Jari-Pekka Kanniainen OSAKO. Tehkää muistiinpanoja!

Transkriptio

1 Jari-Pekka Kanniainen OSAKO Tehkää muistiinpanoja!

2 Miksi? Perehtymistä, perehdyttämistä ja perinteensiirtoa tarvitaan aina, kun: Ihmiset vaihtuvat (järjestömaailmassa jokavuotista.. usein myös kesken vuoden), Toimintaympäristö muuttuu (koulutusaloja lakkautetaan tai uusia aloitetaan, tilat muuttuvat, organisaatiorakenne muuttuu, tulee uusia painoalueita jne.), Tehtävät vaihtuvat (toimintaa kehitetään tai uusitaan, vastuita jaetaan uudelleen hallituksessa, säännöt muuttuvat), Uusia opiskelijoita tulee, eli läjäpäin joka vuosi! Nykyään myös työelämä on pirstaleisempaa ja epäsäännöllistä eli muutos on hyväksytty osa työelämää.

3 Vaihtuvuus haaste! Haasteita uudelle hallitukselle, kokemuksia? Millaisia ongelmia teillä on ollut vuoden kuluessa?

4 Vaihtuvuus mahdollisuus! Mitä mahdollisuuksia toimijoiden vaihtuminen tuo? Voisiko jotain ei-toivottua jäädä taakse ja uusia mahdollisuuksia avautua?

5 Toimijoiden vaihtuvuus on Pahimmillaan vaihtuvuus on kuin myllertävä koski, kaoottinen sekä ajoittain tulviva ja toisinaan kuivuuden partaalla oleva virtaus. Pohja on vaihteleva ja epävarma, kivikkoinen ja epätasainen. Parhaimmillaan vaihtuvuus on kuin soljuva virta, helposti ohjattavissa ja toimijoilla on kohtuullinen tunne hallinnasta. Pohja on luonnostaan syntynyt ja sitä on paranneltu ajan myötä.

6 Keskustelua Tutustu vieressä istuvaan henkilöön Käy hänen kanssaan keskustelua ohjaavin kysymyksin ja tehkää samalla muistiinpanoja: Miten suhtauduin opiskeluiden alussa koulutusalajärjestöön ja sen tyyppeihin? Onko suhtautuminen muuttunut? Muuttuukohan se lisää? Millaisia asioita ajattelet kokeneemman toimijan tietävän mitä itse et tiedä? Tarkoitus hahmottaa millaista tietoa yhdistyksessä tarvitaan.

7 Kohti perehdytyskäytäntöjä (lisää koulutuksen loppupuolella) Kuvitellaan koulutusalajärjestö X Toiminnan jatkuvuuden takaaminen Mitä toimintaa jatketaan? (tapahtumien laatu, edunvalvonnan tieto- ja taitomäärä, perusyhdistystoiminta) Eli sitoutumista em. toimintaan ja ideaan Koulutusalajärjestö on kuin Batman? Järjestö on systeemi, jonka yhdenkin osan vaihtuminen vaikuttaa kokonaisuuteen.

8 Tapoja perehdyttää, Työtehtäviin tutustuminen Millaisia tehtäviä? teemoittain 1 Miten niitä kannattaa aikatauluttaa opintojen/harjoitteluiden kanssa? Työyhteisöön tutustuminen Ketä kuuluu hallitukseen, ketkä ovat varajäseniä, ketkä toimihenkilöitä, ketkä jäseniä. Lähimmät yhteistyökumppanit, yhdistykset, yritykset? Kuka on lähin koulutusalajärjestön yhteyshenkilö Oamkissa?

9 Tapoja perehdyttää, Työtiloihin tutustuminen Missä toimisto sijaitsee, missä on OSAKOn toimisto? Missä muut kaj:t toimivat? Oamkin kampukset teemoittain 2 Kuka omalla kampuksella päättää tiloista ja esim. kaj:n toimistosta? Kuka vastaa omasta toimistosta? Työkaluihin tutustuminen (google-kalenteri, sähköposti) Mihin yhdistyksen säännöt, esityslistat ja pöytäkirjat sekä muut paperit kirjoitetaan? Missä niitä säilytetään? Miten jaetaan tietoa hallituksen ja toimijoiden kesken? Sähköposti, facebook, puhelimitse, muita tapoja? Google-kalenteri ja aikataulutus yhteistyötahojen kesken Opiskelijakunnan tarjoama tuki

10 Tapoja perehdyttää Perehdytyspäivät ja illat, eli milloin ja miten Itsenäinen perehtyminen eri tahojen materiaaleihin Henkilökohtaiset testamentit edelliseltä jatkajalle Epävirallinen ja huomaamaton perehtyminen Vrt. mitä eroa virallisella ja epävirallisella perehdyttämisellä? Myös ero tietoisella ja tiedostamattomalla. Osallistuminen näihin järjestökoulutuksiin Muita koulutusmahdollisuuksia, ammattiyhdistyksen kautta esimerkiksi?

