TAPAHTUMASEMINAARI Hämeenlinna

Transkriptio

1 TAPAHTUMASEMINAARI Hämeenlinna

2 YHTEISEN SEMINAARIPÄIVÄN TEEMOJA Aamupäivän osuus o Avataan tapahtumatoimialan rakennetta o Liiketoiminnan ja ansainnan malleista o Toimialan nykytila ja haasteet o Yhteistä keskustelua Iltapäivän osuus o Millaisia tapahtumia Hämeenlinnaan ja erityisesti Kantolaan? o Millainen voisi olla yrityksesi rooli osana Kantolan tapahtumapuiston toimintaa? o Keskustelua yhteisen riskin ja yhteisten tuottojen jakamiseen perustuvasta tuottajuuden tavasta o Tulevan valmennuskokonaisuuden sisällöt

3 ALUKSI: MIKÄ ON TAPAHTUMA? o Tapahtumalla on aina nimi, teema sekä aika ja paikka, lisäksi tapahtumalla on jokin vastuullinen järjestäjätaho. o Tapahtuma on ennalta valmisteltu ympäristö, tila ja tapahtuma on aina kestoltaan rajattu.

4 Tapahtuman järjestäjän näkökulmasta tapahtuma on kertaluontoisesti toteutettavaa toimintaa, jolla tavoitellaan ansaintaa tai varainhankintaa sekä tuodaan kiinnostavia sisältöjä ja elämyksiä ihmisten työ- ja/tai vapaa-aikaan. Osallistujan näkökulmasta tapahtuma luo puitteita työ- ja/tai vapaa-ajan viettämisen, sosiaaliseen vuorovaikutuksen sekä elämysten kokemiseen normaalista poikkeavassa ympäristössä. Tapahtuma on tietyn ajan kestävä tilaisuus, jolla on aina pitkän tähtäimen vaikutuksia tapahtumapaikkakunnalle!

5 TAPAHTUMA VOI OLLA o Paikallista tapahtumatoimintaa, jonka järjestämisen motiivina on tarjota paikkakunnan ihmisille tapahtumaelämyksiä. Harrastajateatterit, urheiluseuratoiminta o Kaupungille tai jollekin alueelle merkittävää ja mahdollisesti toistuvaa tapahtumatarjontaa, jossa kävijät paikallisia ja ulkopuolisia Jokerit KHL, Helsingin Messukeskus o Kansallisesti merkittävää ja tunnistettua tapahtumatoimintaa, jonka kävijöistä valtaosa saapuu tapahtumapaikkakunnan ulkopuolelta Ruisrock, Hämeenlinnan tapahtumat & Kantola o Kansainvälinen megatapahtuma, jota koko maailma seuraa Olympialaiset, Jalkapallon World Cup

6 TAPAHTUMATYYPPEJÄ MM. o Festivaalitapahtuma o Urheilutapahtuma o Harrastetapahtuma o Yritystapahtuma o Poliittinen tapahtuma o Asiantuntijatapahtuma jne. Suomessa järjestetään vuosittain noin 6400 tapahtumaa! Tapahtumista noin 4600 tapahtuu aikajaksolla kesä-elokuu! Pelkästään Helsingissä on vuosittain 1800 tapahtumaa!

7 KETKÄ TUOTTAVAT TAPAHTUMIA LiveNation, Eastway/Bright Finland. Vuosittain toistuvat tapahtumat ja festivaalit: Helsingin juhlaviikot, Flow Festivaali, Ilosaarirock, Juhlaviikot, Lux Helsinki Hankkeistetut tapahtumat; WDC kulttuuripääkaupunki yms. FESTIVAALI & YLEISÖTAPAHTUMIEN JÄRJESTÄJÄT TAPAHTUMA- MARKKINOINTI- YRITYKSET Suomen Messut Pluto Finland, Infront Sports Finland Planeetta 10 Mainostoimistot Viestintätoimistot Koulutuspalveluita tuottavat organisaatiot Julkiset organisaatiot Urheiluseurat ja liitot Messut, kongressitoimijat Matkailukeskukset TAPAHTUMA- SIDONNAISET YRITYKSET & ORGANISAATIOT ORGANISAATIOT, JOTKA VIESTIVÄT ITSESTÄÄN TAPAHTUMIEN KAUTTA Eri alojen yritykset; teleoperaattorit, mediat, kauppakeskukset jne Julkiset organisaatiot Oppilaitokset Ammattijärjestöt, Poliittiset järjestöt

