Tehokas mediaviestintä 2016

Transkriptio

1 Tehokas mediaviestintä 2016 ProPromotion & True koulutus

2 Ohjelma Ilmoittautuminen ja aamukahvi Tervetuloa / Päivän vinkit ja ohjeet, lyhyt katsaus päivän puhujiin ja seminaarin osallistujiin Taija Holm, ProPromotion Oy / Kai Tarkka, True koulutus Mediassa, aina mediassa: Kuinka mediayhteistyö saadaan toimimaan kaikkien eduksi Vapaatoimittaja Rosa Meriläinen Kuinka rakennan toimivat mediasuhteet tänään, huomenna ja vuonna 2020? Mediasuhteiden perusteet: mitkä perusasiat täytyy laittaa kuntoon? Mediasuhteiden trendit: miten muutokset vaikuttavat yrityksiin ja yhteisöihin? Mediasuhteiden tulevaisuus: Uhkia ja mahdollisuuksia Taija Holm & Kai Tarkka Huokaisutaukouokaisutauko

3 Ohjelma Aamulehti: Monimuotoinen media on suuri mahdollisuus Kehityspäällikkö Seppo Roth, Aamulehti Lounas Minkälainen mediatiedote toimii niin Pirkanmaalta Hankoon kuin Hangosta Petsamoon Hyvän mediatiedotteen anatomia Kenelle tiedote kannattaa lähettää? Mediatiedotteen tulevaisuuden näkymät: Mitä uutta tulossa? Kai Tarkka, TrueStory & True koulutus Yle ja jatkuvasti muuttuva mediamaailma: Näin me toimimme ja näin meitä kannattaa lähestyä Kehityspäällikkö Kimmo Sarlin, Yle Tampere Kahvitauko

4 Ohjelma Pyöreän pöydän keskustelut: Avartavia keskusteluja, uusia ideoita ja työkaluja mediasuhteisiin Mitä voimme oppia päivän esityksistä? Kuinka voisin soveltaa opittuja asioita omassa työpaikassani? Minkälaisia kokemuksia muilla on mediasuhteiden rakentamisesta? Onnistumisia ja sudenkuoppia Miltä näyttävät mediasuhteiden tulevaisuuden näkymät? Mihin kannattaa panostaa tulevaisuudessa? Koulutuspäivän yhteenveto ja päätös

5 Luennoitsijat Taija Holm, ProPromotion Oy yrittäjä toimitusjohtaja mediakouluttaja sparraaja tiedottaja

6 Luennoitsijat Kai Tarkka, True koulutus & TrueStory Mediakouluttaja Toimittaja Tiedottaja Yrittäjä Copywriter (... joka opettelee edelleen epätoivoisesti superlatiivien käyttöä )

7 Luennoitsijat Rosa Meriläinen, vapaatoimittaja Entinen kansanedustaja ja aktiivinen somettaja, joka on kokenut median kanssa niin myötä- kuin vastamäkiäkin. Seppo Roth, Aamulehti Aamulehden digipuolen kehityspäällikkö, joka kertoo omassa esityksessään, miten perinteinen media on mullistunut viimeisen kahden vuoden aikana. Kimmo Sarlin, Yle Tampere Ylen uutis- ja ajankohtaistoiminnan Suomi-yksikön (alueet) kehityspäällikkö. Sarlinin vastuualueena on alueellisten tv-uutisten keskitetty lähetystoiminta Tampereen Mediapoliksessa.

