Todentajaohje - kestävyyskriteerit

Transkriptio

1 Lain biopolttoaineista ja bionesteistä mukainen Todentajaohje - kestävyyskriteerit Energiamarkkinavirasto Versio Energiamarkkinavirasto Lintulahdenkuja 4 Puhelin S-posti kirjaamo@energiamarkkinavirasto.fi Energimarknadsverket Helsinki Telefax Internet

2 Sisällys 1 JOHDANTO Taustaa Todentajan tehtävät Hakeutuminen todentajaksi KESTÄVYYSLAIN MUKAISET TODENTAJAN TEHTÄVÄT Lausunto toiminnanharjoittajan kestävyysjärjestelmästä Arvio toiminnanharjoittajan kestävyysjärjestelmän todennettavuudesta Todentajan laatima riskinarvio Todentamissuunnitelma ja kuvaus sen toteutuksesta Arvio kestävyysjärjestelmän vaatimustenmukaisuudesta Lausunto toiminnanharjoittajan kestävyysjärjestelmän muuttamisesta Toiminnanharjoittajan kestävyysjärjestelmän noudattamisen tarkastaminen Tarkastuskertomus TODENTAJAKSI HYVÄKSYMINEN JA VALVONTA Todentajaksi hyväksyminen Muussa Euroopan talousalueeseen kuuluvassa valtiossa hyväksytyt todentajat Todentajan valvonta Todentajaan sovellettava muu lainsäädäntö Tiedonsaantioikeus Todentajan pätevyys Hallinnollis-lainsäädännöllinen pätevyys Tekninen toimialapätevyys Auditointipätevyys Laitteet, välineet ja järjestelmät

3 1 JOHDANTO 1.1 Taustaa Laki biopolttoaineista ja bionesteistä (393/2013) 1 astuu voimaan Se hyväksyttiin eduskunnassa hallituksen esityksen (13/2013) mukaisesti Laki perustuu EU:n parlamentin ja neuvoston direktiiviin uusiutuvista lähteistä peräisin olevan energian käytön edistämisestä (2009/28/EY, RES-direktiivi). Direktiivin mukaan uusiutuvan energian osuutta energian loppukulutuksesta nostetaan jokaiselle valtiolle määriteltyihin tavoitteisiin vuoteen 2020 mennessä. Suomen tavoite on 38 prosenttia loppukulutuksesta. Tähän liittyen Suomessa on itse päätetty, että liikenteen biopolttoaineiden energiasisällön osuus jakelijan kulutukseen toimittamien moottoribensiinin, dieselöljyn ja biopolttoaineiden energiasisällön kokonaismäärästä tulee kasvaa ja olla vähintään 20,0 prosenttia vuonna 2020 ja sen jälkeen. RES-direktiivissä asetetaan biopolttoaineille ja bionesteille kriteerit, joiden mukaan niiden voidaan katsoa olevan tuotettu kestävällä tavalla. Jotta biopolttoaineet ja bionesteet voidaan ottaa lukuun direktiivissä asetetuissa kansallisissa tavoitteissa sekä uusiutuvan energian kansallisissa velvoite- ja tukijärjestelmissä, niiden tulee täyttää direktiivissä säädetyt kestävyyskriteerit. Kestävyyskriteerit koskevat niin EU:n alueella kuin sen ulkopuolellakin tuotettuja biopolttoaineita ja bionesteitä, jotka toimitetaan kulutukseen Suomessa laissa biopolttoaineiden käytön edistämisestä liikenteessä tarkoitetulla tavalla. RES-direktiivillä pyritään myös edistämään ruoaksi kelpaamattomiin raaka-aineisiin perustuvien, biopolttoaineiden markkinoille tuloa muun muassa siten, että jätteistä, tähteistä, syötäväksi kelpaamattomasta selluloosasta ja lignoselluloosasta valmistettujen biopolttoaineiden energiasisältö tulee ottaa huomioon kaksinkertaisena liikenteen tavoitteen täyttämisessä sekä kansallisissa kiintiö- ja velvoitejärjestelmissä. Laissa biopolttoaineista ja bionesteistä saatetaan osaksi Suomen kansallista lainsäädäntöä RES-direktiivin mukaiset kestävyyskriteerit. Laissa määritellään myös kestävyyden osoittamisen menetelmät ja Suomen kansallinen järjestelmä kestävyyden osoittamiseksi, todentajan asema ja tehtävät julkisten hallintotehtävien suorittamisessa sekä Energiamarkkinavirastolle osoitetut viranomaistehtävät ja - valtuudet. Todentajan rooli Suomen kansallisessa järjestelmässä Mikäli toiminnanharjoittajalla ei ole käytössään komission hyväksymää vapaaehtoista järjestelmää, biopolttoaineiden ja bionesteiden vaatimustenmukaisuus suhteessa kestävyyskriteereihin tulee Suomessa osoittaa kansallisen järjestelmän kautta. Lain mukaan keskeinen elementti Suomen kansallisessa järjestelmässä on toiminnanharjoittajan kestävyysjärjestelmä. Toiminnanharjoittajan on haettava kestävyysjärjestelmälleen Energiamarkkinaviraston hyväksyntä, minkä jälkeen toiminnanharjoittaja voi antaa biopolttoaine- tai bioneste-eristä kestävyystodistuksen osoituksena siitä, että se täyttää kestävyyskriteerit. Todentajalla on keskeinen rooli Suomen kansallisessa järjestelmässä ja erityisesti toiminnanharjoittajan kestävyysjärjestelmän vaatimustenmukaisuuden varmistamisessa. Pelkkä toiminnanharjoittajan oma 1 Jatkossa lailla tarkoitetaan lakia biopolttoaineista ja bionesteistä (393/2013) 2

