Eteläpohjalaiset Kylät ry. TIETOA JA TAITOA MAASEUDUN YHDISTYKSILLE

Transkriptio

1 Eteläpohjalaiset Kylät ry. TIETOA JA TAITOA MAASEUDUN YHDISTYKSILLE

2 TIETOA JA TAITOA MAASEUDUN YHDISTYKSILLE Hankkeen tavoitteena kylien yhdistyksissä toimivien henkilöiden osaamisen kehittäminen Yhdistystoiminnan selkeyttäminen ja helpottaminen, että voidaan keskittyä yhdistyksen toiminta-aatteen mukaiseen toimintaan Hankkeessa järjestetään: tiedonvälitysiltoja, joissa välitetään tietoa yhdistyksen toiminnasta ja käydään läpi työkaluja toiminnan tehostamiseksi verkkoviestinnän koulutuksia, joissa käydään läpi kotisivujen luontia yhdistyksille mallipohjia hyväksi käyttäen Tiedonvälitysiltojen ja koulutusten materiaalit, sekä kotisivujen luontiin tähtäävä mallipohja ja ohje kerätään yhteen materiaalipankiksi jäsenyhdistysten käyttöön

3 TIEDONVÄLITYSILLAT JA TAVOITTEET Tiedonvälitysiltoja järjestään kolmena 7 paikkakunnan kierroksena kevään 2011 ja kesän 2012 välillä: Ensimmäinen kierros painottuu yhdistyksen perustoimintoihin ja viestintään Toinen kierros painottuu yhdistyksen talouteen Kolmas kierros järjestetään täsmätietoiltoina, joissa käsitellään erityisen tärkeiksi nousseita aihealueita tarkemmin Painotukset ja sisällöt tulevat muokkautumaan saadun palautteen perusteella

4 ILLAN SISÄLTÖ Yhdistyksen perustoiminnot yhdistyslaki ja yhdistyksen säännöt, hyvä yhdistyskäytäntö yhdistyksen jäsenet tehtävät, valta ja vastuut, tilin-/toiminnantarkastuksen muutokset yhdistyksen kokoukset, voimaan astuneet lakimuutokset yhdistyksen toimintavuosi ja neljä suurta dokumenttia Yhdistyksen viestintä viestintäsuunnitelma, sisäinen viestintä, ulkoinen viestintä (Yhdistyksen talous) (yhdistyksen verotus, talkootyön verotus, yhdistys työnantajana)

5 OSA 1 Yhdistyksen perustoiminnot

6 YHDISTYS KÄSITTEITÄ (1/2) Yhdistysautonomia Yhdistys voi päättää toiminnastaan oman mielensä mukaan Yhdistyksen toimintaa ohjataan yhdistyksen säännöillä Yhdistyksen toiminta ja säännöt eivät voi olla ristiriidassa Yhdistyslaki säätää toiminnan rajat Mitä yhdistyksen säännöissä on vähintään määrättävä Määrittelee yhdistystoiminnan periaatteet ja velvoitteet Myös: yhdistysrekisteriasetus, asunto-osakeyhtiölaissa säännetty toiminnantarkastus (uusi), henkilötietolaki, jne.

7 YHDISTYS KÄSITTEITÄ (2/2) Aatteellisuus Toiminta rajautuu tietyn toiminta-ajatuksen ympärille Ei tähtää taloudellisen edun hankkimiseen osallisille Toiminta ei ole pääasiassa taloudellista Yleishyödyllisyys, yhteisö on yleishyödyllinen, jos (TVL 22.1 ) se toimii yksinomaan ja välittömästi yleiseksi hyväksi aineellisessa, henkisessä, siveellisessä tai yhteiskunnallisessa mielessä; sen toiminta ei kohdistu rajoitettuihin henkilöpiireihin; se ei tuota toiminnallaan siihen osalliselle taloudellista etua osinkona, voittoosuutena taikka kohtuullista suurempana palkkana tai muuna hyvityksenä.

8 YHDISTYKSEN SÄÄNNÖT Säännöt määräävät yhdistyksen toiminnan: mikä on yhdistyksen tarkoitus ja miten se toteutetaan Yhdistys voi toimia vain tavalla joka on säännöissä määritelty Jos toimintaa muutetaan, on muutettava myös sääntöjä Yhdistysautonomia antaa mahdollisuuden toimia hyvin vapaasti moni asia vaatii kuitenkin määrittelyä säännöissä Sääntöihin kirjattu yhdistyksen toiminta määrittelee aatteellisuuden ja yleishyödyllisyyden, tulkinta voi olla kirjoitusmuodosta riippuvainen (vaikuttaa esim. verotukseen) Pyrittävä mallisäännöistä kohti mahdollisimman hyvin juuri oman yhdistyksen toimintaa kuvaaviin sääntöihin

9 HYVÄ HALLINTO, HYVÄ YHDISTYSKÄYTÄNTÖ Toimiva, kevyt organisaatio Selkeästi jaetut vastuualueet Toimihenkilöiden ja jäsenten lojaalisuus ja sitoutuneisuus Yhdessä sovitut toimintatavat Osallistuva päätöksenteko Avoimuus Tiedotus, viestintä Raportointi ja sisäinen valvonta, myös sidonnaisuuksien osalta Yhdistys ei ole olemassa yhdistyksen pyörittämisen takia vaan toiminta-ajatuksen toteuttamiseksi