8 Kuinka mediayhteistyö saadaan toimimaan kaikkien eduksi Rosa Meriläinen, vapaa toimittaja

9 Kuinka rakennan toimivat mediasuhteet tänään, huomenna ja vuonna 2020? Mediasuhteiden perusteet: mitkä perusasiat täytyy laittaa kuntoon? Mediasuhteiden trendit: miten muutokset vaikuttavat yrityksiin ja yhteisöihin? Mediasuhteiden tulevaisuus: Uhkia ja mahdollisuuksia Taija Holm, ProPromotion Oy & Kai Tarkka, True koulutus

10 Mediaviestintää käytännössä HS

11 Mediasuhteiden perusteet: mitkä perusasiat täytyy laittaa kuntoon? Mediasuhteiden kautta saatua julkisuutta ja näkyvyyttä (ansaittu media) pidetään luotettavampana kuin mainontaa (ostettu media) : journalisti aateloi välittämäsi tiedon tekemällä siitä uutisen Omat verkkosivut ja sosiaalisen median tilit (omistettu media) ovat tapa lähestyä omia asiakkaita suoraan - mutta somella tavoittaa medioitakin Jotta voit saavuttaa mediat, sinun ja organisaatiosi pitää olla aktiivinen Lähesty mediaa erilaisilla viesteillä silloin, kun sinulla on jotain kiinnostavaa sanottavaa Mediaa kiinnostavat viestit / uutisaiheet, jotka ovat kiinnostavia ja merkittäviä

12 Mediasuhteiden hyödyt Mediasuhde ei synny itsestään vaan se vaatii yleensä aikaa, järjestelmällisyyttä ja säännöllisyyttä Lähetä aineistoa mediaan / ole yhteydessä mediaan aina, kun sinulla on jotain kiinnostava ja merkittävää kerrottavaa Kun tunnet toimittajia, on sinun paljon helpompi ottaa heihin myöhemmin yhteyttä Tuttujen kesken saat myös viestisi nopeammin ja helpommin läpi mediassa Säännöllinen yhteydenpito muistuttaa mediaa organisaatiosi olemassaolosta: tuttu ja luotettava lähde on kiinnostava vrt. kylmä tietolähde

13 Mediasuhteiden roolitukset (kuka vastaa mistäkin?) Päätoimittaja: toimituksen johtaja ja median toimitusjohtaja. Vastaa kyseisen median journalistisesta sisällöstä. Toimituspäällikkö / uutispäällikkö: Päättävät käytännössä, mistä aiheesta tehdään uutinen ja mistä ei Toimitussihteeri: Myös päätöksentekijä, mutta enemmän käytännön duunin tekijä kuten valmiiden juttujen editointi, sijoittelu, kuvatoimitus jne. Yksittäinen toimittaja: mediasta riippuen päättävät usein itsenäisesti omista uutisaiheistaan (... tai sitten eivät ) Yleistoimittaja Taloustoimittaja Ulkomaan kirjeenvaihtaja Urheilutoimittaja Kolumnistit Jne, jne.

14 Kuinka mediaa kannattaa lähestyä? Mediat käyttävät samoja kanavia kuin sinäkin: sähköpostia, puhelinta, henkilökohtaisia tapaamisia, verkkomedioita, sosiaalisen median palveluja Median perustoive on, että erilaiset materiaalit lähetetään heille sähköisessä muodossa. Yleisin ja suosituin kanava on sähköposti. Mediaan voi myös soittaa: tutulle toimittajalle on helpompi soittaa kuin tuntemattomalle. Älä soita, ellei sinulla ole oikeasti jotain uutista tarjolla! Pidä verkkosivusi ja sometilisi kunnossa, sillä Google on yleensä toimittajan kaikista ensimmäisin tapa hakea tietoa sinun organisaatiostasi. Pidä aina median näkökulma mielessäsi: Kuinka tämä yhteydenottoni voisi helpottaa toimittajaa jutun tekemisessä?

