Elisa Neuvottelu. Käyttöohjeet. Versio 04/2014_1.2

Transkriptio

1 Elisa Neuvottelu Käyttöohjeet Versio 04/2014_1.2

2 PIKAOHJEET Elisa Puhelinneuvottelu Helppo tapa puhelinneuvotteluiden pitämiseksi: SOITA NEUVOTTELUUSI Vain kaksi helppoa vaihetta puhelinneuvottelun käynnistämiseksi: 1. Soita maksulliseen tai maksuttomaan neuvottelunumeroon 2. Näppäile puheenjohtajan PIN-koodisi ja paina # Henkilökohtaisten PIN-koodiesi avulla voit käynnistää neuvottelun vaikka heti, soittamalla yhteen oheisista neuvottelunumeroista, kielivalintasi mukaisesti. Pidä PIN-koodisi tallessa, koska tarvitset niitä kaikkiin neuvotteluihisi: Passcode on neuvotteluun osallistuvien PIN-koodi. Moderator Passcode on sinun PIN-koodisi neuvottelun puheenjohtajana ENNEN NEUVOTTELUA Lähetä osallistujille viesti, joka sisältää neuvottelun päivämäärän, ajankohdan, neuvottelunumeron sekä osallistujan PIN-koodin. Huom! Älä kerro henkilökohtaista puheenjohtajan PIN-koodiasi osallistujille. Maksuttomaan 0800-numeroon soittaminen on kokoukseen osallistuvalle ilmaista, puhelukustannukset veloitetaan sinulta kokouksen järjestäjänä. Maksulliseen numeroon soitettaessa osallistuja maksaa normaalit puhelinkustannukset, vain neuvottelukulut veloitetaan kokouslaskulla. Lähetä kansainvälisiä neuvotteluita varten osallistujille paikalliset neuvottelunumerot. Listan kansainvälisistä neuvottelunumeroista löydät henkilökohtaisista Elisa Neuvottelun hallintatyökaluistasi, osoitteesta NEUVOTTELUN AIKANA HALLITSE NEUVOTTELUA PUHELIMELLASI Puheenjohtajan toiminnot: *0 Puhu neuvottelun operaattorille *1 Mykistä / Poista mykistys omalta linjaltasi *7 Liity välineuvotteluun / Palaa pääneuvotteluun *2 Mykistä / Poista mykistys osallistujien linjoilta *#1 Päätä neuvottelu (Osallistujat eivät voi näppäillä *1 poistaakseen *#2 Kuuntele osallistujien nimet ja/tai numerot mykistyksen itseltään) *#5 Aloita / Lopeta tallennus *3 Aktivoi / Poista äänimerkki osallistujan kokoukseen liittymisestä ja poistumisesta *4 Lukitse / Poista neuvottelun lukitus *6 Päätä puhelu kun puheenjohtaja poistuu *0 #0 #2 Pyydä operaattoria soittamaan uudelle osallistujalle Kuuntele ohjevalikkoa Personoi neuvottelusi tervetuloviesti Osallistujan toiminnot: *0 Puhu neuvottelun operaattorille *1 Mykistä / Poista mykistys omalta linjaltasi #0 Kuuntele ohjevalikkoa *7 Liity välineuvotteluun / Palaa pääneuvotteluun

3 PIKAOHJEET Elisa Verkkoneuvottelu Tervetuloa Elisa Verkkoneuvotteluun Saatuasi tervetuloviestin sähköpostiisi voit välittömästi aloittaa myös Elisa Verkkoneuvottelun käytön NEUVOTTELUN KÄYNNISTÄMINEN 1. Paina tervetuloviestin linkkiä: Host - to start conference. 2. Aloitussivulla on valmiina nimesi, yrityksesi nimi ja sähköpostiosoite 3. Tarkista ja hyväksy palvelun käyttöehdot painamalla Terms and Conditions, tutustumalla ehtoihin ja valitsemalla Accept. ÄÄNINEUVOTTELUUN LIITTYMINEN Kun olet kirjautunut sisään verkkoneuvotteluun, näet ponnahdusikkunan, josta voit valita jonkin seuraavista vaihtoehdoista liittyäksesi äänineuvotteluun: Soita minulle: Valitse maasi, anna puhelinnumero, josta sinut tavoittaa, ja napsauta Soita minulle -painiketta. Soitan itse: Valitse maasi ja liity neuvotteluun soittamalla näytöllä näkyvään neuvottelunumeroon ja näppäilemällä PINkoodi. Olen jo liittynyt: Jos olet jo liittynyt neuvotteluun puhelimellasi, näppäile näytöllä näkyvä synkronointikoodi, jotta ääni- ja verkkoneuvottelusi voidaan yhdistää toisiinsa. Tämä on tarpeen osallistujaluettelon pitämiseksi ajan tasalla. ENNEN ENSIMMÄISEN NEUVOTTELUN ALOITTAMISTA Kun olet kirjautunut sisään verkkoneuvotteluun, näet työpöydälläsi kolme tapaa jakaa esityksen osallistujille: Koko näyttö Osa sovelluksista Asiakirja diaesityksenä Voit lataa haluamasi asiakirjan palveluun ja esittää sen osallistujille helposti katseltavana diaesityksenä. Tämä ei vaadi erillisen ohjelmiston asentamista, mutta esitystä ei voi muokata yhdessä kokoukseen osallistujien kanssa. Oman työpöydän tai sovelluksen jakaminen vaatii Verkkoneuvottelun lisäosan asentamisen ennen ensimmäistä kokousta! Painamalla valitsemaasi esitystapaa, saat esiin ponnahdusikkunan, jonka kautta hyväksyt asennettavan ohjelmiston käyttöehdot, ja saat ohjeet ja linkin ohjelmiston asentamiseen. Jos yrityksesi ei salli tiedostojen lataamista ja asentamista koneellesi, ota yhteyttä yrityksesi pääkäyttäjään.

