IIN KUNTAKONSERNIN VIESTINTÄOHJE

Transkriptio

1 IIN KUNTAKONSERNIN VIESTINTÄOHJE 2015 Iin kunta - Kunnanvirasto Jokisuuntie 2 postiosoite Pl 24, Ii Vaihde p neuvonta p etunimi.sukunimi@ii.fi

2 Johdanto SISÄLLYSLUETTELO IIN KUNNANHALLITUS nimesi viestintätyöryhmän ( ) vastauksena Iin vihreät valtuustoryhmän aloitteeseen avoimuuden ja kuntalaisten osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuuksien lisäämisestä. Viestintäohjeen tarkoituksena on linjata koko Iin kuntakonsernia koskevat yhdenmukaiset ja kaikkien sovellettavissa olevat viestintäkäytännöt. Viestintäohje nojautuu Iin 2020 kuntastrategiaan sekä työryhmä on myös huomioinut valmistelussa uuden kuntalain (2015) säännöksiä mm. asukkaiden osallistumisoikeuksista sekä sähköisistä toimintatavoista kunnan päätöksenteossa ja tiedottamisessa. Uuden kuntalain mukaan kunnan ilmoitusten ja viestinnän pääkanavaksi tulee internet ( ). Laadittu viestintäohje perustuu myös syksyllä 2014 tehtyyn kuntalaiskyselyyn kuntaviestinnän nykytilasta. Viestintätyöryhmä kokoontui vuoden 2014 syksyllä kolme kertaa ja keväällä 2015 kaksi kertaa. Viestintätyöryhmän jäseninä toimivat luottamushenkilöt Eero Alaraasakka, Annastiina Junnila, Pekka Koskela, Aila Paaso, Pekka Parviainen ja Leena Tiiro. Henkilöstön edustajina olivat Vesa Anttila, Tarja Rahkola, Markku Vitikka, Tuulikki Kaisto, Erkki Taskila, Riitta Räinä ja Anna Saksio (sihteeri). Puheenjohtajana toimi kunnanvaltuutettu Aila Paaso. Työskentelyn ensimmäisenä vaiheena työryhmä tutustui kuntaviestintää sääteleviin lakeihin sekä suosituksiin. Toisessa vaiheessa työryhmä kartoitti kuntalaisten, henkilöstön ja valtuutettujen mielipiteitä Iin kuntaviestinnän nykytilasta ja tulevaisuuden tarpeista. Kolmantena vaiheena työryhmän jäsenille jaettiin valmisteluvastuut omaan osaamisalaansa perustuen. Viestintäohje on käsitelty kunnanhallituksessa ( 112), kunnanvaltuustossa ( 32) sekä hyväksytty valtuuston kokouksessa ( ). 1. Kuntaviestinnän tavoitteet, vastuutahot ja organisointi 4 2. Kuntalaisten osallistumis- ja vaikuttamiskeinot 7 3. Kuntaviestinnän osa-alueiden erityispiirteet Valmistelu ja päätöksenteko Konserni- ja palveluviestintä Työyhteisöviestintä Markkinointiviestintä Kriisiviestintä Viestinnän seuranta ja kehittäminen 15 Liitteet: Liite 1: Keskeisimmät kuntaviestintää säätelevät lait 17 Liite 2: Kuntalaisaloite ohje 24 Liite 3: Kunnan ilmoitusten julkaiseminen vuonna Liite 4: Graafiset ohjeet 27 Työryhmän kokousmuistiot, viestintäkyselyn tulokset sekä muu täydentävä aineisto ovat nähtävillä verkossa soitteessa: ii.fi/viestinta Muu viestintäohjeeseen kuuluva täydentävä materiaali: * Liikelaitosten, yhtiöiden sekä opetus-ja varhaiskasvatuksen viestintätaulukot * Iin kunnan kriisiviestintäsuunnitelma 2 3

3 Kuntastrategia määrää viestinnän tavoitteet Iin kuntastrategian 2020 (kh pöytäkirja ) mukaisesti Iin arvot ja toimintaperiaatteet ovat: 1. Kuntaviestinnän tavoitteet, vastuutahot ja organisointi Luovuus ja idearikkaus Haemme ja rohkaisemme hyvien toimintatapojen löytämistä. Tuemme luovuutta ja innostusta asioiden tekemiseen. Kuntaviestintää säätelevät lait ja ohjeistus K unnan viestintää säädellään muun muassa kuntalain, hallintolain ja julkisuuslainsäädännöllä sekä erityslaeilla kuten hankintalaki sekä maankäyttö- ja rakennuslaki. Kunnalla on mm. kuntalaissa määritelty viestintävelvoite ja kuntalaisella puolestaan on lakiin perustuva oikeus tietää, miten yhteisiä asioita hoidetaan. Viestintä tavoittaa kuntalaiset varmimmin, kun käytetään useita erilaisia viestintäkanavia. Erityisesti sähköisten viestintäkanavien kehittyminen lisää tiedon esteettömyyttä ja saatavuutta sekä mahdollisuutta valita haluamaansa aikaan kanavista itselle sopivin. Uudessa kuntalaissa (2015) korostetaan kunnan asukkaiden oikeutta osallistua ja vaikuttaa kunnan toimintaan käyttäjälähtöisten osallistumiskeinoja hyödyntäen. Lailla parannetaan eri väestöryhmien mahdollisuuksia vaikuttaa kunnan toiminnan suunnitteluun, valmisteluun