Sisäinen valvonta osana hyvää hallinto- ja johtamistapaa. Sisäisen valvonnan yleisohje

Transkriptio

1 Sisäinen valvonta osana hyvää hallinto- ja johtamistapaa Loviisan kaupungissa Sisäisen valvonnan yleisohje KAUPUNGINHALLITUS KAUPUNGINVALTUUSTO

2 SISÄISEN VALVONNAN JA RISKIENHALLINNAN OHJE 1 1. JOHDANTO 2 2. HYVÄ HALLINTO Hyvän hallinnon periaatteet konsernin hallinnon järjestäminen Toimivalta ja vastuut sekä esittelymenettely Esteellisyys Tytäryhteisöjen konserniohjaus 6 3. LOVIISAN KAUPUNGIN VALVONTAJÄRJESTELMÄ Valvonnan järjestäminen Loviisan kaupungissa Ulkoinen valvonta Sisäinen valvonta Riskienhallinta PÄÄTÖKSENTEON VALVONTAVASTUUT Kaupunginhallitus kaupunginvaltuuston päätösten laillisuusvalvojana Kaupunginhallituksen, lautakuntien ja liikelaitoksen johtokunnan valvontavastuu alaisensa toiminnan päätösten osalta TILINTARKASTAJIEN VALVONTAVASTUU TILIVELVOLLISTEN OSALTA MUUT SISÄISEEN VALVONTAAN LIITTYVÄT ASIAT Väärinkäytösten ehkäisy ja valvonta Sisäisen valvonnan arviointi ja seuranta SOVELLETUT OIKEUSOHJEET OHJEEN VOIMAANTULO LISÄTIEDOT 23

3 SISÄISEN VALVONNAN JA RISKIENHALLINNAN OHJE 2 1. JOHDANTO Sisäisen valvonnan ohjeen tarkoituksena on tukea Loviisan kaupungin johtamis- ja esimiestehtävissä olevia sekä selkeyttää kaikille Loviisan kaupungin työntekijöille sisäisen valvonnan ja hyvän hallinnon merkitystä. Lisäksi ohje toimii luottamushenkilöiden ja esimiesten johtamisen tukena. Kaupungin johtamisen lähtökohtana on kaupunginvaltuuston hyväksymä strategia ja siinä asetetut päämäärät ja tavoitteet. Sisäisen valvonnan yleisohje koskee kaikkia kaupungin toimielimiä, johtoa ja esimiesasemassa olevia. Sisäisen valvonnan yleisohjeen tarkoituksena on varmistaa, että yhteisesti sovittuja ja hyväksyttyjä toimintatapoja ja ohjeita noudatetaan kaupungin hallintokunnissa.

4 SISÄISEN VALVONNAN JA RISKIENHALLINNAN OHJE 3 Kuvio 1. Sisäinen valvonta osana johtamista Hyvä hallinto on yleisnimike niille toimille, joilla taataan, että tehtävät hoidetaan oikeusturvan vaatimukset täyttävällä tavalla ja käsitellään asianmukaisesti ja kansalaisten luottamusta vahvistavalla tavalla. Lainsäädäntö sisältää yleiset säännökset siitä, miten hallintoasioita on käsiteltävä. Hyvään hallintoon kuuluvat olennaisena osana toiminnan läpinäkyvyyden lisääminen, voimassa olevan lainsäädännön ja hyvän hallinnon periaatteiden noudattaminen. Lisäksi hyvän hallinnon perustana ovat Loviisan kaupungin arvot ja strategia sekä niitä tukemaan luodut organisaation johtamista, toimivaltuuksia ja vastuita koskevat säännöt ja ohjeet. Loviisan kaupungin arvot heijastuvat kaikkeen kaupungin toimintaan ja päätöksentekokulttuuriin. Toteutuessaan hyvä hallinto johtaa tehokkaampaan ja laadukkaampaan työskentelyyn organisaation sisällä sekä johdonmukaisempaan ja tuloksekkaampaan esimiestyöhön. Lisäksi hyvä hallinto varmentaa toiminnan tuloksellisuutta ja riskienhallintaa. Sisäinen valvonta ja riskienhallinta ovat osa Loviisan kaupungin hyvää johtamis- ja hallintojärjestelmää, toiminnan ja talouden suunnittelua ja seurantaa sekä operatiivista johtamista. Niiden tavoitteena on varmistaa lain, viranomaisohjeiden ja johdon päätösten noudattaminen, strategisten, toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden saavuttaminen sekä moitteeton varainhoito. 2. HYVÄ HALLINTO 2.1 Hyvän hallinnon periaatteet Hallintotoimintaa koskevia perustuslain säännöksiä on konkretisoitu pääsääntöisesti hallintolaissa. Hallintolaki on hallinnon toimintaa sääntelevä yleislaki, jonka tarkoituksena on edistää ja toteuttaa hyvää hallintoa ja oikeusturvaa hallintoasioissa sekä edistää hallinnon palvelujen laatua ja tuloksellisuutta. Hallintolaki sisältää erityisesti säännöksiä hallintoasian viranomaiskäsittelystä aina asian vireille tulosta päätöksentekoon ja muutoksenhakuun asti. Hallintolain määrittelemää viranomaistoiminnan laatutasoa voidaankin pitää yleisenä hyvän hallinnon K minimistandardina. u Hallinnon n oikeusperiaatteet koskevat kaikkea t viranomaisten toimintaa sen sisällöstä a riippumatta. Hallintolakiin on myös sisällytetty l hyvän hallinnon periaatteet. Nämä a periaatteet koskevat kaikkea Loviisan kaupungin k toimintaa riippumatta siitä liittyykö kyseiseen i, toimintaan varsinaista hallinnollista m päätöksentekoa. u H y v ä n u t hallinnon periaatteita ovat o i m i n t a a

5 a a v a SISÄISEN VALVONNAN JA RISKIENHALLINNAN OHJE l 4 a i n s ä yhdenvertaisuusperiaate: viranomaisen j a ä virkamiehen velvollisuus kohdella d asiakkaita tasapuolisesti ja ä johdonmukaisesti. n tarkoitussidonnaisuuden periaate: t velvollisuus käyttää viranomaisen ö toimivaltaa yksinomaan lain mukaan, h perusteltuihin tarkoituksiin ja kielto käyttää a harkintavaltaa väärin. ll objektiviteettiperiaate: viranomaisen i toimien on oltava objektiivisesti n perusteltavia ja puolueettomia. t suhteellisuusperiaate: viranomaisen o toimien on oltava oikeassa suhteessa laissa s määriteltyyn päämäärään nähden. ä l u o t t a m u k s e n s u o j a p e r i a a t e : ä viranomaisen toimien on suojattava n oikeusjärjestyksen perusteella oikeutettuja t odotuksia. ö j hallinnon palveluperiaate: viranomaisen o n a toiminnassaan otettava huomioon j asiakasnäkökulma. Tämä ilmenee muun o muassa neuvontavelvollisuutena sekä h puutteellisen asiakirjan t täydennyspyyntönä sekä siten, että o viranomaisen on viran puolesta siirrettävä s väärälle taholle tullut asiakirja oikealle ä taholle. Myös molempien kotimaisten ä kielten käyttötavan on oltava n ymmärrettävä. n julkisuusperiaate ja hallinnon ö avoimuus: jokaiselle kuuluva oikeus t saada tieto viranomaisen julkisesta asiakirjasta s e k ä käyttää hyväksi julkisuusperiaatteen mukaisesti saatua tietoa sekä oikeus levittää sitä edelleen. H y v ä n hallinto- ja johtamistavan perustana ovat kaupungin arvot, asiakkaiden ja asukkaiden tarpeet. Keskeistä hyvän hallinto- ja johtamistavan toteuttamisessa on varmistaa, että yhteisesti sovittuja ja hyväksyttyjä toimintatapoja ja ohjeita noudatetaan kaupungin hallintokunnissa ja toiminta täyttää eettisyyden ja vastuullisuuden vaatimukset. 2.2 konsernin hallinnon järjestäminen Ylintä päätösvaltaa Loviisan kaupungissa käyttää kuntalain mukaisesti kaupunginvaltuusto. Kaupunginvaltuusto hyväksyy hallinnon järjestämiseksi