4 Elisa Verkkoneuvottelu OSALLISTUJIEN KUTSUMINEN VERKKONEUVOTTELUUN Lähetä verkkoneuvottelun osallistujille: verkkoneuvottelun päivä ja aika tervetuloviestistä löytyvä Participant to join conference linkki osallistujan PIN-koodi, sekä neuvottelunumero äänineuvottelua varten. HUOM! Älä lähetä osallistujille omaa puheenjohtajan PIN-koodiasi (moderator code). VAIHTOEHTO 1: Ennen neuvottelua Voit luoda Outlookiin saatavilla olevan työkalupalkin avulla muutamassa hetkessä pikakutsun, johon on valmiiksi syötetty neuvottelunumerot, osallistujien PIN-koodi, sekä pikalinkki verkkoneuvotteluun. TAI Voit luoda Elisa Verkkoneuvottelun Hallintasivustolta ajastetun neuvottelun sähköpostikutsuineen, tai luoda valmiita sähkökutsuja puhelinneuvotteluun tai verkkoneuvotteluun ilman ajastusta (katso Hallintasivuston käyttöohje). TAI Lähetä kaikille osallistujille manuaalisesti viesti, jossa mainitaan neuvottelun päivämäärä ja aika, web-osoite, neuvottelunumero ja osallistujan PIN-koodi. ASENNA OUTLOOK-TYÖKALUPAKKI Työkalupalkki on helpoin ja älykkäin tapa lähettää kutsuja ja liittyä neuvotteluihin. Lataa se nyt osoitteesta Jos yrityksesi ei salli tiedostojen lataamista, ota yhteyttä yrityksesi pääkäyttäjään. VAIHTOEHTO 2: Neuvottelun aikana Napsauta Verkkoneuvottelun Pikakutsu-osiossa Soita uudelle osallistujalle painiketta, valitse osallistujan maa, sekä anna puhelinnumero, josta osallistuja tavoitetaan. VISUAALISEN SISÄLLÖN JAKAMINEN Kun olet kirjautunut sisään neuvotteluun Puheenjohtajana, näet kotisivulla alla mainitut kolme kätevää vaihtoehtoa visuaalisen sisällön jakamiseen osallistujien kanssa. Koko näyttösi: voit jakaa reaaliajassa koko tietokoneesi työpöydän kaikkien osallistujien kanssa (käytettävissä vain päänäytölle). Jotkut sovelluksistasi: Voit valita minkä tahansa aktiivisista sovelluksistasi jaettavaksi osallistujien kanssa. Asiakirja diaesityksenä: Valitse jaettava asiakirja, lataa asiakirja tietokoneeltasi tai lisää piirustusalue. Sallitut tiedostomuodot ovat doc(x), gif, jpg, pdf, pps, ppt(x), txt ja xls(x).