ja seurantaan. Kuntaliitto, JUHTA (Julkishallinnon tietohallinnon neuvottelukunta) ja valtiovarainministeriö ovat antaneet useita kuntien viestintää koskevia suosituksia ja käytäntöjä (lisätietoja Kuntaliitto julkaisee vuosittain kuntien viestintää ja markkinointia koskevia selvityksiä, joissa kartoitetaan kuntien viestinnän sekä markkinoinnin toteutusta. Keskeisimmät kuntaviestintää säätelevät lait on esitetty liitteessä 1. Uudistuminen ja osaaminen Toisista huolehtiminen Mahdollistamme tasapainoisen kehityksen. Tuemme kekseliäisyyttä ja innovatiivisia palveluratkaisuja. Rakennamme yhdessä viihtyvyyttä ja hyvinvointia. Varmistamme asukkaiden turvallisen elämän koko elinkaaren ajaksi. Visio kertoo sen, minkälainen Iin halutaan olevan: Ii on kasvava, viihtyisä ja elinvoimainen, luovasti uudistuva kunta Iissä on ideaa. Iin kuntakonsernin viestinnän tavoitteet: Parantaa tiedon laatua, ajankohtaisuutta ja saatavuutta Lisätä avoimuutta kunnan suunnitelmista, valmistelusta ja päätöksenteosta Lisätä kuntalaisten osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuuksia Tukea kunnan vetovoimaisuutta 4 5

4 K Iissä on jaettu viestintävastuu unnanvaltuusto linjaa kuntastrategian ja luo edellytykset viestinnälle. Kuntalain mukaan viestinnästä vastaa kunnanhallitus, joka päättää kunnan yleisistä tiedotusperiaatteista ja vastuunjaosta eri toimielimissä. Viestinnän operatiivista toimintaa ohjaa kunnanjohtaja. Hallintojohtaja vastaa kunnanhallituksen ja valtuuston päätösten valmistelu- ja täytäntöönpanon viestinnästä sekä henkilöstö- ja hallintoasioista. Lisätietoja yksittäisistä kokousasioista antaa myös esittelijä, työryhmän puheenjohtaja tai kyseisestä asiasta vastaava viranhaltija. Kunnan luottamushenkilöiden toimintaa ohjaa Iin kunnan hallintosääntö. Kuntalain mukaan (2015: 69) luottamushenkilöitä ovat valtuutetut ja varavaltuutetut, kuntayhtymän toimielimiin ja lautakuntiin valitut jäsenet ja varajäsenet sekä muut kunnan luottamustoimiin valitut henkilöt. Luottamustoimi on henkilölle annettu tehtävä, joka sisältää vallan päättää asioista yhdessä muiden luottamushenkilöiden kanssa. Luottamushenkilön tulee edistää kunnan ja sen asukkaiden etua sekä toimia luottamustehtävässään arvokkaasti tehtävän edellyttämällä tavalla. Kirjaamo (arkisto) vastaa pysyvästi säilytettävien asiakirjojen saapumisen rekisteröinnistä, luetteloinnista ja säilyttämisestä sekä vastaa asiakirjoja koskeviin kysymyksiin ja asiakirjapyyntöihin. Kirjaamosta saa tietoja vireillä olevista asioista, kuulutuksista, päätöksistä, sopimuksista, luottamushenkilöistä sekä asiakirjojen käsittelystä ja kulusta. Kirjaamo ylläpitää kunnan virallista ilmoitustaulua (kuulutukset). Toimialajohtajat vastaavat hallintoalansa viestinnästä ja nimeävät erikseen organisaatiostaan viestinnän vastuuhenkilöt. Kuntakonsernin liikelaitokset sekä tytäryhtiöt vastaavat kukin omasta viestinnästään noudattaen soveltuvin osin viestintäohjetta. Micropolis Oy vastaa kuntaviestinnän ja -markkinoinnin suunnittelusta ja toteutuksesta osana elinkeinojen kehittämistyötä (elinkeino-ohjelma ). Micropoliksen viestintävastaavalla on läsnäolo-oikeus kunnan johtoryhmässä. Oulunkaaren kuntayhtymä vastaa sosiaali- ja terveyspalveluiden viestinnästä. Pudasjärven kaupunki vastaa Oulunkaaren ympäristöpalveluiden viestinnästä (ympäristöterveydenhuolto, ympäristönsuojelu ja eläinlääkintähuolto). 2. Kuntalaisten osallistumisja vaikuttamiskeinot Kuntalaisten halu kantaa vastuuta yhteisöstään on edellytys kunnan toiminta- ja ja uudistumiskyvylle. Kuntalaisten mahdollisuus osallistua oman ympäristönsä ja palveluiden kehittämiseen lisäävät tyytyväisyyttä asuinpaikkaansa kohtaan, ja lisäksi vuorovaikutus luo uusia ideoita ja vahvistaa paikallisidentiteettiä. KUNTALIITON JULKAISEMAN oppaan (2015: Keskiössä kuntalainen kuntademokratian kehittämisen suuntaviivat) mukaan kuntien on tunnistettava sekä kuntademokratian haasteet että niiden merkitys. Kuntademokratiaa voidaan parantaa esimerkiksi