10 JÄSENET (1/2) Yhdistystoiminnan peruste on että ihmiset haluavat vaikuttaa yhteiseen asiaan Yhdenvertaisuus oikeus osallistua kaikkeen yhdistyksen toimintaan ja myös olla vaikuttamassa niihin Äänivalta yli 15-vuotiailla, oikeus tehdä aloitteita, oikeus kutsua kokous koolle Jäsenyys on vapaaehtoista, myös eroaminen jäsenen omasta tahdosta Jäsenen on suoritettava sille asetetut velvoitteet, kuten jäsenmaksut ja muut säännöissä määritetyt velvoitteet, jotka on liittymisellään hyväksynyt Jäsenellä ei ole pakko ottaa vastaan luottamustehtäviä tai osallistua yhdistyksen toimintaan, muilta osin kuin säännöt velvoittavat (ks. yllä) Jäsen ei ole vastuussa yhdistyksen sitoumuksista, esim. velan takaisinmaksusta Kysymys: voiko eri jäsenillä olla eri suuruisia jäsenmaksuja?

11 JÄSENET (2/2) Kysymys: voiko eri jäsenillä olla eri suuruisia jäsenmaksuja? Lähde: Yhdistyksen erisuuruiset jäsenmaksut naisille ja miehille (TAS/236/2009) Yhdistyksellä on sekä Suomen perustuslain että yhdistyslain takaama oikeus järjestää toimintansa haluamallaan tavalla. Yhdistys voi täten itse määritellä toimintatapansa, kunhan sen tarkoitus ja toiminta ovat hyvän tavan mukaisia. Yhdistyksellä on myös oikeus hyväksyä haluamansa säännöt sekä valita niiden mukaan jäsenensä, ja näin ollen se voi yhdistysautonomian nojalla vapaasti päättää myös jäsenmaksujensa suuruudesta. Yhdistyksen säännöissä ei ollut mainintaa siitä, että jäsenmaksu voi olla naisille erisuuruinen, vaan tämä perustui ainoastaan kerhon vakiintuneeseen ja sen vuosikokousten yleisesti hyväksymään käytäntöön. Korkeimman oikeuden oikeuskäytännössä ja oikeuskirjallisuudessa esitetyistä kannanotoista ilmenee, että yhdistyksen kokouksen päätös määrätä erisuuruisia maksuja ei riitä jäsenten yhdenvertaisesta kohtelusta poikkeamiseen, vaan erilaisten maksuluokkien noudattaminen edellyttää sääntöjen muuttamista tältä osin. Tasa-arvovaltuutettu katsoi, että myös sukupuolten välisestä tasa-arvosta on jäseneksi hyväksymisessä - ja siten myös jäsenmaksujen suuruudesta määräämisessä - mahdollista poiketa yhdistysautonomian perusteella. Tällöin kuitenkin edellytetään, että erilaisesta kohtelusta määrätään yhdistyksen säännöissä. Kuitenkin: yhdenvertaisuuden takia kaikilla tulee olla mahdollisuus käyttää yhdistyksen tarjoamia palveluita ja myös osallistua päätöksentekoon niiden osalta ratkaisu voi olla tulkintakysymys

12 HALLITUS (1/4) Yhdistyksellä on oltava hallitus Hallituksessa on oltava vähintään kolme jäsentä, joista yksi on puheenjohtaja Puheenjohtajan tulee olla täysi-ikäinen ja täysivaltainen, jonka kotipaikka on suomessa (tai PRH:n myöntämä poikkeuslupa) Muiden jäsenten tulee olla vähintään 15-vuotiaita eikä kukaan saa olla konkurssissa Hallituksen jäsenen ei tarvitse olla yhdistyksen jäsen Yhdistyksen säännöt voivat määrätä yhdistyksen hallituksen koostumusta ja toimintaa mm. toimikausien, jäsenten ja mahdollisten varajäsenten määrän, päätöksentekotapojen ja päätösvaltaisuuden osalta yhdistysautonomian mukaisesti yhdistys määrää myös tältä osin itse omasta toiminnastaan

13 HALLITUS (2/4) Hallituksen jäsen voi erota tehtävästään milloin ja mistä syystä tahansa Kaikkien hallituksen jäsenten on voitava osallistua kokoukseen yhtä aikaa vaikkakaan ei samassa paikassa Yhdistyksen säännöt ja/tai yhdessä sovitut toimintamenetelmät määrittävät mitä muotoa hallituksen kokous ja muut päätöksentekotavat noudattavat Tärkeää on kuitenkin että yksittäisen hallituksen jäsenen mielipide tulee kaikkien hallituksen jäsenten tietoon Esim. puhelinneuvottelut, sähköpostikokoukset, kokoukset muita teknisiä apuvälineitä käyttäen. Uudet määräykset etäkokouksesta eivät vaikuta, sillä toiminta on ollut mahdollista ennenkin, niitä on kuitenkin hyvä noudattaa. Pöytäkirjan pito ei ole yhdistyslain perusteella lakimääräistä mutta käytännössä pakollista. Tietyistä päätöksistä (esim. tilinkäyttö) on tehtävä maininta pöytäkirjaan, joten toiminta ilman pöytäkirjoja on hyvin hankalaa - myös toiminnan avoimuus ja läpinäkyvyys. Hallituksen toiminta ja päätöksentekotavat on hyvä kirjata yhdistyksen pysyväisasiakirjaksi, esim. ohje hallituksen toiminnasta Tärkeintä on toimia yhdessä ja tarjota osallistumisen ja aikaansaamisen kokemuksia

