TUUMASTA TOIMEEN. opas tapahtumien järjestäjille

Transkriptio

1 TUUMASTA TOIMEEN opas tapahtumien järjestäjille

2 Tuumasta toimeen opas tapahtumien järjestäjille Johdanto Lahdessa järjestetään paljon tapahtumia. Kesäisin on usein suuria tapahtumia, esimerkiksi markkinoita, talviset tapahtumat taas liittyvät usein urheiluun ja yhdessä tekemisiin. Tapahtumat tarjoavat virikkeitä yhdessä tekemiseen ja vapaa ajan viettoon. Useimmat niistä ovat vapaaehtoisten järjestämiä. Tapahtumien järjestäjiltä on puuttunut yhtenäinen opas, joka auttaisi myös tavallista kansalaista tapahtuman järjestämisessä. Opas helpottaa järjestelyjen aloittamista ja etenemistä suunnitelmallisesti kohti tavoitteita. Tapahtumien järjestely helpottuu hyväksi ja organisoiduksi haasteeksi, kun kykenee etenemään järjestelmällisesti ja välttää turhia ongelmatilanteita. Hyvin onnistuneessa tapahtumassa kaikki sujuu huomaamattomasti ja osallistujat voivat nauttia siitä yhdessä yleisön kanssa. Opas käsittelee paljon asioita, joita pitää ottaa huomioon alusta loppuun tapahtumaa tehtäessä. Usein lähtökohtana ovat yleisötapahtumat, joissa on erilaisia osallistujaryhmiä. Oppaan ohjeita voi soveltaa kaikenkokoisiin tapahtumiin. Toivottavasti Tapahtumaoppaasta on apua Sinulle ja se auttaa tapahtuman järjestämisessä ja voit nauttia onnistuneesta tilaisuudesta ja sen tekemisestä. Opas on syntynyt kansalaisopiston projektityönä ryhmässä, johon osallistuivat Eila Hellman ja Tuomo Haarala. 2

3 Sisällysluettelo: sivu Johdanto 2 Sisällysluettelo 3 Käynnistäminen 4 Suunnittelu 5,6 Toteutus 7 Tiedotus/Tiedote 8,9 Tapahtuman vaiheet 10 Tapahtuman toteutus 11,12 Luvat 13,14 Vakuutukset 15,16 ja 17 Tekijänoikeudet 18 Maankäyttö 19 Ulkotilaisuuksien jätehuolto 20,21 Päättäminen 22 Jokamiehen oikeudet 23 3

4 Tapahtuman käynnistäminen Tapahtumia järjestetään vuosittain paljon, joten kannattaa kartoittaa löytyykö sinun tapahtumallesi elintilaa. Tarkistakaa Lahden matkailutoimistosta eli Lahti Travelista (p ) mitä muita tapahtumia on samaan aikaan Lahdessa. Miettikää onko tapahtuman idea ainutlaatuinen vai tavanomainen, lisäksi on syytä tarkastella aikataulutus ja saatko tarpeeksi talkooväkeä avuksesi. Tapahtumaa suunniteltaessa olisi hyvä tehdä vaikka 3 4 hengen ryhmiä jotka ottavat vastatakseen jonkin osa alueen. Helpotat työtäsi esimerkiksi tekemällä vastuualueluettelon, johon voit kirjallisesti merkitä kuka hoitaa minkäkin asian. Lähtökohtana millainen tapahtuma on: kesä talvi ulko vai sisätapahtuma tarpeiden ja toiveiden etusijalle asettaminen ja valinta kartoita tilanne /ei samaan aikaan vastaava tapahtumaa tapahtuman idea ainutlaatuinen vai tavanomainen aikataulutus rahoitus ketkä tekee miksi tehdään, tavoite, minkä takia haluamme järjestää tapahtuman, viekö se asiaa eteenpäin, mitä haluamme viestittää muille, miten hyödymme tapahtuman järjestämisestä, voisiko tavoitteeseen päästä muulla tavoin, olemmeko yksimielisiä tavoitteista mitä tehdään, tapahtuman ideointi, kannattaa ideoida porukalla, tulee uusia ajatuksia, ihmiset sitoutuvat paremmin, miten ideoida, on erilaisia tapoja, perinteinen kokous, ryhmätyömenetelmät, ideariihi, kyselyt. Tapahtuman valinta, kuka tai ketkä päättävät mitä tehdään miksi olen mukana tiedotus seuranta ja arviointi toimintaperiaatteet 4

5 Suunnittelu Hyvä suunnittelu auttaa tapahtuman onnistumiseen Miten ja mitä tehdään? Tapahtuma valmistuu projektin avulla Tapahtumajärjestelyjen alussa on vaikeaa usein hahmottaa, mitä työhön kuuluu ja mitä kaikkea on otettava huomioon. Onko valmiita malleja yhtenäinen ohjeita antava opas puuttuu tarpeiden ja toiveiden etusijalle asettaminen tavoite auttaa tapahtumien järjestäjää muistamaan kaikki asiat kaikille suunnattu, aikuiset, lapset ketkä tekevät (talkooporukka) ajankohta(ei muita tapahtumia samaan aikaan) sponsorit / rahoitus taloussuunnitelma Milloin oltava valmis jokaisen työtekijän osa alue Sähköt Ohjelma / kuka kokoaa / missä painetaan Kuvitus Vastuualueet/varamiehitysjätehuolto tehtävätaulukko/vastuuhenkilöt rahoitus/taloussuunnitelma milloin oltava valmis kohderyhmä, kenelle tapahtuma pääasiassa on suunnattu, ohjelma mukautuu sen mukaan tapahtuma, mitä tehdään tapahtuman runko missä ja milloin, tarkka aika ja tarkka paikka Suunnittelun vastuut työnjako: kuka tekee ja mitä, kelle ilmoitetaan muutoksista ym. aikataulu: milloin tehdään, tarkka aika, mihin mennessä, suunnittelutaulukko Suunnittelu/luvat ja tila huvilupa, elintarvikkeiden myynti, melu, mielenosoitus tila: tilan asettamat vaatimukset, säännöt, käytänteet, luvat Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty vanha sanonta pitää paikkansa. Tapahtuman huolellinen suunnittelu auttaa arvioimaan, ovatko tavoitteet saavutettavissa. Hyvin suunnittelu toiminta parantaa myös sen tehokkuutta. Suunnitelman on oltava selkeä, mikä auttaa käyttämään resursseja paremmin ja johtamaan eri toimintoja, jolloin tehostuu myös ajankäyttö. Suunnittelun yhteydessä on hyvä myös pohtia tapahtuman riskejä ja uhkia. Suunnitteluun on jäätävä aikaa, hyvässä suunnittelussa yhdistyvät pitkän ja lyhyen tähtäimen näkymät. Myös muuttuviin olosuhteisiin on varauduttava. 5

