SEINÄJOEN KAUPUNKI. Sisäisen valvonnan ohje. Kaupunginhallitus hyväksynyt , SISÄINEN VALVONTA OSANA HYVÄÄ HALLINTO- JA JOHTAMISTAPAA

Transkriptio

1 SEINÄJOEN KAUPUNKI Sisäisen valvonnan ohje Kaupunginhallitus hyväksynyt , SISÄINEN VALVONTA OSANA HYVÄÄ HALLINTO- JA JOHTAMISTAPAA Seinäjoen kaupungin sisäisen valvonnan yleisohje koskee kaikkia kaupungin toimielimiä, johtoa ja esimiesasemassa olevia. Sisäisen valvonnan yleisohjeen tarkoituksena on varmistaa, että yhteisesti sovittuja ja hyväksyttyjä toimintatapoja ja ohjeita noudatetaan kaupungin hallintokunnissa. Kaupungin toiminnot on järjestettävä ja toimintaa johdettava niin, että organisaation kaikilla tasoilla ja kaikessa toiminnassa on riittävä sisäinen valvonta. Toimielin ja sen alainen johtava viranhaltija vastaa johtamansa toiminnan sisäisestä valvonnasta. Sisäinen valvonta on johtamis- ja hallintojärjestelmän osa, jonka avulla johto saa organisaation toimimaan haluamallaan tavalla ja joka tuottaa johdolle riittävästi tietoa organisaation tilasta ja aikaansaannoksista. Seinäjoen kaupunginvaltuuston hyväksymässä konserniohjeessa annetaan toimintaohjeet ja periaatteet konsernin johdolle ja siihen kuuluville tytäryhteisöille, kuntayhtymille ja osakkuusyhteisöille. Näin varmistetaan hyväksytyn omistajapolitiikan ja strategisten tavoitteiden sekä konsernin kokonaisedun mukaisten toimintaperiaatteiden ja valvonnan toteuttaminen konsernissa. Kaupungin toiminnassa tulee noudattaa hyvän hallinnon periaatteita. Kaupungille kuuluvat tehtävät hoidetaan oikeusturvan vaatimukset täyttävällä ja muutoinkin asianmukaisella ja kansalaisten luottamusta vahvistavalla tavalla. Keskeisiä hyvän hallinnon periaatteita julkishallinnossa ovat hallintolaissa säädetyt hallinnon oikeusperiaatteet (yhdenvertaisuus, tarkoitussidonnaisuus, puolueettomuus, suhteellisuus ja luottamuksensuoja) sekä palveluperiaate, neuvontavelvollisuus ja hyvän kielenkäytön vaatimus. Laki kunnallisesta viranhaltijasta edellyttää viranhaltijan suorittavan virkasuhteeseen kuuluvat tehtävät asianmukaisesti ja viivytyksettä. Viranhaltijan käytöksen pitää olla aseman ja tehtävän edellyttämällä tasolla. Työntekijöitä koskevat vastaavat säännökset löytyvät työsopimuslaista. Hyvällä hallinto- ja johtamistavalla tarkoitetaan toiminnan ja talouden ohjauksen tilivelvollisuus- ja vastuujärjestelmää, joka edistää hallinnon ja palvelutuotannon luotettavuutta ja tehokkuutta sekä läpinäkyvyyttä. Järjestelmän perustana ovat kaupungin arvot, asiakkaiden ja asukkaiden tarpeet sekä toiminnan tuloksellisuuden arviointi. Keskeistä hyvän hallintoja johtamistavan toteuttamisessa on luoda sellaiset linjaukset, jotka varmistavat tuloksellisuuden edellytykset samalla kun toiminta täyttää eettisyyden ja vastuullisuuden vaatimukset. Hyvään johtamis- ja hallintotapaan kuuluu, että organisaatio ja sen jäsenet sekä keskeiset yhteistyökumppanit ovat tietoisia niistä eettisistä periaatteista, joita kaupungin toiminnassa noudatetaan. Tässä yhteydessä painotetaan luottamushenkilöiden, esimiesten ja työntekijöiden velvollisuutta toimia lakien, säädösten ja johdon määräysten mukaisesti sekä rehellisesti ja vilpittömästi. Kaikessa toiminnassa korostetaan yhdenvertaisuutta, jolloin työntekijän oikeutta mielipiteeseen, vakaumukseen ja yhdistystoimintaan kunnioitetaan. Työntekijälle turvataan tasa-arvoinen työympäristö, jossa ei esiinny syrjintää Valvontajärjestelmä Seinäjoen kaupungissa Valvonta luo edellytyksiä sille, että organisaatio kykenee saavuttamaan päämääränsä. Valvonta myös ennaltaehkäisee talouden ja toiminnan riskitilanteita. Kaupungin hallinnon ja talouden valvonnassa ulkoinen tarkastus ja arviointi sekä sisäinen valvonta yhdessä muodostavat kattavan valvontajärjestelmän. Ulkoinen tarkastus ja arviointi järjestetään toimivasta johdosta riippumattomaksi. Siitä vastaavat kuntalain perusteella tarkastuslautakunta ja tilintarkastaja. Tarkastuslautakunta arvioi kaupunkistrategian ja muiden valtuuston asettamien tavoitteiden toteutumista. Tilintarkastaja vastaa hallinnon ja talouden tarkastuksesta.

