TIETOSUOJASELOSTE Henkilötietolaki (523/1999) 10 ja 24 Laatimispäivä yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja

Transkriptio

1 Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä. TIETOSUOJASELOSTE Henkilötietolaki (523/1999) 10 ja 24 Laatimispäivä yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja 1a pitäjä Nimi Keravan sosiaali- ja terveyslautakunta Osoite PL 7, Kerava 2 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa 3 nimi 4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite) / soster@kerava.fi Nimi Vastuuhenkilö Sosiaali- ja terveyspalveluiden toimialajohtaja Erja Wiili-Peltola yhteyshenkilöt: Erja Rainio, Perheitä tukevien palveluiden vastuualuejohtaja puh Kaisa Mannermaa, perheneuvolan esimies, puh, Perheneuvolan toimistosihteeri / pääkäyttäjä puh Osoite Kultasepänkatu 7, Kerava Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite) puhelinvaihde Perheneuvolan asiakas- ja potilasrekisteri Perheneuvolan toiminnassa annetaan kasvatus- ja perheneuvontaa lapsen hyvinvoinnin, yksilöllisen kasvun ja myönteisen kehityksen edistämiseksi, vanhemmuuden tukemiseksi sekä lapsiperheiden suoriutumisen ja omien voimavarojen vahvistamiseksi. Tähän sisältyy lasten kasvuun ja kehitykseen, perhe-elämään, ihmissuhteisiin ja sosiaalisiin taitoihin liittyvää arviointia, ohjausta, asiantuntijaneuvontaa ja muuta tukea. Toimintaa toteutetaan monialaisesti sosiaalityön, psykologian ja lääketieteen sekä tarpeen mukaan muiden asiantuntijoiden kanssa. (Sosiaalihuoltolaki 26 ) Perheneuvolan palveluja ovat: ohjaus ja neuvonta, tutkimukset, hoidot. käyttötarkoituksena on yllämainittujen tehtävien suorittaminen. Lisäksi rekisteriä käytetään palveluiden suunnittteluun sekä tutkimus- ja tilastoitarkoituksiin. -Sosiaalihuoltolaki (1301/2014) -Sosiaalihuoltoasetus (1983/607) - Terveydenhuoltolaki (1326/2010) -Henkilötietolaki 1-3 lulu (523/1999) -Asetus viranomaisen toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta 2 luku (1030/1999) 5 tietosisältö Sähköisesti tallennetut tiedot: Perheneuvolan asiakastietojärjestelmään (Femart) tallennetut tiedot: Asiakkaiden asiakaskansiot ja -kertomukset, jotka sisältävät: - henkilö- ja yhteystiedot (sukunimi, etunimet, syntymäaika, ammatti, osoite, puhelinnumerot, kotikunta) sekä tarvittavat sosiaalitiedot - käyntitiedot - suoritetut tutkimukset tuloksineen - annettu hoito ja sen vaikutus - hoitoon ja tutkimuksiin lähettämistä koskevat tiedot POTILASTIETOJEN OSAREKISTERI Sähköisesti tallennetut tiedot:

2 6 Säännönmukaiset tietolähteet Graafinen Finstar -tietojärjestelmään (GFS) tallennetut tiedot: - henkilö- ja yhteystiedot (sukunimi, etunimet, syntymäaika, osoite, puhelinnumerot, kotikunta) - lääkärin vastaanotolla toteutettu potilaan neuvonta, tutkimukset, seuranta ja hoito. - laboratoriolähetteet ja -vastaukset - lääkitys - lääketieteelliset riskitiedot - lähetteet erikoissairaanhoitoon - organisaation sisäinen lähete - organisaation sisäinen potilasposti Manuaalisesti tallennetut tiedot: Asiakaskohtaisissa kansioissa säilytetään mm. manuaalisesti allekirjoitetut asiakkaan suostumukset sekä muut paperimuodossa olevat potilasasiakirjat. - testipöytäkirjat - arviointilomakkeet - ajanvaraukseen ja yhteydenottoon liittyvä tiedot - annettujen lausuntojen ja lähetteiden kopiot - saadut lausunnot ja lähetteet tietoja ei yhdistetä muihin henkilörekistereihin. Laki potilaan asemasta ja oikeuksista 4 luku (785/1992) Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 1 ja 2 luku (159/2007) Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 1 luku (812/2000) Sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilasasiakirjojen laatimisesta sekä niiden ja muun hoitoon liittyvän materiaalin säilyttämisestä Tiedot saadaan ja niitä ylläpidetään asiakkaan ja/tai hänen edustajansa ilmoittamien tietojen sekä toimintayksikössä syntyvien tietojen perusteella. Henkilön tietoja vaoidaan saada viranomaisilta ja muilta tahoilta joko asiakkaan kirjallisella suostumuksella tai nimenomaisen lain säännöksen perusteella. Tietoja tulee aina esnisijaiseti pyytää asiakkaalta itseltään tai hänen edustajaltaan. Asiakkaalla tulee olla tieto, mikäli tiedot hankitaan nimenomaisen lain säännöksen perusteella. Väestötietojärjestelmästä saadaan henkilötietoja teknisen käyttöyhteyden avulla (Väestötietolaki 29 ). Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 3-4 luku (812/2000) Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 4-7 luku (621/1999)