6 SISÄISEN VALVONNAN JA RISKIENHALLINNAN OHJE 5 hallintosäännön, jossa on määritelty kaupungin organisaatiorakenne, toimivaltasuhteet sekä johtamisen ja hallinnon yleiset periaatteet sekä sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tehtävä- ja vastuujaot, jotka luovat perustan Loviisan kaupungin johtamis- ja ohjausjärjestelmälle. Kaupunkiorganisaatiota johtaa kaupunginhallitus. Kaupunginhallitus vastaa kaupungin hallinnosta ja taloudenhoidosta. Kaupunginhallituksen tehtävänä on siten ohjata ja valvoa kaupunkikonsernin toimintaa ja päätöksentekoa varmistaakseen sen, että sisäinen valvonta ja riskienhallinta toimeenpannaan ohjeistuksen mukaisesti. Kaupunginhallituksen tehtävänä on valvoa, että toiminnan ja talouden suunnittelussa, päätöksenteossa, toimintaprosesseissa sekä talouden ja hallinnon menettelyissä arvioidaan jo etukäteen riskit, ja priorisoiduilla riskeillä määritellään hallinnan sekä valvonnan toimenpiteet. Kaupunginhallituksen tulee itsearvioida toimintaansa ja toimintakykyään vuosittain sekä raportoida arvioinnin tulokset kaupunginvaltuustolle. Kaupunginhallituksen on arvioitava vuosittain toimintakertomuksen osana riskienhallinnan, konsernivalvonnan ja sisäisen valvonnan tehokkuutta ja kehitystarpeita kaupunginvaltuustolle. Kaupunginhallituksen tulee olla tietoinen kaupunkikonsernin toimintaan ja talouteen liittyvistä merkittävistä riskeistä ja niiden hallitsemiseksi päätettyjen toimenpiteiden tehokkuudesta olla tietoinen riskienhallinnan toteutumisesta lautakuntien alaisessa toiminnassa sekä konserniyhteisöjen toiminnassa varmistua siitä, että lautakuntien jäsenet, viranhaltijat ja muu henkilöstö sekä konserniyhteisöjen edustajat ovat tietoisia sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan vastuistaan raportoida kaupunginvaltuustolle sisäisen valvonnan, riskienhallinnan ja konsernivalvonnan toimivuudesta sekä merkittävien riskien hallinnasta. Lautakunnat ja vesiliikelaitoksen johtokunta Lautakuntien ja vesiliikelaitoksen johtokunnan velvollisuutena on ohjata ja seurata vastuualueiden ja liikelaitoksen sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toimeenpanoa. Ne vastaavat alaisensa toiminnan tuloksellisuudesta, lain- ja hyvän hallintotavan mukaisuudesta. Niiden tulee seurata ja arvioida toimintaa ja taloutta sekä varmistaa siihen liittyvien riskien tunnistamisen, arvioinnin ja hallinnan menettelytapojen toteutuminen. Lautakuntien ja johtokunnan tulee raportoida kaupunginhallitukselle sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toimivuudesta sekä merkittävien riskien hallinnasta. Lautakuntien ja vesiliikelaitoksen johtokunnan tulee itsearvioida toimintaansa ja toimintakykyään vuosittain sekä raportoida arvioinnin tulokset kaupunginhallitukselle. Johtavat viranhaltijat ja muut esimiehet

7 SISÄISEN VALVONNAN JA RISKIENHALLINNAN OHJE 6 Kaupunginjohtajan tehtävänä on johtaa kaupungin toimintaa, huolehtia konserniohjauksesta sekä vastata osaltaan siitä, että kaupunginvaltuuston ja kaupunginhallituksen asettamat toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet saavutetaan. Johtavien viranhaltijoiden, vesihuoltopäällikön ja muiden esimiesten tehtävinä on johtaa henkilöstöä ja toimintaa strategiasta johdettujen tavoitteiden mukaisesti sekä vastata sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toimeenpanosta, riittävyydestä ja toimivuudesta vastuualueellaan. Heidän tehtävänään on valvoa toimintaa ja taloutta sekä toimintatapojen lain- ja hyvän hallintotavan mukaisuutta. Johtajalla tulee olla ajantasainen tieto alueensa tai yksikkönsä olennaisten asioiden tilasta eikä johtaminen saa tapahtua vain olettamusten varassa. Sisäinen valvonta on johtamis- ja hallintojärjestelmän osa, jonka avulla johto saa organisaation toimimaan haluamallaan tavalla ja joka tuottaa johdolle riittävästi tietoa organisaation tilasta ja aikaansaannoksista. Konsernijohdon tehtävät ja vastuut Kaupungin konsernijohtoon kuuluvat kaupunginhallitus, kaupunginjohtaja ja muut hallintosäännössä määrätyt viranomaiset. Konsernijohto vastaa kuntalain sekä kaupungin hallintosäännön mukaisesti kaupunkikonsernin ohjauksesta ja konsernivalvonnan järjestämisestä kaupunginvaltuuston päättämien sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteiden mukaisesti. Konserniyhteisöjen hallitukset ja isännöitsijät Konserniyhteisön hallituksen tehtävänä on huolehtia yhtiön hallinnosta ja sen asianmukaisesta järjestämisestä. Hallitus vastaa siitä, että yhtiön kirjanpidon ja varainhoidon valvonta on asianmukaisesti järjestetty. Hallitus ohjaa ja valvoo yhtiön operatiivista johtoa ja isännöitsijöitä, nimittää ja erottaa toimitusjohtajan, hyväksyy yhtiön strategian ja valvoo sen toteuttamista. Kiinteistöyhtiöiden hallitusten vastuulla on kokonaisuutena yhtiöiden hyvän johtamis- ja hallintojärjestelmän, riskienhallinnan sekä toiminnallisen ja taloudellisen raportointijärjestelmän toimivuuden valvonta. Niiden tulee seurata toimintaympäristön muutoksia, yhtiön toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden saavuttamista, taloudellisen aseman kehittymistä sekä riskienhallintaa. Hallitus raportoi vuosittain konsernijohdolle yhtiön valvonnan ja kokonaisvaltaisen riskienhallinnan järjestämisestä sekä tuloksellisuudesta. Kiinteistöyhtiöiden isännöitsijöiden tehtävänä on hoitaa yhtiöiden juoksevaa hallintoa lain ja hallituksen antamien ohjeiden ja määräysten mukaisesti. He vastaavat yhtiön kirjanpidon lainmukaisuudesta ja varainhoidon luotettavasta järjestämisestä. He ovat velvollisia toimeenpanemaan hallituksen hyväksymän strategian ja järjestämään asianmukaisella tavalla sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan. Isännöitsijöiden on raportoitava hallitukselle säännöllisesti toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden saavuttamisesta, taloudellisen aseman kehityksestä,

