännökset. Kuntalain 29 :ssä säädetään yleisesti kunnan velvollisuudesta tiedottaa vireillä olevista asioista, suunnitelmista, päätöksistä ym. Tähän tiedottamisvelvollisuuteen sisältyy hallintolain tarkemmat säännökset tiedottamisen muodoista ja laajuudesta. Hallintolain 34 säätelee asianosaisen kuulemista ja 41 vaikuttamismahdollisuuksien varaamista. Kun päätetään yhden tai useamman koulun lakkauttamisesta, ei asian käsittelyssä katsota olevan varsinaisia asianosaisia. Valmistelussa tulee sen sijaan huomioida hallintolain 41 ja varata osallisille vaikutusmahdollisuudet ilmoittamalla asiasta sopivalla tavalla. Kunnalla on mahdollisuus harkita, mikä on asianmukainen ja riittävän tehokas tapa ilmoittaa vireillä olevasta asiasta. Tällaisia ilmoituksia voivat olla lehti-ilmoitukset, ilmoitukset kunnan kotisivuilla sekä koteihin postitetut tiedotteet. Kuulemistilaisuuksien järjestäminen on myös sopiva tapa. Kun ehdotus Jäppilän koulun lakkauttamisesta tuli esille vasta kaupunginhallituksessa, ei asiasta ole voitu sitä ennen informoida Jäppilän asukkaita. Kaupunginhallituksen päätöksestä, joka sisälsi koulun lakkauttamisehdotuksen valtuustolle, uutisoitiin luonnollisesti lehdistössä. Sen lisäksi kaupunginhallituksen kokouksen pöytäkirja on ollut Kotkan kaupungin kotisivuilla nähtävillä. Osallisille järjestettiin kuulemistilaisuus Pih-

41 127, KH :00 / Pykälän liite: Kaupunginhallituksen päätös koon koululla. Tilaisuudesta ilmoitettiin Jäppilän ja Pihkoon koulun oppilaiden huoltajille ja lisäksi tilaisuudesta kerrottiin Kotkan kaupungin nettisivuilla. Kutsussa ja nettisivulla oli pyydetty osallisia jättämään mielipiteensä Jäppilän koulun lakkauttamisesta klo 12 mennessä opetustoimeen. Järjestetyssä tilaisuudessa, johon osallistui opetustoimen ilmoituksen mukaan 53 henkilöä, informoitiin valtuustolle tehdystä Jäppilän koulun lakkauttamisesityksestä sekä kuultiin esitettyjä mielipiteitä. Valtuustolle on esitetty yhteenveto tilaisuudessa esitetyistä kannanotoista. Keskusteluita ei kirjattu, koska mielipiteet oli erikseen pyydetty kirjallisina. Kirjallisina jätetyt mielipiteet oli jaettu tiedoksi valtuutetuille ennen päätöksentekoa. Valituksessa on viitattu siihen, että aikaa mielipiteen esittämiselle oli vain 1,5 vuorokautta. Kutsut tilaisuuteen oli kuitenkin jaettu jo aiemmin. Tosiasiassa aikaa mielipiteen esittämiseen oli noin 10 vuorokautta. Mielipiteitten esittämiselle varattua aikaa on pidettävä riittävänä. Jäppilän ja Pihkoon koulujen henkilöstölle järjestettiin YT-neuvottelu Valittaja vetoaa siihen, että asiassa on rikottu hyvää hallintotapaa jättämällä nimeämättä valtuustolle tehtävään ehdotukseen asian valmisteleva viranhaltija. Kuntalain säännösten mukaan valtuuston päätettäväksi viedyt asiat valmistelee kaupunginhallitus. Edelleen valittaja väittää, että asian valmistelussa on rikottu hallintolain 6 :n oikeusperiaatteita. Hallinnon oikeusperiaatteet sisältävät sen, että viranomaisen on kohdeltava hallinnossa asioivia tasapuolisesti ja käytettävä toimivaltaansa yksinomaan lain mukaan hyväksyttäviin tarkoituksiin. Viranomaisen toimien on oltava lisäksi puolueettomia ja oikeassa suhteessa tavoiteltuun päämäärään nähden. Lisäksi niiden on suojattava oikeusjärjestyksen perusteella oikeutettuja odotuksia. Tasapuolisuuden periaate tarkoittaa, että viranomaisen kohdelta samanlaisia tapauksia samalla tavoin ja erilaisia tapauksia eri tavoin. Tämä liittyy syrjintäkieltoon ja mielivallan kieltoon. Käytännössä täysin samanlaisia tapauksia on harvoin. Hyväksyttävistä syistä voidaan sallia myös erilainen kohtelu. Vakiintuneella käytännöllä on suuri merkitys hallintoasian käsittelyssä. Tarkoitussidonnaisuuden periaate tarkoittaa, että toimivaltaa saa käyttää vain siihen tarkoitukseen, mihin se on tarkoitettu käytettäväksi. Jäppilän koulun lakkauttamista koskevassa asiassa ei ole tullut esiin tämän periaatteen loukkaamista. Puolueettomuusperiaate tarkoittaa, ettei päätöksenteko saa perustua epäasiallisiin tai muutoin hallinnolle vieraisiin perusteisiin esim. henkilökohtaisen hyödyn tavoittelu ym. Suhteellisuusperiaate tarkoittaa sitä, että viranomaisen tulee mitoittaa toimintansa siten, että tarvittava vaikutus saadaan aikaan. Tämä periaate tulee esiin useimmiten käytettävien pakkokeinojen laadussa ym. Luottamuksensuojaperiaate liittyy siihen, että yksityisen oikeussubjektin on voitava luottaa viranomaisten päätösten oikeellisuuteen ja hallintopäätösten pysyvyyteen. Kuitenkaan viranomaisen esittämät käsitykset tai lupaukset hallinnon asiakkaille eivät saa aikaan sellaista oikeudellisesti perusteltua odotusta, johon voitaisiin vedota. Luottamuksen suojassa on kyse yksityiselle kansalaiselle etuja suovasta päätöksestä, jota ei voi muuttaa, elleivät olosuhteet jotenkin muutu. Tällaisia asioita ovat esimerkiksi luottamus siihen, etteivät ohjeet tai lainsäädännön soveltaminen toisin muutu takautuvasti. Yksityisen tahon luottamusta tulee punnita suhteessa julkiseen etuun. Valittaja ei ole tarkemmin tuonut esiin, että mitään näistä periaatteista olisi loukattu valtuuston päättäessä Jäppilän koulun lakkauttamisesta alkaen. Vaikka päätös aientaa aikaisempaa saman koulun lakkauttamispäätöstä, on päätös asianmukaisesti perusteltu ja Kotkan kaupungin taloudellisessa tilanteessa välttämätön. Valtuustolla on valta päätöstä tehdessään arvioida, onko päätöksenteon perusteelle riittävät selvitykset.

42 127, KH :00 / Pykälän liite: Kaupunginhallituksen päätös Valittaja väittää, että valtuuston päätös rikkoo myös YK:n lapsen oikeuksien julistusta, Euroopan ihmisoikeussopimusta, Suomen perustuslakia, lastensuojelulakia sekä perusopetuslakia. Valittaja ei ole tarkemmin yksilöinyt, miten koulun lopettamispäätös rikkoo julistusta, sopimuksia ja lakeja. YK:n lapsen oikeuksien julistus vuodelta 1959 ei ole oikeudellisesti valtioita sitova. Julistuksen vetoomukset on 1989 koottu yleissopimukseen lapsen oikeuksista. Tämä sopimus käsittää kohtia lapsen oikeudesta saada koulutusta. Koulun lakkauttamista koskevalla päätöksellä ei rajoiteta lasten mahdollisuutta saada koulutusta. Valittaja vetoaa Euroopan ihmisoikeussopimuksen 5 ja 14 artikloihin. Ihmisoikeussopimuksen 5. artikla käsittelee oikeutta vapauteen ja turvallisuuteen ja turvaa laittomilta vapaudenriistoilta. 14. artikla suojaa syrjinnältä jonkin muun artiklan loukkaamistapauksissa. 14. artiklalla ei ole itsenäistä vaikutusta. Valituskirjelmästä ei tarkemmin ilmene, miten oikeutta vapauteen ja turvallisuuteen olisi Jäppilän koulun lakkauttamispäätöksellä loukattu. Suomen perustuslain osalta valittaja mainitsee 2, 6 ja 22 :ät. Perustuslain 2 :ssä säädetään kansanvaltaisuuden ja oikeusvaltioperiaatteen sisällöstä. Siinä viitataan mm. siihen, että kaikessa julkisessa toiminnassa on noudatettava tarkoin lakia. Samoin siinä mainitaan, että kansanvaltaan kuuluu yksilön oikeus osallistua ja vaikuttaa yhteiskunnan ja elinympäristönsä kehittämiseen. Nämä perusperiaatteet muodostavat Suomen valtiojärjestyksen perusteet. Varsinaisiin perusoikeussäännöksiin kuuluu valittajan viittaama perustuslain 6, joka koskee yhdenvertaisuutta lain edessä. Pykälässä kielletään ilman hyväksyttävää syytä tapahtuva syrjintä. Säännös edellyttää julkisen vallan aktiivisesti edistämään yhdenvertaisuuden toteutumista yhteiskunnassa. Perustuslain 22 sisältää yleisen perusoikeuksien turvaamisvelvollisuuden. Yksittäisen koulun lakkaamisella ei käsittääkseni rikota kansalaisten perusoikeuksia. Kunnalla on perustuslakiin perustuvan itsehallintonsa nojalla oikeus päättää, missä rakennuksissa kunnassa annettava opetus tapahtuu. Samalla kunnan on luonnollisesti huomioitava koulutuksen yksityiskohtaista järjestämistä koskeva lainsäädäntö. Näin on käsittääkseni tehtykin ja tullaan Jäppilän koulun oppilaiden osalta jatkossakin tekemään. Valittaja tuo lisäksi esiin perusopetuslain 3 ja 6 :t. Perusopetuslain 3 :ssä säädetään opetuksen järjestämisen perusteista. Pykälä esittelee niitä valtakunnallisesti yhtenäisiä tavoitteita, joihin opetuksen järjestämisellä pyritään. Perusopetuslain 6 säätää oppilaan koulupaikan määräytymisestä. Mainitussa pykälässä säädetään, että oppilaan koulumatkojen tulee olla eri seikat huomioon ottaen mahdollisimman turvallisia ja lyhyitä. Tähän perustuu pykälässä olevat säännökset oppilaan lähikoulun määräämisestä. Vaikka Jäppilän koulun toiminta päättyisi, ei voida silti väittää, että oppilaiden koulumatkat muodostuisivat kohtuuttoman pitkiksi. Koulumatkan turvallisuuteen valtuusto on päätöksessään kiinnittänyt huomiota velvoittamalla järjestämään oppilaiden kuljetuksen Pihkoon kouluun, kunnes Jäppilän ja Pihkoon välinen kevyen liikenteen väylä on rakennettu. Vielä valittaja viittaa lastensuojelulain 1 :n säännöksiin. Kyseisessä säännöksessä kuvataan lastensuojelulain tarkoitus. Säännöksellä ei ole itsenäisesti muuta sisältöä. Siltä osin kuin Levosen valituskirjelmässä viitataan päätöksen tarkoituksenmukaisuuteen, voidaan todeta, että valtuusto on asiasta päättäessään arvioinut päätöksensä tarkoituksenmukaisuuden sekä päätöksen pohjana olleiden selvitysten riittävyyden. Kuntalain mukaan valtuuston päätöksestä voi valittaa vain laillisuusperusteilla eikä hallinto-oikeus tämän takia voi puuttua päätösten tarkoituksenmukaisuuteen.