2 Sisäinen valvonta on kaupungin itsensä luoma valvonnan järjestely johtamisen tueksi ja riskien hallitsemiseksi. Kaupunginvaltuuston hyväksymän kaupunginhallituksen johtosäännön mukaisesti vastuu sisäisen valvonnan organisoinnista kaupunkikonsernissa on kaupunginhallituksella ja toimivalla johdolla. Esimiehet vastaavat jatkuvasta valvonnasta omissa toimintaprosesseissaan Sisäisen valvonnan määritelmä ja tavoitteet Sisäinen valvonta on kunnan ja sen toimialan, palvelu-, tai vastuualueen, toiminnan omaa valvontaa, joka on johdon tekemää tai johdon lukuun tehtyä. Näkökulmana sisäisessä valvonnassa on, millä keinoin ja tavoin johto varmistaa, että asiat omalla vastuualueella tai vastuuyksikössä sujuvat niin kuin niiden pitäisi sujua. Onnistuneen johtamisen perusedellytyksiä on, että johtajalla on ajantasainen tieto alueensa tai yksikkönsä olennaisten asioiden tilasta eikä johtaminen tapahdu vain olettamusten varassa. Sisäisen valvonnan tavoitteet liittyvät yleisellä tasolla toiminnan kustannustehokkuuden parantamiseen, laadukkaan ja läpinäkyvän hallinnon järjestämiseen sekä työn mielekkyyden turvaamiseen. Kysymys on toiminnan itsearvioinnista ja tavoitteena on sen jatkuva parantaminen. Yksityiskohtaisemmin sisäisen valvonnan tavoitteet voidaan jaotella seuraavasti: Vaikuttavuus ja tuloksellisuus. Valvonnalla varmistetaan asetettujen tavoitteiden saavuttamista, tuotteiden ja palvelujen laatua sekä toimintojen taloudellisuutta ja tuottavuutta. Raportointi ja tiedon oikeellisuus. Valvonnalla johto ja esimiehet huolehtivat siitä, että heidän vastuualueellaan tuotetaan ja ylläpidetään luotettavia tietoja toiminnasta, taloudesta ja hallinnosta. Tiedot tulee raportoida oikein ja ajantasaisesti. Toiminnan laillisuus ja johdon ohjeiden noudattaminen. Valvonta turvaa lakien ja asetusten sekä kaupungin päätösten, sääntöjen ja ohjeiden noudattamisen. Resurssien ja omaisuuden turvaaminen. Valvonnalla varmistetaan, että kaupungin resursseja käytetään järkevästi ja taloudellisesti kaupungin hyväksi ja että resurssit turvataan menetyksiltä, jotka aiheutuvat virheistä, huonosta hoidosta, tuhlauksesta, väärinkäytöksistä, petoksista tai muusta sääntöjen ja ohjeiden vastaisesta toiminnasta. Sisäiseen valvontaan vaikuttavat toiminnan luonne, sisältö ja laajuus, toimintayksikön talous sekä niihin liittyvät riskit. Valvonta on riittävää, kun toiminta on organisoitu siten, että se tuottaa kohtuullisen varmuuden tavoitteiden saavuttamisesta. Valvontatoimenpiteiden on oltava taloudellisia ja tehokkaita. Sisäinen valvonta kattaa kaupungin oman toiminnan sekä toiminnan, josta kaupunki vastaa omistuksen, ohjaus- ja valvontavastuun sekä muiden velvoitteiden tai sopimusten nojalla Sisäisen valvonnan osa-alueet Sisäinen valvonta jakaantuu: 1. sisäiseen tarkkailuun 2. seurantaan ja 3. sisäiseen tarkastukseen Sisäinen tarkkailu on jatkuvaa toimintaan liittyvien työvaiheiden tai erillisten toimenpiteiden ja varojen käytön valvontaa. Se kuuluu luonnollisena osana palvelujen järjestämiseen. Johtamansa toiminnan sisäisestä tarkkailusta vastaa kukin esimies, joka myös hankkii tietoja asetettujen tavoitteiden toteutumisen arvioimiseksi. Sisäisellä tarkkailulla varmistetaan, että tehtävät hoidetaan oikeaan aikaan aiotulla, hyväksytyllä tavalla ja tehtävään osoitettujen voimavarojen puitteissa. Seuranta on ennen muuta luottamushenkilöille ja toimielimille kuuluva osa sisäistä valvontaa. Seurannan keskeisiä tehtäviä ovat tavoitteiden ja velvoitteiden asettaminen, raportoinnin toteutuksen valvonta ja tehtyjen päätösten ja raporteissa kuvattujen tulosten vertailu. Sisäinen tarkastus on sisäisen valvonnan näkyvä osa. Se on aktiivista, järjestelmällistä ja avointa toimintaa. Se on tarkastustarkoituksessa tehtyä valvontaa. Sisäisen tarkastuksen ensisijaisena kohteena ovat toimintalinjaukset, toimintaperiaatteet, toimintaresurssien käyttö ja tavoitteiden toteuttaminen. Tarkastuksen kohde tietää suorituksensa olevan arvioinnin kohteena. Sisäistä tarkastusta suorittaa sisäisen tarkastuksen yksikkö. Sisäiselle tarkastukselle on vahvistettu toimintasääntö.