15 Mediasuhteiden perusteet tarkistuslista 1 Varmista organisaatiosi johdon tuki mediasuhteiden rakentamiselle Suunnittele, mitä viestejä haluat median kautta saada julki - Tee mediaviestintäsuunnitelma ja noudata sitä Selvitä organisaatiollesi tärkeät mediat ja niiden uutiskriteerit - Tämä tapahtuu erityisesti mediaa aktiivisesti seuraamalla Opettele kirjoittamaan, kuvaamaan, tallentamaan kiinnostavia mediatiedotteita - Seuraa muiden (esim. kilpailijoiden) tiedotteita & ota niistä mallia (hyvässä ja pahassa) Jos olet organisaatiosi ainoa mediaviestinnän tekijä, etsi itsellesi tukihenkilö, jonka kanssa voit käydä viestejäsi läpi

16 Mediasuhteiden perusteet tarkistuslista 2 Ole säännöllisesti yhteydessä medioihin Tapaa journalisteja kasvokkain: kutsu kahville, lounaalle tai vierailulle omaan organisaatioosi Kutsu journalisteja kaikkiin järjestämiisi tilaisuuksiin, seminaareihin, messuille jne. Vastavuoroisuus toimii mediasuhteissa: kun sinä rapsutat minun selkääni, niin minä rapsutan mielelläni sinun selkääsi Ole ajankohtainen, älä tarjoa eilisen uutisia Jos lupaat jotain, niin pidä siitä kiinni. Medialla on norsun muisti Ole aito ja rehellinen oma itsesi: jos yrität esittää jotain muuta kuin mitä oikeasti olet, jäät siitä yleensä ennen pitkää kiinni

17 Mediasuhteiden trendit: Miten muutokset vaikuttavat yrityksiin ja yhteisöihin? Mediaviestinnän tahti kiristyy jatkuvasti: on oltava koko ajan nopeampi (sekä journalistien että tiedottajien) Toimitusten resurssit pienenevät jatkuvasti, joten hyvin toteutettu mediaviestintä todellakin toimii Somen käytön lisääntyminen on haaste sekä journalisteille että tiedottajille: sisällöntuotanto on nyt mahdollista meille kaikille ohi medioiden Käytetyin somepalvelu on Facebook, mutta mediaviestinnän kannalta myös Twitter on kiinnostava (Twitterissä on runsaasti aktiivisia journalisteja) Organisaatioiden on oltava viestinnässään entistä huolellisempi: väärätkin tiedot päätyvät aikaisempaa helpommin medioihin

18 Mediasuhteiden trendit tarkistuslista Toimittajia on yhä vaikeampi saada paikan päälle julkistustilaisuuksiin, seminaareihin, messuille, kissanristiäiisiin. Miksi? No kun kaikki löytyy jo verkosta Älä tuhlaa toimittajan aikaa turhaan -> Kutsu mediaa tilaisuuksiisi, jos tilaisuudesta on oikeasti hyötyä medialle. Pidä lupauksesi, niin mediakin pitää paremmin omansa. Tarjoa tietoa, mutta tarjoa erityisesti tarinoita: mieti uutisaiheita erityisesti median näkökulmasta. Pidä kaikki kanavat päivitettyinä -> Nopean uutisoinnin aikana (esim. kriisissä) tiedon pitää löytyä kaikista kanavista (verkkosivut, somekanavat, uutiskirje, tiedote). Räätälöi eri medioille mediakohtaisia juttuaiheita.

19 Mediasuhteiden tulevaisuus: Uhat Yhä harvempi mediakohtaaminen tapahtuu kasvokkain -> persoonat eivät nykyisin pääse entiseen tapaan oikeuksiinsa. Kiinnostavan otsikoinnin ja tiivistämisen merkitys kasvavat: onko hallussa? Visuaalinen viestintä vaatii uutta osaamista ja teknologiaa. Huonosti tehty tiiseröinti voi johtaa ongelmiin. Mediat ketjuuntuvat, jolloin julkaisupäätöksistä vastaa jatkuvasti pienempi ihmisjoukko: ylittävätkö sinun uutisaiheesi uutiskynnyksen? Viestintäkanavien määrä lisääntyy jatkuvasti: kuinka pystyt venymään niiden kaikkien päivittämiseen? Yt-ralli jatkuu medioissa, joten tutut toimittajat voivatkin olla kohta entisiä toimittajia...

