Apurahan hakemisen ABC

Transkriptio

1 Apurahan hakemisen ABC

2 Pohjoismainen kulttuurirahasto 2010 Tekstiä voi käyttää vapaasti, kunhan lähde mainitaan selvästi ja käyttökohde ei ole kaupallinen. Suunnittelu ja tuotanto: Mar Mar Co. Valokuvaluettelo: sivu 36 Paino: Rosendahls - Schultz Grafisk a/s Danmark Painos: 600 Painettu ympäristöä säästävälle paperille, joka täyttää pohjoismaisen Joutsenmerkin kriteerit. Muita julkaisuja on osoitteessa Pohjoismainen kulttuurirahasto Ved Stranden 18 DK-1061 København K Puhelin (+45) Faksi (+45) pohjoismainen yhteistyö Pohjoismaat muodostavat erään maailman laajimmista yhteistyöalueista. Alue kattaa Islannin, Norjan, Ruotsin, Suomen ja Tanskan sekä Ahvenanmaan, Färsaarten ja Grönlannin itsehallintoalueet. Pohjoismainen yhteistyö perustuu Pohjoismaiden samankaltaiseen poliittiseen, taloudelliseen ja kulttuuriseen taustaan, joka antaa hyvät lähtökohdat eurooppalaiseen ja kansainväliseen yhteistyöhön. Pohjoismaat pyrkivät yhdessä tukemaan vahvan Pohjolan kehittymistä vahvassa Euroopassa. Pohjoismaisella yhteistyöllä pyritään tukemaan ja suojelemaan pohjoismaisia ja alueellisia etuja ja arvoja globalisoituvassa maailmassa. Maiden yhtenäinen arvopohja edistää Pohjolan asemaa yhtenä maailman innovatiisimpana ja kilpailukykyisimpänä alueena.

3 Apurahan hakemisen ABC 1. Esipuhe 1. mitä pitäisi ajatella ennen tuen hakemista? sivu 7 2. mitä hyvän hakemuksen pitäisi sisältää? sivu miten hakemus arvioidaan? sivu mitä tuen saamisen jälkeen pitäisi ajatella? sivu muistilista sivu 31

4 ESIPUHE

5 hyvä lukija Apurahan hakemisen ABC:n tavoitteena on antaa sinulle eväät hyvän ja korrektin hakemuksen tekemiseen ja parantaa siten mahdollisuuksiasi saada rahoitusta projektillesi. Lähes neljäsosaa Pohjoismaisen kulttuurirahaston vuosittain vastaanottamista hakemuksista ei valitettavasti voida hyväksyä käsittelyyn, koska niistä puuttuu tärkeitä ja oleellisia tietoja. Jos tiedot ovat puutteelliset, Pohjoismainen kulttuurirahasto ei pysty arvioimaan projektin sisältöä. Kilpailu projektivaroista kiristyy koko ajan, joten hakemuksen tulisi olla hyvä ja ammattimainen. Jos oma hakukokemus on puutteellinen, kunnollisen hakemuksen laatimiseen kuluva aika saatetaan usein aliarvioida. Esimerkiksi hyvän hakemuksen tekoon tarvittavien tietojen keruu vaatii kosolti valmisteluja. Rahoittajat tarvitsevat päätöksensä pohjaksi esimerkiksi tasapainotetun budjetin, tiedot kaikista yhteistyökumppaneista, markkinointisuunnitelman, tiedot omasta panostuksesta sekä perusteellisen projektikuvauksen ja aikataulun. Rahoittaja-käsite kattaa erilaiset rahastot ja viralliset tukijärjestelmät. Projekti-käsite taas viittaa määräaikaiseen toimintaan, kuten esitykseen, konferenssiin tai kiertueeseen. Apurahan hakemisen ABC vastaa kysymyksiin ja tarjoaa myös koko joukon hyviä vinkkejä kaikille, jotka suunnittelevat hakevansa tukea Pohjoismaiselta kulttuurirahastolta tai muista julkisista tai yksityisistä tukilähteistä. Opas keskittyy siihen, miten projektiapurahoja tulisi hakea rahoittajasta riippumatta. Voit myös aina ottaa hakuasioissa yhteyttä Pohjoismaisen kulttuurirahaston henkilökuntaan. Onnea matkaan! Karen Bue Johtaja, Pohjoismainen kulttuurirahasto 5