8 SISÄISEN VALVONNAN JA RISKIENHALLINNAN OHJE 7 merkittävistä toimintaympäristön muutoksista, valvonnasta, riskeistä ja niiden hallinnasta. Heidän tulee valmistella liiketoimintaratkaisut huolellisesti ja toimia tehtävässään kaupungin ja yhtiön intressien mukaisesti. 2.3 Toimivalta ja vastuut sekä esittelymenettely Säännökset toimivallan edelleen siirtämisestä ovat kuntalaissa, jonka mukaan kaupunginvaltuusto voi siirtää toimivaltaansa kaupungin muille toimielimille sekä luottamushenkilöille ja viranhaltijoille. Päätöksentekijä on aina ensisijaisesti vastuussa tekemästään päätöksestä. Kun päätös tehdään esittelystä, esittelijän on informoitava tekijää ja yksilöitävä käsiteltävä asia, selostettava päätöksenteossa huomioitavat tosiseikat ja sovellettavat oikeusohjeet. Lisäksi päätöksenteon yhteydessä tulee suorittaa objektiivinen tosiseikkojen sekä vaikutusten ja riskien ennakkoarviointi. Päätöksenteon tulee perustua lainsäädäntöön sekä Loviisan kaupungin sääntöihin ja ohjeisiin. Esittelijän päätösehdotus tulee laatia niin täsmällisesti, että päätös voidaan sen pohjalta tehdä. Asian esittelijä on vastuussa hänen esittelystään tehdystä päätöksestä, jollei hän ole ilmoittanut eriävää mielipidettä. 2.4 Esteellisyys Päätöksiä valmisteltaessa ja tehtäessä on varmistuttava siitä, etteivät asian käsittelyyn osallistuvat ole esteellisiä. Kaupungin luottamushenkilöiden, viranhaltijoiden ja työntekijöiden esteellisyydestä asian valmisteluun ja päätöksentekoon säädetään kuntalaissa ja hallintolaissa. Esteellisyyssäännöksillä turvataan luottamusta hallintoon ja asioiden käsittelyn puolueettomuuteen. Esteellisyyden tulee perustua objektiivisiin syihin. Toimielinten jäsenten tulee täyttää esteellisyysvaatimukset sekä olla riippumattomia käsiteltävästä asiasta. Heidän ei tule myöskään osallistua asian valmisteluun tai muutoin pyrkiä vaikuttamaan siihen. Virka- tai työsuhteessa kaupunkiin olevien tai heidän lähipiiriinsä kuuluvien henkilöiden virka- tai työsuhde sekä liiketoimintasuhde, ovat tilanteita, joissa kaupunginhallituksen sekä lautakunnan puheenjohtajan tulee henkilön itsensä lisäksi varmistaa toimielimen työskentelyn riippumattomuus sekä asioiden valmistelu- ja päätöksentekoprosessin moitteettomuus. 2.5 Tytäryhteisöjen konserniohjaus Kaupunginhallitus päättää omistajaohjauksen toimeenpanosta ja konserniohjauksesta kaupunginvaltuuston hyväksymien konserniohjeiden mukaisesti. Kaupunginhallituksen ja kaupunginjohtajan tehtävänä on huolehtia konserniohjauksesta. Kaupunginjohtaja voi esimerkiksi antaa tarkemmat toimintaohjeet yhtiökokouksessa tai vastaavissa elimissä kaupunkia edustavalle henkilölle kaupungin näkemyksestä kokouksessa käsiteltäviin asioihin.

9 SISÄISEN VALVONNAN JA RISKIENHALLINNAN OHJE 8 Konserniohjauksella tarkoitetaan konsernijohdon eli kaupunginhallituksen ja kaupunginjohtajan vastuulla olevaa konserniyhteisöjen sekä soveltuvin osin osakkuusyhteisöjen, säätiöiden ja kuntayhtymien toiminnan ja talouden sekä hyvän hallintotavan ohjausta. Konserniohjaus perustuu kaupungin strategiaan, joka ohjaa kaupungin luottamushenkilöitä ja viranhaltijoita. Konserniohjaus on tarkoitettu tytär- ja osakkuusyhteisöille tulevien yksittäisten päätösten pohjaksi. Konserniohjaus tapahtuu kaupunkia eri yhteisöjen yhtiökokouksessa tai vastaavassa toimielimessä edustavien henkilöiden ohjauksella ja konserniohjeella. Lisäksi konserniohjauksen ja -valvonnan keinoina käytetään tavoite- ja omistajakeskusteluja, jotka kaupunginjohtaja tai hänen määräämänsä edustaja käy kahdesti vuodessa kunkin yhtiön hallituksen puheenjohtajan ja toimitusjohtajan tai isännöitsijän kanssa. Konserniohjauksen erityisenä tarkoituksena on määritellä tavoitteet konserniyhteisöille siten, että ne ohjaavat konserniyhtiöiden toimintaa ja taloutta, liiketoimintaratkaisujen valmistelua, riskienhallinnan järjestämistä sekä konserniyhteisöissä noudatettavan hyvän hallintotavan toteutumista. Lisäksi sen tavoitteena on yhteisöjen ohjauksen yhtenäistäminen, toiminnan läpinäkyvyyden lisääminen, kaupungin yhteisöstä saaman tiedon laadun parantaminen ja tiedonkulun tehostaminen. Konserniyhteisöille asetettavien toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden perusteella arvioidaan konserniyhteisöjen toiminnan tuloksellisuutta, niiden tuottamaa omistaja-arvoa sekä taloudellisen aseman kehittymistä. Tavoitteet luovat perustan riskienhallinnalle sekä konserniraportoinnille ja valvonnalle. Konserniyhtiöt ovat velvollisia raportoimaan konsernijohdolle yhtiöiden toiminnasta ja taloudesta kolmannesvuosittain. 3. LOVIISAN KAUPUNGIN VALVONTAJÄRJESTELMÄ 3.1 Valvonnan järjestäminen Loviisan kaupungissa Julkisen toiminnan luotettavuus edellyttää riittävää valvontaa. Valvonnan avulla pyritään saamaan kohtuullinen varmuus siitä, että asiat hoidetaan laillisesti ja tarkoituksenmukaisesti, jotta kaupunki saavuttaa kaupunginvaltuuston talousarviossa asettamat tavoitteet. Kaupungin hallinnon ja talouden valvonta järjestetään niin, että ulkoinen ja sisäinen valvonta yhdessä muodostavat kattavan valvontajärjestelmän.

10 SISÄISEN VALVONNAN JA RISKIENHALLINNAN OHJE 9 Loviisan kaupungin johtamis- ja valvontamalli ULKOPUOLINEN VALVONTA VALTION ORGANISAATIOT Aluehallintovirasto VALTUUSTO ULKOINEN VALVONTA Arkistolaitos TARKASTUSLAUTAKUNTA STM Valvira LOVIISAN KAUPUNKI TILINTARKASTUS SISÄINEN VALVONTA STUK Tietosuojavaltuutettu Oikeuskansleri HALLITUS, MUUT TOIMIELIMET, KAUPUNGINJOHTAJA, MUUT ESITTELIJÄT Valtiontalouden tarkastusvirasto Kuva 2. Loviisan kaupungin johtamis- ja valvontamalli KESKUSTEN ESIMIEHET (sisäinen valvonta ja riskienhallinta) 3.2 Ulkoinen valvonta Ulkoisesta valvonnasta vastaavat tarkastuslautakunta ja tilintarkastajat. Tarkastuslautakunnan on valmisteltava kaupunginvaltuuston päätettävät hallinnon ja talouden tarkastusta koskevat asiat sekä arvioitava, ovatko kaupunginvaltuuston asettamat toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet Loviisan kaupungissa ja Loviisan kaupunkikonsernissa toteutuneet. Tarkastuslautakunnan on huolehdittava kaupungin ja sen tytäryhteisöjen tarkastuksen yhteensovittamisesta. Jos kaupungin taseessa on kattamatonta alijäämää, tarkastuslautakunnan on arvioitava talouden tasapainotuksen toteutumista tilikaudella sekä voimassa olevan taloussuunnitelman ja toimenpideohjelman riittävyyttä. Lisäksi tarkastuslautakunnan tehtävänä on