4 ilmoitus ei riitä osoittamaan kestävyysjärjestelmän vaatimustenmukaisuutta. Pätevän ja toiminnanharjoittajaan nähden riippumattoman todentajan varmennus on edellytys kestävyysjärjestelmän hyväksymiselle. Ennen hyväksymishakemuksen jättämistä Energiamarkkinavirastolle toiminnanharjoittajan on tullut antaa toimeksianto kestävyysjärjestelmän todentamisesta pätevälle ja riippumattomalle todentajalle, jonka Energiamarkkinavirasto on hyväksynyt kestävyyslain mukaiseksi todentajaksi. Toiminnanharjoittajan kestävyysjärjestelmän noudattaminen on lisäksi tarkastettava Energiamarkkinaviraston päätöksessä määrättävin väliajoin. Tässä ohjeessa tarkastellaan erityisesti todentajan tehtäviä ja velvollisuuksia toiminnanharjoittajan kestävyysjärjestelmän hyväksymishakemukseen liittyen. Ohje täydentää lakia biopolttoaineista ja bionesteistä, ja sillä pyritään asettamaan yhtenäiset periaatteet todentamistoiminnalle ja harmonisoimaan eri todentajien toimintaa toiminnanharjoittajien kestävyysjärjestelmien vaatimustenmukaisuuden arvioinnissa. Ohjeistus on yleisluontoinen, sillä Suomen biopolttoaineiden ja bionesteiden toimijakenttä on monimuotoinen, ja asiakokonaisuuden luonteen ja järjestelmän kehitysvaiheen vuoksi vaatimuksiin on syytä jättää tilaa todentajien ja toiminnanharjoittajien erilaisille käytännöille. Periaate on kuitenkin kaikilla sama jokaisessa kestävyysjärjestelmässä pyritään luotettavuuteen, varmuuteen ja väärinkäytösten ehkäisemiseen toiminnanharjoittajan omaan kestävyysjärjestelmään soveltuvin ja riskinarvion pohjalta parhaaksi katsotuin keinoin. Ohjeistusta täydennetään jatkossa tarvittavilta osin ja lain soveltamiskäytännön karttuessa. Ohjeistukseen tullaan esimerkiksi lisäämään osio kestävyysjärjestelmän noudattamisen tarkastamisesta syksyllä Jotta todentamistoiminta ja siinä käytetyt kriteerit olisivat yhtenäisiä ja yksittäisten toiminnanharjoittajien kohtelu mahdollisimman tasapuolista, tulee todentajan noudattaa toiminnassaan tätä todentajaohjetta. Tätä ohjetta voidaan hyödyntää myös Mittatekniikan keskuksen akkreditointiyksikön (FINAS) johdolla toteutettavassa todentajan pätevyyden arviointiprosessissa mahdollisten muiden arviointiperusteiden, kansainvälisten oppaiden ja/tai standardien sekä lainsäädännön rinnalla. 1.2 Todentajan tehtävät Lain biopolttoaineista ja bionesteistä 28 :ssä määritetään todentajan tehtävät seuraavasti: Todentaja antaa 13 ja 17 :ssä tarkoitetut lausunnot sekä tekee 20 :ssä tarkoitetun tarkastuksen ja laatii siitä tarkastuskertomuksen 21 :n mukaisesti. Todentajan tulee seurata toimialansa säännösten ja standardien kehittymistä sekä toimia yhteistyössä toimialansa muiden todentajien kanssa siten kuin toimintatapojen yhdenmukaisuuden varmistamiseksi on tarpeen. Todentajan on ilmoitettava Energiamarkkinavirastolle muutoksista, joilla voi olla vaikutusta 26 :ssä säädettyjen edellytysten täyttymiseen. Todentajan on vuosittain toimitettava Energiamarkkinavirastolle selvitys toiminnastaan ja sen tuloksista. Tarkempia säännöksiä todentajan tehtävistä ja niiden suorittamisesta sekä selvitysvelvollisuudesta voidaan antaa valtioneuvoston asetuksella. 3

5 Lain 13 :ssä tarkoitettu lausunto liittyy toiminnanharjoittajan kestävyysjärjestelmän hyväksymistä koskevaan hakemukseen. Siihen on liitettävä todentajan lausunto kestävyysjärjestelmän vaatimustenmukaisuudesta. 17 :ssä tarkoitettu lausunto liittyy toiminnanharjoittajan kestävyysjärjestelmän hyväksymispäätöksen muuttamiseen. Hakemukseen on liitettävä todentajan lausunto toiminnanharjoittajan kestävyysjärjestelmän vaatimustenmukaisuudesta siltä osin kuin se on tehtyjen muutosten perusteella tarpeen. 20 :ssä on säädetty toiminnanharjoittajan velvollisuudesta antaa vuosittain todentajalle toimeksianto tarkastaa, että toiminnanharjoittaja noudattaa kestävyysjärjestelmää hyväksymispäätöksen mukaisesti. Lisäksi todentajan tulee laatia kyseisestä tarkastuksesta tarkastuskertomus 21 :ssä säädetyllä tavalla. 1.3 Hakeutuminen todentajaksi Biopolttoaineiden ja bionesteiden kestävyyskriteereihin liittyviin todentamistehtäviin kiinnostuksen omaavien organisaatioiden tulee perehtyä lakiin biopolttoaineista ja bionesteistä (sekä siinä viitattuihin säädöksiin), mahdolliseen asetukseen biopolttoaineista ja bionesteistä, toiminnanharjoittajan kestävyyskriteeriohjeeseen sekä tähän ohjeeseen. Suositeltavaa on myös perehtyä Energiamarkkinaviraston todentajille ja toiminnanharjoittajille järjestämien informaatio- ja koulutustilaisuuksien materiaaleihin sekä RES-direktiiviin (ml. liitteet III, V sekä täydentävät komission ohjeet) uudentyyppisen todentamispalvelun kehittämiseksi ja sisäisen pätevöitymisprosessin käynnistämiseksi. Mikäli yhtiö päättää hakeutua kestävyyskriteeritodentajaksi, tulee sen käynnistää sisäinen kehitysprosessi: - kestävyyskriteereihin liittyvän todentamispalvelun kehittämiseksi ja konseptoimiseksi - tarvittavien pätevyyksien (osaamisten) ja muiden edellytysten ja valmiuksien luomiseksi tai kehittämiseksi - todentamisprosessin, sisäisten menettelyohjeiden ja tarjoustoiminnassaan tarvittavien periaatteiden, määrittelyjen, sopimusten, niiden ehtojen ja muiden oheismateriaalien valmistamiseksi - hakeutua FINASin pätevyydenarviointiprosessiin Tilapäinen ja virallinen hyväksyminen kestävyyskriteeritodentajaksi ja FINASin akkreditointiprosessi Energiamarkkinavirasto päättää suomalaisen yhtiön tai säätiön taikka tällaisen osan hyväksymisestä todentajaksi hakemuksesta. Todentajaksi hyväksymistä koskeva menettely on pääpiirteittäin sama, jota noudatetaan hyväksyttäessä todentajia päästökauppalain tai tuotantotukilain mukaan. Todentajaksi hyväksytään, jos hakija täyttää lain 26 :ssä säädetyt edellytykset. Edellytysten täyttyminen tulee osoittaa Mittatekniikan keskuksen akkreditointiyksikön (FINAS) tekemän akkreditoinnin tai pätevyydestä antaman lausunnon perusteella sen mukaan kuin vaatimustenmukaisuuden arviointipalvelujen pätevyyden toteamisesta annetussa laissa (920/2005) säädetään. 4

6 Todentajaorganisaation osaamisia (joita tarvitaan erityyppisten biopolttoaine- ja neste-erien vaatimustenmukaisuuden varmistamistehtävissä) arvioidaan niillä pätevyysalueilla, joilla todentaja suunnittelee toimivansa. Alkuvaiheessa myös Energiamarkkinavirasto voi arvioida todentajien pätevyyttä. Tämä tulee kyseeseen vain todentajien määräaikaisen hyväksymisen yhteydessä. Todentajaksi hakeutuvan toimijan tulee ensin olla yhteydessä Energiamarkkinavirastoon hakemusprosessin aloittamiseksi. 5