3 Sisäisen valvonnan kokonaisuudesta sisäinen tarkastus on vasta toissijaista. 2. TOIMIVALTA JA VASTUUT 2.1. Johtosäännöt, hallintosääntö ja muut ohjeet Sisäisen valvonnan ohjeistaminen tapahtuu sääntöjen ja toimintaohjeiden avulla. Keskeisiä ohjeita ovat mm. - johtosäännöt - hallintosääntö - konserniohjeet - hankintasääntö - kaupungin tietoturvapolitiikka - virka- ja työehtosopimusten ja määräysten soveltamisohjeet 2.2. Toimivallan siirtäminen Hallinnon järjestämiseksi valtuusto on hyväksynyt johtosäännöt, joissa määrätään kaupungin eri viranomaisista sekä niiden toiminnasta, toimivallan jaosta ja tehtävistä. Johtosäännöillä valtuusto on kuntalain 14 :n mukaisesti siirtänyt (delegoinut) toimivaltaansa kaupungin muille toimielimille ja viranhaltijoille. Toimielin tai viranhaltija, jolle päätösvaltaa on siirretty, on sekä oikeutettu että velvoitettu tekemään päätöksen asiassa. Muut toimielimet eivät voi ottaa asiaa päätettäväkseen muutoin kuin käyttämällä kuntalakiin perustuvaa otto-oikeutta. Toimielimen oikeudesta siirtää sille delegoitua toimivaltaa eteenpäin on määrätty johtosäännöissä. Tällaisella delegoinnilla siirrettyä toimivaltaa ei saa siirtää edelleen, ts. toimivaltaa saa siirtää ainoastaan yhden kerran. Vastuuta ei voi välttää vetoamalla siihen, että päätösvalta on siirretty. Toimivaltaa siirtävällä elimellä tai viranhaltijalla on valvontavastuu ja sen on järjestettävä sisäinen valvonta ja seuranta siten, että puuttuminen delegoinnin mukaisiin päätöksiin on mahdollista Otto-oikeus Asian ottamisesta ylemmän toimielimen käsiteltäväksi säädetään Kuntalain 51 :ssä ja hallintosäännössä. Hallintosäännön mukaan kaupungin viranomaisen on neljän päivän kuluessa pöytäkirjan tarkastamisesta ilmoitettava kaupunginhallitukselle ja lautakunnalle niiden määräämällä tavalla niistä päätöksistä, jotka voidaan ottaa kaupunginhallituksen tai lautakunnan käsiteltäväksi, ellei kaupunginhallitus tai lautakunta ole myöntänyt siitä vapautusta. Jos pöytäkirjaa ei tarkasteta, määräaika lasketaan pöytäkirjan allekirjoittamisesta. Asia on otettava ylemmän toimielimen käsiteltäväksi oikaisuvaatimusajan puitteissa. Asian ottamisesta kaupunginhallituksen käsiteltäväksi voi päättää kaupunginhallitus, kaupunginhallituksen puheenjohtaja ja kaupunginjohtaja. Asian ottamisesta lautakunnan käsiteltäväksi voi päättää lautakunta, sen puheenjohtaja ja lautakunnan esittelijä Tilivelvollisuus ja vastuu sisäisestä valvonnasta Tilivelvollisilla on erityinen vastuu sisäisen valvonnan rakenteiden luomisesta ja sisäisen valvonnan tehokkuuden parantamisesta ja jatkuvasta ylläpidosta johtamansa toiminnan osalta. Kuntalain tarkoittamia tilivelvollisia ovat ainakin toimielimien jäsenet (kaupunginhallitus ja lauta- ja johtokunnat jaostoineen sekä toimikunnat), kaupunginjohtaja sekä toimialajohtajat ja toimielinten esittelijät. Kaupunginvaltuusto määrittelee tilivelvolliset vuosittain talousarvion hyväksymisen yhteydessä. Kuntalain 75 :n mukaan tilintarkastuskertomukseen on sisällytettävä esitys vastuuvapauden myöntämisestä ja mahdollisesta muistutuksesta, jonka voi kohdistaa vain tilivelvolliseen. Tilivelvolliseen voidaan valvontavelvollisuuteen liittyen kohdistaa muistutus myös hänen alaisensa tekemisistä tai tekemättä jättämisestä. Tilivelvollisuusaseman puuttuminen ei vapauta esimiesasemassa olevaa viran- tai toimenhaltijaa alaistensa toiminnan valvontavastuusta. Vahingonkorvausvaatimus tai rikosseuraamus voidaan kohdistaa myös muuhun kuin tilivelvolliseen.

4 2.5. Kaupungin johdon valvontavastuu Sisäisen valvonnan toimivuudesta koko kaupunkikonsernin tasolla vastaavat kaupunginhallitus ja kaupunginjohtaja. Toimialajohtajien ja liikelaitosten johtajien tehtävänä on varmistaa toimialallaan yksityiskohtaisesti sisäisen valvonnan asianmukaisuus kaupunginhallituksen antamien yleisohjeiden, johtosääntöjen ja voimassa olevien erillisohjeiden pohjalta. Em. johtajilla on tämän tehtävän toteuttamisessa erityinen vastuu tilivelvollisena ja esimiehenä Esimiesten yleinen valvontavastuu Toimialajohtaja ja tulosalueen päällikkö vastaavat siitä, että yksikön henkilöstön toimivalta ja vastuut on asianmukaisesti määritelty. Esimiehen on varmistuttava, että alaiset ovat tietoisia omista tehtävistään ja tulostavoitteistaan ja että edellytykset tehtävistä suoriutumiseen ovat olemassa. Tarvittaessa on järjestettävä työtehtävien edellyttämää koulutusta. Johdon ja esimiesten on varmistettava, että toiminnasta annettuja säännöksiä ja määräyksiä noudatetaan ja että toimintaa koskeva tieto on luotettavaa. Esimiesten on jatkuvasti seurattava vastuullaan olevia toimintoja ja ryhdyttävä tarpeellisiin toimenpiteisiin välittömästi, mikäli lainsäädännön, hallintosäännön, toimintaohjeiden tai toimielinten päätösten vastaista tai muutoin virheellistä, tehotonta tai epätaloudellista toimintaa havaitaan. 