20 Mediasuhteiden tulevaisuus: Mahdollisuudet Medioiden ketjuuntuminen voi myös helpottaa mediaviestintää: saat yhdellä lätkäisyllä helpommin monta osumaa. Medioiden resurssien vähentyessä hyvän ja osaavan tiedottajan rooli korostuu: hyvästä tiedotteesta syntyy helposti hyvä uutinen Osaatko löytää viesteistäsi mediaa kiinnostavat kärjet: niiden avulla erottaudut mediaviestinnän massasta. Kun henkilökohtaisia kohtaamisia on aikaisempaa vähemmän, korostuu niiden merkitys: ole tykätty (älä kuitenkaan tyrkky!), niin saat henkilökohtaisten mediasuhteiden avulla entistä enemmän medianäkyvyyttä.

21 Huokaisutauko

22 Aamulehti: Monimuotoinen media on suuri mahdollisuus Kehityspäällikkö Seppo Roth, Aamulehti

23 Lounas

24 Minkälainen mediatiedote toimii niin Pirkanmaalta Hankoon kuin Hangosta Petsamoon? Hyvän mediatiedotteen anatomia Kenelle tiedote kannattaa lähettää? Mediatiedotteen tulevaisuuden näkymät: Mitä uutta tulossa? Kai Tarkka, TrueStory & True koulutus

25 Hyvän mediatiedotteen anatomia

26 Mistä on erinomaiset mediatiedotteet tehty? Päiväys / julkaisuajankohta Tiedotteen lähettäjän nimi Lisätietojen antaja + Erinomainen otsikko Erinomainen ingressi Erinomainen leipäteksti Erinomainen tiedotekieli Erinomainen lisätietosivu Erinomaiset linkit, kuvat, infograafit, videot

27 Pakolliset kuviot: Päivämäärä ja kellonaika Kertoo tiedotteen julkaisuajankohdan Usein tiedote on päiväperho elää vain klo 24 asti Kellonaika on joissain tapauksissa välttämätön (esim. pörssitiedottaminen) Embargo (julkaisemisen aikaraja), kyllä vai ei? Yleensä ei Joskus hyödyllinen Embargo on perusteltavissa, jos tiedotteen kohteena ovat hyvin erilaiset mediat, joilla on hyvin erilaiset julkaisuajankohdat Media noudattaa embargoa yleensä hyvin kiltisti

28 Pakolliset kuviot: Lähettäjän nimi ja lisätietoja Lähettäjän (tiedonlähteen) on oltava heti ja selvästi mediatiedotteessa näkyvissä Lähdekriittinen toimittaja saattaa jo pelkän lähettäjän perusteella päättää, että kiinnostuuko hän asiasta Kiinnostavien tiedotteiden säännöllinen lähettäminen kannattaa: nimi tulee näin medialle tutuksi Lisätietoja antaa yleensä asiantuntija, johtaja ja/tai tiedottaja: puhelin, sähköposti ja www-sivut Lisätietojen antaja allekirjoittaa tiedotteen Lisätietojen antajan on myös oltava oikeasti median tavoitettavissa!

29 Tiedotteen hyvä otsikko Kertoo tiedotteesi keskeisen sisällön ja/tai haluamasi perusviestin muutamalla sanalla Pyrkii kertomaan tiedotteen sisällöstä toimittajalle ainakin tärkeimmän tiedon Olisi tiivistettävä viiteen sanaan On mielellään myös naseva, rytmikäs, soinnukas, lennokas tieto kuitenkin aina ensin, taiteellisuus tai nokkeluus vasta sitten Käytä tiedotteen otsikon suunnitteluun / muovaamiseen / hiomiseen 50 % ajastasi Vaivannäöstäsi huolimatta tiedotteen otsikko päätyy vain hyvin harvoin julkaistun uutisen otsikoksi...