7 2 KESTÄVYYSLAIN MUKAISET TODENTAJAN TEHTÄVÄT 2.1 Lausunto toiminnanharjoittajan kestävyysjärjestelmästä Toiminnanharjoittajan on tehtävä kestävyysjärjestelmänsä hyväksymistä varten hakemus Energiamarkkinavirastolle. Hakemukseen tulee liittää todentajan lausunto toiminnanharjoittajan kestävyysjärjestelmän vaatimustenmukaisuudesta. Lausunnon antamiseksi todentajan tulee verrata toiminnanharjoittajan kestävyysjärjestelmää suhteessa vaatimukset asettaviin asiakirjoihin, joista keskeisin on laki (393/2013) sekä sitä perusteleva hallituksen esitys (HE 13/2013 vp). Todentajan on lausunnossaan arvioitava, täyttääkö toiminnanharjoittajan kestävyysjärjestelmä lain 12 :ssä säädetyt edellytykset ja selostettava lausunnossa havaitut puutteet, virheet ja mahdolliset virhetulkinnat. Todentaja ottaa lausunnossaan kantaa siihen, mitä kestävyyskriteerejä on sovellettava kyseisen raakaaineen (tuotantojärjestelmän) kohdalla sekä voidaanko toiminnanharjoittajan esittämällä kestävyysjärjestelmällä varmistaa luotettavasti kaikkien sovellettavaksi tulevien kriteereiden sisältämien vaatimusten täyttyminen. Mikäli tuotanto on jo olemassa ja toiminnanharjoittaja on jo toimeenpannut kestävyysjärjestelmänsä käytännön tasolle, voidaan vertailu suhteessa vaatimusasiakirjoihin tehdä organisaation dokumentoiman kestävyysjärjestelmän sisältämien menettelykuvausten lisäksi ja sitä täydentäen arvioimalla käytännön toimintaa suhteessa sovellettaviin vaatimusasiakirjoihin. Mikäli kestävyysjärjestelmädokumentaatiota ei ole vielä toimeenpantu käytännön kestävyysjärjestelmäksi, vaan se on kuvattu ja dokumentoitu vasta viranomaiselle laadittavaa hyväksymishakemusta varten, todentaja vertaa toiminnanharjoittajan kestävyysjärjestelmän dokumentaation sisältöä vaatimusasiakirjoihin ilman kytkentää käytäntöön. Keskeisiä arvioinnin kohteita ovat lain 6-10 :ssä säädettyjen kestävyyskriteerien mukaisuuden arviointiin liittyvät menettelyt ja niiden kattavuus ottaen huomioon käytettävät raaka-aineet sekä muut seikat siltä osin kuin niillä on merkitystä toiminnanharjoittajan biopolttoaineisiin, bionesteisiin tai raaka-aineisiin liittyvän toiminnan kestävyyden kannalta. Todentajan tulee arvioida myös lain 12 :n 3 momentissa tarkoitettua ainetasetta koskevat periaatteet ja menettelyt sekä tiedot. Lisäksi todentaja arvioi toiminnanharjoittajan laatimaa selvitystä käytettyjen menettelyiden ja ainetaseen tarkkuudesta, luotettavuudesta ja suojaamisesta väärinkäytöksiltä lain 12 :n 4 momentin mukaisesti. Tässä selvityksessä toiminnanharjoittajan tulisi myös esittää, miten 20 :ssä vaadittu tarkastus ja 25 :ssä vaadittu tietojen säilyttäminen on järjestetty tai on tarkoitus tulevaisuudessa järjestää. Toiminnanharjoittajan on dokumentoitava kestävyysjärjestelmänsä ja se voi liittyä osiona tai olla yleisesti ottaen laatujärjestelmä, joka perustuu tuotteiden kaupan pitämiseen liittyvistä yleisistä puitteista ja päätöksen 93/465/EY kumoamisesta annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston päätöksen N:o 768/2008/EY liitteessä II olevan moduulin D1:n (tuotantoprosessin laadunvarmistus) kohtiin 2 ja 5.2. Kohta 2 koskee teknisiä asiakirjoja ja kohta 5.2 laatujärjestelmää. Toiminnanharjoittajan kestävyysjärjestelmä muodostuu asiakirjoista, joissa mm. kriteerien täyttymisen seurannassa tarvittavat menetelmät, ehdot, tiedot, menettelyt ja toimintatavat toteutukseen liittyvine vastuineen sekä tarvittavat asiakirjat on kuvattu. Kestävyysjärjestelmässä hyödynnettävien asiakirjojen perusteella olisi voitava arvioida onko raaka-aine, biopolttoaine tai bioneste asiaankuuluvien vaatimusten 6

8 mukainen. Lisäksi kestävyysjärjestelmään olisi sisällyttävä toiminnanharjoittajan oma analyysi ja arviointi riskeistä sekä mahdolliset toimet riskien pienentämiseksi. Todentaja voi hyödyntää toiminnanharjoittajan riskinarviota lähtötietoina oman riskitarkastelunsa rinnalla tarkastustoimenpiteittensä suuntaamisessa. Asiakirjoissa olisi täsmennettävä sovellettavat vaatimukset ja niiden on katettava biopolttoaineisiin, bionesteisiin tai raaka-aineisiin liittyvä toiminta siinä määrin kuin se on olennaista kestävyyskriteerien täyttymisen arvioinnin kannalta. Mikäli todentaja havaitsee kestävyysjärjestelmän menettelyiden tai niiden kuvausten olevan liian yleisluontoisia kriteerien täyttymiseen liittyvän seurannan kannalta, tulee asiasta mainita puutteena todentajan lausunnossa. Toiminnanharjoittajan kestävyysjärjestelmän avulla varmistetaan, että biopolttoaineet, bionesteet tai raaka-aineet ovat kussakin tapauksessa sovellettavaksi tulevien kestävyyskriteerien mukaisia. Toiminnanharjoittajan hyväksymät perusedellytykset, vaatimukset, kestävyyskriteerien täyttymisen seurannassa käytettävät menetelmät ja toimintatavat sekä määräykset olisi kirjattava järjestelmällisesti ja täsmällisesti kirjallisiksi ohjelmiksi, menettelyiksi ja ohjeiksi. Laatujärjestelmää (tai sen osana olevaa tai erillistä kestävyysjärjestelmää) koskevien asiakirjojen avulla on voitava tulkita yhdenmukaisesti laatuohjelmia, suunnitelmia, käsikirjoja ja tallenteita. Näissä asiakirjoissa tulee erityisesti olla riittävä kuvaus seuraavista asioista: - kestävyystavoitteet ja toimintaan vaikuttavan organisaation rakenne - johdon vastuualueet ja toimivalta biopolttoaineiden, bionesteiden tai raaka-aineiden laadun osalta - biopolttoaineisiin, bionesteisiin tai raaka-aineisiin liittyvän toiminnan kuvaus sekä laadunvalvontaa ja laadunvarmistusta koskevat menetelmät - prosessit ja järjestelmälliset toimet - sisäiset ja ulkopuolisten tekemät tarkastukset ja testit sekä niiden suoritustiheys - pöytäkirjat auditoinneista - keinot, menettelyt ja toimitavat joilla valvotaan sovellettavaksi tulevien kestävyyskriteerien mukaisuutta ja järjestelmän toiminnan tehokkuutta. Toiminnanharjoittajan kestävyysjärjestelmän rakenne voi vaihdella esimerkiksi toiminnan laajuudesta, raaka-aineiden määrästä ja raaka-aineketjun pituudesta riippuen. Tarkoituksena on, että toiminnanharjoittaja voi hyödyntää mahdollisesti käytössään olevia laatujärjestelmiä, johtamisjärjestelmiä, asioiden hallintajärjestelmiä ja vastaavia muita järjestelmiä tai tietoja. Kestävyysjärjestelmästä voi rakentaa sellaisen, että se parhaiten sopii kyseisen toiminnanharjoittajan biopolttoaineita, bionesteitä ja niiden raaka-aineita koskevaan liiketoimintaan. Arvioidessaan toiminnanharjoittajan kestävyysjärjestelmää, todentajan tulee kiinnittää huomiota mm. kappaleissa esitettyihin asioihin. Vastaavat kohdat tulee olla täytettynä toiminnanharjoittajan kestävyysjärjestelmän hyväksymishakemukseen liitettävässä todentajan lausunnon lomakkeessa. 7