14 HALLITUS (3/4) Hallituksen tehtävät (yhdistyslaki): Yhdistyksen asioiden hoitaminen lain ja sääntöjen, sekä yhdistyksen päätösten mukaisesti Velvollisuus huolehtia että kirjanpito on lainmukainen ja varainhoito luotettavalla tavalla järjestetty (uusi alkaen) Jäsenluettelon pitäminen (rekisteriseloste) Toimii yhdistyksen kokousten koollekutsujana ja valmistelijana Toimii yhdistyksen edustajana Toimii purkautuneen yhdistyksen selvitysmiehenä, huolehtii omaisuuden luovuttamisesta konkurssitilanteessa Hallituksen tehtävät (kirjanpitolaki): Allekirjoittaa tilinpäätöksen Hallituksen tehtävät (tilintarkastuslaki), myös toiminnantarkastus: Varattava tilintarkastajalle mahdollisuus toimittaa tilintarkastus siinä laajuudessa kuin tilintarkastaja katsoo tarpeelliseksi Velvollinen myös avustamaan tilintarkastajaa ja antamaan tarvittavia selvityksiä

15 HALLITUS (4/4) Hallituksen kokouksissa on päätettävä: tilien avaaminen ja lopettaminen pankeissa tilien käyttöä koskevat valtuudet kirjanpidon tilikartta poikkeamat talousarviosta organisaatiossa tai sisäisessä valvonnassa tapahtuneet muutokset kirjanpidossa käytettävät tilikirjat kirjanpitäjän ja kassanhoitajan nimittäminen käteiskassan enimmäismäärän vahvistaminen poistojen laskemisperusteet lainojen ottaminen Näistä päätöksistä on tehtävä merkintä pöytäkirjaan Hallitus vastaa toiminnastaan kollektiivisesti, yksittäinen jäsen voi kuitenkin joutua korvausvelvolliseksi aiheuttaessaan vahinkoa joko tahallisesti tai tuottamukselliseksi (eli huolimattomuuttaan)

16 NIMENKIRJOITUSOIKEUS Lain mukaan hallituksen puheenjohtajalla, jos säännöt eivät aseta tälle rajoituksia Säännöissä voidaan määrätä vaikka esim. puheenjohtaja, sihteeri ja taloudenhoitaja, tai esim. puheenjohtaja ja sihteeri yhdessä Hallitus voi myöntää nimenkirjoitusoikeuden toimihenkilölle vain jos säännöissä on niin määrätty Vain nimenkirjoitusoikeuden omaava voi tehdä yhdistyksen puolesta sopimuksia Nimenkirjoittajien muutoksesta on ilmoitettava PRH:een, jolloin ilmoitetaan kaikki nimenkirjoittajat, vaikka vain yksi vaihtuisi

17 PUHEENJOHTAJA Lakisääteiset tehtävät: Nimenkirjoitusoikeus Yhdistysrekisteriin tehtävien perus- ja muutosilmoitusten allekirjoitus Purkautumisilmoituksen allekirjoitus Puheenjohtajalla ei ole enempää valtaa kuin muillakaan hallituksen jäsenillä Sääntöihin ja vakiintuneisiin käytäntöihin perustuvia tehtäviä: Johtaa hallituksen ja toimihenkilöiden työtä Hoitaa yhdistyksen ulkoisia suhteita Kehittää yhdistyksen toimintaa ja osallistuu tärkeimpiin käytännön töihin Tehtävät vaihtelevat eri yhdistyksissä, mitään yksittäistä tapaa ei ole

18 HALLITUKSEN MUUT JÄSENET Lähde: oikeusministeriön yhdistyslakiopas : Kaikkein pienimmissä yhdistyksissä hallinnon asianmukaiseksi järjestämiseksi yleensä riittää, että nimetään laskutuksesta, laskujen maksamisesta, kirjanpidosta, kirjeenvaihdosta sekä hallituksen ja yhdistyksen kokousten pöytäkirjoista vastaava henkilö tai henkilöt. Käytännössä tarkoittaa vähintään sihteerin ja taloudenhoitajan nimeämistä Yllä mainitut tehtävät voi olla myös yhdistetty yhdelle henkilölle Hallituksella voi olla myös varapuheenjohtaja. Varapuheenjohtajalla ei ole lakisääteisiä tehtäviä. Varapuheenjohtajaa koskevat samat määräykset kuin puheenjohtajaa. Esim. edellinen puheenjohtaja opettamassa uutta puheenjohtajaa, tai tuleva mahdollinen puheenjohtajaehdokas harjoittelemassa puheenjohtajan tehtäviä

