VIESTINTÄRAPORTTI. Helsingin kaupungin Nuorisoasiainkeskuksen tapahtumatuotantoyksikkö

Transkriptio

1 VIESTINTÄRAPORTTI Helsingin kaupungin Nuorisoasiainkeskuksen tapahtumatuotantoyksikkö Taito 2013-kykyjenetsintäkilpailu Christina Daous Viestintä (10 op) Toukokuu 2013

2 SISÄLLYS 1 Johdanto 4 2 Tiedotteet 5 3 Facebook-kampanja 5 4 Info-piste tapahtuman aikana 6 5 Asiakaskysely 7 6 Kutsu ja kunniakirjat 8 7 Parannusehdotuksia 8 8 Yhteenveto 10 LIITTEET 11

3 4 1 Johdanto Suora lainaus viestintäsuunnitelmasta: Helsingin kaupungin Nuorisoasiainkeskus on aktiivinen organisaatio, joka toimii moniammatillisessa toimintaympäristössä. Nuorisoasiainkeskuksen, myöhemmin Nk:n, toimintamuotoja on neljä, jotka ovat alueellinen nuorisotyö, kohdennettu nuorisotyö, kulttuurinen nuorisotyö ja nuorten kansalaistoiminta. Nk tarjoaa nuorille toiminta- ja harrastepalveluja, järjestää tapahtumia sekä tarjoaa töitä nuorille. Nuorisotalot ja monet eri muut toimipaikat ovat Nk:n organisaation sydän, joiden kautta palvelut tarjotaan. Nk työllistää yli 400 työntekijää, joista Nk:n nettisivujen mukaan yli puolet ovat nuoriso-ohjaajia. Tämän lisäksi organisaatiossa on monen alan eri osaajia, suunnittelijoista viestinnän ammattilaisiin sekä talousguruista henkilöstöalan taitajiin. Tämä viestintäraportti koskee Taito 2013-tapahtumaa, johon aikaisempi viestintäsuunnitelma oli tehty. Taito 2013 on kykyjenetsintäkilpailu peruskoululaisille, joka järjestettiin ensimmäistä kertaa Helsingissä Nosturissa ja Gloriassa. Tapahtumapäivät kiteytyivät siten, että niin sanotut karsinnat tapahtuivat päivisin klo 9-16 välillä, josta tuomarit sitten valitsivat kymmenen parasta Taito Gaalaan. Gaalassa palkittiin kärkikolmikko sekä jaettiin kunniamainintoja. Erityisiä haasteita niin suunnitelman tekemisessä kuin tapahtuman viestinnässäkin oli se, että viestinnästä kokonaisuudessaan pitäisi olla vastuussa Nuorisoasiainkeskuksen viestintäyksikkö. Organisaatiomuutoksista ja sisäisistä epäselvyyksistä viestintää joutuivat tekemään myös tuotantotiimi itse ja tämä oli se kulma, josta lähestyin omaa rooliani niin viestintäsuunnitelmassa kuin tässä raportissakin. Isoksi haasteeksi koimme myös sen, että tapahtuma järjestettiin ensimmäistä kertaa ja monet asiat olivat monelle eri osapuolille epäselviä. Viestintäsuunnitelmani tarkoitus oli selventää tilannetta, sekä luoda kokonaisuus niille tehtäville, jotka minulle annettiin. Tavoitteeksi suunnitelmassa asetettiin, että viestinta ennen tapahtumaa ja tapahtuman aikana olisivat selkeää, informatiivista ja sellaista, mikä herättäisi mahdollisimman vähän kysymyksiä. Pyrimme vastaamaan kysymyksiin etukäteen, jotta voitaisiin vähentää esimerkiksi turhia yhteydenottoja. Turhilla yhteydenotoilla tarkoitan

