OHJEITA JOUKKUEVOIMISTELUKILPAILUJEN JÄRJESTÄJILLE

Transkriptio

1 1 / 10 OHJEITA JOUKKUEVOIMISTELUKILPAILUJEN JÄRJESTÄJILLE Alkuperäiset ohjeet Eila Uitto Päivitys Sari Mustajärvi

2 2 / 10 SISÄLLYSLUETTELO 1. Johdanto Kilpailujen hakeminen Järjestämismaksu Kilpailupaikka ja tekniikka Kilpailupaikka Tekniikka Kilpailujen toimitsijat Järjestävän seuran velvollisuudet ennen kilpailua Joukkueiden ilmoittautuminen Kutsuvieraat Seuran velvollisuudet kilpailutapahtuman aikana Osanoton varmistus Harjoitukset Tuomariston kokous ja tuomariarvontatilaisuus Alkukilpailut Alkukilpailujen jälkeen Loppukilpailuun valmistautuminen Loppukilpailut Kilpailusuoritusten päätyttyä Kilpailuiden jälkeen Yhteystiedot... 10

3 3 / Johdanto Kiitos mielenkiinnostanne järjestää joukkuevoimistelukilpailut. Yleisistä lajien voimistelukilpailujen järjestämisohjeista kohdasta 3 löydätte ohjeet kilpailujen hakemiseen. Kun Voimisteluliiton joukkuevoimistelun lajiasiantuntijaryhmä on myöntänyt teille kilpailuiden järjestämisoikeuden, lukekaa huolellisesti yleisten lajien voimistelukilpailujen järjestämisohjeita, jotka käsittelevät kilpailuiden järjestämiseen liittyviä toimia ennen kilpailuja, niiden aikana sekä kilpailuiden jälkeen. Mukavia hetkiä kilpailujärjestelyjen parissa! 2. Kilpailujen hakeminen Voimisteluliiton joukkuevoimistelun lajiasiantuntijaryhmä myöntää seurojen järjestettäväksi 1- ja 2 tason kilpailujen lisäksi 3- tason kilpailut. 3-tason kilpailujen järjestämishakemus on vapaamuotoinen, mutta siinä tulee selvittää kilpailun ajankohta kilpailupaikkaa (kilpailualue, katsomon koko, lämmittelytila). Yleisistä lajien voimistelukilpailujen järjestämisohjeista löytyvät tiedot kilpailutilan ja tekniikan vähimmäisvaatimuksista sekä tarvittavista henkilöresursseista. 3. Järjestämismaksu Kilpailujen järjestäjä suorittaa 1- ja 2-tason kilpailuista liitolle järjestämismaksuna 50 % joukkueiden osanottomaksusta. Osanottomaksut ovat yleisten lajien kilpailujen järjestämisohjeissa. Seurojen järjestämissä 3-tason kilpailuissa järjestävä seura vastaa kaikista kilpailuun liittyvistä asioista, eikä Voimisteluliitto peri kilpailun järjestämismaksua. Aluekilpailuiden osalta noudatetaan liiton alueellisten tapahtumien talous- ja tehtäväjakoa. Yhteys tällöin oman alueen aluepäällikköön. Järjestämismaksu 1- ja 2-tason kilpailuissa sisältää (aluekilpailuiden osalta tieto aluepäälliköltä): Lajipäällikön/kilpailututorin konsultoinnin Tuomariston kokoamisen Tuomareiden matkakulut Tuomareiden päivärahat (määräytyy Voimisteluliiton luottamushenkilöiden matkustussäännön mukaan) Pistelaskuohjelman ylläpidon (pistelaskuohjelma vuokrataan järjestäjille hintaan 100 /vuosi) Tuomaripaperit Tuomarikokouksen vetämisen Tuomareiden arvonnan ennen alku- ja loppukilpailua