11 SISÄISEN VALVONNAN JA RISKIENHALLINNAN OHJE seurata yleisesti Loviisan kaupungin hallintoa ja taloutta sekä niissä tapahtuvia muutoksia 2. kehittää ulkoista tarkastustointa, asettaa sille tavoitteet ja seurata niiden toteutumista 3. hyväksyä suunnitelma konserniin kuuluvien kiinteistöyhteisöjen tilintarkastuksen järjestämisestä ja nimetä ehdokkaat näiden tilintarkastajiksi 4. valvoa, että toiminnasta vastaavat henkilöt ja tilivelvolliset ovat ryhtyneet tarpeellisiin toimenpiteisiin niiden huomautusten johdosta, joihin hallinnon ja talouden tarkastus sekä tilintarkastus ovat antaneet aihetta. Kaupunginvaltuuston valitsemien tilintarkastajien (tilintarkastusyhteisön) tehtävänä on selvittää 1. onko kaupungin hallintoa hoidettu lain ja kaupunginvaltuuston päätösten mukaisesti 2. onko kaupungin tilinpäätös ja siihen kuuluva konsernitilinpäätös laadittu tilinpäätöksen laatimista koskevien säännösten ja määräysten mukaisesti sekä antavatko ne oikeat ja riittävät tiedot tilikauden toiminnasta, taloudesta, taloudellisesta kehityksestä ja taloudellisista vastuista 3. ovatko valtionosuuksien perusteista ja käytöstä annetut tiedot oikeita 4. ovatko kaupungin ja kaupunkikonsernin sisäinen valvonta ja riskienhallinta sekä konsernivalvonta järjestetty asianmukaisesti (ko. kohdan sanamuoto kuuluu asti: onko kaupungin sisäinen valvonta ja konsernivalvonta järjestetty asianmukaisesti). Tilintarkastajien on viimeistään toukokuun loppuun mennessä tarkastettava hyvän tilintarkastustavan mukaisesti kunkin tilikauden hallinto, kirjanpito ja tilinpäätös. Tilintarkastajan tulee noudattaa kaupunginvaltuuston ja tarkastuslautakunnan antamia erityisiä ohjeita, jolleivät ne ole ristiriidassa lain, kaupungin johtosääntöjen tai hyvän tilintarkastustavan kanssa. Havaitsemistaan epäkohdista tilintarkastajien on ilmoitettava viipymättä tarkastuslautakunnalle ja tarvittaessa myös kaupunginhallitukselle. 3.3 Sisäinen valvonta Sisäisen valvonnan toimivuudesta koko kaupunkikonsernin tasolla vastaavat kaupunginhallitus ja kaupunginjohtaja. Sisäinen valvonta tarkoittaa kaikkia niitä toimenpiteitä ja menetelmiä, joiden tavoitteena on 1. kaupunkikonsernin toiminnan tuloksellisuuden ylläpitäminen ja edistäminen ohjeiden ja säännösten mukaisesti 2. toiminnan jatkuvuuden turvaaminen 3. informaatiojärjestelmien luotettavuuden varmentaminen 4. virheiden, erehdyksien ja väärinkäytösten minimointi, ennakointi ja toteaminen

12 SISÄISEN VALVONNAN JA RISKIENHALLINNAN OHJE varojen ja muiden resurssien huolellisen ja taloudellisen käytön turvaaminen sekä kestävän kehityksen edistäminen alueellaan. Vastuu sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisen tuloksellisuudesta on kaupunginhallituksella. Kaupunginjohtajalla on kokonaisvastuu kaupungin sisäisen valvonnan ja kokonaisvaltaisen riskienhallinnan järjestämisestä, toteuttamisesta ja toimivuuden varmistamisesta. Sisäinen valvonta on olennainen osa päivittäistä johtamista ja kaikkea esimiestyötä. Kaupungin johdon ja esimiesten valvontavastuu Kaupunginjohtajalla on asemansa perusteella vastuu sisäisen valvonnan ja kokonaisvaltaisen riskienhallinnan järjestämisestä osaksi johtamista sekä sen toimivuuden raportoinnista kaupunginhallitukselle. Johtoryhmä ohjaa ja koordinoi sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämistä sekä seuraa ja arvioi niiden toimivuutta. Keskusten esimiesten tehtävinä on johtaa henkilöstöä ja toimintaa asetettujen tavoitteiden mukaisesti sekä vastata sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toimeenpanosta, riittävyydestä ja toimivuudesta. Heidän tehtävänään on valvoa toimintaa ja taloutta sekä toimintatapojen lain- ja hyvän hallintotavan mukaisuutta. Keskusten johtajien ja esimiesten velvollisuutena on raportoida lautakunnalle sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toimeenpanosta, toimivuudesta sekä merkittävien riskien hallinnasta. Sisäinen valvonta on osa kaupungissa tapahtuvaa normaalia johtamistyötä, joka kytkeytyy toiminnan ja talouden suunnitteluun ja seurantaan, henkilöstön johtamiseen, toimintojen ja prosessien johtamiseen ja ohjaukseen sekä tavanomaisiin päivittäisiin talouden ja hallinnon toimintarutiineihin. Siitä vastaavat ennen kaikkea esimiesasemassa olevat henkilöt. Valvonnalla varmistetaan, että tehtävä hoidetaan oikeaan aikaan aiotulla, hyväksytyllä tavalla ja tehtävään osoitettujen voimavarojen puitteissa. Jokaisella esimiehellä on vastuu oman toimintansa ja yksikkönsä sisäisen valvonnan toteuttamisesta asianmukaisesti. Johtamiseen integroidun sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tavoitteena on saada valvonnasta vastaaville riittävä varmuus toiminnan vaikuttavuudesta ja taloudellisuudesta toiminnan lainmukaisuudesta ja hyvän hallintotavan toteutumisesta omaisuuden ja varojen hallinnasta, kestävästä kehityksestä suunnittelun, päätöksenteon ja arvioinnin perustumisesta vaikutusten ennakkoarviointeihin sekä oikeaan ja riittävään toiminnalliseen ja taloudelliseen tietoon. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan seuranta kuuluu sekä johtaville viranhaltijoille että luottamushenkilöille. Seuranta on kunnallishallinnossa luottamushenkilöille kuuluva osa sisäistä valvontaa, esim. miten viranhaltija käyttää hänelle delegoitua toimivaltaa. Seurannan keskeisiä tehtäviä ovat raportointivelvoitteiden asettaminen, raportoinnin toteutuksen valvonta sekä tehtyjen päätösten ja raporteissa kuvattujen tulosten vertailu. Lisäksi tilivelvollisten toimielinten tulee valvoa riskien arviointien suorittamista ja merkittävien riskien hallintaa. Raportointivelvoitteen asettamisella

13 SISÄISEN VALVONNAN JA RISKIENHALLINNAN OHJE 12 toimielimet valvovat myös sitä, miten toimielimen alaiset viranhaltijat hoitavat tehtäviään ja käyttävät toimivaltaansa. Sisäisen valvonnan tehtävä- ja vastuujaot Kaupungin hallintosäännössä on määräykset sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tehtävistä ja vastuista. Lisäksi sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perustana ovat kaupungin strategia, hallintosäännön toimivaltamääräykset, toiminnan ja talouden sekä investointien suunnitelma-asiakirjat ja toimintaohjeet. Toimivallan siirtäminen Viranhaltija voi harkintansa mukaan saattaa hallintosäännössä tai hallintosäännön nojalla hänelle siirrettyyn päätösvaltaan kuuluvan asian suoraan toimielimen ratkaistavaksi. Toimielin ja viranhaltija voivat päättää sille hallintosäännössä tai lainsäädännössä siirretyn toimivallan siirtämisestä alaiselleen viranhaltijalle. Toimivallan siirtämispäätöksistä on pidettävä ajan tasalla olevaa luetteloa. Luettelo annetaan tiedoksi kaupunginvaltuustolle vuosittain helmikuussa. Strateginen suunnittelu Kaupunginvaltuuston, kaupunginhallituksen, lautakuntien ja Vesiliikelaitoksen johtokunnan keskeisiin tehtäviin ja vastuisiin kuuluu osana kaupungin visioon perustuvaa strategista johtamista ja suunnittelua ulkoisen tiedon ja toimintaympäristön analysointi sekä ennakointitiedon hyödyntäminen. Strategian valmistelussa, kehitysennusteiden laadinnassa ja vastuualueiden toiminnan suunnittelussa arvioidaan toimintaympäristön muutoksia sekä palvelutarpeiden kehittymistä suunnitelmien ja päätösten negatiivisia ja positiivisia vaikutuksia eri aikajänteillä toiminta- ja palvelurakenteiden tarkoituksenmukaisuutta ja kehittämistarpeita tavoitteiden, tunnuslukujen ja arviointitiedon perusteella toiminnan tuloksellisuutta kaupungin ja kaupunkikonsernin taloudellisen aseman kehittymistä. Strategiassa esitetään kaupungin vision toteutumista ja toiminnan kehittämistä varten asetetut painopisteet, joille asetetaan strategiset tavoitteet ja tavoitteiden toteuttamiseksi määritellään kriittiset menestystekijät. Strategian painopistealueet ovat asiakas ja kuntalainen vetovoimaisuus ja kilpailukyky henkilöstö ja johtaminen talous. Strategiaprosessiin sisältyvät myös kaupunginhallituksen ja lautakuntien sekä Vesiliikelaitoksen johtokunnan systemaattiset strategian seuranta-, arviointi- ja kehittämismenettelyt. Arvioinnissa otetaan kantaa myös tarpeeseen muuttaa tavoitteita, mikäli toimintaympäristön muutokset ja kehitysennusteet sitä edellyttävät. Toiminnan ja talouden suunnittelu Kaupunginvaltuustolla on kokonaisvastuu kaupungin ja kaupunkikonsernin toiminnasta ja taloudesta. Kaupunginvaltuusto vastaa päätöksenteosta ja koko kaupunkikonsernin tavoitteiden asettamisesta, toiminnan ja talouden tasapainosta sekä toiminnan arvioinnista ja seurannasta. Kaupunginvaltuuston kokonaisvastuu toiminnasta ja taloudesta konkretisoituu päätöksenteossa ja pitää sisällään vastuun talouden tasapainosta sekä ko. suunnitelmiin ja päätöksiin liittyvien riskien hallinnasta.

