KÄYTTÖVALTUUKSIEN HAKU- JA MYÖNTÖPROSESSI

Transkriptio

1 KÄYTTÖVALTUUKSIEN HAKU- JA MYÖNTÖPROSESSI Maaseutuviraston Mavi Hd (Iacstuki) vastaa maataloushallinnon sovellusten käyttövaltuuksien myönnöstä ja toteutuksesta Sovellukset, joiden oikeuksia tehdään Mavissa ovat: IACS - Peltokartta Tukioikeusrekisteri - Wipu Hanke - Rahtu Te-diaari - Kiintiö Muiden sovellusten käyttöoikeuksia hallinnoi sovelluksen omistava taho esim. Eläintenpitäjärekisteri -> Evira 1

2 KÄYTTÖVALTUUKSIEN HAKEMINEN Ajantasaiset hakulomakkeet löytyvät Aitasta kohdasta Tietoturva ja käyttövaltuudet -> käyttövaltuudet Hakiessa tulee käyttää uusinta mahdollista lomaketta -> lomakkeita ei tule tulostaa valmiiksi varastoon, koska niiden sisältö saattaa muuttua Emme käsittele vanhoilla lomakkeilla haettuja oikeuksia Täyttäkää hakemus huolellisesti ja tarkistakaa se ennen lähettämistä -> hakemuksista puuttuu usein esim. hetu, sähköpostiosoite tai puhelinnumero Näitä tietoja ei kysytä turhaan, tarvitsemme niitä oikeuksien luomista varten! KÄYTTÖVALTUUKSIEN HAKEMINEN Määräaikaisen virka- tai työsuhteen osalta käyttövaltuuksia voidaan hakea vain ao. määräajaksi -> oikeuksia tulisi hakea siksi ajaksi, kuin niitä tarvitaan!! missään organisaatiossa yksikään henkilö ei voi hyväksyä omaa käyttövaltuushakemustaan kunnassa hakemuksen hyväksyy kunnan maaseutuelinkeinoviranomaisen tehtävistä esimiesvastuussa oleva henkilö (=osastopäällikkö) -> jos maaseutusihteeri on kunnassa osastopäällikön asemassa tulisi siitä laittaa merkintä hakemuksen lisätietoihin yhdellä lomakkeella voidaan ilmoittaa vain yhdestä tapahtumasta kerrallaan -> esim. samalla lomakkeella ei voida ilmoittaa oikeuksien passivoinnista virkavapaan ajaksi ja uudelleen aktivoinnista, kun palataan töihin -> molemmista tulee tehdä oma erillinen hakemus 2

3 KÄYTTÖVALTUUKSIEN HAKEMINEN TE-keskuksille Vaaralliset työyhdistelmät Jos haetaan oikeuksia ns. vaarallisiin työyhdistelmiin (esim. käsittelyja maksatusoikeudet Hanke- ja Rahtu -sovellusten osalta) tulee hakemukseen liittää Maaseutuviraston kyseisen sovelluksen vastuuhenkilön hyväksyntä haetulle käsittelijä-maksaja oikeudelle - Hanke: Riitta Mensalo - Rahtu: Esko Leinonen Hakijan tulee siis ensin olla yhteydessä sovelluksen vastuuhenkilöön, jos hän hakee käsittelijä-maksaja yhdistelmään oikeuksia, ja saadun päätöksen mukaan hakea vasta oikeuksia Mavi Hd:lta kyseiset liitteet tulee toimittaa hakemuksen yhteydessä -> oikeuksia ei myönnetä ennen kuin kyseinen selvitys/hyväksyntä on saatu Huom! Hakija huolehtii vastuuhenkilön hyväksymisen pyytämisestä, ei Mavi Hd! 3