6 Suunnittelussa esitetään karkea toteutusaikataulu ja avaintulokset. Suunnitelma kertoo myös, mitä pitäisi saada aikaan tapahtumalla ja miten se toteutetaan. Siitä pitää tulla ilmi ketkä sen toteuttavat ja mitkä resurssit ovat käytettävissä sekä millä budjetilla se tehdään. Tapahtuman suunnitelma: tavoitteet ja niiden arviointi, toimenpiteet, avaintulokset, budjetin, organisaation ja toteutusaikataulun. Uuden tapahtuman järjestäminen on aina tavallaan projektityötä, siinä on oltava oma aikataulu ja tavoitteet, tapahtuma on yleensä kertaluonteinen, jos siitä ei ole tarkoitus tehdä monivuotista, jolloin se muuttuu vakituiseksi toiminnaksi. Muistettavaa: määrittele tavoitteet tapahtumalle, huolellisesti tehty suunnitelma sisältää tekijät, budjetin ja aikataulun. Huolehdi siis hyvin kaikista tapahtumaan osallistuvista tekijöistä ja hyvästä hengestä. Tapahtuman läpiviemiseksi on henkilökuntaa varattava tarpeeksi. 6

7 Toteutus tapahtuman suunnittelupalaverit ajankohta, Lahden matkailukeskuksesta vuoden tapahtumat selvitettävä, ettei samaan aikaan muita tapahtumia työnjako/päävastuunvetäjä/muut henkilöt markkinointi: lehdistötiedote, tapahtumakalenteri Tapahtuman toteuttaminen on monimutkaista. Tapahtumaa, jonka yleisö, osallistujat ja media näkevät, edeltää suuri määrä työtä, mitä ilman ei tapahtuma onnistu. Päävastuunottaja eli johtaja ei saisi olla missään hommassa kiinni, vaan hänen pitäisi olla valmis ongelmien ratkaisuun. Tapahtumaprojektin toteuttaminen mittaa sen päävastuun vetäjän ammattitaidon. Hänen vastuullaan on, että järjestelyt sujuvat suunnitelman mukaan ja pysytään aikataulussa. Hyvän perehdyttämisen ja koulutuksen lisäksi on tärkeää luoda hyvä tunnelma ja ilmapiiri, mikä auttaa talkoolaisia viihtymään ja helpottaa ongelmia ratkottaessa ja myös koko tapahtumassa. Tapahtuman alkaessa kaiken on oltava valmista, tapahtuman aikana voi ilmetä pieniä ongelmia ja muita erilaisia tilanteita. Innostuneet ja koulutetut talkoolaiset osaavat hoitaa ongelmat itse. Tapahtumassa talkoolaisten täytyy tietää vastuuhenkilöt ja heidän yhteystietonsa. Tapahtumasta kertovat esitteet ja niissä olevat yhteystiedot kannattaa suunnitella hyvin, jotta tilanteessa jossa osallistujalla on jotain kysyttävää hän tietää kehen voi ottaa yhteyttä. Lisäksi kannattaa laittaa infopiste tapahtumaan ja sen kautta hoitaa asioita. Yllättäviin ja hankaliin tilanteisiin tulisi suhtautua rauhallisesti: ketään ei lähdetä syyttelemään virheistä ja ongelmat yritetään ratkoa yhdessä. Tapahtuman ylin johtaja ottaa vastuun ja yrittää selvittää tilanteet. Usein viime tinkaan jätetyt asiat aiheuttavat turhia ongelmia ja olisikin hyvä saada ajoissa kaikki kuntoon. Miten tehdään onnistunut tapahtuma? Edellyttää järjestäjiltä huolellista suunnittelemista, miten tapahtumassa yleisö viihtyy ja mitä ohjelmaa heille tarjotaan. Tapahtumaa voi verrata palveluun, osallistujalle jää hänen kokemuksensa ja siitä jokaisella on oma mielipiteensä. Tapahtuman onnistumista ei voi tietää etukäteen ja siihen voi vaikuttaa moni asia, yksi merkittävä ainakin ulkotapahtumissa lienee sää. Tapahtumaa voi kehittää, hallita ja johtaa, mutta se ei voi kehittyä itsekseen. Järjestäjän on kyettävä hahmottamaan kaikki osa alueet. On mietittävä miten eri osa alueet toisiinsa liittyvät ja minkälaisilla toimenpiteillä niihin voi vaikuttaa. Asiakkaiden tyytyväisyys on tärkeää onnistuneelle tapahtumalle, hänen kokemukseensa monet asiat vaikuttavat. Tapahtuma voi tarjota erilaisia elämyksiä monille asiakasryhmille, kun se on suunniteltu hyvin. Tapahtuman markkinointi: tavoitteet, tilannetiedot, toteuttaminen, tuotteistaminen, tapahtuma ja tutkiminen ja kiitos. 7