6 1. Apurahan hakemisen ABC 1. 6

7 1. Apurahan hakemisen ABC MITÄ PITÄISI AJATELLA ENNEN TUEN HAKEMISTA? alustavia huomioita: tuen hakeminen vie aikaa Hyvän hakemuksen laatiminen vie yleensä luultua enemmän aikaa. Vaikka haettava summa olisikin pieni, projektia on kuvailtava konkreettisesti. Aikaa kuluu, kun pyrkii luomaan ymmärrettävän projektikuvauksen, joka tiivistää projektin tarkoituksen, sekä laatimaan realistisen budjetin. Kiireessä ja viime tipassa tehty hakemus jääkin usein puutteelliseksi. Muista siis, että hakemus on eräänlainen käyntikortti. Hakemuksen sisältö antaa käsityksen organisaation luotettavuudesta ja projektin uskottavuudesta. ajattele organisaation mainetta Älä hae tukea projekteille, jotka eivät liity organisaation tehtävään ja varsinaiseen toimintaan. Tämä voi nimittäin herättää epäilyksiä organisaation talousvaikeuksista. Älä myöskään hae tukea projekteille, joiden toteuttamiseen organisaatiolla ei ole osaamista tai voimavaroja. Epäonnistumisia voi olla vaikea korjata, ja rahoittaja saattaa sen jälkeen suhtautua hyvin nihkeästi uusiin hakemuksiin. Älä hae samalta rahoittajalta projektiapurahaa monena perättäisenä vuonna. Kanta-asiakkuus voi antaa organisaatiolle huonon maineen. Koska hakemuksia tulee yleensä enemmän kuin mitä rahoittajalla on jaettavaa, kolmantena tai neljäntenä perättäisenä vuonna lähetetyt hakemukset joudutaan hyvin todennäköisesti hylkäämään. Päätelmät: Ole realistinen ja ajoissa. Ajattele organisaation mainetta. 7

8 mitä pitäisi ajatella ennen tuen hakemista? onko organisaatiolla ajantasaiset tiedot? Tarkasta aina kulloiseltakin rahoittajalta, onko esimerkiksi hakuajoissa ja -menettelyissä tapahtunut muutoksia. Lue aina hakuohjeet kulloisenkin rahoittajan verkkosivuilta ja muista, että hakumenettelyt vaihtelevat rahastoittain. Kulloisenkin rahoittajan ohjeisiin on siis syytä perehtyä kunnolla. Jos olet epävarma, ota aina yhteyttä rahoittajaan! ole ajoissa Monilla rahoittajilla on kiinteät hakuajat. Tukea voi yleensä hakea kerran pari vuodessa. Pohjoismaisella kulttuurirahastolla on seitsemän vuotuista hakukierrosta. Hakuajat ovat usein ehdottomia, ja hakemus hylätään, jos se tulee minuutinkin myöhässä. seuraa ohjeita Jos olet liikkeellä viime tingassa, varmista aina rahoittajalta ehdoton takaraja ja muista, ettei poikkeuksia yleensä tehdä, vaikka kyseessä olisivat esimerkiksi verkkohakemuksiin liittyvät tekniset ongelmat. Katso, oletko saanut vahvistussähköpostin tai varmista tarvittaessa hakemuksen perilletulo suoraan rahoittajalta. Ota ylipäätään aina yhteyttä rahoittajaan epäselvissä tapauksissa! poikkeukset Jotkin rahoittajat ovat päättäneet olla myöntämättä tukea tietyntyyppiseen toimintaan tai tiettyihin kuluihin, kuten kalustohankintoihin, palkkioihin tai yleiseen toimintaan. Tarkasta siis asia etukäteen. Muista! Perehdy ohjeisiin! yhteistyökumppanit Jotkin rahoittajat edellyttävät hakijalta yhteistyökumppaneita. On usein luultua työläämpää toisaalta löytää sopivaa kumppania ja toisaalta saada aikaan rakentavaa vuoropuhelua. täytä hakulomakkeen kaikki osat Älä koskaan kirjoita pelkästään ks. liite, koska rahoittajan on tällöin vaikea * todeta nopeasti, voidaanko hakemus hyväksyä käsittelyyn * ymmärtää hakemuksen tarkoitus * tarkastaa, ovatko haettava summa, kohderyhmä ja vastaavat seikat rahoittajan sääntöjen mukaisia 8

9 Muista! Jos haettava summa on liian suuri, tämä voi antaa aihetta ajatella, että hakija ei ole perehtynyt riittävän hyvin rahoittajan realistisiin tukimahdollisuuksiin. Seurauksena on hakemuksen hylkääminen, ja organisaation mainekin saattaa kärsiä. 9