3 7 Tietojen säännönmukaiset luovutukset REKISTERISELOSTE 2 Asiakaslain mukaisesti yksittäisen henkilön tietoja voidaan luovuttaa muille tahoille asiakkaan suostumuksella tai nimenomaisen lain säännöksen perusteella. Jos henkilöllä ei ole edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä, tietoja saa antaa hänen laillisen edustajansa suostumuksella. Viranomaisille, joilla on lain nojalla oikeus rekisterin tietoihin, niitä luovutetaan pyynnöstä. Luovutuksen pyytäjän on osoitettava lain kohta, jonka perusteella tietoja pyytää. Tietojen luovutuksesta tulee tehdä merkitä rekisteriin. Tietoja luovutetaan valtakunnallisia rekistereitä ylläpitäville viranomaisille tutkimus-, suunnittelu- ja tilastotarkoituksia varten. - Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksita 3-4 luku (812/2000) - Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 3 luku (159/2007) - Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 4-7 luku (621/1999) - Henkilötietolaki 1 luku (523/1999) 8 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle 9 suojauksen periaatteet Henkilötietojen luovutukseen EU:n ulkopuolisiin maihin tarvitaan pääsääntöisesti asiakkaan suostumus. Lisäksi tulee varmistaa tietosuojan riittävä taso sen maan osalta, johon tietoja siirretään. Henkilötietolaki 5 ja 8 luku (523/1999) A Manuaalinen aineisto Aineistot säilytetään perheneuvolan tiloissa lukitussa ja paloturvallisessa arkistohuoneessa ja arkistoidaan arkistolain ja -asetuksen mukaisesti asiakaskohtaisiin kansioihin. B ATK:lla käsiteltävät tiedot Keravan kaupungin ylläpitämät laitteistot ja ohjelmistot on suojattu ja varmistettu tietoturvasäännösten mukaisesti. Keravan kaupungin osalta palvelut tuottaa Tietohallinnon palvelukeskus (Tipake), joka vastaa tältä osin tietoturvan toteutumisesta. - käyttöliittymä suojataan käyttäjä- ja salasanatunnuksin - tietokanta suojataan palvelimen käyttäjä- ja salasanatunnuksin - käyttöoikeudet on rajattu toimenkuvan mukaisesti - tietojen ylläpito rekisteröi tietokantaan automaattisesti tietoryhmäkohtaisesti tiedon rekisteröijän käyttäjätunnuksen tiedot ovat salassapidettäviä. Tietoja käsittelevät ja katselevat työntekijät ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisia. Salassapito ja vaitiolovelvollisuus jatkuu myös palvelusuhteen päätyttyä. Työntekijät ovat allekirjoittaneet tietojärjestelmien käyttöä koskevan tietosuojasitoumuksen. Rekisteritietojen käsittelyä ja katselua seurataan ja valvotaan käyttölokitietojen avulla. Sosiaali- ja terveydenhuollon toimialalla on nimettynä seuranta- ja valvontatehtävää varten tietosuojavastaava. Ostopalvelut Hankittaessa palveluja ulkopuoliselta palveluntuottajalta, huolehditaan tietoturvan ja -suojan toteutumisesta palveluntuottajan kanssa tehtävässä sopimuksessa. - Palveluntuottajan tulee toimittaa rekisteriseloste oman toimintansa osalta. - Rekisteriselosteesta tulee ilmetä, että sopimuksen piiriin kuuluvien asiakkaiden asiakastiedot ovat