järjestämällä keskustelu- ja kuulemistilaisuuksia, kuntalaisraateja sekä selvittämällä asukkaiden mielipiteitä ennen päätöksentekoa. Kuntalain (2015, 29) mukaan kuntalaiselle on annettava mahdollisuus vaikuttaa suunnitteluun, valmisteluun ja seurantaan asioissa, joilla on merkitystä edustamansa ryhmän hyvinvointiin, terveyteen, elinympäristöön, asumiseen tai liikkumiseen taikka tarvittavien palvelujen järjestämisessä. Kunnan on tiedotettava, millä tavoin päätösten valmisteluun voi osallistua ja vaikuttaa. Iin viestintätyöryhmä kartoitti syksyllä 2014 kuntalaisten, henkilöstön ja valtuutettujen mielipiteitä kuntaviestinnän nykytilasta ja tulevaisuuden tarpeista. Vastauksia on hyödynnetty viestintäohjeen laadinnassa. Vastaajien mukaan kunta voisi edistää kuntalaisten osallistumis- ja vaikuttamismahdolllisuuksia seuraavasti: Valmistelevien työryhmien aineisto ja pöytäkirjat näkyville. Kyselyitä kuntalaisten kuulemisia ja neuvoa antavia äänestyksiä valmisteltavista asioista. Tiedottamisen kanaviksi lisäksi sosiaalisen median kanavat, sähköinen uutiskirje sekä kyselyitä kirjeitse kotitalouksiin. Kuntalaiset motivoituvat mukaan omavastuisempaan toimintaan, kun heille tarjotaan uusia osallistumisen ja vaikuttamisen kanavia. 6

5 Kuntalaisten osallistumista ja vaikuttamista edistetään seuraavilla kokonaisuuksilla: Tieto-osallisuus Ajankohtaista ja avointa tietoa kunnan suunnitelmista, valmistelusta ja päätöksenteosta Osallistu ja vaikuta -tietopaketti kuntalaiselle Suunnitteluosallisuus Kuntalaisaloite Asukaskyselyt Säännöllinen palvelupalaute hallintokunnittain Keskustelu- ja kuulemistilaisuudet Suunnitteluosallisuus: Kuntalaisten osallistumista palvelujen suunnitteluun ja kehittämiseen voidaan lisätä mm. asiakaspalautteen keräämisellä, asiakastyytyväisyyden mittaamisella sekä järjestämällä keskustelu- ja kuulemistilaisuuksia, joissa kuntalaiset ja palvelun tuottajat voivat yhdessä miettiä tulevaisuuden palveluja. Kuntalain (2015: 23) mukaan aloiteoikeus koskee kunnan asukkaiden ohella myös kunnan palveluiden käyttäjiä (yhdistykset ja yritykset). Myös kansanäänestysaloitteen tekemisen ikäraja alenee 15 vuoteen, joka parantaa nuorten mahdollisuuksia osallistua ja vaikuttaa päätöksentekoon. Päätöksenteko-osallisuus Nuorisovaltuusto Ikäihmisten neuvosto Vammaisneuvosto Iin ja Kuivaniemen lähineuvostot Toimintaosallisuus Asukas- ja kyläyhdistykset Iin kylien neuvottelukunta Alueelliset tapahtumat Sosiaaliset median kanavat yhteisöllisyyden tukena Tieto-osallisuus: Tieto aktivoi osallistumaan. Kunnan verkkosivuille kootaan kuntalaisten osallistumismahdollisuuksista Osallistu ja vaikuta -tietopaketti, johon jokainen hallintokunta tuottaa tietoa oman palvelualueensa osallistumis- ja vaikuttamiskeinoista. Sivuilta löytyy mm. tietoa avoinna olevista kuntalais- ja palvelukyselyistä, käyttäjäpalautteesta, kuntalaisaloitteesta sekä Otakantaa.fi -palvelusta. Verkkoviestintä on merkittävä päivittäisen viestinnän ja vuorovaikutuksen kanava. Verkkoviestintää voidaan hyödyntää esimerkiksi valtuustonkokousten tallenteiden jakamisessa. Iin kunnan toiminnasta ja palveluista tiedotetaan asukkaille, palvelujen käyttäjille, järjestöille ja muille yhteisöille seuraavasti: yhteispalvelupiste (vaihde, kirjaamo, neuvonta, ilmoitustaulu, pöytäkirjat, esityslistat) kuntatiedotelehti Hyvät Tuulet jaettuna kotitalouksiin, nettiversio myös yrityksiin ja yhdistyksiin. kuntakonsernin ylläpitämät verkkosivut, uutiskirjeet sekä sosiaalisen median kanavat Päätöksenteko-osallisuutta edistetään valitsemalla palvelujen käyttäjien edustajia kunnan toimielimiin. Kunnassa toimivia neuvostoja ovat nuorisovaltuusto, ikäihmisten neuvosto ja vammaisneuvosto. Neuvostojen viestinnän tueksi kunta tarjoaa ilmoitustilaa mm. verkkosivuilla ja tiedotelehdessä. Iin ja Kuivaniemen lähineuvostot avustavat paikallista omaehtoista kehittämistä vuosittain talousarviossa päätetyn määrärahan puitteissa. Tukea voi hakea iiläinen rekisteröitynyt yhdistys tai yhteisö. Iissä