10 mitä pitäisi ajatella ennen tuen hakemista? * laatia hakemuksesta helposti tiivistelmä rahoittajan hallitukselle. vältä hakemuksen räätälöintiä Älä kuorruta hakemusta rahoittajan avainsanoilla. Älä esimerkiksi kirjoita joka toiseen lauseeseen pohjoismainen yhteenkuuluvuus, eurooppalainen ulottuvuus tai kulttuurinen monimuotoisuus. Tämä voi antaa teennäisen vaikutelman, joka tuskin vakuuttaa rahoittajaa. Ota sen sijaan hakemuksen lähtökohdaksi organisaation oma projekti-idea. ilmoita yhteyshenkilöt Perehdy aina ohjeisiin, joissa määritellään, kenellä on taloudellinen vastuu projektista. Jos projektia valmistelee projektiryhmä, ryhmälle on aina nimettävä yksi tai kenties kaksi yhteyshenkilöä. aiemmin tukea saaneiden projektien tukeminen Useimmat rahoittajat eivät myönnä uutta tukea, ennen kuin organisaatio on lähettänyt loppuraportin saman rahoittajan aiemman apurahan käytöstä. perusta lokikirja Jos haet usein projektiapurahoja, kannattaa perustaa lokikirja, johon merkitset hakuajankohdat ja rahoittajat. Merkitse ylös myös haettu summa ja saatu tukipäätös. Jos tuki myönnettiin, merkitse ylös summa ja projektin lopputilityksen ajankohta. ole realistinen Hae realistista summaa. Tarkasta, kuinka suuria summia rahoittaja yleensä myöntää. Joillakin rahoittajilla on hakemuskohtainen kattosumma. Jos rahoittaja on ilmoittanut enimmäissumman, sitä suurempia apurahoja on turha hakea. Rahoittajan verkkosivuilla on yleensä luettelo aiemmin tuetuista projekteista. Sen pohjalta voi myös päästä käsitykseen rahoittajan keskimääräisistä tukisummista. 10

11 Muista! Jos haettava summa on liian suuri, tämä voi antaa aihetta ajatella, että hakija ei ole perehtynyt riittävän hyvin rahoittajan realistisiin tukimahdollisuuksiin. Seurauksena on hakemuksen hylkääminen, ja organisaation mainekin saattaa kärsiä. ilmoita haettava summa Haettavan summan on perustuttava taloudelliseen laskelmaan/budjettiin. Älä siis koskaan kirjoita hakevasi mahdollisimman suurta summaa. Älä myöskään koskaan kirjoita hakevasi vähintään 3 000:ta euroa tai summaa, jonka suuruus on euroa. Tämä pistää rahoittajan epäilemään, onko projekti riittävän harkittu. budjetin on oltava tasapainossa Muista, että budjetin on täsmättävä, eli yhteenlaskettujen tulojen ja menojen on oltava yhtä suuret. talousvaikeudet ovat huono peruste Älä kirjoita hakevasi tukea, koska organisaatiolla on talousvaikeuksia. Organisaation toiminta-avustuksen tai jäsenmaksutulojen pienentyminen eivät myöskään ole hyviä perusteluja. Rahoittaja myöntää tukea omien tavoitteidensa eikä organisaation tarpeiden tai toiveiden pohjalta. jo toteutettujen projetien tukeminen Rahoittajat myöntävät erittäin harvoin tukea jo toteutetulle projektille. Valtaosa rahoittajista ei myöskään tue projekteja, jotka on aloitettu ennen rahoittajan tukipäätöstä. Ratkaisevaa on siis hakupäivän sijasta päivä, jona päätös tehdään. Pidä tämä mielessä, jos rahoittajalla on esimerkiksi kolmen kuukauden käsittelyaika hakupäivästä lähtien. Jos olet epävarma, ota yhteyttä rahoittajaan! omarahoitus Vain harvat rahoittajat rahoittavat projektin 100-prosenttisesti. Usein vaaditaankin jonkinlaista omaa panostusta /omarahoitusta. Joskus organisaation omarahoitusosuudeksi määritellään esimerkiksi vähintään 25 % kokonaiskustannuksista. 11

12 mitä pitäisi ajatella ennen tuen hakemista? Varmista, millä tavoin omarahoitusosuus tulisi kattaa. Organisaatio voi toisinaan joutua sikäli omituiseen tilanteeseen, että sillä ei yksinkertaisesti ole varaa ottaa tukea vastaan, koska se ei pysty täyttämään rahoittajan omarahoitusvaatimusta. Jotkin rahoittajat maksavat apurahan erissä, esimerkiksi ensin 85 % ja loppuraportoinnin jälkeen loput 15 %. Jotkin rahoittajat maksavat koko tukisumman vasta projektin päättymisen jälkeen. Muista! Varmista, että organisaation maksuvalmius on riittävä siihen saakka, kunnes mahdollinen tuki maksetaan. laadi maksuvalmiusbudjetti Laadi luettelo siitä, milloin ja miten rahoittajat maksavat haetun tuen. Maksetaanko tuki hieman ennen projektin alkamista? Maksetaanko tuki erissä? Maksetaanko tuki vasta projektin päättymisen jälkeen? Laadi tämän jälkeen luettelo siitä, milloin projektin kustannukset on maksettava ja milloin eri apurahat on määrä saada. ilmoita muista rahoituslähteistä Ilmoita, oletko hakenut tukea useilta rahoittajilta. Ilmoita kunkin rahoittajan nimi, haettu summa ja ajankohta, jona apurahapäätös on määrä saada. Kun päätös tulee olipa se myönteinen tai kielteinen, siitä tulee ilmoittaa muille rahoittajille. Muista! Älä hae samalle projektille tukea liian monelta rahoittajalta. Muista myös, että mitä useampia rahoittajia projektilla on, sitä enemmän tarvitaan myös hallinnointia. Sopiva määrä voi olla kolmesta viiteen rahoittajaa, mutta tämä riippuu luonnollisesti projektin laajuudesta. erittele kustannukset Erittele, mihin kustannuksiin tukea on haettu. Ei riitä, että kirjoittaa konferenssin järjestämiseen. Selvitä, myöntääkö rahoittaja yleensä tukea tiettyihin projektikustannuksiin, kuten matkakustannuksiin. Osoita hakemuksessa, että tämä on otettu huomioon. 12

