TANSSILLISEN VOIMISTELUN KILPAILUN JÄRJESTÄMISOHJE

Transkriptio

1 TANSSILLISEN VOIMISTELUN KILPAILUN JÄRJESTÄMISOHJE Yleistä Hienoa, että järjestätte tanssillisen voimistelun kilpailun. Jotta kilpailu onnistuisi mahdollisimman hyvin, olemme tehneet tanssillisen voimistelun kilpailun järjestämisohjeen apuvälineeksi. Lue tämä ohje sekä Voimisteluliiton yleiset kilpailuiden järjestämisohjeet huolella ennen kilpailun järjestämistä. Tämän ohjeistuksen lisäksi tanssillisen voimistelun kilpailuissa voi olla muitakin tekijöitä, joilla tapahtumasta saa onnistuneen kaikille tapahtumaan osallistuville. Tanssillisessa voimistelussa kilpaillaan kahden tasoisissa kilpailuissa: valtakunnallisissa tanssillisen voimistelun kilpailuissa sekä seurakilpailuissa. Valtakunnallisissa kilpailuissa järjestetään aina kaikki lajin sarjat, jos osallistujamäärä on riittävä. Seurakilpailuissa järjestävä seura voi rajata kilpailun sarjat. Seurakilpailuissa voidaan myös järjestää kilpailuita eri teemoilla kuten tanssillisen voimistelun koreografiakilpailu tai tanssillisen voimistelun taitokilpailu. Kilpailuiden järjestämisoikeus on Suomen Voimisteluliiton jäsenseuroilla. Järjestämisoikeutta haetaan Voimisteluliitolta Kisapalvelun kautta. Seuran tehtävät järjestämisoikeuden saamisen jälkeen Kilpailujen vastuuhenkilöt ja toimitsijat Kilpailun järjestämisoikeuden myöntämisen jälkeen valitaan kilpailulle seuraavat vastuuhenkilöt: - Kilpailun johtaja - Tuomarivastaava - Markkinointi- /viestintävastaava - Kisapalvelu- ja tulospalveluvastaava - Kisatoimiston vastuuhenkilö - Tila- ja tekniikkavastaava - Ruokailu- ja majoitusvastaava - Ensiapu-/turvallisuusvastaava - Harjoitus- ja suoritusjärjestyksen valvoja Vastuualueita voi olla yhdellä henkilöllä useampi kuin yksi riippuen kilpailun laajuudesta.

2 Onnistunutta kilpailua varten tarvitaan riittävästi toimitsijoita vastuuhenkilöiden lisäksi: - Tulospalvelun sihteerit - Kisatoimiston toimitsijat - Lapputytöt - Järjestyksen valvojat ja harjoitus-/kilpailualueen sisäänheittäjät - Ovivahdit - EA-taitoisia toimitsijoita kilpailu- ja harjoitusalueille - Lipunmyyjät - Mahdolliset kahvion/myyntipisteiden pitäjät Kilpailukutsu Järjestävän seuran tehtävänä on laatia kilpailukutsu, jossa tulee mainita - kilpailupaikka - sarjat - alustava aikataulu - tuomarivelvoitteet - ohjeet tuomareiden ilmoittamiseen - ilmoittautumisaikataulu sekä osallistumismaksu. Joukkueiden ilmoittautuminen Joukkueet ilmoittautuvat kilpailuun Kisapalvelun kautta ilmoittautumisajan puitteissa. Myöhästyneitä ilmoittautumisia voidaan ottaa mukaan järjestävän seuran harkinnan mukaan. Myöhästyneistä ilmoittautumisista voidaan periä kaksinkertainen osallistumismaksu. Tuomaristo Tanssillisen voimistelun kilpailussa yhtä kilpailusarjaa tuomaroi 4-6 koulutettua tuomaria. Tuomareiden arvioitavat osa-alueet arvotaan ennen harjoituksia. Järjestävän seuran tehtävänä on hankkia yhdessä Voimisteluliiton tanssillisen voimistelun vastuuhenkilön kanssa tarvittava määrä tuomareita kilpailuihin. Tanssillisen voimistelun kilpailuissa voi tuomaroida ainoastaan tanssillisen voimistelun tuomarikoulutuksen käyneet henkilöt.