toimivat yhdistykset, seurat ja yritykset voivat ilmoittaa järjestämistään tapahtumista maksutta Ii-kalenterissa (verkkosivut ja kuntatiedotelehti). Toimintaosallisuutta edistetään tukemalla asukkaiden, järjestöjen ja muiden yhteisöjen oma-aloitteista asioiden suunnittelua ja valmistelua. Kunta ja Iin kylät ovat perustaneet neuvottelukunnan ( ), joka on kaikille avoin kohtaamispaikka, jossa käydään keskustelua ajankohtaisista asioista, saadaan koulutusta, jaetaan kokemuksia ja hyviä esimerkkejä sekä tehdään aloitteita. Neuvottelukunta edistetää ja syventää eri tahojen yhteistyötä kunnassa kuten kyläyhdistysten, -toimikuntien ja asukasyhdistysten välillä. Kunnan edustajat voivat myös välittää tietoa kylille päin Iin kylien neuvottelukunnan kautta. Viestintäohjeen yhteydessä Iihin on laadittu erillinen ohje kuntalaisaloitteiden käsittelyyn (liite 2). 8 9

6 3. Kuntaviestinnän osa-alueiden erityispiirteet 3.1. Valmistelu ja päätöksenteko Kuntalain tiedottamissäännöksessä velvoitetaan kuntaa tiedottamaan asukkailleen kunnassa vireillä olevista asioista, niitä koskevista suunnitelmista, asioiden käsittelystä, tehdyistä ratkaisuista ja niiden vaikutuksista sekä siitä, millä tavoin asioista voi esittää kysymyksiä ja mielipiteitä valmistelijoille ja päättäjille. Asukkailla on oikeus saada yhteys valmistelijoihin ja päättäjiin. Asia, johon halutaan vaikuttaa viranhaltijavalmistelu: lausunto, esitys, aloite laillisuusvalvonta ja täytäntöönpanopäätös lopullinen ratkaisu Vireillä olevat ja valmisteltavat asiat Iin hallintosäännön 4 :n mukaan kunnan ilmoitukset saatetaan tiedoksi julkaisemalla ne julkisten kuulutusten ilmoitustaululla sekä tarpeen vaatiessa myös muulla kunnan päättämällä tavalla. Kuntalaki (2015: 29 ) edellyttää, että kunnan tulee antaa riittävästi tietoja kunnan järjestämistä palveluista, taloudesta, kunnassa valmistelussa olevista asioista, niitä koskevista suunnitelmista, asioiden käsittelystä, tehdyistä päätöksistä ja päätösten vaikutuksista. Toimielinten käsittelyyn tulevien asioiden valmistelusta annetaan esityslistan valmistuttua yleisen tiedonsaannin kannalta tarpeellisia tietoja yleisessä tietoverkossa. Salassa pidettäviä tietoja ei viedä yleiseen tietoverkkoon ja että yksityisyyden Yhteydenotto asianomainen viranhaltija, lautakunta tai työryhmä kunnanhallituksen puheenjohtaja kunnanvaltuuston puheenjohtaja suoja henkilötietojen käsittelyssä toteutuu. Verkossa on oltava saatavilla ainakin seuraavat tiedot ( 109): kuntastrategia; hallintosääntö; talousarvio- ja suunnitelma; tilinpäätös; tarkastuslautakunnan arviointikertomus; tilintarkastuskertomus; kuntien yhteistoimintaa koskevat sopimukset; konserniohje; luottamushenkilöiden ja viranhaltijoiden sidonnaisuusilmoitukset; luottamushenkilöiden palkkioiden ja korvausten perusteet; palveluista perittävät maksut. Kunnanvaltuusto päättää vuosittain kunnan ilmoitusten julkaisemisesta (liite 3). Työryhmät, neuvostot, lautakunnat Kunnassa toimii samanaikaisesti useita henkilöstöstä ja luottamushenkilöistä koostuvia työryhmiä, joiden tehtävänä on tuottaa esiselvitysmateriaalia kunnan päätöksenteon tueksi. Perustetuista työryhmistä ilmoitetaan kunnan verkkosivuilla vähintään seuraavat tiedot: 3.2 Konserni- ja palveluviestintä Kuntakonserniin kuuluu useita kunnan joko kokonaan tai osin omistamia yhtiöitä sekä kunnan omia liikelaitoksia. Liikelaitokset tuottavat kuntien lakisääteisiä peruspalveluita. Mikäli kunnan tehtävä on annettu yhteisön tai säätiön hoidettavaksi, on kunnan turvattava selkeällä ja monipuolisella tiedottamisella kuntalaisten tietoisuus kuntakonsernin toiminnasta sekä mahdollistettava kuntalaisten suora vaikuttaminen. Yksikkökohtaiset viestintätaulukot on eriytetty viestintäohjeesta, jotta niitä voidaan päivittää ja kehittää joustavammin yksikkökohtaisten esimiesten johdolla. Viestintätaulukot on laadittu erillisenä asiakirjana seuraavien osalta: liikelaitokset: Iin ateria- ja tilapalvelut, Ii-instituutti, Iin vesiliikelaitos