Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan ohje

Transkriptio

1 Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan ohje Yhtymähallitus

2

3 1 Sisällys 1. Johdanto Kuntayhtymän valvontajärjestelmän rakenne Sisäinen valvonta Sisäisen valvonnan tavoitteet Sisäisen valvonnan määritelmä Sisäisen valvonnan osa-alueet Sisäisen valvonnan vastuut Riskienhallinta Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan kohteet ja menettelytavat Päätöksenteko Henkilöstöasiat Talouden ja toiminnan suunnittelu ja seuranta Kirjanpito ja maksuliikenne Omaisuuden hallinnointi Voimaantulo... 10

4 1. Johdanto Tämä ohje täydentää kuntayhtymän yhtymävaltuuston hyväksymiä Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteita. Ohjeen tarkoituksena on yhtenäistää sisäisen valvonnan toimintatapoja kuntayhtymässä ja varmistaa, että yhteisesti hyväksyttyjä toimintatapoja noudatetaan. Ohjeessa määritellään sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan käsitteet ja periaatteet sekä menettely- ja hallintaprosessit, kuvataan sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toteuttajat ja vastuut, tarkastellaan keskeisiä toimintaprosesseja sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan näkökulmasta esittäen menettelyjä ja keinoja, joilla tilivelvollinen johto voi edistää hyvää hallinto- ja johtamistapaa sekä varmentaa sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toimivuutta ja asianmukaisuutta. 2. Kuntayhtymän valvontajärjestelmän rakenne Kuntayhtymän valvonta jakautuu ulkoiseen ja sisäiseen valvontaan. Tarkastussäännön mukaan kuntayhtymän hallinnon ja talouden valvonta järjestetään niin, että ulkoinen ja sisäinen valvonta yhdessä muodostavat kattavan valvontajärjestelmän. Ulkoinen valvonta on kuntayhtymän toimivasta johdosta ja organisaatiosta riippumatonta, ja sitä toteuttavat yhtymävaltuuston valitsema tarkastuslautakunta ja JHTT-yhteisö, joka määrää kuntayhtymän vastuunalaiseksi tilintarkastajaksi JHTT-tilintarkastajan. Kuntalain mukaan tilintarkastajan on mm. tarkastettava, onko kuntayhtymän ja kuntayhtymäkonsernin sisäinen valvonta ja riskienhallinta sekä konsernivalvonta järjestetty asianmukaisesti. Sisäinen valvonta on osa hyvää hallintoa. Sisäistä valvontaa ei voi siirtää ulkopuolisten tarkastajien tehtäväksi. Kuntayhtymän sisäisestä valvonnasta ovat vastuussa luottamushenkilöt sekä tilivelvolliset ja esimiehet 3. Sisäinen valvonta 3.1. Sisäisen valvonnan tavoitteet Sisäinen valvonta on osa kuntayhtymän johtamis- ja hallintojärjestelmää sekä operatiivista johtoa. Valvonnan tavoitteena on toiminnan jatkuva kehittäminen ja tuloksellisuuden arviointi. Sisäisen valvonnan avulla varmistetaan, että tavoitteet saavutetaan, toiminta on lakien, sääntöjen, ohjeiden ja päätösten mukaista, voimavarat ovat tuloksellisessa käytössä, omaisuus on turvattu sekä johdon saama informaatio on oikeaa, tarkoituksenmukaista ja oikea-aikaista. Sisäiseen valvontaan kuuluu, että organisaatio kokonaisuudessaan on tietoinen kuntayhtymän toiminnan tarkoituksesta ja tavoitteista ja että asetettujen tavoitteiden toteutumista seurataan. Valvonnassa keskitytään toiminnan tuloksellisuuden kannalta oleellisiin seikkoihin.

