IIN KUNTAKONSERNIN VIESTINTÄOHJE

Transkriptio

1 IIN KUNTAKONSERNIN VIESTINTÄOHJE 2015 Iin kunta - Kunnanvirasto Jokisuuntie 2 postiosoite Pl 24, Ii Vaihde p neuvonta p etunimi.sukunimi@ii.fi

2 Johdanto SISÄLLYSLUETTELO IIN KUNNANHALLITUS nimesi viestintätyöryhmän (pöytäkirja Pykälä 183) vastauksena Iin vihreät valtuustoryhmän aloitteeseen avoimuuden ja kuntalaisten osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuuksien lisäämisestä. Viestintäohjeen tarkoituksena on linjata koko Iin kuntakonsernia koskevat yhdenmukaiset ja kaikkien sovellettavissa olevat viestintäkäytännöt. Viestintäohje nojautuu Iin 2020 kuntastrategiaan sekä työryhmä on myös huomioinut valmistelussa uudistuvan kuntalain (2015) säännöksiä mm. asukkaiden osallistumisoikeuksista sekä sähköisistä toimintatavoista kunnan päätöksenteossa ja tiedottamisessa. Uuden kuntalain mukaan kunnan ilmoitusten ja viestinnän pääkanavaksi tulee internet ( ). Laadittu viestintäohje perustuu myös syksyllä 2014 tehtyyn kuntalaiskyselyyn kuntaviestinnän nykytilasta. Viestintätyöryhmä kokoontui vuoden 2014 syksyllä kolme kertaa ja keväällä 2015 kaksi kertaa. Viestintätyöryhmän jäseninä toimivat luottamushenkilöt Eero Alaraasakka, Annastiina Junnila, Pekka Koskela, Aila Paaso, Pekka Parviainen ja Leena Tiiro. Henkilöstön edustajina olivat Vesa Anttila, Tarja Rahkola, Markku Vitikka, Tuulikki Kaisto, Erkki Taskila, Riitta Räinä ja Anna Saksio (sihteeri). Puheenjohtajana toimi kunnanvaltuutettu Aila Paaso. Työskentelyn ensimmäisenä vaiheena työryhmä tutustui kuntaviestintää sääteleviin lakeihin sekä suosituksiin. Toisessa vaiheessa työryhmä kartoitti kuntalaisten, henkilöstön ja valtuutettujen mielipiteitä Iin kuntaviestinnän nykytilasta ja tulevaisuuden tarpeista. Kolmantena vaiheena työryhmän jäsenille jaettiin valmisteluvastuut omaan osaamisalaansa perustuen. Viestintäohje on hyväksytty Iin kunnanhallituksen kokouksessa (pöytäkirja X.X.X). Työryhmän kokousmuistiot, viestintäkyselyn tulokset sekä muu aineisto ovat nähtäville verkkosivuilla osoitteessa: ii.fi/viestintätyöryhmä 1. Kuntaviestinnän tavoitteet, vastuutahot ja organisointi 4 2. Kuntalaisten osallistumis- ja vaikuttamiskeinot 7 3. Kuntaviestinnän osa-alueiden erityispiirteet Valmistelu ja päätöksenteko Konserni- ja palveluviestintä Työyhteisöviestintä Markkinointiviestintä Kriisiviestintä Kuntaviestinnän seuranta ja kehittäminen 15 Liitteet: Liite 1: Keskeisimmät kuntaviestintää säätelevät lait 17 Liite 2: Kuntalaisaloite ohje 22 Liite 3: Kunnan ilmoitusten julkaiseminen vuonna Liite 4: Iin kuntakonserniin kuuluvien liikelaitosten sekä yhtiöiden viestintätaulukot 25 Liite 5: Graafiset ohjeet 26 Liite 6: Kriisiviestintä

3 Kuntastrategia määrää viestinnän tavoitteet Iin kuntastrategian 2020 (kh pöytäkirja ) mukaisesti Iin arvot ja toimintaperiaatteet ovat: 1. Kuntaviestinnän tavoitteet, vastuutahot ja organisointi Luovuus ja idearikkaus Haemme ja rohkaisemme hyvien toimintatapojen löytämistä. Tuemme luovuutta ja innostusta asioiden tekemiseen. Kuntaviestintää säätelevät lait ja ohjeistus K unnan viestintää säädellään muun muassa kuntalain, hallintolain ja julkisuuslainsäädännöllä sekä erityslaeilla kuten hankintalaki sekä maankäyttö- ja rakennuslaki. Kunnalla on mm. kuntalaissa määritelty viestintävelvoite ja kuntalaisella puolestaan on lakiin perustuva oikeus tietää, miten yhteisiä asioita hoidetaan. Viestintä tavoittaa kuntalaiset varmimmin, kun käytetään useita erilaisia viestintäkanavia. Erityisesti sähköisten viestintäkanavien kehittyminen lisää tiedon esteettömyyttä ja saatavuutta sekä mahdollisuutta valita haluamaansa aikaan kanavista itselle sopivin. Uudistuvassa kuntalaissa (2015) korostetaan kunnan asukkaiden oikeutta osallistua ja vaikuttaa kunnan toimintaan käyttäjälähtöisten osallistumiskeinoja hyödyntäen. Lailla parannetaan eri väestöryhmien mahdollisuuksia vaikuttaa kunnan toiminnan suunnitteluun, valmisteluun ja seurantaan. Kuntaliiton arvion mukaan säännöksiä asukkaiden osallistumisoikeuksista sovellettaisiin vuonna 2017 valittavan valtuuston toimikauden alusta. Kuntaliitto, JUHTA (Julkishallinnon tietohallinnon neuvottelukunta) ja valtiovarainministeriö ovat antaneet useita kuntien viestintää koskevia suosituksia ja käytäntöjä (lisätietoja Kuntaliitto julkaisee vuosittain kuntien viestintää ja markkinointia koskevia selvityksiä, joissa kartoitetaan kuntien viestinnän sekä markkinoinnin toteutusta. Keskeisimmät kuntaviestintää säätelevät lait on esitetty liitteessä 1. Uudistuminen ja osaaminen Toisista huolehtiminen Mahdollistamme tasapainoisen kehityksen. Tuemme kekseliäisyyttä ja innovatiivisia palveluratkaisuja. Rakennamme yhdessä viihtyvyyttä ja hyvinvointia. Varmistamme asukkaiden turvallisen elämän koko elinkaaren ajaksi. Visio kertoo sen, minkälainen Iin halutaan olevan: Ii on kasvava, viihtyisä ja elinvoimainen, luovasti uudistuva kunta Iissä on ideaa. Iin kuntakonsernin viestinnän tavoitteet: Parantaa tiedon laatua, ajankohtaisuutta ja saatavuutta Lisätä avoimuutta kunnan suunnitelmista, valmistelusta ja päätöksenteosta Lisätä kuntalaisten osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuuksia Tukea kunnan vetovoimaisuutta 4 5

