Hyvinvoinnin palvelutarjotin käyttöopas yritys- ja järjestömuotoisille

Transkriptio

1 Hyvinvoinnin palvelutarjotin käyttöopas yritys- ja järjestömuotoisille palveluntuottajille Käyttöoppaita on kaksi, riippuen palvelusta: a) Palveluseteli- ja ei palvelusetelipalvelut b) Ei palvelusetelipalvelut (tämä opas) 1. Käyttäjätunnuksilla kirjautuminen Omien yhteystietojen ja toimipaikan tietojen muokkaaminen Omien yhteystietojen muokkaaminen Oman toimipaikan tietojen muokkaaminen Palvelutuotteiden valitseminen, hintatiedot, palvelulupaus ja sopimustiedot Palvelutuotteiden valinta Palvelun/palveluiden hintatiedot Palvelulupausväittämiin vastaaminen ja hyväksyminen Yhteisten pelisääntöjen hyväksyminen Palvelun julkaiseminen Hyvinvoinnin palvelutarjottimella Palveluntuottajan lopullinen hyväksyminen Kalenteri vapaista ajoista Lisäohjeistusta Yhteistietojen, hintatietojen ja palvelulupausten päivittäminen Omien yhteystietojen ja toimipaikan tietojen päivittäminen Palvelun hintatietojen päivittäminen Palvelulupausten päivittäminen Kalenterin päivittäminen Kainuun sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymä Kehittämis- ja suunnitteluyksikkö Hyvinvoinnin palvelutarjotin -hanke Toimisto: Seminaarin kampus, Intteri 312, Seminaarinkatu 2, Kajaani Kainuun liitto on rahoittanut hanketta Kainuun kehittämisrahasta Posti: PL 400, Kainuu Laskutusosoite: Kainuun sote, Ostolaskut PL 401, Kainuu Projektikoodi: / Sähköposti: tiina.karkkainen@kainuu.fi Puhelin: Lisätietoja: palvelutarjotin Y-tunnus Pankki: Iban: FI BIC: DABAFIHH OVT-tunnus

2 1. Käyttäjätunnuksilla kirjautuminen Kun olet saanut ylläpitäjältä käyttäjätunnukset, kirjaudu järjestelmään seuraavasti: Mene Internet- selaimella osoitteeseen Kirjoita käyttäjätunnus ja salasana, niihin varattuihin kenttiin. (jos olet unohtanut tunnukset tai ne eivät toimi, ota yhteyttä ylläpitäjään, p ) Kirjautumisen jälkeen käydään tämän dokumentin kappaleet läpi numerojärjestyksessä ja tehdään annetun ohjeistuksen mukaan, alkaen kappaleesta 2 (heti alla). Kun olet käynyt koko oppaan läpi, ovat palvelusi Hyvinvoinnin palvelutarjottimella, uudella ilmaisella markkinapaikalla, tarjolla kaikille kainuulaisille ja heidän muualla Suomessa asuville omaisilleen. Helppoa ja kivaa! 2. Omien yhteystietojen ja toimipaikan tietojen muokkaaminen Tässä kappaleessa täydennetään ja tarkistetaan omia yhteystietoja ja toimipaikan tietoja. Tiedoista osa näkyy asiakkaalle Hyvinvoinnin palvelutarjottimen palveluntuottajakohtaisella esittelysivulla. Kaikki kohdat, jotka näkyvät asiakkaalle, on merkitty erikseen. 2.1 Omien yhteystietojen muokkaaminen 1. Klikkaa vasemman reunan valikossa olevaa Ylläpito kohtaa 2. Valitse Omat tiedot kohta. 3. Tarkista onko antamasi tiedot oikein. 4. Halutessasi voit muokata oman käyttäjätunnuksesi seuraavia tietoja: Etunimi Sukunimi Sähköpostiosoite (näkyy asiakkaalle) puhelinnumerosi (näkyy asiakkaalle) 2