19 SIHTEERI Ei lakisääteisiä tehtäviä, kuitenkin tyypillisesti sihteeri Osallistuu kokousten valmisteluun yhdessä puheenjohtajan kanssa Laatii pöytäkirjat hallituksen kokouksista, usein myös yhdistyksen kokouksista (sihteeri ei ole välttämättä aina kokouksen sihteeri), tarvittaessa myös pöytäkirjan otteet Toimittaa ilmoitukset yhdistysrekisteriin (puheenjohtajan kanssa) Valmistelee toimintasuunnitelma- ja toimintakertomusluonnokset Hoitaa tilastot, arkiston ja jäsenrekisterin Sisäinen ja ulkoinen tiedotus ja viestintä Yhdistyksen koon kasvaessa sihteerin tehtäviä voidaan jakaa: Tiedottajalle, joka hoitaa ulkoista viestintää ja tiedottamista yhdessä sihteerin ja puheenjohtajan kanssa Jäsensihteerille, joka hoitaa jäsenrekisteriä ja siihen liittyviä tehtäviä Arkistonhoitajalle, joka huolehtii yhdistyksen arkistosta

20 TALOUDENHOITAJA Ei lakisääteisiä tehtäviä, kuitenkin tyypillisesti taloudenhoitaja Johtaa taloushallintoa: maksuliikenne, käteiskassa, (kirjanpito) Tilinpäätösluonnokset Talousarvion toteutumisen seuraaminen ja siitä tiedottaminen Hallituksen avustaminen talouden suunnittelussa Veroilmoitukset On kuitenkin suositeltavaa jakaa yhdistyksen talouden hoito kahdelle eri henkilölle ja nimetä tai hankkia erillinen kirjanpitäjä, varsinkin jos yhdistyksestä ei löydy talousasioista hyvin perillä olevia ihmisiä. Taloudenhoitajan ja kirjanpitäjän käyttäminen myös estää yhdistyksen varojen väärinkäyttöä. Vastuu taloudesta on kuitenkin lopullisesti hallituksella

21 HALLINTO Käytännössä hallituksen eri toimijoista on hyvä muodostaa työpareja tai ryhmiä, esim: Toiminnan suunnittelu ja toteuttaminen, viestintä: Puheenjohtaja Sihteeri Tiedottaja Jäsen1, jäsen 2 Talouden suunnittelu ja toteuttaminen Varapuheenjohtaja Taloudenhoitaja Kirjanpitäjä Jäsen 3, jäsen 4 Näin saadaan lisättyä osallistumista ja samalla sitoutettua henkilöitä yhdistyksen toimintaan, mahdollistaa myös tehtävien kierrättämisen jos yksi toimija lopettaa

22 TILIN- JA TOIMINNANTARKASTUS Tilintarkastaja on aina KHT tai HTM-tilintarkastaja lähtien KHT:n tai HTM:n suorittamaa tilintarkastusta ei kuitenkaan tarvitse, jos Yhdistys ei täytä enempää kuin yhtä seuraavista kolmesta raja-arvosta: taseen loppusumma on yli euroa (aiemmin euroa), liikevaihto tai vastaava tuotto on yli euroa (aiemmin ) ja palveluksessa on keskimäärin enemmän kuin kolme henkilöä (aiemmin yli 10 henkilöä) Jos yhdistyksellä ei ole tilintarkastajaa, sen on valittava toiminnantarkastaja Sovelletaan jälkeen alkavalta tilikaudelta Vanhan yhdistyksen ei tarvitse muuttaa sääntöjään siirtymisen yhteydessä, ainoastaan jos säännöt päivätään jälkeen on voidaan säännöissä määrätä tilintarkastajien sijaan valittavaksi toiminnantarkastaja Toiminnantarkastus vastaa aiempaa tilintarkastusta, kuitenkin siten että toiminnantarkastaja tarkastaa talouden lisäksi yhdistyksen hallinnon Toiminnantarkastus vastaa asunto-osakeyhtiölaissa (1599/2009) säädettyä toiminnantarkastusta

23 KOKOUSKÄYTÄNTÖ (1/3) Yhdistyslain uudet muutokset: Yhdistyksen jäsenten yksimielinen päätös ilman kokousta Vaatii koko jäsenkunnan yksimielisyyden, päätös on kirjattava, päivättävä ja jokaisen jäsenen on se allekirjoitettava, muuten se tarvii kokouksen Vähentää tarpeettomien kokousten pitämistä Lähinnä pienille yhdistyksille soveltuva Etäosallistuminen ja etäkokous Osallistuminen tietoliikenneyhteyden tai jonkun muun teknisen apuvälineen avulla. Vaihtoehto osallistumiselle jos asia vaatii perinteisen kokouksen (YL 23 ). Muissa asioissa etäosallistuminen voidaan määritellä ainoaksi päätöksentekotavaksi. Ei estä fyysisessä kokouksessa käytävää keskustelua ja uusien ehdotusten tekemistä. Etä-äänen antanut voi osallistua myös varsinaiseen kokoukseen ja käyttää siellä äänioikeuttaan. Vaatii sääntömuutoksen!