30 Hyviä tiedotteiden otsikoita (Energiamarkkinavirasto) Sähköä ja maakaasua riittää tänä talvena (Palkansaajien tutkimuslaitos PT) Kutsu: Valtionyhtiöt johtavat irtisanomistilastoja (Animalia) Euroopan parlamentti puoltaa apinakoekieltoa (BirdLife Suomi ja Metsästäjäin Keskusjärjestö) Varovaisuutta hanhenmetsästykseen - rauhoitettuja muuttohanhia liikkeellä (Suomen Kuljetus ja Logistiikka SKAL ry) Kaupan ja teollisuuden suosittava sinivalkoisia tavarakuljetuksia

31 Tiedotteen huono otsikko Lupaa ja hehkuttaa liikaa On liian pitkä On vaikeaselkoinen On tylsä Sisältää (liikaa) adjektiiveja ja superlatiiveja On liiankin naseva, jolloin otsikon tietosisältö jää turhan ohueksi

32 Huonoja otsikoita (Kotitalousopettajien liitto) Kotitalousopettajat ja Ruokatoimittajat mukana Lähiruokaviestillä Oma kotitalouden kirja on oppilaan oikeus! (liian pitkä, asettelu ei toimi...) (TIEKE) Suomi suuntautuu kansainvälisesti elektronisessa tiedonsiirrossa (epämääräinen...) Unikulman juhlavuosi huipentuu Habitaressa ( mutta miten...?) (OSG Viestintä) Kutsu Tervetuloa lehdistölounaalle!( ja se lounaan aihe oli...?) (Suomen Arkkitehtiliitto SAFA) Lehdistötiedote ( missäköhän se otsikko on...?)

33 Tiedotteen hyvä ingressi Ingressi on tiedotteen ensimmäinen kappale otsikon jälkeen, joka kertoo tiedotteen olennaisen sisällön tiivistetysti Erinomainen ingressi on erinomaisen otsikon erinomainen jatke Kertoo tiedotteesta kaiken olennaisen myös sille, joka ei lue tiedotteesta mitään muuta On kiinnostava, lukemaan houkutteleva, naseva

34 Hyviä ingressejä Plan auttaa Burkina Fason tulvien uhreja Kehitysyhteistyöjärjestö Plan Suomi käynnistää keräyksen Burkina Fason tulvissa kotinsa menettäneiden lasten ja perheiden auttamiseksi. Plan jakaa ruokaa, puhdasta juomavettä, saniteetti- ja hygieniatarvikkeita sekä lääkkeitä tulvan uhreille. (Unikulma Oy) Tutkimus: Kolmannes suomalaisista ei pese tyynyään koskaan Milloin olet viimeksi pessyt tyynysi? Sitä kannattaisi pyöräyttää pesukoneessa useammin, sillä hiki ja rasva kerääntyvät nopeasti tyynyn sisään ravinteikkaaksi liaksi, jossa viihtyvät sekä pölypunkit että home. Tuore tutkimus osoittaa, että vuoteen siivoaminen ei kuulu vielä joka kodin rutiineihin.

35 Huonoja ingressejä (1) (Epicor) Epicor julkaisee vuoden toisen vuosineljänneksen tulokset Epicor Software Corporation on julkaissut toisen vuosineljänneksen tuloksen. Kaikkia tuloksia tulee pitää alustavina, kunnes yhtiö lähettää neljännesvuosiraporttinsa lomakkeella 10-Q. - Otsikko ei kerro oikein mitään - Ingressikään ei pidä sisällään mitään kovin olennaista tai kiinnostavaa tietoa - Pörssitiedottaminen on kyllä hyvin säänneltyä, mutta onko lähes kaiken sijoittajaviestinnän aivan pakko olla myös tylsää...?