5 3.2. Sisäisen valvonnan määritelmä Sisäinen valvonta jakaantuu sisäiseen tarkkailuun, seurantaan ja sisäiseen tarkastukseen. Sisäinen tarkkailu Sisäinen tarkkailu on esimiesten suorittamaa päivittäistä valvontaa, joka sisältyy tavanomaisiin toimintarutiineihin. Toimiva johto varmistaa sisäisellä tarkkailulla, että tehtävät hoidetaan lakien, annettujen ohjeiden ja hyvän hallintotavan mukaisesti. Päivittäistä valvontaa on mm. laskujen hyväksymismenettely, työajan käytön seuranta, palkanmaksutietojen tarkastus ja omaisuuden käytön valvonta. Seuranta Seuranta on kunnallishallinnossa ennen muuta luottamushenkilöille, mutta myös johtaville viranhaltijoille kuuluva sisäisen valvonnan osa. Seurannan keskeisiä tehtäviä ovat tavoitteiden ja velvoitteiden asettaminen, raportoinnin toteutuksen valvonta ja tehtyjen päätösten ja raporteissa kuvattujen tulosten vertailu. Seurantaa voidaan toteuttaa tavanomaiseen toimintaan liittyvällä seurannalla tai erillisillä määräajoin toteutettavilla arvioinneilla. Sisäinen tarkastus Sisäinen tarkastus on näkyvää, aktiivista, systemaattista ja julkista tarkastustoimintaa. Sisäisen tarkastuksen ensisijaisena kohteena ovat toimintalinjaukset, toimintaperiaatteet, toimintaresurssien käyttö ja tavoitteiden toteutuminen. Tarkastus on sekä toimivan johdon että sen alaisuudessa tapahtuvaa toimintaa Sisäisen valvonnan osa-alueet Sisäinen valvonta koostuu viidestä toisiinsa liittyvästä osatekijästä. Näiden osatekijöiden ollessa kunnossa organisaation ja sisäisen valvonnan tavoitteet voidaan saavuttaa, ja siksi tilivelvollisten tulee huolehtia osatekijöiden asianmukaisesta järjestämisestä sekä valvonnasta. Johtaminen ja hallinnon järjestäminen Johtamistapa ja organisaatiokulttuuri luovat perustan valvonnalle ja edistävät tavoitteiden saavuttamista sekä henkilöstön valvontatietoisuutta. Asianmukaisesti toteutettuna ne takaavat parhaiten asioiden sovitunlaisen toteutumisen ja ehkäisevät samalla päätösten vastaista toimintaa sekä väärinkäytöksiä. Johtamistapa ja organisaatiokulttuuri vaikuttavat siihen, millaiset valvontatoimet otetaan käyttöön, millaisiksi organisaation raportointi- ja tiedotusjärjestelmät muodostuvat ja miten seuranta toteutetaan. Organisaatiokulttuuri koostuu mm. eettisistä arvoista, rehellisyydestä, organisaation ihmisten pätevyydestä sekä tavasta, jolla johto antaa valtaa ja vastuuta sekä organisoi ja kehittää henkilöstöään. Riskienarviointi ja -hallinta Kokonaisvaltaiseen riskienhallintaan kuuluu riskien tunnistaminen, arviointi sekä niihin vastaaminen toiminnan suunnittelussa ja tavoitteiden asettamisessa. Riskienhallinnan avulla kyetään myös löytämään uusia mahdollisuuksia. Valvonta Valvontatoimenpiteet ovat toimintatapoja ja -periaatteita, jotka auttavat varmistamaan tavoitteiden saavuttamista, määräysten noudattamista, resurssien tarkoituksenmukaista käyttöä, omaisuuden turvaamista ja tiedon luotettavuutta. Valvontatoimenpiteisiin kuuluvat mm. erilaiset hyväksymiset, valtuutukset, todentamiset, täsmäytykset, toiminnan tarkastukset, omaisuuden turvaamistoimet sekä työtehtävien eriyttäminen. Valvontatoimenpiteitä suoritetaan kaikkialla organisaatiossa, kaikilla tasoilla ja kaikissa toiminnoissa.