43 127, KH :00 / Pykälän liite: Kaupunginhallituksen päätös Levonen valituksessaan vaatii myös hallinto-oikeutta velvoittamaan Kotkan kaupungin hakemaan koululle suojelua rakennusperinnön suojelemisesta annetun lain tai maankäyttö- ja rakennuslain perusteella. Levonen vaatii myös, että hallinto-oikeus velvoittaa Kotkan kaupungin muihin toimenpiteisiin em. lakien perusteella rakennuksen suojelemiseksi. Levosen vaatimukset eivät käsitykseni mukaan liity valtuuston tekemään koulun lakkauttamista koskevaan asiaan. Koulun lakkauttamisella ei ole päätetty rakennuksen purkamisesta eikä suojelupäätöksellä voida pakottaa kuntaa pitämään rakennus tietyssä käytössä. Edellä mainittujen lakien perusteella kuntaa ei voida pakottaa harjoittamaan rakennuksessa tietynlaatuista toimintaa. Katson, että edellä mainitun vaatimuksen käsittely ei kuulu hallintooikeuden toimialaan ja että hallinto-oikeuden tulee tällä perusteella jättää koulurakennuksen suojelua koskevat vaatimukset tutkimatta. Vielä Levonen vaatii kaupunginvaltuuston päätöksen täytäntöönpanon kieltämistä. Valtuuston päätöksen mukaan Jäppilän koulun koulutoiminta jatkuu kevätlukukauden 2014 loppuun. Päätös on tarkoitus panna täytäntöön vasta silloin. Täytäntöönpanon johdosta valitus ei käy hyödyttömäksi. Mikäli valitus tulisi hyväksytyksi, koulutoiminta on mahdollista aloittaa Jäppilän koulurakennuksessa uudelleen. Edellä mainitulla perusteella katson, ettei täytäntöönpanokiellolle ole perusteita. Siltä osin kuin valitus koskee kaupunginvaltuuston päätöstä , pitää valitus jättää liian myöhään tehtynä tutkimatta. Siltä osin kuin Levonen katsoo, että kaupunginlakimies on esteellinen valmistelemaan kaupunginhallituksen vastausta valitukseen, ei tiedossani ole sellaista hallintolain esteellisyysperustetta, joka mainitun esteellisyyden aiheuttaisi. Kaupunginhallitus harkitsee hallinto-oikeudelle annettavan lausunnon sisällön. Niina Hippalan ym. valitus Niina Hippala ym. vaativat valituksessaan, että valtuuston päätös kumotaan lainvastaisena siltä osin kuin siinä on päätetty lakkauttaa Jäppilän koulu lukien. Valittajat vaativat myös päätökselle täytäntöönpanokieltoa. Valittajat viittaavat valituksessaan siihen, että kaupunginvaltuuston päätös on hallintolain 6 :n, 41 :n ja 42 :n, kuntalain 27 :n, 29 :n ja 53 :n, Kotkan kaupunginhallituksen johtosäännön 5 :n sekä työnantajan ja henkilöstön välisestä yhteistoiminnasta kunnissa annetun lain 4 :n vastainen. Valittajat vaativat lisäksi oikeudenkäyntikulujaan korvattaviksi. Siltä osin kuin valituksessa on kyse vaikuttamismahdollisuuksien varaamisesta kuntalaisille, kuulemistilaisuudessa annettujen mielipiteiden kirjaamisesta, lasten ja nuorten palvelujen lautakunnan johtosäännön vastaisuudesta sekä kuntalain 53 :n vastaisuudesta, viitataan yllä olevaan Vesa Levosen valituksesta annettuun lausuntoon. Siltä osin kuin valituksessa mainitaan, että kutsua kuulemistilaisuuteen ei lähetetty Pihkoon koulun päiväkodissa olleiden lasten huoltajille, lausutaan, että Jäppilän koulun lakkauttaminen ei vaikuta Pihkoon koulun päiväkodissa nyt oleviin lapsiin. He jatkavat edelleen päiväkodissa. Sen sijaan osaan päiväkotiin hakevista uusista lapsista se saattaa vaikuttaa. Valittajat viittaavat myös luottamuksensuojan rikkomiseen perusteena valitukselleen. Myös tältä osin viitataan Levosen valituksesta lausuttuun. Yhteistoimintaneuvotteluissa käsitellään työnantajan ja työntekijäin välisiä asioita. Yhteistoimintamenettelyyn riittyvät riita-asiat käsitellään yleisissä

44 127, KH :00 / Pykälän liite: Kaupunginhallituksen päätös tuomioistuimissa. Kuntalainen ei voi valitusperusteenaan hallintooikeudessa viitata yhteistoimintamenettelyyn liittyviin asioihin, koska ko. asiat eivät kuulu hallinto-oikeuden toimialaan. Kuntalainen ei myöskään ole osapuoli työnantajan ja työntekijän välisessä suhteessa. Valituksen valitusperusteena ovat myös asian tarkoituksenmukaisuutta koskevat seikat. Niiden osalta viitataan Levosen valituksesta lausuttuun. Valittajat vaativat oikeudenkäyntikulujaan korvattaviksi. Valittajien kulut ovat tähän mennessä 291 euroa. Hallintolainkäyttölain 74 :n mukaan asianosainen on velvollinen korvaamaan toisen asianosaisen oikeudenkäyntikulut kokonaan tai osaksi, jos erityisesti asiassa annettu ratkaisu huomioon ottaen on kohtuutonta, että tämä joutuu pitämään oikeudenkäyntikulunsa vahinkonaan. Harkittaessa julkisen asianosaisen korvausvelvollisuutta on otettava erityisesti huomioon, onko oikeudenkäynti johtunut viranomaisen virheestä. Kaupunginvaltuusto on päättänyt koulun lakkauttamisesta kaupungin taloudellisten seikkojen niin vaatiessa. Kyseessä on ollut asia, joka vaikuttaa useiden kuntalaisten lasten koulunkäyntiin siten, että osalla koulumatka pitenee ja osalla saman koulun oppilasmäärä kasvaa. Valtuusto on koulun lakkauttamispäätöksen yhteydessä kuitenkin sitoutunut toistaiseksi järjestämään Jäppilän koulua käyville koulukuljetuksen. Ei voida katsoa, että olisi kohtuutonta, että valtuuston päätöksestä valittaneet, huolehtivat itse oikeudenkäyntikuluistaan. Koulun lakkauttamisessa on aina kyse mitä suurimmassa määrin lakkauttamisen tarkoituksenmukaisuudesta. Kotkan kaupunkia ei pidä edellä mainitusta syystä velvoittaa korvaamaan valittajien oikeudenkäyntikuluja. Valittajat vaativat myös täytäntöönpanokiellon määräämistä valtuuston valituksenalaiselle päätöksellä. Tältä osin viitataan Vesa Levosen valituksesta annettuun vastineeseen. Seppo Eerolan valitus Seppo Eerola vaatii, että Kouvolan hallinto-oikeus kumoaa kaupunginvaltuuston päätöksen ja pysyttää voimassa valtuuston aiemman päiväkoti- ja kouluverkkoselvityksen yhteydessä tekemän Jäppilän koulua koskevan päätöksensä. Valitusperusteinaan Eerola vetoaa päätöksen syntyneen virheellisessä järjestyksessä mm. siksi, että valtuusto ei ole kumonnut kohdalla tehtyä Jäppilää koskevaa päätöstä; valmistelussa on sivuutettu lasten ja nuorten palvelujen lautakunta; kaupunginhallituksen valmistelu oli olematonta eikä valmistelevaa viranhaltijaa ollut nimetty; asia tuli käsiteltäväksi esityslistan ulkopuolelta; alueen asukkaiden kuuleminen oli riittämätöntä; kaupunginhallituksen varapuheenjohtaja Pekka Posti oli esteellinen. Päättäessään päiväkoti- ja kouluverkkoselvityksestä valtuusto päätti muun ohella, että Jäppilän koulu liitetään päiväkoti- ja kouluverkkoselvityksessä 2012 esitettyyn Pihkoon oppilaaksiottoalueeseen lukuvuoden alusta, jolloin Jäppilän koulu lakkaa. Kun kaupunginvaltuusto nyt päätti aikaistaa Jäppilän koulun yhdistämistä Pihkoon kouluun, olisi valtuuston valittajan käsityksen mukaan pitänyt kumota aiempi päätöksensä. Päätösten välissä on aikaa 1,5 vuotta. Valtuuston 2012 tekemällä päätöksellä on linjattu valtuuston tahto päiväkoti- ja kouluverkon kehittämisessä. Olosuhteiden muuttuessa valtuusto on voinut tehdä uuden päätöksen kumoamatta vanhaa päätöstään, joka on muilta osin edelleen viranhaltijoiden ohjeena valmisteltaessa kouluverkkoa koskevia päätöksiä. Hallintolain luottamuksensuojaperiaate ei ulotu tähän valtuuston päätökseen, vaan valtuusto on koska tahansa voinut kaupunginhallituksen esityksestä päättää asiasta toisin. Täytäntöönpanossa noudatetaan valtuuston uusinta päätöstä.