9 2.1.1 Arvio toiminnanharjoittajan kestävyysjärjestelmän todennettavuudesta Todentajan tulee arvioida kuinka toiminnanharjoittajan kestävyysjärjestelmä on kokonaisuudessaan tarkastettavissa. Toiminnanharjoittajan tulee dokumentoida kestävyysjärjestelmän käytännöt, menetelmät ja menettelyt niin, että todentajan mahdollista saada sellaiset asiakirjat, joilla raaka-aineen, biopolttoaineen tai bionesteen kestävyys osoitetaan. Toiminnanharjoittajan tulee esittää todentajalle tarvittaessa lisänäyttöä kestävyyden osoittamisesta. Todentajan tulee lyhyesti perustella arvionsa toiminnanharjoittajan kestävyysjärjestelmän todennettavuudesta todentajan lausunnon lomakkeella olevaan kohtaan. Jos kestävyysjärjestelmä on vain osittain todennettavissa, tulee myös se perustella Todentajan laatima riskinarvio Todentajan tulee arvioida toiminnanharjoittajan laatimaa tarkastettavaan kestävyysjärjestelmään liittyvää riskinarviota ottaen huomioon kestävyysjärjestelmän laajuuden ja rakenteen ja esitettävä kannanottonsa lausunnossa. Sitä varten todentajan tulee perehtyä menettelyihin, joilla toiminnanharjoittaja tunnistaa, luokittelee ja arvioi (sekä vähentää) kestävyysjärjestelmän vaatimustenmukaiseen toimintaan liittyviä riskejä. Erityistä huomiota tulee kiinnittää seikkoihin, jotka voivat vaarantaa yksittäisten kestävyyskriteerien täyttymisen polttoaine-erän osalta tai vaikuttaa niihin reunaehtojen täyttymiseen, joiden lähtökohdista kestävyysjärjestelmän kattavuus ja kulloinkin sovellettavat kriteerit on ratkaistu. Todentaja yhdistää ammatillisen harkintansa pohjalta omat näkemyksensä toiminnanharjoittajan riskitarkasteluun valitessaan yksityiskohtaisten tarkastusten kohteita (valmistellessaan todentamissuunnitelmaa ja tietonäytteiden hankintaa, erityisesti myöhemmin liittyen lain 20 :n kestävyysjärjestelmän noudattamisen tarkastamiseen) Todentamissuunnitelma ja kuvaus sen toteutuksesta Ennen tarjouksen jättämistä toiminnanharjoittajalle edellytetään riippumattomuus-, pätevyys-, ja resurssitarpeita koskevien tarkasteluiden ja arvioiden tekemistä ja dokumentointia. Näihin tarjousta edeltäviin toimiin voi sisältyä muita liiketoimintariskeihin tms. liittyviä tarkasteluja. Tarjouksen johtaessa toimeksiantoon edellytetään laillisesti sitovan sopimuksen laadintaa, johon on liitettävä todentamistoimintaa koskevat sopimusehdot. Kun toimeksiantosopimus ja todentamisen edellytykset ovat kunnossa voi todentajaorganisaatio edetä työn suunnitteluun, jota varten suositellaan kohteeseen sopivan todentamisstrategian valmistelua sekä kestävyysjärjestelmän toimintaan liittyvien riskien tarkastelua. Tätä varten todentajan on perehdyttävä yksityiskohtaisesti toiminnanharjoittajan kestävyysjärjestelmään kokonaisuudessaan, jotta voi verrata sitä vaatimusasiakirjoihin ja laatia asiasta lausunnon perusteluineen. Tässä vaiheessa voi ilmetä tarpeita laatia asiakirjapohja (listaus tarkastettavista asioista) hyväksymishakemuksen todentamistehtävään liittyen ja eriyttää tarvittaessa tämä pohja eri pätevyysalueita (ja eri todentamistehtäviä) vastaten. 8

10 2.1.4 Arvio kestävyysjärjestelmän vaatimustenmukaisuudesta Todentajan yleiskuva kestävyysjärjestelmästä Todentajan tulee kuvata tarkastuksen kohteena oleva kestävyysjärjestelmä. Kuvauksen tulee keskittyä erityisesti kestävyysjärjestelmän niihin osiin, joilla raaka-aineen, biopolttoaineen tai bionesteen kestävyys osoitetaan. Tarkempi kuvaus voidaan laittaa lausunnon liitteeksi, jos se on tarpeen. Arvio kestävyysjärjestelmän tarkkuudesta, luotettavuudesta ja väärinkäytöksiltä suojaamisesta Arvioinnissa tulee kiinnittää huomiota siihen, miten kestävyysjärjestelmän poikkeamien hallinta on toteutettu tai suunnitellaan toteutettavaksi ja miten poikkeamien hallintaprosessi vuorovaikuttaa toiminnanharjoittajan riskinarviointiin. Poikkeamat tulee dokumentoida, luokitella, niiden korjausvastuut ja sulkemisajankohdat kirjata ja poikkeamia tulee hallita systemaattisin dokumentoiduin menettelyin. Todentamisen yhteydessä tulee arvioida sitä, miten mahdollisten petosten riski sisällytetään kestävyysjärjestelmän riskiarvioon ja ovatko kontrolli- ja korjausmenetelmät liittyen tunnistettuihin riskeihin riittäviä. Todentajan arviossa tulee kiinnittää erityistä huomiota tietosarjoja koskevan näytteenoton käytäntöihin ja menettelyihin sekä edustavuuteen suhteessa raaka-aineketjujen laajuuteen ja monimutkaisuuteen. Todentajan tulee arvioida ovatko näytteenoton käytännöt, menetelmien valinnat ja toteutus riittävää juuri kyseessä olevaan raaka-aineketjuun sovitettuna. Todentajan tulee perehtyä kaikissa tapauksissa raaka-aineiden alkuperän seurantajärjestelmään ja arvioitava onko alkuperähallinnassa riskejä, puutteita tai aukkokohtia. Todentajan tulee arvioida, missä tilanteissa kestävän ja ei-kestävän raaka-aineen sekoittuminen on mahdollista ja ovatko toiminnanharjoittajan menettelyt tällaisiin tilanteisiin varautumiseksi ja hallitsemiseksi riittävät. Todentaja voi hyödyntää tarkasteluissaan kestävyysjärjestelmää täydentäviä kontrollimekanismeja ja -tietoja. Todentajan tulee varmistaa, että kestävyysjärjestelmän dokumentaatio sisältää menettelyt, joilla toiminnanharjoittaja ylläpitää tietojaan kestävyysjärjestelmän tarkkuudesta, luotettavuudesta ja suojaa sitä ja sen tietoja väärinkäytöksiltä. Arvio ainetaseen vaatimustenmukaisuudesta ja sen toimivuudesta Ainetaseen vaatimukset on esitetty Toiminnanharjoittajan kestävyyskriteeriohjeessa. Toiminnanharjoittajan kestävyysjärjestelmään tulee sisältyä ainetasejärjestelmä, jossa raaka-aineita tai välituotteita koskeva tieto tai niitä koskevat väittämät yhdistetään lopputuotteita koskeviin väittämiin ns. alkuperäketjumenetelmällä. Ainetase menetelmää sovelletaan jokaiseen tuotantovaiheeseen, aina raakaaineen tuotannosta polttoaineen kulutukseen luovuttamiseen asti. Todentajan tulee arvioida ainetaseen käytäntöjä, menettelyä ja johdonmukaisuutta: ovatko ainetaseen rakenne ja toiminta riittäviä, jotta kestävyys voidaan osoittaa ja erien määrät tulevat lasketuksi oikein. 9