4 Iissä on jaettu viestintävastuu 2. Kuntalaisten osallistumisja vaikuttamiskeinot Kuntalaisten halu kantaa vastuuta yhteisöstään on edellytys kunnan toiminta- ja ja uudistumiskyvylle. Kuntalaisten mahdollisuus osallistua oman ympäristönsä ja palveluiden kehittämiseen lisäävät tyytyväisyyttä asuinpaikkaansa kohtaan, ja lisäksi vuorovaikutus luo uusia ideoita ja vahvistaa paikallisidentiteettiä. K unnanvaltuusto linjaa kuntastrategian ja luo edellytykset viestinnälle. Kuntalain mukaan viestinnästä vastaa kunnanhallitus, joka päättää kunnan yleisistä tiedotusperiaatteista ja vastuunjaosta eri toimielimissä. Viestinnän operatiivista toimintaa ohjaa kunnanjohtaja. Hallintojohtaja vastaa kunnanhallituksen ja valtuuston päätösten valmistelu- ja täytäntöönpanon viestinnästä sekä henkilöstö- ja hallintoasioista. Lisätietoja yksittäisistä kokousasioista antaa myös esittelijä, työryhmän puheenjohtaja tai kyseisestä asiasta vastaava viranhaltija. Kirjaamo (arkisto) vastaa pysyvästi säilytettävien asiakirjojen saapumisen rekisteröinnistä, luetteloinnista ja säilyttämisestä sekä vastaa asiakirjoja koskeviin kysymyksiin ja asiakirjapyyntöihin. Kirjaamosta saa tietoja vireillä olevista asioista, kuulutuksista, päätöksistä, sopimuksista, luottamus- henkilöistä sekä asiakirjojen käsittelystä ja kulusta. Kirjaamo ylläpitää kunnan virallista ilmoitustaulua (kuulutukset). Toimialajohtajat vastaavat hallintoalansa viestinnästä ja nimeävät erikseen organisaatiostaan viestinnän vastuuhenkilöt. Kuntakonsernin liikelaitokset sekä tytäryhtiöt vastaavat kukin omasta viestinnästään noudattaen soveltuvin osin viestintäohjetta. Micropolis Oy vastaa kuntaviestinnän ja -markkinoinnin suunnittelusta ja toteutuksesta osana elinkeinojen kehittämistyötä (elinkeino-ohjelma ). Micropoliksen viestintävastaavalla on läsnäolo-oikeus kunnan johtoryhmässä. Oulunkaaren kuntayhtymä vastaa sosiaali- ja terveyspalveluiden viestinnästä. Pudasjärven kaupunki vastaa Oulunkaaren ympäristöpalveluiden viestinnästä (ympäristöterveydenhuolto, ympäristönsuojelu ja eläinlääkintähuolto). KUNTALIITON JULKAISEMAN oppaan (2015: Keskiössä kuntalainen kuntademokratian kehittämisen suuntaviivat) mukaan kuntien on tunnistettava sekä kuntademokratian haasteet että niiden merkitys. Kuntademokratiaa voidaan parantaa esimerkiksi järjestämällä keskustelu- ja kuulemistilaisuuksia, kuntalaisraateja ja selvittämällä asukkaiden mielipiteitä ennen päätöksentekoa. Uuden kuntalain (2015, 29) mukaan kuntalaiselle on annettava mahdollisuus vaikuttaa suunnitteluun, valmisteluun ja seurantaan asioissa, joilla on merkitystä edustamansa ryhmän hyvinvointiin, terveyteen, elinympäristöön, asumiseen tai liikkumiseen taikka tarvittavien palvelujen järjestämisessä. Iin viestintätyöryhmä kartoitti syksyllä 2014 kuntalaisten, henkilöstön ja valtuutettujen mielipiteitä kuntaviestinnän nykytilasta ja tulevaisuuden tarpeista. Vastauksia on hyödynnetty viestintäohjeen laadinnassa. Vastaajien mukaan kunta voisi edistää kuntalaisten osallistumis- ja vaikuttamismahdolllisuuksia seuraavasti: Valmistelevien työryhmien aineisto ja pöytäkirjat näkyville. Kyselyitä kuntalaisten kuulemisia ja neuvoa antavia äänestyksiä valmisteltavista asioista. Tiedottamisen kanaviksi lisäksi sosiaalisen median kanavat, sähköinen uutiskirje sekä kyselyitä kirjeitse kotitalouksiin. Kuntalaiset motivoituvat mukaan omavastuisempaan toimintaan, kun heille tarjotaan uusia osallistumisen ja vaikuttamisen kanavia. 6

5 Kuntalaisten osallistumista ja vaikuttamista edistetään seuraavilla kokonaisuuksilla: Tieto-osallisuus Ajankohtaista ja avointa tietoa kunnan suunnitelmista, valmistelusta ja päätöksenteosta Osallistu ja vaikuta -tietopaketti kuntalaiselle Päätöksenteko-osallisuus Nuorisovaltuusto Ikäihmisten neuvosto Vammaisneuvosto Iin ja Kuivaniemen lähineuvostot Suunnitteluosallisuus Kuntalaisaloite Asukaskyselyt Säännöllinen palvelupalaute hallintokunnittain Keskustelu- ja kuulemistilaisuudet Toimintaosallisuus Asukas- ja kyläyhdistykset Iin kylien neuvottelukunta Alueelliset tapahtumat Sosiaaliset median kanavat yhteisöllisyyden tukena Tieto-osallisuus: Tieto aktivoi osallistumaan. Kunnan verkkosivuille kootaan kuntalaisten osallistumismahdollisuuksista Osallistu ja vaikuta -tietopaketti, johon jokainen hallintokunta tuottaa tietoa oman palvelualueensa osallistumis- ja vaikuttamiskeinoista. Sivuilta löytyy mm. tietoa avoinna olevista kuntalais- ja palvelukyselyistä, käyttäjäpalautteesta, kuntalaisaloitteesta sekä Otakantaa.fi -palvelusta. Verkkoviestintä on merkittävä päivittäisen viestinnän ja vuorovaikutuksen kanava. Verkkoviestintää voidaan hyöyntää esimerkiksi valtuustonkokousten tallenteiden jakamisessa. Iin kunnan toiminnasta ja palveluista tiedotetaan asukkaille, palvelujen käyttäjille, järjestöille ja muille yhteisöille seuraavasti: yhteispalvelupiste (vaihde, kirjaamo, neuvonta, ilmoitustaulu, pöytäkirjat, esityslistat) kuntatiedotelehti Hyvät Tuulet jaettuna kotitalouksiin, nettiversio myös yrityksiin ja yhdistyksiin. kuntakonsernin ylläpitämät verkkosivut, uutiskirjeet sekä sosiaalisen median kanavat Suunnitteluosallisuus: Kuntalaisten osallistumista palvelujen suunnitteluun ja kehittämiseen voidaan lisätä muun muassa asiakaspalautteen keräämisellä, asiakastyytyväisyyden mittaaminen, järjestämällä keskustelu- ja kuulemistilaisuuksia, joissa kuntalaiset ja palvelun tuottajat voivat yhdessä miettiä tulevaisuuden palveluja. Kuntalain (2015) mukaan aloiteoikeus ehdotetaan laajennettavaksi kunnan asukkaiden ohella kunnassa toimiville yhdistyksille ja yrityksille. Myös kansanäänestysaloitteen tekemisen ikäraja alenee 15 vuoteen, joka parantaa nuorten mahdollisuuksia osallistua ja vaikuttaa päätöksentekoon. Päätöksenteko-osallisuutta edistetään valitsemalla palvelujen käyttäjien edustajia kunnan toimielimiin. Kunnassa toimivia neuvostoja ovat nuorisovaltuusto, vanhusneuvosto ja vammaisneuvosto. Neuvostojen viestinnän tueksi kunta tarjoaa ilmoitustilaa mm. verkkosivuilla ja tiedotelehdessä. Iin ja Kuivaniemen lähineuvostot avustavat paikallista omaehtoista kehittämistä vuosittain talousarviossa päätetyn määrärahan puitteissa. Tukea voi hakea iiläinen rekisteröitynyt yhdistys tai yhteisö. Iissä toimivat yhdistykset, seurat ja yritykset voivat ilmoittaa järjestämistään tapahtumista maksutta Ii-kalenterissa (verkkosivut ja kuntatiedotelehti). Toimintaosallisuutta edistetään tukemalla asukkaiden, järjestöjen ja muiden yhteisöjen oma-aloitteista asioiden suunnittelua ja valmistelua. Kunta ja Iin kylät ovat perustaneet neuvottelukunnan ( ), joka on kaikille avoin kohtaamispaikka, jossa käydään keskustelua ajankohtaisista asioista, saadaan koulutusta, jaetaan kokemuksia ja hyviä esimerkkejä sekä tehdään aloitteita. Neuvottelukunta edistetää ja syventää eri tahojen yhteistyötä kunnassa kuten kyläyhdistysten, -toimikuntien ja asukasyhdistysten välillä. Kunnan edustajat voivat myös välittää tietoa kylille päin Iin kylien neuvottelukunnan kautta. Viestintäohjeen yhteydessä Iihin on laadittu erillinen ohje kuntalaisaloitteiden käsittelyyn (liite 2). 8 9