4 / 10 Kilpailujen mitalit ja mahdolliset kiertopalkinnot Tiedotuksen liiton tiedotteissa Markkinointipäällikön konsultoinnin liiton yhteistyökumppaneiden aiheuttamissa järjestelyissä Välinesarjojen kilpailuissa välinemittarin lainan Voimistelijoiden määrän tarkkailijat 10-12v. ja 12-1v kilpasarjassa Kilpailuiden järjestäjä huolehtii: Tuomareiden majoituksesta (hotellitason majoitus), mahdollisesta kuljetuksesta kilpailupaikan ja hotellin välillä sekä ruokailuista. Kilpailupaikka ja tekniikka.1. Kilpailupaikka Kilpailupaikan vähimmäisvaatimukset ovat seuraavat: Kilpailuareena, johon mahtuu 13 x 13 m voimistelumatto ja sen ympärillä vähintään 2 m vapaata tilaa Katsomo (merkittävä erikseen paikat joukkueille, katsojille ja kutsuvieraille) Tuomariston paikat kilpailumaton edessä, joista osa mieluiten lattiatasoa korkeammalla Riittävästi pukuhuonetilaa huomioiden odotettu joukkuemäärä Joukkueiden lämmittelytila, joka on eristetty kilpailutilasta Harjoittelu- / lämmittelytila, jossa on mahdollista tehdä korkeita nostoja/välineheittoja Sihteereiden työskentelypaikat ja tulospalvelupiste Kisatoimisto ADT:n tilat Selkeästi merkitty ensiapupiste Tuomareiden kokoustila Välinesarjoissa paikka välinemittausta varten (välinemittarin saa lainaan liitolta).2. Tekniikka Kilpailuissa tarvittavan tekniikan vähimmäisvaatimukset yleisten lajien kilpailujen järjestämisohjeissa mainittujen lisäksi ovat: Pistelaskuohjelma Ohjelman vuokra Voimisteluliitolta on 100 / vuosi. Suositellaan tulostaulua 1- ja 2- tason kilpailuissa 5. Kilpailujen toimitsijat

5 5 / 10 Järjestävän seuran tulee nimetä kilpailulle vastuuhenkilöt yleisten lajien kilpailujen järjestämisohjeissa mainittuihin tehtäviin. Lisäksi kilpailuissa tarvitaan Rajavalvojat x 2 Ajanottajat x 2 Harjoitusvalvoja Suoritusjärjestyksen valvoja Kuuluttajat Esittelymarssin vastaava Palkintojenjaon vastaava Lapputytöt 6. Järjestävän seuran velvollisuudet ennen kilpailua 6.1. Joukkueiden ilmoittautuminen Ilmoittautumislomake löytyy sekä seuran (seura hoitaa) että liiton (lajipäällikkö hoitaa) nettisivuilta. Ilmoittautuminen tehdään sähköisesti ja järjestäjän on aina kuitattava ilmoittautumisen saapuminen perille. Jokaisen joukkueen tulee ilmoittautua omalla lomakkeella järjestäjien ilmoittamaan päivään mennessä. Ilmoittautumisen saavuttua järjestäjä päivittää joukkueen osallistumisen mahdollisimman pian nettisivuilleen. Myöhästyneet ilmoittautumiset hyväksytään, jos järjestävä seura sen sallii. Myöhästyneistä ilmoittautumisista tulee 200% osallistumismaksu. Ilmoittautumisten saavuttua: Tarkistetaan, että kaikkien joukkueen kilpailijoiden syntymävuodet ovat sääntöjen mukaiset (kts. säännöt) Mapitetaan ilmoittautumiset sarjoittain ja seuroittain aakkosjärjestykseen osanoton varmistusta varten Tilataan Voimisteluliitosta lisenssilista ilmoittautuneista noin 2 viikkoa ennen kilpailuja (lajiassistentti /Voimisteluliitto) ja tarkistetaan, että lisenssit ovat voimassa Lähetetään tieto seuroille, jos voimistelijalta puuttuu voimassa oleva lisenssi 6.2. Harjoitus- ja kilpailuaikataulu Harjoitusaikataulu laaditaan ilmoittautumisten saavuttua ja se lähetetään seuroille etukäteen. Harjoitusaikaa matolla musiikin kanssa annetaan kilpailun kokonaisaikataulusta riippuen. Harjoitusajan määrästä ja harjoitusten järjestyksestä konsultoidaan lajipäällikköä. Kilpailuaikatauluun vaikuttaa osanottajien määrä, tuomariryhmien määrä ja se, suoritetaanko sarjoja lomittain. Esim. kahdella tuomaristolla kahden sarjan mennessä lomittain, lasketaan aikatauluun