8 Tiedotus/tiedote: Tiedotus Miten informoimme asiasta omaa väkeä, miten pyydämme heitä mukaan ulkoinen tiedotus, miksi tiedotamme? saadaksemme väkeä tapahtumaan, tehdäksemme toimintamme tunnetuksi ketkä haluamme mukaan, kohderyhmä tiedotesuunnitelma: kuka tekee, vastaa ja milloin Huolehdi, että tapahtumassa sovitut mainokset ovat paikoillaan Kutsu heidät aina tapahtumaan mukaan Kenelle kerrotaan, muistettavaa: kenelle, kuka viestii, mitä viestitetään ja mitä kautta se tehdään. Tapahtuman viestinnästä päävastuu on tapahtuman projektipäälliköllä, hän tietää eniten tapahtumasta ja sen yksityiskohdista. Tapahtuman viestintäkanavia: sähköposti ja kirjeet, mobiilipalvelut,, henkilökohtaiset keskustelut, paikallis ja ilmaisjakelulehdet, henkilöstölehdet, kaupungin intrasivut, banderollit, julisteet, esitteet ja ilmoitustaulut sekä ilmoitusten jako esim. kirjastoille, jakaminen postin mukana tai kädestä käteen. Tiedotteessa kannattaa käyttää iskevää otsikkoa ja mainita tärkeät asiat heti alussa: kuka, milloin, miksi ja missä. Lisäksi on oltava yhteistiedot, mikäli haluaa lisätietoa tapahtumasta. Tiedotteen tulee olla helppolukuinen, selkeä, hyvää suomen kieltä ja yhden A4 kokoinen. Tapahtuman viestintä eri vaiheissa: ennen tapahtumaa se on inforvoivaa, kiinnostusta herättävää ja myyvää, tapahtuman aikana kerrotaan tuoreista uutisista ja mitä nyt tapahtuu. Medialle on laitettava ajoissa tiedote tapahtumasta. Nykyaikainen markkinointi: lähtee aina asiakkaiden tarpeista, etenee pitkäaikaisena prosessina, ohjaa koko ajan toimintaa liikeidean kautta, on kannattavaa ja tavoitteellista, on samaa linjaa noudattavaa ja johdonmukaista ja luo kilpailuetua. Tapahtuman markkinoinnin tavoitteet on hyvä määritellä selkeästi, ne voivat olla taloudellisia, imagollisia tai laadullisia. Markkinointi ei saa olla pääasia, vaan ainoastaan yksi keino saavuttaa tavoitteet. On mietittävä tarkkaan kenelle tehdään tapahtuma ja mitkä ovat kohderyhmät. Sisäinen markkinointi kuvaa sitä, kuinka tapahtumaa ja sen tavoitteita markkinoidaan tapahtuman tekijöille, jotka usein ovat vapaaehtoisia talkoolaisia. Ulkoinen markkinointi on näkyvää ja sen toimenpiteet keskittyvät osaksi myynnin edistämiseen. Markkinoinnin tulee olla yhteistä linjaa noudattava ja pitkäjänteistä. Tärkeää muistettavaa: mitä asiakas haluaa tapahtumalta, kenelle sitä markkinoidaan, miksi asiakas tulee tapahtumaan, miten markkinoidaan ja mitä tapahtumasta markkinoidaan. tapahtuman markkinoinnin kohderyhmät ovat yleisö, osallistujat, yhteistyökumppanit ja tekijäjoukko. Tapahtuman talouden hallinta Tapahtumalle voidaan asettaa monenlaisia tavoitteita, joita voivat olla esim. virkistys, toimialan tunnetuksi tekeminen tai yhdistyksen jäsenistön aktivoiminen. Usein tapahtumat ovat varainhankinnan välineitä, jolloin odotetaan taloudellista tuotosta, mikä voisi olla vaikka oman asuinalueen parantaminen, leikkipuiston kohennus ym. vastaavaa. Tapahtumien tulee aina tuottaa sen verran, että kulut saataisiin maksettua, sillä ainakaan tappiollisia tapahtumia ei montaa kertaa järjestetä. Tapahtuman taloudellinen tulos lasketaan: + tuotot kulut= tulos. Tuloja saadaan: arpojen, tuotteiden myynnistä, pääsylipputuloista ja esim. kilpailujen osallisuusmaksuista. 8

9 Menoja ovat: markkinointi mainoskulut, rakentaminen, vuokrat, talkoolaisten ruokailut, kopiointikulut, luvat ja ilmoitukset(teostot, viranomaisilmoitukset), vakuutukset, ostopalvelut, esiintymispalkkiot. Suunnittele huolellisesti ja realistisesti tapahtuman talous, seuraa järjestelyjen kehittymistä alusta alkaen, kulut on hyvä pitää kurissa ja hyvä kirjanpito kaikista menoista ja tuloista. Järjestelyihin kuluva aika on käytettävä hyvin, delegoi tarvittaessa muille tehtäviä. Lakisääteiset velvollisuudet on hoidettava huolellisesti, vakuutukset kuntoon. Tapahtumasta tärkeää muistettavaa: kartta/pohjapiirustus, missä kukin taho on toripaikka paikkavaraus, pöydät, tuolit kalusto, teltta pöydät tapahtuman juontaja säävaraus esitemateriaalit, kyltit, kalupakki, sakset, teipit, nastat ym. kamera nimikyltit sponsorit: pullaa, limsaa, makkaraa ym. kilpailuja arpajaiset äänitekniikka pakollinen WC järjestysmiehet ensiapukoulutuksen saanut ensiapulaukku pelastussuunnitelma (pelastustiet) pakoreitit tapahtuma ei saa viedä keneltäkään mitään pois kirpputorin pito kadulla, voi joutua maksamaan kaupungille suljettu tapahtuma, lippuja voi kopioida käsiohjelma ostopalvelut budjetti tavoite julkinen somistus kadonneitten tavaroiden metsästys aloitelaatikko sisä ulkotapahtuma, kesä talvi kouluille postitus maksullinen maksuton minkä ikäisille miksi tehdään (rahan keruu) mielenosoitus ennalta ehkäisevä tapahtuma halutaanko huomiota vapaaehtoiset työntekijät palkittava yleinen kaikille avoin 9