11 Todentajan tulee kiinnittää erityistä huomiota seuraaviin asioihin: - Ovatko ainetaseen rakenne ja toiminta sellaisia, että ne mahdollistavat raaka-aineen seurannan koko tuotantoketjun läpi, aina raaka-aineen tuotanto- tai keräilyvaiheeseen asti? - Kirjautuvatko raaka-aineen määrät oikein sisään tullessa ja ulos lähtiessä? (erien yhdistämisiin ja sekoittumiseen tulee kiinnittää huomiota) - Ovatko ainetaseessa käytetyt prosessin saanto ja muuntokertoimet teknisesti ja loogisesti perusteltavissa? Jos ainetaseen käytännöissä ja menetelmissä esiintyy puutteita, tulee todentajan kirjata nämä lausuntoonsa ja perustella näkemyksensä todentajan lausunnon lomakkeessa. Arvio kasvihuonekaasupäästövähenemän laskennan vaatimustenmukaisuudesta Toiminnanharjoittajan kestävyysjärjestelmän hyväksymishakemuksessa tulee kuvata kasvihuonekaasupäästövähenemän laskeminen ja siinä käytettävät menetelmät. Menetelmällisiä seikkoja ja tehtyjä valintoja tulee verrata (RES-direktiivin liitteen V vaatimuksiin) ja mahdollisesti asioista annettaviin asetuksiin tai niiden puuttuessa Energiamarkkinaviraston Toiminnanharjoittajan kestävyyskriteeriohjeessa esitettyihin periaatteisiin ja linjauksiin. Mikäli laskelmissa sovelletaan oletuskertoimia, tulee todentajan tarkastaa niiden perusteet ja sovellettavuus. Todentajan tulee suorittaa tarvittaessa asianmukaiset kontrollilaskelmat toiminnanharjoittajan esittämien laskelmien ja tietojen oikeellisuuden varmistamiseksi. Todentajan ei tule konsultoida toiminnanharjoittajaa menetelmien tai lähtötietojen valinnassa tai laskelmissa, ainoastaan tarkastaa toiminnanharjoittajan tuottamien tietojen vaatimustenmukaisuutta suhteessa direktiiviin, lakiin ja ohjeistukseen ja osoittaa poikkeamat/puutteet/virheet ja väärintulkinnat. Todentajan tulee ilmoittaa viipymättä toiminnanharjoittajalle laskennassa mahdollisesti ilmenevät puutteet, virheet ja tulkintavirheet ja mikäli toiminnanharjoittaja ei korjaa asiaa, seikka tulee merkitä lausuntoon, jotta viranomainen saa asiasta tiedon ja voi harkita mahdollisten lisäselvitysten tarvetta tai etsiä yhteistä tulkintaa asiaan. Todentajan tulee kiinnittää huomiota erityisesti seuraaviin asioihin: oletusarvot (onko mahdollista käyttää, ovatko oikein, mitä tietolähteitä käytetty) todelliset arvot (mistä johdetaan/kerätään/mitataan) järjestelmärajaus (jotta kaikki tarvittavat päästöt huomioidaan) onko laskettu/otettu huomioon kaikki tarvittavat päästöt ja päästölähteet onko laskenta suoritettu teknisesti oikein Koska kasvihuonekaasupäästövähennykseen liittyvän kriteerin täyttymisen todentaminen on keskeinen osa kaikkien biopolttoaineiden ja nesteiden vaatimustenmukaisuuden varmentamistoimintaa, todentajilta edellytetään osaamista verrata toiminnanharjoittajan kestävyysjärjestelmän kasvihuonekaasupäästövähennyksen määrittämismenetelmää Energiamarkkinaviraston Toiminnanharjoittajan kestävyyskriteeriohjeessa kuvattuihin menetelmiin (taustalla RES direktiivin liitteen V säännöt). 10

12 Arvio raaka-aineen alkuperää koskevien kriteerien täyttymisen varmistamisesta Raaka-aineen alkuperäkriteerit ja keinoja niiden täyttymisen osoittamiseen on esitetty Energiamarkkinaviraston Toiminnanharjoittajan kestävyyskriteeriohjeessa. Toiminnanharjoittajan tulee kestävyysjärjestelmän hyväksymishakemuksessa kuvata ne menetelmät ja menettelyt, joilla tarkkaillaan ja osoitetaan raaka-aineen alkuperää koskevien kriteerien täyttymistä. Raaka-aineen alkuperää koskevien kriteerien täyttymisen osoittamiseksi todentajan tulee arvioida ovatko tarkoitetut menetelmät asianmukaisia, aukottomia, kattavia ja luotettavia. Kaikkien raaka-aineen alkuperäkriteerien tulee täyttyä, jotta biopolttoainetta voidaan pitää kestävänä. Mikäli kestävyysjärjestelmä sisältää ehtoja käytettävälle raaka-aineelle tai rajaa niitä siten, että kestävyysjärjestelmässä ei ole tarpeen tarkastella eikä se siten kata jotakin em. alueeseen liittyvää kriteeriä, todentajan on varmistettava, että kyseisen reuna-ehdon noudattamista voidaan seurata kestävyysjärjestelmällä. Esimerkkinä tällaisesta rajaavasta seikasta voi olla sitoutuminen jätemateriaaliluokan käyttöön raaka-aineena, jolloin kestävyysjärjestelmän alkuperäketjun hallinnan tulee ulottua keräyspisteeseen eikä kestävyysjärjestelmän tarvitse kattaa alueellisia kriteerejä. Jos raaka-aine on peräisin maataloudesta, alkuperätiedon tarkastaminen ei ole todentajan vastuulla. Kuitenkin todentajan tulee tarkastaa, että alkuperätietoa ja raaka-aine-eriä käytetään oikein ainetaseessa sekä sen varmistaminen, että toiminnanharjoittajalla on jokin menettely, jolla alkuperätieto voidaan hankkia ja osoittaa raaka-aineen olevan maataloudesta peräisin. Arvio kestävyysjärjestelmän dokumentoinnin vaatimustenmukaisuudesta Todentaja tulee arvioida kestävyysjärjestelmän dokumentoinnin kattavuutta ja vaatimustenmukaisuutta erityisesti suhteessa lain 25 :n vaatimuksiin. Arvioinnissa tulee erityisesti ottaa huomioon kestävyysjärjestelmän laatu ja laajuus. Todentajan tulee pyrkiä osaltaan varmistamaan, että kaikki kestävyysjärjestelmän osiot ovat tarvittaessa todentajan tarkasteltavissa dokumentaatioiden ja tietojärjestelmien kautta tai niiden erillistarkastuksista/auditoinneista/kalibroinneista/ohjelmistojen tai menetelmien validoinneista on saatavissa erillisiä jäljitettävissä olevia todistuksia tai asiakirjoja, jotka tukevat todentajan päätelmien tekemistä menetelmän luotettavuuden osalta. 11

