Senior-lionien johtajakoulutusinstituutti Projektinhallinta Valmisteleva tehtävä

Transkriptio

1 Senior-lionien johtajakoulutusinstituutti Projektinhallinta Valmisteleva tehtävä

2 Hyvä instituuttiin osallistuja, Tulet pian osallistumaan senior-lionjohtajien koulutusinstituuttiin. Instituutin aikana sinulla on mahdollisuus keskustella muiden lioneiden kanssa ja oppia lisää niistä aiheista jotka ovat sinulle johtajana kaikkein tärkeimpiä. Sinulla on niin ikään mahdollisuus kertoa omista ideoistasi ja kokemuksistasi muille lioneille ja solmia uusia ystävyyssuhteita heidän kanssaan. Yksi instituutin aikana pidettävistä istunnoista keskittyy projektihallintaan ja sinun roolisi projektijohtajana. Tässä sähköpostissa kerromme sinun toisesta instituuttia edeltävästä kotitehtävästä, jonka suorittaminen on edellytys instituuttiin osallistumiselle. Luethan huolellisesti annetut ohjeet, ja otathan meihin yhteyttä osoitteessa mikäli sinulla on kysymyksiä tai vaikeuksia ymmärtää annettu tehtävä. YLEISKATSAUS Projektien hallintakyky on tärkeä taito kaikille lionjohtajille. Projekteja on monenlaisia ja - kokoisia, pienistä ja yksinkertaisista suuriin ja komplekseihin. Kaikilla projekteilla on kuitenkin jotain yhteistä: niiden johtaminen ja toteuttaminen vaativat organisoitumista sekä viestintää onnistuakseen. Sinut ohjataan nyt kolmet eri tiedostoon LCI:n verkkosivuilla jotka sisältävät tietoa lionien projektihallinnan perusteista, ja joista on hyötyä osallistuessasi projektihallintoa käsittelevään istuntoon instituutin aikana. Voit halutessasi tulostaa tiedostot. Nämä tiedostot löytyvät osoitteesta Ja ne sisältävät: Resurssikirjasen: Selvitys vaiheista joita projektin hallinta vaatii, sekä hyödyllisiä työlistoja avuksesi projektin eri vaiheisiin. tapaustutkimus: Tapaustutkimus tyypillisestä lionsklubista ja paikkakunnasta jota se palvelee Projektin määrittelyn työlista: Työvaihelista jota voit halutessasi käyttää apunasi alla olevan tehtävän suorittamisessa TEHTÄVÄ Projektijohtajana sinun tulee viestiä selkeästi ryhmäsi jäsenten kanssa. Pyydämme sinua aloittamaan projektin viestimällä niiden lionien kanssa joiden kanssa tulet työskentelemään tämän tehtävän aikana. Voitte ryhmänä tehdä päätöksen tavasta jolla aiotte kommunikoida ennen instituuttia: 1. Sähköpostitse 2. Faksilla 3. Puhelimitse 4. Verkkoryhmässä

3 Koska ryhmätoverisi asuvat eri paikoissa, on viestintämetodista päättäminen erittäin tärkeää ja yksi ryhmän suurimmista haasteista. Jokaisen ryhmän tulisi päättää mitä viestintämetodia he tulevat käyttämään. Täältä voit lukea eri viestintämetodien eduista ja haitoista: Ennen instituuttiin saapumista on tärkeää, että sinä ja ryhmäsi yhdessä: 1. Tutkitte "Projektin vaiheet" materiaalia Resurssikirjasessa. Kirjaatte ylös kaikki kysymykset ja havainnot jotka tulevat esiin tätä tietoa tutkiessanne. 2. Luette Tapaustutkimuksen, Pleasant Cityn lionsklubista. Arvioitte ja vertailette eri palveluprojektimahdollisuuksia joita esimerkin klubilla on paikkakunnallaan valittavana. 3. Keskustelkaa ryhmän kaikkien jäsenten kesken ainakin kaksi viikkoa ennen instituuttia projektinhallintaympyrän vaiheesta I kuten kuvailtu Resurssikirjasessa. Yhdessä tulette: Valitsemaan sopivan projektin tapaustutkimuksen klubille Määrittelemään projektin tarkoituksen, tavoitteet ja toimitettavat tulokset, kuten kuvailtu vaiheessa 1 Keksiä nimi projektille 4. Käytä Projektin määrittelyn työlistaa kirjataksesi ylös ryhmäsi ideat projektinhallintaympyrän 1. vaiheessa. ÄLÄ ETENE 1. VAIHETTA PIDEMMÄLLE ENNEN INSTITUUTTIA. INSTITUUTIN AIKANA Instituutin aikana ryhmäsi tulee esittämään projektinne koko luokalle, Projektihallinnon tunnilla. Teillä saattaa olla hieman aikaa ennen tunnin alkua, viimeistellä esitelmänne, mutta älä oleta, että voit lykätä tätä tehtävää ja suorittaa sen vasta instituuttiin saavuttuasi. Tulet tarvitsemaan tätä tehtävää muiden projektihallinnon vaiheiden suorittamiseen ryhmäsi kanssa.