5 Elisa Verkkoneuvottelu JÄRJESTÄJÄN TYÖKALUT Avaa ääniponnahdusikkuna uudestaan Mykistä kaikki osallistujat tai oma linjasi Siirry koko näytön tilaan tai siirrä osallistujat koko näytön tilaan Laita kaikki osallistujat odottamaan ja kuuntelemaan odotusmusiikkia Keskustele järjestäjien, esittäjien tai kaikkien osallistujien kanssa Siirrä tiedosto kaikille osallistujille Edistyneet järjestäjän työkalut: Lukitse pääsy neuvotteluun Määritä laskutuskoodi Määritä osallistujien käyttöoikeudet OSALLISTUJALUETTELO Kun pidät kursoria osallistujan nimen päällä, näet seuraavat ohjauskomennot: Keskustele osallistujan kanssa Siirrä osallistujalle tiedosto Nimeä osallistuja uudelleen Muuta osallistujan tila esittäjäksi Lisää osallistuja osoitekirjaasi Katkaise osallistujan yhteys neuvotteluun Voit siirtyä edistyneisiin työkaluihin ja katsoa osallistujien puhelinnumeroita napsauttamalla KONSOLIpainiketta. Voit poistua napsauttamalla Takaisin vakionäkymään -painiketta. TALLENNUS Napsauta Tallennin-painiketta, jos haluat käynnistää synkronoidun ääni- ja verkkoneuvottelun tallentamisen. Näet näytön oikeassa alakulmassa vilkkuvan kuvakkeen, kun neuvottelua tallennetaan. Voit keskeyttää tai lopettaa tallentamisen koska tahansa. Tallenne on Elisa Neuvottelun hallintasivustolta Voit ladata tallenteen WMV- tai MP3-tiedostona tai jakaa linkin siihen. KESKUSTELU Keskustelukentät ovat näytön alaosassa. Voit pitää useita keskusteluja avoinna samanaikaisesti. Napsauta oikean yläreunan ratas-kuvaketta, jos haluat poistaa keskustelun tai tallentaa sen HTML- tai tekstitiedostona. NEUVOTTELUN LOPETTAMINEN Poistu neuvottelusta napsauttamalla Poistu neuvottelusta -tekstiä. Voit poistua lopettamatta neuvottelua, tai lopettaa neuvottelun, jolloin kaikkien osallistujien yhteys katkaistaan.

6 Hallintatyökalu OMIEN ASETUSTEN HALLINTA JA AJASTETUT NEUVOTTELUT Hyödyntääksesi kaikkia Elisa Neuvottelun ominaisuuksia, paina tervetuloviestin Set up your Elisa account -linkkiä Saat rekisteröitymislinkin sähköpostiisi. Paina linkkiä ja luo käyttäjätunnus ja salasana omaan Hallintatyökaluusi. Salasanassa täytyy olla vähintään 8 merkkiä. Elisa Neuvottelun Hallintatyökalu Rekisteröitymisen jälkeen voit muuttaa asetuksiasi ja tehdä mm. ajastettuja neuvotteluvarauksia:

7 Hallintatyökalu HALLINTATYÖKALUN TOIMINNALLISUUDET Hallintasivuston kautta voit muuttaa asetuksia: Oletusasetusten muuttaminen Palvelun käyttöraportointi Ajastetut neuvottelut Tallenteiden haku ja jakaminen Kirjaudu Hallintatyökalun omiin asetuksiin: Anna rekisteröitymisessä määrittämäsi käyttäjätunnus ja salasana ja paina Enter painiketta. Hallintatyökalusta näet aina käytettävissä olevan puhelinneuvottelusi tiedot. Jokaisessa neuvotteluvarauksessasi sinulla on käytettävissä seuraavat komennot: MORE OPTIONS = Pudotusvalikko, jossa lisää vaihtoehtoja LAUNCH WEB CONFERENCE = Aloita Verkkoneuvottelu ALTERNATE NUMBERS = Näytä kaikki kansainväliset neuvottelunumerot INVITE OTHERS = Kopioi sähköpostikutsun pohja omaan sähköpostiisi CALL ME = Aloita Puhelinneuvottelu ja anna palvelun soittaa sinulle

8 Hallintatyökalu AJASTETTU NEUVOTTELU Luodaksesi ajastetun Verkkoneuvottelun kertakäyttöisellä salasanalla paina Create ja valitse Passcode Conference. Anna neuvotteluun tarvittavat tiedot: Neuvottelun aihe Päivä Aika Aikavyöhyke Neuvottelun kesto Osallistujien arvioitu lukumäärä* Verkkoneuvottelu (Anywhere) Nimen tallennus Neuvotteluun liittymisen asetukset (äänimerkki tai nimi) Neuvottelusta poistumisen asetukset (äänimerkki tai nimi) Paina lopuksi Submit näppäintä. *Veloitus tapahtuu todellisen osallistujamäärän mukaan. Saat varausvahvistuksen kokoustietoineen sähköpostiisi. Vahvistuksessa on linkki, jolla voit lisätä ajastetun varauksen suoraan kalenteriisi. Lisäksi saat valmiin sähköpostikutsun, jonka voit lähettää kokoukseen osallistujille. Kun olet valmis, muista lähettää kutsut!