13 2.2 Lausunto toiminnanharjoittajan kestävyysjärjestelmän muuttamisesta Lain 17 :n mukaan Energiamarkkinavirasto voi toiminnanharjoittajan hakemuksesta muuttaa toiminnanharjoittajan kestävyysjärjestelmän hyväksymistä koskevaa päätöstä, jos toiminnanharjoittajan kestävyysjärjestelmässä on tapahtunut pysyväksi katsottava muutos. Perusteena hyväksymispäätöksen muuttamiselle voi esimerkiksi olla toiminnanharjoittajan kestävyysjärjestelmän laajeneminen alueellisesti tai uusiin raaka-aineisiin, kestävyyskriteerien mukaisuuden osoittamisessa noudatettavien hyväksyntäpäätöksen piirissä olleiden menettelyjen muuttaminen tai ainetasetta koskeva muutos. Toiminnanharjoittajan on liitettävä hakemukseen todentajan lausunto toiminnanharjoittajan kestävyysjärjestelmän vaatimustenmukaisuudesta siltä osin kuin se on tehtyjen muutosten perusteella tarpeen. 2.3 Toiminnanharjoittajan kestävyysjärjestelmän noudattamisen tarkastaminen Lain 20 :n mukaan toiminnanharjoittajan on annettava Energiamarkkinaviraston hyväksymälle kestävyyskriteeritodentajalle toimeksianto tarkastaa, että toiminnanharjoittajan kestävyysjärjestelmää noudatetaan hyväksymispäätöksen mukaisesti. Toiminnanharjoittajan kestävyysjärjestelmän hyväksymispäätöksessä määrätään, kuinka usein tarkastus tulee suorittaa. Toiminnanharjoittajien kestävyysjärjestelmät voivat huomattavasti poiketa toisistaan, joten tarkastusvälin pituutta harkitaan tapauskohtaisesti. Yleensä voidaan kuitenkin arvioida, että tarkastus on syytä tehdä vuosittain. Tarkastuksen tulee olla järjestelmällistä ja riittävän laajaa. Tarkastuksessa on selvitettävä, että toiminnanharjoittaja ei poikkea kestävyysjärjestelmän noudattamisesta merkittävällä tavalla. Tarkastuksen perustella todentajan on saatava riittävä varmuus siitä, että kestävyysjärjestelmää noudatetaan hyväksymispäätöksen mukaisesti. Todentajan tarkastus ei koske vain yksittäisten poikkeamien selvittämistä, vaan kestävyysjärjestelmän noudattamista kokonaisuudessaan hyväksymispäätöksen mukaisesti. Vaatimuksena on, että tarkastukset suunnitellaan ja suoritetaan asianmukaisesti. Todentajan tulee laatia toiminnanharjoittajan kestävyysjärjestelmän tarkastamista varten suunnitelma, joka on oikeassa suhteessa riskianalyysiin ja toiminnanharjoittajan toimintojen laajuuteen ja monimutkaisuuteen ja jossa on määritelty sovellettavat näytteenottomenetelmät. Todentajan tulee tehdä tarkastus suunnitelman mukaisesti sekä tarvittaessa hankkia lisänäyttöä. Energiamarkkinavirasto ohjeistaa todentajia myöhemmin siitä, mihin seikkoihin todentajan tulee toiminnanharjoittajan kestävyysjärjestelmän noudattamisen tarkastamisessa kiinnittää huomiota. 2.4 Tarkastuskertomus Lain 21 :n mukaan todentajan tulee laatia päivätty ja allekirjoitettu tarkastuskertomus toiminnanharjoittajan kestävyysjärjestelmän noudattamisen tarkastamisesta. Tarkastuskertomuksessa tulee selostaa tarkastuksen kulku, jotta järjestelmällisyyttä ja laajuutta voidaan arvioida. Tarkastuskertomuksessa on myös selostettava tarkastuksessa tehdyt havainnot, jotka koskevat toiminnanharjoittajan kestävyysjärjestelmän noudattamisesta poikkeamista, kestävyysjärjestelmään tai sen noudattamisen liittyvistä kehittämistarpeista sekä muista seikoista, joilla voi olla merkitystä arvioitaessa toiminnanharjoittajan kestävyysjärjestelmän noudattamista hyväksymispäätöksen mukaisesti. 12

14 Tarkastuskertomuksen tulee sisältää todentajan varmennus, joka koskee toiminnanharjoittajan kestävyysjärjestelmän noudattamista hyväksymispäätöksen mukaisesti. Todentajan havaitsemat poikkeamat eivät ole esteenä varmentaa, että toiminnanharjoittajan kestävyysjärjestelmää noudatetaan hyväksymispäätöksen mukaisesti, jos poikkeamat eivät kokonaisuuden kannalta ole merkittäviä tai toiminnanharjoittaja on asianmukaisella tavalla korjannut havaitut puutteet. Tarkastuskertomuksen tulee myös sisältää todentajan lausunto mahdollisista tarvittavista korjaavista toimenpiteistä, joilla esimerkiksi biopolttoaine-, bioneste-, tai raaka-aine-erien kestävyyskriteerien mukaisuuden jäljitettävyyttä voidaan parantaa. Toiminnanharjoittajan tulee liittää vuosittain annettavaan kestävyyskriteeriselvitykseen jäljennös todentajan laatimasta tarkastuskertomuksesta tai vastaavat tarkastusta koskevat tiedot. 13

15 3 TODENTAJAKSI HYVÄKSYMINEN JA VALVONTA 3.1 Todentajaksi hyväksyminen Lain mukaan todentajan tulee olla yhteisö tai säätiö taikka tällaisen osa. Todentajan tulee olla riippumaton laissa tarkoitettuihin todentajan tehtäviin nähden. Todentajalla tulee olla myös riittävästi ammattitaitoista, riippumatonta henkilöstöä ja toiminnan edellyttämät laitteet, välineet ja järjestelmät. Lisäksi todentajalla tulee olla toiminnan laatu ja laajuus huomioon ottaen riittävä vastuuvakuutus tai muu vastaava riittäväksi katsottu järjestely. Energiamarkkinavirasto hyväksyy todentajan, mikäli edellä mainittujen vaatimusten täyttyminen on todettu FINASin akkreditointimenettelyssä. Hyväksymispäätöksessä määritellään todentajan pätevyysalue. Päätöksessä myös annetaan yleisten ja yksityisten etujen turvaamiseksi tarpeelliset todentajan toimintaa koskevat määräykset. Mikäli todentajalla ei ole ollut mahdollisuutta saada FINASin akkreditointia, Energiamarkkinavirasto voi hyväksyä todentajan määräajaksi. Määräaikana todentajan tulee hankkia itselleen näyttöä lain mukaisista todentamistehtävistä ja akkreditoitua FINASin säännösten mukaisesti. Määräaikaisen hyväksynnän turvin todentajat voisivat suorittaa kestävyysjärjestelmän hyväksymishakemukseen liittyvän alkuvaiheen kestävyysjärjestelmän vaatimustenmukaisuuden todentamistehtävän (13 ), mutta ei kuitenkaan lain 20 :n tarkoittamaa tarkastustehtävää. Todentajaksi hakeutuvan toimijan tulee ensin olla yhteydessä Energiamarkkinavirastoon hakemusprosessin aloittamiseksi. 3.2 Muussa Euroopan talousalueeseen kuuluvassa valtiossa hyväksytyt todentajat Energiamarkkinavirasto hyväksyy myös muussa Euroopan talousalueeseen kuuluvassa valtiossa hyväksytyn todentajan. Edellytyksenä on, että hyväksymisessä on noudatettu akkreditointia vastaavaa menettelyä. Myös muilta osin todentajan hyväksymisen edellytykset ovat samat kuin suomalaisilla todentajilla. Kuten suomalaisillakin todentajilla, hyväksymispäätöksessä määritellään todentajan pätevyysalue ja asetetaan tarvittaessa muita toimintaa koskevia ehtoja, joilla varmistetaan tehtävien asianmukainen hoitaminen. Tässä yhteydessä tulee huomioida, että viranomaiselle toimitettava lausunto on annettava suomen tai ruotsin kielellä. 3.3 Todentajan valvonta Todentajien toimintaa valvovat sekä FINAS että Energiamarkkinavirasto. Energiamarkkinavirasto toimii todentajia valvovana viranomaisena biopolttoaineista ja bionesteistä annetun lain mukaisten säännösten osalta. Päätöksentekevänä viranomaisena Energiamarkkinavirasto perehtyy todentajan lausuntoon. Mikäli Energiamarkkinavirasto havaitsee todentajan toiminnassa puutteita, asiaan puututaan ensisijaisesti selvityspyynnöllä. Todentajan antaman selvityksen jälkeen Energiamarkkinavirasto arvioi, onko asiassa aihetta ryhtyä jatkotoimenpiteisiin. 14