10 Tapahtuman vaiheet Tapahtuman alkuvaiheessa on selvitettävä tapahtuman olemassaolon ydin eli syy, josta määräytyy luonne tapahtumalle. Festivaaleilla musiikki on ydin, kesäteatterissa näytelmä, urheilutapahtumissa kilpailut ja urheilulajit, liikuntatapahtumissa on kuntoilu ja siihen liittyvät oheistapahtumat. Asumalähiöissä voidaan järjestää asukkaiden yhteinen tapahtuma, jolla pyritään saamaan asukkaita toimimaan yhdessä ja tutustuvat toisiinsa paremmin. Onnistuakseen tapahtuma tarvitsee muita toimintoja ja palveluita vierelleen. Lipunmyynti pääsymaksullisissa tapahtumissa ja järjestyksenvalvonta anniskelutapahtumissa ovat lakisääteisiä. Tapahtumassa on usein palveluja ja toimintoja, jotka antavat lisäarvoa tapahtumalle, ne voivat olla: ravintola kahviopalvelut, väliaikaismusiikki ja selostukset. Palveluajatus on huolellisesti mietittävä ja tärkeä osa onnistuneelle tapahtumalle: miksi järjestetään, mitä tarjotaan ja kenelle tehdään tapahtuma. Tapahtuman sisältö: ajankohta, paikka, onko helppo tulla ja käyttää siellä tarjolla olevia palveluita. Olosuhteet oltava kunnossa: riittävät parkkipaikat, hyvät liikenneyhteydet, istumapaikkoja riittävästi yleisölle ja osallistujille. Kuulutukset, opasteet ja aikataulut vaikuttavat, onko helppo osallistujan toimia tapahtumassa. tapahtumassa on aina asiakas yhteistyössä ja vuorovaikutuksessa järjestäjän kanssa, hän on henkilökunnan, erilaisten järjestelmien ja muiden asiakkaiden kanssa tekemisissä. Tärkeää muistettavaa on, että kävijälle jää ainoastaan hänen oma kokemuksensa, hyvä kokemus saa hänet tulemaan uudestaan. Henkilökunnan palvelualttius ja käyttäytyminen on erityisen tärkeää. Tapahtuman hyvä maine kuvaa aina tiettyjä odotuksia, se antaa myös äänettömän luvan odottaa hyvää palvelua, se myös suojaa joskus suuriltakin kolhuilta. Huono maine voi paisuttaa epäkohtia, eikä tuo uusia tai vanhojakaan asiakkaita tapahtumaan. Maine myös vaikuttaa henkilökuntaan, hyvä ja selkeä maine kertoo tapahtuman arvoista, vahvistaa henkilökunnan myönteisiä asenteita ja auttaa uusien työntekijöiden mukaan tuloa. Tapahtuman maine toimii suodattimena, viestii odotuksista, vaikuttaa henkilökuntaan ja riippuu odotuksista ka kokemuksista. Järjestäjä vaikuttaa tapahtumansa onnistumiseen monella tavalla. yksi tärkeä keino on viestintä. Yleensä käytetään perinteistä markkinointiviestintää: mainontaa, PR toimintaa ja myynninedistämistä. Markkinointi ei saa luvata liikoja, ettei tule liian suuria odotuksia, pettymykset tuottavat tyytymättömiä asiakkaita. Vaikka tapahtuma olisi hyvä, tyytymätön asiakas voi pilata sen maineen. Tapahtuman tärkein tavoite on tyytyväinen yleisö ja osallistujat, samoin työntekijöiden palvelualttius ja hyvä käyttäytyminen. Tapahtuma etenee vaiheittain, hyvää ideaa seuraavat käynnistäminen, suunnittelu, toteutus ja päätös. Niistä muodostuu tapahtuman elinkaari, jonka eri vaiheet vaativat erilaisia toimenpiteitä. Tavoitteiden määrittely ja suunnittelu on erityisen tärkeää. Hyvän idean on jalostettava konkreettiseksi tavoitteiksi. Tapahtuman järjestämiseen on varattava tarpeeksi aikaa. 10

11 Tapahtuman toteutus Tekijöiden johtaminen ja ohjaaminen yksittäiset ihmiset ryhmät kuka kantaa vastuun niin ei ole mitään epäselvää Päätöksen teko kuka antaa luvat kenelle tiedotetaan kenelle raportoidaan Toteutuksen seuranta Raportoidun aineiston keruu kenelle palautteet kenelle kyselyt kenelle tuotokset Tavoitteet Tavoitteiden määrittely: miksi tehdään kenelle tehdään tapahtuman vastuut, velvollisuudet ja oikeudet mihin käytetään saadut varat tehdäänkö tapahtumasta jatkuva Oma motivaatio miksi minä itse mukana? aika ajoin on hyvä tarkistaa omat syynsä olla toiminnassa mukana, tietäminen ohjaa toimintaa Tapahtuma ja tavoite tapahtuma suhteessa tavoitteisiin edistävätkö suunnitellut asiat alkuperäistä tavoitetta Tapahtuman arviointi tapahtuman onnistuminen millainen on onnistunut tapahtuma? oliko tapahtuma sellainen, miksi tai miksi ei entä jatko? mitä tehdään ensi kerralla toisin, mitä seuraavaksi Tekemisen ilo ja porukan palkitseminen tekemisen täytyy olla tarkoituksen mukaista ja mielekästä, jotta sitä viitsii tehdä toistekin liika otsan rypistäminen vaikuttaa itsensä lisäksi muihin ja aiheuttaa turhaa stressiä 11

12 itsensä ja muut pitää palkita tapahtuman teon aikana ja jälkeen, vähintä mitä voi tehdä, on sanoa kiitos itselle ja muille Miksi ja kenelle tapahtuma tehdään, tavoitteet voivat olla esim. taloudellisia, tapahtumalla voidaan aktivoida asukkaita ja virkistää ja lähentää paikkakuntalaisia. Suurin osa tapahtumista tehdään vapaaehtoisten tekemänä, talkoita tehdään paljon edelleen, mutta sen muoto on muuttunut aiempaa enemmän varainkeruuseen. Talkoita ei enää tehdä vain tekemisen ilosta, vaan usein kerätään esim. rahaa yhteisiin retkiin tai vaikkapa leikkikentän välineisiin tai muuten oman ympäristönsä parantamiseen. Talkoolaiset eivät saa työstään palkkaa, heidät palkitaan esim. ruokailun ym. järjestämisessä ja tapahtuman jälkeen olisi hyvä pitää kunnollinen palautetilaisuus, missä käytäisiin tapahtuman kulkua läpi ja yhdessä pidettäisiin hauskaa ja muisteltaisiin hyviä, kuten myös huonoja hetkiä. Talkoolaisten rekrytointi. Etsi työntekijöitä avoimin mielin, käytä aikaa vastuuhenkilöiden löytämiseen, arvosta jokaista työntekijää, etsi jokaiselle sopiva tehtävä, selvitä työntekijöiden toiveet ja taidot, perehdytä hyvin, rohkaise erilaisiin tehtäviin, ymmärrä esteet, innosta ja kannusta tapahtuman aikana, kerää palautteet ja tärkein hyvä kiittäminen. Jokainen työntekijä on perehdytettävä hyvin, kerro miksi tapahtuma tehdään, mitkä tavoitteet, jokaisen työpanos on tärkeä, mikä on kunkin työtehtävä ja mihin kokonaisuuteen hänen työtehtävänsä liittyy ja jokainen vastaa omasta työstään. Talkooväkeä on muistettava palkita kahvilla, sämpylällä tai pitemmän ajan tapahtumassa myös ruokailumahdollisuudella ja taukoja on pystyttävä pitämään. Tapahtuman jälkeen on hyvä pitää kiitosjuhla, päättäjäiset tai saunailta, joka toisi hyvän mielen ja mahdollisuuden tavata kaikkia muita talkoolaisia, monelle kiittäminen on paras palkinto. 12