14 SISÄISEN VALVONNAN JA RISKIENHALLINNAN OHJE 13 Tehtäviensä asianmukaiseksi hoitamiseksi tulee kaupunginvaltuuston edellyttää kaupunginhallituksen, lautakuntien ja Vesiliikelaitoksen johtokunnan sekä tytäryhtiöiden hallitusten sitoutuvan vastuulliseen toiminnan suunnitteluun ja ohjaukseen. Toiminnan ja talouden suunnittelun tulee perustua kaupunginvaltuuston hyväksymään strategiaan ja tavoitteisiin. Toiminnan ja talouden suunnittelun sekä päätöksenteon yhteydessä tulee suorittaa objektiivinen tosiseikkojen, vaikutusten ja riskien ennakkoarviointi. Kaupunginhallituksen, lautakuntien ja Vesiliikelaitoksen johtokunnan tulee myös ennakoida ja arvioida kaupungin ja kaupunkikonsernin tulevaan kehitykseen liittyviä toiminnallisia ja taloudellisia seikkoja mm. talouden tasapainon, rahoituksen sekä palvelu- ja investointitarpeiden näkökulmista. Strategian toimeenpanoa arvioivat vuosittain kaupunginhallitus, lautakunnat ja Vesiliikelaitoksen johtokunta. Talousarvio ja -suunnitelma sekä käyttösuunnitelmat Toiminta- ja taloussuunnitelmassa ja talousarviossa esitetään tavoitteet perustuen strategian visioon, päämääriin ja kriittisiin menestystekijöihin kaupungin, keskusten, vastuualueiden ja toimintayksikköjen tasoilla soveltuvin osin strategian painopisteiden näkökulmista. Lisäksi määritellään tavoitteet Vesiliikelaitokselle ja tytäryhteisöille. Tavoitteiden tulee kohdistua olennaisiin asioihin, olla täsmällisesti ja riittävän haastavasti määriteltyjä, jotta ne ohjaavat toimintaa toimintatapojen kehittämiseen ja mahdollistavat tavoitetasojen määrittelyn. Tavoitteita asetettaessa arvioidaan niiden kuntalais- ja ympäristövaikutukset, yritys- ja työllisyysvaikutukset sekä talous- ja henkilöstövaikutukset. Vaikutuksia arvioidaan lyhyellä (vuosi) ja pitkällä aikajänteellä (TTS-kausi). Lisäksi tunnistetaan ja arvioidaan tekijät, jotka voivat uhata tavoitteiden saavuttamista. Tavoitteet voivat olla määrällisiä ja laadullisia. Tavoitetasot voivat liittyä esimerkiksi palvelun saatavuutta kuvastavaan odotusaikaan, palvelutarvetta kuvastavien asiakaskäyntien kehittymiseen, asiakastyytyväisyyteen, taloudellisuutta kuvastavan yksikköhinnan kehittymiseen ja erilaisten toteutettavien hankkeiden mitattaviin tuloksiin ja jatkohyödyntämiseen. Kaupunginvaltuuston vahvistaman talousarvion perusteella kaupunginhallitus ja lautakunnat hyväksyvät käyttösuunnitelmat, joissa esitetään täsmälliset toimenpiteet tavoitteiden saavuttamiseksi. Keskusten johtajat hyväksyvät tulosyksiköiden käyttösuunnitelmat. Kaupunginhallitus, lautakunnat ja keskuksen johtajat seuraavat ja arvioivat tavoitteiden saavuttamista sekä vastaavat niiden saavuttamisen edellyttämistä toimenpiteistä. Talousarviomuutokset Talousarvion muutoksista on tehtävä sitovuussäännösten edellyttäessä esitys kaupunginvaltuustolle talousarviovuoden aikana. Määrärahan muutosehdotuksessa on selvitettävä muutoksen vaikutus toiminnallisiin tavoitteisiin ja tuloarvioihin. Vastaavasti toiminnallisia tavoitteita ja tuloarvioita koskevassa muutosehdotuksessa on selvitettävä muutoksen vaikutus määrärahoihin ja se, miten muutokset rahoitetaan. Loviisan Vesiliikelaitoksen talousarviomuutoksista päättää johtokunta. Kaupungin liikelaitokselle asettamien tavoitteiden muutoksista päättää kaupunginvaltuusto. Investointisuunnitelma

15 SISÄISEN VALVONNAN JA RISKIENHALLINNAN OHJE 14 Investointien suunnittelun tulee perustua kaupungin strategiaan ja kaupunginvaltuuston hyväksymään investointiohjeeseen. Niiden perusteet tulee kuvata läpinäkyvästi esim. suunnitelmissa, väestöennusteissa ja peruskorjausten riskiperustaisissa tarvearvioinneissa (kiinteistökohtaiset PTS:t). Investointihankkeet ja niiden prioriteetit (I-III) kuvataan talousarviossa lisäarvo- ja riskiperustaisesti. Toimialojen tulee investointien suunnittelun yhteydessä selvittää myös investointien vaikutukset toiminnan volyymiin, kokonaiskustannuksiin ja käyttötalouteen. Ennen investointiesityksen tekemistä on selvitettävä myös vaihtoehtoisten tuotantotapojen ja ulkopuolisen rahoituksen mahdollisuus. Kaupunginvaltuusto hyväksyy talousarviossa investointisuunnitelman taloussuunnittelukaudelle. Kunkin investointihankkeen kustannusarvio/tavoitehintalaskelma ja siihen tehdyt muutokset esitetään talousarviossa, ja toteutumatiedot raportoidaan osavuosikatsauksissa ja toimintakertomuksessa. Sisäinen laskenta Sisäisellä laskennalla tuotetaan toiminnan ohjauksessa ja valvonnassa tarvittavat tiedot. Investointien seuranta ja sisäinen laskenta järjestetään riittävällä tarkkuudella hankekohtaisesti niin, että seurannasta ilmenee alkuperäinen kustannusarvio, muutokset kustannusarvioon ja seurantahetken toteutumatilanne. Säännöllisten kuukausi- ja muiden raporttien tulee olla saatavilla mahdollisimman nopeasti raportointikauden päätyttyä. Seuranta ja raportointi Kaupunginhallituksen strateginen ohjaus, tavoitteiden ja toiminnan tuloksellisuuden seuranta- ja arviointitoiminta perustuvat toimintakertomukseen sekä osavuosi- ja kuukausiraportointiin. Raporteissa esitetään riittävän yksityiskohtaiset tiedot tavoitteiden saavuttamisesta ja syyt siihen, miksi tavoitteita ei ole saavutettu. Tavoitteiden saavuttamisesta raportoidaan siten, että voidaan osoittaa tapahtunut kehitys toiminnan vaikuttavuudessa ja taloudellisuudessa. Raporteissa esitetään myös toimenpiteet, joihin tullaan talousarviovuoden aikana ryhtymään toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden saavuttamiseksi. Tällöin strategisen johtamisen prosessiin sisältyvät riskien tunnistamisen, hallinnan ja valvonnan toimintatavat. Henkilöstöjohtaminen Henkilöjohtamisen lähtökohtana on kannustavuus, avoimuus ja vuorovaikutteisuus. Henkilöstöjohtaminen perustuu yhteisesti sovittaviin arvoihin henkilöstöpoliittiseen ohjelmaan systemaattiseen ja ennakoivaan henkilöstösuunnitteluun kehittyneeseen, työhyvinvointia edistävään henkilöstöjohtamiseen osaamisen jatkuvaan kehittämiseen, siirtämiseen ja palautetiedon hyödyntämiseen työsuhteen päättyessä. Henkilöstöjohtaminen on osallistavaa ja tavoitteellista, millä varmennetaan toiminnan tuloksellisuus ja jatkuva, aktiivinen kehittäminen. Henkilöstöjohtaminen kytkeytyy olennaisesti toiminnan ja toimintatapojen kehittämiseen, johon henkilöstö osallistuu aktiivisesti. Henkilöstöjohtamisen menettelyillä varmennetaan riittävät ja

