Yleisohjeet. Neuvottelupalvelusta toiseen siirtyminen Yleisimmin kysytyt kysymykset ja vastaukset niihin. Sisällysluettelo

Transkriptio

1 (7) Neuvottelupalvelusta toiseen siirtyminen Yleisimmin kysytyt kysymykset ja vastaukset niihin Sisällysluettelo 1 Yleistä Puheenjohtajaominaisuudet Neuvotteluun osallistuminen, osanottajat Kokouksen aikana Nettineuvottelu Tallentaminen Tuki Tilinhallinta-asiat... 7

2 (7) 1 Yleistä Kysymys: Säilyykö neuvottelupuhelinnumeroni samana kuin ennen? Ääniviesti muuttuu. Ääniviesti on näyttelijän lukema viesti, jonka kuulet, kun soitat neuvotteluun. Kysymys: Säilyykö puheenjohtajan PIN-koodi samana kuin ennen? Kysymys: Säilyvätkö neuvottelun PIN-koodit samana kuin ennen? Kysymys: Millä kielellä ääniviestit ovat? Vastaus: Suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi. Voit valita kielen soittaessasi. Oletusarvona on suomi. Kysymys: Nouseeko hinta? nouse. Kysymys: Mikä muuttuu? Vastaus: Käyttöliittymä muuttuu, mutta soittonumerot ja neuvottelun koodit säilyvät ennallaan. Lisäksi saatte käyttöönne nykyisten ominaisuuksien lisäksi uusia ominaisuuksia kuten: Jatkossa voi soittaa myös tietokoneelta Neuvottelun osanottajat voivat osallistua neuvotteluihin yksinkertaisesti soittamalla tietokoneeltaan, matkapuhelimella tai lanka/neuvottelupuhelimella. Matkapuhelimella osallistuu neuvotteluihin helposti Neuvotteluihin voi osallistua myös helposti matkapuhelimella, sillä palveluun kuuluvat myös iphone-,ipad-, Android-puhelin ja Android-tablettisovellukset. Kalenterista lähetetään helposti neuvottelukutsuja Neuvotteluja ja neuvottelukutsuja on helppo käyttää ja lähettää Microsoft Outlooksovelluksen avulla. Kysymys: Koska yrityksemme siirtyy uuteen palveluun? Vastaus: Muutokset aloitetaan aikaisintaan maaliskuussa ja viimeistään toukokuussa. Kysymys: Täytyykö asian eteen tehdä jotain nyt? tarvitse tehdä vielä mitään. Olemme teihin yhteydessä ja kerromme tarkemmin mitä teidän pitää tehdä lähempänä muutosta. 2 Puheenjohtajaominaisuudet Kysymys: Ovatko järjestelmäni ja uusi palvelu yhteensopivia? Vastaus: Todennäköisesti kyllä, mutta voit testata sen täällä. Suosittelemme myös, että asennat näytön jakamiseen tarkoitetun lisäosan. Kysymys: Miten osanottajat liittyvät neuvotteluun? Vastaus: Sen voi tehdä monella eri tavalla. Osanottajat voivat liittyä neuvotteluun joko klikkaamalla Connect Me -painiketta kokoonkutsujan lähettämässä kutsussa, klikkaamalla kutsussa olevaa klikkaa-ja-soita -numeroa matkapuhelimesta tai soittamalla johonkin kutsussa