8 TAPAHTUMIEN TUOTANTOON KYTKEYTYVIÄ YRITYKSIÄ Ohjelmatoimistot & agentit: artistit, esiintyjät. esiintyjäryhmät, dramaturgit, juontajat Koreografiapalvelui den tarjoajat Animaatiotuottajat Yms. SISÄLTÖ- TUOTANTO TEKNINEN TUOTANTO TAPAHTUMA Tilasuunnittelijat, ja tilojen vuoraajat Catering-yritykset Tapahtumarakenne- ja tapahtumatekniikkayritykset Turvallisuus & järjestyksen valvontatoimijat Tapahtumalogistiikkayritykset Tapahtumien dokumentointi ja mediatuotanto Ympäristöosaamisen yritykset (green event) KAUPALLINEN TUOTANTO Sponsorointiyritykset mainostoimistot viestintätoimistot Tilitoimistot Ohjelmistoalan yritykset Media-alan yritykset

9 FESTIVAALITAPAHTUMIEN TULORAKENNE Finland Festivals

10 FESTIVAALITAPAHTUMIEN MENORAKENNE Finland Festivals

11 FESTIVAALIT SUOMESSA Finland Festivals

12

13 TAPAHTUMIEN ALUETALOUDELLISIA VAIKUTUKSIA Tapahtumatoimialan tulonmuodostukselle on ominaista vaikutusten leviäminen laajalti aluetalouteen o Välittömät tulovaikutukset (asiakkaiden, kävijöiden kulutus ja ostot) o Välilliset tulovaikutukset (hankinnat ja ostot tuotannon toteutukseen) o Verotulovaikutus (tulovero, alv, palkkaverotus yms) o Imago ja myönteinen mielikuva (positiiviset heijastukset yritysten myyntiin ja asiakasmääriin)

14 MUUTAMIA TUNNUSLUKUJA Neste Oil Rally Finland 2013 Provinssirock 2012: 15 milj. suora talousvaikutus 1 Milj. palveluostoja alueelta tuotannon toteutukseen 3,6 Milj. kulutus tapahtuma-alueella 1,6 Milj. kulutus tapahtumapaikkakunnalle Tall Ships Races Helsinki Milj. suora talousvaikutus, josta Milj. seudun yrityksille

15 Kymmenen suurinta festivaalia vuonna 2013 myytyjen lippujen perusteella: 1. Helsingin juhlaviikot Savonlinnan Oopperajuhlat Pori Jazz Seinäjoen Tangomarkkinat Kuhmon Kamarimusiikki Tampereen Teatterikesä Oriveden Suvi Taidekeskus Salmela Kotkan Meripäivät Sodankylän elokuvajuhlat

16 Kymmenen suurinta festivaalia vuonna 2013 kokonaiskäyntimäärän perusteella: 1. Kotkan Meripäivät Helsingin juhlaviikot Pori Jazz Puistoblues Seinäjoen Tangomarkkinat Tampereen Teatterikesä Maailma kylässä -festivaali Savonlinnan Oopperajuhlat Oulun juhlaviikot Imatra Big Band Festival

17 Huomioita tapahtumien nykytilasta 2015! Tapahtumia enemmän kuin koskaan! o Tapahtumat ovat merkittävämpi ja alati kasvava osa yritysten, yhdistysten ja julkisen sektorin toimintaa Kuluttajien kiinnostus tapahtumia kohtaan merkittävää! o Isot ja tunnetut ns. all-around tapahtumat sekä yksittäiset suurtuotannot kiinnostavia o Pienemmät muutaman tuhannen kävijän genretapahtumat kasvussa o Haaste: oman tapahtuman kiinnostavaksi tekeminen, pelkkä ydinsisältö ei riitä - mitä muita sisältöjä ja tarjontaa voidaan luoda tapahtuman ympärille? - miten tapahtumasta tehdään kiinnostavaa muulloin kuin tapahtuma-aikana

18 Tapahtumien talouden johtaminen haaste! o Tapahtumien talouden hallintaan ja johtamiseen ei kiinnitetä tarpeeksi huomioita o Tulorakenne liikaa lipunmyynnin varassa > riskit o Tuotantokulut (esiintyjät, tekniset ratkaisut) kasvavat koko ajan Tapahtumien säätely o Lainsäädännön, lupa-asioiden, turvallisuuden & niihin liittyvien vaatimusten kiristyminen ja jatkuva huomiointi

19 Tapahtumatuotannon kestävyys o Tapahtumien ekologinen jalanjälki, vastuullisuus o tapahtuman hyväksyttävyys alueella, merkittävä tekijä kv-tapahtumahauissa Tapahtumien ja yritysten välisen yhteistyön merkitys o Arvopohjaisen yritysyhteistyön kasvu o Vastineet ja hyödyntäminen; tapahtumien ja yritysten yhteistyön uudet mahdollisuudet

20 Kuluttajien kytkeytyminen tapahtumiin ja tapahtuman arvoihin o Tapahtumien arvot vs. kuluttajien arvot o Palveluiden digitalisoituminen o Monikanavainen, nopea molemminpuolinen viestintä o Some-tapahtumat

21 Seminaarin iltapäivän osuus Millaisia tapahtumia Kantolan tapahtumapuistoon? Yrityksesi rooli palveluntarjoajana Kantolan tapahtumapuiston toiminnassa? Keskustelua yhteisestä tuottajuuden tavasta, jossa riskejä ja tuottoja voidaan jakaa toimijoiden kesken.