4 HALLINNOINTI- JA YHTEISTYÖSOPIMUKSET HALLINNOINTISOPIMUS hallinnoinnilla tarkoitetaan sitä, että useamman kunnan maaseututoimet ovat yhdistyneet, eli toimivat yhteistyössä siten, että yhdellä niistä on muihin nähden johtava asema ANKKALINNA Kyseinen kunta hallinnoi muita sopimukseen kuuluvien kuntien maaseututoimia, ollen samalla kaikille esimiesasemassa tällöin haettaessa käyttöoikeuksia, hakemuksen hyväksyy hallinnoivan kunnan maaseutuelinkeinoviranomaisen tehtävistä esimiesvastuussa oleva henkilö (=osastopäällikkö) MUUMILAAKSO HANHIVAARA KOIRAMÄKI hakemukseen tulee liittää voimassaoleva hallinnointisopimus/tai jos sopimus on jo aiemmin toimitettu, maininta siitä hakemuksen lisätietoihin 4

5 YHTEISTYÖSOPIMUS yhteistyösopimuksella tarkoitetaan kahden tai useamman kunnan sopimusta maaseututoimen tehtävien hoidosta esim. esteellisyys, loma tai sairastapauksissa haettaessa käyttöoikeuksia johonkin yhteistyösopimus-alueen kunnista, hyväksytetään hakemus siinä kunnassa, johon oikeuksia haetaan!! -> kyseisessä kunnassa hakemuksen hyväksyy kunnan maaseutuelinkeinoviranomaisen tehtävistä esimiesvastuussa oleva henkilö (=osastopäällikkö) -> hyväksyjän tulee selkeästi merkitä hakemukselle virka-asema sekä paikka, jossa hakemus on hyväksytty Esim. jos Muumimaailman maaseutusihteeri Nuuska Muikkunen haluaa hakea oikeuksia Ankkalinnaan, tulee hänen pyytää hakemuksen hyväksyntää Ankkalinnan maaseutusihteerin tehtävistä esimiesvastuussa olevalta henkilöltä. Ankkalinnassa maaseututoimi kuuluu tekniseen toimialaan, joten maaseutusihteerin tehtävistä esimiesvastuussa oleva henkilö on tekninen johtaja Pelle Peloton, joten hän hyväksyy hakemuksen. HANHI- MUUMI- VAARA LAAKSO ANKKALINNA OIKEUKSIEN MYÖNTÄMISESTÄ Hakijalle ei voida myöntää tietojen selailuun tai muuttamiseen oikeuttavia tietojärjestelmien käyttövaltuuksia muun kuin edustamansa organisaation alueen osalta > poikkeuksena voidaan pitää tilanteita, joissa maataloustukihallinnon palvelut on esimerkiksi siirretty naapurikunnalle. Tällöin nykyisessä hakumenettelyssä hakemukseen liitetään asian varmentava sopimus tai muu vastaava selvitys > hakemuksen varmentavan esimiehen on oltava virkamiehenä siinä kunnassa, jonka alueelle käyttövaltuuksia haetaan Kullekin TE -keskukselle voidaan myöntää Tukisovellukseen enintään kolme voimassa olevaa koko maan selaajaoikeutta, joista yksi myönnetään TE -keskuksen valvontapäällikölle - > Mikäli TE -keskuksella on kaksi erillistä toimipistettä, voidaan em. kolmen oikeuden lisäksi perustelluista syistä myöntää kaksi koko maan selaajaoikeutta toisen toimipisteen tarpeisiin 5

6 OIKEUKSIEN MYÖNTÄMISESTÄ Kullekin TE -keskukselle voidaan myöntää Peltokarttaan enintään kaksi voimassa olevaa pääkäyttäjän oikeutta Käyttöoikeuksia ei myönnetä alle 18- vuotiaalle Oikeuksien myöntämisen ja toteuttamisen jälkeen ilmoitamme oikeuksien voimassaolosta aina henkilökohtaisesti! Ilmoittaminen tapahtuu joko sähköpostitse tai soittamalla. Jos kyseessä on oikeuksien lisääminen tai uudelleen aktivoiminen ilmoitus tapahtuu sähköpostitse!! Uusille käyttäjille soitamme henkilökohtaisesti! -> tästä syystä on tärkeää ilmoittaa voimassaoleva ja oikea sähköpostiosoite hakulomakkeessa KÄYTTÖOIKEUKSIEN PASSIVOINTI JA AJANTASAISUUS Passivoinnilla tarkoitetaan henkilön käyttövaltuuksien voimassaolon päättämistä Käyttövaltuuksien passivointitarpeesta tulee toimittaa ilmoitus välittömästi toimenkuvamuutosten tai henkilön palveluksesta poistumisen jälkeen Ilmoituksen tulee olla kirjallinen, esim. sähköposti tai hakemuslomake Vastuu organisaation henkilöstön käyttövaltuuksien oikeellisuudesta ja ajantasaisuudesta on ao. organisaation esimiehillä Käyttövaltuuden haltijoiden esimiesten tulee huolehtia palveluksesta poistuneen henkilön käyttövaltuuksien passivoinnista. Käyttövaltuudet tulee passivoida myös niiden henkilöiden osalta, jotka jäävät esimerkiksi äitiysvapaalle, vuorotteluvapaalle tai pidemmälle virkavapaalle, mutta palaavat myöhemmin takaisin 6