4 5 esimerkiksi viestejä muun muassa osallistuvilta kouluilta, jotka kysyivät samat asiat, jotka aikaisemmin heille lähetetyssä infokirjeessä mainittiin, mutta syystä tai toisesta joko eivät ymmärtäneet tai tulkitsivat tiedon väärin. 2 Tiedotteet Ennen tapahtumaa sidosryhmille lähetettiin lukuisia infokirjeitä, jokainen täydentämään toisiaan. Niiden tehtävänä oli selventää uudenlaisen tapahtuman kokonaisuutta sekä helpottaa jokaisen osallistujan huolia käytännön järjestelyistä. Etukäteen kaikki koulut ilmoittautuivat Webropol-lomakkeen avulla, johon täytettiin kaikki mahdollinen tieto esiintyjien nimistä teknisiin vaatimuksiin. Ilmoittautumisen jälkeen jokaiselle ilmoittautuneelle lähetettiin kattava tiedote, joka käsitti aika pitkälti koko tapahtuman tärkeimmät ja vähemmän tärkeät tiedot (liite 1). Erityisen tärkeä osa tiedotetta oli aikataulu, joka lisättiin nettiin. Jokainen ilmoittautunut ohjeistettiin tarkistamaan oma esiintymisaika Taiton nettisivuilta. Teksti ja tiedote luotiin siten, että ensin keräsin kaikki tärkeät tiedot yhteen ja loin niistä mielestäni järkevän kokonaisuuden. Tämän jälkeen se lähetettiin vastaavalle tuottajalle, joka lisäsi sinne vielä mielestään tärkeitä asioita. Sen jälkeen viestintäyksikön tiedottaja oikoluki sen ja vielä lopuksi yhden tuottajan kanssa vielä kävimme tiedoston nelistään läpi. Tiedote lähetettiin sähköpostitse. Tavoitteemme eivät kuitenkaan aivan täyttyneet, sillä infokirjeen myötä vastaavan tuottajan puhelin ja sähköposti soivat lakkaamatta. Pääosin aikataulu tuotti ongelmia, mutta myös tekniset asiat olivat epäselviä. PARANNUKSIA TIEDOTTEESEEN? 3 Facebook-kampanja Taito 2013-tapahtumaa varten suunniteltiin Facebook-kilpailu/-kampanja, jonka tarkoituksena oli kerätä tykkääjiä Facebook-sivustolle sekä luoda tunnelmaa. Kampanja jätettiin kuitenkin tekemättä. Syitä olivat se, että sen kanssa oltiin hieman myöhässä, eli sen toteuttaminen olisi pitänyt tehdä jo reilusti aikaisemmin. Tämän lisäksi se olisi vaatinut kokonaan yhden ihmisen työaikaa, jota meillä ei ollut varaa laittaa. Lopulta tulimme siihen tulokseen, että todella iso osa osallistujiamme ovat alle 13-vuotiaita (joka on siis Facebookin ikäraja) ja

5 6 haluamme varmistaa, että tämänkaltaisia säännöksiä noudatetaan emmekä aiheuta houtuksia turhaan. Nämä kolme syytä olivat tarpeeksi painavia, jotta tämänkaltainen kampanja jätetään toteuttamatta. Facebookissa kuitenkin oli bannerimainoksia, joista oli vastuussa viestintäyksikkö sekä toinen tuottajista. Meltwater-sovellusta päätettiin käyttää jossain muussa tapahtumassa, johon se saattaisi soveltua paremmin. Onneksemme Taidon Facebook-sivu keräsi kuitenkin huomiota ja sitä seurattiin sekä käytettiin aktiivisesti. Taito-gaalan jälkeen 8.5. illalla sivu oli kerännyt 450 tykkääjää, minkä henkilökohtaisesti arvioin erittäin hyväksi saldoksi. Tässä voi erityisesti ottaa huomioon sen, että kohderyhmäämme kuuluivat todella monta alle 13-vuotiasta, jotka eivät käytännössä pysty edes osallistumaan näihin tykkäyksiin. 4 Info-piste tapahtuman aikana Tapahtuman aikana info-piste oli tärkein viestinnän väline. Info-pisteellä oli jatkuvasti vähintään yksi henkilö paikalla, mielellään kaksi. Esiintyjät oltiin ohjeistettu tulemaan tuntia ennen paikalle ja kun he saapuivat paikalle, toinen info-pisteen työntekijöistä lähti itse viemään esiintyjää/ryhmää backstagealueelle sekä varmistamaan, että mahdollinen taustamusiikki menee tekniikalle asti. Tässä onnistuimme erinomaisesti. Esiintyjät viihtyivät ja uskalsivat tämän myötä myös lähestyä työntekijöitä oma-aloitteisesti. Teknisiä ongelmia ei ollut, vaan jokaisen taustamusiikki saatiin toimimaan hyvin. Esiintyjille annettiin omat Artist-passit, joilla pääsi näille backstage-alueille ja Nosturissa huomattiin kerran, että takahuoneessa oli ylimääräistä porukkaa, jotka kuitenkin olivat vain yhden esiintyjän tukena, joka esiintyi yksin. Tapahtuman luonteeseen ei kuulunut missään nimessä jättää esiintyjiä yksin jännityksensä kanssa, joten tukijoukot olivat sallittuja. Kaikkiin kysymyksiin saatiin vastauksia ja henkilökunnan toimintaa kehuttiin paljon myös asiakaspalautteissa. Info-piste ja henkilökunta onnistuivat siis todella hyvin saamaan informaation perille.