3 Tuomari ei voi tuomaroida sarjaa, jossa itse kilpailee voimistelijana, koreografina tai valmentajana. Sukulaissuhde ei jäävää tuomaria. Järjestävän seuran tehtävänä on huolehtia tuomareiden jakamisesta sarjoihin jääviyssäännön mukaisesti. Ennen kilpailua Kisapalvelu Voimisteluliitto luo uuden kilpailun Kisapalveluun, jonka jälkeen järjestävä seura saa oikeudet päivittää kilpailun tietoja. Kisapalvelun kautta hoidetaan mm. joukkueiden ilmoittautuminen, lisenssien tarkistus, pistelasku ja tulokset. Tiedotus osallistujille Kisapalveluun lisätään vähintään kaksi viikkoa ennen kilpailua infokirje, josta selviää vähintään seuraavat asiat: - Kilpailupaikka (nimi, osoite, mahdollisesti ohjeet saapumiseen ja tiedot parkkipaikoista) - Kilpailujen aikataulut (harjoitusaikataulu, kilpailuaikataulu, ruokailuajat, tauot, suullisen tuomaripalautteen aikataulu) - Harjoituspaikka - Esiintymisalueen koko ja materiaali - Ruokailu- ja majoitusvarauslomake - Tieto kisatoimiston paikasta ja aukioloajoista (osanoton varmistus ja ajanvaraus suullisia tuomaripalautteita varten) - Avajaisten ja mahdollisen alkumarssin ohjeet - Videointi (tallentaako järjestävä seura kilpailut ja voiko videon tilata) - Kilpailun järjestäjät ja yhteystiedot - Tieto pääsylipuista - Tieto mahdollisesta oheisohjelmasta Kilpailupaikka Tanssillisessa voimistelussa joukkueen koko voi olla yli 20 voimistelijaa, joten kilpailualueen tulee olla riittävän suuri. Lisäksi tapahtumapaikalla tulee olla riittävät katsomo-, pukuhuone- ja lämmittelytilat osallistuja- ja yleisömäärälle. Kilpailualueen vähimmäisvaatimukset: - Suositus 14 m x 14 m kilpailuareena, jonka alustana on tanssimatto tai parketti

4 - Nouseva katsomo - Tuomariston paikat esteettömällä näkymällä kilpailualueelle - Riittävästi pukuhuonetilaa osallistujille - Lämmittelytila - Sihteeristön työpiste ja tulospalvelu kilpailualueen välittömässä läheisyydessä - Kisatoimisto - Selkeästi merkitty ensiapupiste - Tuomareiden kokoustila Kilpailualueen somistuksella on tarkoitus tunnelmoittaa aluetta. Kilpailualueen somisteiksi sopivat esimerkiksi taustakankaat, sermit, lisävalaistus ja muut koristelut. Kilpailu- ja tapahtuma-alueelle somistetaan myös Voimisteluliiton näkyvyys mm. julisteilla ja roll up-telineillä. Tuomariston tilat Tuomareille tulee varata esteetön näkyvyys kilpailualueelle katsomosta tai kilpailualueen edestä. Jos tila on katsomossa, tulee tuomariston työn rauhoittamiseksi varata useampi penkkirivi. Tuomareille tulee myös varata pöytätilaa ja riittävä valaistus arviointilomakkeiden täyttämiselle. Yhdessä tuomaripaneelissa on tanssillisen voimistelun sääntöjen mukaan 4-6 tuomaria (2-3 suoritus- ja 2-3 koreografia tuomaria). Jos kilpailussa suoritetaan useampaa sarjaa rinnakkain tulee jokaiselle tuomaripaneelille varata paikat. Tuomaristo saa itse päättää missä järjestyksessä istuvat. On suositeltavaa, että koreografia- ja suoritustuomarit istuvat keskenään lähekkäin mahdollisen tuomarineuvottelun varalta. Lisäksi tuomaristolle varataan kokoustila, jossa on jokaiselle tuomarille istuinpaikka ja pöytätilaa arviointilomakkeiden esitäyttämiselle. Tarvittava tekniikka Yleisten lajien kilpailujen järjestämisohjeessa mainittujen teknisten vähimmäisvaatimusten lisäksi tarvitaan Kisapalvelun pistelaskuohjelma sekä kilpailulle sopiva alusta eli tanssimatto tai parketti. Harjoitus- ja kilpailuaikataulun laatiminen Järjestävä seura vastaa harjoitus- ja suoritusjärjestyksestä ja sen tiedottamisesta osallistujille. Järjestävä seura arpoo sarjojen suoritusjärjestyksen. Aikatauluun vaikuttaa ohjelmien kesto sekä lomittain kilpailtavien sarjojen määrä.