6 3. Kuntaviestinnän osa-alueiden erityispiirteet Perustetuista työryhmistä ilmoitetaan kunnan verkkosivuilla vähintään seuraavat tiedot: jäsenet, työryhmän tavoite ja aikataulu. Työryhmille tarjotaan lisäksi kunnan verkko- sivuilla mahdollisuus tiedottaa työryhmän toiminnasta sekä jakaa aineistoaan (esim. selvitykset, kyselyt, esityslistat ja muistiot) Valmistelu ja päätöksenteko Kuntalain tiedottamissäännöksessä velvoitetaan kuntaa tiedottamaan asukkailleen kunnassa vireillä olevista asioista, niitä koskevista suunnitelmista, asioiden käsittelystä, tehdyistä ratkaisuista ja niiden vaikutuksista sekä siitä, millä tavoin asioista voi esittää kysymyksiä ja mielipiteitä valmistelijoille ja päättäjille. Asukkailla on oikeus saada yhteys valmistelijoihin ja päättäjiin. Asia, johon halutaan vaikuttaa viranhaltijavalmistelu: lausunto, esitys, aloite laillisuusvalvonta ja täytäntöönpanopäätös lopullinen ratkaisu Yhteydenotto asianomainen viranhaltija, lautakunta tai työryhmä kunnanhallituksen puheenjohtaja kunnanvaltuuston puheenjohtaja 3.2 Konserni- ja palveluviestintä Kuntakonserniin kuuluu useita kunnan joko kokonaan tai osin omistamia yhtiöitä sekä kunnan omia liikelaitoksia. Liikelaitoksettuottavat kuntien lakisääteisiä peruspalveluita. Mikäli kunnan tehtävä on annettu yhteisön tai säätiön hoidettavaksi, on kunnan tiedotettava asukkailleen yhteisön tai säätiön toiminnasta. Selkeällä ja monipuolisella tiedottamisella turvataan kuntalaisten tietoisuus kuntakonsernin toiminnasta, ja mahdollistetaan kuntalaisten suora vaikuttaminen. ii.fi/facebook ii.fi/twitter ii.fi/instagram Vireillä olevat ja valmisteltavat asiat Iin hallintosäännön 4 :n mukaan kunnan ilmoitukset saatetaan tiedoksi julkaisemalla ne julkisten kuulutusten ilmoitustaululla sekä tarpeen vaatiessa myös muulla kunnan päättämällä tavalla. Kuntalaki (2015: 29 ) edellyttää, että kunnan on tarvittaessa laadittava katsauksia seuraavista asioista: Kunnan järjestämistä palveluista ja taloudesta Valmistelussa olevista asioista ja niitä koskevista suunnitelmista, käsittelystä, päätöksistä ja päätösten vaikutuksista.. Kunnanvaltuusto päättää kunnan ilmoitusten julkaisemisesta vuosittain (liite 3). Työryhmät, neuvostot, lautakunnat Kunnassa toimii samanaikaisesti useita henkilöstöstä ja luottamushenkilöistä koostuvia työryhmiä, joiden tehtävänä on tuottaa esiselvitysmateriaalia kunnan päätöksenteon tueksi. Kuntakonserniin kuuluvien liikelaitosten sekä yhtiöiden viestintätaulukot esitetään liitteenä 4 seuraavien osalta: liikelaitokset: Iin ateria- ja tilapalvelut, Ii-instituutti, Iin vesiliikelaitos tytäryhteisöt: Iin Energia Oy, Iilaakso Oy, Iin Vuokratalot Oy, Micropolis Oy Sosiaalinen media Sosiaalisen median kanavat ovat osa kuntakonsernin tiedotustoimintaa. Kanavissa kerrotaan ajankohtaista asioista ja tapahtumista sekä osallistutaan keskusteluun. Sosiaalisen median kanavia käytetään myös yhtenä kunnan kriisiviestinnän välineenä. Kunta ei rajoita henkilöstön ja luottamushenkilöiden osallistumista sosiaaliseen mediaan mutta edellyttää, että luottamuksellisia salassa pidettäviä tietoja ei tule käsitellä, pyytää tai lähettää. Kunta panostaa SoMeviestinnän sisällön laatuun sekä siihen, että viestintä eri SoMe-kanavissa tukee toisiaan. 11

7 3.3. Työyhteisöviestintä 3.4. Markkinointiviestintä Vastuu hyvästä tiedottamisesta kuuluu jokaiselle työntekijälle Johdon tehtävänä on kertoa organisaation toiminnasta ja tulevaisuuden suunnitelmista henkilöstölle. Esimiehet toimivat tiedonvälittäjinä johdon ja työtekijöiden välillä kooten, työstäen ja välittäen tietoa. Tiedon tulee tavoittaa tasapuolisesti henkilöstö ja oltava luotettavaa. Hallintojohtaja välittää tietoa henkilöstöpolitiikasta sekä henkilöstön koulutusmahdollisuuksista. Hyvin toimiva sisäinen viestintä: 12 Työpaikkakokouksissa käsitellään: Sisäisen viestinnän kehittäminen on kaikkien työntekijöiden tehtävä ja johdon tulee tukea tätä kehittämistyötä. toimii pohjana ulkoisen viestinnän onnistumiselle motivoi ja lisää työtehoa luo pohjan asiakaslähtöiselle, ystävälliselle palvelulle mahdollistaa henkilöstön ja kuntalaisten vaikuttamismahdollisuudet Sisäisen tiedottamisen kanavia ovat säännölliset työpaikkakokoukset, työhön perehdyttäminen ja sekä sähköiset tiedotuskanavat kuten intranet, sähköposti ja kunnan verkkosivut. Sisäistä viestintää voidaan arvioida henkilöstökyselyillä ja vuosittain käytävissä kehityskeskusteluissa. valmisteltavana olevat merkittävät asiat ja suunnitelmat työyksikön töiden aikataulutus, tavoitteet ja työnjako toiminnasta saatava palaute (sisäinen ja asiakaspalaute) koulutus ja muut henkilöstöasiat yhteistoiminta muiden hallintokuntien kanssa (johtoryhmän kokousten muistiot) Markkinointiviestintään nojautuu erityisesti Iin kuntastrategiaan sekä voimassa olevaan elinkeino-ohjelmaan. Markkinointiviestinnällä tuodaan esille Iin vahvuuksia ja strategisia painotuksia kunnan maineen vahvistamiseksi ja kuntakuvan parantamiseksi. Micropolis Oy vastaa Iin kuntaviestinnän ja -markkinoinnin suunnittelusta ja toteutuksesta yhteistyössä kunnan liikelaitosten kanssa. ASUA Rakenna koti Iihin! Puhdas elinympäristö jokien ja meren äärellä Näkyvyys ja julkaistavat materiaalit: Markkinointikonseptit: YRITTÄÄ Iissä on ideaa! Uusiutuvan energian edelläkävijä Tontit, asuinalueet ja kylät Kunnan verkkosivut Rakentamiseen liittyvät foorumit, lehti-ilmoitukset ja artikkelit Rakenna koti Iihin! - rakentajan esitepaketti Tervetuloa Iihin! muuttajan esitepaketti (suunnitteilla) Yritysten sijoittuminen ja perustaminen Iihin Uusiutuvan energian investointien aktivointi ja toimiminen pilottikuntana Toimitiloihin liittyvät foorumit, lehti-ilmoitukset, artikkelit Kansainväliset uusiutuvan energian ja ympäristön foorumit ja artikkelit IiRekry verkkosivut Vierailu- ja matkakohteiden esiin nostaminen Vapaa-ajan asukkaat Kunnan yleisötapahtumat Kulttuuri, taide, luonto Visit Ii verkkosivut, IiHappens julkaisut, sosiaalisen median kanavat Oulun seudun matkailujulkaisut (Visit Oulu) VIERAILLA Visit Ii! Aktiivinen ja palveleva Ii - tapahtumia ja yhdessäoloa ympäri vuoden Messut, näyttelyt ja tapahtumat: Rakentajamessut Yhteistapahtumat asukas- ja kyläyhdistysten kanssa Hiilineutraali kunta (HINKU) aluetapahtumat IiRekry messut Yhteistapahtumat yrittäjäjärjestöjen kanssa Yhteistapahtumat seudullisten matkailutoimijoiden kanssa. 13