13 älä unohda valmisteluaikaa Tuen maksatus alkaa siitä päivästä, jolloin projekti alkaa. Tämä voi olla esimerkiksi yhdestä kolmeen kuukautta ennen varsinaista toteutusajankohtaa. Hakiessasi tukea esimerkiksi festivaalille, jonka toteutus kestää lyhyen aikaa, muista laskea valmisteluaika osaksi projektia. raportit, vapaaliput ja vapaakappaleet Muista, että loppuraportin tuottaminen maksaa ja nämäkin kustannukset on sisällytettävä budjettiin. Hakiessasi tukea festivaalille tai painotuotteelle varmista, haluaako rahoittaja tietyn määrän vapaalippuja tai -kappaleita. Muista aina lisätä painettuun aineistoon rahoittajien logot. tilintarkastus ja tilintarkastajat Yleisenä vaatimuksena on, että projektin tilitys tulee tarkastuttaa hyväksytyllä tilintarkastajalla. Muista sisällyttää tästä koituvat lisäkustannukset budjettiin. Muista! Säästä kaikki laskut ja kuitit! 13

14 mitä pitäisi ajatella ennen tuen hakemista? 14

15 LAADI TIIVIS ESITTELY Laadi esittely organisaatiosta ja sen saavutuksista: Koska organisaatio on perustettu? Keitä organisaation hallituksessa on? Kuinka paljon organisaatiolla jäseniä? Kuinka suuri organisaation budjetti on? Mitä muita projekteja organisaatio on toteuttanut? [Hyväksytty] 15

16 2. Apurahan hakemisen ABC 2. 16

17 2. Apurahan hakemisen ABC MITÄ HYVÄN HAKEMUKSEN PITÄISI SISÄLTÄÄ? Mikä on projekti? Projektilla pitää olla * määritelty tarkoitus ja tavoite * alkamis- ja päättymispäivä * selkeä vastuunjako * budjetti * ohjelma (mitä on tarkoitus tehdä) * osallistujaluettelo (keiden on tarkoitus olla mukana). Projektin eli toiminnan, jolle tukea haetaan kuvauksen tulisi olla mahdollisimman konkreettinen. Kuvauksen tulisi vastata rahoittajan kysymyksiin siitä, miksi, miten, milloin, missä ja keille projekti toteutetaan. Muista! Projektilla on oltava nimi. Pyri kertomaan jo nimessä, millaisesta projektista on kyse onko kyseessä esimerkiksi kirja, kiertue vai näyttely? Tämä helpottaa rahoittajan työtä. Vältä liian pitkiä nimiä. laadi projektikuvaus Koska tukea haetaan kenties monelta eri rahoittajalta, projektikuvaus kannattaa laatia ensin. Se helpottaa usein eri hakulomakkeiden täyttämistä. tee näin 17

18 TEE NÄIN Vaiheet Tausta Tarkoitus (motiivi) Tavoite (tulos) Kohderyhmat Hyöty (tarkoituksenmukaisuus) Markkinointi (profilointi) Yhteistyökumppanit Organisaatio Aikataulu Budjetti Raportointi Seuranta 18

19 1. tausta Mistä halu projektin toteuttamiseen syntyi? Kuka idean sai, ja oletteko aikaisemmin toteuttaneet vastaavaa projektia, eli onko teillä kokemusta tällaisesta projektista? 2. tarkoitus (motiivi) Miksi projekti halutaan toteuttaa? Tarkoituksen tulee liittyä tavalla tai toisella esimerkiksi organisaation perustehtävään tai toimintasuunnitelmaan. Mitä kauempana organisaation perustehtävästä projekti on, sitä enemmän projektin tarkoitusta on kuvailtava. Pohdi, miten luontevasti projekti sopii organisaation profiiliin. Keskustele, onko projektin toteuttamiseen riittävästi osaamista. Kirjoita lyhyesti ja ytimekkäästi, mikä on usein vaikeampaa kuin kuvitellaan. Luetuta teksti jollakulla, joka ei ole mukana projektissa. Muista! Projektin tarkoituksen kuvaus on erittäin tärkeä, koska se tiivistää projektin sisällön. Jos projektissa pyritään luomaan jotakin uutta, kuten uusi teema tai työmenetelmä, selvitä perusteellisesti, mitä uutta siinä on ja miksi se on kiinnostava. 3. tavoite (tulos) Mitä organisaatio ja projektiryhmä haluavat saavuttaa? Tavoitteet voivat olla sekä määrällisiä että laadullisia. Tulosten tulisi mieluiten olla mitattavissa tavalla tai toisella. On tärkeää kertoa, millaisia tuloksia toivotte saavanne. 4. kohderyhmat Keille projekti on suunnattu? Miten kohderyhmä pyritään tavoittamaan? 5. hyöty (tarkoituksenmukaisuus) Miksi projekti on tärkeä yhtäältä organisaatiolle ja projektiryhmälle, toisaalta rahoittajalle? 19

