Toimiva mediatiedote

Transkriptio

1 Toimiva mediatiedote Kai Tarkka TrueStory

2 ohjelma - aamupäivä Tervetuloa Hyvä, parempi, paras erinomaisen mediatiedotteen anatomia Kai Tarkka, TrueStory Kuinka lähetän mediatiedotteen tehokkaasti maailmalle? Riina Vasala, epressi.com -tiedotepalvelu Huokaisutauko Mediatiedote sosiaalisessa mediassa Palvelupäällikkö Kari Haakana, Yle Kuinka mittaan mediatiedotteen vaikuttavuuden? Media-analyytikko Sanelma Helkearo, M-Brain Lounas

3 ohjelma - iltapäivä Kuinka viihteellistyminen muuttaa tiedotteita? Taija Holm, ProPromotion Oy Kuva ja ääni mediatiedotteessa Sampo Leino & Anton Valle, Massive Helsinki Oy Työpaja: kuinka teen tulevaisuuden mediatiedotteen käytännössä? Kai Tarkka, TrueStory Kahvitauko Tiedotetyöpajan purku Kai Tarkka, TrueStory Päivä päättyy

4 Kai Tarkka: Toimittaja, tiedottaja, yrittäjä, viestintämuotoilija Uusi Suomi (printti), Kärkiverkosto / Tietoyhteiskunta.fi, Tuottavuustyö.fi, Sitra yms. Etteplan Oyj, Sitra, Tekes, Työturvallisuuskeskus, RTK-Palvelu Oy, Forum Virium Helsinki, Culminatum Ltd. Oy, Sonera, Helsingin yliopisto yms. TrueStory / True koulutus / Massive Helsinki Oy

5 : Hyvä, parempi, paras erinomaisen lehdistötiedotteen anatomia Mistä aineksista leivotaan toimiva mediatiedote? Esimerkkejä hyvistä ja huonoista mediatiedotteista Kai Tarkka, TrueStory

6 Mistä on erinomaiset mediatiedotteet tehty? Päiväys / julkaisuajankohta Tiedotteen lähettäjän nimi Lisätietojen antaja + Erinomainen otsikko Erinomainen ingressi Erinomainen leipäteksti Erinomainen tiedotekieli Erinomainen lisätietosivu Erinomaiset linkit, kuvat, infograafit, videot

7 Pakolliset kuviot: Päivämäärä ja kellonaika Kertoo tiedotteen julkaisuajankohdan Usein tiedote on päiväperho elää vain klo 24 asti Kellonaika on joissain tapauksissa välttämätön (esim. pörssitiedottaminen) Embargo (julkaisemisen aikaraja), kyllä vai ei? - Yleensä ei - Joskus hyödyllinen - Embargo on perusteltavissa, jos tiedotteen kohteena ovat hyvin erilaiset mediat, joilla on hyvin erilaiset julkaisuajankohdat - Media noudattaa embargoa yleensä hyvin kiltisti

8 Pakolliset kuviot: Lähettäjän nimi ja lisätietoja Lähettäjän (tiedonlähteen) on oltava heti ja selvästi tiedotteessa näkyvissä Lähdekriittinen toimittaja saattaa jo pelkän lähettäjän perusteella päättää, että kiinnostuuko hän asiasta Kiinnostavien tiedotteiden säännöllinen lähettäminen kannattaa: nimi tulee näin medialle tutuksi Lisätietoja antaa yleensä asiantuntija, johtaja ja/tai tiedottaja: puhelin, sähköposti ja www-sivut Lisätietojen antaja allekirjoittaa tiedotteen Lisätietojen antajan on myös oltava oikeasti median tavoitettavissa!

9 Tiedotteen hyvä otsikko Kertoo tiedotteesi keskeisen sisällön ja/tai haluamasi perusviestin muutamalla sanalla Pyrkii kertomaan tiedotteen sisällöstä toimittajalle ainakin tärkeimmän tiedon Olisi tiivistettävä viiteen sanaan On mielellään myös naseva, rytmikäs, soinnukas, lennokas tieto kuitenkin aina ensin, taiteellisuus tai nokkeluus vasta sitten Käytä tiedotteen otsikon suunnitteluun / muovaamiseen / hiomiseen 50 % ajastasi Vaivannäöstäsi huolimatta tiedotteen otsikko päätyy vain hyvin harvoin julkaistun uutisen otsikoksi...