8 Visuaalinen ilme Graafisessa ohjeistossa on määritelty kunnan logon, sekä typografian ja värimaailman käytön periaatteet. Ohjeistoa noudattamalla kunnalle luodaan yhtenäinen ilme kaikkeen kunnan viestintään: verkkosivuille, esitteisiin, käyntikortteihin, tiedotteisiin, julisteisiin, lehti-ilmoituksiin ja muuhun painettuun materiaaliin. Vaakunaa käytetään pääasiallisesti kunnan virallisissa tiedotteissa ja pöytäkirjoissa. Markkinointiviestinnässä vaakuna korvataan ensisijaisesti logo tunnuksella. Graafinen ohjeistus (liite 5). 4. Kuntaviestinnän seuranta ja kehittäminen Viestintäohjetta päivitetään tarpeen mukaan sekä vähintään valtuustokauden puolessa välissä. (Sivu täydennetään kh :n kokouksen jälkeen) Kriisiviestintä K riisiviestintä on viestintää tilanteissa, joissa organisaation toimintaedellytykset tai maine on uhattuna. Kriisi voi koskea itse organisaatiota (sisäinen kriisi) tai sen toimintaa, siihen liittyviä palveluja ja palvelujen tuottamisen nopeutta (ulkoinen kriisi). Kriisiviestintä vaatii aina johtajuuden ottamista myös julkisuudessa. Iin kunnassa kriisiviestinnän johtajuudesta vastaavat kunnanjohtaja ja toimialajohtajat. Kriisiviestinnän perusperiaatteet ovat nopeus, avoimuus ja rehellisyys. Kriisien aikana vuorovaikutus kansalaisten kanssa on olennaisen tärkeää. Heille on annettava mahdollisuus kysymyksiin, keskusteluun ja palautteeseen. Oman organisaation perustietojen on oltava aina ajan tasalla. Perustietoja ovat tiedot organisaatiorakenteesta, organisaation toiminnasta ja vastuista. Myös tietojen henkilöstöstä ja sen sijoituspaikoista, toimintatavoista ja taloudesta on oltava ajan tasalla. Poikkeusolot ja häiriötilanteet sekä niiden edellyttämät toimintaohjeet on määritelty tarkemmin kunnan valmiussuunnitelmissa ja yksikkökohtaisissa turvallisuussuunnitelmissa. Kriisiviestintäohje on osa kunnan valmiussuunnitelmaa (liite 6). 14

9 Iin kunta - Kunnanvirasto Jokisuuntie 2 postiosoite Pl 24, Ii Vaihde p neuvonta p etunimi.sukunimi@ii.fi

10 Iin kuntakonsernin viestintäohje, liite 1: Keskeisimmät kuntaviestintää säätelevät lait Kuntalaki 365/1995 (päivitetään kun uusi voimaan) 27 Osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuudet: Valtuuston on pidettävä huolta siitä, että kunnan asukkailla ja palvelujen käyttäjillä on edellytykset osallistua ja vaikuttaa kunnan toimintaan. Osallistumista ja vaikuttamista voidaan edistää erityisesti: 1) valitsemalla palvelujen käyttäjien edustajia kunnan toimielimiin; 2) järjestämällä kunnan osa-aluetta koskevaa hallintoa; 3) tiedottamalla kunnan asioista ja järjestämällä kuulemistilaisuuksia; 4) selvittämällä asukkaiden mielipiteitä ennen päätöksentekoa; 5) järjestämällä yhteistyötä kunnan tehtävien hoitamisessa; 6) avustamalla asukkaiden oma-aloitteista asioiden hoitoa, valmistelua ja suunnittelua; sekä 7) järjestämällä kunnallisia kansanäänestyksiä. 29 Tiedottaminen Kunnan on tiedotettava asukkailleen kunnassa vireillä olevista asioista, niitä koskevista suunnitelmista, asioiden käsittelystä, tehdyistä ratkaisuista ja niiden vaikutuksista. Kunnan on laadittava tarvittaessa katsauksia kunnan palveluja, taloutta, ympäristönsuojelua ja maankäyttöä koskevista asioista. Asukkaille on myös tiedotettava, millä tavoin asioista voi esittää kysymyksiä ja mielipiteitä valmistelijoille ja päättäjille. Milloin kunnan tehtävä on annettu yhteisön tai säätiön hoidettavaksi, kunnan on sopivin tavoin tiedotettava asukkailleen yhteisön tai säätiön toiminnasta. Hallintolaki 34 Asianosaisen kuuleminen Asianosaiselle on ennen asian ratkaisemista varattava tilaisuus lausua mielipiteensä asiasta sekä antaa selityksensä sellaisista vaatimuksista ja selvityksistä, jotka saattavat vaikuttaa asian ratkaisuun. Asian saa ratkaista asianosaista kuulematta, jos: 1) vaatimus jätetään tutkimatta tai hylätään heti perusteettomana; 2) asia koskee palvelussuhteeseen tai vapaaehtoiseen koulutukseen ottamista; 3) asia koskee hakijan ominaisuuksien arviointiin perustuvan edun myöntämistä; 4) kuuleminen saattaa vaarantaa päätöksen tarkoituksen toteutumisen tai kuulemisesta aiheutuva asian käsittelyn viivästyminen aiheuttaa huomattavaa haittaa ihmisten terveydelle, yleiselle turvallisuudelle taikka ympäristölle; tai 5) hyväksytään vaatimus, joka ei koske toista asianosaista tai kuuleminen on muusta syystä ilmeisen tarpeetonta. 41 Vaikuttamismahdollisuuksien varaaminen Jos asian ratkaisulla voi olla huomattava vaikutus muiden kuin asianosaisten elinympäristöön, työntekoon tai muihin oloihin, viranomaisen tulee varata näille henkilöille mahdollisuus saada tietoja 17