45 127, KH :00 / Pykälän liite: Kaupunginhallituksen päätös Valittajan valitusperusteinaan esiin tuomien asioiden, valmistelun puutteellisuuden, lasten ja nuorten palvelujen lautakunnan sivuuttamisen, kaupunginhallituksen käsittelyn, asian vireillä olosta tiedottamisen ja vaikuttamismahdollisuuksien varaamisen sekä kaupunginhallituksen varapuheenjohtaja Pekka Postin väitetyn esteellisyyden osalta viitataan Vesa Levosen valituksesta lausuttuun. Esitän, että kaupunginhallitus lausuntonaan esittää Seppo Eerolan valituksen hylkäämistä perusteettomana. Pentti Tiusasen ym. valitus Pentti Tiusanen ym. vaatii, että Kouvolan hallinto-oikeus peruu Kotkan kaupunginvaltuuston päätöksen Tiusanen ym. ilmoittaa valitusperusteekseen, että päätös on syntynyt virheellisessä järjestyksessä. Tiusasen ym. mukaan valtuusto ei kumonnut päätöstään ; lasten ja nuorten palvelujen lautakunta sivuutettiin asian valmistelussa; asukkaiden mahdollisuudet vaikuttaa asiaan olivat riittämättömät; ja kuntalaisten kannanotot koulun lopettamiseen eivät tavoittaneet valtuutettuja riittävän ajoissa. Siltä osin kuin Tiusanen ym. mainitsee valtuuston päätöksen , viitataan Seppo Eerolan valituksesta lausuttuun. Siltä osin kuin Tiusasen ym. valituksessa mainitaan lasten ja nuorten palvelujen lautakunnan sivuuttaminen asian valmistelussa sekä asukkaiden vaikutusmahdollisuuksien varaaminen, viitataan Vesa Levosen valituksesta annettuun lausuntoon. Kaupunginvaltuutetuille oli lähetetty tiedoksi opetustoimeen toimitetut asukkaiden kirjelmät sähköpostitse Valtuuston kokous on ollut Kotkan kaupungin hallintosäännön 7 :n mukaan kokouskutsu valtuuston kokoukseen on lähetettävä vähintään 7 päivää ennen kokousta. Kokouksessa käsiteltävään asiaan liittyvä tausta-aineisto on ollut riittävän ajoissa valtuutettujen käytössä. Esitän kaupunginhallitukselle, että kaupunginhallitus lausuntonaan hallintooikeudelle esittää Tiusasen ym. valituksen hylkäämistä perusteettomana. Tarja Bohmin valitus Tarja Bohm ilmoittaa yhtyvänsä Pentti Tiusasen ym. valitukseen. Siltä osin lausuntona viitataan yllä Tiusasen ym. valituksesta lausuttuun. Lisäksi Bohm tarkentaa omassa valituskirjelmässään, että kaupunginhallitus teki päätöksen, joka oli vastoin aiempaa valtuuston tekemää päätöstä. Kaupunginhallitus tekee päätösesityksen valtuustolle, mitään lopullista asiaan vaikuttavaa päätöstä ei kaupunginhallituksessa ole tehty. Kaupunginhallitus ei ole voinut kumota valtuuston päätöstä; se ei ole kuntalain mukaan edes mahdollista. Lautakuntakäsittely ei ole edellytyksenä sille, että kaupunginhallitus tekee valtuustolle taloudellisia säästötoimia koskevia esityksiä. Bohm väittää lisäksi, ettei alueen asukkaita kuultu. Tältä osin viitataan muista valituksista lausuttuun. Esittelijä: Ehdotus: Kaupunginjohtaja Henry Lindelöf Kaupunginhallitus päättää lausuntonaan Kouvolan hallinto-oikeudelle, kaupunginlakimiehen lausuntoon viitaten, esittää, että Vesa Levosen, Niina Hippalan ym., Seppo Eerolan, Pentti Tiusasen ym. sekä Tarja Bohmin valitukset perusteettomina hylätään siltä osin kuin niitä ei jätetä tutkimatta. Asian käsittely:

46 127, KH :00 / Pykälän liite: Kaupunginhallituksen päätös Merkittiin, että valtuuston II varapuheenjohtaja Pentti Tiusanen ja II varapuheenjohtaja Semi Lommi esteellisinä poistuivat kokouksesta tämän asian käsittelyn ajaksi. Jäsen Pirjo Tujula teki seuraavan muutosehdotuksen: Esitän, että kaupunginhallituksen käsittelyssä olevaa kaupunginlakimiehen laatimaa lausuntoa Kouvolan hallinto-oikeudelle Jäppilän koulun lakkauttamisesta ei tule hyväksyä. Jäppilän koulun lopettamisen käsittelyyn ottaminen ei tapahtunut asiallisesti. Lisäksi Jäppilän ja Pihkoon koulujen oppilaiden huoltajille jäi kaupungin informaatiotilaisuuden jälkeen ainoastaan 1,5 vrk aikaa toimittaa kantansa kirjallisesti opetustoimeen. Jäsenet Mervi Haakana ja Eeva-Riitta Pitko kannattivat ehdotusta. Jäsen Eeva-Riitta Pitko ehdotti, että lausunnon viidennen kappaleen viimeinen virke ( Levosen valituskirjelmässään ) poistetaan lausunnosta. Ehdotusta ei kannatettu, minkä vuoksi se raukesi. Keskustelun päätyttyä puheenjohtaja teki seuraavan äänestysehdotuksen: Kaupunginjohtajan ehdotus: JAA; jäsen Tujulan ehdotus: EI. Kenelläkään ei ollut huomauttamista äänestysehdotukseen. Toimitettiin nimenhuutoäänestys: JAA Elomaa Posti Hirvonen Kirjavainen Luumi Olsson Taavitsainen Tiusanen Kari EI Haakana Merivirta Pitko Tujula Äänestyksen tulos: Kaupunginjohtajan ehdotus 8 ääntä ja jäsen Tujulan ehdotus 4 ääntä. Päätös: Hyväksyttiin ehdotuksen mukaisesti äänestyksen jälkeen äänin 8-4. Toimeenpano: Ote + asiakirjat: Kouvolan hallinto-oikeus mennessä Ei oikaisuvaatimusohjetta

47 128, KH :00 KH: 247/2014 Itä-Suomen hallinto-oikeuden päätöksiä Kh Valmistelija: Kaupunginlakimies Marianna Ruonala, puh Itä-Suomen hallinto-oikeus on antanut useita päätöksiä: nro 14/5019/4 Arto Hirvosen valitus Kotkan kaupunginhallituksen päätöksestä (Kh on päättänyt saattaa valtuustolle tiedoksi valtuustoaloitteet, joita ei ole loppuunkäsitelty vuoden 2013 loppuun mennessä) Hallinto-oikeus ei tutkinut asiaa nro 14/5021/4 Asko Kervisen julkisuusasiaa koskeva valitus siitä, ettei hänen tekemäänsä tietopyyntöön ole vastattu. Hallinto-oikeus ei tutkinut asiaa nro 14/5026/4 Asko Kervisen valitus Kotkan kaupunginhallituksen päätöksestä , jolla kaupunginhallitus on päättänyt ottaa vastatakseen kaupunginjohtaja Henry Lindelöfin oikeudenkäyntikulut törkeää kunnianloukkausta koskevan asian käräjäoikeuskäsittelyn sekä hovioikeuskäsittelyn osalta. Hallinto-oikeus ei ole tutkinut asiaa, koska Asko Kervinen ei ole asianosainen nro 14/5029/4 Asko Kervisen valitus Kotkan kaupunginhallituksen päätöksestä , jossa on merkitty tiedoksi ajalla saapuneet diaarinumeroiden 172/12, 956/13 ja 957/13 alle merkityt sähköpostiviestit ym. Hallinto-oikeus ei ole tutkinut asiaa nro 14/5022/4 Vesa Levosen, Nina Hippalan ym. hakemus Kotkan kaupunginvaltuuston päätöksen täytäntöönpanon kieltämiseksi (Jäppilän koulun lakkauttaminen lukien). Hallinto-oikeus on hylännyt täytäntöönpanokieltoa koskevat hakemukset. Ratkaisu pääasiaan annetaan myöhemmin nro 14/5050/3 Matti Valkosen valitus Kotkan kaupunginvaltuuston päätöksestä , joka koski asemakaavaa, asemakaavanmuutosta ja rakennustapaohjeita 13. kaupunginosan Ruonala kortteleissa 70-84, katuja, venevalkamia, lähivirkistys-, vesi- ja yhdyskuntateknistä huoltoa palvelevien rakennusten ja laitosten alueita. Valitus sisälsi vaatimuksen mm. Munsaaren tielinjauksen pitämisestä entisellä paikallaan Sikosaaren kohdalla ja muita siihen liittyviä vaatimuksia. Hallinto-oikeus on jättänyt valituksen osin tutkimatta, osin hylännyt valituksen. Päätökset eivät ole lainvoimaisia. Päätökset ovat asiakirjoissa ja nähtävänä kokouksessa. Esittelijä: Ehdotus: Kaupunginjohtaja Henry Lindelöf Merkitään tiedoksi.

48 128, KH :00 KH: 247/2014 Ei oikaisuvaatimusohjetta

49 129, KH :00 KH: 1451/2013 Meripäivät 2014 Kh Valmistelijat: Kaupunginsihteeri Raino Hassinen, puh Johdon assistentti Seija Pusila, puh Meripäivien avajaiset ovat torstaina Avajaispäivän illaksi on suunniteltu kaupungin isännöimää vastaanottoa Merikeskus Vellamoon. Meripäivien aikana kaupunginjohtaja ja kaupungin muu virkamiesjohto ovat järjestäneet pienimuotoisia tilaisuuksia kaupungin meripäivävieraille. Esittelijä: Ehdotus: Kaupunginjohtaja Henry Lindelöf Kaupunginhallitus päättää järjestää Meripäiviin liittyen vastaanoton Merikeskus Vellamossa Vastaanoton isäntinä ovat valtuuston puheenjohtaja Nina Brask, kaupunginhallituksen puheenjohtaja Jari Elomaa ja kaupunginjohtaja Henry Lindelöf. Kaupunginhallitus päättää oikeuttaa kaupunginjohtajan sekä palvelujohtajan, kansliapäällikön, talous- ja rahoitusjohtajan, kaupunkisuunnittelujohtajan ja kehitysjohtajan järjestämään pienimuotoisia tilaisuuksia kaupungin meripäivävieraille. Tilaisuudet ja niiden sisällöt sekä osallistujat tulee olla valtuuston ja kaupunginhallituksen puheenjohtajien tiedossa etukäteen. Tilaisuuksissa tulee noudattaa voimassa olevaa kaupungin edustamisohjeistoa. Toimeenpano: Ote: valtuuston puheenjohtaja kaupunginhallituksen puheenjohtaja kaupunginjohtaja palvelujohtaja kansliapäällikkö talous- ja rahoitusjohtaja kaupunkisuunnittelujohtaja kehitysjohtaja Oikaisuvaatimusohje

50 130, KH :00 KH: 6/2014 Vasemmistoliiton eduskuntaryhmän kesäkokous Kotkassa Kh Valmistelija: Kaupunginsihteeri Raino Hassinen, puh /. Vasemmistoliiton eduskuntaryhmän kirje on esityslistan liitteenä. Vasemmistoliiton eduskuntaryhmä järjestää kesäkokouksen Kotkassa Kokoukseen osallistuu noin 35 henkilöä sekä poliittisia toimittajia. Kokouspaikkana on valtuustosali. Vieraanvaraisuutta on tarkoitus osoittaa tarjoamalla kokouslounas sekä väliaikakahvit. Kustannukset: lounas 500 euroa, väliaikakahvit 150 euroa; 1202 kaupunginhallitus. Esittelijä: Ehdotus: Kaupunginjohtaja Henry Lindelöf Kaupunginhallitus päättää osoittaa Vasemmistoliiton eduskuntaryhmän kesäkokoukseen osallistuville vieraanvaraisuutta tarjoamalla kokouslounaan sekä väliaikakahvit Kaupungintalolla Toimeenpano: Ote: Vasemmistoliiton eduskuntaryhmä sähköpostitse Seija Pusila Café Toivo Oikaisuvaatimusohje