10 Tiedotteen huono otsikko Lupaa ja hehkuttaa liikaa On pitkä On vaikeaselkoinen On tylsä Sisältää (liikaa) adjektiiveja ja superlatiiveja On liiankin naseva, jolloin otsikon tietosisältö jää turhan ohueksi

11 Hyviä tiedotteiden otsikoita (Energiamarkkinavirasto) Sähköä ja maakaasua riittää tänä talvena (Palkansaajien tutkimuslaitos PT) Kutsu: Valtionyhtiöt johtavat irtisanomistilastoja (Animalia) Euroopan parlamentti puoltaa apinakoekieltoa (BirdLife Suomi ja Metsästäjäin Keskusjärjestö) Varovaisuutta hanhenmetsästykseen - rauhoitettuja muuttohanhia liikkeellä (Turun Messukeskus) Tiedemessuilla tehdään arjen neroja

12 Huonoja tiedotteiden otsikoita (Kotitalousopettajien liitto) Kotitalousopettajat ja Ruokatoimittajat mukana Lähiruokaviestillä Oma kotitalouden kirja on oppilaan oikeus! (liian pitkä, asettelu ei toimi...) (TIEKE) Suomi suuntautuu kansainvälisesti elektronisessa tiedonsiirrossa (epämääräinen...) Unikulman juhlavuosi huipentuu Habitaressa ( mutta miten...?) (OSG Viestintä) Kutsu Tervetuloa lehdistölounaalle! ( ja se lounaan aihe oli...?) (Suomen Arkkitehtiliitto SAFA) Lehdistötiedote ( missäköhän se otsikko on...?)

13 Tiedotteen hyvä ingressi Ingressi on tiedotteen ensimmäinen kappale otsikon jälkeen, joka kertoo tiedotteen olennaisen sisällön tiivistetysti Erinomainen ingressi on erinomaisen otsikon erinomainen jatke Kertoo tiedotteesta kaiken olennaisen myös sille, joka ei lue tiedotteesta mitään muuta On kiinnostava, lukemaan houkutteleva, naseva

14 Hyviä ingressejä Plan auttaa Burkina Fason tulvien uhreja Kehitysyhteistyöjärjestö Plan Suomi käynnistää keräyksen Burkina Fason tulvissa kotinsa menettäneiden lasten ja perheiden auttamiseksi. Plan jakaa ruokaa, puhdasta juomavettä, saniteetti- ja hygieniatarvikkeita sekä lääkkeitä tulvan uhreille. (Unikulma Oy) Tutkimus: Kolmannes suomalaisista ei pese tyynyään koskaan Milloin olet viimeksi pessyt tyynysi? Sitä kannattaisi pyöräyttää pesukoneessa useammin, sillä hiki ja rasva kerääntyvät nopeasti tyynyn sisään ravinteikkaaksi liaksi, jossa viihtyvät sekä pölypunkit että home. Tuore tutkimus osoittaa, että vuoteen siivoaminen ei kuulu vielä joka kodin rutiineihin.

15 Huonoja ingressejä (1) (Epicor) Epicor julkaisee vuoden toisen vuosineljänneksen tulokset Epicor Software Corporation on julkaissut toisen vuosineljänneksen tuloksen. Kaikkia tuloksia tulee pitää alustavina, kunnes yhtiö lähettää neljännesvuosiraporttinsa lomakkeella 10-Q. - Otsikko ei kerro oikein mitään - Ingressikään ei pidä sisällään mitään kovin olennaista tai kiinnostavaa tietoa - Pörssitiedottaminen on kyllä hyvin säänneltyä, mutta onko kaiken sijoittajaviestinnän aivan pakko olla myös tylsää...?