4 Vaihe 1: Projektin valinta ja määrittäminen Projektinhallinnan vaiheet Vaihe 2: Projektin suunnittelu 1. Harkitse mahdollisia projekteja kysymällä a. Onko projektille tarvetta? b. Pystyykö klubi/piiri toteuttamaan projektin? c. Sopiiko projekti lionien toimintaan? 2. Aseta projektit tärkeysjärjestykseen seuraavien ehtojen mukaan a. Pakko tehdä b. Pitäisi tehdä c. Voisi tehdä 3. Valitse projekti ensin pakollisten luettelosta 4. Määritä projekti a. Päämäärä b. Tavoitteet c. Toimitukset d. Nimi Vaihe 3: Projektin seuranta 1. Hallinta a. Varmista toimiva tiedonkulku b. Vertaa saavutuksia ja suunnitelmia c. Auta ja neuvo tarvittaessa 2. Tee tarvittaessa muutoksia a. Jaa tehtäviä uudelleen b. Muuta suunnitelmaa c. Muuta budjettia 1. Analysoi ympäristöä a. Vahvuudet b. Heikkoudet c. Mahdollisuudet d. Uhkat 2. Kokoa työryhmä a. Valitse jäsenet b. Kehittele aktiviteetit, joilla päästään tavoitteisiin c. Jaa roolit d. Sitouta 3. Luo työrakenne a. Tehtävät b. Näkyvät ja mitattavat välitavoitteet c. Viestintätavat 4. Määritä luvut a. Aika b. Budjetti Vaihe 4: Projektin toimitus ja jatkotoimet 1. Varmista toimituksen laatu a. Vertaa tulosta tavoitteisiin b. Korjaa tarvittaessa 2. Tarkista tulokset a. Vertaa toimituksia ja tavoitteita b. Tee luettelo onnistumisista ja epäonnistumisista c. Kirjaa ja anna suosituksia 3. Juhli a. Anna tunnustusta saavutuksista b. Nauti hetkestä