20 mitä hyvän hakemuksen pitäisi sisäl tää? 6. markkinointi (profilointi) Miten projektille pyritään saamaan huomiota, ja miten sitä markkinoidaan? Miten rahoittajaa tehdään tunnetuksi? Huomaa, että jotkin rahoittajat vaativat tunnuksensa/logonsa lisäämistä ohjelmiin, julisteisiin ja vastaaviin. Ilmoita myös, ketkä ovat myöntäneet tukea Muista! Projektin markkinointi maksaa, joten nämäkin kustannukset on sisällytettävä budjettiin. 7. yhteistyökumppanit Keitä muita projektiin voidaan tai tulisi ottaa mukaan? Voidaanko jonkin toisen organisaation kanssa tehdä yhteistyötä? Onko esimerkiksi järjestäjiin luotu yhteistyösuhteet? Ilmoita aina kutsuttujen osallistujien nimi ja mahdollisesti myös heidän kotimaansa, vaikka osallistuminen ei vielä olisikaan vahvistunut. Muista merkitä, keiden osallistuminen on vahvistunut ja keiltä odotetaan vastausta 8. organisaatio Kuka tekee mitäkin? Miten projekti toteutetaan? Kuka vastaa varainkeruusta, projektin toteuttamisesta, markkinoinnista, raportoinnista ja lopputilityksestä? 9. aikataulu Milloin projektin kolme vaihetta toteutetaan? Vaiheet ovat valmistelu toteutus seuranta. Merkitse päivät hakemukseen ja ota yhteyttä rahoittajaan, jos ajankohdat muuttuvat. Jätä aina ilmaa aikatauluun, sillä kaikkeen menee luultua enemmän aikaa. 10. budjetti Minkä verran tarvitaan? Mitä projektin toteuttaminen maksaa? 20

21 Luokittele resurssit varmoihin, todennäköisiin ja anottuihin. Varmista, milloin ja miten tuki maksetaan. Muista! Ota aina organisaation rahastonhoitaja/talouspäällikkö mukaan projektibudjetin laatimiseen. Ilmoita myös projektin toteuttamiseen saatavat erilaiset etuudet, sponsoritulot ja vastaavat. Tuloiksi lasketaan muukin kuin rahallinen tuki eli kaikki projektin toteuttamisen taloudelliset edellytykset. Erittele nämä budjetissa. Käytä konkreettisia lukuja ja vältä liian monia noin-lukuja. Ota aina yhteyttä rahoittajaan, jos budjetti muuttuu! 11. raportointi Tarkasta ja varmista ennen projekti alkua, miten tuesta on raportoitava milloin raportti on kirjoitettava kenelle tuesta on raportoitava. Nimeä vastaava raportoija jo projektin alussa ja etsi jo tässä vaiheessa tilintarkastaja, joka voi tarkastaa lopputilityksen. 12. seuranta Miten projektin seuranta on tarkoitus järjestää? Voidaanko projektista tehdä pysyvä osa organisaation toimintaa? Kiinnostavatko projektin tulokset mahdollisesti muita organisaatioita tai sidosryhmiä? lopuksi Edellä esitellyn projektikuvauksen 12 otsikkoa on tarkoitettu projektin yleiskuvaukseksi. Kuvausta onkin täydennettävä rahoittajan vaatimusten mukaisesti. Tämä voi tarkoittaa esimerkiksi projektin eurooppalaisen lisäarvon, nuorisoprofiilin, synergiaetujen sekä innovatiivisuuden erittelemistä. 21