6 Seuranta ja arviointi Seurantatiedon perusteella arvioidaan sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tehokkuutta ja edistetään niiden kehittämistä. Seuranta voi olla jatkuvaa tai sitä voidaan toteuttaa erillisillä arvioinneilla tai näiden yhdistelmällä. Raportointi ja tiedonkulku Toimivan raportoinnin ja tiedonvälityksen avulla kuntayhtymän johto, henkilöstö ja sidosryhmät saavat oikea-aikaisesti olennaista ja käyttökelpoista tietoa toiminnasta ja siihen vaikuttavista tekijöistä. Tehokas tiedonvälitys organisaatiossa tapahtuu sekä vertikaalisesti että horisontaalisesti Sisäisen valvonnan vastuut Tilivelvollisuus Tilivelvollisilla on erityinen vastuu sisäisen valvonnan rakenteiden luomisesta ja sisäisen valvonnan tehokkuuden parantamisesta ja jatkuvasta ylläpidosta johtamansa toiminnan osalta. Kuntalain mukaisesti tilivelvollisina pidetään yhtymähallituksen jäseniä, liikelaitoksen johtokunnan jäseniä, esittelijöitä sekä kuntayhtymän johtavia viranhaltijoita. Tarvittaessa tilivelvollisia voidaan yksilöidä virkakohtaisesti talousarviossa. Tilivelvollisuus kattaa em. henkilöiden johtamis-, ohjaus- ja seurantavastuun lisäksi tulosvastuun ja oikeudellisen vastuun. Sisäisen valvonnan valvontavastuu on ensisijaisesti tilivelvollisilla. Tilivelvollisuusaseman puuttuminen ei vapauta esimiesasemassa olevaa viran- tai toimenhaltijaa alaistensa toiminnan valvontavastuusta. Luottamushenkilöt Yhtymävaltuusto päättää kuntayhtymän ja kuntayhtymäkonsernin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteista ja linjauksista sekä edellyttää, että kuntayhtymäkonsernin toiminnot on järjestettävä siten, että kaikilla organisaation tasoilla ja kaikissa toiminnoissa on riittävä sisäinen valvonta ja riskienhallinta. Tarkastuslautakunta esittää arviointikertomuksessaan arvionsa sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan sekä konsernivalvonnan tilasta. Yhtymähallituksella ja liikelaitos Edupolin johtokunnalla on operatiivinen vastuu sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan ohjeistamisesta ja asianmukaisesta järjestämisestä, toimeenpanon valvonnasta ja tuloksellisuudesta. Yhtymähallitus sekä liikelaitoksen johtokunta päättävät sisäistä valvontaa ja riskienhallintaa koskevista ohjeista sekä vastaavat tilinpäätöksen toimintakertomuksessa annettavasta sisäisen valvonnan ja konsernivalvonnan järjestämisen selonteosta. Tytäryhteisöjen hallitukset vastaavat omalla tehtäväalueellaan sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä. Johtavat viranhaltijat Kuntayhtymän johtava rehtori ja muut johtavat viranhaltijat vastaavat sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja tuloksellisuudesta vastuualueillaan. He raportoivat ohjeiden mukaisesti kuntayhtymän luottamuselinjohdolle. Esimiehet Esimiehet vastaavat siitä, että henkilöstön toimivalta ja vastuut on asianmukaisesti määritelty ja he ovat tietoisia omista tulostavoitteistaan ja että edellytykset tehtävien suorittamiseen ovat olemassa.

7 Esimies vastaa siitä, että hänen yksikkönsä tavoitteet tukevat ylemmän tason tavoitteita. Samoin hän vastaa siitä, että hänen alaisuudessaan olevien yksiköiden tavoitteet ovat linjassa koko yksikön tavoitteiden kanssa. Esimies vastaa myös tiedonkulusta ja raportoinnista. Esimiehet ohjaavat ja valvovat alaistensa toimintaa. Esimiehen on ryhdyttävä toimenpiteisiin välittömästi, kun hän havaitsee toimintaa, joka on tehotonta tai epätarkoituksenmukaista tai lain, muiden sääntöjen, ohjeiden ja päätösten vastaista. 