3. SISÄISEN VALVONNAN TOTEUTUS Sisäistä valvontaa toteutetaan toiminnan kaikilla ulottuvuuksilla. Sisäinen valvonta keskitetään riskialttiisiin alueisiin varmistamalla asiakokonaisuuksien hoito. Valvonnan painopiste taloudellisuus- ja tehokkuusvaatimusten lisäksi on tuloksellisuudessa ts. tehdäänkö asiat annetuilla resursseilla oikein ja tehdäänkö oikeita asioita. 4. HENKILÖSTÖ 4.1. Henkilöstöhallinto Henkilöstöhallinnossa on sisäisessä tarkkailussa kiinnitettävä huomiota - henkilöstösuunnitteluun - henkilöstöhankintaan - henkilöstön kehittämiseen - palkka- ja muihin palvelussuhdeasioihin - työsuojeluun - henkilöstöpalveluihin - yhteistoimintajärjestelmiin - henkilöohjaukseen ja -valvontaan. Palkkausta määriteltäessä päätöstä tekevän viranomaisen on otettava huomioon KVTESin ja muiden virkaja työehtosopimusten, kaupunginhallituksen ja henkilöstöjaoston antamat määräykset ja ohjeet sekä organisaation sisäiset palkkasuhteet. Harkinnanvaraisia etuja henkilöstölle myönnettäessä asianomaisen viranomaisen on aina otettava huomioon kaupungin etu ja henkilöstön tasapuolinen kohtelu. Henkilökunnalle maksettavien palkkojen oikeellisuuden varmistamiseksi kansliapäällikön tulee varmistua siitä, että palkkalaskennan ketju tulosyksiköstä maksatukseen tulee riittävästi valvottua Henkilöstösuunnittelu ja rekrytointi Henkilöstön rakenne ja määrä mitoitetaan vastaamaan asetettuja palvelutavoitteita. Henkilöstön työtehtävät voivat muuttua palvelutarpeen muuttuessa sekä työnantajalähtöisesti organisaatiomuutosten ja työjärjestelyjen vuoksi että työntekijälähtöisesti työuralla uusiin tai vapautuviin työtehtäviin etenemisenä. Ennen uuden henkilöstön palkkaamista tulee selvittää muut tarkoituksenmukaiset vaihtoehdot hoitaa työvoimavaje. Henkilöstöjärjestelyissä on selvitettävä myös mahdollisuudet palvelukeskusten väliseen yhteistyö-

5 hön. Palvelukseen ottamisen yhteydessä on varmistettava, vaatiiko viran/toimen täyttäminen täyttöluvan. Lisäksi on varmistettava, että talousarviossa ja -suunnitelmassa on varauduttu kaikkiin vakanssista aiheutuviin kustannuksiin Tehtävänkuvaukset Henkilökohtaiset tehtävänkuvaukset valmistelee lähin esimies yhteistyössä työntekijän kanssa. Tehtävänkuvauksessa määritellään henkilön asema ja tehtävä vastuualueella sekä tulosalueet ja tavoitteet. Työnjako hoidetaan niin, ettei väärinkäytösten mahdollisuuksia eikä vastuuepäselvyyksiä aiheuttavia työyhdistelmiä synny Johtaminen ja henkilöstön kehittäminen Jokaisen esimiehen on varmistettava, että - yhteistoiminta toimii kaikilla tasoilla. Yhteistoiminnan keinoja ovat yhteistoimintasopimuksen mukaisesti mm. johtoryhmätyö, tiimityö, työpaikkakokoukset, projektityö, kehityskeskustelut jne. - tiedonkulku toimii kaikilla tasoilla. Erityisesti henkilöstölle on tiedotettava heidän omiin työtehtäviinsä ja niiden suorittamiseen vaikuttavista muutoksista sekä työpaikkaan ja työoloihin liittyvistä asioista. - henkilöstön perehdyttäminen on riittävää. Henkilöstöllä tulee olla tieto oman toimintayksikkönsä tavoitteista sekä toimintaohjeista. - kehityskeskustelut käydään vähintään kerran vuodessa Henkilöstöasioiden seuranta ja raportointi Johtamista, henkilöstön osaamista, ammattitaitoa sekä työyhteisön hyvinvointia arvioidaan mm. henkilöstökyselyin ja asiakaspalauttein. Seurantaa ja raportointia toteutetaan myös vuosittain laadittavassa henkilöstötilinpäätöksessä. 5. TALOUDEN JA TOIMINNAN SUUNNITTELU JA SEURANTA 5.1. Strateginen suunnittelu Strategia on valtuuston väline ohjata kaupungin tulevaisuutta kilpailukykyä vahvistavaan suuntaan. Strategian avulla voidaan hahmottaa yhteiset pelisäännöt ja suuntalinjat, jotka ohjaavat kunnallisen päätöksenteon valmistelutyötä. Se auttaa myös suuntaamaan resurssit menestystä varmistaviin kohteisiin. Seinäjoen kaupungin strategia tarkistetaan vähintään valtuustokausittain. Toimialat ja liikelaitokset laativat valtuustotason palvelustrategioihin pohjautuen omat, yksityiskohtaisemmat tavoitteensa. Tavoitteiden asettamista kehitetään organisaation toimintaperiaatteiden edellyttämällä tavalla Talousarvio- ja suunnitelma Suunnittelu- ja seurantajärjestelmän perustana on valtuuston vuosittain hyväksymä talousarvio- ja suunnitelma. Talousarviokirjaan sisällytettävät sitovat tavoitteet asetetaan niin, että ne ovat sopusoinnussa keskenään ja konkreettisia. Niiden on oltava mitattavissa ja laadun arvioitavissa ja niiden toteutukselle on asetettava aikataulu. Toimialojen tulee noudattaa talouden ja toiminnan suunnittelussaan valtuuston tekemiä linjauksia sekä kaupunginhallituksen ja keskushallinnon antamia talousarvion laadintaohjeita. Talousarvion ja suunnitelman täytäntöönpanossa on noudatettava kaupunginhallituksen vuosittain antamia talousarvion täytäntöönpanomääräyksiä Käyttösuunnitelmat Käyttösuunnitelmat hyväksytään välittömästi talousarvion hyväksymisen jälkeen. Ne rekisteröidään tämän jälkeen kirjanpitoon. Käyttösuunnitelmien toteutumisen valvontavastuu on