24 KOKOUSKÄYTÄNTÖ (2/3) Yhdistyksen kokous on kutsuttava koolle siten kun säännöissä on määrätty, kutsussa on mainittava aika ja paikka, myös etäosallistumismahdollisuus ja etäosallistumisen mahdolliset rajoitukset puhevallan käyttämiseen on mainittava Yhdistyksen kokouksessa on päätettävä: 1) yhdistyksen sääntöjen muuttamisesta; 2) kiinteistön luovuttamisesta tai kiinnittämisestä taikka yhdistyksen toiminnan kannalta huomattavan muun omaisuuden luovuttamisesta; 3) 30 :ssä tarkoitetusta äänestys- ja vaalijärjestyksestä; 4) hallituksen tai sen jäsenen taikka tilintarkastajan tai toiminnantarkastajan valitsemisesta tai erottamisesta; ( /678) 5) tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä; sekä 6) yhdistyksen purkamisesta. Säännöissä voidaan määrätä, että hallitus voi päättää yhdistyksen omaisuuden myymisestä, vaihtamisesta ja kiinnittämisestä.

25 KOKOUSKÄYTÄNTÖ (3/3) Yhdistyksen kokouksesta on laadittava pöytäkirja Yhdistyslaki ei kuitenkaan määrää pöytäkirjan muotoa Päätöspöytäkirja vs. laajempi pöytäkirja Allekirjoitettu pöytäkirja myös etäkokouksesta Äänestys- ja vaalijärjestys Toimintatapa on löydyttävä yhdistyksen säännöistä, muutoin seurataan yhdistyslaissa määriteltyä päätöksentekojärjestystä Etäosallistumista käytettäessä on säännöissä määrättävä siitä, miten tunnistautuminen tapahtuu, esim. yhdistykselle ilmoitettu sähköpostiosoite Jos käytössä etäkokous ja äänet menevät tasan, tulos ratkaistaan arvalla Läpinäkyvyys: asiakirjojen julkisuus ja saatavuus, läsnäolot Osallistuvat menetelmät: työryhmät, vapaa ideointi, jne. lisäävät osallistumista ja auttavat sitouttamaan mukaan toimintaan

26 YHDISTYKSEN TOIMINTAVUOSI Toimintaprosessi Talousprosessi Toimintasuunnitelma Talousarvio Toimintakertomus Tilinpäätös

27 TOIMINTAPROSESSI - TOIMINTASUUNNITELMA Toimintasuunnitelma perustuu yhdistyksen toiminta-ajatukseen Se vastaa kysymyksiin: mitä tehdään, milloin tehdään ja kuka tekee Vuositason suunnitelman tulee olla lyhyt, ytimekäs ja helposti luettavissa ja ymmärrettävissä Hyvin suunniteltu vuositason toiminta perustuu yhdistyksen pitemmän tähtäimen (3-10 vuotta) strategiseen suunnitelmaan Tärkeää on että toimintasuunnitelmasta löytyy tehtävien toteuttajat, pelkkä hallitus hoitaa ei riitä vaan jo vuosisuunnitelmatasolle on hyvä nimittää toimenpiteiden vastuuhenkilöt, toteutusaikataulut ja kriteerit joilla määritetään toimenpide onnistuneeksi

28 TALOUSPROSESSI TALOUSARVIO (1/2) Yhdistys hankkii tuloja joita se käyttää toiminta-ajatuksen toteuttamiseen Talousprosessin runkona on talousarvio ja siihen liittyvä toimintasuunnitelma. Talousprosessi ja talousarvio eivät perustu edellisen vuoden tilinpäätökseen vaan tulevaan toimintasuunnitelmaan Tilinpäätöksestä saadaan kuitenkin joitakin talousarviossa tarvittavia tietoja, kuten varallisuus ja likviditeetti, siirrot ja poistot. Talousarvio on hyvä laatia nollatuloksella, jos yhdistyksen talous on kunnossa, kuitenkin siten, että noudetetaan laskettaessa pahinta mahdollista tilannetta, jolloin yleensä tehdään voitollinen tulos Nollatuloksen suunnittelusta on kuitenkin poikettava tilanteen niin vaatiessa, esim. kun oma pääoma on matalalla

29 TALOUSPROSESSI TALOUSARVIO (2/2) Talousarviossa voidaan vaikuttaa myös jäsenmaksun suuruuteen: budjetoidessa voidaan laskea menot miinus tulot, ja jäljelle jäänyt aukko paikataan jäsenmaksuilla Käytännössä tätä ei voida kuitenkaan toteuttaa monta vuotta peräkkäin Hyvä talousarvio on realistinen ja kattaa hyvin toimintasuunnitelmassa suunnitellun toiminnan Mahdollinen liiketoiminta on budjetoitava mahdollisimman yksityiskohtaisesti omana kokonaisuutenaan Myös kaluston poistot on kirjattava talousarvioon laskennallisena eränä ne kuitenkin eliminoidaan loppusummasta

30 TOIMINTAPROSESSI - TOIMINTAKERTOMUS Tarkka selostus kuluneesta toimintakaudesta Jäsentely vastaa toimintasuunnitelmaa: mitä suunniteltiin mitä tehtiin Myös jäsenistön apuväline hallituksen toimintaa valvoessa Tärkeää: mitkä suunnitelmista onnistuivat, missä toiminnoissa on vielä kehitysmahdollisuuksia, toimintasuunnitelma on paras työkalu yhdistyksen toimintaa kehittäessä