6 6 / 10 minuuttia/suoritus. Kolmella tuomaristolla kolmen sarjan mennessä lomittain lasketaan aikatauluun 3,5 minuuttia/suoritus. Järjestäjät tekevät alkukilpailuiden suoritusjärjestyksen arvonnan. Arvontatilaisuuteen kutsutaan paikalle seuran ulkopuolinen henkilö ja tilaisuudesta tehdään pöytäkirja, josta selviää aika, paikka ja läsnäolijat sekä liitteeksi laitetaan arvontalistat. Alkukilpailun suoritusjärjestys lähetetään seuroille etukäteen. Loppukilpailun suoritusjärjestys arvotaan alkukilpailun tulosten selvittyä ellei järjestäjä ole arponut joukkueita ennakkoon sijoitusten perusteella. HUOM vuotiaiden sarjassa ei ole alkukilpailua Kirje osallistuville seuroille Osallistuville seuroille lähetetään infokirje sähköisesti ennen kilpailuja. Kirjeessä tulee mainita seuraavat asiat: Kilpailupaikka (nimi ja osoite, mahdollisesti kartta) Kilpailujen aikataulut (alku- ja loppukilpailun alkamisajat, harjoitusaikataulu ja ruokailuajat) Alkukilpailun suoritusjärjestys Kisatoimiston aukioloajat Majoituspaikka (tieto milloin voi aikaisintaan majoittua sekä milloin viimeistään tavarat pitää hakea) Harjoituspaikka Ruokailu- ja majoitusvarauslomake (muistakaa kysyä bussinkuljettajat ja erikoisruokavaliot) Tieto missä osanoton varmistus tapahtuu Avajaisten ja esittelymarssin ohjeet (tarvitaanko seuran lippu mukaan) Videointi (tallentavatko järjestäjät kilpailut ja voiko videota tilata) Kilpailuiden yhteyshenkilöt ja heidän yhteystietonsa Tieto pääsylippujen myynnistä Tietoa mahdollisesta oheisohjelmasta Tieto linja-autojen parkkipaikoista 6.. Yhteydet viranomaisiin Ensiapu, turvallisuus- ja pelastussuunnitelma sekä viranomaislupa-asiat on esitelty yleisissä lajien voimistelukilpailujen järjestämisohjeissa kohdassa Kutsuvieraat Seura voi kutsua kutsuvieraita tapahtumiin. Liiton kutsuvieraista saa tiedon lajipäälliköltä. Tarkempia ohjeita on Yleisissä lajien voimistelukilpailujen järjestämisohjeissa, kohdassa: Seuran velvollisuudet kilpailutapahtuman aikana

7 7 / Osanoton varmistus Osanoton varmistuksessa tarkistetaan: Joukkueeseen kuuluvat voimistelijat (osanoton varmistuksessa nimiä voi muuttaa). Voimistelijoiden kilpailulisenssit on tarkistettu etukäteen (kts. kohta 6.2.). Osanoton varmistuksessa tarkistetaan mahdolliset muutokset. Jos voimistelijan nimeä ei ole lisenssirekisterissä, hänen tulee esittää lisenssin maksukuitti, muuten voimistelija ei voi kilpailla. Osanoton varmistuksen yhteydessä voi myös tarkistaa onko joukkuemaksu suoritettu. Sääntöjen mukaan osallistuminen edellyttää joukkuemaksun suorittamista ennen kilpailua Harjoitukset Joukkueet harjoittelevat etukäteen lähetetyn harjoitusaikataulun mukaisesti. Harjoitusvalvojat mittaavat ajan ja huolehtivat järjestyksestä Tuomariston kokous ja tuomariarvontatilaisuus Tuomariston kokous ja arvontatilaisuus pidetään ennen alku- ja loppukilpailujen alkua. Arvontatilaisuudessa paikalla ovat kaikki tuomarit, kilpailuiden johtaja, tuomariston sihteeri ja liiton edustaja. Järjestäjät informoivat käytännön järjestelyistä, aikataulusta ym. Joukkuevoimistelun asiantuntijaryhmä nimeää henkilön hoitamaan tuomarikokouksen. Arvonnan jälkeen sihteerit toimittavat tuomarilistat heti tuloslaskentasihteereille (jotta nimet tulevat pöytäkirjoihin) ja kuuluttajalle. Tuomareille jaetaan seuraava materiaali: Harjoitusaikataulu (seura vastaa) Suoritusjärjestys (seura vastaa) Käsiohjelma (seura vastaa) Tyhjää (A) paperia arvioinnin merkitsemistä varten (seura vastaa) Kyniä (seura vastaa) Kulkulupa (seura vastaa) Mahdolliset ruokailu- ja kahvilipukkeet (seura vastaa) Tuomareiden pistelaput (seura vastaa) Kilpailupöytäkirjalomakkeita varalle käsipöytäkirjoja varten (liitto vastaa) Arviointilomakkeet sarjoittain (liitto vastaa) Tuomariarvontamateriaali (liitto vastaa) Tuomareiden paikat merkitään (TV-tekninen, AV-taiteellinen, EXE-suoritus). Istumajärjestys riippuu tuomareiden määrästä. Periaate on, että ylituomarit istuvat keskellä ja etteivät saman tuomariryhmän jäsenet istu vierekkäin. 7.. Alkukilpailut Alkuseremoniat järjestetään järjestäjien toiveiden mukaan (esittelyt, puheet jne.).