lautakunnilla, johtokunnilla, toimialajohtajilla ja tulosalueiden päälliköillä Investointisuunnitelma Kaupunginvaltuusto hyväksyy talousarviossa investointisuunnitelman taloussuunnittelukaudelle. Toimialojen tulee investointien suunnittelun yhteydessä selvittää myös investointien vaikutukset toiminnan volyymiin, kokonaiskustannuksiin sekä käyttötalouteen. Ennen investointiesityksen tekemistä on selvitettävä myös vaihtoehtoisten tuotantotapojen ja ulkopuolisen rahoituksen mahdollisuus Talousarviomuutokset Talousarvioon sisältyvää sitovaa määrärahaa ei saa ylittää ilman kaupunginvaltuuston lupaa. Mikäli tulosalue ei kykene talousarviovuoden aikana toimimaan myönnetyn määrärahansa puitteissa, sen tulee tehdä lautakunnalle ja edelleen kaupunginhallitukselle ja -valtuustolle talousarvion muutosesitys. Esitykseen

6 tulee liittää perustelut ja selvitys niistä toimenpiteistä ja keinoista, joita on käytetty toiminnan sopeuttamiseksi annettuihin resursseihin Sisäinen laskenta Sisäinen laskenta on väline mm. vaihtoehtojen vertailuun, toimintojen ohjaamiseen ja kehittämiseen, tuotteiden hinnoitteluun sekä tehokkuuden, taloudellisuuden ja vaikuttavuuden selvittämiseen ja seurantaan. Muutoksiin nopeasti reagoiva johtaminen edellyttää tehokasta ja ajantasaista sisäistä laskentaa. Toimialat ja liikelaitokset vastaavat sisäisen laskennan kehittämisestä sille tasolle kuin se tavoitteiden ja tuloksellisuuden seurannan kannalta on tarkoituksenmukaista Seuranta ja raportointi Taloudellisten ja toiminnallisten tavoitteiden seurantaa tulee toteuttaa jatkuvana prosessina. Toimialat ja niiden luottamustoimielimet vastaavat käyttösuunnitelmien seurannasta itsenäisesti. Tulosalueiden on raportoitava talousarviovuoden aikana sekä tilinpäätöksen laadinnan yhteydessä talousarvion toteutumisesta. Osavuosiraportit annetaan kirjallisena kaupunginhallitukselle sekä toimitetaan tiedoksi kaupunginvaltuustolle ja tarkastuslautakunnalle. Osavuosiraportoinnin ajankohta määritellään talousarvion täytäntöönpanomääräyksissä tai erillisellä ohjeella. Myös liikelaitosten tulee antaa vastaavat raportit samassa aikataulussa. 6. KIRJANPITO JA MAKSULIIKENNE 6.1. Laskentatoimi Kirjanpidossa ja tilinpäätöksen laadinnassa noudatetaan kuntalakia, kirjanpitolakia, hyvää kirjanpitotapaa ja kirjanpitolautakunnan kuntajaoston antamia yleisohjeita sekä mm. arvonlisäverolakia ja Kuntaliiton suosituksia. Talouspalvelut huolehtii, että kaupungin sisäinen taloushallinnon ohjeistus vastaa voimassaolevan lainsäädännön määräyksiä. Kaiken kaupungin nimissä tapahtuvan maksuliikenteen tulee sisältyä kaupungin kirjanpitoon. Toimialat ja liikelaitokset vastaavat alaisuudessaan toimivista käteiskassoista. Käteiskassoille on nimettävä vastuullinen hoitaja ja tälle varahenkilö. Kassojen varat on säilytettävä turvallisesti ja säilytettävä erillään yksityisistä varoista. Kassat on tilitettävä säännöllisesti. Rahoitusjohtajan tai hänen määräämiensä henkilöiden on vuosittain tarpeellisin väliajoin suoritettava kirjanpidossa olevien pankki- ja rahatilien, kassojen, alitilittäjien ja arvopapereiden tarkastus. Tarkastuksista on laadittava asianmukainen kirjallinen raportti. Kirjanpidon tuottamaa informaatiota käytetään sisäisen valvonnan apuna. Kirjanpito hoidetaan niin, että raportit ovat riittävän nopeasti ja ajantasaisesti saatavilla järjestelmästä. Kirjanpitoon ja maksuliikenteeseen liittyvät tarkistukset ja täsmäytykset on tehtävä säännöllisesti Ostolaskujen käsittely ja maksuliikenne Lautakuntien ja johtokuntien tulee määrätä henkilöt, joilla on oikeus hyväksyä tositteet. Tavaran, työsuorituksen tai muun palveluksen perusteena olevat tositteet hyväksytään pääosin Rondon sähköisessä järjestelmässä. Tositteen hyväksyjän on tarkistettava, että tosite on muodollisesti ja asiallisesti oikea, tavara, työsuoritus tai muu palvelus on merkitty vastaanotetuksi, tositteessa on oikea tiliöinti, oikea toimittajatieto sekä oikea arvonlisäverokoodi. Tositteiden hyväksyjä vastaa myös siitä, ettei käytettävissä olevaa määrärahaa ylitetä. Ostolaskujen käsittelijöiden tulee toimia niin, ettei kaupungille aiheudu viivästyskorkoja laskujen käsittelyn takia. Laskut tulee käsitellä viivytyksettä ja asiatarkastajien ja hyväksyjien tulee huolehtia Rondon poissaolo- ja sijaismerkinnöistä lomiensa ajaksi. Ostolaskujen käsittelijöiden varahenkilöjärjestelyt tulee hoitaa niin, että laskut tulevat loma-aikanakin käsiteltyä eräpäivään mennessä Myyntilaskujen käsittely ja tulojen kanto Kaupungin saatavat on laskutettava ja perittävä viipymättä, kuitenkin viimeistään 2 viikon kuluessa, tehokkaasti ja taloudellisesti noudattaen lainsäädäntöä ja kaupungin omaa ohjeistusta. Maksumuistutus lähetetään viimeistään 2 viikon sisällä siitä, kun lasku on erääntynyt. Laskutuksen tulee perustua tehtyihin päätöksiin ja sopimuksiin ja sen tulee olla hyvän asiakaspalvelun ja hyvän perintätavan mukaista.