11 Iin kuntakonsernin viestintäohje, liite 1: Keskeisimmät kuntaviestintää säätelevät lait asian käsittelyn lähtökohdista ja tavoitteista sekä lausua mielipiteensä asiasta. Asian vireilläolosta ja vaikuttamis-mahdollisuuksien käyttämisestä on ilmoitettava asian merkityksen ja laajuuden kannalta sopivalla tavalla. Asian vireilläolosta ei kuitenkaan tarvitse ilmoittaa, jos se vaarantaa ratkaisun tarkoituksen toteutumisen tai aiheuttaa muuta merkittävää haittaa taikka jos se on ilmeisen tarpeetonta. Julkisuuslaki 5 Viranomaisen asiakirja Asiakirjalla tarkoitetaan tässä laissa kirjallisen ja kuvallisen esityksen lisäksi sellaista käyttönsä vuoksi yhteen kuuluviksi tarkoitetuista merkeistä muodostuvaa tiettyä kohdetta tai asiaa koskevaa viestiä, joka on saatavissa selville vain automaattisen tietojenkäsittelyn tai äänen- ja kuvantoistolaitteiden taikka muiden apuvälineiden avulla. Viranomaisen asiakirjalla tarkoitetaan viranomaisen hallussa olevaa asiakirjaa, jonka viranomainen tai sen palveluksessa oleva on laatinut taikka joka on toimitettu viranomaiselle asian käsittelyä varten tai muuten sen toimialaan tai tehtäviin kuuluvassa asiassa. Viranomaisen laatimana pidetään myös asiakirjaa, joka on laadittu viranomaisen antaman toimeksiannon johdosta, ja viranomaiselle toimitettuna asiakirjana asiakirjaa, joka on annettu viranomaisen toimeksiannosta tai muuten sen lukuun toimivalle toimeksiantotehtävän suorittamista varten. Viranomaisen asiakirjana ei pidetä 5 momentissa säädetyin poikkeuksin: 1) viranomaisen palveluksessa olevalle tai luottamushenkilölle hänen muun tehtävänsä tai asemansa vuoksi lähetettyä kirjettä tai muuta asiakirjaa; 2) viranomaisen palveluksessa olevan tai viranomaisen toimeksiannosta toimivan laatimia muistiinpanoja taikka sellaisia luonnoksia, joita laatija ei ole vielä antanut esittelyä tai muuta asian käsittelyä varten; 3) viranomaisen sisäistä koulutusta, tiedonhakua tai muuta niihin verrattavaa sisäistä käyttöä varten hankittuja asiakirjoja; 4) asiakirjaa, joka on annettu viranomaiselle yksityisen lukuun suoritettavaa tehtävää varten tai laadittu sen suorittamiseksi; 5) viranomaiselle löytötavarana jäänyttä tai toimitettua asiakirjaa. Lakia sovelletaan viranomaisissa työskentelevien sekä viranomaisten ja niiden lukuun toimivien yksityisten ja yhteisöjen välisiä neuvotteluja, yhteydenpitoa ja muuta niihin verrattavaa viranomaisten sisäistä työskentelyä varten laadittuihin asiakirjoihin vain, jos asiakirjat sisältävät sellaisia tietoja, että ne arkistolainsäädännön mukaan on liitettävä arkistoon. Jos asiakirjat kuitenkin liitetään arkistoon, viranomainen voi määrätä, että tietoja niistä saa antaa vain viranomaisen luvalla. Mitä asiakirjan salassapidosta tämän lain 24 :ssä tai muussa laissa säädetään, sovelletaan myös 3 momentin 2 kohdassa ja 4 momentissa tarkoitettuihin asiakirjoihin. 6 Viranomaisen laatiman asiakirjan julkiseksi tuleminen Viranomaisen laatima asiakirja tulee julkiseksi, jollei asiakirjan julkisuudesta taikka salassapidosta tai muusta tietojen saantia koskevasta rajoituksesta tässä tai muussa laissa säädetä, seuraavasti: 18

12 Iin kuntakonsernin viestintäohje, liite 1: Keskeisimmät kuntaviestintää säätelevät lait 1) jatkuvasti ylläpidettävän diaarin ja muun luettelon merkintä, kun se on tehty; syyttäjän diaarintiedot epäillyistä tulevat kuitenkin julkisiksi vasta, kun epäiltyä koskeva haastehakemus tai syyttäjän haaste on allekirjoitettu tai sitä vastaavalla tavalla varmennettu taikka kun virallinen syyttäjä on päättänyt jättää syytteen nostamatta tai kun asia on jätetty sikseen; 2) tarjous-, selvitys- ja lausuntopyyntö sekä esitys, ehdotus, aloite, ilmoitus tai hakemus liiteasiakirjoineen muissa kuin 3 ja 4 kohdassa tarkoitetuissa tapauksissa, kun se on allekirjoitettu tai sitä vastaavalla tavalla varmennettu; 3) hankintaa ja urakkaa samoin kuin muuta tarjousten perusteella ratkaistavaa oikeustointa koskeva tarjouksen täydennyspyyntö ja tarjousasian käsittelyä varten laaditut selvitykset ja muut asiakirjat, kun sopimus asiassa on tehty; 4) ministeriöiden ja niiden hallinnonalaan kuuluvien virastojen ja laitosten talousarvioehdotukset, kun valtiovarainministeriö on allekirjoittanut ensimmäisen kannanottonsa talousarvioehdotukseksi, ja tämän jälkeen ministeriöiden valtiovarainministeriölle lähettämät ehdotukset sekä muut talousarvioesityksen valmistelua varten laaditut ja siihen sisällytetyt ehdotukset, kun esitys on annettu eduskunnalle; 5) tutkimus ja tilasto sekä niihin verrattavissa oleva yleisesti merkittävän ratkaisun tai suunnitelman esillä olevia vaihtoehtoja, niiden perusteita ja vaikutuksia kuvaava itsenäisen kokonaisuuden muodostava selvitys, silloinkin kun se liittyy muuten keskeneräiseen asiaan, kun se on valmis käyttötarkoitukseensa; 6) pöytäkirja, kun se tarkastuksen jälkeen on allekirjoitettu tai sitä vastaavalla tavalla varmennettu, jollei sitä ole laadittu asian valmistelemiseksi tai viranomaisen sisäistä työskentelyä varten; 7) tuomioistuimen päätös ja tuomio, kun ratkaisu on annettu tai kun se on asianosaisen saatavissa; 8) päätös, lausunto, toimituskirja ja viranomaisen sopimusosapuolena tekemä ratkaisu sekä niiden käsittelyä varten viranomaisessa laaditut muistiot, pöytäkirjat ja muut kuin 1-3 tai 5-7 kohdassa tarkoitetut asiakirjat, kun päätös, lausunto, toimituskirja tai sopimus on allekirjoitettu tai sitä vastaavalla tavalla varmennettu; 9) muu kuin 1-3 sekä 5-8 kohdassa tarkoitettu asiakirja, kun asia, jota se koskee, on siinä viranomaisessa käsitelty loppuun. Komiteanmietintö, selvitys tai muu vastaava yleiseen jakeluun tarkoitettu asiakirja tulee 1 momentista poiketen julkiseksi, kun se on viranomaisen hallussa jakelua varten. Jos asiassa annetaan toimituskirja tai muu asiakirja, viranomaisen on huolehdittava mahdollisuuksiensa mukaan tarvittaessa siitä, että asianosainen voi saada asiakirjan sisällöstä tiedon ennen sen julkiseksi tulemista. 7 Viranomaiselle toimitetun asiakirjan julkiseksi tuleminen Viranomaiselle asian käsittelyä varten tai muuten sen toimialaan tai tehtäviin kuuluvassa asiassa toimitettu asiakirja tulee julkiseksi, kun viranomainen on sen saanut, jollei asiakirjan julkisuudesta taikka salassapidosta tai muusta tietojen saantia koskevasta rajoituksesta tässä tai muussa laissa säädetä. Asiantuntijalausunnot ja muut sellaiset asiakirjat, jotka on päätetty avata tiettynä ajankohtana tai tietyn määräajan jälkeen, tulevat 1 momentissa tarkoitetuin rajoituksin julkisiksi, kun ne avataan. 19