51 130, KH :00 / Pykälän liite: Vasemmistoliiton kirje

52 131, KH :00 KH: 6/2014 Valtakunnalliset luonnonsuojelupäivät Kotkassa Kh Valmistelija: Kaupunginsihteeri Raino Hassinen, puh /. Kaakkois-Suomen ELY-keskuksen kirje on esityslistan liitteenä. Kaakkois-Suomen ELY-keskus isännöi valtakunnalliset luonnonsuojelupäivät Kotkassa Päivien teemana on meriympäristön luonnonsuojelu. Osallistujia on noin sata, ja tilaisuus järjestetään Merikeskus Vellamossa. Vieraanvaraisuutta on tarkoitus osoittaa tarjoamalla kevyt iltapala Kaupungintalolla. Kustannukset: kevyt iltapala 100 x 40 euroa = euroa; kaupunginhallitus Esittelijä: Ehdotus: Kaupunginjohtaja Henry Lindelöf Kaupunginhallitus päättää - osoittaa vieraanvaraisuutta valtakunnallisille luonnonsuojelupäiville osallistuville tarjoamalla kevyen iltapalan Kaupungintalolla klo nimetä isännät tilaisuuteen. Toimeenpano: Ote: Kaakkois-Suomen ELY-keskus sähköpostitse pentti.valipakka@ely-keskus.fi kaupunginjohtajan sihteeri isänniksi nimetyt Oikaisuvaatimusohje

53 131, KH :00 / Pykälän liite: ELY-keskuksen kirje

54 131, KH :00 / Pykälän liite: ELY-keskuksen kirje

55 132, KH :00 SOTE: 337/2014 Sosiaaliasiamiehen kertomus vuodelta 2013 Sotela / 68 Valmistelijat: Sosiaalijohtaja Heli Sahala, puh vanhustenhuollon johtaja Liisa Rosqvist, puh Sosiaaliasiamiehen on sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista annetun lain (812/2000) 24 :n mukaan annettava kaupunginhallitukselle vuosittain kertomus toiminnastaan../. Kertomus vuodelta 2013 on esityslistan erillisenä liitteenä. Sosiaaliasiamiehen kertomus on varsin pelkistetty ja keskittyy tilastotietoihin ja niiden taustojen avaamiseen. Kertomuksessa tarkastellaan ainoastaan oikeusturvakeinojen käyttöä eli muistutuksia, oikaisuvaatimuksia ja valituksia. Sosiaaliasiamiehen havaintoja Kotkasta: Asiakastapausten yhteismäärä viime vuonna oli 101. Kokonaismäärän vaihtelut on esitetty alla vuosi kpl Vuonna 2013 yhteydenottoja oli eniten lastensuojelusta ja toiseksi eniten toimeentulotuesta. Nämä kaksi ovat yleensäkin olleet yleisimmät yhteydenoton aiheet. Vuonna 2012 oli poikkeuksellisen paljon yhteydenottoja muista palveluista. Alueellisesti toimeentulotukea koskevat asiat ovat vähentyneet ja lastensuojelun lisääntyneet. Vammaispalveluasiat ovat vähentyneet. Kotihoitoa koskevat yhteydenotot lisääntyivät, samoin ikääntyneiden asumis- ja kuljetuspalveluja koskevat asiat, mutta ne ovat silti määrältään vähäisiä. Toimeentulotukiasioiden suhteellinen osuus oli 21 % kaikista tapauksista. Se on vähemmän kuin toimialueen kunnissa keskimäärin (33,4 %). Lastensuojeluasioita koski 25 % yhteydenotoista, kunnissa keskimäärin 18,8 %. Vammaispalvelua koskevien asiakastapausten osuus oli 6 %. Määrällisesti vammaispalveluasiat vähenivät selvästi edellisestä vuodesta. Ikääntyneiden asumis- ja kuljetuspalveluja koskevia asioita oli Kotkassa 17 % ja alueella keskimäärin 7,6 %. Kotihoitoa koski 5 % yhteydenotoista ja alueella 6 %. Muita palveluja (= muita kunnan palveluja tai Kelan palveluja) koskevia asioita oli Kotkasta 13 % ja alueelta 12 %. Yhteydenotoista 46 % oli tiedusteluja ja 54 %:ssa ilmaistiin tyytymättömyyttä. Kotkan osalta tilanne on hyvin erilainen eli tiedusteluja oli 35 % ja tyytymättömyyden ilmaisuja 65 %. Eniten tyytymättömyyttä kohdistui lastensuojeluun (20), toimeentulotukeen (14) sekä ikääntyneiden asumis- ja kuljetuspalveluihin (11). Taulukko: Yhteydenoton syyt vuosina

56 132, KH :00 SOTE: 337/ Sosiaalihuollon asiakaslain mukaisia muistutuksia johtaville viranhaltijoille jätettiin viime vuonna kolme kuten edellisinäkin vuosina. Sosiaali- ja terveyslautakunnan yksilöjaosto käsitteli 39 oikaisuvaatimusta sosiaalihuollon asioista (43, 46 ja 39 kpl edellisinä vuosina). Näistä 10 (18, 22) koski toimeentulotukea. Eniten käsiteltiin vammaispalvelupäätöksiä, joita oli 24. Jaosto muutti tai palautti kaksi päätöstä. Hallinto-oikeuteen tehtiin 5 (ed. vuosina 10, 7 ja 8) valitusta jaoston päätöksistä. Kouvolan hallinto-oikeus muutti tai palautti uudelleenkäsiteltäväksi vuoden 2013 aikana yhden lautakunnan ratkaisun (3, 1 ja 2 edellisinä vuosina. Alueellisestikin oikaisuvaatimusten määrä on vähentynyt. Myös hallintovalitusten määrä on pysynyt ennallaan lukuun ottamatta Kouvolan määriä vuonna Vuodelta 2012 neljän sosiaaliasiamiespalveluja tuottavan sosiaalialan osaamiskeskuksen sosiaaliasiamiehet laativat vuosiselvitykseen yhteisen kuntakyselyn. Ajatuksena oli saada sosiaalihuollon tilasta laajempaa ja vertailtavissa olevaa tietoa. Mukana olivat Socomin lisäksi Pirkanmaan ja Kanta-Hämeen sosiaalialan osaamiskeskus, Keski-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus ja Sosiaalialan osaamiskeskus Verso Päijät-Hämeen ja Itä-Uudenmaan alueilta. Kyselyn aihealueina olivat toimeentulotuki, lastensuojelu, lastensuojelun edunvalvonta, vammaispalvelun henkilökohtainen apu sekä omaishoidon tuki. Lisäksi selvityksessä tarkasteltiin osaa sosiaalipalveluista tehtyjä muutoksenhakuja. Vastauksia saatiin lähes kaikilta osaamiskeskusten toimialueiden kunnilta, kuntayhtymiltä tai yhteistoiminta-alueilta. Yhteenvedon tuottaminen koko aineiston osalta sosiaaliasiamiesten vuosiselvityksiin ei onnistunut aikataulullisesti. Yhteenveto kaikkien kuntien tuloksista pystyttiin toimittamaan vasta vuoden 2013 lopulla. Raportti toivotaan kuitenkin vietävän ainakin tiedoksi kunnissa sen myöhäisestä valmistumisesta huolimatta. Neljän sosiaalialan osaamiskeskuksen sosiaaliasiamiesten kuntakyselyn koonti vuodelta 2012 löytyy linkistä Esittelijä: Sosiaalijohtaja Heli Sahala

57 132, KH :00 SOTE: 337/2014 Ehdotus: Sosiaali- ja terveyslautakunta merkitsee tiedoksi sosiaaliasiamiehen kertomuksen vuodelta 2013 ja lähettää sen edelleen tiedoksi kaupunginhallitukselle. Samalla lautakunta merkitsee tiedoksi vuonna 2012 tehdyn kuntakyselyn raportin. Päätös: Merkittiin tiedoksi. Kh /. Kertomus vuodelta 2013 on esityslistan erillisenä liitteenä. Esittelijä: Ehdotus: Kaupunginjohtaja Henry Lindelöf Merkitään tiedoksi sosiaaliasiamiehen kertomus vuodelta 2013, ja saatetaan kertomus tiedoksi myös valtuustolle. Ei oikaisuvaatimusohjetta Kv: Ei valitusosoitusta

58 132, KH :00 / Pykälän liite: Sosiaaliasiamiehen raportti 2013 SOSIAALIASIAMIEHEN SELVITYS KUNNANHALLITUKSILLE VUODELTA 2013 Hamina, Kaakon kaksikko, Kotka, Kouvola, Pyhtää Sirkku Bilaletdin Kaakkois-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus Oy Socom

59 132, KH :00 / Pykälän liite: Sosiaaliasiamiehen raportti 2013 Kunnanhallituksille Sosiaaliasiamiehen kertomus on katsaus sosiaalihuollon asiakkaiden aseman ja oikeuksien toteutumiseen vuonna Selvitys koostuu toiminta-alueen kuntien yhteisestä tilastollisesta osuudesta sekä lyhyistä kuntakohtaisista osioista. Sosiaaliasiamiehen kuntakysely vuodelta 2013 koski tällä kertaa ainoastaan oikeusturvakeinojen muistutusten, oikaisuvaatimusten ja valitusten käyttöä kunnissa. Vuodelta 2012 neljä sosiaalialan osaamiskeskusta (Socom, Pikassos, Koske, Verso) toteutti yhdessä laajemman kuntakyselyn. Siinä selvitettiin palveluiden toteutumista ja järjestämistä toimeentulotuessa, lastensuojelussa, vaikeavammaisen henkilökohtaisessa avussa sekä omaishoidon tuessa. Kyselyssä kartoitettiin myös muutoksenhakuun liittyviä asioita. Kooste kyselyn tuloksista valmistui loppuvuodesta 2013 ja on luettavissa tästä: Neljän sosiaalialan osaamiskeskuksen sosiaaliasiamiesten kuntakyselyn koonti vuodelta Kouvolassa Sirkku Bilaletdin sosiaaliasiamies Socom Salpausselänkatu 40 A Kouvola 2

60 132, KH :00 / Pykälän liite: Sosiaaliasiamiehen raportti 2013 SISÄLTÖ 1 SOSIAALIHUOLLON ASIAKASLAKI JA SOSIAALIASIAMIESTOIMINTA Sosiaalihuollon asiakaslaki Sosiaaliasiamiestoiminta Kymenlaaksossa ASIAMIESTOIMINNAN TILASTOTIETOJA VUODELTA Asiatapahtumat tehtäväalueittain ja kunnittain Yhteydenottaja, yhteydenoton luonne ja yhteydenottotapa Asiatapahtuman syyt Toimenpiteet KUNNITTAISTA TARKASTELUA TOIMINTAVUODELTA Hamina Kaakon kaksikko Kotka Kouvola Pyhtää OIKEUSTURVAKEINOJEN KÄYTTÄMINEN Muistutukset, oikaisuvaatimukset ja valitukset Liite 1 Kysely oikeusturvakeinojen käyttämisestä sosiaaliasiamiehen vuoden 2013 selvitystä varten 3