5 Vaihe 1: Projektin valinta ja määrittäminen Projektipäällikkö joutuu toisinaan päättämään, mitä projekteja klubi tai piiri toteuttaa. Usein valitaan samat projektit, joita on tehty ennenkin, koska niissä onnistutaan hyvin. Meidät tunnetaan projektista, ja yhteisö hyötyy projektista. Joskus projektilla kerätään varoja, jotta lionit voivat edelleen rahoittaa muita yhteisön hyväksi tehtäviä projekteja. Kun sinua pyydetään johtajana tai osallistujana valitsemaan kannattavia projekteja, voit käyttää apunasi järjestelmää, joka selventää tehtävää ja varmistaa, että valitset oikean projektin. Voit harkita mahdollisia projekteja ja asettaa ne tärkeysjärjestykseen seuraavien vaiheiden avulla: 1. Harkitse mahdollisia projekteja kysymällä: a. Onko projektille tarvetta? Usein jatketaan vanhoja luotettavia projekteja, vaikka niistä on aiempaa vähemmän hyötyä. Varainhankinta on lähes aina tarpeen, mutta tietyt palveluprojektit eivät välttämättä ole yhtä tärkeitä kuin ennen. Ennen resurssien ja työn kohdistamista kannattaa varmistaa, että yhteisö tarvitsee projektia. Esimerkki: Kunta tarjoaa vanhuksille kuljetuspalveluita edullisesti tai ilmaiseksi, joten lionien ei tarvitse järjestää vanhusten kuljetusohjelmaa. b. Pystyykö klubi tai piiri toteuttamaan projektin? Ennen kuin annat aikaa ja resursseja projektille, mieti, onko tehtävän toteuttamiseksi käytettävissä tarpeeksi ihmisiä, osaamista ja varoja. Esimerkki: Yhteisön lasten ja vähävaraisten aikuisten silmäklinikkaa varten saattaa olla todellinen tarve, mutta projekti saattaa olla liian suuri yritettäväksi yksin. Kannattaa miettiä, miten lionsklubi tai piiri voi toteuttaa projektin yhteistyössä muiden järjestöjen kanssa. c. Sopiiko projekti lionien toimintaan? Esimerkki: Antaako projekti loppujen lopuksi humanitaarista apua tarvitseville? 2. Aseta ehtojen mukaiset projektit tärkeysjärjestykseen: Kun olet valinnut mahdolliset projektit, aseta ne tärkeysjärjestykseen. Valitse ensin projektit, jotka on tärkeintä tehdä heti. Voit tehdä projekteista luettelon ja kysyä sitten jokaisen projektin kohdalla seuraavat kysymykset: Kuinka kiireellinen projekti on? Kuinka tärkeä projekti on? Kuinka usein projekti on tehtävä? Pitäisikö jonkun muun (tai ryhmän) toteuttaa projekti? Kuuluuko projekti vastuualueeseeni? Mitä tapahtuu, jos tämä projekti ei toteudu?

6 Luokittele sitten jokainen projekti sellaiseksi, joka on pakko tehdä, joka pitäisi tehdä tai joka voitaisiin tehdä. Voit tehdä seuraavanlaisen taulukon. Projektien tärkeysjärjestys Merkitse rastilla ( ) projektin tärkeysluokitus: MAHDOLLINEN PROJEKTI Pakko tehdä Pitäisi tehdä Voisi tehdä Valitse projekti tai projektit Valitse ensin Pakko tehdä -luokituksen projektit. Valitse sitten Pitäisi tehdä -luokituksen projektit käytettävissä olevan ajan ja resurssien mukaan. Jätä Voisi tehdä -luokituksen projektit tulevaisuuteen.

7 4. Kuvaile projektia Ennen kuin aloitat projektisuunnitelman tekoa, kuvaile tarkasti, mitä haluat saavuttaa. Käy läpi seuraavat neljä vaihetta. a. Määritä yleinen päämäärä Kuvaile yleisluontoisesti, mikä on projektin päämäärä. Esimerkki: Luoda kaupungille turvallinen ja kaunis jokiympäristö. b. Aseta tietyt tavoitteet Kuvaile tarkemmin, millä tavoitteilla päämäärään päästään. Nämä ovat projektin tuloksia. Esimerkki: 1. Parempi veden laatu saasteiden valvonnalla. 2. Kaunis joki roskien siivoamisella vedestä. 3. Puistomainen ympäristö puhdistamalla rannat roskista ja maisemoinnilla. c. Kuvaile projektin toimituksia Toimituksia ovat ne tulokset, jotka työryhmä luo tavoitteillaan. Esimerkiksi: 1. Kunnalliset säädökset, jotka suojaavat vesiä saasteilta. 2. Jokiveden siivoamisohjeet. 3. Joen rantojen ja jokimaiseman siivoamisohjeet. 4. Puiden ja kasvien istuttaminen maisemaan. d. Anna projektille nimi Anna projektille nimi tietojen vaihtoa varten. Esimerkki: Vantaan kaupungin lionien joensiivousprojekti.