22 3. Apurahan hakemisen ABC 3. 22

23 3. Apurahan hakemisen ABC MITEN HAKEMUS ARVIOIDAAN? yleisiä kysymyksiä Hakemuksen arviointi vaihtelee luonnollisesti esimerkiksi rahoittajan sääntöjen ja projektin koon mukaan. Yleisesti voidaan kuitenkin todeta, että rahoittaja painottaa hakemusta arvioidessaan kahta asiaa: Onko projekti tarkoituksenmukainen rahoittajan perustehtävän kannalta? Onko hakemus uskottava projektin toteutuksen kannalta? Tarkoituksenmukaisuuden ja uskottavuuden lisäksi rahoittaja painottaa usein seuraavaa neljää kysymystä: 1. Onko projekti jollain tavain innovatiivinen? Onko esimerkiksi projektin aihe tai työmenetelmä uudenlainen verrattuna rahoittajan aiemmin tukemiin vastaaviin projekteihin? 2. Mikä projektin tavoite on? Miten hyödyllinen projekti on? Mitä itse projektin toteuttaminen merkitsee? 3. Mitä projektin toteuttamisen jälkeen tapahtuu? Onko kyseessä kertaluonteinen projekti, vai onko projektin seurannalle, kehittämiselle ja toiminnan vakinaistamiselle laadittu jonkinlainen strategia? 4. Millainen huomioarvo projektilla on? Miten paljon tunnettuutta projekti saa suuren yleisön keskuudessa, ja voiko jokin muu organisaatio hyötyä esimerkiksi projektin tuloksista tai kokemuksista? tarkoituksenmukaisuus Projektin tarkoituksenmukaisuutta arvioitaessa vertaillaan rahoittajan perustehtävää projektin tarkoitukseen eli sen toteuttamisen perustana olevaan motiiviin. 23

24 miten hakemus arvioidaan? Projektin on siis tavalla tai toisella kytkeydyttävä rahoittajan perustehtävään. Tarkoituksenmukaisuus merkitsee Pohjoismaisen kulttuurirahaston kannalta sitä, että projekti luo uusia kontakteja ja että se lisää kokemusten vaihtumista, ymmärrystä ja tietämystä sekä pohjoismaisen yhteistyön ja Pohjoismaiden kiinnostavuutta. uskottavuus Uskottavuutta arvioidaan ennen kaikkea hakemuksen seuraavien kohtien perusteella: A) toteutus ja osallistujat B) aikataulu C) kohderyhmä D) budjetti. A) toteutus ja osallistujat Miten projekti toteutetaan? * Onko projektilla yhteistyökumppaneita? * Keitä projektiin osallistuu? * Onko yhteistyökumppaneihin luotu suhteita? * Onko organisaatiolla edellytykset projektin toteuttamiseen? Onko organisaatiolla kokemusta ja osaamista juuri kyseisestä projektista? B) aikataulu Milloin projekti toteutetaan? Onko aikaa varattu riittävästi * itse projektiin * apurahahakemuksen käsittelyyn * raportointiin ja lopputilitykseen? Laadi projektiohjelma, jossa koko projektikausi on eritelty päivämäärittäin. C) kohderyhmä Keille projekti on kohdistettu? * Onko kohderyhmä rahoittajan priorisoima? * Onko realistista olettaa, että hakija tavoittaa kyseisen kohderyhmän? * Miten hakija aikoo tavoittaa kohderyhmän? Miten hakija aikoo varmistaa, että kohderyhmä on tavoitettu? 24

25 D) budjetti Mitä rahoittajan tulisi rahoittaa? Keitä muut rahoittajat ovat? Onko muiden rahoittajien tuki anomusvaiheessa todennäköinen varmistunut? Ovatko esimerkiksi pääsymaksut ja sponsoritulot realistisia? Kuinka suuri organisaation oma panostus on? Tämä on kiinnostavaa paitsi taloudellisesti myös siitä näkökulmasta, kuinka vahvasti organisaatio on sitoutunut projektiin. Joihinkin tapauksiin pätee seuraava nyrkkisääntö: mitä suurempi oma panostus on, sitä suuremmat mahdollisuudet on myös projektin toteuttamiseen. Muista! Budjettiin on sisällytettävä kaikki tulot ja kaikki menot. Projektin ei yleensä saa tuottaa voittoa. Budjettiin tulee muistaa sisällyttää myös matkakustannukset. Budjetissa käytettävä valuutta tulee varmistaa rahoittajalta. 25

26 4. Apurahan hakemisen ABC 4. 26

27 4. ABC Apurahan hakemisen MITÄ TUEN SAAMISEN JÄLKEEN PITÄISI AJATELLA? erityisehdot Tuki myönnetään yleensä erityisin ehdoin. Rahoittaja saattaa esimerkiksi vaatia, että tuki on käytettävä tiettyihin tarkoituksiin, kuten pitkämatkalaisten kustannuksiin. Ole siis tarkkana. kieltäydy tuesta Jos rahoittaja myöntää vain puolet haetusta summasta, organisaation on harkittava tarkkaan, voidaanko projekti toteuttaa uusin edellytyksin. Jos toteuttaminen ei ole mahdollista, ota yhteyttä rahoittajaan. Joskus voi olla parempi kieltäytyä tuesta kuin toteuttaa projektia lähes mahdottomin edellytyksin. hakemus on sopimus Älä tee muutoksia projektisuunnitelmaan ottamatta yhteyttä rahoittajiin. Jos organisaatio on hakenut nimenomaisesti matkatukea, tukea ei voi käyttää palkkoihin tai tilavuokriin. Muista! Rahoittaja tekee oman arviointinsa hakemuksen pohjalta, joten rahoittajalle on ilmoitettava mahdollisista muutoksista. Projektivastaava * on juridisessa vastuussa * on raportointivastuussa * voi joutua maksamaan tukea takaisin. Tämä koskee sekä yksityishenkilöitä että organisaatioita. 27