3 Halutessasi voit vaihtaa salasanasi seuraavasti: o Laita `rasti` Aseta uusi salasana valintaruutuun, jolloin se tulee valituksi. o Syötä uusi salasana molempiin Salasana-kenttiin. (HUOM, jos vaihdat salasanasi, ei tieto välity ylläpitäjälle) Halutessasi voit valita Varahenkilö toimipaikkasi muista käyttäjistä (Huom. Tämä on mahdollinen vain, jos toimipaikallasi on kahdet tai useammat tunnukset). Muutoin kenttää voi jättää oletuksen Ei valintaa. Muista tallentaa lopuksi muutokset Tallenna-painikkeella. Voit perua muutoksien tallentamisen Peruuta-painikkeella. Mikäli tietosi muuttuu, voit tarvittaessa käydä päivittämässä tietoja myös uudestaan (kts. kappale 4.1 Omien yhteystietojen ja toimipaikan tietojen päivittäminen) 3

4 2.2 Oman toimipaikan tietojen muokkaaminen 1. Klikkaa vasemman reunan valikossa olevaa Ylläpito kohtaa 2. Valitse Omat toimipaikka kohta. 3. Käy lomake läpi ja tarkista, ovatko antamasi tiedot oikein. Muuta ja täydennä kohtia halutessasi. Oma toimipaikka -näkymässä voit muokata ja lisätä oman toimipaikkasi seuraavia tietoja: Y-tunnus Toimittajakoodi (Voi jättää tyhjäksi, koska tiedon nimi riippuu toimipaikkasi tyypistä). Tilauksen lähetystapa (Voi jättää siinä olevaksi oletukseksi) Katuosoite Huom! Tarkista tämä, koska Hyvinvoinnin palvelutarjottimessa on googlemaps, joka toimii annetulla katuosoitteella. Lisäksi osoitetta käytetään laskettaessa kilometrikorvausta. (näkyy asiakkaalle) Postitusosoite (voi jättää tyhjäksi) Laskutusosoite (voi jättää tyhjäksi) Puhelinnumero Faksinumero (voi jättää tyhjäksi) 4

5 Asiakaspalvelun sähköpostiosoite Huom! tärkeä kohta, koska palvelutarjottimen kautta asiakas voi ottaa yhteyttä tai jättää palautetta, vain jos tämä kenttä on täytetty. Palvelutarjottimen kautta tulleen sähköpostin lähettäjänä on aina www-osoite (näkyy asiakkaalle) Lisätiedot kohtaan voi esimerkiksi kirjoittaa toimipaikan yhteyshenkilön tiedot. (näkyy asiakkaalle, mikäli kohta täytetään) Tuotetut palvelut ja erityisosaaminen kenttään voi kirjoittaa oman toimipaikan tuottamia palveluita sekä toimipaikan eritysosaamista. Huom! tärkeä kohta, koska palvelutarjottimen etusivulla oleva vapaa kenttä -haku kohdistuu termeihin, esim. siivous. Näin asiakas löytää ko. palvelun palveluntuottajat myös tätä kautta. Tässä kohdassa kannattaa siis markkinointimielessä mieluummin kirjoittaa liian yksityiskohtaisesti kuin tyytyä yleiskuvaukseen. (näkyy asiakkaalle, mikäli kohta täytetään) Voit halutessasi lisätä kuvan toimipaikkasi sivuille (näkyy asiakkaalle). Kuva voi olla esim. logo, kuva toimipaikasta tai vaikka tilannekuva vapaasti sen mukaan, millaisen kuvan kukin haluaa itsestään ja palveluistaan antaa. o Kuva lisääminen tapahtuu painamalla Lisää kuva painikketta. Kun painat painiketta, avautuu alla olevan kuvan mukainen ikkuna. Paina Selaa-näppäintä, jolloin kuva haetaan tietokoneeltasi. o Voit poistaa olemassa olevan kuvan Poista kuva painikkeella. 5