7 Tulot pitää hyväksyä samoin periaattein kuin menot. Hyväksyjä varmistaa hyväksymismerkinnällään tulo- ja kirjausperusteen oikeellisuuden. Hyväksymismerkintä voidaan tehdä laskutuksen toimeksiantolomakkeelle, laskutusluetteloon tai tiliöinti-ilmoitukseen Rahoitusriskien hallinta Rahoitusriskejä hallitaan ennakoimalla kunnan rahavirtoja maksuvalmiussuunnittelulla ja rahavarojen sijoitustoiminnan vakaudella ja riskien minimoinnilla. Kassa- ja lainatilanteesta raportoidaan osavuosiraportoinnin yhteydessä. Kassanhallinnassa noudatetaan kaupunginhallituksen antamia yleisohjeita Pankkitilit Pankkitilien käyttöoikeudet myöntää rahoitusjohtaja. Päätöksistä on pidettävä päätöspöytäkirjaa. Rahoitusjohtajan tilinkäyttöoikeudet myöntää kaupunginhallitus. Pankkitilien avaamisesta päättää rahoitusjohtaja. 7. OMAISUUDEN HALLINNOINTI 7.1. Omistajapolitiikka ja omistajaohjaus Omistajapolitiikalla linjataan kaupungin suora omistajuus ja välillinen, eri yhteisöjen kautta tapahtuva omistajuus. Omistajapolitiikan tavoitteena on osaltaan tukea kaupungin palvelutuotannon ja muiden tehtävien laadukasta ja taloudellista toteuttamista. Omistajaohjauksesta vastaa kaupunginhallitus. Talousarvioon sisällytetään vuosittain kaupungin konserniin kuuluvia yhtiöitä koskevia tavoitteita. Konserniyhtiöiltä edellytetään omassa toiminnassaan hyvää johtamis- ja hallintotapaa. Kaupunki huolehtii siitä, että kaupungin edustajat kaupungin määräysvallassa olevissa yhteisöissä toimivat kaupungin strategisessa suunnittelussa sekä toiminnan ja talouden ohjauksen prosessissa asetettujen tavoitteiden mukaisesti ja että näiden yhteisöjen toiminnasta ja taloudesta on saatavissa riittävästi seurantatietoa. Tytär- ja osakkuusyhtiöiden ohjaus- ja valvontavastuuta koskevat määräykset sisältyvät konserniohjeisiin Hankinnat ja varastot Hankinnoissa on noudatettava lakia julkisista hankinnoista sekä kaupungin omia sääntöjä ja ohjeita. Hankintojen kilpailuttaminen on ohjeistettu kaupungin hankintasäännössä. Hankintapäätöksen yhteydessä ei saa antaa eikä ottaa vastaan lahjoja, palvelusuorituksia tai muita palveluksia toimittajilta. Henkilökohtaisia hankintoja ei saa tehdä kaupungin hankintojen yhteydessä eikä käyttää kaupungin hankintasopimusta omaksi edukseen. Varastovalvonnassa on kiinnitettävä erityistä huomioita varastoinnin enimmäismäärän minimointiin ja varaston kiertonopeuden maksimointiin kuitenkin varmistaen, että toimintakyky on koko ajan riittävä Ulkopuoliset varat Kaupungilla on myös muille kuuluvia varoja (esim. huollettavien varat). Esimiesten vastuulla on järjestää ulkopuolisten varojen hoito sekä riittävä ja luotettava luettelointi ja seuranta. Kaupungin nimissä voidaan käsitellä vain kaupungille kuuluvia varoja, jotka kirjataan kaupungin kirjanpitoon, poikkeuksena toimeksiantojen pääomat. Yksityiset varat pidetään erillään kaupungin kirjanpidosta. 8. PROJEKTITOIMINTA Kaupunki voi itse hallinnoida projekteja tai olla mukana muiden hallinnoimissa projekteissa. Hankkeesta vastaavan toimielimen tulee tehdä hallinnoimistaan projekteista ainakin seuraavat päätökset - projektisuunnitelman hyväksyminen - rahoituksen hakeminen - projektia aloittamispäätös sisältäen - projektin organisoinnin; ohjausryhmän ja projektipäällikön valinta - projektista vastaavan viranhaltijan nimeäminen ja tehtävien ja valvontavelvollisuuksien määrittely - projektin raportointivelvollisuus - projektin loppuraportin hyväksyminen ja projektin päättäminen