61 132, KH :00 / Pykälän liite: Sosiaaliasiamiehen raportti SOSIAALIHUOLLON ASIAKASLAKI JA SOSIAALIASIAMIESTOIMINTA 1.1 Sosiaalihuollon asiakaslaki Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (812/2000), sosiaalihuollon asiakaslaki, kokoaa sosiaalihuollon asiakkaan oikeusturvaan, kohteluun ja osallistumiseen liittyvät oikeudelliset periaatteet. Lain tavoitteena on turvata asiakkaan asemaa ja oikeuksia sosiaalihuollon palvelujen käyttäjänä sekä yhtenäistää ja selkeyttää asiakkaan ja sosiaalihuollon toteuttajan vuorovaikutusta ja yhteistyötä. Laki koskee myös yksityisten palveluntuottajien toteuttamaa sosiaalihuoltoa. Sosiaalihuollon asiakaslaissa määritellään sosiaalihuollon asiakkaan oikeuksista: Oikeus laadultaan hyvään sosiaalihuoltoon ja hyvään kohteluun ilman syrjintää (4 ) Oikeus saada selvitys eri toimenpidevaihtoehdoista (5 ) Asiakkaalle on selvitettävä hänen oikeutensa ja velvollisuutensa sekä erilaiset vaihtoehdot ja niiden vaikutukset samoin kuin muut seikat, joilla on merkitystä hänen asiassaan. Selvitys on annettava riittävän ymmärrettävällä tavalla. Oikeus saada päätös tai sopimus sosiaalihuollon järjestämisestä (6 ) Asiakkaalle on annettava muutoksenhakukelpoinen hallintopäätös sosiaalihuollon järjestämisestä. Yksityinen palveluntuottaja tekee sopimuksen suoraan asiakkaan kanssa. Oikeus palvelu- ja hoitosuunnitelmaan (7 ) Asiakkaalle on laadittava palvelu- hoito- tai muu vastaava suunnitelma, jollei kyseessä ole tilapäinen neuvonta tai ohjaus. Suunnitelma on laadittava yhteisymmärryksessä asiakkaan kanssa. Itsemääräämisoikeus ja osallistuminen (8 ) Asiakkaalle on annettava mahdollisuus osallistua sosiaalihuoltoonsa liittyvien toimenpiteiden suunnitteluun ja toteuttamiseen sekä otettava huomioon hänen toivomuksensa ja mielipiteensä. Asiakaslain 24 :ssä säädetään myös sosiaaliasiamiestoiminnan järjestämisestä. Jokaisella kunnalla on oltava sosiaaliasiamies. Asiamies voi olla usean kunnan yhteinen tai saman kunnan alueella voi toimia useampi kuin yksi asiamies. Sosiaalihuollon asiakaslaki määrittelee sosiaaliasiamiehen tehtävät: 1. Neuvoa asiakkaita asiakaslain soveltamiseen liittyvissä asioissa 2. Neuvoa ja tarvittaessa avustaa asiakasta asiakaslain 23 :ssä tarkoitetun muistutuksen tekemisessä 3. Tiedottaa asiakkaan oikeuksista ja toimia muutenkin asiakkaan oikeuksien edistämiseksi ja toteuttamiseksi 4. Seurata asiakkaiden oikeuksien ja aseman kehitystä kunnassa ja antaa siitä vuosittain selvitys kunnanhallitukselle 4

62 132, KH :00 / Pykälän liite: Sosiaaliasiamiehen raportti Sosiaaliasiamiestoiminta Kymenlaaksossa Kaakkois-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus Oy Socom on tuottanut sosiaaliasiamiespalveluja Kymenlaakson kunnille vuodesta 2005 alkaen. Sosiaaliasiamiehen toimisto sijaitsee Socomin Kouvolan toimipaikassa osoitteessa Salpausselänkatu 40 A. Asiakastapaamista varten on sovittava aika etukäteen. Asiakkailla on mahdollisuus tavata sosiaaliasiamiestä henkilökohtaisesti kotikunnassaan. Jokaisen kunnan kanssa on sovittu tiloista, missä tapaamiset voidaan järjestää. Kotikäynnit ovat mahdollisia. Arvio kotikäynnin tarpeellisuudesta tehdään jokaisessa tapauksessa erikseen mm. asiakkaan terveydentila, mahdolliset liikkumisvaikeudet tai muut olosuhteet huomioiden. Asiamies vastaa asiakkaiden yhteydenottoihin pääsääntöisesti sovittuina puhelinaikoina sekä puhelinvastaajaan jätettyihin soittopyyntöihin. Vuosilomien aikana Kymenlaakson sosiaaliasiamies ja Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiirin sosiaali- ja potilasasiamies sijaistavat toisiaan. 2 ASIAMIESTOIMINNAN TILASTOTIETOJA VUODELTA Asiatapahtumat tehtäväalueittain ja kunnittain Asiakkaiden yhteydenotot tilastoidaan asiatapahtumina. Tapahtuma sisältää kaikki saman asiakokonaisuuden tiimoilta suoritetut toimenpiteet. Se voi sisältää mm. puheluita, tapaamisia selvittelyjä, neuvotteluja ja palavereita sosiaalihuollon viranomaisten kanssa. Asiatapahtumia oli vuonna 2013 yhteensä 383 kpl. Niiden yhteismäärässä ei ole tapahtunut suuria muutoksia vuodesta toiseen (v. 2012/387 kpl, v. 2011/367 kpl, v. 2010/373 kpl, v. 2009/412 kpl). Kun asiatapahtumia tarkastelee tehtäväalueittain ja vertaa aiempien vuosien vastaaviin lukuihin, niissäkään ei ole tapahtunut suuria vaihteluita. Huomion arvoista on, että toimeentulotukiasioiden määrässä suuntaus on ollut viimeisen neljän vuoden aikana hiukan laskeva, kun taas lastensuojeluasiat ovat tänä ajanjaksona selvästi lisääntyneet. 5

63 132, KH :00 / Pykälän liite: Sosiaaliasiamiehen raportti 2013 Kuva1. Asiatapahtumat tehtäväalueittain v (v. 2012, v. 2011, v. 2010) Toimeentulotukiasioiden suhteellinen osuus vuoden 2013 asiatapahtumista oli 33,4 %. Siitä huolimatta, että niitä on kaikista tapauksista edelleen noin kolmannes, niiden osuus on usean vuoden tarkastelujaksolla vähentynyt (v. 2012/34,9 %, v. 2011/43,6 %, v. 2010/38,7 %, v. 2009/45,6 %, v. 2008/42,5 %, v. 2007/43,0 %). Suunta on laskeva lukumääräisestikin tarkasteltuna (Kuva 1). Lastensuojeluasioiden määrä on viime vuosina lisääntynyt. Niiden osuus v oli 18,8 % asiatapahtumista (v. 2012/18,6 %, v. 2011/15,5 %, v. 2010/9,4 %). Vaikka ikääntyneiden asumis- ja kuljetuspalveluita koskevia asioita kirjattiin hiukan edellisvuotista enemmän, muutokset eivät ole suuria viimeisen neljän vuoden jaksolla. Suhteellinen osuus viime vuonna oli 7,6 % (v. 2012/5,7 %, v. 2011/7,9 %, v. 2010/8,3 %). Vammaispalveluasioiden osuus oli viime vuonna 6,3 % (v. 2012/9,6 %, v. 2011/8,5 %, v. 2010/13,2 %). Vaikka myös asiatapahtumien lukumäärä oli viime vuonna selvästi pienempi kuin kolmena aiempana vuonna, monissa tapauksissa sosiaaliasiamiehen näkökulmasta ratkaisuja oli vaikeaa 6

64 132, KH :00 / Pykälän liite: Sosiaaliasiamiehen raportti 2013 löytää, kun asiakkaan ja viranomaisen näkemykset palvelun tarpeesta ja järjestämisestä eivät kohdanneet. Kotihoidon (kotipalvelu ja kotisairaanhoito) asiatapahtumat lisääntyivät viime vuonna. Niiden osuus oli 6,0 %. Kotihoitoa koskevia yhteydenottoja on ollut aiempina vuosina erittäin vähän siihen nähden, miten suuri määrä ikääntyneitä henkilöitä on kotihoidon piirissä. Perheasioita ovat lapsen huolto- tapaamis- ja elatusasiat, isyysasiat ja perheneuvolatoiminta. Asiatapahtumien määrässä näyttää olevan satunnaista vuosittaista vaihtelua. Perheasioiden suhteellinen osuus v oli 2,9 % (v. 2012/5,7 %, v. 2011/3,0 %, v. 2010/7,3 %). Muu sosiaalityö, 8,9 % (v. 2012/7,0 %, v. 2011/5,2 %, v. 2010/10,2 %) sisältää mm. välitystiliasiakkuudet, mielenterveyskuntoutujien asumispalvelut, sosiaalisen luototuksen, asuntoasiat ja lakiin maahanmuuttajien kotoutumisesta ja turvapaikan hakijoiden vastaanottamisesta liittyvät asiat. Muita palveluita, 12,0 % (v. 2012/11,9 %, v. 2011/11,7 %, v. 2010/10,2 %), ovat mm. Kelan etuudet, terveydenhuolto, ulosotto, velkaneuvonta, edunvalvonta ja työvoimahallinnon palvelut. Yhteydenotto kirjataan asiatapahtumaksi, jos asiakasta neuvotaan asiassa, eikä pelkästään ohjata eteenpäin. Taulukko 1. Asiatapahtumat kunnittain ja tehtäväalueittain v Kunta Toimeentulotuki Lastensuojelu Ikääntyvien asumis- ja tukipalvelut Vammaispalvelut Kehitysvammahuolto Omaishoidon tuki Perheasiat Kotihoito Päihdehuolto Lasten päivähoito Muu sosiaalityö Hamina Kotka Kouvola Miehikkälä Pyhtää Virolahti Muu Yhteensä Muu palvelu Yhteensä Seuraavassa taulukossa on esitetty väkilukuun suhteutettuna asiatapahtumien määrät viimeisten kolmen vuoden ajalta. 7