28 mitä tuen saamisen jälkeen pitäisi ajatella? erilliskirjanpito Muista eritellä tuen käyttö projektikirjanpidossa. Perusta projektille heti alussa erillinen tili. Rahoittajat haluavat tietää, mihin juuri heidän tukensa on käytetty. Muista! Mitä tarkemmin erillään projektin talous on organisaation muusta kirjanpidosta, sitä helpommaksi ja halvemmaksi tulee tilintarkastus, ja projektin lopputilityskin syntyy nopeammin. projektin ylijäämäisyys Jos projekti on ylijäämäinen, saajan on varauduttava maksamaan osa tuesta takaisin. pidä loppuraportti mielessä alusta lähtien Dokumentoi projekti kuvin, lehtileikkein jne. Käytä aina hakemusta lähtökohtana ja kerro, onko projektikuvaus toteutunut vai onko siitä poikettu projektia toteutettaessa. Jos esimerkiksi aikataulussa, ohjelmassa ja osallistumisessa on tapahtunut muutoksia, niistä on aina ilmoitettava rahoittajalle. raportti on myös arviointi Raportin on sisällettävä talousraportoinnin lisäksi toteutetun projektin arviointi. Raportista tulee ilmetä, saavutettiinko haluttu tavoite ja miten se pyrittiin saavuttamaan. Jos projekti ei yltänyt tavoitteeseen, selvitä syyt. Ole itsekriittinen ja rehellinen, sillä se kannattaa pidemmän päälle arviointi Jos organisaatio arvioi, että konferenssiin tulisi 200 osallistujaa, mutta heitä tulikin vain 30, jonkin on täytynyt mennä pieleen suunnittelussa. Tavoitteet olivat ehkä yltiökunnianhimoiset, markkinointi oli kenties huonoa tai ajankohta oli väärä. Jos taas tilanne oli päinvastainen ja osallistujia tuli 400, tämän selvittäminen on vähintään yhtä tärkeää. 28

29 kaksi keskeistä arviointikysymystä Rahoittaja haluaa vastaukseen kahteen keskeiseen kysymykseen: 1. Jos projekti toteutettaisiin uudelleen, mitä tehtäisiin toisin? 2. Jatkaako projekti elämäänsä organisaatiossa? Jos vastaus on myönteinen, kerro miten. Jos vastaus on kielteinen, kerro miksi. välitön raportointi Raportoi projektista mahdollisimman pian sen toteuttamisen jälkeen, sillä työ vaikeutuu ajan kuluessa. Muista! Monilla rahoittajilla on kiinteät aikarajat loppuraportoinnille sekä vakiomuotoiset loppuraportointilomakkeet, joiden kysymyksiin on vastattava. 29

30 5. Apurahan hakemisen ABC 5. Älä luovuta! Jos tukipäätös on kielteinen, syy ei välttämättä ole hakemuksen kehnoudessa. Kaikkien rahoittajien on pakko priorisoida, sillä jaettavaa on aina vähemmän kuin mitä haetaan. Älä siis anna periksi. 30

31 MUISTILISTA Vastaa seuraaviin kysymyksiin ennen hakulomakken täyttämistä. Vaihe 1 1. Onko projektin tarkoitus sopusoinnussa rahoittajan perustehtävän kanssa? Vaihe 2 2. Onko rahoittaja asettanut esimerkiksi kohderyhmiä ja osallistujia koskevia erityisvaatimuksia? a. Jos vastasit myöntävästi, minkälaisia? b. Täyttääkö projekti vaatimukset? jos vastasit kieltävästi, etsi toinen rahoittaja. Vaihe 3 3. Onko organisaatio aiemmin vastaanottanut tukea samalta rahoittajalta? a. Jos vastasit myöntävästi, onko aiemmin myönnetystä tuesta laadittu lopputilitys? b. Jos vastasit kieltävästi, etsi uusi rahoittaja tai lähetä lopputilitys, ennen kun haet tukea uudestaan. Vaihe 4 4. Onko rahoittajalla kiinteät hakuajat? a. Jos vastasit myöntävästi, mitkä ne ovat? 5. Milloin rahoittaja tekee tukipäätöksensä? 6. Vaatiiko rahoittaja projektille yhteistyökumppaneita? a. Jos vastasit myöntävästi, kuinka monta yhteistyökumppania vaaditaan, ja miten organisaatio luo kumppaneihin yhteistyösuhteet? b. Vaikuttaako tämä projektin aikatauluun? 7. Onko projektin aikataulu yhä realistinen? jos vastasit kieltävästi, laadi projektille uusi aikataulu. Lähetä hakemus tarvittaessa vasta seuraavalla hakukierroksella. 31