16 Energiamarkkinavirasto voi lain 30 :n mukaan muuttaa todentajaksi hyväksymistä koskevassa päätöksessä määriteltyä pätevyysaluetta. Energiamarkkinavirasto voi myös muuttaa päätöksessä annettua määräystä, jos se on tarpeen sen varmistamiseksi, että todentajan tehtävät suoritetaan asianmukaisesti. Pätevyysalueen ja määräyksen muuttamista koskeva asia voi tulla vireille myös todentajan hakemuksesta. Energiamarkkinavirasto voi viime kädessä myös peruuttaa todentajaksi hyväksymistä koskevan päätöksen lain 30 :n 2 momentissa määritellyin edellytyksin. 3.4 Todentajaan sovellettava muu lainsäädäntö Perustuslain 124 :n mukaan julkisia hallintotehtäviä voidaan lailla antaa muille kuin viranomaisille mikäli se on kyseisen tehtävän hoitamiseksi tarkoituksenmukaista eikä vaaranna perusoikeuksia, oikeusturvaa tai muita hallinnon vaatimuksia. Todentajan hoitamat biopolttoaineista ja bionesteistä annetun lain mukaiset tehtävät ovat mainitun kaltaisia julkisia hallintotehtäviä. Todentaja toimii osana lain viranomaisvalvontaa ja todentajan toimintaan kohdistuu näin ollen useita viranomaistoiminnan kanssa yhdenmukaisia vaatimuksia. Biopolttoaineista ja bionesteistä annetun lain 29 :n mukaan todentajaan sovelletaan sen hoitaessa lain mukaisia julkisia hallintotehtäviä seuraavaa lainsäädäntöä: - Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999, julkisuuslaki) - Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa (13/2003) - Hallintolaki (434/2003) - Kielilaki (423/2003) Lain mukaan todentajan palveluksessa olevaan työntekijään sovelletaan rikosoikeudellista virkavastuuta koskevia säännöksiä hänen suorittaessaan lain mukaisia julkisia hallintotehtäviä. Vahingonkorvausvastuusta säädetään vahingonkorvauslaissa (412/1974). Käytännössä säädökset tuovat mukanaan esimerkiksi seuraavia velvoitteita: - Todentamiseen liittyvät asiakirjat ovat pääsääntöisesti julkisia, ellei niiden salassapitoon löydy perustetta julkisuuslain 24 :stä. Asiakokonaisuuden luonteen vuoksi salassapitoperusteista kyseeseen tulee lähinnä julkisuuslain 24 :n 20 kohdan mukainen liike- tai ammattisalaisuus. Julkisuusperiaatetta ei voida ohittaa tai siitä sopia toisin todentajan ja toiminnanharjoittajan välisin sopimuksin. - Hallintolain nojalla todentajan tulee toiminnassaan noudattaa viranomaisille säädettyjä hyvän hallinnon periaatteita ja menettelyjä. Näihin vaatimuksiin kuuluvat muun muassa asiakkaiden tasapuolinen kohtelu, kuulemisvelvollisuus, esteellisyyssäännökset ja asiakkaan oikeus saada kirjallinen ja perusteltu päätös. - Kielilain mukaan Suomessa hallinnossa käytettävät kielet ovat suomi ja ruotsi, ja asioinnissa henkilöllä on oikeus käyttää omaa äidinkieltään. Kaikkia viranomaisvelvoitteita ja säännöksiä ei tässä voida kirjoittaa auki. Mikäli todentajalle herää kysymyksiä todentajaan sovellettavasta hallinto-oikeudellisesta lainsäädännöstä, Energiamarkkinavirastolta voi tiedustella lisätietoja. 15

17 3.5 Tiedonsaantioikeus Todentaja on salassapitosäännösten estämättä velvollinen antamaan todentajien yhteistoiminnan kannalta tarpeellisia tietoja toisilleen sekä valvonnan kannalta tarpeellisia tietoja Energiamarkkinavirastolle. 3.6 Todentajan pätevyys Energiamarkkinavirasto arvioi todentajien pätevyyttä määräaikaista hyväksymistä varten seuraavien eri pätevyysalueiden kautta (mahdollisesti myös FINAS käyttää samoja pätevyysalueita myöhemmin akkreditointimenettelyssään): Hallinnollis-lainsäädännöllinen pätevyys: - säädöstaustan tuntemus (riittävän laajasti ottaen myös muu vaikuttava säädöspohja huomioon) - viranomaisohjeiden, suositusten, menettelyiden ja järjestelmien tuntemus - todentaja organisaation sisäisten menettelyohjeiden ja toimintatapojen tuntemus - toiminnanharjoittajaa velvoittavien päätösten tunteminen (toimeksiantokohtaisesti) Tekninen pätevyys: Tekninen pätevyys muodostuu pakollisista osaamisista sekä valinnaisista alueista, joiden tulee täsmätä todentamisen kohteelta edellytettäviin kriteereihin sekä kestävyysjärjestelmän vaatimuksiin. Pakolliset osaamiset: - kasvihuonekaasupäästövähennyksen (6 ) laskenta sovellettavien vaatimusasiakirjojen mukaisesti - ainetaseen ja alkuperäketjun hallintamenetelmien osaaminen (12 ) Valinnaiset osaamiset (sovitetaan toiminnanharjoittajan kestävyysjärjestelmän laajuuteen): - biologista monimuotoisuutta koskevaan kriteeriin liittyvä osaaminen (7 ) - maankäytön muutosta koskevaan kriteeriin liittyvä osaaminen (8 ) - turvemaiden kuivattamista koskevan kriteeriin liittyvä osaaminen (9 ) - maatalouden raaka-ainetta koskevaan kriteeriin liittyvä osaaminen (10 ) - jäte- ja tähdeperäisistä raaka-aineista valmistettavat liikenteen biopolttoaineet ja bionesteet (4 ) - kaasumaiset liikenteessä käytettävät biopolttoaineet (biokaasu) Auditointipätevyys: - kokemus tarkastustoiminnasta ja sen suunnittelusta - kokemus laatu- ja ympäristöjärjestelmistä tai niiden sertifiointiin liittyvistä auditoinneista - tarkastuksissa käytettävien apuvälineiden ja tietolähteiden tuntemus (ja ohjelmistot, mittaukset yms.) - raportointi ja kommunikaatiotaidot Laitteet, välineet ja järjestelmät: - todentamisorganisaation oma laadunvarmistusjärjestelmä 16