65 132, KH :00 / Pykälän liite: Sosiaaliasiamiehen raportti 2013 Taulukko 2. Asiatapahtumat kunnittain väkilukuun suhteutettuna v (v. 2012/v. 2011) Kunta Asiatapahtuma (lkm) Asiatapahtuma (lkm)/ Väkiluku as Hamina 26 1,22 (1,45/1,07) Kotka 101 1,84 (1,64/1,46) Kouvola 214 2,45 (2,49/2,27) Pyhtää 24 4,46 (4,47/6,72) Miehikkälä Virolahti Kaakon kaksikko yht. 14 2,47 (3,54/4,02) Yhteydenottaja, yhteydenoton luonne ja yhteydenottotapa Ensimmäinen yhteydenotto asiakkaan asian johdosta tapahtuu varsin usein muun kuin asiakkaan itsensä toimesta. Yhteydenottaja on useimmiten omainen tai muu läheinen henkilö. Vanhusten palveluissa onkin luontevaa, että omainen on yhteydessä ongelmatilanteissa. Myös muissa tilanteissa on entistä yleisempää, että ensimmäinen puhelinsoitto tulee muulta kuin asiakkaalta itseltään. Asiamiehen näkemyksen mukaan se kertoo mm. siitä, että sosiaalihuollon asiakkaiden oma kyky ja voimavarat eivät riitä avun etsimiseen. Asiakkaista 67 % (v. 2012/73,3 %, v. 2011/75 %) otti itse yhteyttä sosiaaliasiamieheen. 31 %:ssa tapauksia ensimmäinen yhteydenotto tuli omaiselta tai muulta asiaa hoitavalta henkilöltä (v. 2012/23,3 %, v. 2011/21 %). Sosiaalihuollon henkilöstön taholta otettiin suoraan yhteyttä 2 %:ssa tapauksia (v. 2012/3,4 %, v. 2011/3 %). Melko usein asiakkaat kertovat, että ovat saaneet työntekijältä neuvon olla yhteydessä sosiaaliasiamieheen. Kuva 2. Yhteydenottaja v (n = 383) Asiatapahtumista 46 % (v. 2012/39 %, v. 2011/30 %) on kirjattu tiedusteluluonteisiksi. 54 %:ssa tapauksista asiakas ilmaisi tyytymättömyyttä mm. päätöksiin, palveluun tai menettelyyn (v. 2012/61 %, v. 2011/70 %). 8

66 132, KH :00 / Pykälän liite: Sosiaaliasiamiehen raportti 2013 Kuva 3. Yhteydenoton luonne v (n= 383) Yhteydenottotavaksi on luokiteltu tapaaminen, jos asiakkaan yhteydenotto johtaa yhteen tai useampaan henkilökohtaiseen tapaamiseen. Sähköposti kirjataan yhteydenottotavaksi mikäli asiakkaan ensimmäinen yhteydenotto tapahtuu sähköpostitse. Tietosuojasyistä asiaa hoidetaan useimmiten puhelimitse tai tapaamalla asiakasta. Asiatapahtumat jakautuivat yhteydenottotavan mukaan: puhelin 74 % (v. 2012/70 %, v. 2011/68 %), tapaaminen 13,3 % (v. 2012/15 %, v. 2011/20 %), sähköposti 12,3 % (v. 2012/13 %, v. 2011/11 %). Kuva 4. Yhteydenottotapa v (n= 383) 2.3 Asiatapahtuman syyt Samaan asiatapahtumaan on voitu kirjata 1-3 ei syytä. 9

67 132, KH :00 / Pykälän liite: Sosiaaliasiamiehen raportti 2013 Kuva 5. Asiatapahtumien syyt v ( n= 501) Päätökset/sopimukset: Liittyy asiakkaan saamaan päätökseen palvelusta tai sopimukseen yksityisen palveluntuottajan kanssa. Jonotus- ja käsittelyaika: Hakemusten käsittelyajat, työntekijän vastaanotolle tai puheille pääsyn tai palvelutarpeen arvioinnin viivästyminen. Selvitys toimenpidevaihtoehdoista: Luokka sisältää asiakkaan oikeuksiin ja velvollisuuksiin, erilaisiin vaihtoehtoihin sosiaalihuollon palveluissa, niiden vaikutuksiin ja muihin seikkoihin, joilla on vaikutusta hänen tilanteessaan, liittyvät asiat. Palvelun toteuttaminen: Sisältää mm. hallintoasian vireille tuloon, asian käsittelytapaan, palvelusuunnitelmiin ja niiden sisältöön tai palveluntarpeen arviointiin liittyvät kysymykset. Kohtelu: Asiakkaan huono kohtelu yhteydenoton syynä merkitsee esim. työntekijän epäasiallista käytöstä, töykeyttä, epäasiallisia kysymyksiä tai kommentteja, syrjintää, ihmisarvon tai vakaumuksen loukkaamista. Tietosuoja: Luokkaan kuuluvat mm. asiakkaan tiedonsaantioikeuteen, salassapitoon tai vaitiolovelvollisuuteen liittyvät asiat. Maksuasiat: Luokka sisältää asiakasmaksulain mukaiset asiakasmaksut, etuuksien perinnän hoidon korvaukseksi ja palvelusetelin omavastuuosuudet. Itsemääräämisoikeus: Itsemääräämisoikeuteen kuuluvat esim. asiakkaan mielipiteen huomioiminen, kuuleminen, oikeus osallistua omien palveluidensa suunnitteluun sekä pakotteet ja rajoitustoimenpiteet. 10

68 132, KH :00 / Pykälän liite: Sosiaaliasiamiehen raportti Toimenpiteet Yhtä asiatapahtumaa kohden on tilastoitu 1-3 toimenpidettä. Kuva 6. Toimenpiteet v (n= 565) 3 KUNNITTAISTA TARKASTELUA TOIMINTAVUODELTA 3.1 Hamina Asiatapahtumien yhteismäärä oli 26 kpl (v. 2012/31, v. 2011/23, v. 2010/33, v. 2009/29). Asukaslukuun suhteutettu asiatapahtumien määrä on ollut usean vuoden tarkastelujaksolla toimialueen kunnista pienin (1,22 asiatapahtumaa/1000 as.) Asiakkaiden yhteydentotoista oli 46 % tiedusteluluonteisia ja 54 %:ssa tapauksia ilmaistiin tyytymättömyyttä palveluun tai päätöksiin. Eniten tyytymättömyyttä oli toimeentulotukiasioissa (6), lastensuojeluasioissa (3) ja vammaispalveluasioissa (3). 11

69 132, KH :00 / Pykälän liite: Sosiaaliasiamiehen raportti 2013 Kuva 7. Asiatapahtumat tehtäväalueittain v (v. 2012, v. 2011, v. 2010), (n=26) Toimeentulotukea koskevia yhteydenottoja oli 9 kpl. Yleisimmin asiakas oli tyytymätön saamaansa päätökseen tai halusi varmistaa sen oikeellisuutta. Ainoastaan yhdessä yhteydenotossa oli kyse toimeentulotukihakemuksen käsittelyn viivästymisestä. Lastensuojelusioissa (3 kpl) yhteydenotot koskivat palvelun toteuttamista. Vammaispalveluissa tapaukset (6 kpl) liittyivät henkilökohtaiseen apuun. Kanteluasiat: Etelä-Suomen aluehallintovirasto ei antanut yhtään Haminaa koskevaa kanteluratkaisua v Kaakon kaksikko Asiatapahtumien määrä oli Miehikkälässä 5 kpl (v.2012/3, v.2011/3, v.2010/9, v. 2009/3) ja Virolahdella 9 kpl (v. 2012/17, v. 2011/20, v. 2010/12, v. 2009/8). Yhteydenotot koskivat toimeentulotukea (1 kpl), vammaispalveluja (4 kpl), omaishoidon tukea (1 kpl), muuta sosiaalityötä (5 kpl) ja muita palveluita (3 kpl). 12

70 132, KH :00 / Pykälän liite: Sosiaaliasiamiehen raportti 2013 Toimeentulotukea koskevia yhteydenottoja oli toimintavuonna erityisen vähän. Luokkaan muu sosiaalityö kirjatut yhteydenotot korostuivat. Niitä ovat mm. välitystiliä koskevat asiat, asuntoasiat ja mielenterveyskuntoutujien asumispalveluja koskevat asiat. Tiedusteluluonteisia asiatapahtumia oli 5 kpl ja 9:ssä tapauksessa ilmaistiin tyytymättömyyttä. Useimmiten yhteydenotot koskivat palvelun toteuttamista tai asiakkaan saamaa päätöstä. Kahdessa tapauksessa kyse oli asiakasmaksuista. Huonoa kohtelua koki saaneensa 2 asiakasta. Kanteluasiat: Etelä-Suomen aluehallintovirasto ei antanut yhtään Kaakon kaksikkoa koskevaa kanteluratkaisua v Kuva 8. Asiatapahtumat tehtäväalueittain v (v. 2012, v. 2011, v. 2010) Miehikkälä (n=5) 13

71 132, KH :00 / Pykälän liite: Sosiaaliasiamiehen raportti 2013 Kuva 9. Asiatapahtumat tehtäväalueittain v (v. 2012, v. 2011, v. 2010), Virolahti (n= 9) 3.3 Kotka Asiatapahtumia oli v yhteensä 101 kpl (v.2012/90, v. 2011/80, v. 2009/103, v. 2008/93). Tapauksista 35 % (v. 2012/38) oli tiedusteluluonteisia ja 65 %:ssa (v. 2012/62) ilmaistiin tyytymättömyyttä. Eniten tyytymättömyyttä koettiin lastensuojeluasioissa (20), toimeentulotukiasioissa (14) ja ikääntyneiden asumis- ja kuljetuspalveluissa (11). 14

72 132, KH :00 / Pykälän liite: Sosiaaliasiamiehen raportti 2013 Kuva 10. Asiatapahtumat tehtäväalueittain v (v. 2012, v. 2011, v. 2010) Kotka (n=101) Toimeentulotukea koskevia asiatapahtumia oli 21 kpl. Niiden osuus kaikista tapauksista oli 21 %. Yhteydenottojen määrä ei ole kasvanut lisääntyneiden toimeentulotukiasiakkuuksien myötä. Osassa yhteydenotoista (7) asiakas halusi tietoa toimeentulotuesta viimesijaisena tukena ja mahdollisesta oikeudestaan saada tukea. Noin puolessa tapauksista asia koski asiakkaan saamia päätöksiä toimeentulotuesta. Kysyttiin päätösten lainmukaisuudesta tai päätöksiin liittyvien tukilaskelmien oikeellisuudesta tai ns. tuloylijäämän siirtämisestä tuloksi seuraavalle kuukaudelle. Usein oli kyse myös päätöksen kohtuullisuudesta ja harkinnanvaraisesta toimeentulotuesta. Hakemusten käsittelyaikojen venymisestä tuli palautetta 3:ssa tapauksessa. Huonoa tai epäasiallista kohtelua koki saaneensa 4 asiakasta. Lastensuojelua koskevia yhteydenottoja oli 25 kpl, joka on enemmän kuin aiempina vuosina. Suurin osa tapauksista koski palvelun toteuttamista eikä niinkään lastensuojelussa tehtyjä huostaanotto- tai sijoituspäätöksiä. Toimintavuonna useassa tapauksessa oli kyse asiakkaan näkemyksestä lastensuojelun viranomaisten puuttumattomuudesta. Koettiin, että lapsen tilanteeseen ei reagoida riittävästi tai tukitoimiin ryhdytään liian hitaasti. Palautetta annettiin jonkin verran myös yhteydenpidon rajoittamisesta. Asiakassuunnitelmapalavereiden muistiot viipyvät asiakkaiden näkemyksen mukaan liian pitkään. Useat asiakkaat käyttävät tarkastuspyyntöoikeuttaan omiin tai huollettavan 15