16 SISÄISEN VALVONNAN JA RISKIENHALLINNAN OHJE 15 asiantuntevat henkilöstöresurssit, henkilöstön osaamisen systemaattinen hyödyntäminen sekä kannustetaan osaamisen ja toimintatapojen jatkuvaan kehittämiseen. Henkilöstösuunnittelussa ennakoidaan henkilöstö- ja osaamistarpeita keskusten ja vastuualueiden ja yksikköjen tasoilla perustuen tavoitteisiin ja palvelutuotannon järjestämislinjauksiin, henkilöstörakenteen seurantaan sekä osaamis- ja palvelutarpeiden analysointiin. Henkilöstön rekrytointi toteutetaan perustuen täsmällisiin valintakriteereihin, tehtävä- ja osaamiskuvauksiin ja kehittämistavoitteisiin. Henkilöstön perehdytys- ja koulutusmenettelyt kuvataan ja niitä tukeva asiakirja-aineisto laaditaan kattaen kaupungin, keskusten, vastuualueiden ja yksikköjen tasot. Henkilöstön rakenne ja määrä mitoitetaan vastaamaan asetettuja palvelutavoitteita. Henkilöstön työtehtävät voivat muuttua palvelutarpeen muuttuessa sekä työnantajalähtöisesti organisaatiomuutosten ja työjärjestelyjen vuoksi että työntekijälähtöisesti, kun edetään työuralla uusiin tai vapautuviin työtehtäviin. Ennen uuden henkilöstön palkkaamista tulee selvittää muut tarkoituksenmukaiset vaihtoehdot hoitaa työvoimavaje. Henkilöstöjärjestelyissä on selvitettävä myös mahdollisuudet palvelukeskusten väliseen yhteistyöhön. Palvelukseen ottamisen yhteydessä on varmistettava, vaatiiko viran/toimen täyttäminen täyttöluvan. Lisäksi on varmistettava, että talousarviossa ja -suunnitelmassa on varauduttu kaikkiin vakanssista aiheutuviin kustannuksiin. Henkilöstöjohtaminen perustuu ydintehtäviin ja tavoitteisiin sekä näiden käytännön toteuttamiseen prosessi- ja toimenkuvien avulla. Osana henkilöstöjohtamisen menettelyjä työtehtäviä priorisoidaan ja niiden resursoinnista ja työnjaoista sovitaan. Henkilöstön kanssa käydään säännöllisesti tuloskeskusteluja, joissa sovitaan toimenkuvausten muodossa avaintehtävistä, tulostavoitteista, ammatillisen osaamisen kehittämisestä, kouluttautumisesta ja osallistumisesta toimintatapojen kehittämiseen sekä arvioidaan suoriutumista, työssäjaksamista ja työhyvinvointia. Kuvauksissa määritellään myös sijainen. Ostolaskujen käsittely Kaupunginjohtaja, keskuksen johtaja, hallintojohtaja, talousjohtaja ja kehittämisjohtaja ja yksikön päällikkö tai esimies vastuualueensa tai yksikkönsä osalta sekä tehtäväalueiden vastaavat oman tehtäväalueensa osalta hyväksyy vastuualuetta tai yksikköä koskevat laskut ja muut maksusitoumukset hyväksyy alaistensa laskut tekee vastuualuetta tai yksikköä koskevat sopimukset ja sitoumukset talousarvion puitteissa tai lautakunnan vuosittain määräämissä rajoissa tekee vastuualueen hankinnat talousarvion puitteissa. Tavaran, työsuorituksen tai muun palveluksen perusteena olevat tositteet hyväksytään pääosin sähköisessä järjestelmässä. Vastaanottajan on tarkastettava, että tositteen tarkoittama tavara, työsuoritus tai muu palvelu on saatu. Hyväksyjän on tarkastettava, että tosite on muodollisesti ja asiallisesti oikea, että tavara, työsuoritus tai muu palvelus on merkitty vastaanotetuksi, että tositteessa on oikea tiliöinti, oikea toimittajatieto ja oikea arvonlisäverokoodi. Hyväksyjä vastaa myös siitä, ettei käytettävissä olevaa määrärahaa ylitetä. Ostolaskujen käsittelijöiden tulee toimia niin, ettei kaupungille aiheudu viivästyskorkoja laskujen käsittelyn takia. Laskut tulee käsitellä viivytyksettä ja asiatarkastajien ja hyväksyjien tulee lomiensa ajaksi huolehtia poissaolo- ja sijaismerkinnöistä sähköiseen järjestelmään. Ostolaskujen käsittelijöiden