3 (7) mainituista neuvottelupuhelinnumeroista ja syöttämällä vierassalasanan. Neuvotteluun voi liittyä myös GlobalMeet -matkapuhelinsovelluksella. Kysymys: Olen puheenjohtaja. Miten käynnistän neuvottelun pelkkänä puhelinneuvotteluna? Vastaus: Soita neuvotteluun ja syötä kokoonkutsujan tunnus. Käynnistä neuvottelu työpöytäsovelluksesta tai Outlookin lisäosasta. Kysymys: Kuinka monta osanottajaa voi audioneuvottelussa enimmillään olla? Vastaus: 300 Kysymys: Kuinka moni voi osallistua verkossa? Vastaus: 125 Kysymys: Miten lähetän kutsuja? Vastaus: Neuvottelukutsuja voi luoda ja lähettää GlobalMeet -työkalurivin tai GlobalMeet - työpöytäsovelluksen avulla tai lähettämällä neuvottelupuhelinnumerot ja osanottajien PINkoodin kutsutuille. Kysymys: Voinko kutsua lisää osanottajia, kun neuvottelu on jo alkanut? Vastaus: Kyllä, neuvottelun aikana osanottajia voi kutsua Audio Controls -ohjaustoimintojen avulla. Kysymys: Voinko lukita neuvottelun uusilta osanottajilta? Vastaus: Kyllä, kokoonkutsuja voi lukita neuvottelun napsauttamalla Lock-painiketta Audio Controls -ohjaustoiminnoissa. Jos olet kirjautunut neuvotteluun kokoonkutsujan tunnusluvun, voit lukita neuvottelun myös valitsemalla *94. Kysymys: Voinko neuvotella yksityisesti jonkun neuvottelun osanottajan kanssa varsinaisen neuvottelun aikana? Vastaus: Kyllä, kokoonkutsuja voi aktivoida tällaisen neuvottelun varsinaisen neuvottelun aikana Audio Controls -ohjaustoiminnoista. Kysymys: Olen puheenjohtaja. Miten hallinnoin puhelua neuvottelun aikana? Vastaus: Voit käyttää käskyjä, joita annetaan painamalla puhelimen näppäimiä neuvottelun aikana. Puheenjohtajan käytössä ovat seuraavat toiminnot (näppäinvalinta + toiminto): *0 yhteys tukeen *1 pääsy ohjevalikkoon *4 osanottajien puheen/linjan äänenvoimakkuuden nostaminen *5 oman puheen/linjan äänenvoimakkuuden nostaminen *6 oman linjan mykistäminen / mykistyksen poisto *7 muiden osanottajien puheen/linjan äänenvoimakkuuden vähentäminen *8 oman puheen/linjan äänenvoimakkuuden vähentäminen *9 lista kokoonkutsujan käytettävissä olevista ominaisuuksista *21 neuvottelun sisäisen neuvottelun käynnistäminen *22 audioneuvottelun nauhoittaminen *31 PIN-koodi päälle/pois *32 neuvottelun johdantoviestin nauhoittaminen

4 (7) *38 puhelimen sulkeminen neuvottelua keskeyttämättä (ohittaa asetuksen, jonka perusteella neuvottelu päättyy, kun kokoonkutsuja poistuu [End Meeting when Host Exists]) *39 osanottajan liittymisestä ilmoittava äänimerkki päälle/pois *91 osanottajien lukumäärä *92 osanottajien nimenhuuto (toiminta aktivoitava neuvottelun varausta tehdessä) *93 kaikkien osanottajien linjan sulkeminen *94 neuvottelun lukitseminen ja lukituksen poisto (lukitus estää muita osanottajia osallistumasta neuvotteluun) *96 kaikkien osanottajien linjan mykistäminen *97 kaikkien osanottajien linjan mykistyksen poisto Kysymys: Voinko jollakin tavoin varmistaa, että kaikkien osanottajien yhteys on katkennut kun neuvottelu päättyy? Vastaus: Kyllä, kokoonkutsujat voivat varmistaa, että kaikki osanottajat ovat poistuneet neuvottelusta sen päätyttyä klikkaamalla End-painiketta Audio Controls -ohjaustoiminnoista. Jos olet kirjautunut neuvotteluun kokoonkutsujan PIN-koodilla, voit lukita neuvottelun myös valitsemalla *93. Kysymys: Miten pääsen neuvotteluasetuksiin (Meeting Settings)? Vastaus: Pääset neuvotteluasetuksiin (Meeting Settings) Outlookin GlobalMeet -työkalurivistä, GlobalMeet -työpöytäsovelluksesta tai virtuaalisesta GlobalMeet -neuvotteluhuoneestasi. Sovellukset voi ladata osoitteesta: 3 Neuvotteluun osallistuminen, osanottajat Kysymys: Ovatko järjestelmäni ja uusi palvelu yhteensopivia? Vastaus: Todennäköisesti kyllä, mutta voit testata sen täällä. Suosittelemme myös, että asennat näytön jakamiseen tarkoitetun lisäosan. Kysymys: Miten neuvotteluun liitytään? Vastaus: Voit liittyä neuvotteluun joko klikkaamalla Connect Me -painiketta kokoonkutsujan lähettämässä kutsussa, klikkaamalla kutsussa olevaa klikkaa-ja-soita -numeroa matkapuhelimesta tai soittamalla johonkin kutsussa mainittuun neuvottelupuhelinnumeroon ja syöttämällä vierassalasanan. Voit myös käyttää GlobalMeet -matkapuhelinsovellusta. Kysymys: Haluan osallistua erääseen neuvotteluun, mutta olen unohtanut salasanani. Mitä teen? Vastaus: Voit vaihtaa salasanasi klikkaamalla "Forgot Password" (unohditko salasanasi) kohtaa, joka löytyy GlobalMeetin liittymissivulta kohdasta "Enter with your and password". Kysymys: Voinko osallistua neuvotteluun Aasiasta tai Amerikasta? Vastaus: Kyllä, palvelua voi käyttää 46 eri maassa soittamalla kunkin maan paikalliseen numeroon. Kalliita verkkovierailumaksuja ei tule.