4 erillään palveluntuottajan muusta rekisteristä ja että tietoja käyttävät vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat niitä palvelujen toteuttamiseksi. - Palveluntuottaja huolehtii rekisterinpidosta ostopalvelun osalta kaupungin lukuun. - Keravan sosiaali- ja terveyslautakunta rekisterinpitäjänä päättää Keravaa koskevien tietojen käsittelyssä noudatettavasta menettelystä ja tietojen luovuttamisesta. - Rekisteröidyn informoinnin toteutuksesta vastaavat sosiaali- ja terveystoimi ja palveluntuottaja kumpikin omalta osaltaan. - Palveluntuottaja huolehtii ja vastaa siitä, että palveluja annettaessa ja toiminnassa muutenkin noudatetaan salassapidosta, vaitiolovelvollisuudesta, tietosuojasta ja -turvasta sekä salassa pidettävien tietojen luovuttamisesta annettuja voimassa olevia säädöksiä. - Palveluntuottaja huolehtii ja vastaa siitä, että palveluntuottajan tietoliikenneyhteydet ovat ulkopuolisilta suojatut. - Palveluntuottaja sitoutuu siihen, että sopimuksen päättyessä tai purkautuessa asiakastiedot siirretään Keravan perheneuvolan asiakasrekisteriin. Kuolleitten asiakkaiden asiakirjat tulee siirtää kuitenkin viimeistään kuolinvuoden lopussa. - Jokaisella sosiaali- ja terveydenhuollon palvelujen antajalla tulee olla nimettynä tietosuojavastaava. 10 Tarkastusoikeus - Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 5-6 luku (621/1999) - Asetus viranomaisen toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallinntatavasta 1-2 luku (1030/1999) Henkilötietolain 26 :n perusteella jokaisella on oikeus saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja lastensuojelun asiakasrekisteriin on tallennettu tai ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Tarkastusoikeus koskee myös lastensuojeluilmoituksen tekijän henkilöllisyyttä, jos se on kirjattu. Alaikäisellä on oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot, jos hän ikäänsä, kehitystasoonsa ja asian laatuun nähden ymmärtää asian merkityksen. Huoltajalla on oikeus tarkastaa hänen lapsiaan koskevat tiedot, jos lapsen ei voida katsovan iän ja kehitystason perusteella ymmärtävän asian merkitystä. Edunvalvojan tarkastusoikeutta arvioidaan sen mukaan minkälainen määräys hänelle on annettu. Henkilötietolain 27 :n mukaan tarkastusoikeutta ei ole, jos tiedon antamisesta saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa rekisteröidyn terveydelle tai hoidolle taikka jonkun muun oikeuksille. Tietojen tarkastuspyyntö tulee tehdä omakätisesti allekirjoitetulla erillisellä lomakkeella siihen yksikköön, missä pyynnön tekijä on asiakkaana. Asiakkaalle annetaan tilaisuus tutustua tietoihinsa toimintayksikössä tai tiedot annetaan kirjallisesti. Tarkastusoikeus toteutetaan viivytyksettä ja sen käyttäminen on maksutonta kerran kalenterivuodessa. Tarkastuspyynnön epäämisestä rekisterin vastuuhenkilö antaa kirjallisen kieltäytymistodistuksen, jossa mainitaan syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Asianomainen voi saattaa epäämisen tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi. 11 Henkilötietolain 29 :n mukaan lastensuojelun rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta Oikeus vaatia virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto on oikaistava, poistettava tai tiedon täydennettävä. korjaamista Korjauspyyntö tulee tehdä omakätisesti allekirjoitetulla kirjallisella pyynnöllä siihen toimintayksikköön, missä kirjaus on tehty. Pyynnössä tulee yksilöidä mitä tietoja vaaditaan korjattavaksi ja millä perusteella. Korjaaminen toteutetaan viivytyksettä. Virheen korjaamisesta ilmoitetaan sille, jolta virheelliset tiedot on saatu tai jolle tiedot on luovutettu. Korjauspyynnön epäämisestä rekisterin vastuuhenkilö antaa kirjallisen todistuksen, jossa mainitaan syyt, joiden vuoksi korjauspyyntö on evätty. Asianomainen voi saattaa epäämisen tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.

5 Keskeinen lainsäädäntö 12 asiakas- tai potilastietoja ei luovuteta suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta Muut henkilö- suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja tietojen käsit- sukututkimusta varten. telyyn liittyvät oikeudet