16 Huonoja ingressejä (2) Viestintäviraston selvitys: Lasten vanhemmat tyytyväisiä televisio-ohjelmien K-merkintöihin ja aikarajoituksiin Kotimaisten tv-kanavien käyttämät ikärajamerkinnät (K11, K15 ja K18) ja niitä vastaavat aikarajoitukset (klo arkisin, klo ja klo 23.00) ovat olleet käytössä kesästä 2004 lähtien. Viestintävirasto on teettänyt seurantatutkimuksen, jossa selvitettiin ikärajamerkintöjen ja aikarajoitusten toimivuutta. Tutkimuksen kohderyhmänä olivat alle 18-vuotiaiden lasten vanhemmat. Tutkimus on jatkoa vuonna 2005 tehdylle ensimmäiselle seurantatutkimukselle. - Otsikossa on ideaa, mutta se on liian pitkä - Ingressissä pitäisi olla tietoa tutkimuksen keskeisistä tuloksista eikä tutkimuksen tekotavasta ja historiasta (ne voisi laittaa erilliseen tietosivuun varsinaisen tiedotteen perään)

17 Hyvä leipäteksti Tiedotteen leipätekstin asiasisältö on aina toimittajalle tärkein. Sidosryhmille voi olla tärkeää myös hengen nostatus yms. Leipätekstissäkin mentävä suoraan asiaan ei kiertelyä, kaartelua ja kaunokirjallisuutta Tiedotteen tärkeimmät asiat alkuun, vähemmän tärkeät loppuun (pyramidi väärin päin) Väliotsikointi voi olla usein hyväksi: pääotsikon lisäksi voit nostaa esiin muitakin kärkiä Mukaan suoria lainauksia (..., kertoo toimitusjohtaja Virtanen... )

18 Hyviä tiedotteita (kts. Hyvat-tiedotteet.pdf) Attendo laajentaa asumispalvelujaan Rovaniemellä Hirvijahti alkaa viikonloppuna Artikkeli: Lämmityskausi alkaa narauta kodin sähkösyöpöt ennen talvea Matkailuajoneuvoalalla edessä hyviä näkymiä Uusi takka- ja palomuurimaali Tikkurilasta

19 Huonoja tiedotteita (kts. Huonot-tiedotteet.pdf) HSY:n hallituksen kokous Suomen Rahapaja juhlistaa Akseli Gallen-Kallelan 150-vuotisjuhlavuotta. Akseli Gallen-Kallela saa juhlarahan ja kahden euron erikoisrahan Antenni-tv-verkon lähetystaajuus muuttunut Rovaniemen Rantalaen täytelähetinasemalla - muutoksella vaikutuksia antenni-tv-lähetysten vastaanottoon Nimityksiä kiinteistöautomaatioyhtiö Produal Oy:ssä Uusi tutkimus julkaistu: Väärennettyjen urheiluvälineiden ostot 500 milj. euroa vuosittain EU:ssa

20 Hyvä tietosivu Tiedotteen yhteyteen voi/saa/kannattaa lisätä erillinen tietosivu Ajankohtainen asia on varsinaisessa tiedotteessa Tietosivuun kootaan tukitietoja omasta toimialasta, organisaatiosta, tuotteesta ja/tai palvelusta Tekniset tiedot Numero- ja tilastotiedot Taloustiedot Lyhyt historiikki Avainhenkilöiden esittely Kuvia, videoita, infografiikkaa

21 Tietosivuja (1) Neste on öljynjalostuksen ja uusiutuvien ratkaisujen edelläkävijä. Tarjoamme asiakkaillemme huippututkimukseen perustuvia puhtaamman liikenteen ja teollisuuden tuotteita. Olemme maailman johtava uusiutuvan dieselin tuottaja, ja vuotuinen tuotantokapasiteettimme on yli 2 miljoonaa tonnia. Olemme myös maailman suurin yhtiö, joka tuottaa uusiutuvia polttoaineita jätteistä ja tähteistä. Vastuullinen toimintamme on saanut tunnustusta muun muassa Dow Jonesin kestävän kehityksen indeksissä ja maailman vastuullisimpien yhtiöiden Global 100 -listalla. Liikevaihtomme vuonna 2014 oli noin 15 miljardia euroa, ja osakkeemme on listattu NASDAQ Helsingissä. Puhtaampaa liikennettä, energiaa ja elämää vie eteenpäin noin ammattilaista. Lisätietoa: neste.com/fi