13 Iin kuntakonsernin viestintäohje, liite 1: Keskeisimmät kuntaviestintää säätelevät lait Viranomaiselle toimitetut hankinta-, urakka- ja muut tarjouskilpailun perusteella ratkaistavaa oikeustointa koskevat tarjoukset tulevat 1 momentissa mainituin rajoituksin julkisiksi vasta, kun sopimus on tehty. Asiakirja, jonka sisältö on saatavissa selville vain apuvälinein, tulee julkiseksi, jollei salassapitosäännöksistä tai muista tietojen saantia koskevista rajoituksista muuta johdu, aikaisintaan silloin, kun se on viranomaisen tai tämän lukuun toimivan käytettävissä. 9 Tiedonsaanti julkisesta asiakirjasta Jokaisella on oikeus saada tieto viranomaisen asiakirjasta, joka on julkinen. Tiedon antaminen asiakirjasta, joka 6 ja 7 :n mukaan ei ole vielä julkinen, on viranomaisen harkinnassa. Harkinnassa on otettava huomioon, mitä 17 :ssä säädetään. 10 Tiedonsaanti salassa pidettävästä asiakirjasta Salassa pidettävästä viranomaisen asiakirjasta tai sen sisällöstä saa antaa tiedon vain, jos niin erikseen tässä laissa säädetään. Kun vain osa asiakirjasta on salassa pidettävä, tieto on annettava asiakirjan julkisesta osasta, jos se on mahdollista niin, ettei salassa pidettävä osa tule tietoon. 19 Viranomaisen tiedonantovelvollisuus keskeneräisissä asioissa Viranomaisen on, jollei salassapitosäännöksistä muuta johdu, pidettävä saatavissa asiakirjoja, joista selviävät tiedot: 1) lainsäädännön uudistamista koskevan työn käynnistämisestä, sitä koskevasta toimeksiannosta, asetetusta määräajasta sekä valmistelusta vastaavasta henkilöstä; 2) valmisteilla olevista yleisesti merkittäviä kysymyksiä koskevista suunnitelmista, selvityksistä ja ratkaisuista. Viranomaisen on pyydettäessä annettava suullisesti tai muulla sopivalla tavalla tietoja 1momentissa mainittujen asioiden käsittelyvaiheesta, esillä olevista vaihtoehdoista ja niiden vaikutusten arvioinneista sekä asiaan liittyvistä yksilöiden ja yhteisöjen vaikutusmahdollisuuksista. 20 Viranomaisen velvollisuus tuottaa ja jakaa tietoa Viranomaisen on edistettävä toimintansa avoimuutta ja tässä tarkoituksessa tarvittaessa laadittava oppaita, tilastoja ja muita julkaisuja sekä tietoaineistoja palveluistaan, ratkaisukäytännöstään sekä yhteiskuntaoloista ja niiden kehityksestä toimialallaan. Laatimisvelvollisuuden tarvetta arvioitaessa on otettava huomioon, missä määrin viranomaisen toiminnasta on saatavissa tietoja asiakirjojen julkisuuden avulla tai yleisen tilastotuotannon perusteella. Viranomaisen on tiedotettava toiminnastaan ja palveluistaan sekä yksilöiden ja yhteisöjen oikeuksista ja velvollisuuksista toimialaansa liittyvissä asioissa. Viranomaisten on huolehdittava siitä, että yleisön tiedonsaannin kannalta keskeiset asiakirjat tai niitä koskevat luettelot ovat tarpeen mukaan saatavissa kirjastoissa tai yleisissä tietoverkoissa taikka muilla yleisön helposti käytettävissä olevilla keinoilla. 22 Asiakirjasalaisuus Viranomaisen asiakirja on pidettävä salassa, jos se tässä tai muussa laissa on säädetty salassa pidettäväksi tai jos viranomainen lain nojalla on määrännyt sen salassa pidettäväksi taikka jos se sisältää tietoja, joista on lailla säädetty vaitiolovelvollisuus. 20

14 Iin kuntakonsernin viestintäohje, liite 1: Keskeisimmät kuntaviestintää säätelevät lait Salassa pidettävää viranomaisen asiakirjaa tai sen kopiota tai tulostetta siitä ei saa näyttää eikä luovuttaa sivulliselle eikä antaa sitä teknisen käyttöyhteyden avulla tai muulla tavalla sivullisen nähtäväksi tai käytettäväksi. 23 Vaitiolovelvollisuus ja hyväksikäyttökielto Viranomaisen palveluksessa oleva samoin kuin luottamustehtävää hoitava ei saa paljastaa asiakirjan salassa pidettävää sisältöä tai tietoa, joka asiakirjaan merkittynä olisi salassa pidettävä, eikä muutakaan viranomaisessa toimiessaan tietoonsa saamaa seikkaa, josta lailla on säädetty vaitiolovelvollisuus. Vaitiolovelvollisuuden piiriin kuuluvaa tietoa ei saa paljastaa senkään jälkeen, kun toiminta viranomaisessa tai tehtävän hoitaminen viranomaisen lukuun on päättynyt. Mitä 1 momentissa säädetään, koskee myös sitä, joka harjoittelijana tai muutoin toimii viranomaisessa taikka toimii viranomaisen toimeksiannosta tai toimeksiantotehtävää hoitavan palveluksessa taikka joka on saanut salassa pidettäviä tietoja lain tai lain nojalla annetun luvan nojalla, jollei laista tai sen nojalla annetusta luvasta muuta johdu. Asianosainen, hänen edustajansa tai avustajansa ei saa ilmaista sivullisille asianosaisaseman perusteella saatuja salassa pidettäviä tietoja, jotka koskevat muita kuin asianosaista itseään. Edellä 1 tai 2 momentissa tarkoitettu henkilö ei saa käyttää salassa pidettäviä tietoja omaksi taikka toisen hyödyksi tai toisen vahingoksi. Asianosainen, hänen edustajansa tai avustajansa saa kuitenkin käyttää muita kuin asianosaista itseään koskevia tietoja, kun kysymys on sen oikeuden, edun tai velvollisuuden hoitamista koskevasta asiasta, johon asianosaisen tiedonsaantioikeus on perustunut. Maankäyttö- ja rakennuslaki 1 Lain yleinen tavoite Tämän lain tavoitteena on järjestää alueiden käyttö ja rakentaminen niin, että siinä luodaan edellytykset hyvälle elinympäristölle sekä edistetään ekologisesti, taloudellisesti, sosiaalisesti ja kulttuurisesti kestävää kehitystä. Tavoitteena on myös turvata jokaisen osallistumismahdollisuus asioiden valmisteluun, suunnittelun laatu ja vuorovaikutteisuus, asiantuntemuksen monipuolisuus sekä avoin tiedottaminen käsiteltävinä olevissa asioissa. 6 Vuorovaikutus ja kaavoituksesta tiedottaminen Kaavaa valmisteltaessa on oltava vuorovaikutuksessa niiden henkilöiden ja yhteisöjen kanssa, joiden oloihin tai etuihin kaava saattaa huomattavasti vaikuttaa, siten kuin jäljempänä tässä laissa säädetään. Kaavoja valmistelevien viranomaisten on tiedotettava kaavoituksesta sillä tavoin, että niillä, joita asia koskee, on mahdollisuus seurata kaavoitusta ja vaikuttaa siihen. 7 Kaavoituskatsaus Kunnan tulee vähintään kerran vuodessa laatia katsaus kunnassa ja maakunnan liitossa vireillä olevista ja lähiaikoina vireille tulevista kaavaasioista, jotka eivät ole merkitykseltään vähäisiä (kaavoituskatsaus). Siinä selostetaan lyhyesti kaava-asiat ja niiden käsittelyvaiheet sekä sellaiset päätökset ja muut toimet, joilla on välitöntä vaikutusta kaavoituksen lähtökohtiin, tavoitteisiin, sisältöön ja toteuttamiseen. Kaavoituskatsauksesta on tiedotettava sen tarkoituksen kannalta sopivalla tavalla. 21