73 132, KH :00 / Pykälän liite: Sosiaaliasiamiehen raportti 2013 lastensuojeluasiakirjoihin. Saadun palautteen mukaan tietopyyntöihin vastaamisessa on viivettä. Epäasiallista kohtelua työntekijöiden taholta koki saaneensa viidennes yhteyttä ottaneista asiakkaista. Ikääntyneiden asumispalveluja koskevia asiatapahtumia oli 17 kpl. Kesällä 2013 aiheutti runsaasti yhteydenottoja asukkaiden siirto Eskolan vanhainkodista Karhulasta rakennuksen välittömässä läheisyydessä avattuun Mediverkon ylläpitämään Villa Karhulaan ja Villa Otsolaan. Muutoksesta tiedotettiin hyvin ja järjestettiin yleinen tiedotustilaisuus. Siitä huolimatta kyselyitä tuli etenkin asiakasmaksujen määräytymisestä, kun siirryttiin laitoshoidosta palveluasumiseen. Epäiltiin myös onko laillista siirtää asukkaat kaupungin ylläpitämästä laitoksesta yksityisen tuottamaan hoivaasumiseen. Eduskunnan oikeusasiamiehen antaman ratkaisun (809/4/11) mukaan lääkkeiden koneellinen annosjakelu ei saa aiheuttaa asiakkaalle lisäkustannuksia verrattuna kunnan itse järjestämään palveluun. Sosiaali- ja terveyslautakunta linjasi menettelyä STM:n kuntainfon pohjalta. Sitä tarkennetaan edelleen lisäkustannusten osalta Kuntaliiton ohjeiden mukaisesti. Kunta maksaa lääkejakelun kustannukset toistaiseksi alkaen. Lääkkeiden koneellisen annosjakelun kustannuksista hoivapalveluissa ja kotihoidossa tuli asiamiehelle muutama tiedustelu eduskunnan oikeusasiamiehen tulkinnan jälkeen. Koska kunta ei ollut tehnyt siinä vaiheessa ratkaisua asiassa, asiamies kehotti hakemaan asiakasmaksun alennusta tai pyytämään päätöstä asiasta. Etelä-Suomen aluehallintoviraston ratkaisut v. 2013, palvelualue (toimenpide): Kantelut: lastensuojelu 3 kpl (huomion kiinnittäminen 1 kpl, ei toimenpiteitä 2 kpl), vammaispalvelut 3 kpl (huomion kiinnittäminen 2 kpl, ei toimenpiteitä 1 kpl), vanhustenhuolto 1 kpl (ei toimenpiteitä), toimeentulotuki 1 kpl (ei toimenpiteitä). Muu valvonta-asia: lastensuojelu 1 kpl (ei toimenpiteitä). 3.4 Kouvola Asiatapahtumia oli vuonna 2013 yhteensä 214 kpl (v. 2012/218, v. 2011/200, v. 2010/178, v. 2009/243). Tapauksista yli puolet, 52 % (v. 2012/36 %), voitiin kirjata tiedusteluluonteisiksi ja 48 %:ssa (v. 2012/64 %) ilmaistiin tyytymättömyyttä. Vaikka tapausten yhteismäärä on lähes sama kuin edellisenä vuonna, selkeä tyytymättömyys asioiden hoitoon näyttää vähentyneen. Eniten tyytymättömyyttä koettiin toimeentulotukiasioiden hoidossa (46), lastensuojeluasioissa (20), kotihoidon palveluissa (11) ja ikääntyneiden asumis- ja kuljetuspalveluissa (7). 16

74 132, KH :00 / Pykälän liite: Sosiaaliasiamiehen raportti 2013 Kuva 11. Asiatapahtumat tehtäväalueittain v (v. 2012, v. 2011, v. 2010), Kouvola (n=214) Toimeentulotukea koskevia asiatapahtumia oli yhteensä 89 kpl. Yleisimmin toimeentulotukiasiakkaat halusivat selvittää saamansa toimeentulotukipäätöksen ja laskelmien oikeellisuutta ja lainmukaisuutta tai olivat tyytymättömiä tukipäätöksiin. Eniten tyytymättömyyttä aiheutti ns. tulojen vyöryttäminen, eli edellisen kuukauden laskennallisen tuloylijäämän siirtäminen seuraavan kuukauden tuloksi. Tuloylijäämän siirtäminen eli toimeentulotukilain 15.n 2 mom:n mukainen tulojen jaksottaminen perustuu aina kohtuullisuusharkintaan. Asiakkaat antoivat palautetta, että laskennallisten tulojen vyörytys tapahtuu perustoimeentulotukipäätöksistä vastaavassa taloudellisen tuen yksikössä ilman riittävää harkintaa, huomioimatta henkilön tai perheen yksilöllisiä olosuhteita, jonka vuoksi tukea yleensä haetaankin. Ylijäämätulon siirtäminen seuraavan kuukauden laskelmaan edellyttää laskelman vertaamista asiakkaan tai perheen todelliseen tilanteeseen. Mikäli laskennallisella ylijäämällä on hoidettu maksuja ja velvoitteita ja etenkin, jos perheen tulot koostuvat sosiaalietuuksista ja tuista, ylijäämän siirron kohtuullisuus voi olla kyseenalaista. Myönnetyn toimeentulotuen 23 :n mukainen takaisinperintä tuen myöntöajalle haetusta, myöhemmin myönnettävästä sosiaali- ym. etuudesta, on vuodesta toiseen toistuva palautteen aihe. Takautuvan etuuden perimisessä tulee lain mukaan noudattaa kohtuullisuusharkintaa ja 17

75 132, KH :00 / Pykälän liite: Sosiaaliasiamiehen raportti 2013 jättää takautuva tuki perimättä, mikäli se aiheuttaa uuden toimeentulotuen tarpeen. Takautuvien etuuksien perintä tapahtuu sosiaaliasiamiehenkin näkemyksen mukaan liian automaattisesti. Asiakkaat kokevat, etteivät pääse omilleen ja hoitamaan itse asioitaan, kun takautuvien tukien perintä pakottaa hakemaan uudelleen toimeentulotukea ja asiakkuus pitkittyy. Toimeentulotuen käsittelyajoista tuli aiempaa vähemmän palautetta. Seitsemän arkipäivän määräajan ylittyminen toimeentulotukihakemuksen käsittelyssä tai pääsyssä henkilökohtaiseen asiointiin kirjattiin 10 tapauksessa. Huonosta kohtelusta annettu palaute (11 kpl) koski useimmiten asiakkaan kokemusta työntekijän töykeästä käytöksestä tai välinpitämättömästä ja epäarvostavasta asenteesta. Kouvolan kaupungin omat soveltamisohjeet, Linjauksia toimeentulotuesta, on päivitetty viimeksi Soveltamisohje ei saa olla ristiriidassa toimeentulotukilain tai STM:n linjausten kanssa. Sosiaali- ja terveysministeriö päivitti ohjeistuksensa toimeentulotuesta Sosiaaliasiamiehen näkemyksen mukaan olisi syytä ajantasaistaa Kouvolan toimeentulotuen soveltamisohje. Käytössä olevaa soveltamisohjetta ei ole vahvistettu lautakunnassa. Eduskunnan apulaisoikeusasiamies toteaa ratkaisussaan (4169/2009), että kuntien toimeentulotuen soveltamisohjeet ovat julkisia asiakirjoja. Useimmissa kunnissa soveltamisohjeet ovat luettavissa kuntien kotisivuilta. Kouvolassa perustoimeentulotukihakemusten käsittely on keskitetty taloudellisen tuen yksikköön. Henkilökohtainen asiointi tapahtuu sosiaalipalvelutoimistoissa tai aikuissosiaalityön vastaanotoilla, joissa myös käsitellään eniten harkintaa vaativat toimeentulotukiasiat. Toimintamallista on tullut vain vähän kielteistä palautetta asiakkailta. Tiedon kulusta ja kirjaamisesta on toisinaan valitettu, kun asiakasta on pyydetty selvittämään uudelleen samoja asioita, jotka hän on jo aiemmin toimittanut. Samoin hakemuslomakkeen ruksia työntekijän henkilökohtaisesta tapaamisesta ei ole aina noteerattu. Viime aikoina asiakkaat ovat kertoneet, että taloudellisen tuen yksiköstä on vaikea tavoittaa työntekijöitä. Heille ei voi soittaa suoraan, vaan neuvontapuhelimen kautta, joka ruuhkautuu. Lastensuojelua koskevia asiatapahtumia oli 37 kpl. Yhteydenottojen määrä on noussut viime vuosina, vaikkakin niitä oli vähemmän kuin edellisenä vuonna. Lähes kaikissa lastensuojelua koskevissa yhteydenotoissa oli kyse tavalla tai toisella palvelun toteuttamisesta. Asiakkaat haluavat tietää, onko prosessissa toimittu siten kuin lastensuojelulaki edellyttää sekä vanhempien oikeuksista. Usein esim. päätös sijoituksesta hyväksytään, mutta lastensuojelulta odotetaan työskentelyyn tiiviimpää ja tavoitteellisempaa otetta. Vanhemmat kokevat, ettei heidän näkemyksiään huomioida riittävästi suunnitelmissa. Lasten kuulemista ja mielipiteiden selvittämistä pidetään aivan liian vähäisenä ja sen vuoksi usein merkityksettömänä ja muodollisena. Epäasiallista kohtelua työntekijöiden taholta koki saaneensa neljännes asiakkaista. 1 Toimeentulotuki. Opas toimeentulotukilain soveltajille. STM julkaisuja 2013:4 18