6 Muista tallentaa lopuksi muutokset Tallenna-painikkeella. Voit perua muutoksien tallentamisen Peruuta-painikkeella Mikäli tietosi muuttuu, voit tarvittaessa käydä päivittämässä tietoja myös myöhemmin uudestaan (kts. kappale 4.1 Omien yhteystietojen ja toimipaikan tietojen päivittäminen) 3. Palvelutuotteiden valitseminen, hintatiedot, palvelulupaus ja sopimustiedot 3.1 Palvelutuotteiden valinta Huomioi seuraava asia: jos tarjoajat useita palvelukokonaisuuksia, esimerkiksi siivouspalvelua, ateriapalvelua ja asiointipalvelua, tulee palveluiden määrittäminen tehdä yksitellen. Eli tee ensin esimerkiksi siivouspalvelu loppuun (sisältää kohdat 1-16) asti ja vasta sitten valitse uusi palvelu (kohdan 1 mukaisesti) ja tee se loppuun. 1. Klikkaa vasemman reunan valikossa olevaa epalvelutori kohtaa. 2. Klikkaa Palvelut kohtaa. Avautuu alla olevan kuvan mukainen näkymä palvelukokonaisuuksista. 3. Valitse tarjoamasi palvelukokonaisuuden nimi (esim. Siivouspalvelu) kaksoisklikkaamalla sitä. Ohjelma näyttää tämän jälkeen palvelukokonaisuuden perustiedot. 6

7 4. Perustiedot välilehdessä ei tarvitse tehdä mitään muutoksia. 5. Klikkaa Hintatiedot välilehteä, ohjelma näyttää hintatiedot näkymän, alla olevan kuvan mukaisesti. 6. Valitse Nimikkeet-pääryhmä klikkaamalla -painiketta, jolloin ohjelma näyttää tuotteistetut palvelut. 3.2 Palvelun/palveluiden hintatiedot Hinnat annetaan palvelulle/palveluille alla olevan kuvan mukaisiin kenttiin. Erota hinta desimaalipilkulla esim. 6,20. Huomio myös palvelun perässä oleva yksikkö, jolle annat hinnan. Jos palvelussa on tuotteita, joita et halua tarjota, niin jätä niille arvo 0. Esimerkiksi, jos tarjoat alla olevan kuvan kotisiivousta, mutta et suursiivousta anna tällöin sille arvoksi Annettavat hinnat ovat seuraavat: palvelutuotteen yksikköhinta Km -korvaus Kilometrikorvaus ( /km) tai osoitteensa antaneelle arvio kokonaishinnasta ( ) Huomioitavaa!, jotta kilometrilaskuri toimii alla kuvatulla tavalla, on molempiin yllä oleviin kilometri-kenttiin annettava km-korvauksen yksikköhinta esim. 0,45. Kilometrilaskuri toimii Hyvinvoinnin palvelutarjotin portaalissa siten, että jos asiakas antaa osoitteensa, ohjelma näyttää palvelutuotteen yksikköhinnan lisäksi arvion kilometrikorvauksesta ja palvelutuotteen kokonaishinnan (yksikköhinta + kilometrien hinnan minimikilometrimäärä, joka on asetettu Hyvinvoinnin palvelutarjotin ohjelmistoportaalissa 5 km:ksi) esimerkiksi: yksisuuntainen matka 1,5 km eli kokonaismatka 3 km, minimiraja 5 km, näytetään asiakkaalle kilometrikorvauksena 0. esimerkiksi: kokonaismatka 12 km, minimiraja 5 km, näytetään asiakkaalle kilometrikorvauksena 7 kertaa palveluntuottajan asettaman yhden kilometrin hinta. 7

8 Kokonaismatka perustuu toimipaikkasi ja asiakkaan väliseen matkaan, joka lasketaan Google maps ohjelmalla. Huomioitavaa! Mikäli hintatietosi muuttuvat, on velvollisuutesi päivittää itse hintatietosi (ks. kappale 4.2 Palvelun hintatietojen päivittäminen). Palveluntuottaja on vastuussa asiakkaille kaikessa markkinoinnissaan antamistaan hintatiedoista palvelutarjotin ei poikkea tässä asiassa muusta markkinoinnista. 3.3 Palvelulupausväittämiin vastaaminen ja hyväksyminen Laatutiedot välilehdessä vastataan palveluun liittyviin palvelulupauskysymyksiin. Palveluntuottajan palvelulupauspisteet näkyvät asiakkaalle muodossa 7/12. Asiakkaalle näytetään myös palvelulupausväittämien kysymykset ja palveluntuottajan vastaukset kyllä tai ei. Näin asiakas saa selville, mitkä palvelulupaukset palveluntuottajan palvelu täyttää ja mistä kohdin pisteet jäävät saamatta. HUOM! ennen väittämiä on teksti, joka näkyy asiakkaalle: Kyllä-sanalla, merkityt kohdat ovat palveluntuottajan lupauksia asiakkaalle. Asiakas valvoo itse, että lupaukset pidetään. Kainuun soten valvontaroolista ks. linkki Laatu ja valvonta. 8. Avaa palvelun laatutiedot valitsemalla sinisestä vaakapalkista Laatutiedot välilehti, jolloin avautuu alla olevan kuvan mukainen ikkuna. 8