4. Riskienhallinta Riskienhallinta on osa sisäistä valvontaa. Tehokkaalla riskienhallinnalla ehkäistään vahinkoja ja vähennetään kuntayhtymän toimintaan liittyviä riskejä. Riskienhallinta edellyttää niiden olemassaolon tiedostamista ja systemaattista analysointia. Yhtymähallitus ja johtava rehtori valvovat riskienhallinnan yleistä toteuttamista kuntayhtymässä. Tulosalueiden johtavat viranhaltijat vastaavat riskienhallinnan toimivuudesta omalla vastuualueellaan. Muiden esimiesten tulee kartoittaa omaa vastuualuettaan koskevat henkilö-, omaisuus-, toiminta- ja rahoitusriskit sekä ryhtyä niiden ehkäisemistoimiin tai tehtävä asiasta esitys toimivaltaiselle ylemmälle viranhaltijalle tai luottamustoimielimelle. Vahinkojen syntymisen estämiseen varaudutaan toimintasuunnitelmilla, hyvällä taloudenhoidolla ja vakuuttamisella. Mahdollisten vahinkojen varalta on eri vastuualueilla oltava suunnitelmat toipumisvalmiudesta, joiden avulla tilanne saadaan palautettua normaaliksi. 5. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan kohteet ja menettelytavat 5.1. Päätöksenteko Kuntayhtymän päätöksenteko perustuu hyvän hallinnon mukaisesti julkisuusperiaatteeseen ja avoimuuteen. Päätöksentekoa ohjaavat lainsäädäntö ja kuntayhtymän säännöt. Kuntayhtymän henkilökunta toimii hyvän hallinnon periaatteiden mukaisesti ja tuntee kuntalain, hallintolain ja julkisuuslain lisäksi riittävästi oman vastuualueensa lainsäädäntöä. Päätöksentekoprosessin muodostavat asian vireille tulo, päätöksen valmistelu, päätöksenteko, toimeenpano ja toimeenpanon valvonta. Valmistelu ja päätöksenteko Valmistelussa ja päätöksenteossa on noudatettava lainsäädäntöä ja sääntöjä sekä ohjeita. Päätöksenteon tulee perustua oikeisiin ja riittäviin tietoihin. Tiedon on säilyttävä muuttumattomana asian kaikissa käsittelyvaiheissa. Hallintosääntöön on kirjattu kokous- ja päätöksentekomenettelyn vaiheet. Kuntayhtymän luottamushenkilöiden, viranhaltijoiden ja työntekijöiden esteellisyydestä asian valmisteluun ja päätöksentekoon säädetään kuntalaissa ja hallintolaissa. Asianomainen viranhaltija, työntekijä tai luottamushenkilö on itse päävastuussa esteellisyytensä arvioimisesta. Tästä huolimatta myös esimiesten ja toimielinten esittelijöiden tulee valvoa, etteivät esteelliset osallistu päätöksentekoon. Toimielimen jäsenen esteellisyyden ratkaisee toimielin itse. Päätökseen merkitään henkilön esteellisyys ja esteellisyyden syy. Päätöksentekijällä on vastuu päätöksen sisällöstä sekä laatimansa asiakirjan muodollisesta ja sisällöllisestä oikeellisuudesta.

8 Asian ottamisesta ylemmän toimielimen käsiteltäväksi säädetään kuntalaissa. Hallintosäännön mukaan yhtymähallituksen tai liikelaitoksen alaisen johtavan viranhaltijan on 7 päivän kuluessa päätöksestä ilmoitettava yhtymähallitukselle tai liikelaitoksen johtokunnalle tekemistään ottokelpoisista päätöksistä. Toimielimen on tarvittaessa ryhdyttävä toimenpiteisiin otto-oikeuden käyttämiseksi. Päätösten tiedottaminen ja täytäntöönpano Päätökset asetetaan asianmukaisesti nähtäville, annetaan mahdollisimman nopeasti tiedoksi asianosaisille oikaisuvaatimusohjeineen ja valitusosoituksineen. Päätös ei saa lainvoimaa, jos sitä ei ole saatettu asianosaisille tiedoksi. Päätös voidaan kuitenkin panna täytäntöön ennen sen lainvoimaisuutta, mikäli se ei tee oikaisuvaatimusta tai valitusta hyödyttömäksi. Päätösten lainmukaisuus tulee tarkistaa myös päätösten täytäntöönpanovaiheessa. Yhtymähallitus ja liikelaitoksen johtokunta valvovat yhtymävaltuuston päätösten lainmukaisuutta. Yhtymähallitus seuraa johtavien viranhaltijoiden päätöksenteon laillisuutta. Vastaavasti johtavat viranhaltijat seuraavat vastuualueensa esimiesten päätöksentekoa. Asianhallinta ja arkistointi Arkistotoimen