TTL:n jäsenyhdistysten hallitusten muistilista

Transkriptio

1 Muistilista 1/ / 8 TTL:n jäsenyhdistysten hallitusten muistilista Sisällys: TTL:n jäsenyhdistysten hallitusten muistilista Muistilistan tavoite Liiton organisaatio Tietotekniikan liitto ry Infuture Oy Tietotekniikan tutkimussäätiö Hallinto Päätösvalta ja vaikuttaminen liittoyhteisössä Hallintomalli Alue-, teema- ja opiskelijayhdistykset Puheenjohtajakokoukset Liittokokoukset Vaalivaliokunta Hallitus Liiton toimisto Jäsenrekisteri ja verkkopalvelut Raha-asiat Jäsenyhdistysten perusosuus Jäsenyhdistyksen yhdistysosuus jäsenmaksuista Hankeapuraha Yhdistysten merkkipäivät Matkalaskut Tiedottaminen Sähköinen uutiskirje Tietokone-lehden Tietopalsta Sähköinen jäsentiedote Koulutuskalenteri Mediaopas TTL:n jäsenyhdistyksille Kolumniopas TTL:n jäsenyhdistyksille Liiton www-sivut Vuosikello Lopuksi... 8 Liite: TTL:n vuosikello

2 Muistilista 1/ / 8 1. Muistilistan tavoite Tämän muistilistan tavoitteena on helpottaa TTL:n jäsenyhdistyksen puheenjohtajan ja muiden toimihenkilöiden toimintaa. 2. Liiton organisaatio 2.1 Tietotekniikan liitto ry 2.2 Infuture Oy Liitto on puolueeton, valtakunnallinen tieto- ja viestintäalan asiantuntija, jäsenyhdistystensä kattojärjestö. Liittoon kuuluu 17 paikallis-, 6 teema- ja 3 opiskelijayhdistystä ja toiminta kattaa koko Suomen. Yhdistyksiin kuuluu yhteensä alan ammattilaista sekä noin 500 tietotekniikkaa tuottavaa tai käyttävää yritystä ja yhteisöä. Infuture Oy:n kautta liitto toteuttaa liiketoimintaansa, johon kuuluvat mm. koulutustapahtumien järjestäminen ja kirjojen sekä mm. IT2000 -sopimusehtojen myynti. 2.3 Tietotekniikan tutkimussäätiö 2.4 Hallinto Tietotekniikan tutkimussäätiön tarkoituksena on edistää ja tukea Suomea palvelevaa tietotekniikkaa koskevaa ja siihen liittyvää koulutus- ja neuvontatoimintaa, jonka tavoitteena on taloudelliset ja inhimilliset näkökohdat huomioonottava tietotekniikan mahdollisimman tehokas hyväksikäyttö. Käytännön tasolla säätiö jakaa vuosittain väitöskirjapalkinnon sekä vuoden tietotekniikkavaikuttaja ja -tuote -palkinnot sekä avustaa suomalaisten alan tutkijoiden osallistumista kansainväliseen yhteistyöhön. TTL:n, Infuture Oy:n ja Tietotekniikan tutkimussäätiön hallitusten kokoonpano on sama.

3 Muistilista 1/ / 8 3. Päätösvalta ja vaikuttaminen liittoyhteisössä 3.1 Hallintomalli Jäsen Jäsenyhdistys (Puheenjohtajakokous, ei sääntömääräinen hallintoelin) Liittokokous (Vaalivaliokunta) Hallitus Työryhmät, Toimisto 3.2 Alue-, teema- ja opiskelijayhdistykset Luettelo toimivista alue-, teema- sekä opiskelijayhdistyksistä löytyy liiton nettisivuilla, Yhteisö >> Jäsenyhdistykset 3.3 Puheenjohtajakokoukset 3.4 Liittokokoukset Yhdistysten puheenjohtajat kutsutaan koolle suunnittelukokouksiin liittokokoukselle esitettävien asioiden valmistelua varten. Kokouksia vuodessa on kaksi, toinen keväällä ja toinen syksyllä. Yhdistyksen puheenjohtajan ollessa estynyt, kokoukseen voi osallistua muu yhdistyksen hallituksen/johtokunnan jäsen. Kokousten aikataulu on nähtävänä liiton nettisivuilla, Jäsenille >> TTL:n kokouksia (Huom! Sivut vaativat kirjautumista.) Liittokokous kutsutaan koolle kaksi kertaa vuodessa. Kevätliittokokouksessa hyväksytään mm. liittokonsernin tilinpäätös ja toimintakertomus sekä pitkän tähtäyksen toiminnan suunnittelun lähtökohdat. Syysliittokokouksessa hyväksytään mm. liiton pitkän tähtäyksen toimintasuunnitelma, seuraavan vuoden budjetti ja toimintasuunnitelma sekä valitaan liiton hallituksen jäsenet ja hallituksen puheenjohtaja. Jos jäsenyhdistys haluaa, että jokin asia otetaan käsiteltäväksi liittokokouksessa, on sen tehtävä asiasta hallitukselle kirjallinen esitys. Esitys on toimitettava hallitukselle vähintään 4 viikkoa ennen ilmoitettua kokousta. Kokousten aikataulu on nähtävänä liiton nettisivuilla, Jäsenille >> TTL:n kokouksia (Huom! Sivut vaativat kirjautumista.)