15 Iin kuntakonsernin viestintäohje, liite 2: Kuntalaisaloitteen käsittely Kuntalaisaloite on lähivaikuttamisen keino, jolla kuntalainen voi tuoda äänensä kuuluviin. Jokaisella iiläisellä on oikeus tehdä aloitteita Iin kunnan toimintaa koskevissa asioissa. Kuntalaisaloite saa olla sisällöltään ja muodoltaan vapaamuotoinen mutta aloitteen tulee selkeästi koskea kunnan toimintaa. Aloitteena ei voi tehdä esimerkiksi tiedusteluja tai henkilökohtaisia hakemuksia ja anomuksia. Aloiteoikeus on ikärajaton ja oikeuttaa kuntalaisten lisäksi myös henkilöt, jotka hallitsevat tai omistavat Iin kunnassa sijaitsevaa kiinteää omaisuutta sekä yhteisöt, laitokset ja säätiöt, joiden kotipaikka sijaitsee kunnassa. Aloitteen voi tehdä yksittäinen kunnan jäsen tai useampi jäsen yhdessä. Kuntalaisaloitteen toimittaminen Allekirjoitettu kuntalaisaloite toimitetaan Iin kunnan kirjaamoon postitse tai sähköisesti kuntalaisaloite.fi verkkopalvelun kautta. Nimettömiä aloitteita ei käsitellä. Kaikki kuntalaisaloite.fi- verkkopalvelussa tehdyt aloitteet ovat julkisia. Verkkopalvelussa voi myös kannattaa muiden tekemiä aloitteita (kerätä nimiä). Valtuustokäsittelyyn tähtäävä aloite: Jos aloitteen tekee vähintään kaksi prosenttia äänioikeutetuista kuntalaisista, on se käsiteltävä valtuustossa kuuden kuukauden kuluessa, mikäli asia kuuluu valtuuston toimivaltaan. Aloite kunnallisesta kansanäänestyksestä: Vähintään viisi prosenttia äänioikeutetuista kunnan asukkaista voi tehdä aloitteen kunnallisen kansanäänestyksen järjestämisestä. Tällöin valtuuston on viipymättä päätettävä, toimitetaanko aloitteessa tarkoitettu kansanäänestys. Jokainen kuntalaisaloite käsitellään Kunnassa aloite ohjataan sen viranomaisen käsiteltäväksi, jonka toimialueeseen se ensisijaisesti kuuluu esimerkiksi viranhaltija tai lautakunta. Kunnan on ilmoitettava aloitteen tekijälle aloitteen johdosta suoritetut toimenpiteet kuukauden kuluessa aloitteen saapumisesta. Lisäksi kunnanvaltuuston tietoon on saatettava vähintään kerran vuodessa sen toimivaltaan kuuluvissa asioissa tehdyt aloitteet ja niiden johdosta suoritetut toimenpiteet. 22

16 Iin kuntakonsernin viestintäohje, liite 2: Kuntalaisaloitteen käsittely Aloitteen vastaanotto Avaaminen ja rekisteröinti Valmistelu Aloitteesta päättäminen Aloitteesta ilmoittaminen Arkistointi Kuntalaisaloite liitteineen saapuu kirjaamoon sähköpostitse tai postitse. Kirjaamo tallentaa sähköpostitse saapuneen aloitteen liitteineen tai skannaa postitse saapuneet paperiasiakirjat asianhallintaohjelmistoon. Kirjaamo rekisteröi kuntalaisaloitteen Dynasty - asianhallintaohjelmist oon ja liittää aloitteen liitteineen ko. ohjelmistoon Kirjaamo lähettää kuntalaisaloitteen lähettäjälle kuittauksen aloitteen vastaanottamisesta sähköpostitse tai kirjeellä. Kirjaamo ohjaa asian suoraan oikeaksi katsomalleen organisaatioyksikölle käytännössä osaston/yksikön päällikölle - tai suoraan vastuuhenkilölle, jos henkilö on tiedossa. Kopio kaikista vastaanotetuista kuntalaisaloitteista toimitetaan lisäksi tiedoksi kunnanjohtajalle. Asian valmistelija selvittää asiaa ja pyytää tarvittaessa kommentteja tai lausuntoja muilta asiantuntijoilta. Mahdollisista välitoimenpiteistä viedään tiedot Dynasty asianhallintaohjelmist oon. Päättäjä on yleensä organisaatioyksikön päällikkö tai toimialueen toimielin (lautakunta/ johtokunta) Toimielimen tai viranhaltijan kuntalaisaloitetta koskeva päätös ja kirjeenvaihto sisällytetään asianhallintaohjelmist oon kuten muutkin päätökset ja asiakirjat. Jos asiasta ei voida antaa lopullista päätöstä kuntalaisaloitteen käsittelyaikana (1 kk), on lopullisen päätöksen tapahduttua aloitteen tekijälle lähetettävä tieto aloitteen edistymisestä. Toimistosihteeri tai päättävä viranhaltija lähettää vastauksen/ päätöksen sähköpostitse tai kirjeellä vastaanottajalle ja jakelussa mainituille. Toimielin-/ viranhaltija, jonka toimialaan aloite kuuluu, arkistoi kuntalaisaloiteasiakirjat paperi muodossa. Saapunut kuntalaisaloite liitteineen sekä annettu vastaus aloitteeseen säilytetään pysyvästi. 23