tytäryhteisöt: Iin Energia Oy, Iilaakso Oy, Iin Vuokratalot Oy, Micropolis Oy opetus- ja varhaiskasvatuspalvelut Viestintätaulukot on julkaistu ii.fi/viestinta jäsenet, työryhmän tavoite ja aikataulu. Lisäksi työryhmille tarjotaan kunnan verkkosivuilla mahdollisuus tiedottaa työryhmän toiminnasta laajemmin sekä jakaa aineistoaan (esim. selvitykset, kyselyt, esityslistat ja muistiot). Viestintävastuu on työryhmän nimetyllä sihteerillä. ii.fi/facebook ii.fi/twitter ii.fi/instagram Sosiaalinen media Sosiaalisen median kanavat ovat osa kuntakonsernin tiedotustoimintaa. Kanavissa kerrotaan ajankohtaista asioista ja tapahtumista sekä osallistutaan keskusteluun. Sosiaalisen median kanavia voidaan käyttää myös yhtenä kunnan kriisiviestinnän välineenä. Kunta ei rajoita henkilöstön ja luottamushenkilöiden osallistumista sosiaaliseen mediaan mutta edellyttää, että luottamuksellisia salassa pidettäviä tietoja ei tule käsitellä, pyytää tai lähettää. Kunta panostaa SoMeviestinnän sisällön laatuun (koulutus) sekä siihen, että viestintä eri SoMe-kanavissa tukee toisiaan. 11

7 3.3. Työyhteisöviestintä 3.4. Markkinointiviestintä Vastuu hyvästä tiedottamisesta kuuluu jokaiselle työntekijälle Johdon tehtävänä on kertoa organisaation toiminnasta ja tulevaisuuden suunnitelmista henkilöstölle. Esimiehet toimivat tiedonvälittäjinä johdon ja työtekijöiden välillä kooten, työstäen ja välittäen tietoa. Tiedon tulee tavoittaa tasapuolisesti henkilöstö ja oltava luotettavaa. Hallintojohtaja välittää tietoa henkilöstöpolitiikasta sekä henkilöstön koulutusmahdollisuuksista. Hyvin toimiva sisäinen viestintä: toimii pohjana ulkoisen viestinnän onnistumiselle motivoi ja lisää työtehoa luo pohjan asiakaslähtöiselle ja ystävälliselle palvelulle Työpaikkakokouksissa käsitellään: Sisäisen viestinnän kehittäminen on kaikkien työntekijöiden tehtävä ja johdon tulee tukea tätä kehittämistyötä. mahdollistaa henkilöstön ja kuntalaisten vaikuttamismahdollisuudet Sisäisen tiedottamisen kanavia ovat säännölliset työpaikkakokoukset, työhön perehdyttäminen sekä sähköiset tiedotuskanavat kuten intranet, sähköposti ja kunnan verkkosivut. Sisäistä viestintää voidaan arvioida henkilöstökyselyillä ja vuosittain käytävissä kehityskeskusteluissa. Markkinointiviestintään nojautuu erityisesti Iin kuntastrategiaan sekä voimassa olevaan elinkeino-ohjelmaan. Markkinointiviestinnällä tuodaan esille Iin vahvuuksia ja strategisia painotuksia kunnan maineen vahvistamiseksi ja kuntakuvan parantamiseksi. Micropolis Oy vastaa Iin kuntaviestinnän ja -markkinoinnin suunnittelusta ja toteutuksesta yhteistyössä kunnan liikelaitosten kanssa. ASUA Rakenna koti Iihin! Puhdas elinympäristö jokien ja meren äärellä Näkyvyys ja julkaistavat materiaalit: Markkinointikonseptit: YRITTÄÄ Iissä on ideaa! Uusiutuvan energian edelläkävijä Tontit, asuinalueet ja kylät Verkkosivut, sähköiset asiointipalvelut Rakentamiseen liittyvät foorumit, lehti-ilmoitukset ja artikkelit Rakenna koti Iihin! - rakentajan esitepaketti Tervetuloa Iihin! muuttajan esitepaketti (suunnitteilla) Yritysten sijoittuminen ja perustaminen Iihin Uusiutuvan energian pilottikunta, investointien aktivointi Toimitiloihin liittyvät foorumit, lehti-ilmoitukset, artikkelit Kansainväliset uusiutuvan energian ja ympäristön foorumit ja artikkelit IiRekry verkkosivut VIERAILLA Visit Ii! Aktiivinen ja palveleva Ii - tapahtumia ja yhdessäoloa ympäri vuoden Messut, näyttelyt ja tapahtumat: Rakentajamessut Yhteistapahtumat asukas- ja kyläyhdistysten kanssa Hiilineutraali kunta (HINKU) aluetapahtumat IiRekry messut Yhteistapahtumat yrittäjäjärjestöjen kanssa valmisteltavana olevat merkittävät asiat ja suunnitelmat työyksikön töiden aikataulutus, tavoitteet ja työnjako toiminnasta saatava palaute (sisäinen ja asiakaspalaute) koulutus ja muut henkilöstöasiat yhteistoiminta muiden hallintokuntien kanssa (johtoryhmän kokousten muistiot) Vierailu- ja matkakohteiden esiin nostaminen Vapaa-ajan asukkaat Kunnan yleisötapahtumat Kulttuuri, taide, luonto Visit Ii verkkosivut, IiHappens julkaisut, sosiaalisen median kanavat Oulun seudun matkailujulkaisut Yhteistapahtumat seudullisten matkailutoimijoiden kanssa