22 VUOSIKELLO-AJATTELU Millaisia tapahtumia? Mitä kohderyhmiä tavoitellaan? Sesonkitapahtumat? Sesonkien ulkopuolinen aika? Tapahtumien hakuprosessit?

23 1. VALMENNUSPÄIVÄ pe. 6.2 TAPAHTUMAN TEKIJÄT JA TAPAHTUMIEN RAKENNE Valmennuspäivän tavoitteena on avata osallistujille tarkemmin tapahtumien tuottamiseen liittyvät tekijät, toiminnan rakenteet sekä kuvata miten erilaiset toimijat voivat kytkeytyä tapahtumia tuottaviin organisaatioihin. Päivän sisältö: Tapahtumatuotannon osa-alueiden avaus ja tapahtuman elementit Jouni Kärkkäinen & Jari-Pekka Jouppi, CreaMentors Kahvitauko, jonka aikana keskustelua ja vuorovaikutusta Tapahtumatuotannon osa-alueiden avaus ja tapahtuman elementit jatkuu Jouni Kärkkäinen & Jari-Pekka Jouppi, CreaMentors Tapahtuman tuottaminen käytännössä verkostomaisessa yhteistyössä Päivän yhteenvetokeskustelu ja valmistautuminen 11.2 tilaisuuteen Jouni Kärkkäinen & Jari-Pekka Jouppi, CreaMentors Iltapäivän ryhmä aloittaa klo , jonka sisällöt ja aikataulun jaksotus ovat samat.

24 2. VALMENNUSPÄIVÄ ke KANTOLAN TAPAHTUMAPUISTOSTA JOHTAVA PALVELUYMPÄRISTÖ: TAPAHTUMAN TEKIJÖIDEN KÄYTÄNNÖN SOVELTAMINEN YHTEISESTI Toteutus: yksi yhteinen valmennustilaisuus klo Valmennuspäivän tavoitteena on jatkaa ensimmäisen valmennuspäivän teemojen tarkempaa kuvaamista sekä avata tapoja miten niitä toteutetaan käytännössä. Hyödynnetään asiakasosallistamista yhteistyön kehittämiseksi. Päivän sisältö: CreaMentorsin laatima yhteenveto 6.2 valmennuspäivistä ja käydyistä keskusteluista Kahvitauko Asiakkaan osallistaminen yhteiseen tekemiseen: tilaisuudessa on mukana erilaisia tapahtumia tuottavien organisaatioiden edustajia, jotka edustavat potentiaalisia Kantolaan sijoittuvia tapahtumia. Osallistujat tarjoavat huomioitavia asioita, hyviä käytänteitä, ideoita ja esimerkkejä. Keskustelua, kysymyksiä, havaintoja. Vierailijat varmistuvat myöhemmin Lounastauko Tapahtumien ansainnan muodot ja liiketoimintamallit Jouni Kärkkäinen & Jari-Pekka Jouppi, CreaMentors Oy

25 3. VALMENNUSPÄIVÄ ke SUOMALAISET TAPAHTUMAKAUPUNGIT Valmennuspäivän tavoitteena on tuoda esiin suomalaisten tapahtumakaupunkien hyviä tapahtumaesimerkkejä ja yhteistyön tapoja tapahtumien tuotannon ja tapahtumien kanssa tehtävän yhteistyön muodoista Yhteenvetokeskustelu 11.2 valmennuspäivästä Kahvitauko Suomalaiset tapahtumakaupungit- casetapausten esittely Suomalaiset tapahtumakaupungit- casetapausten esittely jatkuu Keskustelu ja yhteenveto case-tapauksista Iltapäivän ryhmä aloittaa klo 13.30, jonka sisältö ja aikataulun jaksotus ovat samat. CreaMentors (Jouni Kärkkäinen & Jari-Pekka Jouppi) toimivat päivän valmentajina. Mahdolliset vierailijat sovitaan erikseen.

26 4. VALMENNUSPÄIVÄ pe YHTEENVETO JA MITEN ETEENPÄIN? Valmennuspäivän tavoitteena on tuoda esiin kattava yhteenveto tapahtumatuottajuudesta ja tuottamiseen liittyvistä periaatteista Yhteenveto tapahtumatuottajuudesta ja tuottamiseen liittyvistä periaatteista Jouni Kärkkäinen & Jari-Pekka Jouppi, CreaMentors Oy Kahvitauko CreaMentorsin analyysi Hämeenlinnan tapahtumatuotannon ja toimijoiden tilanteesta Katse tulevaisuuteen. Mervi Käki, Linnan Kehitys Oy Valmennustilaisuuden yhteinen päätös/creamentors Iltapäivän ryhmä aloittaa klo 13.30, jonka sisältö ja aikataulun jaksotus ovat samat. Mervi Käen puheenvuoro klo