8 8 / 10 Ensimmäisen suorituksen jälkeen on aina tuomarineuvottelu. Mikäli v. sarjassa on kaksi tuomaripaneelia, niin molempien paneelien ensimmäisten suoritusten jälkeen on kahden paneelin yhteinen tuomarineuvottelu. Molemmat tuomaripaneelit arvioivat molemmat suoritukset. Lapputyttö saa pistelaput ylituomarilta ja vie sen jälkeen pisteet sihteereille. Pistelapputytöille esitellään ylituomarit, jotta he pystyvät joustavasti ja nopeasti kuljettamaan pistelappuja. Toisen suorituksen jälkeen lapputytöt keräävät tuomareiden pistelaput ensin ylituomarille, sitten ylituomarilta sihteereille. Tyttöjen vuotiaiden sarjan ja 12-1-vuotiaiden kilpasarjan alkukilpailuissa pisteitä ei kerrota yleisölle, vain kategoriatulos julkaistaan. Joukkueet sijoitetaan tuomareiden antamien pisteiden mukaan kategorioihin. Kategoriatuloksia ja tilannetta voi kertoa yleisölle kilpailujen aikana vuotiaiden joukkueilla on yksi suoritus. Arvonnan mukaan puolet joukkueista kilpailee ensimmäisenä päivänä ja puolet toisena päivänä. Molempina päivinä palkitaan ensimmäiseen kategoriaan sijoittuneet joukkueet. Loppukilpailua ei ole. Sarjan 12 1 v. kilpasarja alkukilpailun päätyttyä kerrotaan tulokset kategorioina ja loppukilpailuun pääsevät joukkueet v. kilpasarjan loppukilpailussa pisteet julkistetaan ja 3 ensimmäistä palkitaan liiton kilpasarjan mitalilla. SM-kilpailuissa tai SM-sarjoissa kuuluttaja kertoo joukkueiden pisteet järjestyksessä sommittelun tekninen, sommittelun taiteellinen, suoritus ja yhteensä. Alkukilpailun päätyttyä kerrotaan tulokset ja loppukilpailuun pääsevät joukkueet. Yli 1 v. Kilpasarjoissa kuuluttaja kertoo joukkueiden pisteet järjestyksessä sommittelun tekninen, sommittelun taiteellinen, suoritus ja yhteensä. Alkukilpailun päätyttyä kerrotaan tulokset ja loppukilpailuun pääsevät joukkueet. Loppukilpailussa palkitaan 3 ensimmäistä liiton kilpasarjan mitalilla. Juniori Cup- kilpailuissa on 3 osakilpailua, joista pisteytysten perusteella palkitaan Suomen Cup voittaja (kts. pisteytystaulukko). Tämän lisäksi jokaisessa osakilpailussa palkitaan 3 parasta joukkuetta. Suomen Cup- kilpailuissa on osakilpailua, joista pisteytysten perusteella palkitaan Suomen Cup voittaja (kts. pisteytystaulukko). Tämän lisäksi jokaisessa osakilpailussa palkitaan 3 parasta joukkuetta Alkukilpailujen jälkeen Tulokset toimitetaan nopeasti eteenpäin kilpailutoimistoon ja kilpailujen internetsivuille vuotiaiden sarjassa ilmoitetaan vain kategoriatulos 12-1-vuotiaiden kilpasarjassa ilmoitetaan kategoriatulokset ja loppukilpailuun päässeet joukkueet sekä loppukilpailun harjoitusaikataulu ja suoritusjärjestys yli 1-vuotiaiden kilpasarjoissa julkaistaan yhteenvetopöytäkirja, loppukilpailuun päässeet ja loppukilpailun harjoitusaikataulu ja suoritusjärjestys SM-sarjoissa julkaistaan yhteenvetopöytäkirja, loppukilpailuun päässeet ja loppukilpailun harjoitusaikataulu ja suoritusjärjestys Palautteet joukkueille vuotiaiden palautelomakkeet jaetaan kilpailutoimistosta Kilpasarjan vuotiaiden loppukilpailuista karsiutuneille joukkueille jaetaan tuomareiden palautteet kilpailutoimistosta Muuta huomioitavaa:

9 9 / 10 Tuomareiden pistelaput säilytetään kuukauden ajan (järjestävä seura säilyttää) Tuomariston sihteerit huolehtivat alkuperäisiin pöytäkirjoihin ylituomareiden allekirjoitukset Tuomareiden sihteerit säilyttävät myös alkuperäiset pöytäkirjat toimitettavaksi liittoon 7.6. Loppukilpailuun valmistautuminen Arvotaan loppukilpailun suoritusjärjestys, joka voidaan arpoa etukäteen periaatteella 1. sijoittunut joukkue suorittaa x paikalla, 2 sijoittunut x paikalla jne.. Tehdään loppukilpailun harjoitusaikataulu Järjestellään pukuhuoneet loppukilpailuja varten Palkintopöydän järjestäminen, mitalien määrien tarkistaminen, kiertopalkinnot, tarjottimien kantajien ja palkintojen jakajien varmistaminen 7.7. Loppukilpailut Loppukilpailupäivä alkaa joukkueiden harjoituksilla, joita seuraa tuomareiden arvontatilaisuus. Kuuluttaja valmistautuu loppukilpailupäivään seuraavasti: Kirjoittamalla erityispalkintojen tekstin ja selvittämällä palkintojen jakajien nimet Alkuseremoniat toteutetaan järjestäjien toivomalla tavalla. Ensimmäisen suorituksen jälkeen tuomarit neuvottelevat, jonka jälkeen lapputytöt kuljettavat pisteet sihteeristölle. Muiden suoritusten jälkeen lapputytöt kuljettavat pistelaput ensin ylituomarille ja sen jälkeen sihteereille. Kuuluttaja kertoo tulokset seuraavasti: 1. Sommittelun tekniset pisteet 2. Sommittelun taiteelliset pisteet 3. Suorituspisteet. Yhteensä 5. Alkukilpailun tulos 6. Lopputulos yhteensä Heti sarjan päätyttyä kerrotaan loppukilpailun tulokset yleisölle Kilpailusuoritusten päätyttyä Joukkueet järjestäytyvät palkintojen jakoon järjestävän seuran ohjauksen mukaisesti. Joukkueet saapuvat palkintojen jakoon ohjatusti, joko informoidusti tai marssityttöjen avustamina. Joukkueet tulevat sarja kerrallaan yhtä aikaa matolle ja asettuvat seuraavaan järjestykseen: hopeajoukkue pronssijoukkue kultajoukkue

10 10 / 10 Palkinnot jaetaan seuraavassa järjestyksessä: pronssi, hopea, kulta. Jos palkintojen jakajia on riittävästi, mitalit jaetaan koko sarjalle yhtä aikaa ja kuuluttaja kertoo samalla joukkueiden tulokset sekä valmentajan, koreografin ja voimistelijoiden nimet. Ensin jaetaan sarjan mitalit ja sen jälkeen sen sarjan kiertopalkinto. 8. Kilpailuiden jälkeen Tuloksista kirjoitetaan tulosluettelo, jossa näkyvät vain joukkue ja yhteispisteet (loppukilpailun yhteenvetopöytäkirja ei ole tuloslista). Tulokset toimitetaan: Medialle Voimisteluliiton viestintäpäällikön tms. liiton nimeämän edustajan kautta Alku- ja loppukilpailun tulokset ovat nähtävillä kilpailun jälkeen kilpailuiden internetsivuilla. Huomioi, että eri sarjoissa julkaistaan erilailla sijoitukset ja pisteet (kts kohta 7.5.) Tuomareille toimitetaan pistepöytäkirjat sähköpostitse kilpailun jälkeen. Kategoriasarjoja lukuun ottamatta osallistuville seuroille toimitetaan pistepöytäkirjat sähköisesti erikseen pyydettäessä. Alkuperäiset pöytäkirjat ja tulokset lähetetään liittoon tai annetaan paikan päällä liiton edustajalle. Kilpailujen jälkeen voidaan järjestää lehdistötilaisuus mitalijoukkueille tai maajoukkueen julkistamistilaisuus. Voimisteluliitto vastaa tilaisuuden vetämisestä ja seura auttaa tilojen hankinnassa. Lehdistötilaisuuden jälkeen voidaan järjestää maajoukkueen infotilaisuus, jonka vetämisestä vastaa Voimisteluliiton edustaja. Kilpailujen jälkeen palautetaan liiton tavarat, kuten ylimääräiset mitalit ja somisteet. Liittoon toimitetaan myös seuraavia tilastotietoja: osallistuvien seurojen määrä, kilpailijoiden lukumäärä ja katsojaluvut (arvio). 9. Yhteystiedot Lisätietoja kilpailujen järjestelyistä saat Voimisteluliitosta. Yhteystiedot löytyvät osoitteesta