5 Harjoitukset määräytyvät suoritusjärjestyksen mukaan sarjoittain. Harjoitusaikaa kilpailualueella musiikin kanssa annetaan kilpailun kokonaisaikataulun mukaan siten, että jokainen osallistuva joukkue ehtii suorittaa oman kilpailuohjelmansa. Harjoitukset pidetään sarjoittain suoritusjärjestyksessä, jotta tuomarit voivat seurata joukkueiden harjoitukset ja antaa palautetta kilpailijoille. Tanssillisen voimistelun tuomareista osa toimii myös valmentajina, koregrafeina tai kilpailijoina. Tästä johtuen tuomaripalaveri ei voi alkaa ennen kuin harjoitukset päättyvät. Materiaalien valmistelu Kilpailuissa jaettavat materiaalit: - Yleisölle on suositeltavaa tehdä käsiohjelma. Käsiohjelmassa tulisi mainita seuran koko nimi (ei lyhenteitä) ja joukkueen nimi, ohjelman nimi ja siinä käytetty musiikki, koreografien ja valmentajien nimet. Käsiohjelman tiedot voidaan näyttää myös screenillä. - Tuomaristolle suoritus- ja harjoitusjärjestykset ja muut lomakkeet (ks. kohta Tuomaripalaveri ja tuomariarvonta) - Osallistujille tuomariston arviointilomakkeet sarjan päätyttyä - Kisatoimistoon lista ilmoittautuneista joukkueista osanoton varmistusta varten sekä lista tuomaripalautteen ajanvarausta varten. Kisatoimistossa on hyvä olla saatavilla kaikki mahdollinen kilpailuihin liittyvä tieto. Seuran tehtävät kilpailun aikana Osanoton varmistus / ilmoittautuminen kisatoimistoon Osanoton varmistuksessa tarkastetaan: Harjoitukset - Joukkueen voimistelijoiden nimet - Onko joukkueen osallistumismaksu maksettu. Osallistuminen edellyttää maksun suorittamista ennen kilpailua. Joukkueet harjoittelevat ennen kilpailua harjoitusaikojen mukaisesti. Harjoituksista vastaava toimitsija huolehtii oikeasta harjoitusjärjestyksestä ja harjoittelevien joukkueiden kuuluttamisesta. Harjoituksissa kuulutetaan seuran nimi (ei lyhenteitä) ja joukkueen nimi.

6 Tuomaripalaveri ja -materiaalit Tuomareiden arvioitavat osa-alueet arvotaan ennen harjoituksia. Arvonnan jälkeen tuomareiden nimet ja arvioitavat osa-alueet toimitetaan tulospalveluun. Tuomaripalaveri pidetään harjoitusten jälkeen ennen kilpailua. Tuomaripalaverissa järjestävä seura tiedottaa tuomareita käytännön järjestelyistä ja aikatauluista. Järjestävä seura ja Voimisteluliitto nimeävät henkilön, joka toimii tuomaripalaverin vetäjänä. Tuomaripalaverissa ovat paikalla kaikki tuomarit, kilpailujen johtaja ja liiton edustaja. Seura jakaa tuomareille: - Suoritusjärjestys - Käsiohjelma - Tyhjiä A4-papereita muistiinpanoille - Kyniä - Kulkulupa - Mahdolliset ruoka- ja kahvilipukkeet - arviointilomakkeet - pistekoontitaulukko Kilpailun kulku Kilpailun avaus Alkuseremoniat toteutetaan järjestävän seuran toiveiden mukaan. Suoritukset ja tuomaroinnin kulku Joukkueet lämmittelevät järjestäjän merkitsemällä lämmittelyalueella. Ennen kilpailusuoritusta joukkue ohjataan valmistautumistilaan, odottamaan suoritusvuoroa. Valmistautumistilassa voi olla kerrallaan useampi joukkue. Kilpailusuorituksen jälkeen joukkue poistuu kilpailualueelta järjestäjän ilmoittaman poistumissuunnan mukaan takaisin kilpailijoille varattuihin tiloihin. Järjestävän seuran tulee merkitä selvästi kilpailualueen sisääntulo ja poistuminen ja huolehtia, että suoritusjärjestystä noudatetaan. Sarjan ensimmäisen suorituksen jälkeen varataan hieman pidempi aika tuomaristolle ennen sarjan seuraavaa suoritusta. Kilpailusuorituksen jälkeen tuomaristo antaa pisteet ja kirjoittaa sanallisen palautteen. Tuomarit ojentavat valmiit arviointilomakkeet lapputytöille, jotka toimittavat arviointilomakkeet tulospalvelulle. Tulospalvelu siirtää tuomariston antamat pisteet Kisapalvelun pistelaskuohjelmaan. Jos tuomarin toimittamassa lomakkeessa on epäselvyyksiä, palautetaan arviointilomake tuomarille ja hän selventää antamansa numeroarvioinnin. Tuomariston kanssa sovitaan merkki, jonka he näyttävät, kun koko tuomaristo on valmis.