järjestäminen kuuluu yhtymähallitukselle, jonka tehtävänä on määrätä, miten asiakirjahallinta ja arkistotoimen suunnittelu, vastuu ja käytännön hoito järjestetään. Kuntayhtymän velvollisuutena on huolehtia asiakirjatietoonsa liittyvistä tehtävistä koko niiden elinkaaren ajan. Vastuu asiakirjahallinnan hoitamisesta kuuluu arkistonmuodostajalle. Kuntayhtymä on yksi arkistonmuodostaja. Kuntayhtymän asianhallinnan ja arkistonmuodostuksen johtamisesta, ohjaamisesta ja valvonnasta sekä pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista vastaa yhtymähallituksen määräyksellä arkistonhoitaja. Kuntayhtymän asiakirjahallinto ja arkistotoimi tulee järjestää siten, että lainsäädännön (erityisesti julkisuuslainsäädäntö, henkilötietolaki, hallintolaki) vaatimukset on otettu huomioon. 5.2 Henkilöstöasiat Kuntayhtymän strategian henkilöstönäkökulma luo perustan henkilöstöasioiden hoidolle. Henkilöstöosion toteutumista arvioidaan henkilöstökertomuksessa. Henkilöstön oikeudenmukainen kohtelu edellyttää, että noudatetaan voimassa olevaa lainsäädäntöä, virka- ja työehtosopimuksia, hallintosääntöä sekä muita henkilöstöasioita koskevia ohjeita. Hallintojohtaja vastaa HR-prosessin toimivuudesta, kehittämisestä, ohjeistamisesta ja seurannasta. Hänellä on valvontavastuu asianmukaisten operatiivisten henkilöstöasioiden hoidon varmistamisessa. Hänen johdollaan toimiva HRD koordinoi kuntayhtymätasolla henkilöstövoimavarojen hallintaa ja osaamisen kehittämistä sekä kuntayhtymän henkilöstöpolitiikkaa. Henkilöstöhallintoa koskevat prosessikuvaukset, ohjeet ja päätökset on koottu Intranet-sivuille. Työsuojelutoiminta ja työterveyshuolto ovat osa henkilöstöasioihin liittyvää riskienhallintaa. Näillä toiminnoilla edistetään työkyvyn säilymistä ja henkilöstön työviihtyvyyttä. Työsuojelutoiminnan ja työterveyshuollon avulla tunnistetaan työkykyyn ja työviihtyvyyteen liittyviä ongelmia ja uhkia. Henkilöstösuunnittelu ja rekrytointi Henkilöstön rakenne ja määrä mitoitetaan vastaamaan asetettuja palvelutavoitteita. Työtehtävät muuttuvat palvelutarpeen muuttuessa sekä työnantajalähtöisesti organisaatiomuutosten ja työjärjestelyjen takia että työntekijälähtöisesti työuralla uusiin työtehtäviin etenemisenä. Uuden henkilön palvelukseen ottaminen on merkittävä investointi, mikä pitää tehdä huolella. Ennen uuden

9 henkilön palvelukseen ottamista on selvitettävä muut tarkoituksenmukaiset vaihtoehdot hoitaa työvoimavaje. Pysyviin tehtäviin palkataan henkilöstö toistaiseksi voimassaolevaan palvelussuhteeseen. Määräaikaisen palvelussuhteen perusteena pitää olla lainsäädännön mukainen perusteltu syy. Määräaikaisuuden syy on aina mainittava työsopimuksessa tai viran hoitamista koskevassa päätöksessä. Koeaikaa tulee käyttää aina uusia henkilöitä rekrytoitaessa. Kun henkilö käyttää julkista valtaa, hänet tulee palkata virkasuhteeseen Kuntayhtymän HRD-henkilöstö avustaa tarvittaessa esimiehiä vakituisen ja määräaikaisen henkilöstön rekrytoinnissa. Uuden henkilön rekrytoinnissa tulee kiinnittää huomiota henkilön ammatillisiin ja sosiaalisiin kykyihin, työhistoriaan ja pätevyyteen. Lain edellyttämät rikosrekisteriotteet hankitaan systemaattisesti. Johtaminen ja henkilöstön kehittäminen Esimies kehittää omia valmiuksiaan johtajana ja kannustaa työntekijöitään kehittämään itseään ja työyhteisöään. Tavoitteiden asettamista ja arviointia pohditaan kehityskeskustelujen yhteydessä. Johtamista, henkilöstön osaamista ja ammattitaitoa sekä työyhteisön hyvinvointia arvioidaan työtyytyväisyyskyselyn, kehityskeskustelujen ja työpaikkakokousten avulla. Palkan määrittely ja maksatus Kuntayhtymässä