7 KÄYTTÖOIKEUKSIEN PASSIVOINTI JA AJANTASAISUUS Tuki-, Tukioikeus-, Peltokartta-, Kiintiö-, Wipu-, Hanke- ja Rahtu - sovellusten käyttövaltuudet passivoidaan keskitetysti niiltä käyttäjiltä, jotka eivät ole kirjautuneet mihinkään näistä palveluista viimeisen kolmen kuukauden aikana. Passivointi tehdään automaattisesti viikoittain ja se koskee tällöin kaikkia edellä mainittuja sovelluksia - > jos oikeudet ovat passivoituneet siivousajon vuoksi, tulee ne hakea uudelleen normaalin käytännön mukaisesti Käyttäjätunnus menee lukkoon, jos kirjautumista on kokeiltu kuusi kertaa väärillä tunnuksilla. Lukitus voidaan avata vain Mavi Hd:n toimesta. Käyttäjätunnus ei muutu, vaikka esim. sukunimi muuttuisi. Tämä siitä syystä, että uuden ja vanhan tunnuksen välille ei voida luoda historiayhteyttä. Käytetyssä salasanassa ei saa olla ääkkösiä eikä erikoismerkkejä ja siinä tulee olla vähintään 8 merkkiä YLEISTÄ KÄYTTÖVALTUUKSISTA Käyttövaltuushakemusten käsittelyaika on yksi viikko Ruuhka-aikoina hakemukset tehdään saapumisjärjestyksessä Hakemukset tulee lähettää ensisijaisesti faksilla ja skannaus mahdollisuuksien mukaan sähköpostilla -> lähetettäessä hakemusta tulee huomioida se, että hakemuksen alkuperäisen version tulee löytyä lähettävältä taholta! Jos hakemus on jo toimitettu edellä mainituin välinein, emme tarvitse siitä enää postitse lähetettyä kappaletta. Yksi toimitustapa riittää!! Toivoisimme, että hakemukset toimitetaan ajoissa Mavi Hd:lle. Mieluummin reilusti ennen oikeuksien alkamista, kuin samana päivänä. Käyttövaltuuksien toteuttajien työnkuvaan kuuluu muutakin kuin kyseisten oikeuksien tekeminen! 7

8 YLEISTÄ KÄYTTÖVALTUUKSISTA Avainlukulistat Te-keskukset -> Mavi HD Kunnat -> Te-keskus Muut tahot -> Mavi HD Avainlukulistoja olisi hyvä olla aina varastossa muutama kappale! Uusi avainlukulista tulisi muistaa vaihtaa ennen kuin vanha on käytetty loppuun! Käyttövaltuuksien hakemisessa ja myöntämisessä toimitaan Maaseutuviraston Haku- ja myöntöohjeen mukaisesti (Dnro 837/23/2007) KÄYTTÖVALTUUKSIIN LIITTYVÄT YHTEYDENOTOT Toivoisimme, että käyttövaltuuksiin liittyvät yhteydenotot tapahtuisivat ensisijaisesti puhelimitse Tietoturvasta johtuen emme mielellämme lähetä käyttäjätunnuksia ja salasanoja sähköpostitse Mavi Hd:n (Iacstuki) puhelinpalvelu on auki ma-pe klo 8-15 Puh