4 Muistilista 1/ / Vaalivaliokunta 3.6 Hallitus 3.7 Liiton toimisto Vaalivaliokunta pyytää vuosittain jäsenyhdistyksiltä ehdokkaita Tietotekniikan liitto ry:n hallituksen jäseniksi. Hallitusjäsenehdokkailta edellytetään ICT-alan ja liiketoiminnan hyvää tuntemusta. Vaalivaliokunnan tehtävänä on esityksessään myös varmistaa käytettävissä olevista ehdokkaista hallituksen taustan monipuolisuus. Vaalivaliokunnan jäsenet valitsee syysliittokokous. Vaalivaliokunnan kokoonpano on nähtävänä liiton nettisivuilla, Yhteisö >> TTL ry >> Hallinto Tietotekniikan liiton hallitukseen kuuluu liittokokouksen valitsema puheenjohtaja sekä kahdeksan jäsentä. Puheenjohtaja valitaan vuosittain, muut hallituksen jäsenet kahdeksi vuodeksi kerrallaan. Vuosittain erovuorossa on neljä jäsentä. Jäsenenä voi olla korkeintaan kaksi peräkkäistä kautta. Hallitusjäsenehdokkailta edellytetään ICTalan ja liiketoiminnan tuntemusta. Hallitus valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan. Hallitus kokoontuu keskimäärin kerran kuukaudessa lukuun ottamatta heinäkuuta. Hallituksen keskeiset tehtävät ovat liiton strategian toteuttamisen suunnittelu, ohjaus ja edelleen kehittäminen. Liiton hallitus ja hallituksen puheenjohtaja toimivat myös Tietotekniikan tutkimussäätiön ja Infuture Oy:n hallituksena ja hallituksen puheenjohtajana. Kokoukset pidetään liiton kokouksen jälkeen samana päivänä. Hallituksen sihteerinä toimii Tietotekniikan liitto ry:n toiminnanjohtaja. Hallituksen kokoonpano on nähtävänä liiton nettisivuilla, Yhteisö >> TTL ry >> Hallinto Liiton toimisto hoitaa liiton asioita lakien, sääntöjen ja päätösten mukaan. Liiton toimisto tukee jäsenyhdistystensä toimintaa järjestämällä seuraavia palveluita: jäsenrekisterin ylläpito liiton kokousjärjestelyt postituspalvelu verkkopalvelut lehti- ym. yhteisten jäsenetujen kehittäminen. Lisäksi liiton toimisto harjoittaa ja koordinoi koulutus-, tutkimus-, julkaisu- ja kehittämistoimintaa päämääränään erityisesti ICT-ammattilaisten osaamisen edistäminen. 4. Jäsenrekisteri ja verkkopalvelut Käyttöoikeudet, käyttäjätunnukset sekä ohjeet pyydetään sähköpostitse: anneli.ranta-kuusinen@ttlry.fi