8 Visuaalinen ilme Graafisessa ohjeistossa on määritelty kunnan logon, sekä typografian ja värimaailman käytön periaatteet. Ohjeistoa noudattamalla kunnalle luodaan yhtenäinen ilme kaikkeen kunnan viestintään: verkkosivuille, esitteisiin, käyntikortteihin, tiedotteisiin, julisteisiin, lehti-ilmoituksiin ja muuhun painettuun materiaaliin. Vaakunaa käytetään pääasiallisesti kunnan virallisissa tiedotteissa ja pöytäkirjoissa. Markkinointiviestinnässä vaakuna korvataan ensisijaisesti logo tunnuksella. Graafinen ohjeistus (liite 4). 4. Viestinnän seuranta ja kehittäminen Kuntaviestintää arvioidaan kolmella eri tasolla: itsearviointina, vertaisarviointina ja ulkoisena arviointina. Kehittämisessä hyödynnetään Kuntaliiton KISA Kuntien viestinnän seuranta ja arviointijärjestelmää. Kuntakonsernin liikelaitokset ja tytäryhtiöt asettavat viestinnälleeen laadullisia ja määrällisiä tavoitteita (viestintätaulukot). Micropolis Oy vastaa kuntaviestinnän ja -markkinoinnin seurannasta yhteistyössä muiden kuntakonsernin toimijoiden kanssa. K riisiviestintä on viestintää tilanteissa, joissa organisaation toimintaedellytykset tai maine on uhattuna. Kriisi voi koskea itse organisaatiota (sisäinen kriisi) tai sen toimintaa, siihen liittyviä palveluja ja palvelujen tuottamisen nopeutta (ulkoinen kriisi). Kriisiviestintä vaatii aina johtajuuden ottamista myös julkisuudessa. Iin kunnassa kriisiviestinnän johtajuudesta vastaavat kunnanjohtaja ja toimialajohtajat. Kriisiviestinnän perusperiaatteet ovat nopeus, avoimuus ja rehellisyys. Kriisien aikana vuorovaikutus kansalaisten kanssa on olennaisen tärkeää. Heille on annettava mahdollisuus kysymyksiin, keskusteluun ja palautteeseen. Oman organisaation perustietojen on oltava aina ajan tasalla. Perustietoja ovat 3.5. Kriisiviestintä tiedot organisaatiorakenteesta, organisaation toiminnasta ja vastuista. Myös tietojen henkilöstöstä ja sen sijoituspaikoista, toimintatavoista ja taloudesta on oltava ajan tasalla. Poikkeusolot ja häiriötilanteet sekä niiden edellyttämät toimintaohjeet on määritelty tarkemmin kunnan valmiussuunnitelmissa ja yksikkökohtaisissa turvallisuussuunnitelmissa. Kriisiviestintäohje on osa kunnan valmiussuunnitelmaa ja johon sisältyy laaja liiteaineisto. Kriisiviestintäohje esitetään erillisenä asiakirjana. ii.fi/saannot_ja_suunnitelmat Viestinnän seuranta: Verkkosivujen ja sähköisten palveluiden käyttöaste / kävijäseurantaraportit Palveluiden käyttäjäpalautteet ja asiointikokemukset Kuntalaiskyselyt, sidosryhmäkyselyt, imago-ja mainekyselyt Raadit, keskustelutilaisuudet, yleisötilaisuudet Työyhteisöviestinnän sisäiset kyselyt, kehityskeskustelut. Mediaseuranta Viestintäohjetta päivitetään tarpeen mukaan sekä vähintään valtuustokauden puolessa välissä. Säännöllinen viestinnän seuranta osa kunnan johtoryhmätyöskentelyä. pj p ] 14

9 Iin kunta - Kunnanvirasto Jokisuuntie 2 postiosoite Pl 24, Ii Vaihde p neuvonta p etunimi.sukunimi@ii.fi

10 Iin kuntakonsernin viestintäohje 2015: LIITE 1 KESKEISIMMÄT KUNTAVIESTINTÄÄ SÄÄTELEVÄT LAIT Lähde: Kuntalaki 410/ luku Kunnan asukkaiden osallistumisoikeus 23 Aloiteoikeus Kunnan asukkaalla sekä kunnassa toimivalla yhteisöllä ja säätiöllä on oikeus tehdä aloitteita kunnan toimintaa koskevissa asioissa. Aloitteen tekijälle on ilmoitettava aloitteen johdosta suoritetut toimenpiteet. Jos 1 momentissa tarkoitetun aloitteen tekijöinä on vähintään kaksi prosenttia kunnan asukkaista, asia on otettava käsiteltäväksi kuuden kuukauden kuluessa asian vireille tulosta. Lisäksi palvelun käyttäjällä on oikeus tehdä aloitteita kyseistä kunnan palvelua koskevassa asiassa. Valtuuston tietoon on saatettava vähintään kerran vuodessa sen toimivaltaan kuuluvissa asioissa tehdyt aloitteet ja niiden johdosta suoritetut toimenpiteet. 