17 SISÄISEN VALVONNAN JA RISKIENHALLINNAN OHJE 16 varahenkilöjärjestelyt tulee hoitaa siten, että laskut tulevat myös loma-aikoina käsitellyiksi eräpäivään mennessä. Myyntilaskujen käsittely ja saatavien kanto Saatavia saadaan lainsäädäntöön, viranomaisten päätöksiin tai sopimuksiin perustuvina maksuina, joista osa maksetaan hakemusten ja kustannusselvitysten pohjalta. Saatavat laskutetaan ja peritään viivytyksettä. Saatavat pitää hyväksyä samoin periaattein kuin menot. Hyväksyjä varmistaa hyväksymismerkinnällään tulo- ja kirjausperusteen oikeellisuuden. Jokaiselle tällaiselle tulolle ja tuloon liittyvälle saatavalle on nimettävä valvontavastuussa oleva henkilö. Hänen tulee varmistua siitä, että hakemukset ja tilitykset tehdään ajallaan, että tulon perusteet ovat oikeat ja että suoritus on tullut ajallaan ja oikeansuuruisena. Rahoitusriskien hallinta Rahoitusriskejä hallitaan ennakoimalla kaupungin rahavirtoja maksuvalmiussuunnittelulla, rahavarojen sijoitustoiminnan vakaudella sekä lainasalkun minimoinnilla. Talousjohtaja raportoi kassa- ja lainatilanteesta talousraporttien yhteydessä. Talousjohtaja päättää kaupunginvaltuuston hyväksymissä rajoissa talousarviolainojen ja tilapäisluottojen ottamisesta sekä kaupunginvaltuuston hyväksymien periaatteiden mukaisesti kassavarojen sijoittamisesta. Pankkitilit Kaikki rahaliikenne hoidetaan kaupungin pankkitilien kautta. Talousjohtaja avaa ja lopettaa kaupungin pankkitilit sekä hyväksyy pankkitilien käyttöoikeudet. Omaisuuden hallinnointi ja varastot Kaupungin tehtävänä on tuottaa ja järjestää kuntalaisille lainsäädännössä tai kaupungin omin päätöksin määritellyt palvelut tehokkaasti ja taloudellisesti. Keskukset, vastuualueet ja toimintayksiköt ovat velvollisia huolehtimaan siitä, että kaupungin omaisuus pidetään kunnossa ja että sitä käytetään taloudellisella ja tarkoituksenmukaisella tavalla. Esimiesten vastuulla on toimeenpanna systemaattiset inventointimenettelyt ja tarkoituksenmukaiset hoito- ja huoltojärjestelyt sekä varmentaa ajantasaiset omaisuusrekisterit omaisuuden seurantaa varten. Omaisuuden (ml. tietokoneet, puhelimet) luovuttamisen toimivaltuudet tulee määritellä ja menettelyt ohjeistaa. Omaisuuden fyysisen suojaamisen ja automatisoitujen hälytysjärjestelmien avulla varmistutaan omaisuuden asianmukaisesta hallinnasta, käytöstä ja suojaamisesta. Toiminnan kannalta keskeisten varajärjestelmien toimivuuden testaukset suoritetaan dokumentoidusti vähintään neljännesvuosittain tai järjestelmiin liittyvien riskien edellyttäessä useammin. Varastovalvonnassa on huomioitava varaston riittävyys, siihen sidottu pääoma ja kiertonopeus sekä hankitun tavaran käyttökelpoisuus. Varastovastaavan nimeämisellä, kulunvalvonnalla, varaston inventoinnilla yms. tulee varmistaa, että varastosta ei katoa tavaraa. Varastot on inventoitava vuosittain ja inventointieroista tulee raportoida varasto-ohjeistuksen mukaisesti. Varastovastaava vastaa varastosta ja raportoi säännöllisesti varaston arvosta ja kiertonopeudesta sekä inventointien tuloksista sen toimintayksikön päällikölle, jonka alaisuuteen varasto kuuluu ja jonka tehtävänä on inventaarierojen tutkiminen ja oikaisujen hyväksyminen.

18 SISÄISEN VALVONNAN JA RISKIENHALLINNAN OHJE 17 Hankinnat Hankintojen suorittamista ohjataan toimivaltamääräyksillä sekä hankintaohjeilla. Hankinnat toteutetaan taloudellisesti ja tehokkaasti sekä lainsäädännön määräykset huomioiden. Hankintapäätöksen tekijän sekä toimielimen esittelijän tehtävänä on valvoa erityisesti, että EU:n ja kansalliset kynnysarvot ylittävät hankinnat tehdään asianmukaisesti ja oikein. Erityisesti tulee kiinnittää huomiota suorahankintojen oikeudellisiin perusteisiin. Hankintojen yhteydessä ei saa antaa eikä ottaa vastaan lahjoja tai palveluksia. Henkilökohtaisia hankintoja ei saa tehdä kaupungin hankintojen yhteydessä eikä kaupungin hankintasopimuksia käyttää omaksi edukseen. Kaupungin hankintatoimessa tulee noudattaa tilaajavastuulakia. Kaupungin hankintatoimessa esteellinen henkilö ei luottamushenkilönä eikä viranhaltijana saa osallistua hankintojen valmisteluun tai päätöksentekoon. Sopimukset Sopimuksen laatiminen edellyttää aina joko viranhaltija- tai toimielinpäätöksen tekemistä. Sopimukset on laadittava kaupungin edun mukaisina ja niiden pitää noudattaa ko. alan yleisiä sopimusehtoja silloin, kun sopimustyyppi sen sallii. Sopimuksen rakenteen ja tekstin on oltava sellainen, että sopimuksen tulkinta voidaan tehdä mahdollisimman yksiselitteisesti. Sopimusten valvontavastuu on joko sopimuksen hyväksyjällä tai hänen määräämällään henkilöllä. Toimielinten hyväksymien sopimusten osalta valvontavastuu on keskuksen johtajalla tai hänen määräämällään henkilöllä. Kullekin sopimukselle tai sopimusryhmälle tulee nimetä valvontavastuussa oleva henkilö. Sopimuksenhallinnan tavoitteena on varmistua siitä, että sopimuksista on yhteinen rekisteri ja arkisto sopimusten teolle on selkeä prosessi ja valtuudet sopimuksia allekirjoittavat henkilöt, joilla on siihen valtuudet sopimuksissa on kaupunkia suojaavat kohtuulliset pykälät sopimuksilla on omistaja, joka seuraa sopimusten ehtojen noudattamista, voimassaoloa sekä maksujen aiheellisuutta ja oikeellisuutta. Palvelusopimuksissa ja niitä edeltävissä tarjouspyynnöissä on määriteltävä palveluiden laadunvarmistus sekä tietojen ja asiakirjojen hallinta. Ulkopuoliset varat ja projektitoiminta Kaupungilla on hoidettavana myös muille kuuluvia varoja. Esimiesten vastuulla on järjestää ulkopuolisten varojen hoito sekä riittävä ja luotettava seuranta. Kaupunki voi itse hallinnoida projekteja tai olla mukana muiden hallinnoimissa projekteissa. Hankkeesta vastaava toimielin tai viranhaltija tekee päätöksen projektin perustamisesta tai projektiin osallistumisesta. Mikäli projekti edellyttää määrärahoja, se on ennen käynnistämistä vietävä toimielimen käsittelyyn määrärahojen osoittamiseksi projektin käyttöön. Projektin asettamispäätöksessä nimetään projektin ohjausryhmä ja tarvittaessa projektipäällikkö. Asettamispäätöksen tulee pohjautua projektisuunnitelmaan,

19 SISÄISEN VALVONNAN JA RISKIENHALLINNAN OHJE 18 josta on ilmettävä projektin tavoitteet, toteutus, organisointi, resursointi ja aikataulu. Projektin ohjausryhmä vastaa projektin toteutumisesta. Projektin kirjanpito tulee järjestää siten, että projektin menoja ja tuloja voidaan seurata omana kokonaisuutenaan. Projektin kirjanpidon järjestämisvastuu on projektista vastaavalla viranhaltijalla. Projektista vastaavan viranhaltijan tehtävänä on valvoa projektin toteutumista sekä huolehtia projektia koskevien tilitysten ja raporttien toimittamisesta projektin rahoituspäätöksen edellyttämällä tavalla. Projektin päätyttyä projektista vastaavan viranhaltijan on huolehdittava projektiasiakirjojen asianmukaisesta arkistoinnista. Kaupunginhallitus, lautakunta tai viranhaltija päättää osallistumisesta ja kuntaosuuden maksamisesta muiden hallinnoimiin projekteihin. Osallistumisen edellytyksenä on ao. tarkoitukseen varattu määräraha. Päätöksestä on käytävä ilmi projektin hallinnoija, tarkoitus ja tavoitteet, projektin kesto, vastuuhenkilöt ja kustannusarvio. Tietoturva Tietoturvalla tarkoitetaan tietojen, tietojärjestelmien ja tietoliikenteen luottamuksellisuuteen, eheyteen ja käytettävyyteen kohdistuvien riskien minimointia. Käytännössä tämä tarkoittaa tietojärjestelmien ja tietovarantojen yhteensopivuuden ja toimivuuden sekä järjestelmien ja toiminnan tietoturvallisuuden varmistamista. Kaupungin tietoturvaohjeistuksella sekä säännönmukaisella koulutuksella varmistetaan henkilöstön ymmärrys tietoturvallisuusjärjestelyistä, tietoisuus käyttöoikeuksista ja tehtävänjaoista, samoin kuin siitä, että hyvän tiedonhallintavan toteuttamiseksi annettujen säännösten, määräysten ja ohjeiden noudattamista on esimiesten valvottava. Tietojärjestelmien omistajuus määritellään ja tiedon oikeellisuutta, toiminnan häiriöttömyyttä ja laatua edistetään kontrolleilla. Käytössä olevien tietojärjestelmien ja ydintoimintojen toiminnan häiriöttömyys varmistetaan tietojärjestelmien kriittisyysluokittelun perusteella kuvattavilla jatkuvuus- ja palautumissuunnitelmilla. Tietojärjestelmien kuvauksista pidetään luetteloa. Tietojärjestelmien tietosisältö turvataan mm. systemaattisin varmuuskopioinnein, käyttöoikeuksin sekä fyysisin suojauksin. Avustukset Avustuksia voivat myöntää vain siihen hallintosäännössä oikeutetut tahot. Avustusten myöntämisperiaatteet tulee määritellä, jotta päätöksenteossa tasapuolisuus ja oikeellisuus toteutuvat. Kaupungille tulee varata mahdollisuus tarkastaa avustusten saajien toimintaa. Mikäli avustusta ei ole käytetty avustuspäätöksen mukaisesti, avustus voidaan periä takaisin. Myönnettyjen avustusten tulee määrällisesti pysytellä niille talousarviossa varattujen määrärahojen puitteissa. Valtionosuudet ja -avustukset sekä muut avustukset Kaupunginhallitus ja kaupunginjohtaja sekä keskukset ja niiden johtajat vastaavat valtionosuuksien ja -avustusten hakemisesta sekä mahdollisten tilitysten tekemisestä asianmukaisesti ja ajallaan. Heidän tehtävänään on myös valvoa niiden käytön asianmukaisuutta.