5 (7) 4 Kokouksen aikana Kysymys: Voinko mykistää linjani neuvottelun aikana? Vastaus: Kyllä, voit mykistää linjan klikkaamalla nimesi vieressä olevaa ikonia, jossa on kovaäänisen kuva. Jos liityit neuvotteluun soittamalla, voit myös mykistää linjan painamalla *6. Kysymys: Neuvottelun taustalla kuuluu hälyä, mitä teen? Vastaus: Jos olet kokoonkutsuja, voit mykistää yhden tai kaikki linjat Audio Controls - ohjaustoiminnoista. Jos olet kirjautunut neuvotteluun kokoonkutsujan tunnusluvun avulla, voit poistaa neuvottelun taustahälyn myös valitsemalla *96. Kysymys: Olen osanottaja. Miten hallinnoin puhelua neuvottelun aikana? Vastaus: Voit käyttää käskyjä, joita annetaan painelemalla puhelimen näppäimiä neuvottelun aikana. Osanottajien käytössä ovat seuraavat toiminnot (näppäinvalinta + toiminto): *0 yhteys tukeen *1 pääsy ohjevalikkoon *4 neuvottelun äänenvoimakkuuden nosto *5 oman puheen/linjan äänenvoimakkuuden nostaminen *6 oman linjan mykistäminen / mykistyksen poisto *7 neuvottelun äänenvoimakkuuden pienentäminen *8 oman puheen/linjan äänenvoimakkuuden pienentäminen 5 Nettineuvottelu Kysymys: Miten nettineuvotteluun liitytään? Vastaus: Voit joko klikata Connect Me -painiketta tai kokoonkutsujan lähettämästä kutsusta löytyvää linkkiä. Kysymys: Haluan osallistua erääseen neuvotteluun, mutta olen unohtanut salasanani. Mitä teen? Vastaus: Voit vaihtaa salasanasi klikkaamalla "Forgot Password" (unohditko salasanasi) kohtaa, joka löytyy liittymissivulta kohdasta "Enter with your and password" (kirjaudu käyttäjätunnuksella ja salasanalla). Voit myös valita Enter as a guest -vaihtoehdon, jolloin osallistut neuvotteluun vieraana. Syötä nimesi ja sähköpostiosoitteeseesi ja klikkaa kohtaa Join Meeting valitsematta kohtaa Register Me. Et näin pääse käsiksi puhelinnumeroihisi, mutta voit liittyä neuvotteluun nopeasti. Kysymys: Miksi näen ponnahdusikkunoiden estämisestä kertovan viestin aina kun yritän liittyä neuvotteluun? Vastaus: Jos olet sallinut ponnahdusikkunat selaimessasi ja saat silti Pop-Up blocked -viestin, kun yrität liittyä neuvotteluun, sinun täytyy määritellä ponnahdusikkunoiden esto sallimaan aina globalmeet.com -osoitteesta tulevat viestit. Kysymys: Mistä näen, kuka kulloinkin puhuu? Vastaus: Neuvottelun osanottajat on listattu näkymän vasemmassa reunassa. Kun joku puhuu, hänen nimensä näkyy listassa korostettuna.