13 Luvat: huvilupa, melulupa, elintarvikelupa maanomistajan lupa arpajaislupa kunnanlupa(kaavoitettualue) Teosto/Gramex Täytyykö tilaisuudesta tehdä ilmoitus? Yleisötilaisuuden järjestäjän on ilmoitettava tilaisuudesta kirjallisesti poliisille vähintään viisi ( 5 ) vuorokautta ennen tilaisuuden alkamista. Ilmoitusta ei tarvita, jos tilaisuus ei esim. osanottajien vähäisen määrän vuoksi edellytä toimia järjestyksen ja turvallisuuden ylläpitämiseksi tai erityisiä liikennejärjestelyjä. Rajanveto ilmoitusvelvollisten ja vapaiden tilaisuuksien välillä on joskus vaikeaa, joten on syytä hyvissä ajoin olla yhteydessä järjestämispaikan poliisipiiriin. Lahden Kihlakunnan Poliisi Salininkatu 3 Avoinna ma ti ke pe klo: to klo: p. (03) Poliisi lupaneuvonta (03) Poliisi huvi ym. Luvat (03) Jos tilaisuudessa myydään ruokaa, juomaa tai alkoholia, on siitä tehtävä ilmoitus 14 vuorokautta ennen tilaisuutta kirjallisesti valvonta ja ympäristökeskukseen ympäristöterveydensuojeluun, puh. (03) Terveydensuojelulaki velvoittaa toimimaan elintarvikkeiden kanssa turvallisesti ja myytävistä elintarvikkeista on aina ilmoitettava terveystarkastajille kahta viikkoa ennen tapahtumaa. lomakkeet löytyvät Lahden kaupungin sivuilta (Intrasta). Aiheuttaako tilaisuus meluhaittaa, käytätkö äänenvahvistinta? Näytätkö elokuvia? Lupa poliisilta poliisin lupaneuvonta p.( 03 ) Liputus ja ulkomainonta Mainontaan kaupungin maalla tai ilmatilassa tarvitaan kaupungin lupa. Aiheuttaako tilaisuus meluhaittaa, käytätkö äänenvahvistinta? Tilaisuudessa saadaan poliisilaitoksen luvalla käyttää äänenvahvistinlaitteita, joiden ääni on sopeutettava tilaisuuden yleisömäärän mukaan niin, ettei ääni kantaudu kauemmaksi kuin että tilaisuuteen tulleet kykenevät kuulemaan esityksen. Äänenvahvistimen käyttölupa poliisilta, poliisin lupaneuvonta p. ( 03 ) Meluntorjuntalain ( 382/87 ) edellyttämä ilmoitus tulee tehdä 13

14 ympäristökeskuksen neuvovalle ympäristötarkastajalle, Johanna Saarola p.( 03 ) Päivystävä terveystarkastaja (03) elintarvikelupa Teostosta maksulomake johon merkitään laulettavat laulut p. (09) Tapahtuman äänentoistoa voi toteuttaa monella tavalla, riippuen yleisömäärästä, budjetista ja tavoitteesta. Äänentoistoa kannattaa harkita aina silloin, kun on paljon ihmisiä lähellä toisiaan. Ulkotapahtumissa voi olla aina muuta häiritsevää melua, kuten liikenne. Musiikin tehtävänä on viihdyttää ja välttää hiljaisia hetkiä. Juontaja on tärkeä tapahtuman kululle ja äänentoisto auttaa yleisöä pysymään aikataulussa mukana. Yhteislaulutilaisuus Järjestyksenvalvojat 2 4 kaikilla pitää olla järjestyksenvalvojan kortti määrää laki oli tilaisuus maksuton tai maksullinen. Poliisin lupa toimistosta ilmoitus lomake Onko tilaisuudessa musiikkia? Katusoittoon ei tarvita lupaa. Muista tekijänoikeusmaksut! Musiikin julkiseen esittämiseen tarvitaan lupa tekijänoikeusjärjestöltä, esim. Teostolta, p. (09) Näytätkö elokuvia? Lupa poliisilta poliisin lupaneuvonta p.( 03 ) Liputus ja ulkomainonta Mainontaan kaupungin maalla tai ilmatilassa tarvitaan kaupungin lupa. Päijät Hämeen jätehuolto oy Jäteneuvonta (03) Toimisto ma pe klo: p. (03) Lahden seudun ympäristöpalvelut Päijät Hämeen Kestävän kehityksen keskus Vanamo/ Ympäristöneuvonta Patina Vesku Lahti p. (03) Avoinna ma ti ke pe klo: to klo:

15 Vakuutukset Vakuutuksen hinta ihmismäärän mukaan kilpailutettava Pakollisia vakuutuksia ei tilaisuuden järjestäjällä ole, mutta mikäli käytetään palkattuja työntekijöitä, on hoidettava pakolliset työntekijöiden vakuutukset. Tilaisuuden järjestäjä voi ottaa vapaaehtoisesti tilaisuuden järjestäjän vastuuvakuutuksen(rekisteröity yhdistys) sekä mahdollisesti tapaturmavakuutuksen tietyille henkilöille tilaisuuden luonteesta riippuen. Tilaisuuden järjestäjän vastuuvakuutus korvaa henkilö ja esinevahingon, joka vakuutetussa toiminnassa aiheutuu toiselle esim. toimintapaikan, sen rakenteiden, laitteiden tai kalusteiden puutteellisesta kunnosta järjestyksenpidon tai turvallisuuden riittämättömyydestä tuottamuksesta ohjelmasuorituksessa tai tarjoilutoiminnassa Vakuutusturva ei korvaa käytössä olevalle kiinteistölle, huoneistolle tai muulle toiminnassa käytetylle kiinteälle tai irtaimelle aiheutunutta vahinkoa. Vakuutusmäärä ja omavastuu sovitaan vakuutusyhtiön kanssa. Vakuutusmaksu määräytyy tilaisuuden luonteen, osallistujien lukumäärän ja odotettavissa olevan yleisömäärän mukaisesti. Tilaisuuden järjestäjä voi ottaa vapaaehtoisesti tapaturmavakuutuksen määräaikaisena tilaisuuden ajaksi haluamalleen henkilöryhmälle. Yleensä yleisöä ei tilaisuuden järjestäjä vakuuta tapaturmavakuutuksella. Tapaturmavakuutuksen vakuutusmäärät, vakuutusmaksu yms. ehdot määräytyvät kunkin tilaisuuden luonteen mukaisesti. Tilaisuuden järjestäjän tapaturmavakuutuksesta huolimatta on loukkaantuneen mahdollinen oma tapaturvavakuutus aina ensisijainen. Järjestyksenvalvojaksi hyväksyminen Järjestyksenvalvojaksi voidaan hyväksyä tehtävään sopiva täysivaltainen henkilö, joka on saanut sisäasianministeriön hyväksymän koulutuksen. Järjestyksenvalvojan hyväksymisen myöntää kotikunnan paikallispoliisi enintään viideksi vuodeksi kerrallaan. Hyväksymistä koskeva hakemus on jätettävä henkilökohtaisesti poliisilaitokselle. Järjestyksenvalvojaksi hyväksymistä haettaessa on oltava mukana hakemuslomake, 2 valokuvaa ja selvitys sisäasianministeriön hyväksymän koulutuksen suorittamisesta. Poliisi voi peruuttaa hyväksymisen henkilöltä, joka ei täytä järjestyksenvalvojaksi hyväksymisen edellytyksiä. Hyväksymisen peruuttamisen sijasta järjestyksenvalvojalle voidaan antaa myös varoitus. Järjestyksenvalvojien oikeudet ja velvollisuudet on määritelty laissa järjestyksenvalvojista. Ilmoitus yleisötilaisuudesta Yleisötilaisuuden järjestämisestä on tehtävä kirjallinen ilmoitus järjestämispaikan poliisille. Poikkeuksen muodostavat yleisötilaisuudet, jotka osanottajien vähäisen määrän, tilaisuuden luonteen tai järjestämispaikan vuoksi, eivät edellytetä toimia järjestyksen ja turvallisuuden ylläpitämiseksi tai sivullisille ja ympäristölle aiheutuvan haitan estämiseksi tai erityisiä liikennejärjestelyjä. Järjestäjän on tehtävä ilmoitus vähintään viisi vuorokautta ennen tilaisuuden alkamista. Yleisötilaisuudesta ilmoitettaessa on oltava mukana: yleisellä paikalla järjestettävää yleistä kokousta koskeva ilmoitus täytettynä. Maksut: yleisötilaisuutta koskevapäätös, joka sisältää määräyksiä 31euroa, yleisötilaisuutta koskevan ilmoituksen käsittely 10 euroa. 15

16 Pienarpajaiset Arpajaislain mukaan yleishyödyllinen yhteisö tai säätiö saa toimeenpanna ilman lupaa tavaraarpajaiset, joissa arpojen yhteenlaskettu myyntihinta on enintään 2000 euroa ja joissa arpojen myynti ja voittojen jako tapahtuu samassa tilaisuudessa (pienarpajaiset). Koululuokka tai sitä vastaava opintoryhmä voi opiskelun tai opiskelua tukevan harrastustoiminnan edistämiseksi toimeenpanna pienarpajaiset, jos arpajaisten toimeenpanoon liittyvistä tehtävistä vastaa täysivaltainen henkilö. Pien ja miniatyyriarpajaisissa voittojen yhteenlasketun arvon on oltava vähintään 35% arpojen yhteenlasketusta myyntihinnasta ja pienimmän voiton on oltava yhtä suuri kuin arvan hinta. Tapahtuman järjestäjän vakuutukset Järjestäjän on hyvä vakuuttaa vastuuvakuutuksella toimintansa, poliisi voi kokoontumislain perusteella jopa vaatia sitä. Myös vapaaehtoiset työntekijät on vakuutettava. Vakuutusyhtiöillä on erilaisia vaihtoehtoja tapahtumien vakuuttamiseen. Tapahtuman turvallisuus tapahtuman järjestäjä vastaa tapahtuman turvallisuudesta, jonka toimintaa monet turvallisuutta koskevat lait säätelevät. Kokoontumislaki ja laki järjestyksenvalvojista säätelevät tapahtuman järjestämistä. Pelastuslaki velvoittaa ehkäisemään vaaratilanteita ja varautumaan vaaroihin sekä niiden vaatimiin pelastustoimiin. Laki kuluttajapalvelujen turvallisuudesta liittyy tapahtumajärjestämiseen. Poliisin lupa tapahtumalle Kokoontumislaissa yleisötilaisuudella tarkoitetaan avoimia yleisölle huvitilaisuuksia, näytöksiä, kilpailuja ja muita niihin rinnastettavia tilaisuuksia. Kirjallinen ilmoitus on tehtävä poliisille yleisötilaisuuden järjestämisestä, poikkeuksen muodostavat yleisötilaisuudet, jotka osanottajien vähäisen määrän, tilaisuuden luonteen tai järjestämispaikan vuoksi, eivät edellytä toimia turvallisuuden ja järjestyksen ylläpitämiseksi. Järjestäjän on tehtävä ilmoitus vähintään viisi vuorokautta ennen tilaisuuden alkamista. Yleisötilaisuuden ilmoituksessa on oltava: järjestäjän tiedot, paikka, tilaisuuden tarkoitus, alkamisja päättymisaika, tilaisuuteen asetetut järjestyksen valvojat, tilaisuudessa käytetyt rakennelmat ja muut erityisvälineet, anniskelu ja musiikki ja aina yhteyshenkilö ja hänen yhteystietonsa. Tilaisuudessa saadaan poliisilaitoksen luvalla käyttää äänenvahvistinlaitteita, joiden ääni on sopeutettava tilaisuuden yleisömäärän mukaan niin, ettei ääni kantaudu kauemmaksi kuin että tilaisuuteen tulleet kykenevät kuulemaan esityksen. Äänenvahvistimen käyttölupa poliisilta, poliisin lupaneuvonta p. ( 03 ) Poliisi antaa ennakolta tai tilaisuuden aikana määräyksiä tai ohjeita kokoontumislaissa mainituista seikoista, poliisi voi myös kokoontumislaissa säädetyin edellytyksin kieltää, estää, määrätä tai keskeyttää yleisötilaisuuden päättymään. Poliisi voi tarvittaessa vaatia myös muita selvityksiä, kuten esim. yleisötilaisuuden järjestämispaikan haltijan tai omistajan suostumuksen ja muun lainsäädännön edellyttämät tilaisuuden järjestämiseen liittyvät ilmoitukset, luvat tai toimenpiteet ja vaatia selvityksen vastuuvakuutuksen ottamisesta. Pelastussuunnitelmassa on selvitettävä: Ennakoitavat vaaratilanteet ja niiden vaikutukset 16