5 Muistilista 1/ / 8 5. Raha-asiat 5.1 Jäsenyhdistysten perusosuus Syysliittokokouksessa tehtiin päätös, jonka mukaan yhdistysosuus maksetaan vain niille yhdistyksille, jotka ovat toimittaneet liiton toimistoon tilinpäätöksen, toimintakertomuksen sekä toimintasuunnitelman ja budjetin. Yhdistyksen tulee lähetä kyseiset dokumentit vuosittain mennessä tai yhdistys menettää perusmaksun kuluvalta vuodelta. Liiton toimisto odottaa saavansa jokaiselta yhdistykseltä: Yhdistyksen kevätkokouksen jälkeen vahvistetun tilinpäätöksen toimintakertomuksen Yhdistyksen syyskokouksen jälkeen vahvistetun seuraavan vuoden toimintasuunnitelman budjetin luottamushenkilöiden, liittokokousedustajien ja varaedustajien nimet ja sähköpostiosoitteet. Tiedot lähetetään sähköpostitse osoitteeseen: anneli.ranta-kuusinen@ttlry.fi 5.2 Jäsenyhdistyksen yhdistysosuus jäsenmaksuista 5.3 Hankeapuraha Yhdistysosuudet jäsenmaksuista tilitetään yhdistyksille kolme kertaa vuodessa. Tilityksestä lähetetään yhdistyksen puheenjohtajalle erittely. Yhteyshenkilönä toimii Anneli Ranta-Kuusinen, puh , anneli.ranta-kuusinen@ttlry.fi Tietotekniikan liitto myöntää apurahoja Tietotekniikan liittoon kuuluville jäsenyhdistyksille. Apurahoja myönnetään hankkeille, jotka edistävät yhteistyötä yhdistysten välillä, joiden avulla voidaan hankkia uusia jäseniä yhdistyksille tai muuten lisätä ja kasvattaa yhdistyksen toimintaa ja edistää Tietotekniikan liiton ja jäsenyhdistysten yhteisiä tavoitteita. Hankeapurahan myöntämistä koskevat säännöt sekä hakemuslomake löytyvät liiton nettisivuilta Yhteisö >> Jäsenyhdistykset >> Lomakkeet >> Hankeraha-anomus 5.4 Yhdistysten merkkipäivät Hallituksen kokouksessa tehtiin päätös, että yhdistyksille annetaan euron merkkipäivälahja yhdistysten täyttäessä tasakymmenvuosia. 25-vuotispäivänä ei lahjaa anneta. Toivottava on, että yhdistykset ilmoittavat merkkipäivästään hyvissä ajoin liiton toiminnanjohtajalle.

6 Muistilista 1/ / Matkalaskut 6. Tiedottaminen Puheenjohtaja- sekä liittokokouksiin osallistumisesta aiheutuneet matkakulut korvataan valtion matkustussäännön mukaan. Samalta suunnalta kokouksiin matkustavien toivotaan sopivan esim. kimppakyydeistä kulujen kurissapitämiseksi. Matkalaskupohja löytyy liiton nettisivuilta, Jäsenille >> TTL:n kokouksia (Huom! Sivut vaativat kirjautumista.) Matkalaskujen liitteeksi tulee toimittaa alkuperäiset tositteet kuluista. Matkalaskut tulee lähettää TTL:n toimistolle kuukauden sisällä. Jäsenyhdistys voi tiedottaa veloituksetta tapahtumistaan tai muista yleisesti kiinnostavista asioista viikoittaisessa sähköisessä uutiskirjeessä, Tietokone-lehden Tietopalstalla (kuukausittain), sähköisessä jäsentiedotteessa (kuukausittain) sekä koulutuskalenterissa. Tapahtumalomakkeen kautta tulevat tiedot otetaan automaattisesti huomioon kaikissa viestintäkanavissa. Huomaa, että viikoittaisessa sähköisessä uutiskirjeessä julkaisemme informaatiota vain yleisesti kiinnostavista tapahtumista ja toiminnasta. Täyttämällä Tapahtuman tiedot tilaisuuden jälkeen -lomakkeen tiedot arkistoituvat automaattisesti ja vuoden lopussa liitto lähettää tapahtumataulukot yhdistyksille tarkistettavaksi ja liitettäväksi yhdistysten toimintakertomuksiin. Tapahtuman tiedot tilaisuuden jälkeen -lomake löytyy liiton nettisivuilta Yhteisö >> Jäsenyhdistykset >> Yhdistysten tiedottaminen Aineistopäivät ja lomakkeet löytyvät liiton nettisivuilla Yhteisö >> Jäsenyhdistykset >> Yhdistysten tiedottaminen Pidätämme oikeudet lyhentää tekstiä tilarajoitteiden mukaan. 6.1 Sähköinen uutiskirje Uutiskirje ilmestyy joka perjantai sen tilanneille Tietotekniikan liiton jäsenille sekä muille kiinnostuneille. Uutiskirjeessä on lyhyesti viikon kiinnostavimmat IT-uutiset sekä TTL:n oma informaatio yleisesti kiinnostavista tapahtumista ja toiminnasta. 6.2 Tietokone-lehden Tietopalsta Tietopalsta ilmestyy Tietokone-lehdessä joka kuukausi lukuun ottamatta heinäkuuta. Tietopalstalla julkaistaan liiton ja jäsenyhdistysten tiedotteet tulevista kokouksista ja tapahtumista.