6 (7) Kysymys: Miten esitys jaetaan neuvottelun osanottajille? Vastaus: Jos olet puheenjohtaja, voit jakaa tiedostoja ja sovelluksia valitsemalla Screen share neuvottelun työkalurivistä. Valitse tämän jälkeen sovellus, jonka haluat jakaa. Jos olet neuvottelussa osanottajana, sinulle pitää ensin osoittaa esittelijän rooli. Sen voi myös tehdä näytönjakoikkunassa. Kysymys: Näkyykö videokuva älypuhelimella? Kysymys: Näkyykö videokuva ipadilla? Kysymys: Voiko web-kamerakuvan jakaa? Kokoonkutsujat voivat jakaa web-kamerakuvansa ja sallia osanottajien webkamerakuvan jakamisen. GlobalMeetin web-kameramoduuli näyttää sen henkilön videokuvaa, joka kulloinkin puhuu, jos hän on jakanut videokuvansa. Kysymys: Kuinka monta web-kameraa voi enimmillään osallistua yhteen GlobalMeetneuvotteluun? Vastaus: Enimmäismäärää ei ole. GlobalMeet näyttää aina sen ihmisen web-kamerakuvaa, joka kulloinkin puhuu, jos tämä on jakanut web-kamerakuvansa. Kysymys: Web-kamerani ei toimi kunnolla, mitä teen? Vastaus: Tarkista, että web-kamerasi on kiinnitetty tietokoneeseen oikein ja että sen asetukset ovat kunnossa. Jos kaikki vaikuttaisi olevan kunnossa, mutta et silti näe web-kamerakuvaa, klikkaa Ohje-painiketta ja pikaviestittele tuen kanssa ongelmasta. Tai jos käytät puhelinyhteyttä, soita asiakaspalveluneuvojallemme painamalla *0, jotta hän voi auttaa ongelmasi ratkomisessa. 6 Tallentaminen Kysymys: Miten nauhoitan neuvottelun? Vastaus: Kun neuvottelu on käynnistynyt, sen voi nauhoittaa klikkaamalla Record-painiketta Audio Controls -ohjaustoiminnoista tai painamalla *22 (jos liityit neuvotteluun kokoonkutsujan PIN-koodilla). Kysymys: Miten kuuntelen nauhoitteen? Vastaus: Voit kuunnella nauhoitteen jälkikäteen. Nauhoitteen lataaminen ja kuuntelu on ilmaista. Kysymys: Maksaako nauhoitteen kuuntelu Replay-linkkiä käytettäessä? Kysymys: Kauanko nauhoitteet säilytetään? Vastaus: 30 vuorokautta Kysymys: Voiko nauhoitteet tallentaa paikallisesti (asiakaslaitteisiin)? Vastaus: Kyllä, nauhoitteen voi ladata ja tallentaa samalla tavoin kuin minkä tahansa tiedoston. Kysymys: Miten nauhoitteet ladataan? Vastaus: Neuvottelujen nauhoitteet ladataan virtuaalisen GlobalMeet -neuvotteluhuoneen File Library -tiedostokirjastosta. Nauhoitteet ovat saatavilla omasta virtuaalisesta neuvotteluhuoneesta 24 tunnin sisällä neuvottelun päättymisestä.

7 (7) 7 Tuki Kysymys: Saanko asiakastukea suomeksi? Vastaus: Kyllä, arkisin klo Käyttäjätiliin ja vastaaviin liittyvissä asioissa ota yhteyttä Soneran asiakaspalveluun. Sonera Meeting Center (ma pe 8 16) meeting@sonera.com Kysymys: Miten saan tukea neuvottelun aikana? Vastaus: Jos tarvitset asiakaspalveluneuvojan tukea neuvottelun aikana, paina *0 niin sinut yhdistetään tukeen. Huomaa, että tuen tarjoaa PGi eikä Sonera. Jos sinulla on kysyttävää käyttäjätilisi liittyvistä asioista, ota yhteyttä Soneran asiakaspalveluun. Kysymys: Mistä saan lisätietoa tästä hienosta tuotteesta? Vastaus: Lue lisää sivuilta: 8 Tilinhallinta-asiat Kysymys: Maksaako audio- ja verkkoneuvottelunauhoitteiden kuuntelu? Kysymys: Jos vanha asiakas luo uusia käyttäjätilejä, säilyvätkö sopimusehdot samana kuin aiempien käyttäjätilien? Kysymys: Jos vanha asiakas lisää uusia käyttäjätilejä, pysyykö minuuttikohtainen hinta samana kuin aiemmilla käyttäjätileillä? Kysymys: Tarvitsevatko vieraani tilin voidakseen osallistua neuvotteluun?, he eivät tarvitse käyttäjätiliä osallistuakseen neuvotteluun. Vieraat voivat kuitenkin halutessaan luoda käyttäjätilin GlobalMeet -palveluun, sillä se parantaa käyttäjäkokemusta.