17 Toimenpiteet vaaratilanteiden ehkäisemiseksi Poistumis ja suojautumismahdollisuudet ja pelastus ja sammutustehtävien järjestelyt Tarvittava materiaali kuten pelastus, alkusammutus ja raivauskalusto, ensiaputarvikkeet, henkilösuojaimet sen mukaan kuin ennakoitujen vaaratilanteiden perusteella on tarpeen Turvallisuushenkilöstö, sen kouluttaminen ja varaaminen sekä muun henkilöstön perehdyttäminen suunnitelmaan Ohjeet ennakoituja vaara, onnettomuus ja vahinkotilanteita varten Miten suunnitelmaan sisältyvät tiedot saatetaan asianomaisten tietoon? Järjestäjän on hyvä ottaa yhteyttä suunnitellessaan alueen pelastuslaitokseen, jonka kanssa tarkastetaan tapahtumatilojen mahdolliset vaarat ja käydään läpi pelastussuunnitelma. Ulkona järjestettävien tapahtumien on myös otettava yhteys viranomaisiin mm. tulipalovaarojen vuoksi, ja tulee huomioida pelastusteiden riittävyys ja hälytysajoneuvojen mahdollinen paikalle pääsy. Avotulen tekemiseen on anottava lupa ja huomioitava mahdolliset metsäpalovaroitukset, jolloin avotulen teko on kielletty. Ilotulitteiden käytöstä tulee ilmoittaa paloviranomaisille, jos kysymyksessä on ammattilaisten järjestämä ilotulitus, riittää ilmoitus poliisille. Elintarvike ja alkoholiluvat Elintarvikkeiden myyjän on aina tehtävä ilmoitus toiminnastaan, eli kirjallinen ilmoitus kunnan terveydensuojeluviranomaisille hyvissä ajoin (15 vuorokautta )ennen toiminnan aloittamista. Ilmoituksesta tulee käydä ilmi toiminnanharjoittaja, kotipaikka, yhteystiedot, selvitys vedenotosta, ilmanvaihdosta, jätehuollosta, viemäröinnistä ja tapahtumapaikasta sekä siellä harjoitettavasta toiminnasta. lisäksi on ilmoitettava käymälöiden ja pesupisteiden lukumäärä sekä tarpeelliset tiedot terveyshaittojen estämiseksi ja tuotevalikoima ja tuoteteiden säilyttäminen, säilytys ja valmistuslaitteet sekä helposti pilaantuvien tuotteiden käsittelijän tartuntalainsäädännön mukainen lääkärintodistus(salmonella todistus). Käytännössä osa ilmoituksen tiedoista tulee tapahtuman järjestäjältä ja osa yksityisiltä elintarvikemyyjiltä. Terveydensuojeluviranomainen tarkastaa ilmoituksen ja tekee siitä päätöksen. Tarpeellisia määräyksiä voidaan antaa terveyshaittojen ehkäisemiseksi tai vaikka kieltää ja estää toiminnan harjoittamisen kyseisessä paikassa. Lisätietoja saa kaupungin ja kunnan elintarvikevalvonnasta ja terveystarkastajalta. Tilapäinen anniskelulupa Alkoholilupia myöntää lääninhallitus. Lupa perustuu alkoholilainsäädäntöön ja sen nojalla asetettuun sosiaali ja terveysministeriön päätökseen. Tilapäinen anniskelulupa voidaan myöntää tilaisuudelle, jolla on ennalta määritelty kesto, lupa voi olla pisimmillään kuukauden mittainen. Luvan saannin perusteena on, että hakija nimeää anniskelupaikan vastaavan ja varavastaavan. heillä tulee olla koulutusta ja työkokemusta ravitsemusalalta, lisäksi tulee perustella ja määritellä anniskelupaikan sijainti ja rajaus, sekä miksi ja miten anniskelu suoritetaan. Hakemuksessa tulee olla liitteenä tapahtuma alueen kartta, selvitys anniskelun toteutuksesta ja valvonnasta sekä muista palveluista esim. ruokapalveluista. Hakemuksessa tulee selvitä mahdollinen osallistujien määrä sekä heille varatut asiakaspaikat ja WC tilat. Myöntävän päätöksen tultua, on ilmoitettava tapahtumapaikan poliisille ja terveysviranomaisille, lupa edellyttää alkoholilain säädösten noudattamista, on myös otettava huomioon: asiakasturvallisuus, ei alle 18 vuotiaille, ei velaksi, anniskelusta on annettava kuitti ja alkoholiton vaihtoehto on oltava saatavilla. Anniskeluluvat ovat maksullisia ja hinnat riippuvat haetun anniskelun laajuudesta ja hakupaikasta, luvan käsittely kestää 3 5 viikkoa ja on muistettava alkoholin mainonnan ohjeet. 17