32 Vaihe 5 8. Onko rahoittajalla poikkeuksia sen suhteen, millaista toimintaa se tukee? a. Jos vastasit myöntävästi, mitä ne ovat? b. Vaikuttavatko ne projektin rahoittamiseen? c. Jos vastasit myöntävästi, millä tavoin ne vaikuttavat? 9. Onko rahoittajalla katto tukisummalle? a. Jos vastasit myöntävästi, kuinka suuri kattosumma on? b. Miten suuria summia rahoittaja jakaa keskimäärin? 10. Vaaditaanko organisaatiolta omaa panostusta? a. Jos vastasit myöntävästi, kuinka suuri panostuksen tulee olla, ja miten organisaatio aikoo rahoittaa sen? 11. Miten tuki maksetaan erissä vai projektin päättymisen jälkeen? 12. Vaikuttaako tämä organisaation talouteen? a. Jos vastasit myöntävästi, miten se vaikuttaa? 13. Onko projektibudjetti yhä realistinen? jatka joko aloittamalla hakulomakkeen täyttäminen tai tarkastamalla budjettia ja projektin tavoitetasoa. 32

33 Muista! * Lue rahoittajan ohjeet vielä kerran. * Kirjoita lyhyesti ja ytimekkäästi. * Kirjoita projektista tiivistelmä. Tämä on vaikeampaa ja vie enemmän aikaa kuin voisi kuvitella. * Kirjoita lyhyt esittely organisaatiosta. * Erittele kustannukset ja hae realistista summaa. * Ilmoita, oletko hakenut tukea muualta ja koska tukipäätökset on määrä saada. * Laadi maksuvalmiusbudjetti. * Laadi markkinointisuunnitelma. * Päätä, kuka toimii projektin yhteyshenkilönä. * Täytä lomakkeen kaikki kentät ja osat. Älä koskaan kirjoita vain katso liite. * Nimeä loppuraportista vastaava henkilö. * Laske mukaan vapaaehtoistyö, sponsoritulot ja erilaiset etuudet jne. varmista! * Tuleeko hakemukseen liittää pakollisia liitteitä? * Onko rahoittajalle varattava tietty määrä vapaakappaleita, vapaalippuja ja vastaavia? * Onko projektin tilitys tarkastutettava hyväksytyllä tilintarkastajalla? * Lue hakemus vielä kerran läpi ja pohdi, onko se selkeä ja uskottava. * Tallenna hakemuksen kopio tietokoneellesi. hyvä hakemus parantaa mahdollisuuksia Tämän muistilistan noudattaminen parantaa projektiapurahan saamisen edellytyksiä. Jos tukipäätös on silti kielteinen, ainakin hakemus on laadittu uskottavasti ja korrektisti. Ja mikä tärkeintä: organisaation maine ei ole kärsinyt. Tämä parantaa mahdollisuuksia saada tukea seuraavalla kerralla. 33

34 Älä luovuta! Jos tukipäätös on kielteinen, syy ei välttämättä ole hakemuksen kehnoudessa. Kaikkien rahoittajien on pakko priorisoida, sillä jaettavaa on aina vähemmän kuin mitä haetaan. Älä siis anna periksi. Ota yhteyttä rahoittajaan ja pyydä perusteluja kielteiselle tukipäätökselle. Kysy mahdollisesti myös, kannattaako teidän yrittää uudelleen. Jos projekti on tarkoituksenmukainen rahoittajalle ja jos hakemus on uskottava, ennen pitkää onni on myötä! 34

35

36 Valokuvaluettelo: sivu projekti/taiteilijat valokuvaaja weinsist nord (kansi) Torgrím Halvarí do Do rethink 2009 Icelandic Love corporation, Dynasty Bernhard Ingimundarson rethink Bright Ugochukwo Eke, Acid Rain Anders Sune Berg tpo Il Giardino dipinto, bibu.se 2010 TPO Bibu.se Tommy Jacobson weinsist nord Torgrim Halvari weinsist nord Torgrim Halvari turteatern Barfotaupproret Jonas Jörneberg dmc nordic DJ Championships 2010 Kenneth Ditmar Hansen dmc nordic DJ Championships 2010 Kenneth Ditmar Hansen månteatern Dansa dina dinosaurier, Bibu.se Peter Westrup en natt i februari Giron Sámi Teáhter, bibu.se Hans-Oluf Utsi turteatern Barfotaupproret Jonas Jörneberg