76 132, KH :00 / Pykälän liite: Sosiaaliasiamiehen raportti 2013 Yhteydenottoja on tullut jonkin verran myös sijaisvanhemmilta, jotka ovat kokeneet, etteivät saa sijaishuollosta tarvittavaa tukea ja apua. Noin neljänneksessä yhteydenotoista oli kyse ensisijaisesti tyytymättömyydestä lastensuojelun tekemään päätökseen. Huostaanoton tai kiireellisen sijoituksen rinnalla yhä useammin kyseenalaistetaan päätökset yhteydenpidon rajoittamisesta. Palautetta tulee toistuvasti kirjaamiskäytännöistä. Asiakassuunnitelmapalaverien muistiot viipyvät. Hyvin usein vanhemmat käyttävät tarkastusoikeuttaan omiin tai huollettavien lastensuojelun asiakirjoihin. Myös tietopyyntöihin vastaamisessa on viivettä. Ikääntyneiden asumispalveluja koskevia yhteydenottoja oli 10 kpl. Sosiaalihuoltolain mukaisista, 65 vuotta täyttäneiden kuljetuspalveluista ei tullut toimintavuonna lainkaan palautetta. Lähes jokaisessa tapauksessa oli kyse palveluasumisen toteuttamisesta tai omainen tiedusteli mm. palveluasumiseen hakeutumisesta. Vain kahdessa tapauksessa omainen ilmaisi hyvin selkeästi tyytymättömyyttä asiakkaan saamaan hoivaan asumispalveluyksikössä. Yhdessä yhteydenotossa tiedusteltiin asumispalvelumaksuista. Kouvolassa on määritelty kaikissa asumispalveluissa asiakkaalle jääväksi käyttövaraksi 170. Koska käyttövaran määrä on kohtuullisella tasolla, se näyttää vähentävän tyytymättömyyttä asiakasmaksuihin ja tarvetta hakea asiakasmaksulain 11 :n mukaista maksun alentamista. Vammaispalveluissa oli asiatapahtumia 8 kpl. Ne koskivat henkilökohtaista apua, vaikeavammaisen kuljetuspalvelua ja asunnon muutostöitä. Kotihoitoa koskevia yhteydenottoja oli 16 kpl. Osa yhteydenotoista tuli omaisilta, jotka olivat huolissaan läheisen selviytymisestä kotona. Asiamies selvitti palvelun tarpeen arviointia ja ohjasi ottamaan yhteyttä kotihoitoon. Muutamassa tapauksessa oltiin tyytymättömiä kotihoidon palveluihin. Vain yksi yhteydenotto koski kotihoidon asiakasmaksuja. Etelä-Suomen aluehallintoviraston ratkaisut v. 2013, palvelualue (toimenpide): Kantelut: lastensuojelu 6 kpl (huomion kiinnittäminen 1 kpl, käsityksen ilmaiseminen 1 kpl, ei toimenpiteitä 4 kpl), toimeentulotuki 1 kpl (ei toimenpiteitä), vanhustenhuolto 2 kpl (ei toimenpiteitä), vammaispalvelu 1 kpl (ei toimenpiteitä). Muu valvonta-asia: lastensuojelu 2 kpl (huomion kiinnittäminen 1 kpl, käsityksen ilmaiseminen 1 kpl). Muu oma-aloitteisesti vireille otettu asia: lastensuojelu 1 kpl (käsityksen ilmaiseminen). 3.5 Pyhtää Asiatapahtumia oli vuonna 2013 yhteensä 24 kpl (v. 2012/24, v. 2011/36, v. 2010/35, v. 2009/7). Tapauksista oli tiedusteluluonteisia 12 kpl ja asiakas oli tyytymätön palveluun tai päätökseen 12 tapauksessa. Yleisimmin tyytymättömyyttä koettiin lastensuojeluasioissa (5) ja toimeentulotukiasioissa (3). 19

77 132, KH :00 / Pykälän liite: Sosiaaliasiamiehen raportti 2013 Kuva 12. Asiatapahtumat tehtäväalueittain v (v. 2012, v. 2011, v. 2010), Pyhtää (n=26) Toimeentulotukea koskevia yhteydenottoja oli 8 kpl. Näistä viidessä tapauksessa asiakas halusi selvittää toimeentulotuen myöntöperusteita tai oikeutta saada tukea. Kolmessa tapauksessa oli kyse asiakkaan saamasta päätöksestä tai palvelun toteuttamisesta. Lastensuojelua koskevat tapaukset (6 kpl) koskivat pääsääntöisesti palvelun toteuttamista. Kaikki yhteydenotot ajoittuivat vuoden 2013 alkupuoliskolle. Etelä-Suomen aluehallintoviraston ratkaisut v. 2013, palvelualue (toimenpide): Kantelut: lastensuojelu 2 kpl (huomautus 2 kpl), sosiaalityö 2 kpl (käsityksen ilmaiseminen 2 kpl), lasten päivähoito 1 kpl (huomion kiinnittäminen). 4 OIKEUSTURVAKEINOJEN KÄYTTÄMINEN 20

78 132, KH :00 / Pykälän liite: Sosiaaliasiamiehen raportti Muistutukset, oikaisuvaatimukset ja valitukset STM:ssä on vireillä lakiesitys muistutus- ja kantelumenettelyn uudistamiseksi. Sosiaalihuollon asiakaslain 23 :n mukainen muistutusmenettelyä käytetään useimmissa kunnissa todella vähän. Alkuperäinen tarkoitus on ollut, että muistutusmenettely olisi nopea tapa reagoida kunnan sosiaalihuollossa esiin tuotuihin epäkohtiin. Lain mukaan muistutukseen vastaa kunnan sosiaalihuollon johtava viranomainen. Asiakkaan tulee saada muistutukseen selkeä ja perusteltu vastaus, josta käy ilmi, mihin toimenpiteisiin muistutuksen johdosta on ryhdytty tai miten asia muuten on ratkaistu. Kohtuullinen vastausaika on Valviran suosituksen mukaan viikosta neljään viikkoon. Lakiesitysluonnoksen tavoitteena on vahvistaa muistutusmenettelyn asemaa ensisijaisena keinona asiakkaan palveluaan ja kohteluaan koskevan tyytymättömyyden ilmaisuun ja samalla helpottaa aluehallintoviranomaisten kanteluruuhkaa. Kantelut käsiteltäisiin pääsääntöisesti ensimmäisenä vaiheena kantelun kohteena olevan sosiaalihuollon viranomaisen toimesta. Luonnos lakiesitykseksi oli viime syksynä lausuntokierroksella. Asiamies selvitti STM:stä lain valmistelun aikataulua. Tarkoitus on tuoda hallituksen esitys uudeksi laiksi vielä tämän kevään tai ainakin tämän vuoden aikana. Taulukko 3. Muistutukset v (v. 2012, v. 2011, v. 2010, v. 2009) Hamina Kotka Kouvola Pyhtää Kaakon Yhteensä Kaksikko 0 (0, 0, 1, 0) 3 (3, 3, 4, 1) 66 (104, 14, 1 (3, 7, 6, 1) 1 (3, 1, 2, 2) 71 (113, 25, 19, 25) 32, 29) Oikaisuvaatimusten määrä toiminta-alueen kunnissa ei ole keskimääräisesti kasvanut viime vuosina. Etenkin Kouvolassa oikaisuvaatimusten määrä on päinvastoin laskenut viimeisen viiden vuoden aikana. Hallinto-oikeusvalitusten määrä on myös samaa tasoa kuin aiempina vuosina. Poikkeuksena on Kouvolan ilmoittama huomattavan suuri määrä valituksia. Taulukko 4. Oikaisuvaatimukset ja valitukset v (v. 2012, v. 2011, v. 2010, v. 2009) 21

79 132, KH :00 / Pykälän liite: Sosiaaliasiamiehen raportti 2013 Kaikki Lautakunta Valitukset hallintooikeuteen Hao muutti/palautti oikaisuvaatimukset muutti/palautti Hamina 23 (12, 9, 20, 17) 2 (5, 0, 1, 4) 4 (2, 2, 3, 3) 1 (2, 3, 0, 0) Kotka 39 (43, 46, 39, 57) 2 (3, 1, 0, 3) 5 (10, 7, 8, 9) 1 (3, 1, 2, 4) Kouvola 79 (73, 100, 120, 148) 1 (1, 7, 10, 27) 63 (12, 20, 14, 38) 1 (3, 8, 10, 8) Pyhtää 4 (8, 11, 15, 4) 0 (1, 0, 3, 1) 2 (4, 11, 6, 0) 1 (0, 1, 0, 0) Kaakon Kaksikko 4 (8, 5, 3, 8) 1 (0, 0, 0, 2) 1 (2, 2, 1, 1) 0 (0, 0, 0, 0) Oikaisuvaatimuksista suurin osa koskee toimeentulotuki- ja vammaispalvelupäätöksiä. Lastensuojelupäätöksiin haetaan pääsääntöisesti muutosta lastensuojelulain mukaan valittamalla suoraan hallinto-oikeuteen. Taulukko 5: Oikaisuvaatimusten jakautuminen toimialueella kunnittain ja palvelualueittain v Toimeentulotuki Vammaispalvelu Lastensuojelu Muu sos. Huolto Yht. Hamina Kaakon kaksikko Kotka Kouvola Pyhtää

80 132, KH :00 / Pykälän liite: Sosiaaliasiamiehen raportti 2013 Liite 1 KYSELY OIKEUSTURVAKEINOJEN KÄYTTÄMISESTÄ SOSIAALIASIAMIEHEN VUODEN 2013 SELVITYSTÄ VARTEN Muistutukset vuonna Kuinka monta sosiaalihuollon asiakaslain mukaista muistutusta kunnassa tehtiin vuoden 2013 aikana? kpl Pyydän toimittamaan kopiot muistutuksista vastineineen sosiaaliasiamiehelle (mikäli ei ole vielä toimitettu). Jos asiakas ei ole antanut lomakkeella suostumusta tietojen luovutukseen asiamiehelle, kopiot toimitetaan niin, että niistä on henkilötiedot poistettu/peitetty. Muutoksenhaku vuonna Kuinka monta kaikista sosiaalihuollon palveluista tehtyä oikaisuvaatimusta viranhaltijan päätöksestä sosiaalihuollosta vastaava toimielin tai jaosto on käsitellyt vuoden 2013 aikana? kpl 2. Miten oikaisuvaatimukset jakautuivat palveluiden osalta? Toimeentulotukiasioita kpl Vammaispalvelua koskevia asioita kpl Lastensuojelua koskevia asioita kpl Muuta sosiaalihuoltoa koskevia asioita kpl 3. Kuinka monta viranhaltijan päätöstä jaosto/lautakunta muutti tai palautti uudelleen käsiteltäväksi? kpl 4. Kuinka monta sosiaalipalveluja koskevaa valitusta tehtiin vuoden 2013 aikana hallintooikeuteen? kpl 5. Kuinka monta kertaa hallinto-oikeus on muuttanut tai palauttanut asian lautakunnan/jaoston uudelleen käsiteltäväksi vuoden 2013 aikana? Pyydän palauttamaan vastaukset sähköpostitse tai postitse mennessä. Lämmin kiitos yhteistyöstä! Sirkku Bilaletdin Salpausselänkatu 40 A sosiaaliasiamies KOUVOLA Kaakkois-Suomen sosiaalialan p osaamiskeskus Oy Socom sirkku.bilaletdin@socom.fi 23

81 132, KH :00 / Pykälän liite: Sosiaaliasiamiehen raportti 2013 SOCOM Kaakkois-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus Oy Laserkatu LAPPEENRANTA Salpausselänkatu 40 A KOUVOLA 24