päätösvaltaa kunta-alan suositussopimusten ja paikallisten sopimusten hyväksymisessä käyttää hallintosäännön mukaisesti yhtymähallitus. Henkilöstöpäätöksiä tekevät esimiehet vastaavat päätöstensä, muun muassa alaistensa palkkojen oikeellisuudesta. Palkkaa määriteltäessä on kiinnitettävä erityistä huomiota palkkauksen oikeellisuuteen ja oikeudenmukaisuuteen. Samoin on meneteltävä, kun myönnetään virka- tai työehtosopimuksen mukaisia harkinnanvaraisia etuuksia. Esimiehellä on velvollisuus seurata alaistensa palkanmaksun perusteita kuukausittain ja tehdä työsuhteen päättymisilmoitukset viipymättä. He vastaavat myös siitä, että työnjako on hoidettu niin, ettei väärinkäytösten mahdollisuuksia eikä vastuuepäselvyyksiä aiheuttavia työyhdistelmiä synny. He vastaavat uusien työntekijöiden perehdyttämisestä hyväksyttyjen perehdyttämisohjeiden mukaisesti. 5.3 Talouden ja toiminnan suunnittelu ja seuranta Toiminnan strateginen suunnittelu Strategia on johdon väline ohjata kuntayhtymän tuloksellista toimintaa. Kuntayhtymän strategiset valinnat ovat perustavia toiminnan ohjaukseen vaikuttavia kannanottoja ja strategian mukaisesti resursseja kohdennetaan menestystä varmistaviin kohteisiin. Strategian toteutuminen edellyttää koko kuntayhtymän strategisen johtamisjärjestelmän toimivuutta. Kuntayhtymän strategia ja sen tarkistaminen kytketään osaksi vuotuista toiminta- ja taloussuunnitteluprosessia. Talous- ja toimintasuunnitelma Yhtymävaltuusto hyväksyy viimeistään marraskuun 15. päivänä yhtymähallituksen talous- ja toimintasuunnitelmaehdotuksen, jonka virkamiesvalmistelu perustuu yhtymähallituksen antamiin talousarvion laadintaohjeisiin. Talous- ja toimintasuunnitelma julkaistaan kuntayhtymän verkkosivuilla. Talousarvioon kirjattujen vision, arvojen ja strategian sekä niistä johdettujen toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden määrittelyprosessi on avainasemassa luotaessa perustaa seurantaan liittyvälle sisäiselle valvonnalle. Käyttösuunnitelmien laadinnan ja muiden toimintaa ohjaavien

10 toimenpiteiden yhtenä tavoitteena on valtuuksien ja vastuiden jakaminen siten, että tavoitteet voidaan saavuttaa. Talousohjauksen ajantasaiset työohjeet löytyvät Intranet-sivuilta. Talouden suunnittelun valvontatoimenpiteillä pyritään varmistamaan talousarvion perustuminen realistisiin suunnitelmiin sekä talousarvion valmistelussa pohjana olevan raportoinnin luotettavuus. Johtavat viranhaltijat vastaavat oman tulosalueensa taloussuunnittelun luotettavuudesta. Raportointi ja seuranta Tarkastuslautakunta antaa yhtymävaltuustolle vuosittain tilinpäätöksen yhteydessä arviointikertomuksen, jossa se arvioi yhtymävaltuuston asettamien toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumista sekä onko kuntayhtymän toiminta järjestetty tuloksellisella ja tarkoituksenmukaisella tavalla. Kuntayhtymän johtava rehtori ja tulosalueiden johtavat viranhaltijat raportoivat yhtymähallitukselle talouden ja tavoitteiden toteutumisesta. Tulosalueiden sisällä esimiesten on luotava sellainen seuranta- ja raportointijärjestelmä, jolla he voivat varmistaa, että talousarvion tavoitteiden ohella myös muut toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet saavutetaan. Liikelaitoksen johtavat virkamiehet raportoivat liikelaitoksen johtokunnalle. Mikäli on ilmeistä, ettei talousarviossa asetettua toiminnallista tai taloudellista tavoitetta saavuteta, on seurannan yhteydessä esitettävä poikkeaman syy ja annettava selvitys, mihin toimenpiteisiin on ryhdytty tai ryhdytään tavoitteen saavuttamiseksi. Vastaavasti tulee toimia, mikäli on ilmeistä, että sitova määräraha tullaan ylittämään tai tuloarvio alittamaan. Mikäli korjaavista toimenpiteistä huolimatta tavoitteisiin ei päästä, määräraha on ylittymässä tai tuloarvio alittumassa, tulee yhtymähallituksen tehdä yhtymävaltuustolle esitys talousarvion muuttamisesta. Talousarviomuutokset on esitettävä valtuustolle talousarviovuoden aikana. 