22 Tietosivuja (2) Vanhustyön keskusliitto tukee koulutuksen ja neuvonnan kautta jäsenyhteisöjensä toimintaa ja pyrkii siten edesauttamaan vanhustyön korkean laadun ylläpitämistä. Tutkimus- ja kehittämistoiminnan kautta tuotetaan uusia toimintamalleja kentän käyttöön. Osaamisen kehittämisen tulee olla tiivis osa vanhuspalveluissa työskentelevien arkipäivää.

23 Tietosivuja (3) Kaikista tärkeimmät tietosivusi ovat kuitenkin tiedotteen linkkien kautta löytyvät - www-sivusi kuvapankki videoklipit infografiikka - Facebook-, Twitter-, LinkedIn- sivusi - Muut somesivusi (Instagram, SlideShare, Snapchat...) - tiedotteessa mainitut henkilöt ja heidän yhteystietonsa

24 Hyvä tiedotekieli Selkeää / lyhyet lauseet Virheetöntä - ei kielioppi- eikä kirjoitusvirheitä Suoraan asiaan ( minä kirjoitan vrt. olen ryhtymässä kirjoitustoimenpiteisiin ) Ei passiivia ( toimesta, taholta ) Ei sivistyssanoja Vältä lyhenteitä. Uudet lyhenteet ja termit selvitettävä lukijalle Ei itsestäänselvyyksiä

25 Tiedotteen hyvä pituus Aikaisemmin tavoitemittana yksi A4 = n merkkiä Sähköisyys on lyhentänyt tiedotteita Toisaalta paperista luopuminen on tuonut myös mahdollisuuden pidempiin tiedotteisiin Nyrkkisääntöjä: Tiedote = n. yksi sivu (n merkkiä) Tietosivu = yksi/puoli sivua Lisätietoja puhelimitse, netistä, videoista jne.

26 Miten tehdään toimiva mediasoitto? (1) Lähetä tiedote tai mediakutsu toimitukseen sitten soitto perään Tai soita ensin toimitukseen ja lähetä sitten tiedote perään Mieti uutiskriteereitä: mistä asioista juuri tämä kyseinen media & toimittaja ovat kiinnostuneita? Soita rohkeasti aiheesta kiinnostuneelle toimittajalle/ uutispäällikölle / toimitussihteerille / toimituspäällikölle Teija Tiedottaja tässä hei! Me julkistetaan / julkistettiin juuri tiedote, joka varmaan kiinnostaisi sinua, sillä...

27 Miten tehdään toimiva mediasoitto? (2) Kerro tiedotteen / kutsun pääasiat tiivistetysti Toimittaja kiinnostuu kysy kaipaako hän mahdollisesti myös aiheeseen liittyviä kuvia, videoita, infografiikoita tai tuotenäytteitä (jos sinulla on niitä tarjolla) Toimittaja ei kiinnostu kysy löytyisikö toimituksesta joku muu, joka olisi aiheesta kiinnostunut / kysy onko joku mahdollisesti kiinnostunut tekemään aiheesta jutun myöhemmin Kiitä toimittajaa ja aloita sama prosessi seuraavan toimittajan kanssa

28 Miten lähetän tiedotteen sähköpostitse? Otsikkokenttään (lähettäjä ja) tiedotteen otsikko: (TrueStory:)Mediasuhteita kalliin mainonnan tilalle Viestin vastaanottaja: Sinä.Itse(a)organisaatio.fi (viestinta(a)organisaatio.fi) Vastaanottajien osoitteet piilokopiokenttään Tiedotteen teksti ilman sen suurempia asetteluja viestin tekstikenttään Liitetiedostoon voit halutessasi laittaa saman tiedotteen pdf- tai doc-muotoisena Ei isoja kuvia/videoita sellaisenaan s-postiin laita linkki kotisivuillesi, josta kuvat/videot/infografiikat voi ladata tai josta voi ladata pdf-version tiedotteesta