9 Jos vastaat Kyllä` palvelulupausta kuvaavaan väittämään, laita `raksi` klikkaamalla väittämän alla olevaa tyhjää ruutua (kts. alla olevan kuvan PALVELUN TOIMIVUUS - väittämä). Jos vastaat Ei palvelulupausta kuvaan väittämään jätä kohta tyhjäksi. (kts. alla olevan kuvan JATKUVUUS- väittämä). Viimeisenä palvelulupaus-kohtana on alla olevan kuvan mukainen PALVELUNTUOTTAJAN VIESTI ASIAKKAALLE Edellä mainittujen lisäksi lupaamme, että - tekstikenttä. Tähän kenttää voit kirjoittaa muita palvelu- ja laatulupauksia, jotka näkyvät asiakkaalle. Jos jätät kohdan tyhjäksi, katkeaa asiakkaalle näkyvä lause alla esitetyn mukaisesti. Kun olet täyttänyt palvelulupaus-kohdat, paina Seuraava > -näppäintä. Mikäli palvelulupaustietosi muuttuvat, voit käydä päivittämässä niitä uudestaan (kts. kappale 4.3 Palvelulupausten päivittäminen) 3.4 Yhteisten pelisääntöjen hyväksyminen Sinisen vaakapalkin Sopimus välilehdessä on ylläpitäjän toimesta tehdyt yhteiset pelisäännöt väittämät, joihin palveluntuottajan on sitouduttava. Hyvinvoinnin palvelutarjottimen yhteiset pelisäännöt koskevat kohtia, joiden osalta kaikilta palveluntuottajilta edellytetään sitoutumista. Jos palveluntuottaja ei hyväksy ko. kohtia, ei häntä voida hyväksyä hyvinvoinnin palvelutarjottimelle. 9

10 9. Avaa yhteiset pelisäännöt valitsemalla Sopimus-välilehti sinisestä vaakapalkista, jolloin avautuu alla olevan kuvan mukainen ikkuna. Klikkaa väittämän alla olevaa tyhjää ruutua, tulee se tällöin valituksi ja samalla hyväksyt sen. Käy kaikki kohdat läpi! Alla olevassa kuvassa on esitetty Kohdassa 6 oleva Palvelukuvaukset vähimmäislaatutakuun välineenä -sopimuskohta. Siinä olevan pdf-tiedoston saa auki klikkaamalla tiedoston nimeä (tässä tapauksessa Kotisiivous palvelutuotekuvaus.pdf). 10. Kun olet täyttänyt yhteiset pelisäännöt -väittämät, valitse haluttu kunta/kunnat, joiden alueilla palveluasi tuotat (alla oleva kuva). Huomioi, että tässä ei valita, minkä kuntien asukkaille palvelua tarjotaan, vaan minkä kunnan alueella palvelutuotanto sijaitsee. 10

11 11. HUOM! Lopuksi lähetä sopimus painamalla Lähetä hakemus -painiketta, jolloin saat alla olevan kuvan mukaisen ilmoituksen. Huomioitavaa! Sopimuksen lähettäminen onnistuu vain jos kaikki vaadittavat pakolliset kentät on täytetty. Lähetty sopimus menee järjestelmän ylläpitäjälle, joka käsittelee sen. 3.5 Palvelun julkaiseminen Hyvinvoinnin palvelutarjottimella 12. Klikkaa Julkaise-välilehteä, jolloin saat alla olevan kuvan mukaisen ikkunan. Klikkaa painiketta Julkaise tiedot. (Huom. Mikäli haluat piilotta palvelut palveluntarjotin palveluportaalista paina Piilota palvelun tiedot ) Julkaisemasi palvelu ei päivity heti palveluportaalin nettisivuille. Koska järjestelmän ylläpitäjän täytyy tehdä lopullinen hyväksyntä palveluntuottajasta. 13. Ohjelma ilmoittaa tietojen olevan julkaistu, alla olevan kuvan mukaisesti. 11

