1) tehtävä hallintoneuvostolle esitys

Transkriptio

1 1 (6) KIIKOISTEN OSUUSPANKIN OHJESÄÄNTÖ 1 OHJESÄÄNNÖN PERUSTA JA TARKOITUS 2 HALLITUKSEN TEHTÄVÄT Osuuspankin sääntöjen mukaan hallintoneuvoston on vahvistettava pankin toimintaa koskeva ohjesääntö asioista, jotka ovat laajakantoisia ja periaatteellisesti tärkeitä sekä päätettävä toimitusjohtajan ja hallituksen välisestä tehtävänjaosta. Ohjesäännön tarkoituksena on vahvistaa periaatteet, joilla pankkia hoidetaan asiantuntevasti ja huolellisesti osuuskunta- ja osuuspankkilakien ja sääntöjen mukaisesti sekä tehokkaasti ja kannattavasti osana OP-Pohjola-ryhmää. Hallintoneuvosto vahvistaa myös pankin vakavaraisuuden hallintaa koskevat periaatteet. Hallituksen tehtävänä on osuuspankin toiminnan johtaminen, lainsäädännön, sääntöjen ja hallintoneuvoston vahvistamien ohjeiden mukaan. Hallituksen on huolehdittava, että pankin liiketoiminta on jatkuvan menestymisen turvaamiseksi suunnitelmallista, tehokasta ja kannattavaa, toimintaympäristön muutoksiin sopeutuvaa ja riskeiltään hallittua. Hallituksen on huolehdittava sisäisen valvonnan riittävyydestä. Hallituksen jäsenellä on erityinen velvollisuus valvoa pankin etua ja edistää sen kehitystä. Hallituksen on huolehdittava siitä, että pankissa noudatetaan OP-Pohjolaryhmän yhteistoimintaperiaatteita. Hallituksen on 1) tehtävä hallintoneuvostolle esitys ohjeiksi asioissa, jotka ovat laajakantoisia ja tärkeitä; pankin vakavaraisuuden hallintaa koskevista periaatteista; pankin toimitusjohtajan valinnasta ja vapauttamisesta; pankin toimitusjohtajan sijaisen määräämiseksi 2) vahvistettava pankin arvot, strategia ja toimintasuunnitelmat sekä pankin lyhyen ja pitkän aikavälin tavoitteet sekä palkitsemisjärjestelmät ja seurattava säännöllisesti niiden toteutumista 3) vahvistettava pankin vakavaraisuuden hallintaa koskevat ja muut toimintaohjeet

2 2 (6) 4) huolehdittava, että pankin omat varat kattavat pankin liiketoiminnan arvioidut riskit sekä lainsäädännön edellyttämän vakavaraisuusvaatimuksen 5) valvottava, että pankilla on lainsäädännön ja liiketoiminnan edellyttämä riittävä maksuvalmius 6) vahvistettava pankin riskienhallinnan periaatteet ja riskirajat 7) arvioitava pääomapuskurin tarve sekä vahvistettava pankin pääomasuunnitelma ja omien varojen ennakoiva varautumissuunnitelma 8) päätettävä liiketoiminnan seurannan, riskienhallinnan, sisäisen valvonnan ja tarkastuksen sekä compliance-toiminnan organisoimisesta ja toteuttamistavasta 9) päätettävä eturistiriitatilanteiden tunnistamiseen ja hallittavuuteen liittyvistä menettelytavoista 10) huolehdittava siitä, että pankin kaikkien toimipaikkojen tarkastus suoritetaan viranomaisten ja OPK:n ohjeiden mukaisesti 11) päätettävä raportoinnista, jolla hallitus säännöllisesti seuraa pankin toimintaa, taloudellisen pääoman ja omien varojen kehitystä, liiketoiminnan tavoitteiden saavuttamista sekä riskitilannetta 12) valvottava, että vakavaraisuuden hallintaa koskevia periaatteita ja menettelytapoja sovelletaan kaikissa pankin määräysvaltaan kuuluvissa yhteisöissä 13) vahvistettava pankin jatkuvuus- ja valmiussuunnitelmat 14) laadittava ja annettava hallintoneuvoston käsiteltäväksi tilinpäätös ja konsernitilinpäätös sekä toimintakertomus 15) huolehdittava edustajiston /osuuskunnan kokouksen ja hallintoneuvoston päätösten täytäntöönpanosta 16) päätettävä jäsen- ja lisäosuushakemusten hyväksymisestä tai hyväksymismenettelystä ja hyväksymisen edellytyksistä sekä jäsenten erottamisesta 17) vahvistettava jäsenetujen periaatteet sekä valvottava omistajajäsenten etua 18) annettava oikeudet pankin toiminimen kirjoittamiseen sääntöjen mukaisesti sekä annettava tarvittaessa toiminimen kirjoittamista koskevat sisäiset ohjeet 19) vahvistettava toimitusjohtajan esityksestä pankin johtamisjärjestelmä ja organisaatio sekä tarvittavien toimikuntien toimenkuvat ja kokoonpanot ja nimettävä pankin johtoryhmän jäsenet 20) päätettävä toimitusjohtajan palkkaeduista ja toimisopimuksen muista ehdoista