8 Projektin kirjanpito tulee järjestää siten, että projektin tuloja ja menoja voidaan seurata omana kokonaisuutena johtamisessa ja valvonnassa vaadittavalla tarkkuudella. Projektin kirjanpidon järjestämisvastuu on projektista vastaavalla viranhaltijalla. Projektista vastaavan viranhaltijan tehtävänä on valvoa projektin etenemistä sekä huolehtia projektia koskevien tilitysten ja raporttien toimittamisesta projektin rahoituspäätöksen edellyttämällä tavalla. Kaupunginhallitus, ao. lautakunta tai liikelaitos päättää osallistumisesta ja kuntaosuuden maksamisesta muiden hallinnoimiin projekteihin. Osallistumisen edellytyksenä on tarkoitukseen varattu määräraha. Päätöksestä on käytävä ilmi projektin tarkoitus ja tavoitteet, projektin kesto ja vastuuhenkilöt, kustannusarvio ja rahoitussuunnitelma, hallinnoija ja projektin valvonnan järjestäminen sekä projektin toiminnasta tapahtuva raportointi. 9. TIETOTURVA Tietoturvalla tarkoitetaan tietojen, tietojärjestelmien ja tietoliikenteen luottamuksellisuuteen, eheyteen ja käytettävyyteen kohdistuvien riskien minimoimista. Kaupungin tietoturvasta on annettu määräykset tietoturvapolitiikka-ohjeessa. Tietojärjestelmien menetelmäkuvauksilla varmistetaan sisäisen tarkkailun toimivuus. Tietojärjestelmät suojataan salasanoilla, palomuureilla, käyttäjäkohtaisilla käyttöoikeuksilla ja muilla menetelmillä. Vastuuhenkilöiden tulee valvoa, että tietojärjestelmien eri sovellusten käyttöoikeudet ovat asianmukaiset ja että käyttöoikeuksista tehdään selkeät päätökset. Vastuuhenkilöiden on huolehdittava riittävästä tietojärjestelmien käytön valvonnasta. Vastuuhenkilöiden on annettava ohjeet taloushallinnon ja henkilöstöhallinnon ohjelmien sekä muiden tietojärjestelmien käytön kontrolleista ja nimettävä henkilöt, jotka vastaavat niiden säännönmukaisesta ja riittävästä suorittamisesta ja raportoinnista. 10. RISKIENHALLINTA Hallintosäännön mukaan kaupunginhallitus vastaa riskienhallinnan toteuttamisesta, yhteensovittamisesta sekä päättää kaupungin omaisuuden ja vastuiden vakuuttamisesta. Kaupunginhallitus voi siirtää toimivaltaansa edelleen muille toimielimille ja viranhaltijoille. Kunkin tulosalueen on tiedostettava ja kartoitettava omat rahoitus-, henkilö-, omaisuus- ja toimintariskit ja ryhdyttävä itse riskien ehkäisemistoimiin tai tehtävä niistä esitys hallitukselle. Kaupungin riskikartoitus tehdään vähintään kerran valtuustokaudessa. Kaupungin vakuutusten kattavuus tarkistetaan säännöllisesti. 11. MUUT SISÄISEN VALVONTAAN LIITTYVÄT TEHTÄVÄT Avustukset Kukin toimielin huolehtii oman toimialansa avustusten myöntämisestä. Avustuksen myöntäjän tulee valvontavelvollisuuteensa liittyen sopia avustuksen saajan kanssa riittävästä seurantajärjestelmästä ja raportoinnista. Milloin yhteisölle on annettu avustusta, on myöntäneen viranomaisen vaadittava tilitys, joka osoittaa avustuksen käytön. Mikäli avustusta ei ole käytetty avustuspäätöksen mukaisesti, voidaan avustus periä takaisin tai maksaminen keskeyttää. Kaupungin tilintarkastajille on varattava mahdollisuus avustusta saaneen yhteisön hallinnon ja tilien tarkistamiseen. Valtion viranomaisten valvonnassa olevien avustusten käytöstä olevia määräyksiä on noudatettava sellaisenaan Sopimukset Ulkopuolisten tuottajien kanssa tehtyjen sopimusten valvontavastuu on sopimuksen tehneellä viranomaisella. Sopimusta tehtäessä tulee nimetä valvontavastuussa oleva viranhaltija ja varmistaa, että kaupungilla on tarvittaessa oikeus tarkistaa palveluntuottajan toimintaa Valtionosuudet ja avustukset sekä muut avustukset Toimialajohtaja vastaa toimialansa valtionosuuksien ja avustusten sekä muiden avustusten hakemisesta sekä tilityksistä. Valtionosuuksien kertymistä seurataan osana talousarvion normaalia toteutumisseurantaa.