5.4 Kirjanpito ja maksuliikenne Kirjanpidossa ja tilinpäätöksen laadinnassa on noudatettava kuntalakia, kirjanpitolakia, hyvää kirjanpitotapaa ja kirjanpitolautakunnan kuntajaoston antamia yleisohjeita sekä mm. arvonlisäverolakia ja soveltuvin osin Kuntaliiton suosituksia. Tilinpäätöksen tulee antaa oikeat ja riittävät tiedot tilikauden toiminnasta, taloudesta, taloudellisesta kehityksestä ja taloudellisista vastuista. Tämä edellyttää oikein tehtyjä kirjauksia sekä toimintakertomuksessa, tuloslaskelmassa, taseessa ja liitetiedoissa oikeita ja riittäviä tilinpäätöstietoja. Kirjanpidon on tuotettava myös talousarvion seurannan sekä valtionosuusviranomaisten ja tilastokeskuksen edellyttämät tiedot. Kuntayhtymän tulee huolehtia, että sen talous- ja toimistohenkilökunnalla on riittävä koulutus, osaaminen ja ohjeistus tehtävästä suoriutumiseen. Vaarallisia työyhdistelmiä tulee välttää eriyttämällä mahdollisuuksien mukaan tehtäviä eri henkilöille. Tehtävien hoidon edellyttämät sijaisuusketjut tulee olla järjestetty. Laskentatoimi Hallintojohtaja vastaa siitä, että kuntayhtymän kirjanpitoa ja maksuliikennettä toteutetaan ajan tasalla olevien ohjeiden mukaisesti. Hänen johdollaan laaditaan kirjanpitojärjestelmien prosessikuvaukset sekä tileistä ja niiden käytöstä tililuettelo-ohje. Toimintoja valvotaan kirjanpitojärjestelmiin sisältyvien kontrollitoimintojen ja täsmäytysten avulla. Kuntayhtymä suosii sähköisiä kanavia rahansiirroissa ja maksuja vastaanotettaessa. Kuntayhtymän käteiskassoista, niiden hoitajista sekä kassavarojen enimmäis- ja vähimmäismääristä päättää kuntayhtymän johtoryhmä. Kaiken kuntayhtymän nimissä tapahtuvan maksuliikenteen pitää sisältyä kuntayhtymän kirjanpitoon.

11 Ostolaskujen käsittely ja maksuliikenne Kuntayhtymän ostolaskut tulevat kuntaan sähköisinä verkkolaskuina tai sähköpostin liitteenä. Laskut tarkastetaan ja hyväksytään sähköisen laskujenkierrätysjärjestelmän avulla. Laskulla tulee ennen maksatusta olla sekä tarkastaja että hyväksyjä. Laskun tarkastaja tarkastaa, että ostotapahtuma on vastaanotettu ja sen määrä ja laatu vastaavat tilauksen tietoja sekä että lasku on rahamäärältään oikea ja sovitut alennukset on otettu huomioon. Laskun hyväksyjä vastaa siitä, että meno on laillisesti syntyneen päätöksen mukainen ja hyväksyjän toimivaltuuksien rajoissa. Hän vastaa myös määrärahojen riittävyydestä. Ostolaskujen käsittelijöiden tulee toimia niin, ettei kuntayhtymälle aiheudu viivästyskorkoja laskujen käsittelyn takia. Ostolaskujen käsittelijöiden varahenkilöjärjestelyt tulee varmistaa myös lomaaikoina. Hyväksymisoikeuksista varahenkilöjärjestelyineen on pidettävä ajantasaista listaa. Laskujen hyväksyjien on jatkuvalla seurannalla varmistettava kulujen oikea kohdistuminen. Myyntilaskujen käsittely ja saatavien perintä Kuntayhtymän saatavat on laskutettava viipymättä. Jokainen esimies vastaa oman yksikkönsä saatavien hoitamisesta viivytyksettä laskutukseen. Samoin he vastaava siitä, että kuntayhtymälle on saatu suoritus päätöksiin tai sopimuksiin perustuvista saatavista, joita ei erikseen laskuteta. Saatavien perinnässä voidaan käyttää apuna perintätoimistoa. Saatavien perinnän tulee olla hyvän perintätavan mukaista. Raportointi ja seuranta Kirjanpito järjestetään ja ohjeistetaan siten, että tulosalueiden johdon ja esimiesten tarvitsemat raportit ovat ajantasaisesti saatavilla. Esimiesten tulee seurata kuukausittain oman yksikkönsä talouden tilaa kirjanpidon raporttien avulla. Seurannassa kiinnitetään huomiota mm. kulujen ja tuottojen kehittymiseen suhteessa talousarvioon ja vertailukausiin. 