36 Huonoja ingressejä (2) Viestintäviraston selvitys: Lasten vanhemmat tyytyväisiä televisio-ohjelmien K-merkintöihin ja aikarajoituksiin Kotimaisten tv-kanavien käyttämät ikärajamerkinnät (K11, K15 ja K18) ja niitä vastaavat aikarajoitukset (klo arkisin, klo ja klo 23.00) ovat olleet käytössä kesästä 2004 lähtien. Viestintävirasto on teettänyt seurantatutkimuksen, jossa selvitettiin ikärajamerkintöjen ja aikarajoitusten toimivuutta. Tutkimuksen kohderyhmänä olivat alle 18-vuotiaiden lasten vanhemmat. Tutkimus on jatkoa vuonna 2005 tehdylle ensimmäiselle seurantatutkimukselle. Otsikossa on ideaa, mutta se on liian pitkä Ingressissä pitäisi olla tietoa tutkimuksen keskeisistä tuloksista eikä tutkimuksen tekotavasta ja historiasta (ne voisi laittaa erilliseen tietosivuun)

37 Hyvä leipäteksti Tiedotteen leipätekstin asiasisältö on aina toimittajalle tärkein. Sidosryhmille voi olla tärkeää myös hengen nostatus yms. Leipätekstissäkin mentävä suoraan asiaan ei kiertelyä, kaartelua ja kaunokirjallisuutta Tiedotteen tärkeimmät asiat alkuun, vähemmän tärkeät loppuun (pyramidi väärin päin) Väliotsikointi voi olla usein hyväksi: pääotsikon lisäksi voit korostaa muitakin kärkiä Mukaan suoria lainauksia (..., kertoo toimitusjohtaja Virtanen... )

38 Hyvä tietosivu Tiedotteen yhteyteen voi/saa/kannattaa lisätä erillinen tietosivu Ajankohtainen asia on varsinaisessa tiedotteessa Tietosivuun kootaan tukitietoja toimialasta, organisaatiosta, tuotteesta ja/tai palvelusta Tekniset tiedot Numero- ja tilastotiedot Taloustiedot Lyhyt historiikki Avainhenkilöiden esittely Kuvia, videoita, infografiikkaa

39 Tietosivuja (1) Neste Oil Oyj on korkealaatuisiin puhtaamman liikenteen polttoaineisiin keskittyvä jalostus- ja markkinointiyhtiö. Yhtiö valmistaa kaikkia tärkeimpiä öljytuotteita ja on maailman johtava uusiutuvista raakaaineista valmistetun dieselin toimittaja. Yhtiön liikevaihto vuonna 2012 oli 17,9 miljardia euroa, ja sen palveluksessa työskentelee noin henkilöä. Neste Oilin osake on listattu NASDAQ OMX Helsingissä. Neste Oil on valittu maailmanlaajuiseen Dow Jonesin kestävän kehityksen indeksiin ja Ethibel Excellence Investment Register -rekisteriin. Neste Oil on lisäksi useana vuonna peräkkäin päässyt vastuullisimpien yritysten The Global 100 -listalle. Forest Footprint Disclosure (FFD) arvioi Neste Oilin yhdeksi öljy- ja kaasualan parhaista metsäjalanjäljestään huolehtivista yrityksistä.

40 Tietosivuja (2) Vanhustyön keskusliitto tukee koulutuksen ja neuvonnan kautta jäsenyhteisöjensä toimintaa ja pyrkii siten edesauttamaan vanhustyön korkean laadun ylläpitämistä. Tutkimus- ja kehittämistoiminnan kautta tuotetaan uusia toimintamalleja kentän käyttöön. Osaamisen kehittämisen tulee olla tiivis osa vanhuspalveluissa työskentelevien arkipäivää.

41 Tietosivuja (3) Kaikista tärkeimmät tietosivusi ovat kuitenkin tiedotteen linkkien kautta löytyvät www-sivusi Kuvapankki Videoklipit infografiikka Facebook-sivusi LinkedIn-sivusi Twitter-tilisi Tiedotteessa mainittujen henkilöiden yhteystiedot

42 Hyvä tiedotekieli Selkeää / lyhyet lauseet = Paljon päälauseita, vähemmän sivulauseita Virheetöntä - ei kielioppi- eikä kirjoitusvirheitä Suoraan asiaan ( minä kirjoitan vrt. olen ryhtymässä kirjoitustoimenpiteisiin ) Ei passiivia ( toimesta, taholta ) Ei sivistyssanoja Vältä lyhenteitä. Uudet lyhenteet ja termit selvitettävä lukijalle On Suomessa suomea tai ruotsia, ei englantia