8 Vaihe 2: Projektin suunnittelu Tämä vaihe vie usein eniten projektipäällikön aikaa. Suunnittelu on kuitenkin tärkein vaihe, sillä siinä määritetään konkreettisesti projektin tekijät, tavoitteet ja toimintatavat. Kun suunnittelet seuraavaa projektia, voit käyttää apunasi tässä esitettyä mallia. 1. Analysoi ympäristöä Arvioi klubiin ja yhteisöön liittyviä vahvuuksia, heikkouksia, mahdollisuuksia ja uhkia. Tee luettelo tekijöistä, jotka vaikuttavat onnistumiseen ja epäonnistumiseen, ja arvioi näitä tekijöitä. Tee suunnitelma, jossa käytetään vahvuuksia, voitetaan heikkouksia, hyödynnetään mahdollisuuksia ja poistetaan uhkia. Esimerkki: Vahvuudet osaavia ja innokkaita lioneita sekä ulkopuolisia osallistujia Heikkoudet varojen puute estää välineiden hankimisen Mahdollisuudet kunnan viranomaisten tuki Uhkat klubin jäsenet vastustavat uutta projektia 2. Kokoa työryhmä Voit muodostaa projektille sopivan työryhmän seuraavan kaavion avulla. a. Valitse työryhmän jäsenet Mieti projektin valmistumisen edellytyksiä. Pyydä mukaan kiinnostuneita lioneita ja ulkopuolisia osallistujia. b. Kehittele aktiviteetit, joilla päästään tavoitteisiin Tee luettelo aktiviteeteista, jotka on tehtävä projektin tavoitteen saavuttamiseksi. Jos esimerkiksi tavoitteena on istuttaa puita ja kasveja maisemointia varten, tarvittavia aktiviteetteja ovat: Arvioi nykyistä maisemaa. Poista kohdat, joita ei haluta säilyttää. Analysoi niiden tilalle tulevia puita ja kasveja: ovatko ne kauniita, sopivatko ne ympäristöönsä ja ovatko ne helppohoitoisia. Tee ylläpitosuunnitelma. Osta maisemointiin tarvittavat materiaalit tai hanki niihin avustuksia. Istuta uudet puut ja kasvit.

9 c. Jaa roolit Jaa työryhmän jäsenille sopivat tavoitteet ja aktiviteetit. Ota huomioon kiinnostuksen kohteet, taidot, käytettävissä oleva aika ja sitoutuminen. Esimerkki: Joen saastumisen ehkäisevien säädösten luontiin valitaan lakimies, joka on osallistunut kunnallispolitiikkaan. Puiden ja pensaiden istuttamiseen valitaan eläkkeelle jäänyt maisemoija tai puutarhuri. d. Sitouta Tapaa työryhmän jäsenet yksitellen ja kysy heidän mielipiteitään sekä ajatuksiaan. Anna heille mahdollisuus vaihtaa ajatuksia ja tehdä päätöksiä. 3. Luo työrakenne Työrakenteessa suunnitellaan, mitä työryhmän jäsenet tekevät tavoitteiden saavuttamiseksi, miten edistymistä seurataan ja miten tietoja vaihdetaan projektipäällikön ja työryhmän muiden jäsenten kanssa. Seuraavassa taulukossa esitetään työrakenteen kolme tärkeintä osaa. a. Määritä tietyt tehtävät kullekin aktiviteetille Määritä työryhmän jäsenten kanssa kuhunkin aktiviteettiin liittyvät tehtävät. Luo jakso jokaisen tehtävän ja aktiviteetin toteuttamiselle. Esimerkki: Jos aktiviteettina on sellaisten maiseman kohtien poistaminen, joita ei haluta säilyttää, tehtäviä voisivat olla seuraavat: Pyydä kiinnostuneita lioneita ja ulkopuolisia osallistujia luomaan siivousryhmä. Hanki siivouksessa tarvittavat välineet. Määritä tehtävän päivämäärä ja kellonaika. Hanki siivousryhmälle eväät. Kiitä kaikkia osallistujia. b. Määritä välitavoitteet Välitavoite on tärkeä tapahtuma. Useimmissa projekteissa on välitavoitteita, joista selviää projektin tilanne lopulliseen aikarajaan nähden. Mikä tahansa tavoite, aktiviteetti tai tehtävä voi olla välitavoite, jos se on näkyvä, mitattava ja tärkeä tapahtuma projektin kulussa. Esimerkki: Siivousvälineet saadaan 19. maaliskuuta 2009 mennessä. Saasteiden vähenemiseen tähtäävä säädösluonnos valmistellaan ja esitetään kunnanvaltuustolle 22. huhtikuuta 2009.