12 3.6 Palveluntuottajan lopullinen hyväksyminen 14. Edellisessä kohdassa 10 lähetetty sopimus tulee järjestelmän ylläpitäjälle, joka tekee lopullisen hyväksynnän palveluntuottajasta. 15. Hyväksynnän jälkeen palveluntuottajan palvelut näkyvät Hyvinvoinnin palvelutarjotin palveluportaalissa. 16. Voit ilmoittaa palvelullesi kalenteri-toiminnolla vapaita palveluaikoja. Vapaat ajat ilmoitetaan päiväkohtaisesti ja ne näkyvät asiakkaalle. Jos haluat käyttää kalenteri-toimintaa siirry kappaleeseen 3.7 Kalenteri vapaista ajoista. 17. Jos et ilmoita vapaita palveluaikoja ja mikäli sinulla on muita palveluja tarjottavanasi, aloita uuden palvelun määrittäminen kohdasta 1. (kappaleessa 3. Palvelutuotteiden valitseminen, hintatiedot, palvelulupaukset ja sopimustiedot) 18. Jos et tarjoa muita palveluja, voit kirjautua ulos järjestelmästä. Kirjaudu ulos emanagement ohjelmistosta, sivun oikeassa reunassa olevasta Poistu-painikkeesta (alla oleva kuva). 3.7 Kalenteri vapaista ajoista Mikäli käytät Kalenteri toimintoa, tulee sitä päivittää aina tilanteen mukaan. Kalenteritoiminnolla voit ilmoittaa vapaita palveluaikojasi päivätasolla. Voit merkitä vapaat ajat palvelutuotekohtaisesti. Vapaat ajat näkyvät asiakkaalle palveluportaalissa. Huomioithan, kun vapaa aika täyttyy, tulee se käydä poistamassa emanagementin kautta. 1. Klikkaa vasemman reunan valikossa olevaa Kalenteri vapaista ajoista kohtaa. Avautuu alla olevan kuvan mukainen näkymä. 12

13 Vapaiden aikojen merkitseminen 2. Valitse alasvetovalikosta Valitse palvelu tarjoamasi palvelu (esim.siivouspalvelu), jolle haluat merkitä vapaan ajan. 3. Valitse alasvetovalikosta Valitse palvelutuote tarjoamasi palvelutuote (esim. Kotisiivous arkisin klo ), jolle haluat merkitä vapaan ajan. 4. Merkitse vapaat ajat kalenteriin (alla oleva kuva) klikkaamalla haluamiasi päiviä hiirellä. Voit vaihtaa kuukautta ja vuotta kalenterin yläreunan nuolipainikkeilla ja pudotusvalikosta. 5. Ohjelma muuttaa vapaaksi merkittyjen päivien taustavärin vihreäksi ja tallentaa muutoksen automaattisesti Hyvinvoinnin palvelutarjotin palveluportaaliin. Merkintöjen poistaminen Voit poistaa merkittyjä vapaita aikoja esimerkiksi paikan täyttyessä seuraavasti: 1. Valitse alasvetovalikosta palvelu, jolta haluat poistaa vapaan ajan merkinnän 2. Valitse alasvetovalikosta palvelutuote, jolta haluat poistaa vapaa ajan merkinnän. 3. Poista vapaat ajat kalenterista klikkaamalla haluamiasi vihreällä merkittyjä päiviä hiirellä. 4. Ohjelma muuttaa taustavärin valkoiseksi päivistä, joilta vapaa aika on poistettu ja tallentaa muutokset automaattisesti Hyvinvoinnin palvelutarjotin palveluportaaliin. 13

14 3.7 Lisäohjeistusta Ohjeita epalvelutorin käyttöön löytyy myös linkitä, Lisätietoja Tiina Kärkkäinen p , 14