31 TALOUSPROSESSI - TILINPÄÄTÖS Annettava neljän kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä Sisältää: Tuloslaskelman Taseen Tilinpäätöksen liitetiedot Vertailutiedot (edellinen tilikausi ja tilinpäätös) Rahoituslaskelma (ei pakollinen pienelle kirjanpitovelvolliselle) Toimintakertomus (ei pakollinen pienelle kirjanpitovelvolliselle) Tilinpäätöksen allekirjoittaa allekirjoitushetkellä toimiva hallitus, allekirjoitus viimeisen tilinpäätökseen kuuluvan merkinnän jälkeen Tilinpäätös on luovutettava tilin-/toiminnantarkastajalle säännöissä määrättynä aikana jotta tarkastus ehditään tehdä Allekirjoitus ja mahdolliset tarkastajan huomautusten käsittelyt on merkittävä hallituksen kokouksen pöytäkirjaan

32 TILINPÄÄTÖS - TULOSLASKELMA Kuvaa miten yhdistyksen tulos on muodostunut Tuloslaskelmaa verrataan tilikaudelle tehtyyn talousarvioon Kirjanpitoasetus määrää mitkä asiat on oltava yhdistyksen tuloslaskelmassa Numeroituja eriä voidaan (ja on erittäin suositeltavaa) muuttaa vastaamaan tarkemmin yhdistyksen toimintaa; tuotot, kulut ja tuotto/kulujäämä on kirjattava seuraavaan rakenteeseen: Varsinainen toiminta Varainhankinta Sijoitus- ja rahoitustoiminta Satunnaiset erät Tilikauden yli/alijäämä

33 TILINPÄÄTÖS TULOSLASKELMAN ERÄT Varsinainen toiminta (aatteellisen toiminnan toteutumisesta johtuvat tuotot ja kulut, erityisavustukset, poistot) 1. Tuotot (jos omistuksessa on kiinteistöjä, ne on hyvä eritellä) 2. Kulut a) Henkilöstökulut b) Poistot (esim EVL:n mukaiset menojäännöspoistot) c) Muut kulut 3. Tuotto-/Kulujäämä Varainhankinta (jäsenmaksut, keräys- arpajais- ja myyjäistuotot, lahjoitukset) 4. Tuotot 5. Kulut 6. Tuotto-/Kulujäämä Sijoitus- ja rahoitustoiminta (pitkäaikaisista sijoituksista ja rahoitustoiminnasta saadut tuotot ja kulut) 7. Tuotot (esim. Kiinteistöjen vuokratulot jos ei käytetä varsinaisessa toiminnassa) 8. Kulut 9. Tuotto-/Kulujäämä Satunnaiset erät (muut kuin varsinainen toiminta, kertaluontoiset erät) 10. Satunnaiset tuotot 11. Satunnaiset kulut 12. Yleisavustukset 13. Tilikauden tulos 14. Tilinpäätössiirrot a) Poistoeron muutos b) Vapaaehtoisten varausten muutos 15. Tilikauden ylijäämä (alijäämä)

34 TILINPÄÄTÖS TASE Kuvaa yhdistyksen taloudellista asemaa tilinpäätöspäivänä Taseen vastaavissa esitetään yhdistyksen varat (eli mihin omaisuus on sijoitettu) Taseen vastattavissa oma ja vieras pääoma (eli yhdistyksen varallisuus) Pieni kirjanpitovelvollinen voi käyttää lyhennettyä taseen kaavaa Tasekaava on sama kaikille kirjanpitovelvollisille siksi se saattaa soveltua huonosti yhdistyksille, numeroituja tase-eriä voidaankin nimittää vastaamaan paremmin yhdistyksen luonnetta (suositeltavaa) Erityismääräyksiä sisältävät varat ja pääomat on esitettävä erikseen (esim. omakatteiset rahastot) Myös: tase-erittelyt

35 TILINPÄÄTÖS TASE, LYHENNETTY TASEEN KAAVA V a s t a a v a a A Pysyvät vastaavat 1. Aineettomat hyödykkeet (aineettomat menot, harvinaisia yhdistyksissä) 2. Aineelliset hyödykkeet (käyttöomaisuus, esim. kalusteet, tietokoneet, puhelimet) 3. Sijoitukset (esim. omistettava toimistotila) B Vaihtuvat vastaavat 1. Vaihto-omaisuus (esim. julkaisut) 2. Saamiset; lyhyt- ja pitkäaikaiset erikseen (jäsenmaksut, avustukset) 3. Rahoitusarvopaperit (tilapäiset arvopaperit) 4. Rahat ja pankkisaamiset V a s t a t t a v a a A Oma pääoma 1. Osake-, osuus- tai muu vastaava pääoma 2. Ylikurssirahasto 3. Arvonkorotusrahasto 4. Käyvän arvon rahasto 5. Muut rahastot 6. Edellisten tilikausien voitto (tappio) 7. Tilikauden voitto (tappio) B Tilinpäätössiirtojen kertymä C Pakolliset varaukset D Vieras pääoma; lyhyt- ja pitkäaikainen erikseen

36 TILINPÄÄTÖS - LIITETIEDOT Pieni kirjanpitovelvollinen voi esittää lyhennetyt liitetiedot: annetut pantit ja velan vakuudeksi annetut kiinnitykset, talletukset, vekseli-, takuu- ja muut vastuut sekä vastuusitoumukset; sekä peruste, jonka mukaista kurssia on käytetty muutettaessa ulkomaanrahan määräiset saamiset sekä velat ja muut sitoumukset Suomen rahaksi, jollei ole käytetty suomen pankin tilinpäätöspäivän kurssia.