24 Kunnallinen kansanäänestys Valtuusto voi päättää, että kunnalle kuuluvasta asiasta toimitetaan kansanäänestys. Valtuuston päätökseen, jolla on päätetty toimittaa kansanäänestys, ei saa hakea muutosta valittamalla. Kansanäänestys on neuvoa-antava. Kansanäänestys voidaan toimittaa koko kuntaa tai jotakin kunnan osa-aluetta koskevana. Kunnan osaalueena on tällöin yksi tai useampi vaalilaissa tarkoitettu äänestysalue. Kaikilla äänestysoikeutetuilla on yhtäläinen äänestysoikeus. Äänestys on salainen. Kansanäänestyksen toimittamisesta säädetään lisäksi neuvoa-antavissa kunnallisissa kansanäänestyksissä noudatettavasta menettelystä annetussa laissa (656/1990). 25 Kansanäänestysaloite Kansanäänestysaloitteen voi tehdä vähintään neljä prosenttia 15 vuotta täyttäneistä kunnan asukkaista. Valtuuston on viipymättä päätettävä, toimitetaanko aloitteessa tarkoitettu kansanäänestys. 26 Nuorisovaltuusto Nuorten osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuuksien varmistamiseksi kunnanhallituksen on asetettava nuorisovaltuusto tai vastaava nuorten vaikuttajaryhmä (nuorisovaltuusto) ja huolehdittava sen toimintaedellytyksistä. Nuorisovaltuusto voi olla useamman kunnan yhteinen. Nuorisovaltuustolle on annettava mahdollisuus vaikuttaa kunnan eri toimialojen toiminnan suunnitteluun, valmisteluun, toteuttamiseen ja seurantaan asioissa, joilla on merkitystä kunnan asukkaiden hyvinvointiin, terveyteen, opiskeluun, elinympäristöön, asumiseen tai liikkumiseen sekä muissakin asioissa, joiden nuorisovaltuusto arvioi olevan lasten ja nuorten kannalta merkittäviä. Nuorisovaltuusto tulee ottaa mukaan lasten ja nuorten osallistumisen ja kuulemisen kehittämiseen kunnassa. Lasten ja nuorten osallistumisesta ja kuulemisesta säädetään nuorisolain (72/2006) 8 :ssä. 27 Vanhusneuvosto Ikääntyneen väestön osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuuksien varmistamiseksi kunnanhallituksen on asetettava vanhusneuvosto ja huolehdittava sen toimintaedellytyksistä. Vanhusneuvosto voi olla useamman kunnan yhteinen. 17

11 Iin kuntakonsernin viestintäohje 2015: LIITE 1 KESKEISIMMÄT KUNTAVIESTINTÄÄ SÄÄTELEVÄT LAIT Vanhusneuvostolle on annettava mahdollisuus vaikuttaa kunnan eri toimialojen toiminnan suunnitteluun, valmisteluun ja seurantaan asioissa, joilla on merkitystä ikääntyneen väestön hyvinvoinnin, terveyden, osallisuuden, elinympäristön, asumisen, liikkumisen tai päivittäisistä toiminnoista suoriutumisen taikka heidän tarvitsemiensa palvelujen kannalta. 28 Vammaisneuvosto Vammaisten henkilöiden osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuuksien varmistamiseksi kunnanhallituksen on asetettava vammaisneuvosto. Vammaisneuvosto voi olla useamman kunnan yhteinen. Vammaisilla henkilöillä sekä heidän omaisillaan ja järjestöillään tulee olla vammaisneuvostossa riittävä edustus. Kunnanhallituksen on huolehdittava vammaisneuvoston toimintaedellytyksistä. Vammaisneuvostolle on annettava mahdollisuus vaikuttaa kunnan eri toimialojen toiminnan suunnitteluun, valmisteluun ja seurantaan asioissa, joilla on merkitystä vammaisten henkilöiden hyvinvoinnin, terveyden, osallisuuden, elinympäristön, asumisen, liikkumisen tai päivittäisistä toiminnoista suoriutumisen taikka heidän tarvitsemiensa palvelujen kannalta. 29 Viestintä Kunnan toiminnasta on tiedotettava asukkaille, palvelujen käyttäjille, järjestöille ja muille yhteisöille. Kunnan tulee antaa riittävästi tietoja kunnan järjestämistä palveluista, taloudesta, kunnassa valmistelussa olevista asioista, niitä koskevista suunnitelmista, asioiden käsittelystä, tehdyistä päätöksistä ja päätösten vaikutuksista. Kunnan on tiedotettava, millä tavoin päätösten valmisteluun voi osallistua ja vaikuttaa. Kunnan on huolehdittava, että toimielinten käsittelyyn tulevien asioiden valmistelusta annetaan esityslistan valmistuttua yleisen tiedonsaannin kannalta tarpeellisia tietoja yleisessä tietoverkossa. Kunnan on verkkoviestinnässään huolehdittava, että salassa pidettäviä tietoja ei viedä yleiseen tietoverkkoon ja että