43 Tiedotteen hyvä pituus Aikaisemmin tavoitemittana oli yksi A4 = n merkkiä Sähköisyys on lyhentänyt tiedotteita entisestään Toisaalta paperista luopuminen on tuonut myös mahdollisuuden pidempiin tiedotteisiin Varsinkin vanhan kansan tiedottajat uskoivat vielä tekstin määrän menevän sen laadun edelle Nyrkkisääntöjä: Tiedote = yksi sivu Tietosivu = yksi/puoli sivua Lisätietoja puhelimitse, netistä, videoista jne.

44 Kenelle (ja miten) tiedote kannattaa lähettää? kenelle? toimittajalle, toimittajille, toimituksiin, joita tiedotesisältö saattaisi kiinnostaa toimitustapa? sähköposti, tiedotesisällön jako somekanavissa. Mieti someuutisointi siten, että sisältö on helposti jaettavissa ja se on visuaalisesti kiinnostava kaikille kaikkea vai yhdelle ensin? Yksinoikeudesta sopiminen saattaa kääntää selän muille medioille. Mieti tarkkaan, kun sovit ekslusiivijuttuja. uutisoinnin seuranta? Google, Verkkoetsivä, Meltwater, Cision, palveluita on monia! uutisen elinkaaren pidentäminen? Ruoki uutisaihetta tarjoamalla aiheeseen liittyvän ammattilaisen haastattelua. Jos on, julkaise uutta aiheeseen liittyvää materiaalia, lisää someen visuaalisia elementtejä kuten videoita, kuvia.

45 Miten lähetän tiedotteen sähköpostitse? Otsikkokenttään (lähettäjä ja) tiedotteen otsikko: TrueStory: Mediasuhteita kalliin mainonnan tilalle Viestin vastaanottaja: Sinä.Itse(a)organisaatio.fi (viestinta(a)organisaatio.fi) Vastaanottajien osoitteet piilokopiokenttään Tiedotteen teksti ilman sen monimutkaisempia asetteluja viestin tekstikenttään (asettelut eivät välttämättä toimi vastaanottajan postissa) Liitetiedostoon voit halutessasi laittaa saman tiedotteen pdf- tai doc-muotoisena Ei isoja kuvia/videoita sellaisenaan s-postiin laita linkki kotisivuillesi, josta kuvat/videot/infografiikat voi ladata tai josta voi ladata pdf-version tiedotteesta

46 Mitä toimituksiin/toimittajille kannattaa lähettää? Mediakutsut erilaisiin tilaisuuksiin (mediatilaisuudet, julkistukset jne.) Mediatiedotteet Joko juuri oikeaan aikaan Tai embargon kanssa jo etukäteen Vuosikertomukset, yhteiskuntavastuuraportit, tutkimukset, selvitykset Mieluiten saatteella / tiivistelmällä / mediatiedotteella vahvistettuna Tuotenäytteiden kanssa täytyy olla varovainen, ettei näyte vaikuta lahjonnalta - Sovi näytteen lähettämisestä ensin esim. puhelimitse

47 Kenelle mediamateriaali kannattaa lähettää? Lähetä mediatiedotteet aina myös toimitusten yleisosoitteisiin yms.) Lähetä materiaali aiheen perusteella juuri oikeaan toimitukseen (talous-, kotimaa-, ulkomaat-, kulttuuri-, urheilutoimitus jne.) Jos et tiedä täsmällisesti kenelle, lähetä ainakin uutispäällikölle / toimituspäällikölle / toimitussihteerille / toimialaasi seuraaville freelancereille ja bloggaajille Älä spämmää talousaihe ei yleensä kiinnosta kulttuuritoimittajaa... Toisaalta älä myöskään pelkää spämmäystä liikaa Lähetä kaikki materiaali sähköisesti jos vain suinkin mahdollista