17 Iin kuntakonsernin viestintäohje Liite 3: Kunnan ilmoitusten julkaiseminen vuonna 2015 Kuntalain 64 :n mukaan Kunnan ilmoitukset saatetaan tiedoksi julkaisemalla ne julkisten kuulutusten ilmoitustaululla sekä tarpeen vaatiessa muulla kunnan päättämällä tavalla. Kuntalaissa tai Iin kunnan hallintosäännössä ei ole määritelty edellistä tarkemmin siitä, mikä toimielin päättää ilmoitustavasta. Tällöin voidaan lähtökohtana pitää sitä, että valtuusto päättää menettelytavoista sekä päätösvallan rajoista. Kunnanvaltuusto on päättänyt (Kvalt ) Iin kunnan ilmoitusten julkaisemisesta vuonna 2015 alla olevan esityksen mukaisesti: A) Kunnan viralliset ilmoitukset vuonna 2015 julkaistaan kunnan julkisten kuulutusten ilmoitustaululla Iin kunnanvirastolla ja kunnan www-sivuilla. Lisäksi viralliset ilmoitukset julkaistaan Rantapohja- ja Lounais-Lappi-lehdissä sekä tarvittaessa Sanomalehti Kalevassa. Ilmoituspäätöksen soveltamisohje: 1. Virkailmoitukset julkaistaan täyttävän viranomaisen harkinnan mukaisesti. Kunnanvaltuuston täytettävistä viroista päätöksen tekee kunnanhallitus. 2. Kuntayhtymien pöytäkirjojen nähtävillä olosta sekä oikeusviranomaisten päätöksiä koskevat kuulutukset julkaistaan pelkästään kunnan virallisilla ilmoitustauluilla ja www-sivuilla. 3. Laajoista ilmoituksista voidaan julkaista pelkästään viittaus ilmoitustaululla julkaista vaan täydelliseen ilmoitukseen. Päätöksen soveltaminen yksittäistapaukseen jätetään kunnanhallituksen tai ko. toimialasta vastaavan toimielimen tehtäväksi. 4. Kunnan tervehdysilmoitukset rajoitetaan kuntaan liittyviin tai kunnassa järjestettäviin tapahtumiin liittyvään ilmoitteluun. 5. Kunnanvaltuuston kokousilmoituksissa ilmoitetaan aika, paikka ja asialista. 6. Ilmoitukset on julkaistava mahdollisuuksien mukaan myös joka talouteen jaettavassa kunnan tiedotuslehdessä. B) Lisäksi valtuuston kokouskutsu ja esityslista lähetetään valtuutetuille, kunnanhallituksen jäsenille ja kunnanjohtajalle sekä esityslista lähetetään valtuustossa edustettujen puolueiden kunnallisjärjestöjen puheenjohtajille ja sihteereille sekä kunkin valtuustoryhmän seitsemälle ensimmäiselle varavaltuutetulle. 24

18 Iin viestintäsuunnitelma 2015: Liite 4 Konserni- ja palveluviestintä Palveluyksikkö: Iin ateria- ja tilapalveluliikelaitos Viestinnän päävastuu: Johtaja ja esimiehet Viestinnän kohderyhmät: Asiakkaat, yhteistyökumppanit, henkilöstö Mitä tavoitteita olette asettaneet viestinnällenne? Viestintämuodot, -kanavat ja vastuutahot: (päivittäisviestintäkanavat, sähköiset kanavat, tiedotteet, markkinointiviestintä ) Viestinnän pitää toimia asiakkaiden, henkilökunnan, tavarantoimittajien ja muiden sidosryhmien kanssa. Asiakaspalvelu on meidän tärkeimpiä asioita, joilla voimme pitää asiakkaamme tyytyväisinä. Asiakastiedotteet, raportit, sähköposti, nettisivut Markkinointiviestintä, Parempaa yrityksen markkinoijaa saa hakea kuin tyytyväinen asiakas, joka kertoo ja markkinoi muille yritystä positiivisessa mielessä. Miten työyhteisöviestintä on organisoitu yksikössänne: Sähköpostitse tiedotetaan henkilöstöä. Johtoryhmän, esimiesten, kehittämistyöryhmän jne. muistiot laitetaan sähköpostitse koko henkilöstölle tiedoksi. Kuntalaisen osallistumis ja vaikuttamiskeinot asioiden valmisteluun / päätöksentekoon: Liikelaitoksella on kerran vuodessa asiakastyytyväisyyskysely. Tuloksista tehdään raportti ja laitetaan se nettisivuille. Tuloksia käytetään hyödyksi toiminnassa. Miten viestintää seurataan ja arvioidaan: Pyritään ohjeitaan henkilöstöä lukemaan kaikki tiedotteet. Onko yksiköllänne oma voimassa oleva viestintä/markkinointisuunnitelma? (X, liitteeksi) Meillä ei ole viestintäsuunnitelmaa eikä markkinointisuunnitelmaa. Tavoitteessa, että saataisiin tehtyä tämän vuoden puolella tai ensi vuoden alussa. 25

19 Iin viestintäsuunnitelma 2015: Liite 4 Konserni- ja palveluviestintä Palveluyksikkö: Iin Vuokratalot Oy hallinnoi ja välittää kunnan vuokrakiinteistöjä Viestinnän päävastuu: Toimitusjohtaja Viestinnän kohderyhmät: Vuokratalojen asukkaat Mitä tavoitteita olette asettaneet viestinnällenne? Ajankohtaisten asioiden tiedottaminen asukkaille Viestintämuodot, -kanavat ja vastuutahot: Kirjoitetaan kirjeitä ja tiedotteita asukkaille (päivittäisviestintäkanavat, sähköiset kanavat, tiedotteet, markkinointiviestintä ) Miten työyhteisöviestintä on organisoitu yksikössänne: Soittamalla ja pidetään palavereita tarvittaessa Kuntalaisen osallistumis ja vaikuttamiskeinot asioiden valmisteluun / päätöksentekoon: - Miten viestintää seurataan ja arvioidaan: Onko yksiköllänne oma voimassa oleva viestintä/markkinointisuunnitelma? (X, liitteeksi) Ei ole 26

20 Iin viestintäsuunnitelma 2015: Liite 4 Konserni- ja palveluviestintä Palveluyksikkö: Ii-instituutti liikelaitos/liikunta-, tapahtumat ja nuorisotyö, Kirjasto, Kansalaisopisto ja taidekoulu, Kulttuuri Viestinnän päävastuu: Tarja Rahkola Viestinnän kohderyhmät: Mitä tavoitteita olette asettaneet viestinnällenne? Viestintämuodot, -kanavat ja vastuutahot: (päivittäisviestintäkanavat, sähköiset kanavat, tiedotteet, markkinointiviestintä ) Liikunta-, tapahtumat ja nuorisotyö: Kuntalaiset: Lapset, nuoret, työikäiset, ikäihmiset. Yhteisöt: Kylät, seurat, yhdistykset, yritykset, koulut. matkailijat. Kirjasto: kirjaston asiakkaat, sidosryhmät: koulut, päiväkodit ym., kaikki kuntalaiset. Kansalaisopisto ja taidekoulu: Kurssitarjonnasta kiinnostuneet Iin kunnan asukkaat. Liikunta-, tapahtumat ja nuorisotyö: Asiakokonaisuuksittain ja kohderyhmittäin kohdistetaan viestintä nykyresurssein tavoittaen mahdollisimman monta henkilöä. Kirjasto: Tiedottaa tehokkaasti kirjaston palveluista kaikille kuntalaisille. Markkinoida kirjaston palveluja myös kirjaston ei-käyttäjille. Kansalaisopisto ja taidekoulu: Kattava tiedottaminen Iin kansalaisopiston ja taidekoulun opintotarjonnasta. Liikunta-, tapahtumat ja nuorisotyö: Päivittäisviestintäkanavat: Facebook (Tapahtumat, Kylät, Liikunta, Nuorisotila Majakka, Nuorisotila Parkki, Etsivä Nuorisotyö Twitter (Tapahtumat, Kylät) WhatsApp (Etsivä Nuorisotyö) Sähköiset kanavat: Tiedotteet: Lasten ja nuorten hiihto-, kesä- ja syyslomaesitteet (1600 kpl repuissa) Iin Hyvät Tuulet (kalenteri, tiedotteet ja jutut) IiHappens kesä (5000 kpl jakelu koko Ii) Lehdet: Iin Lumivalakiat, Iloinen Iijokipyöräily, Kuningasjätkä Iin Tukkilaiskisat, Kuivaniemen Pitäjämarkkinat, Iin Wanhan Haminan Joulumarkkinat (VKK-Media Oy/Pudasjärvi -lehden yhteistyöllä jakelu joka talouteen koko Ii) Markkinointiviestintä: Lehti-ilmoitukset paikallislehdet Rantapohja, Kaleva, Pohjolan Sanomat, Oulu lehti, Forum24 27