37 OSA 2 Yhdistyksen viestintä

38 VIESTINTÄSUUNNITELMA Viestintäsuunnitelma on vastuita ja tehtäviä selventävä työväline Viestintäsuunnitelmasta löytyy: Viestinnän tavoitteet Viestinnän keinot Toteuttamisaikataulut Toteuttajat, eli viestinnän vastuuhenkilöt Kustannukset Hyvä viestintäsuunnitelma kertoo kuka, milloin, miten Viestintäsuunnitelma on hyvä tehdä vuosittain toimintasuunnitelman liitteenä

39 SISÄINEN VIESTINTÄ (1/5) Eri yhdistyksissä eri apuvälineitä, kuitenkin yleensä: Henkilökohtainen vuorovaikutus Jäsenkirje Jäsenlehti Sähköposti Verkkosivut Paikallismedian hyödyntäminen

40 SISÄINEN VIESTINTÄ (2/5) Henkilökohtainen vuorovaikutus Kiireelliset ja tärkeät asiat Kaikilla ei kuitenkaan ole mahdollisuuksia olla jatkuvasti tavoitettavissa, siksi on hyvä sopia pelisäännöt mitä asioita viestitään henkilökohtaisesti ja mitä muita kiireettömämpiä keinoja käyttäen Myös: ilmoitustaulut ja muut yhteisiin tiloihin laaditut tiedotteet kiireettömämpänä viestintänä Jäsekirje Tärkeä yhdistysten jäsenten sitouttamisen apuväline korostaa aktiivisuutta Ohjaa kuluvan toimintavuoden toimintaa, viestii tulevista tapahtumista Tärkeä kuitenkin jaotella asiat ja tapahtumat tärkeysjärjestykseen (esim palstatilan kautta) Tarpeeksi lyhyt ja tiivistetty Asioiden täytyy olla ehdottomasti paikkaansa pitäviä

41 SISÄINEN VIESTINTÄ (3/5) Jäsenlehti Vain jos yhdistyksellä on voimavaroja se toteuttaa Lehteä ei tehdä lehdentekemisen takia, vaan sillä täytyy olla joku tarkoitus Jos lehti on suunnattu muillekkin kun yhdistyksen jäsenille, tulee sen olla jo lähes ammattimaisesti toimitettu Jäsenlehden tuottamiselle on luotava varat jo talousarviossa Jäsenlehden painatukset ovat arvonlisäverottomia, jos: Lehteä julkaistaan pääosin jäseniä varten Se julkaistaan vähintään neljä kertaa vuodessa Kyse ei ole liiketoiminnasta Lehti jonka saa tilata myös ulkopuoliset voi kuulua arvonlisäveron piiriin!

42 SISÄINEN VIESTINTÄ (4/5) Sähköposti Sähköposti on yhdistykselle helppokäyttöinen sisäisen viestinnän väline Nykyään voidaan olettaa ja yhdistys voi jopa velvoittaa että sen jäsenet tulee olla saavutettavissa sähköpostitse Parhaimmillaan kahdenkeskeisessä tai pienen porukan välisessä viestinnässä Massapostituksissa, sähköpostilistoissa jne täytyy olla tarkka että viestin sisältö on selkeä, lyhyt, ja paikkaansapitävä Pidemmät viestit laitetaan aina liitetiedostona, oikea liitetiedoston formaatti on.pdf Massapostituksissa ei saa näkyä kaikkien vastaanottajan osoitteet (esim. henkilötietolaki) Sähköpostilistoissa vastaanottajat voivat näkyä jos ne ovat antaneet siihen suostumuksensa Netiketti

43 SISÄINEN VIESTINTÄ (5/5) Paikallismedian hyödyntäminen Ilmoitukset, järjestöpalstat jne. Toimii rinnakkain jäsenkirjeen kanssa, sisältö yleensä sama kuin jäsenkirjeen pääotsikot Myös osa ulkoista viestintää Luo yhdistyksestä aktiivisen kuvan, auttaa myös mainostamaan yhdistystä mahdollisille uusille jäsenille

44 ULKOINEN VIESTINTÄ (1/4) Henkilökohtainen vuorovaikutus Paras ulkoinen viestintätapa, jos aikaisempia kontakteja on Kontaktien luomisessa on tärkeää että samalle viestinnän kohteelle yhteyden säilyttää aina sama viestinnän vastuuhenkilö luottotoimittajat, tutut yhteistyötasot Jos yhdistyksen viestinnän vastuuhenkilö vaihtuu, edellinen esittelee uuden yhteyshenkilön kaikille yhteistyötahoille ja antaa tarvittavat yhteystiedot Viestintäsuunnitema kuka viestii kenelle, eri henkilöillä voi olla eri kontakteja, riippuen toimijoiden vastuualueista Kutsut, kirjeet, tiedotteet, aina saman viestintäkanavan kautta

45 ULKOINEN VIESTINTÄ (2/4) Esite Lyhyt kuvaus yhdistyksestä ja sen toiminnasta Mitä tekee, missä tekee, milloin tekee, yhteyshenkilöt Pituus maksimissaan A4, myös esim. A5 jakelua varten Esite toimii hyvin myös jäsenhankinnassa, ja se kannattaa olla esillä myös julkisilla paikoilla, esim. kirjastoissa ilmoitustauluilla Luo myös kuvaa yhdistyksen aktiivisuudesta Esitettä on päivitettävä tarvittaessa ja tietojen on ehdottomasti pidettävä paikkaa!