15 4. Yhteistietojen, hintatietojen ja palvelulupausten päivittäminen Antamisiasi tietoja voit päivittää aina tarpeen tullen. Alla on käyty lyhyesti läpi kuinka päivittäminen tapahtuu Omien yhteystietojen ja toimipaikan tietojen päivittäminen Voit olla jo kirjautuneena emanagement-järjestelmään tai kirjaudu palveluun omilla käyttäjätunnuksillasi osoitteessa 1. Klikkaa vasemman reunan valikossa olevaa Ylläpito-kohtaa 2. Valitse Omat tiedot kohta, jossa voit tehdä yhteistietoihin päivityksiä. Muista aina tallentaa muutokset. 3. Valitse samasta valikosta kohta Oma toimipaikka, jossa voit tehdä omaan toimipaikkaan liittyviä päivityksiä. Muista aina tallentaa muutokset. Lisäohjeistusta kts. tämän dokumentin kappale 2.1 Omien yhteystietojen muokkaaminen ja 2.2 Oman toimipaikan tietojen muokkaaminen. Jos et päivitä palvelutietojasi, voit poistua emanagement järjestelmästä, valitsemalla sivun oikeassa reunassa olevasta Poistu-painikkeesta Palvelun hintatietojen päivittäminen Voit olla jo kirjautuneena emanagemet-järjestelmään tai kirjaudu palveluun omilla käyttäjätunnuksillasi osoitteessa 1. Klikkaa vasemman reunan valikossa olevaa epalvelutori-kohtaa 2. Klikkaa Palvelut kohtaa. 3. Valitse tarjoamasi palvelukokonaisuuden nimi (esim. Siivouspalvelu) kaksoisklikkaamalla sitä. 4. Klikkaa Hintatiedot välilehteä, ohjelma näyttää hintatiedot näkymän, alla olevan kuvan mukaisesti. 15

16 5. Valitse Nimikkeet-pääryhmä klikkaamalla -painiketta, jolloin ohjelma näyttää tuotteistetut palvelut. 6. Muuta hinnat halutulle palvelulle/palveluille alla olevan kuvan mukaisiin kenttiin. Erota desimaalipilkulla hinta esim. 6,20. Huomio myös palvelun perässä oleva yksikkö, jolle annat hinnan. 7. Voit poistua yllä olevasta ikkunasta painamalla Sulje-näppäintä. Uudet hinnat päivittyvät, tällöin Hyvinvoinnin palvelutarjottimelle. (Lisäohjeistusta löydät kappaleesta 3.1 Palvelutuotteiden valinta) 16

17 4.3. Palvelulupausten päivittäminen Voit olla jo kirjautuneena emanagemet- järjestelmään tai kirjaudu palveluun omilla käyttäjätunnuksillasi osoitteessa Jos palvelusi palvelulupaus tiedot ovat muuttuneet, voit päivittää ne seuraavasti: 1. Klikkaa vasemman reunan valikossa olevaa epalvelutori kohtaa 2. Klikkaa Palvelut kohtaa. 3. Klikkaa vasemman reunan valikossa olevaa Palvelut kohtaa. 4. Valitse tarjoamasi palvelukokonaisuuden nimi (esim. Siivouspalvelu) kaksoisklikkaamalla sitä. 5. Klikkaa Laatutiedot välilehteä, avautuu alla olevan kuvan mukainen ikkuna. 6. Voit muuttaa vastauksia `Kyllä -vastauksen voi muuttaa `Ei`-vastaukseksi, klikkaamalla väittämän alla olevaa raksia`. Tällöin palvelulupauksen alle tulee tyhjä ruutu. Ei`-vastauksen voi muuttaa Kyllä -vastaukseksi, laittamalla väittämän alla olevaa tyhjään ruutuun rasti`. 8. Voit poistua yllä olevasta ikkunasta painamalla Sulje-näppäintä. Uudet palvelulupaukset päivittyvät, tällöin Hyvinvoinnin palvelutarjottimelle. (Lisäohjeistusta löydät kappaleesta 3.3 Palvelutieto väittämiin vastaaminen ja hyväksyminen) 17

18 4.4. Kalenterin päivittäminen Kun kalenterisi tiedot muuttuvat voit päivittää sitä tilanteen mukaan. Katso ohjeistus kappaleesta 3.7 Kalenteri vapaista ajoista. Kun olet tehnyt kaikki tarvittavat päivitykset, poistu emanagement järjestelmästä, valitsemalla sivun oikeassa reunassa olevasta Poistu-painikkeesta. Otathan yhteyttä, jos sinulla on kysyttävää. Tiina Kärkkäinen p , 18