3 3 (6) 3 HALLITUKSEN KOKOUKSET 21) otettava ja erotettava toimitusjohtajan esityksestä toimihenkilöt ja määrättävä heidän palkkaetunsa ellei hallitus ole määräämissään rajoissa antanut näitä toimenpiteitä valitsemansa toimikunnan, toimitusjohtajan tai nimeämiensä toimihenkilöiden tehtäväksi 22) päätettävä pankin toimipaikkojen perustamisesta ja lakkauttamisesta 23) vahvistettava pankin kiinteistöjä ja kiinteistöyhtiöitä koskevat suunnitelmat 24) päätettävä kiinteistön sekä vuokraoikeuden ja rakennusten ostamisesta, myymisestä, vaihtamisesta ja panttaamisesta 25) vahvistettava periaatteet pankin muun omaisuuden hankinnasta ja luovuttamisesta 26) päätettävä pankin vakuutuspolitiikasta 27) päätettävä liiketoiminnan kannalta merkittävien uusien tuotteiden ja palveluiden käyttöönottamisesta sekä toimintojen ulkoistamisesta 28) päätettävä merkittävimmistä kehittämishankkeista 29) huolehdittava viranomaisten ja OPK:n ohjeiden mukaisesti siitä, että pankin kirjanpito ja varainhoito on asianmukaisesti järjestetty 30) päätettävä pankin kulujen hyväksymismenettelystä 31) käsiteltävä ja päätettävä pankin toimintaa koskevien viranomaisten kannanottojen, tarkastuskertomusten ja huomautusten sekä merkittävien vahinkotapahtumien ja havaittujen uusien riskien edellyttämistä toimenpiteistä 32) laadittava vuosittain hallituksen toimintasuunnitelma sekä arvioitava vuosittain omaa toimintaansa 33) huolehdittava siitä, että pankki noudattaa OPK:n osuuspankkien puolesta tekemiä sopimuksia sekä muita pankkien välisiä sopimuksia 34) päätettävä muistakin pankin hallintoa ja hoitoa koskevista asioista, jotka eivät kuulu edustajiston/osuuskunnan kokouksen tai hallintoneuvoston päätäntävaltaan tai jotka tämän ohjesäännön mukaan eivät ole toimitusjohtajan tehtävänä taikka joita hallitus ei ole määräämissään rajoissa antanut valitsemansa toimikunnan, toimitusjohtajan tai määräämiensä toimihenkilöiden tehtäväksi. Hallituksen kokous pidetään hallituksen määrääminä päivinä ja muulloinkin, milloin hallituksen puheenjohtaja katsoo sen tarpeelliseksi tai kun toimitusjohtaja tai hallituksen jäsen sitä puheenjohtajalta pyytää. Hallituksen jäsenen esteellisyydestä hallituksen kokouksessa on voimassa, mitä osuuskuntalain 5 luvun 10 :ssä on säädetty. Jos hallituksen jäsen on tietyssä asiassa esteellinen, tulee hänen itse ilmoittaa esteellisyydestään hallitukselle ja esteellisyys tulee merkitä pöytäkirjaan. Esteellinen jäsen ei voi osallistua asian käsittelyyn.