yksityisyyden suoja henkilötietojen käsittelyssä toteutuu. Viestinnässä on käytettävä selkeää ja ymmärrettävää kieltä ja otettava huomioon kunnan eri asukasryhmien tarpeet. Hallintolaki 34 Asianosaisen kuuleminen Asianosaiselle on ennen asian ratkaisemista varattava tilaisuus lausua mielipiteensä asiasta sekä antaa selityksensä sellaisista vaatimuksista ja selvityksistä, jotka saattavat vaikuttaa asian ratkaisuun. Asian saa ratkaista asianosaista kuulematta, jos: 1) vaatimus jätetään tutkimatta tai hylätään heti perusteettomana; 2) asia koskee palvelussuhteeseen tai vapaaehtoiseen koulutukseen ottamista; 3) asia koskee hakijan ominaisuuksien arviointiin perustuvan edun myöntämistä; 4) kuuleminen saattaa vaarantaa päätöksen tarkoituksen toteutumisen tai kuulemisesta aiheutuva asian käsittelyn viivästyminen aiheuttaa huomattavaa haittaa ihmisten terveydelle, yleiselle turvallisuudelle taikka ympäristölle; 18

12 Iin kuntakonsernin viestintäohje 2015: LIITE 1 KESKEISIMMÄT KUNTAVIESTINTÄÄ SÄÄTELEVÄT LAIT tai 5) hyväksytään vaatimus, joka ei koske toista asianosaista tai kuuleminen on muusta syystä ilmeisen tarpeetonta. 41 Vaikuttamismahdollisuuksien varaaminen Jos asian ratkaisulla voi olla huomattava vaikutus muiden kuin asianosaisten elinympäristöön, työntekoon tai muihin oloihin, viranomaisen tulee varata näille henkilöille mahdollisuus saada tietoja asian käsittelyn lähtökohdista ja tavoitteista sekä lausua mielipiteensä asiasta. Asian vireilläolosta ja vaikuttamis-mahdollisuuksien käyttämisestä on ilmoitettava asian merkityksen ja laajuuden kannalta sopivalla tavalla. Asian vireilläolosta ei kuitenkaan tarvitse ilmoittaa, jos se vaarantaa ratkaisun tarkoituksen toteutumisen tai aiheuttaa muuta merkittävää haittaa taikka jos se on ilmeisen tarpeetonta. Julkisuuslaki 5 Viranomaisen asiakirja Asiakirjalla tarkoitetaan tässä laissa kirjallisen ja kuvallisen esityksen lisäksi sellaista käyttönsä vuoksi yhteen kuuluviksi tarkoitetuista merkeistä muodostuvaa tiettyä kohdetta tai asiaa koskevaa viestiä, joka on saatavissa selville vain automaattisen tietojenkäsittelyn tai äänen- ja kuvantoistolaitteiden taikka muiden apuvälineiden avulla. Viranomaisen asiakirjalla tarkoitetaan viranomaisen hallussa olevaa asiakirjaa, jonka viranomainen tai sen palveluksessa oleva on laatinut taikka joka on toimitettu viranomaiselle asian käsittelyä varten tai muuten sen toimialaan tai tehtäviin kuuluvassa asiassa. Viranomaisen laatimana pidetään myös asiakirjaa, joka on laadittu viranomaisen antaman toimeksiannon johdosta, ja viranomaiselle toimitettuna asiakirjana asiakirjaa, joka on annettu viranomaisen toimeksiannosta tai muuten sen lukuun toimivalle toimeksiantotehtävän suorittamista varten. Viranomaisen asiakirjana ei pidetä 5 momentissa säädetyin poikkeuksin: 1) viranomaisen palveluksessa olevalle tai luottamushenkilölle hänen muun tehtävänsä tai asemansa vuoksi lähetettyä kirjettä tai muuta asiakirjaa; 2) viranomaisen palveluksessa olevan tai viranomaisen toimeksiannosta toimivan laatimia muistiinpanoja taikka sellaisia luonnoksia, joita laatija ei ole vielä antanut esittelyä tai muuta asian käsittelyä varten; 3) viranomaisen sisäistä koulutusta, tiedonhakua tai muuta niihin verrattavaa sisäistä käyttöä varten hankittuja asiakirjoja; 4) asiakirjaa, joka on annettu viranomaiselle yksityisen lukuun suoritettavaa tehtävää varten tai laadittu sen suorittamiseksi; 5) viranomaiselle löytötavarana jäänyttä tai toimitettua asiakirjaa. Lakia sovelletaan viranomaisissa työskentelevien sekä viranomaisten ja niiden lukuun toimivien yksityisten ja yhteisöjen välisiä neuvotteluja, yhteydenpitoa ja muuta niihin verrattavaa viranomaisten sisäistä työskentelyä varten laadittuihin asiakirjoihin vain, jos asiakirjat sisältävät sellaisia tietoja, että ne arkistolainsäädännön mukaan on liitettävä arkistoon. Jos asiakirjat kuitenkin liitetään arkistoon, viranomainen voi määrätä, että tietoja niistä saa antaa vain viranomaisen luvalla. 19