29 Miten välttää tiedotteen lähettämisen sudenkuopat? Mieti huolellisesti, kenet haluat tiedotteellasi tavoittaa (kaikki aiheet / teemat eivät kiinnosta kaikkia medioita) Jos mahdollista, räätälöi tiedotteesi eri medioille sopivaan muotoon (talousmediaan talouskärki edellä, tekniikan mediaan tekniikkakärjellä jne.) Ei liian suuria kuvia mukaan s-postiin - tarjoa ne kotisivujesi kautta Tarkista ennen tiedotteen lähettämistä, että kaikki asettelut toimivat: Otsikko on kohdallaan, päiväys on oikea, nimet ovat oikein, linkit toimivat... Spämmäys ei ole suotavaa - mutta se ei ole median suhteen majesteettirikos

30 Kenelle mediatiedote kannattaa lähettää? Lähetä materiaali aiheen perusteella juuri oikeaan toimitukseen (talous-, kotimaa-, ulkomaat-, kulttuuri-, urheilutoimitus jne.) Jos et tiedä täsmällisesti kenelle, lähetä ainakin uutispäällikölle / toimituspäällikölle / toimitussihteerille / toimialaasi seuraaville freelancereille ja bloggaajille Älä spämmää talousaihe ei yleensä kiinnosta kulttuuritoimittajaa... Toisaalta älä myöskään pelkää spämmäystä liikaa Lähetä kaikki materiaali sähköisesti jos vain suinkin mahdollista

31 Mediatiedote vuonna 2020 Tiedote on - ja sen on syytäkin olla - myös muuta kuin pelkkää tekstiä Hakukoneoptimointia voi tehdä myös tiedotteelle, jolloin se löytyy verkosta paremmin Linkit, kuvat, videot ja oikeat asiasanat helpottavat toimittajia (ja hakukoneita) löytämään tiedotteesi verkosta - Mieti, mitkä ovat sinun organisaatiosi keskeiset asiasanat: tuote- ja palvelunimet ainakin Pelkkien tuotenimien lisäksi kannattaa selvittää, että millä sanoilla toimittaja (ja asiakkaasi) organisaationne asioita etsii: matkapuhelin vrt. kännykkä

32 : Kuinka lähetän mediatiedotteen tehokkaasti maailmalle Kannattaako mediatiedotteen lähettämisen ulkoistaminen? Miksi? Mitä tiedotteiden lähettäminen maksaa Suomessa ja maailmalla? Case: epressi.com -tiedotepalvelu Riina Vasala, epressi.com -tiedotepalvelu

33 Kahvitauko

34 : Mediatiedote sosiaalisessa mediassa Miten mediatiedote kannattaa jakaa somessa? Mihin palveluihin tiedote sopii, mihin ei? Hyviä ja varoittavia esimerkkejä Palvelupäällikkö Kari Haakana, Yle

35 : Kuinka mittaan mediatiedotteen vaikuttavuuden Vain vastaanotettu mediatiedote on toimiva mediatiedote Kuka tiedotteeni lukee ja missä medioissa? Miten tiedotteen vaikuttavuus mitataan käytännössä? Case: M-Brain Consultant Sanelma Helkearo, M-Brain

36 Lounas

37 : Kuinka viihteellistyminen muuttaa tiedotteita Viihteellisempi media, viihteellisemmät otsikot Minkälainen tiedotesisältö toimii mediassa? Case: musiikkialan tiedotteet Taija Holm ProPromotion Oy

38 : Kuva ja ääni mediatiedotteessa Kuinka kuva ja ääni voidaan yhdistää mediatiedotteeseen? Mitä kuvan ja äänen lisääminen tiedotteeseen edellyttävät tiedottajilta? Voiko kaiken tehdä itse vai onko palvelu syytä ostaa ulkopuoliselta? Esimerkkejä meiltä ja maailmalta Sampo Leino Massive Helsinki Oy

39 Työpaja: Kuinka teen tulevaisuuden mediatiedotteen käytännössä? Tiedotteen aihe, syy ja tarkoitus? Tiedonhankinta? Tekstin (ja kuvien) tuottaminen? Tiedotteen lähettäminen medioihin? Seuranta?