20 SISÄISEN VALVONNAN JA RISKIENHALLINNAN OHJE Riskienhallinta Kaupunginhallitus vastaa yhdessä kaupunginjohtajan kanssa kokonaisvaltaisesta riskienhallinnasta ja vakuuttamisen periaatteista. Riskienhallinnan menetelmin turvataan toiminnalliset perusedellytykset, jotka tarvitaan, kun toteuttaa perustehtäväänsä häiriöttä ja keskeytyksittä, tavoitteiden mukaisesti laadukkaasti ja kustannustehokkaasti. Sisäinen valvonta tukee ja edesauttaa riskienhallintaa. Riskienhallinta kattaa konsernin oman toiminnan sekä toiminnan, josta konserni vastaa omistuksen, ohjaus- ja valvontavastuun sekä muiden lakimääräisten velvoitteidensa tai sopimustensa nojalla. Riskit voivat kohdistua myös toiminnan ja päätöksenteon lainmukaisuuteen, imagoon, talouteen ja rahoitukseen, henkilöstöön, asiakkaisiin, kuntalaisiin, omaisuuteen, eri sidosryhmiin ja ympäristöön. Mahdollisuudella tarkoitetaan vahvuuksien ja strategisten, toiminnallisten ja taloudellisten mahdollisuuksien aktiivista hyödyntämistä johtamisessa ja päätöksenteossa sekä toiminnan ja toiminta- ja palvelurakenteiden kehittämisessä. Riskien arviointi ja hallinta Riskit ja mahdollisuudet arvioidaan vastuualueilla sekä konserniyhteisöissä suunnitelmallisesti priorisoiden. Tunnistetut ja arvioidut riskit priorisoidaan, eli jaetaan merkityksettömiin, vähäisiin, kohtalaisiin ja merkittäviin riskeihin. Kaupunginjohtaja, johtavat viranhaltijat ja esimiehet vastaavat siitä, että riskit arvioidaan kokonaisvaltaisesti vähintään valtuustokausittain. Arvioinnin perusteella ratkaistaan hyväksyttävä riskitaso ja sen ylittävät riskit priorisoidaan riskienhallinnan menettelyiden määrittelemiseksi. Arvioinnissa ja riskienhallinnan menettelyiden määrittelyssä riskin seuraukselle annetaan suurempi painoarvo. Merkittäville riskeille määritellään hallinnan menettelyt, joilla pyritään 1) ennaltaehkäisemään 2) havaitsemaan varhaisessa vaiheessa 3) hallitsemaan eli pienentämään riskin todennäköisyyttä ja seurausta. Hallinnan menettelyillä edistetään asetettujen tavoitteiden saavuttamista. Organisaation kaikilla tasoilla ja kaikissa toiminnoissa on toteutettava riittävällä tavalla toiminnan luonteen ja talouden edellyttämää riskienhallintaa. Johdon tehtävänä on johtaa, ohjata ja valvoa vastuualueensa toiminnan onnistumista tässä tehtävässä. Vastuu riskienhallinnan käytännön toteuttamisesta on jokaisella toimielimellä ja esimiesasemassa olevalla henkilöllä. Operatiivisten ja turvallisuusriskien hallinta kuuluu kuitenkin jokaisen organisaatiossa työskentelevän vastuulle.

21 SISÄISEN VALVONNAN JA RISKIENHALLINNAN OHJE 20 Riskienhallinnan valvonta Kaupunginhallitus ja lautakunnat seuraavat ja arvioivat päätöksenteon laatua, suunnitelmien toteutumista, riskienhallinnan järjestämisen asianmukaisuutta ja tavoitteiden saavuttamista. Seuranta ja arviointi tapahtuvat mm. heille toimitettavan toiminnallisen ja taloudellisen raportointitiedon, esityslistojen, pöytäkirjojen, päätösten ja suunniteltujen toimenpiteiden vaikutusten, prosessien sekä riskien ennakko- ja jälkiarviointien tulosten perusteella. Kaupunginhallitus ja lautakunnat seuraavat ja valvovat riskien arviointien suorittamisen systemaattisuutta ja edellyttävät raportointia arviointien tuloksista, riskienhallinnasta ja tarvittavista kehittämistoimista. 4. PÄÄTÖKSENTEON VALVONTAVASTUUT 4.1 Kaupunginhallitus kaupunginvaltuuston päätösten laillisuusvalvojana Kaupunginhallitus vastaa Loviisan kaupungin hallinnosta ja taloudenhoidosta sekä kaupunginvaltuuston päätösten valmistelusta, täytäntöönpanosta ja laillisuuden valvonnasta. Kaupunginhallituksen on jätettävä päätös täytäntöön panematta, jos kaupunginhallitus katsoo, että kaupunginvaltuuston päätös on syntynyt virheellisessä järjestyksessä tai että kaupunginvaltuusto on ylittänyt toimivaltansa tai että päätös on muuten lainvastainen. Asia on viipymättä saatettava kaupunginvaltuuston uudelleen käsiteltäväksi. 4.2 Kaupunginhallituksen, lautakuntien ja liikelaitoksen johtokunnan valvontavastuu alaisensa toiminnan päätösten osalta Sisäisen valvonnan tehostamiseksi on kuntalaissa annettu kuntien ylemmille viranomaisille oikeus ottaa alemman toimielimen tai viranhaltijan päätös laillisuus- ja tarkoituksenmukaisuusharkintaansa. Päätös asian ottamisesta ylemmän toimielimen käsiteltäväksi on tehtävä viimeistään samassa ajassa kuin oikaisuvaatimus päätöksestä on tehtävä, eli 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaamisesta/nähtävilläolosta. Hallintosäännössä on tarkemmat määräykset otto-oikeuden käyttämisestä Loviisan kaupungissa. Kaupunginhallituksella, lautakunnilla ja liikelaitoksen johtokunnalla on oikeus päättää asian ottamisesta kyseisen toimielimen käsittelyyn. Kaupunginhallituksen osalta asiasta päättää kaupunginhallitus, kaupunginhallituksen puheenjohtaja tai kaupunginjohtaja; lautakunnan puolesta lautakunta, lautakunnan puheenjohtaja tai ao. keskuksen johtaja, ja liikelaitoksen johtokunnan osalta johtokunta, johtokunnan puheenjohtaja tai liikelaitoksen johtaja. Kaupunginhallituksen, lautakunnan ja liikelaitoksen johtokunnan alaisen viranomaisen on ilmoitettava ko. ylemmälle toimielimelle päätöksistään lukuun ottamatta päätöksiä niistä asioista, joista ylempi toimielin on etukäteen päättänyt otto-oikeuden käyttämättä jättämisestä.