4 4 (6) Hallitus on päätösvaltainen, kun puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja mukaan lukien enemmän kuin puolet sen jäsenten koko lukumäärästä on saapuvilla. Asiassa ei kuitenkaan saa tehdä päätöstä, ellei, mikäli mahdollista, kaikille hallituksen jäsenille ole varattu tilaisuutta osallistua asian käsittelyyn. Jos hallituksen jäsen on estynyt saapumasta kokoukseen, hänen on ensi tilassa ilmoitettava siitä hallituksen puheenjohtajalle tai sihteerille. Mikäli asian kiireellisyyden tai muun syyn vuoksi on tarpeen pitää hallituksen kokous puhelimia tai muita viestintävälineitä hyväksikäyttäen, hallitus voi tehdä päätöksensä tällä tavoin edellyttäen, että hallituksen jäsenillä on päätöksenteon aikana mahdollisuus keskinäiseen yhteydenpitoon ja, että kokouksesta laaditaan pöytäkirja. Hallintoneuvoston puheenjohtaja voi olla hallintoneuvoston valvontatehtävän toteuttamiseksi päätöksentekoon osallistumatta läsnä hallituksen kokouksissa käsiteltäessä tärkeitä tai laajakantoisia asioita. 4 HALLITUKSEN PÄÄTÖSTEN KIRJAAMINEN 5 TOIMITUSJOHTAJAN TEHTÄVÄT Hallituksen kokouksista laaditaan pöytäkirja, johon merkitään läsnä ja poissa olleet hallituksen jäsenet ja muut läsnäolijat, tehdyt päätökset, laajakantoisissa ja epätavallisissa asioissa perusteluineen ja erimielisyyden sattuessa tapahtuneet äänestykset. Pöytäkirja tarkastetaan seuraavassa kokouksessa. Hallituksen puheenjohtaja, sihteeri ja vähintään yksi hallituksen siihen valitsema jäsen allekirjoittavat pöytäkirjan ja päätöksiä sisältävät liitteet. Luottopäätösten dokumentoinnissa noudatetaan OPK:n kulloinkin voimassa olevia toimintaohjeita. Pöytäkirjat numeroidaan juoksevasti kalenterivuosittain ja säilytetään luotettavalla tavalla. Sama koskee päätöksiä sisältäviä pöytäkirjan liitteitä. Mikäli hallitus on tämän ohjesäännön mukaisesti antanut luottojen ja pankkitakausten myöntämisen tai muita toimivaltaansa kuuluvia tehtäviä määräämissään rajoissa valitsemalleen toimikunnalle, toimitusjohtajalle tai nimeämilleen toimihenkilöille, on näiden tekemien päätösten kirjaamisessa noudatettava soveltuvin osin mitä hallituksen päätösten kirjaamisesta on edellä todettu. Osuuspankin toimitusjohtajan tehtävänä on hoitaa pankin päivittäistä hallintoa hallintoneuvoston ja hallituksen antamien ohjeiden ja määräysten mukaisesti. Toimiin, jotka pankin toiminnan laajuus ja laatu huomioon ottaen ovat epätavallisia tai laajakantoisia, toimitusjohtaja saa ryhtyä vain, jos hallitus on hänet siihen valtuuttanut tai hallituksen päätöstä ei voida odottaa aiheuttamatta pankin toiminnalle olennaista haittaa. Viimeksi mainitussa tapauksessa on hallitukselle niin pian kuin mahdollista annettava toimenpiteestä tieto. Toimitusjohtaja vastaa siitä, että pankin toiminta on hallituksen vahvistamien toimintasuunnitelmien mukaisesti tehokasta ja kannattavaa, toimintaympäristön muutoksiin sopeutuvaa ja riskeiltään hallittua. Toimitusjohtajalla on oikeus edustaa pankkia sellaisessa asiassa, joka kuuluu hänen tehtäviinsä.