46 ULKOINEN VIESTINTÄ (3/4) Lehdistötiedote Yksinkertainen ja tuttu keino viestiä medialle, esim. lehtiin Selkeä, lyhyt, kansantajuinen, maksimissaan A4, joka sisältää: Tiedotteen otsikko (kuvaava, uteliaisuutta herättävä) Jutun tiivistelmä (muutamalla lauseella tärkeimmät asiat) Jutturunko (useita itsenäisiä kappaleita, tiedotteen sisältö tärkeysjärjestyksessä) Kuka, mitä, missä, miten, milloin, miksi, ja mistä saan lisää tietoa Teksti kirjoitetaan suoraan sähköpostin viestikenttään ja lähetetään tarpeeksi ajoissa että se ehtii taittoon ja painoon Lisämateriaali yhdistyksen verkkosivuille (parempi keino) tai sähköpostiliitteeksi Hyvin laadittu tiedote eksyy usein sellaisenaan lehteen jos toimittaja ei näe uutisarvoa siinä että tulee paikalle tekemään laajempaa juttua Hyvin laaditun tiedotteen takia julkisuuteen tuleva tieto pitää varmasti paikkansa!

47 ULKOINEN VIESTINTÄ (4/4) Tiedotustilaisuus Järein keino Tilaisuudella täytyy olla tarpeeksi uutisarvoa että se järjestetään Vain tilaisuuksiin, hankkeisiin ja tapahtumiin jolla on laajempaa, esim. kansallista merkitystä Kutsut vähintään viikkoa ennen Äärimmäisen harvoin käytettävä keino, yleensä lehdistötiedote toimii paremmin

48 ULKOINEN VIESTINTÄ (4/4) Verkkosivut, verkkopalvelut Yksinkertaisuus, Luettavuus Käytön helppous Tietojen paikkaansapitävyys Tietojen saatavuus Yhteystiedot Ei: suuret kuvat, monimutkainen grafiikka, liikkuva kuva, videot, linkkisekamelska, värien suuri kontrasti eivät kuulu hyvälle asiasivulle Verkkopalveluissa tärkeintä on sitoutuminen niiden käyttöön, jos yksikin toimija jättää käyttämättä, on palvelun käyttö parempi unohtaa Käytännöllisia verkkopalveluita: dokumentinhallintajärjestelmät, jaetut kalenterit, keskustelupalstat mutta hyödyttävätkö ne juuri Sinun yhdistystäsi?

49 VERKKOSIVUT (1/2) Yhdistykseen käyttöön tulevalla verkkosivulla on eri kriteerit kuin vaikka henkilökohtaiseen käyttöön tuleva tai markkinointia varten luotu verkkosivu: Päivitettävyys ei saa vaatia aikaisempaa osaamista Helppous helppo muokata ja helppo käyttää Selkeys tärkeimmat asiat tulee löytyä heti ensimmäisellä avaamisella Saatavuus kevyt rakenne, toimiminen mobiiliyhteydellä, yleisimmillä selaimilla ja yleisimmillä käyttöjärjestelmillä Mitä yksinkertaisempi, sitä parempi, asiasivu ei voi olla liian yksinkertainen kunhan se sisältää kaiken tarvittavan tiedon

50 VERKKOSIVUT (2/2) Perussivut (.html ja.css) Helppo tehdä ja päivittää Kuka tahansa pystyy nopeasti omaksumaan taidot niiden tekemiseen Kevyet, mutta silti toimivat Mahdollistaa myös hyvin laajatkin sivukokonaisuudet Halvin tapa Julkaisujärjestelmät (esim. wordpress, joomla, eri kotisivukoneet) WYSIWYG editointi, muutokset näkyvät sivuilla heti Päivitettävyys paras Kohtuullisen edullinen Valmiit mallit auttavat näyttävänkin sivun tekemisen Asentaminen vaatii enemmän taitoja jos palveluntarjoaja ei suoraan palveluna tarjoa

51 LÄHTEITÄ Lihavainen Lea, Erola Christina, 2007, Vaikuttava yhdistys. ISBN-10: Loimu Kari, 2007, Yhdistystoiminnan käsikirja. ISBN-10: Siukonsaari Anssi, 2002, Yhteisöviestinnän opas. ISBN-10: Oikeusministeriön yhdistyslakiopas Patentti- ja rekisterihallituksen verkkosivut, viitattu Pylkkänen Paula, 2009, Yhtälö Yhdistyksen talous ja verotus. Viitattu Henkilötietolaki /523, viitattu Kirjanpitolaki /1336, viitattu Tilintarkastuslaki /459, viitattu Yhdistyslaki /503, viitattu Yhdistysrekisteriasetus /506, viitattu