10 c. Määritä viestintäjärjestelmä Luo järjestelmä, jonka mukaan työryhmä vaihtaa tietoja ja seuraa edistymistä. Esimerkki: Projektin viikoittainen tilanneraportti. Työryhmän kokoontuminen joka viikko tai joka toinen viikko. Sähköposti tai neuvottelupuhelut. Yksittäiset etenemisen tarkistukset joka perjantai. 4. Määritä luvut Projektin kestoa ja kustannuksia ei aina voi etukäteen tietää. Tärkeintä on kuitenkin määrittää jonkinlainen aikaraja ja budjetti, jotta voidaan varmistaa, että kustannukset pysyvät tietyissä rajoissa ja että projekti edistyy joutuisasti. Ohjeita: a. Arvioi aika Arvioi työryhmän jäsenten kanssa jokaista tehtävää varten tarvittava aika ja määritä koko projektille aikarajat. Valitse välitavoitteille päivämäärät, jotta projekti pysyy helpommin aikataulussa. b. Luo alustava budjetti Arvioi työryhmän jäsenten kanssa jokaisen tehtävän kustannukset. Sisällytä kustannuksiin materiaalien ostot tai vuokraukset, maksettavat resurssit ja tarvittavat julkaisut tai viestintäkulut.

11 Vaihe 3: Projektin seuranta Projektipäällikön suurimpia haasteita on päättää, kuinka paljon toimintavapautta kullekin työryhmän jäsenelle annetaan tehtävissään. Valvonnan tarvetta määritettäessä kannattaa ottaa huomioon kokemus, persoonallisuus ja työskentelytyyli. On tärkeää antaa selkeät ohjeet ja paljon palautetta kokemattomille. Kokeneiden työskentelyä voidaan ohjata enemmän saavutettujen tulosten ja niiden toteutustavan mukaan. Projektin seurannan tärkeitä osia ovat: 1. Hallinta a. Varmista toimiva tiedonkulku Vaihda tietoja suunnitellulla tavalla, näin voit pitää yhteyttä työryhmään ja seurata työn edistymistä. b. Vertaa saavutuksia ja suunnitelmia Tapaamalla työryhmän jäseniä ja/tai lukemalla tilanneraportteja voit varmistaa, että tehtävät valmistuvat ajallaan, budjetin rajoissa ja suunnitelman mukaisesti. c. Auta ja neuvo työryhmän jäseniä tarvittaessa Neuvo työryhmän jäseniä, jos heillä on ongelmia. Tee yhteistyötä ongelmia kohdanneen työryhmän jäsenen kanssa tai seuraa ongelman ratkaisun edistymistä, kunnes työ alkaa taas sujua. 2. Tee muutoksia a. Jaa tehtäviä tarvittaessa uudelleen Kun muut keinot eivät auta, jaa tehtäviä uudelleen tai hanki uusia resursseja, jotta projekti edistyy suunnitelman mukaisesti. b. Muuta työsuunnitelmaa tarpeen mukaan Muuta tarvittaessa aikarajoja ja tiettyjä aktiviteetteja, jotta suunniteltu aikataulu pysyy realistisena. Muista, että yhden tai usean tehtävän viivästyminen ei välttämättä vaikuta koko projektin valmistumiseen. c. Muuta budjettia tarpeen mukaan Muuta budjettia arvioiden mukaisesti ja varmista, että projektin valmistumista varten on tarpeeksi varoja.