5 5 (6) Toimitusjohtajan tehtävänä on, 1) tehdä tarvittaessa hallitukselle ehdotukset pankin strategian tarkistamisesta sekä tarvittavista toiminnallisista ja taloudellisista suunnitelmista 2) vastata vakavaraisuuden hallinnan käytännön toimenpiteiden toteuttamisesta, päivittäisestä sisäisestä valvonnasta hallituksen vahvistaminen toimintaohjeiden ja menettelytapojen mukaisesti 3) laatia hallitukselle esitys pääomasuunnitelmaksi ja omien varojen ennakoivaksi varautumissuunnitelmaksi 4) huolehtia siitä, että pankilla on liiketoiminnan edellyttämä riittävä maksuvalmius 5) raportoida hallitukselle säännöllisesti pankin liiketoiminnasta, riskinkantokyvystä ja riskitilanteesta 6) antaa hallitukselle tiedoksi pankin toimintaa koskevat viranomaisten kannanotot, tarkastuskertomukset ja huomautukset sekä merkittävät vahinkotapahtumat ja havaitut uudet riskit 7) vastata pankin sisäisestä ja ulkoisesta tiedottamisesta 8) esittää hallituksen vahvistettavaksi pankin organisaatio sekä tehdä esitys tarvittavien toimikuntien toimenkuvista ja kokoonpanoista 9) tehdä hallitukselle esitykset sen täytettäväksi kuuluviin toimiin valittavista henkilöistä ja heidän palkkaeduistaan sekä huolehtia henkilöstön kehittämisestä 10) tehdä hallitukselle ehdotus pankin ja sen konsernin tilinpäätöksen perusteiksi ja tilinpäätöksen laatimiseksi ja voiton käyttämisestä tai tappion kattamisesta 11) huolehtia hallituksen vahvistamien sisäistä valvontaa ja riskienhallintaa koskevien sisäisten menettelytapojen ja toimintaohjeiden mukaisista toimitusjohtajalle kuuluvista tehtävistä 12) esittää hallitukselle jäsenten erottamista koskevat asiat ja vastata siitä, että jäsenistä pidetään luetteloa sillä tavoin kuin osuuskuntalaissa on säädetty 13) vastata siitä, että pankille otetaan riittävät vakuutukset hallituksen vahvistaman vakuutuspolitiikan mukaisesti 14) vastata pankin laskentatoimesta ja varainhoidosta lain ja annettujen ohjeiden mukaisesti sekä seurata pankin verotusta ja ryhtyä sen johdosta tarpeellisiin toimenpiteisiin 15) huolehtia siitä, että pankin kaikkien toimipaikkojen sisäinen valvonta ja tarkastus suoritetaan OPK:n antamien ohjeiden mukaisesti 16) vastata siitä, että pankilla on kirjalliset luotonmyöntämisohjeet ja että niitä noudatetaan 17) vastata pankin saatavien perimistoimenpiteistä

6 6 (6) 6 ERINÄISET MÄÄRÄYKSET 18) vastata siitä, että kulujen hyväksymisessä noudatetaan hallituksen vahvistamaa menettelyä 19) vastata siitä, että pankin liiketoiminta on järjestetty turvallisuus- ja varmuusnäkökohdat huomioon ottaen 20) vastata siitä, että viranomaisille tehdään säädetyt ilmoitukset 21) huolehtia siitä, että pankissa noudatetaan osuuspankin toimintaa koskevia ohjeita 22) huolehtia myös muista hallituksen vahvistamien riskienhallintaa koskevien ja muiden toimintaohjeiden mukaan toimitusjohtajalle kuuluvista tehtävistä Hallitus voi vahvistamassaan työnjaossa siirtää osan toimitusjohtajan tehtävistä pankin toimihenkilöiden tehtäviksi. Lisäksi toimitusjohtaja voi antaa toimivaltaansa kuuluvia tehtäviä hoidettavaksi nimeämilleen toimikunnille tai henkilöille. Toimitusjohtajan tulee antaa näiden päätöksentekoa varten ohjeet ja valvoa ohjeiden noudattamista. Mikäli osuuspankilla on yksi tai useampi johtaja, hallitus määrää toimitusjohtajan esityksestä vahvistamassaan toimenkuvauksessa heidän tehtävänsä ja oikeudesta edustaa pankkia. Hallituksen jäsenellä on läsnäolo- ja puheoikeus hallintoneuvoston kokouksissa. Hallituksen jäsenen vahingonkorvausvastuusta on voimassa mitä osuuspankkilaissa on erikseen säädetty. Ennen kuin toimitusjohtajan toimi täytetään tai toimitusjohtaja vapautetaan tehtävästään, on asiasta hankittava OPK:n lausunto.