18 Tekijänoikeuskorvaukset Teosto ja gramex Onko tilaisuudessa musiikkia? Katusoittoon ei tarvita lupaa. Muista tekijänoikeusmaksut! Musiikin julkiseen esittämiseen tarvitaan lupa tekijänoikeusjärjestöltä, esim. Teostolta, puh. (09) Teosto ja Gramex sekoitetaan usein keskenään, ne on kuitenkin täysi eri organisaatioita, Teosto on sanoittajien, säveltäjien, sovittajien ja musiikin kustantajien tekijänoikeus toimisto. Gramex edustaa muusikoita ja äänittäjien tuottajia. Nyrkkisääntönä voisi sanoa, että on otettava yhteys Teostoon ja Gramexiin, kun käyttää musiikkia, joka on äänitteellä, mutta jos käyttää vai live musiikkia, järjestää konsertin, jossa on vain live esiintyjiä, eikä äänitemusiikkia, on otettava yhteys vain Teostoon. Aluetapahtumien osalta todetaan, että Teoston ja kuntien kesken on Teoston edustamien luovien tekijöiden osalta solmittu sopimuksia, jotka koskevan musiikin esittämistä kuntien järjestämissä tilaisuuksia. Mikäli kunnan ja Teoston välillä ei ole voimassa olevaa sopimusta, kunta on velvollinen hankkimaan musiikin esitysluvat erikseen Teostolta. Tallentamisluvat kunnan on aina hankittava erikseen Nordisk Copyright Bureau lta (NCB). Teosto p. (09) Gramex Asiakaspalvelu ma pe klo: Toimisto avoinna ma pe klo: p. (09)

19 Maankäyttö ja meluilmoitus Kunnat ja kaupungit omistavat yleensä kadut, torit, puistot sekä muut julkiset alueet, näiden käyttämisestä tapahtumassa tulee anoa kunnalta lupa, lisäksi tulee anoa lupa myös poliisilta. alueesta voidaan joutua maksamaan vuokraa, myös käytettäessä yksityisen maa aluetta joudutaan pyytämään maanomistajan lupa, lupa vaaditaan myös mainoskylttien ja banderollien alittamiselle. Lisätietoja saa kuntien ja kaupunkien teknisistä virastoista. Kuntien järjestyssäännöt asettavat rajoituksia melun tasolle ja ajankohdalle, meluilmoitus tulee tehdä kaikesta tilapäisesti aiheutuvasta melusta, mikäli sen oletetaan olevan häiriöksi voimakkuutensa, kestonsa, toistuvuutensa tai ajankohtansa vuoksi. Ilmoituksen tulee olla paikkakunnan ympäristönsuojeluviranomaisilla viimeistään kuukautta ennen melun aiheuttamisajankohtaa. Lisätietoja saa kaupunkien ja kuntien ympäristösuojelunviranomaisilta. Ympäristösuunnitelma Tapahtuman järjestäjä on aina velvollinen huolehtimaan alueen siistinä pitämisestä ja syntyvien jätteiden lajittelusta ja kuljetuksesta. Tapahtuman järjestäjän on oltava tietoinen oman kuntansa lajitteluvaatimuksista, kunnilla voi olla myös erillisiä määräyksiä tapahtumille. Tapahtuman järjestäjän on paneuduttava huolellisesti jätteidenhuoltoon, jolloin tapahtumapaikka pysyisi siistinä ja asiakkaat tyytyväisenä. Ympäristösuunnitelma liittyy kiinteästi elintarvikemyynnin edellyttämiin vaatimuksiin. Ympäristösuunnitelma tapahtumassa: Jätteiden synnyn ehkäisy jätteiden lajittelu, kierrätys ja kerääminen liikennejärjestelyt yleisökäymälät Jätteiden syntyä tulisi ehkäistä tehokkaasti, käytettävien tarvikkeiden edullisuus, kestävyys ja hävitettävyys on syytä tutkia hankintoja tehtäessä ja varastointivaatimukset on huomioitava. Ympäristön kannalta parhaita astioita ovat pestävät kestoastiat, joista jätettä ei synny, astioita voi myös vuokrata tai lainata. Tapahtuma alueen toimintaa suunniteltaessa on hyvä huomioida eri pisteissä syntyvät jätteet, jotta lajittelu olisi helppoa ja saataisiin aikaan paras mahdollinen tulos. Ympäristösuunnitelman tärkeimpiä kohtia on syntyvän jätteen kerääminen, kierrätys ja lajittelu. Keräys ja lajitteluastioita on oltava riittävästi, ne on merkattava selvästi ja myös tyhjennettävä usein. Jätehuoltomääräyksien mukaisesti yleisötapahtumissa on lajiteltava erikseen biojäte, kaatopaikkajäte, energiajäte, metalli, lasi ja paperi (Päijät Hämeen seudulla). Tapahtuman osallistujille ja asiakkaille on oltava riittävästi käymälöitä ja ne on tyhjennettävä riittävän usein. Kemiallisten sijasta voi hankkia kompostoivia käymälöitä. Vessojen ja niiden ympäristön siisteydestä on huolehdittava. 19

20 Ulkotilaisuuksien jätehuolto Ulkona pidettävissä yleisötilaisuuksissa on tilaisuuden järjestäjän huolehdittava jätehuollosta. Alueen puhdistus ja keräysvälineiden tyhjennys on suoritettava välittömästi tilaisuuden päätyttyä, kuitenkin aina keräysvälineiden täyttyessä ja tarpeen mukaan. Monipäiväisissä tilaisuuksissa on alue puhdistettava päivittäin. Alueella tulee olla keräysvälineitä riittävästi ja ne on sijoitettava tarkoituksenmukaisesti sekä pidettävä moitteettomassa kunnossa. Alueella on oltava riittävä määrä roskakoreja. Hyötyjätteiden erilliskeräysvelvoite koskee myös yleisötilaisuuksia, mikäli hyötyjätettä syntyy ilmoitetut määrät tilaisuuden aikana. Tapahtuman luonteesta, kävijämäärästä ja kestosta riippuen ruoka ja juomatarjoilujätettä n g/kävijä. Jätemäärä on helposti laskettavissa, esim: Kävijämäärä Jätemäärä(kg) Jätemäärä(m3) Miesten käymälöistä voidaan korvata vastaavalla määrällä virsta altaita, jos tapahtumassa tarjoillaan alkoholia, käymälöitä on oltava riittävästi. Kustannukset: tapahtumien jätehuolto voi maksaa muutamasta sadasta eurosta kymmeniin tuhansiin euroihin Liikennejärjestelyitä suunniteltaessa tulee varata riittävät paikoitustilat. Jos tilaisuuteen on mahdollista saapua pyörällä, jalkaisin tai julkisilla kulkuvälineillä, on niistä hyvä tiedottaa etukäteen. Kulkuväylät jäteastioille on pidettävä avoimina koko tapahtuman ajan, jotta tyhjennykset onnistuvat. Lisätietoja saa kaupungin tai kunnan ympäristönsuojelukeskuksista ja jätehuollon ammattilaisilta. 20