12 Vaihe 4: Toimitus ja jatkotoimet Pidä työryhmän kanssa selonteko projektin lopussa. Varmista, että tiedät projektin tapahtumat ja niiden syyt. Pohtikaa mahdollisia epäonnistumisia myönteisesti, objektiivisesti ja syyttelemättä. Pohtikaa onnistumisia kiitollisesti ja realistisesti. 1. Varmista toimituksen laatu a. Vertaa projektin tuloksia suunniteltuihin toimituksiin Tarkista, että valmiit tehtävät ja aktiviteetit ovat suunnitelmien mukaisia. b. Valvo toimituksen suoritusta ja esittelyä Ole tarvittaessa mukana sellaisen tapahtuman suorituksessa tai esittelyssä, joka on suunniteltu projektin toimitettavaksi tulokseksi. 2. Tarkista tulokset a. Vertaa toimituksia ja tavoitteita Vertaamalla toimituksia ja tavoitteita näet, saatiinko tehdyllä työllä aiotut tulokset. Esimerkki: Saatiinko siivouksella ja uusilla säädöksillä aikaiseksi kaunis ja turvallinen jokiympäristö? b. Analysoi onnistumisia ja epäonnistumisia Pohdi koko projektin onnistumisen lisäksi myös epäonnistumisia sekä projektin eri vaiheiden onnistumisia. Jokaisesta onnistumisesta ja epäonnistumisesta voidaan oppia seuraavia projekteja varten. c. Kirjaa ja anna suosituksia Kirjaa muistiin onnistumiset ja epäonnistumiset sekä niiden vaikutus projektiin. Tee mahdollisuuksien mukaan suosituksia samanlaisten epäonnistumisten välttämiseksi ja onnistumisen varmistamiseksi. 3. Juhli a. Anna tunnustusta saavutuksista Anna tunnustusta kaikkien projektiin osallistuneiden henkilöiden ja ryhmien osallistumisesta. b. Nauti hetkestä Kun päätätte projektia, varmista, että työryhmällä on mahdollisuus juhlia työn valmistumista.

13 Yhteisö Tapaustutkimus Linnajoen lionsklubi Linnajoki on vanha yhteisö, jonka asukasluku oli 10 vuotta sitten ja on nyt vain Kaupunki sijaitsee noin 45 minuutin automatkan päässä suurkaupungista, jonka asukasluku on lähes kaksi miljoonaa. Linnajoki oli aikoinaan teollisuuskaupunki, jossa monet suuret yritykset työllistivät suuren osan asukkaista. Suurista tehtaista lähes puolet on lopettanut toimintansa talouden hiipuessa, ja monien on täytynyt etsiä töitä muualta. Työttömyysaste on suhteellisen suuri, ja rakennusalalla on hiljaista. Koska työpaikkoja yrityksiä on hävinnyt, jotkin kaupungin alueet ovat ränsistyneet ja asuntoja on tyhjillään. Monet yhteisöt ovat kuitenkin kärsineet enemmän kuin Linnajoki, ja pienyritykset ovat selviytyneet vaikeista ajoista. Taloudesta on kuulunut viime aikoina hyviäkin uutisia, sillä muutama tietotekniikan yritys on perustanut toimipisteen kaupunkiin. Linnajoen keskimääräinen tulotaso on hieman alueen keskimääräistä tulotasoa alhaisempi, ja nuoria muuttaa pois oppilaitoksista valmistuttuaan. Linnajoen kouluilla on hyvä maine, mutta taloustilanne on vaikuttanut verokertymään, joten koulujen vapaa-ajan toimintaan suunnattuja varoja on vähennetty säästösyistä. Linnajoen lionsklubi Linnajoen lionsklubi on perustettu yli 40 vuotta sitten. Se on ainoa lionsklubi kaupungin lähialueella, mutta kaupungissa toimii myös kaksi muuta palveluyhteisöä. Jäsenmäärä on vähentynyt, suurimmillaan jäsenmäärä oli 70, mutta nyt se on enää 50. Jäsenten keski-ikä on 58. Klubissa on kolme naisjäsentä. Linnajoen lionit tunnetaan pitkäaikaisesta toiminnastaan. He ovat toteuttaneet yhteisössään useita hyödyllisiä projekteja. Jäsenmäärän vähenemisestä huolimatta klubi toimii yhä melko aktiivisesti, ja jäsenet ovat toiveikkaita sekä motivoituneita. Klubin säännöllisiä projekteja ovat nykyisin esimerkiksi vuosittainen pannukakkuaamiainen, autonpesutapahtuma kesällä ja koju kaupungin vuosijuhlassa. Näiden varainhankintatapahtumien tuotto menee enimmäkseen vähävaraisten asukkaiden näönhuoltoon ja opiskelustipendeihin, joiden saajat valitaan koulumenestyksen sekä avustustarpeen perusteella. Linnajoen lioneihin kuuluu lääkäreitä, lakimiehiä, opettajia ja pienyritysten omistajia, myös kaupungin entinen pormestari on jäsen.

14 Projektin määrittäminen a. Määritä yleinen päämäärä b. Aseta tietyt tavoitteet c. Kuvaile projektin toimituksia d. Anna projektille nimi