11 Dokumentaatio eli mitä kirjataan ja minne, kuka löytää ja kuka lukee Historiikki, pöytäkirjat, toimintakertomukset Yleinen katsaus toimintaan Selittävät toimintaa ja sen suuntaa Muistakaa, että pöytäkirja on tuleville toimijoille aina historiikki ja voi parhaimmillaan olla miltei valmis toimintakertomus kyseisestä vuodesta! Muistiot, tehtävänkuvaukset Yleinen katsaus toimijan ja järjestön työnkuvaan Selittävät työtehtäviä Ota aina huomioon materiaalien Tarpeellisuus! Esim. Tulot ja menot, kaikki mitä pitää jotenkin valmistella Selkeys! Ei liian vaikeaa kieltä Loogisuus! Mahdollisimman konkreettisia asioita Eli mahdollisimman vähän eri papereita. Esim. jako lakisääteisiin ja yksi KAJ-opas rinnalla. Tosin mahdollisuutena myös hallituksen jäsenkohtainen testamenttaus

12 Esimerkkejä materiaaleista Paperiset materiaalit Perehdytys- ja muut kansiot yms. Kirjat, oppaat, muistilistat Sähköiset materiaalit Verkkolevy, ulkoinen kovalevy OSAKO Työtilat, toimintatilat niin sähköiset kuin fyysiset Muistitikku, testamentattava muistitikku Visuaaliset materiaalit Videot yms.

13 Yksinkertaisimmillaan.. Perehdyttäminen on muistilistan läpikäymistä yhdessä perehdytettävän kanssa. Lista jää uuden toimijan haltuun. Vanha toimija on tavoitettavissa. Huomioikaa myös, että jo tämä koulutus on osa järjestön toimintaa. Kuinka teitä perehdytettiin perehdyttämiskoulutuksen tärkeyteen?

14 Sudenkuopat Olettaminen, ennakkoluulot Kyllähän nää nämä tiijät.. Sama asia voi eri toimijan näkökulmasta olla erilainen Informaatioähky Perehdytys on ehkä hyvä jakaa useampaan tapaamiseen Kirjallisen materiaalin määrä Katoaminen Kysymykset heräävät usein vasta itse toiminnassa! Ole tavoitettavissa myös perehdytyksen jälkeen Materiaalin katoaminen, muistitikut, kansiot ja säilytys! Aina näin on tehty ja aina tullaan tekemään Mitä perinteitä on hyvä jatkaa ja mitä ei?

15 Kahvitauon jälkeen Kahvittelua ja tutustumiskierros. 7 ryhmää vastuualueittain ryhmätyötä 1. Koulutuspolitiikka ja koulutuksen kehittäminen 2. Tapahtumien suunnittelu ja järjestäminen 3. Opiskeluhyvinvointi-, sosiaalipoliittiset ja ympäristöasiat 4. Yhdistyksen puheenjohtaminen ja toiminnan ohjaaminen, yhdistyksen perustoiminta, tila- ja toimistoasiat, avaimet jne. 5. Viestintä- ja ns. sidosryhmäyhteistyöasiat, taloudenhoito 6. Yhdistyksen kansainvälinen toiminta, ja kansainvälisyyden huomioiminen kaikessa toiminnassa 7. Tuutorointi ja jäsenrekrytointi

16 Ryhmätehtävät 1. Millaisia tehtäviä kyseiseen/kyseisiin tehtävä- ja vastuualueisiin kuuluu? Tehkää lista tehtävistä ja vastuista. Miettikää sellaisia joita on jo olemassa sekä sellaisia, joita toivoisitte olevan. 2. Millaista apua ja tukea perehtymiseen haluatte vastuualueenne tehtäviin KAJ:n vanhalta hallitukselta, OSAKOlta ja omalta uudelta hallitukselta? Tehkää lista. Tarkoituksena saada lopulta kokonaiskuva kaikesta siitä, mitä koulutusjärjestön hallituksen jäsenet tekevät ja mitä he voisivat tehdä.

17 Keskustelua Pohdi seuraavia asioita ja kirjoita ylös ajatuksiasi, n. 5 minuutin ajan: Mitä mielestäni ensi vuonna tulee ainakin tehdä? Aseta ainakin kaksi erilaista tavoitetta itsellesi/seuraajallesi. Mikä arveluttaa eniten, missä tulen ehkä tarvitsemaan lisäperehdytystä? Mitkä asiat ovat sellaisia, että niissä joudut todennäköisesti antamaan lisäperehdytystä myöhemmin? Millaisina hetkinä ja minkä asioiden yhteydessä on tuntunut että toiminta on huonoa ja ei kiinnostavaa? Tarkoituksena asettaa itsellesi/seuraajallesi konkreettisia tavoitteita ja mahdollisimman todenperäisiä mielikuvia tulevasta vuodesta.

18 Perehdytyssuunnitelma Miten? Valitaan keino tai eri keinot perehdytykselle: Perehdytysilta tai viikonloppu - perehdytysohjelma Henkilökohtaiset testamentit ja/tai kaj:n perehdytyskansio, Muu tapa? Vastuut ja ulkopuoliset perehdyttäjät Kuka on vastuussa perehdytyksestä ja esim. perehdytysillan järjestämisestä? Voiko pyytää vanhoja toimijoita perehdyttämään, esim. valottamalla järjestön historiaan? Käytetään minuuttia perehdytyksen suunnitteluun ja sopimiseen, kukin kaj kokoontuu

19 Esimerkkinä perehdytyssuunnitelman runko 1. Perehdytyksen tavoitteet Järjestön ja perehdytettävän kannalta 2. Sisältö Ajoitus ja ohjelma pääkohdittain eli kuka, kenelle, mitä, missä vaiheessa ja kuinka kauan 3. Toiminta Järjestö, tehtävät, tavoitteet, toimintatavat ja käytännöt sekä niveltyminen muihin järjestöihin ja Oamkiin 4. Esittelyt Tärkeät tilat ja ihmiset 5. Työtehtävät Oma vastuualue, työvälineet, menetelmät, säännöt ja ohjeet sekä vastuukysymykset ja tietolähteet 6. Muita huomioonotettavia asioita

20 Kiitos!