5.5 Omaisuuden hallinnointi Kuntayhtymän omaisuutta on hoidettava tuottavasti ja siten, että omistamiseen liittyvät riskit ovat hallinnassa. Kuntayhtymän hallintosäännön mukaan yhtymähallitus päättää omaisuuden hoidon ja vahinkoriskien perusteista. Omaisuuteen kohdistuvien riskien hallinnasta vastaa se yksikkö, jonka hoitoon omaisuus on annettu. Kuntayhtymän omaisuus tulee vakuuttaa. Vakuutusten kilpailutuksesta ja koordinoinnista vastaa hallintojohtaja. Vakuutusten ajantasaisuudesta vastaa se yksikkö, jonka hoidossa omaisuus on. Omistajaohjaus Kuntayhtymää liikelaitoksineen ja tytäryhteisöineen tarkastellaan kokonaisuutena strategisessa suunnittelussa sekä toiminnan ja talouden ohjauksessa. Omistajaohjauksesta vastaa yhtymähallitus. Kuntayhtymän konserniohjeella yhtymähallitus luo puitteet konserniin kuuluvien yhteisöjen omistajaohjaukselle kuntayhtymän tavoitteiden mukaisesti. Yhteisöjen seuranta ja raportointi järjestetään vastaavalla tavalla kuin kuntayhtymän oma seuranta ja raportointi.

12 Hankinnat ja omaisuus Hankinnoissa on noudatettava lakia julkisista hankinnoista sekä kuntayhtymän omia ohjeita. Hankintojen kilpailuttaminen on ohjeistettu kuntayhtymän hankintaohjeessa. Hankinnoista tulee tehdä päätökset toimivaltamääräysten ja kuntayhtymän hankintaohjeiden mukaisesti. Hankintapäätöksen yhteydessä ei saa antaa eikä ottaa vastaan lahjoja, palvelusuorituksia tai muita palveluksia toimittajilta. Henkilökohtaisia hankintoja ei saa tehdä kuntayhtymän hankintojen yhteydessä eikä käyttää kuntayhtymän hankintasopimusta omaksi edukseen. Kuntayhtymän jokaisen työntekijän on huolehdittava siitä, että kuntayhtymän omaisuutta ei katoa, omaisuus pidetään kunnossa sekä sitä käytetään ja hoidetaan taloudellisella ja tarkoituksenmukaisella tavalla. Esimiesten tehtävänä on valvoa, että omaisuutta hoidetaan em. tavalla. Kuntayhtymän käyttöomaisuus ja irtain omaisuus tulee luetteloida. Nimettyjen vastuuhenkilöiden tulee vuosittain tarkistaa omaisuusluettelot ja varmistaa, että omaisuus on kuntayhtymän hallinnassa. Työntekijän haltuun annettu omaisuus tulee palvelussuhteen päättyessä palauttaa kuntayhtymälle. Omaisuuteen kohdistuneet vahingot on aina ilmoitettava kuntayhtymän vakuutusyhtiölle ja tarvittaessa poliisille. Sopimukset Kuntayhtymän puolesta tehtävät sopimukset hyväksyy toimivaltainen luottamustoimielin tai viranhaltija. Toimivalta on määritelty kuntalaissa tai hallintosäännössä. Toimielimen hyväksymien sopimusten seuranta ja valvonta kuuluu sille johtavalle viranhaltijalle, jonka tulosalueeseen sopimus kuuluu. Viran- tai toimenhaltijan päätöksellä tehdyn sopimuksen seuranta ja valvonta kuuluu päätöksen tehneelle tai hänen määräämälleen. Sopimusten seurantaan ja valvontaan kuuluu täytäntöönpano sekä sopimuksesta johtuvat velvoitteet tai taloudelliset toimenpiteet ja niiden hoito määräaikana. Erityisesti on seurattava sopimusten voimassaoloaikoja, jotta ehditään ajoissa neuvotella sopimusten jatkamisesta tai kilpailuttaa sopimuskohde uudelleen. Hankinta- ja muissa sopimuksissa tulee käyttää mahdollisuuksien mukaan vakiomuotoisia sopimusmalleja. Tehdyt sopimukset on saatettava asianosaisten tietoon ja arkistoitava kuntayhtymän ohjeistuksen mukaisesti. 6. Voimaantulo Tämä ohje tulee voimaan Samalla kumotaan yhtymähallituksen hyväksymä sisäisen valvonnan ohje.