9 12. ARVIOINTI Arviointi on oleellinen osa johtamisjärjestelmää sekä toiminnan ja kehittämisen apuväline. Kaupungin arviointijärjestelmä kattaa valtuuston ja lautakuntien arvioinnin ohella kytkennät tulosyksiköissä toteutettuun arviointiin sekä tilintarkastukseen ja sisäiseen valvontaan. Arviointi ulottuu valtuuston ja hallituksen suorittamasta arvioinnista aina yksittäisen työntekijän kanssa käytäviin kehityskeskusteluihin ja kuntalaispalautteeseen asti. Valtuusto hyväksyy arviointijärjestelmän perusteet osana kaupungin strategista johtamista. Tulosalueiden esimiehet varmistavat riittävän arvioinnin toteuttamisen tehtäväalueellaan. 13. RAPORTOINTI Tulosalueet laativat vuosittain raportin sisäisen valvonnan toteuttamisesta tilivuotta seuraavan tammikuun loppuun mennessä. Raportit saatetaan tiedoksi kaupunginhallitukselle sekä edelleen tarkastuslautakunnalle ja tilintarkastajalle. Kirjanpitolautakunnan kuntajaosto on valmistellut yleisohjeen kunnan ja kuntayhtymän tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen laadinnasta. Kaupunginhallitus vastaa sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä. Ohje edellyttää kaupunginhallituksen esittävän hyvää hallintotapaa edistävän, perustellun selonteon kunnan sisäisen valvonnan ja erikseen konsernivalvonnan asianmukaisuudesta ja riittävyydestä. Selontekojen laatimista varten kaupunginhallituksella, tilivelvollisilla toimielimillä ja viranhaltijoilla on oltava kokonaisvaltainen ja perusteltu näkemys vastuualueensa riskienhallinnan riittävyydestä. Tilivelvollisten toimielinten ja viranhaltijoiden tulee valmistella omalta vastuualueeltaan selonteko sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisen asianmukaisuudesta. Arvioinnin tulee kattaa keskeiset sisäisen valvonnan osaalueet ja konsernivalvonnan menettelyt sekä toimintaan ja talouteen liittyvät merkittävimmät riskit. Lausumissa tulee esittää olennaiset kehittämistarpeet ja suunnitellut kehittämistoimet. 14. VOIMAANTULO Tämä sisäisen valvonnan ohje tulee voimaan Sisäisen valvonnan ohje tuodaan kaupunginhallituksen käsittelyyn vähintään valtuustokausittain tai kun kaupungin toiminnassa tapahtuu sellaisia muutoksia, jotka edellyttävät ohjeen päivittämistä. Kysymyksiä valvontavastuussa oleville esimiehille sisäisen valvonnan toimivuuden testaamiseksi Valvontakulttuuri - Ymmärränkö kaupunkikonsernin tehtävät ja strategiat? - Ymmärränkö omaan toimintaani vaikuttavat tavoitteet ja niiden nivoutumisen kaupungin strategiaan ja tavoitteisiin? - Olenko sisäistänyt selkeästi asiat, joista olen vastuussa? - Ovatko johto- ja muut sääntömme ajan tasalla ja mielekkäitä toimintamme tarkoituksen kannalta? - Ovatko vastuualueemme tai toimintayksikkömme valtuudet ja vastuut selkeästi määritellyt ja ajantasaiset? - Tekevätkö yksikössäni päätöksiä ne, joilla on siihen tarvittavat tiedot, taidot ja valtuudet? - Miten huolehdin, ettei henkilöstölleni anneta tehtäviä, joihin heitä ei ole riittävästi valmennettu? - Onko tehtäväalueellani toimiva laatujärjestelmä tai vastaava? Riskien hallinta - Tunnistanko ennakolta riskit, jotka voivat vaikuttaa asetettujen tavoitteiden saavuttamiseen? - Onko minulla saatavissa tietoa, jonka avulla kykenen tunnistamaan ja arvioimaan riskit/mahdollisuudet? - Arvioinko säännöllisesti riskejä? - Ymmärränkö valvomani riskit ja valvonnan ulottumattomiin jäävän riskitason? - Raportoinko ylimmälle johdolle säännöllisesti riskienhallinnan tilasta? - Onko yksikössäni käytössä kirjalliset tehtävä- ja prosessikuvaukset tärkeimmistä toiminnoista? - Miten huolehdin siitä, että henkilöstö voi hyvin ja suoriutuu tehtävistään tuloksellisesti?

10 Valvontatoimet - Miten varmistan, että kaupunginhallituksen hyväksymiä henkilöstöpoliittisia linjauksia noudatetaan yksikössämme? - Miten varmistan, ettei yksikössäni synny vaarallisia työyhdistelmiä? - Valvotaanko tietojärjestelmien käyttöä säännöllisesti ja ovatko tietojärjestelmien käyttöoikeudet ajan tasalla? - Miten suhtaudun lakien ja toimintaperiaatteiden vastaiseen toimintaan? - Onko yksikössäni määritelty, mistä asioista tehdään päätöspöytäkirjat? - Varmistetaanko yksikössäni, että palkkaa maksetaan vain oikeille henkilöille ja oikeansuuruisena? - Arvioinko säännöllisesti valvontatoimia ja niiden tehokkuutta? - Onko yksikössäni sellaiset menettelytavat ja prosessit, joilla varmistetaan tavoitteiden saavuttamista? - Onko laskujen hyväksyjät sekä osto- ja tilausvaltuudet määritelty? Raportointi ja tiedonvälitys - Onko tietojärjestelmistä ja informaatiokanavista saatava tieto luotettavaa ja ajantasaista? - Saanko riittävästi tietoa suoriutuakseni hyvin työtehtävästäni? - Tukeeko organisaationi ylin johto yksikköäni tavoitteidemme saavuttamisessa? - Toimiko tiedonkulku eri toimintayksikköjen välillä hyvin? - Tiedänkö kuinka minun tulee toimia, jos epäilen väärinkäytöksen tapahtuneen? Seuranta - Suoritetaanko yksikössäni sisäisen valvonnan itsearviointia? - Onko sisäisen valvonnan kehittämissuunnitelma yksikössämme tehtynä? - Onko toimintayksikölleni ja yksikössäni asetettu säännölliset raportointivelvoitteet ja toimitaanko niiden mukaisesti? - Saanko ja toimitanko riittävästi tietoa päätöksentekoa varten ja suoriutuakseni tehtävistäni? - Seuraanko henkilöstöni toimintaa, päätöksentekoa ja päätösten toimeenpanoa? - Opinko ja opimmeko valvonnan kautta saatavasta informaatiosta ja parannammeko sitä kautta toimintaa? - Miten sisäisen tarkastuksen / tilintarkastuksen raportit käsitellään yksikössäni? - Arvioiko johto yksikköni toimintaa asianmukaisilla tavoitteilla ja mittareilla?