18 - tiedonhallintajärjestelmä - viestintäjärjestelmät - arkistointi- ja varmuuskopiointijärjestelmä - muut mahdolliset, apu- ja tarkastuslaskentaohjelmistot tms. - kamerat, laskimet, tehokkaat muistiinpanovälineet jne Hallinnollis-lainsäädännöllinen pätevyys Todentajan tulee tuntea yksityiskohtaisesti biopolttoaineiden ja bionesteiden kestävyyskriteerien vaatimukset, määritystavat ja kaikki niihin liittyvät säädökset. Säädöstaustan tuntemus varmennetaan akkreditoinnin yhteydessä myöhemmin tapahtuvalla haastattelulla ja käytännön tilanteissa tapahtuvalla seurannalla. Alkuvaiheessa ja muun taustakoulutuksen puuttuessa todentajan tulee perehtyä oma-aloitteisesti kestävyyskriteerien todentamispalveluun liittyviin uusiin säädöksiin yhtiöissään käynnissä olevan palvelun kehitysprosessin osa-alueena. Arvioinneissa sovellettavat vaatimusasiakirjat ja arviointiperusteet tulee ylläpitää todentamismenettelyn kuvaavassa sisäisessä menettelyohjeessa ja saattaa kaikkien todentamiseen osallistuvien henkilöiden saataville ja opiskeltavaksi. Viranomainen tai akkreditointipalvelu voi järjestää koulutus ja informointitilaisuuksia, joihin osallistuminen katsotaan pätevyyttä edistäväksi seikaksi. Todentajalla tulee olla dokumentoitu menettelyohje, jonka johdannossa olennainen säädöstausta on syytä luetella. Todentajaorganisaatiolla tulee olla prosessi tai menettelytavat, joiden avulla se seuraa lainsäädännössä ja viranomaistiedotuksessa tapahtuvia muutoksia ja vie muutokset päivityksinä osaksi voimassaolevia menettelyitään. Lain 28 :n 2 momentin mukaan todentajan tulee seurata toimialansa säännösten ja standardien kehittymistä sekä toimia yhteistyössä toimialansa muiden todentajien (ja valvovan viranomaisen) kanssa siten kuin toimintatapojen yhdenmukaisuuden varmistamiseksi on tarpeen Tekninen toimialapätevyys Todentamistehtävien suorittamista itsenäisesti suorittavan henkilön tulee tuntea todennettavan kohteen pääprosessit ja raaka-aineet sekä kestävyysjärjestelmän yhteydessä tarvittavat seurantajärjestelmät (ml. tarvittaessa mittaus- ja rekisteröintijärjestelmät). Todentajat voivat osoittaa pätevyytensä: - jonkin olemassa olevan akkreditointipäätöksen avulla, jossa kyseinen pätevyysalue on varmistettu (esim. kasvihuonekaasupäästövähenemän laskenta, ainetase- ja alkuperäketjun hallintamenetelmät) - koulutustaustan avulla - työkokemuksen avulla Myös muiden vastaavantyyppisten järjestelmien akkreditointipäätöksiin tai niitä edeltäneisiin pätevyydenarviointiprosesseihin on voinut sisältyä elementtejä, jota tukevat kestävyysjärjestelmien todentamisvalmiuksia. 17

19 3.6.3 Auditointipätevyys Todentajan tulee olla pätevä auditoimaan sekä kestävyysjärjestelmää, että päästölaskentaan ja määrityksiin liittyviä kvantitatiivisia tietoja. Lähtökohtaisesti esimerkiksi päästökauppatodentajan tai sähkön tuotantotukitodentajan (ja tilintarkastajan) pätevyyttä voidaan pitää riittävänä tasona kvantitatiivisten suureiden auditointipätevyydelle. Todentajan tulee osoittaa arvioinneissa tarkastuksissa käytettävien apuvälineiden ja vaihtoehtoisten tietolähteiden tuntemusta (apuohjelmistot, kontrollilaskelmat, kontrollimittaukset yms.). Auditointipätevyyttä arvioitaessa kiinnitetään huomiota myös raportointi ja kommunikaatiotaitoihin sekä todentajan auktoriteettiasemaan kenttäkäynneillä. Auditointipätevyyttä arvioitaessa otetaan huomioon hakijan kokemus erityyppisissä määrällisissä/kvantitatiivisissa tarkastustehtävissä sekä niihin saadut koulutukset ja hyväksytyt pätevyydet. Todentajalla tulee olla kokemusta myös laatujärjestelmistä. Periaatteellisesti toiminnanharjoittajan kestävyysjärjestelmä tulisi olla rinnastettavissa laatujärjestelmään, joka perustuu tuotteiden kaupan pitämiseen liittyvistä yleisistä puitteista ja päätöksen 93/465/EY kumoamisesta annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston päätöksen N:o 768/2008/EY liitteessä II olevan moduulin D1:n (tuotantoprosessin laadunvarmistus) kohtiin 2 ja 5.2. Kohta 2 koskee teknisiä asiakirjoja ja kohta 5.2 laatujärjestelmää. Todentajan tulee hallita laatujärjestelmien vaatimukset ja niiden soveltaminen niiltä osin kuin biopolttoaineiden ja bionesteiden kestävyysjärjestelmän kannalta edellytetään. Oleellista on toiminnanharjoittajan riskiarvio suhteessa kestävyysjärjestelmän laajuuteen ja rakenteeseen Laitteet, välineet ja järjestelmät Todentajalla tulee olla operatiivinen laadunvarmistusjärjestelmä, jota sovelletaan biopolttoaineiden ja bionesteiden todentamispalveluihin. Se voi olla sertifioitu laatujärjestelmä, mutta sen ei välttämättä tarvitse olla sertifioitu. Yhtiö voi itse päättää alistaako se toimeksiannot suorittavan todentajan työn ja lopputulokset yhtiön sisäisen lausunnon vahvistajan tarkasteltavaksi (ja merkiksi siitä allekirjoitettavaksi). Vahvistajan tulee tällöin tuntea yhtiön sisäinen tätä palvelua koskeva menettelyohje, jotta organisaatio voi ottaa vastuun todentajan varmennuksesta. Varmennuksen vahvistaja myös varmentaa, että dokumentaatio on asianmukainen ja toimitettu yhtiön arkistoon. Todentajaorganisaatiolla on oltava käytössään tiedonhallintajärjestelmä, jonne se tallentaa kaikki olennaiset tarkastuksissa tarvittavat ja tuotettavat dokumentit. Dokumentit on arkistoitava ja arkistot on suojattava, säilytettävä ja varmuuskopioitava vaatimustenmukaisella tavalla säädösten vaatiman ajan. Tietojärjestelmän osalta tulee varautua myös siihen, että lain 28 :n mukaan todentajan on vuosittain toimitettava Energiamarkkinavirastolle selvitys toiminnastaan ja sen tuloksista. Todentaja voi joutua osoittamaan jälkikäteen tekemiensä tarkastusten vaatimustenmukaisuuden myös esimerkiksi valvovalle viranomaiselle tai FINAS-arvioijaryhmälle. Lisäksi todentajalla on oltava tehtävään soveltuvat viestintäjärjestelmät asiakaskontakteja varten sekä muiden tarvittavien tietojen vastaanottamiseen ja lähettämiseen. Todentajalla voi olla muistiinpanovälineiden lisäksi ammatillista osaamista täydentäviä laskimia, laskureita, mittareita, apu- 18

20 ja tarkastuslaskentaohjelmistoja tai muita apuvälineitä kuten langaton verkkoyhteys tarvittaviin tietolähteisiin sekä näytteenottovälineitä kuten kamera. Lähtökohtaisesti oletetaan, että päästökauppatodentajalla, sähkön tuotantotukitodentajalla ja tai SFS-EN- ISO (tai vanhemman SFS-EN 45011) mukaisesti arvioiduilla/akkreditoidulla organisaatioilla nämä valmiudet ovat pääsääntöisesti kunnossa. 19