7 Jos tuomarin kirjoittamassa arviointilomakkeessa on paljon korjauksia, tuomari merkitsee selkeästi lomakkeelle kirjoittavansa palautteen puhtaaksi sarjan suoritusten jälkeen. Puhtaaksikirjoitettava arviointilomake toimitetaan tuomarille, kun hänen antamansa pisteet on kirjattu tuloksiin. Tuomari palauttaa arviointilomakkeen puhtaaksikirjoitettuna tulospalveluun. Päivän aikataulun venyminen estetään suorittamalla useita kilpailusarjoja rinnakkain. Tällöin tuomaristolle jää aikaa kirjoittaa palaute muiden kilpailusarjojen suorituksien aikana. Jos kilpailuun osallistuvien joukkueiden ohjelmien pituuksissa on paljon eroa, kannattaa järjestävän seuran varata kilpailusuoritusten väliin oheisohjelmaa. Kuulutukset Kilpailupäivän sujuvuus taataan hyvällä kuuluttajalla, joka pitää yleisön, tuomariston sekä kilpailijat ajantasalla siitä mitä seuraavaksi tapahtuu. Kuuluttajalle toimitetaan riittävästi äänimainoksia, sekä riittävät tiedot joukkueista, koreografoista ja lajista. Tuloksia ei kuuluteta kesken kilpailun. Voimisteluliiton kuulutukset huomioidaan kilpailun aikana. Keskusteluaika Sarjan suoritusten jälkeen joukkueilla on mahdollisuus varata 5 minuutin keskusteluaika yhden tuomarin kanssa. Joukkueiden tulee varata keskusteluaika ennen palkintojen jaon alkamista kisatoimistossa. Järjestäjä toimittaa listan varatuista ajoista tuomareille ennen palkintojen jakoa. Palkintojenjako Sarjan päätyttyä julkistetaan tulokset ja palkittavat joukkueet pyydetään järjestäytymään kilpailualueelle palkintojenjakoon. 8-12v sarja: Kerrotaan joukkueiden sijoittuminen kategorioihin. Palkitaan pisteiden perusteella kolme parasta joukkuetta aakkosjärjestyksessä. Kaikki joukkueet saavat kultamitalit. Pisteitä ei kuuluteta eikä julkisteta. Muut sarjat: Kerrotaan joukkueiden saamat yhteispisteet ja palkitaan kolme parasta joukkuetta jokaisesta sarjasta (kulta, hopea, pronssi). Valtakunnallisissa kilpailuissa mitalit tilaa ja toimittaa kilpailupaikalle Voimisteluliitto. Seurakilpailuissa palkinnoista vastaa järjestävä seura. Palkintoina voi olla mitalin lisäksi erilaiset pokaalit tai muut palkinnot. Jos kilpailussa jaetaan kiertopalkinto, tulee järjestäjän ilmoittaa selkeästi kilpailukutsussa kuinka kiertopalkinto toimitetaan kilpailupaikalle ja kuka vastaa mahdollisista kaiverruksista tai muista palkintoon liittyvistä merkinnöistä. Kilpailuiden jälkeen Tulokset Tulokset päivittyvät Kisapalveluun. Lisäksi järjestävä seura voi lisätä linkin Kisapalveluun ja/tai tulokset seuran omille verkkosivuille.

8 8-12v sarja: Julkaistaan kategoria. Muut sarjat: Julkaistaan koreografiapisteiden keskiarvo, suorituspisteiden keskiarvo ja yhteispisteet. Palautteet Tuomareiden allekirjoittamat tuomaripalautteet jaetaan sarjan päätyttyä joukkueille kisatoimistosta. Pöytäkirjat Sihteeristö huolehtii tulospöytäkirjoihin suorituksen 1 tuomarin allekirjoitukset. Järjestävä seura toimittaa tulospöytäkirjat Voimisteluliiton yhteyshenkilölle. Tuomareiden palkkiot ja maksut Tuomareille maksetaan päiväraha ja matkakorvaukset Voimisteluliiton matkustussäännön mukaan. Muuta Kilpailun jälkeen Voimisteluliitolle toimitetaan liiton tavarat kuten ylimääräiset mitalit ja somisteet. Kilpailun järjestäjä toimittaa Voimisteluliitolle tiiviin loppuraportin kahden (2) kuukauden sisällä kilpailun päättymisestä. Vapaamuotoisen loppuraportin tulee sisältää mm.: - faktat/statistiikka (osallistuja- vapaaehtois-, katsojamäärät, tuomarit) - logistiset asiat (passit, majoitukset, kuljetukset, ateriat, tilat yms.) - tiedottaminen, Kisapalvelu, markkinointi - tekniikka, turvallisuus, ensiapu, liikennejärjestelyt yms. - mahdollinen oheisohjelma - järjestäjän päällimmäiset fiilikset & kehittämisideat - suuntaa-antavasti taloudellinen tulos seuralle Tarvittaessa järjestäjä on velvollinen osallistumaan tapahtuman aikana Voimisteluliiton observointiin ja tapahtuman jälkeen Voimisteluliiton koolle kutsumaan palaute- ja tiedonsiirtokokoukseen.