7 Muistilista 1/ / Sähköinen jäsentiedote Jäsentiedote ilmestyy kerran kuukaudessa. Tietopalstalla julkaistaan liiton ja jäsenyhdistysten tiedotteet tulevista kokouksista ja tapahtumista. 6.4 Koulutuskalenteri TTL ylläpitää tapahtumakalenteria TTL:n ja jäsenyhdistysten tapahtumista verkkosivuillaan. Jäsenyhdistykset pääsevät itse lisäämään tapahtumia kalenteriin jäsentunnuksillaan. Lisäämme myös tapahtumalomakkeella meille toimitetut tiedot koulutuskalenteriin. 6.5 Mediaopas TTL:n jäsenyhdistyksille TTL:n mediaoppaassa esitellään keinoja ja vaikutuskanavia, joiden kautta yhdistyksen viestejä voi tuoda esiin erityisesti yhdistyksen maakunnan/paikkakunnan medioissa. Toisinaan paikallisyhdistyksissä tapahtuu myös koko Suomen IT-kansaa kiinnostavia asioita, joista kannattaa viestiä. Tällöin kannattaa pitää mielessä myös valtakunnalliset IT-mediat, kuten Tietoviikko, Tietokone, Digitoday, IT-viikko, yms. TTL:n mediaopas löytyy liiton nettisivuilla Jäsenille >> Viestintä (Huom! Sivut vaativat kirjautumista.) 6.6 Kolumniopas TTL:n jäsenyhdistyksille 6.7 Videot 6.8 Liiton www-sivut TTL:n kolumnioppaassa kerrottu mitä pitää huomioida kirjoittaessa kolumnia. TTL:n kolumniopas löytyy liiton nettisivuilla Jäsenille >> Viestintä (Huom! Sivut vaativat kirjautumista.) TTL on ottanut käyttöön Dream Brokerin videoportaalin, jota kautta videoiden levitys pyritään tekemään yhdistyksille mahdollisimman helpoksi. Tarkoituksena on luoda yhdistyksille mahdollisuus levittää videoita tapahtumistaan ja koulutuksistaan sekä erilaisia ohjevideoita. Dream Screenin kautta yhdistykset voivat julkaista videoita suoraan TTL:n sivuilla sekä linkittämään niitä omille sivuilleen ja jakamaan muiden eri kanavien kautta. Dream screenissä on myös selainpohjainen editori videoiden muokkaamista varten. TTL:n nettisivuilta Jäsenille >> Viestintä (vaatii kirjautumisen sivustolle) löytyvät ohjeet Dream Screenin käyttöön. Tunnuksia videoportaaliin voi tilata sähköpostitse Tiina Riutalta tiina.riutta@ttlry.fi Yhdistykset ja osaamisyhteisöt voivat perustaa omia sivujaan TTL:n sivuston yhteyteen ja toivommekin yhdistysten ja osaamisyhteisöjen ideoivan ja kehittävän omaan alueeseensa liittyvää sisältöä ja julkaisevan sitä sivuillamme. Sivustolla on välineitä mm. tapahtumien hallinnan, keskusteluryhmien, jäsenkyselyiden ja verkkolehtien perustamiseksi ja tuottamiseksi. Myös uusia palveluja yhteisöllisyyden tukemiseksi kehitetään.

8 Muistilista 1/ / 8 7. Vuosikello 8. Lopuksi Palvelujen kehittämisen kautta pyritään luomaan jäsenyyteen uutta sisältöä. Toivomme, että jäsenyhdistykset tarkastaisivat säännöllisesti, että www-sivuilla olevat tiedot ovat ajan tasalla. Esimerkiksi TTL:n jäsenetuja päivitetään jatkuvasti, joten voi olla kätevintä linkittää edut suoraan TTL:n kotisivuille. Ajankohtaista tietoa sisältävät sivut auttavat myös meitä markkinoimaan TTL:n ja jäsenyhdistysten jäsenyyttä. Liiton verkkosivujen yhteyshenkilö on Pentti Saastamoinen, puh , pentti.saastamoinen@ttlry.fi Vuosikello on kalenteri, jossa näkyy liiton vuosittain toistuvat toiminnat. Yhdistykset voivat täydentää vuosikelloa omien tarpeidensa pohjalta. Vuosikellon pohja PowerPoint slaidina on tämän muistilistan liitteenä. Yritämme jatkuvasti parantaa toimintaamme ja toivommekin tämän takia palautetta teiltä siitä, miten toimintaa tulisi jatkokehittä. Palautetta voi antaa esimerkiksi suoraan toiminnanjohtaja Robert Serénille, puh tai s-posti: robert.seren@ttlry.fi Tämä muistilista ei ole kaikenkattava. Lisätietoja on saatavissa liittoyhteisön nettisivuilta lähettämällä sähköpostia liiton toimihenkilöille etunimi.sukunimi@ttlry.fi tai soittamalla numeroon Tietotekniikan liiton, Infuturen ja Tietotekniikan tutkimussäätiön postiosoite on Lars Sonckin kaari 12, Espoo Yhteistyöterveisin Tietotekniikan liitto ry