48 Miten materiaali kannattaa lähettää? Oma jakelulista: voit räätälöidä mieleiseksesi, mutta osoitteiden ajantasaisena pitäminen on haasteellista Tiedotteiden jakelupalvelut: Cision Finland, epressi.com, STT Info, Deski.fi jne. + Valmiit osoitteistot medioihin + Kohtuullisen hyvin ajantasaiset osoitteet - Maksaa vähintään muutaman tuhannen euroa vuodessa, jos tiedotteiden lähettäminen on säännöllistä Kaikki materiaali on syytä lähettää mediaan sähköisenä - ellei erityisesti jotain muuta sovita Jaa tiedotteet myös somessa, mutta jollain juuri kyseiseen palveluun sopivalla saatteella varustettuna

49 Miten välttää tiedotteen lähettämisen sudenkuopat? Mieti huolellisesti, kenet ja minkä median haluat tiedotteellasi tavoittaa (kaikki aiheet / teemat eivät kiinnosta kaikkia medioita) Jos mahdollista, räätälöi tiedotteesi eri medioille sopivaan muotoon (talousmediaan talouskärki edellä, tekniikan mediaan tekniikkakärjellä jne.) Ei liian suuria kuvia, videoita tai liitetiedostoja mukaan s-postiin - tarjoa ne kotisivujesi kautta Tarkista ennen tiedotteen lähettämistä, että kaikki asettelut toimivat: Otsikko on kohdallaan, päiväys on oikea, nimet ovat oikein, linkit toimivat... Spämmäys ei ole koskaan suotavaa - mutta se ei ole median suhteen majesteettirikos

50 Mediatiedotteen tulevaisuuden näkymät: Mitä uutta tulossa? jakelupalvelut kehittyvät raportoinnin ja analysoinnin merkitys kasvaa painotus edelleen visuaalisuudessa ja informatiivisuudessa, mutta myös merkityksellisessä otsikoinnissa persoona, mediasuhteet ja henkilökohtaisuus vaikuttavat viestin avaamiseen ja uutisointiin napakkuus ja vastaanottajan arvostus hyvät ja luovat ideat palkitaan tiedottajan ammattitaidon korostuminen

51 Mediatiedote vuonna 2020 Tiedote on - ja sen on jo syytäkin olla - myös muuta kuin pelkkää tekstiä Hakukoneoptimointia voi tehdä myös tiedotteelle, jolloin se löytyy verkosta paremmin (avainsana tiedotteen otsikkoon, ingressiin ja leipätekstiin yms.) Linkit, kuvat, videot ja oikeat asiasanat helpottavat toimittajia (ja hakukoneita) löytämään tiedotteesi verkosta Mieti, mitkä ovat sinun organisaatiosi keskeiset asiasanat: tuote- ja palvelunimet ainakin. Muista lisätä ne kaikkiin tiedotteisiisi, jos mahdollista Pelkkien tuotenimien lisäksi kannattaa selvittää, että millä sanoilla toimittaja organisaationne asioita etsii: matkapuhelin vs. kännykkä, organisaationne koko virallinen nimi vs. lyhenne jne.

52 Yle ja jatkuvasti muuttuva mediamaailma: Näin me toimimme ja näin meitä kannattaa lähestyä Kehityspäällikkö Kimmo Sarlin, Yle Tampere

53 Kahvitauko

54 Pyöreän pöydän keskustelut: Avartavia keskusteluja, uusia ideoita ja työkaluja mediasuhteisiin Pöytä 1: Mitä voimme oppia päivän esityksistä? Kuinka voisin soveltaa opittuja asioita omassa työpaikassani? Pöytä 2: Minkälaisia kokemuksia muilla on mediasuhteiden rakentamisesta? Onnistumisia ja sudenkuoppia Pöytä 3: Miltä näyttävät mediasuhteiden tulevaisuuden näkymät? Mihin teidän kannattaisi panostaa tulevaisuudessa?

55 Kiitos Taija Holm, ProPromotion Oy Kai Tarkka, True koulutus