40 Työpaja klo : Kuinka teen toimivan tiedotteen käytännössä? Tiedotteen aihe, syy ja tarkoitus? Ryhmässänne olevat organisaatiot päättävät osallistua yhteishankkeeseen, jonka tarkoituksena on kerätä rahaa uudelle lastensairaalalle. Järjestätte hyväntekeväisyyskonsertin vuonna 2015 joulun alla Helsingissä, jonka avulla varoja kerätään Kehittäkää tiedotteelle viisi vaihtoehtoista otsikkoa Valitkaa otsikoista paras ja kirjoittakaa siihen sopiva ingressi (ja leipätekstin runko, jos aikaa riittää...) Mikä yhteishankkeessanne kiinnostaa eniten mediaa? Mitä asioita kannattaa korostaa? Muista katsoa asiaa toimittajan näkökulmasta...

41 Työpaja klo : Kuinka teen toimivan tiedotteen käytännössä? Tiedonhankinta? Mistä lähteistä tiedotteen asiasisältö olisi syytä kerätä? Haastatteluista? Virallisista asiakirjoista? Jostain muualta...? Kenen/ keiden pitäisi vastata tiedotekokonaisuuden hallinnasta käytännössä? Keiden kautta tiedotteen pitäisi organisaatioissanne kiertää ennen kuin se voidaan julkaista? Tekstin (ja kuvien) tuottaminen? Kuka/ketkä tuottavat tiedotetekstin käytännössä? Mistä hankitte kuvat, videot ja infografiikan? Tarvitaanko kuvia, videoita, grafiikoita ollenkaan?

42 Työpaja klo : Kuinka teen toimivan tiedotteen käytännössä? Tiedotteen lähettäminen medioihin? Mihin medioihin lähettäisitte tiedotteen? Miksi juuri niihin? Miten lähettäisitte tiedotteen? Omat jakelulistat vai ulkopuolinen palveluntarjoaja? Tekisittekö mediasoittoja? Mihin medioihin? Mitä asioita ja teemoja korostaisitte mediasoitossa? Seuranta? Miten seuraisitte tiedotteen läpimenoa mediassa? Omin voimin? Ulkopuolisten voimin? Mitä palveluja käyttäisitte?

43 Kahvitauko

44 Tiedote työpajan purku Työpajan tulokset löytyvät muutaman päivän kuluttua sähköpostistasi...

45 Mitä toimittaja sitten loppujen lopuksi tiedotteellesi tekee? Hän vaihtaa otsikkosi (...se laiskinkin journalisti...) Hän jättää huomioimatta kaikki tiedotteeseen livauttamasi superlatiivit ja 99 % adjektiiveistasi Hän tiivistää uutisen pääraaka-aineeksi keskeisen sisällön ingressistäsi ( edellyttäen, että ingressisi on hyvä ja informatiivinen...) Uutisen leipätekstiin päätyy muu tiedotteen sisältö toimittajan itse päättämässä järjestyksessä ( sinun kappalejärjestyksesi tuskin kelpaa sellaisenaan...) Hän lisää tekstiin joitakin omia huomioitaan ( jotka eivät välttämättä ja luultavasti ole toivomiasi...)

46 Toimiiko wanha kunnon lehdistötiedote / mediatiedote kuitenkin edelleen mediasuhteissa? Toimii mediatiedote on edelleen eräs keskeisimmistä mediasuhdetyökaluista Tärkeintä tiedotteessa on toimiva otsikko Mediatiedote perustuu lähitulevaisuudessakin lähinnä tekstiin, mutta videoiden ja infografiikoiden käyttö lisääntyvät Ne lisäävät tiedotteen tehokkuutta ja vaikuttavuutta Toimiva mediatiedote on julkaistu lehdistötiedote ja myös vain osittain julkaistu tiedote on = julkaistu tiedote...

47 Kiitos Kai Tarkka TrueStory / True koulutus Kai.Tarkka@truestory.fi