6 7 5 Asiakaskysely Tapahtuman aikana niin Nosturissa kuin Gloriassakin takahuoneissa oli esiintyjille tarkoitettu asiakaspalautekone. Palautteiden saamisessa onnistuttiin puoliksi: Nosturissa kone oli aseteltu huonoon paikkaan ja siihen saimme vain muutaman vastauksen, kun taas Gloriassa tietokone oli erinomaisella paikalla ja siellä henkilökuntaa oli ohjeistettu pyytämään esiintyjiä täyttämään lomake. Houkuttimena käytettiin krääsää, eli Taito-rannekkeita, avaimenperiä sekä huulirasvaa. Kaiken kaikkiaan kolmen päivän aikana vastauksia tuli 114 kappaletta, mikä on erittäin hyvä saldo. Näiden takahuone-koneiden lisäksi myös infopisteille oli asetettu asiakaspalautekone, johon ryhmänvetäjät, opettajat ja vanhemmat pääsivät antamaan palautetta. Saimme myös heiltä palautteita, eikä pelkästään esiintyjiltä. Pääpaino näissä palautteissa oli kuitenkin esiintyjien fiilis ja sitä varten muita sidosryhmiä ei niinkään houkuteltu vastaamaan kysymyksiin. Seuraavan parin viikon aikana luodaan oma kysely, joka lähetetään sitten opettajille, josta toivomme saavamme viestinnällistä näkökulmaa enemmän, muun muassa sitä, että kokivatko opettajat tiedotteet informatiivisiksi ja hyödyllisiksi. Kokonaisuudessaan palautteet olivat todella positiivisia, erityisesti henkilökunnan toiminta sai kiitosta, kuten aikaisemmassa kappaleessa ehdin mainita. Myös tunnelmaa ja tuomareita kehuttiin. Olimme siis onnistuneet luomaan tunnelman, jossa nuoret ja lapset viihtyivät, sekä tunsivat olonsa turvallisiksi. He saivat apua tarvittaessa eikä negatiivista palautetta tullut lähes lainkaan. Kuten aina, pari mainintaa oli siitä, että tuomarit olivat liian rankkoja pieniä esiintyjiä kohtaan ja joku tietty henkilökunnan jäsen toimi hieman töykeästi, mutta olimme erittäin tyytyväisiä kokonaisuuteen. Tietoturvasyistä en liitä kyselyn loppuraporttia tähän, enkä koe että se olisi tarpeellista. Nuorille tarkoitettu kysely toteutettiin niin, että loin Webropol-lomakkeen, johon tein ehdotuksia sopivista kysymyksistä. Yhdessä tuottaja Marin kanssa kävimme kysymykset läpi ja viimeistelimme ne. Myöhemmin vastaava tuottaja

7 vielä tarkisti ne ja tietotekniikka asensi nämä kyselyt koneelle, jotka he toimittivat meille ennen tapahtumaa. 8 6 Kutsu ja kunniakirjat Kutsun tekeminen (liite 2) oli yksi tehtävistäni, jotka suoritin alusta loppuun kutakuinkin itse. Tein kutsun, jonka tarkistivat ja hyväksyivät sekä viestintäpäällikkö että molemmat tuottajat. Kutsu lähetettiin toiminnanjohtajalle, joka lähetti sen omille kontakteilleen eteenpäin. Kutsun tarkoituksena oli luoda tunnettuutta tapahtumasta. Visuaalisesti ja sisällöllisesti koin, että kutsu oli onnistunut ja se sai kehuja myös tiimin muilta jäseniltä. Kutsu poiki siihen, että minua pyydettiin myös tekemään kunniakirjat (liite 3). Kunniakirjat toistivat kutsun samaa visuaalista ilmettä ja ne oli tarkoitus jakaa kunniamaininnan saaneille. Tuomarit jakoivat nämä kunniamaininnat. Myös kärkikolmikko saivat omat kunniakirjat, jotka näkyvät erikseen liitteen 3 ohessa. Kunniakirjatkin saivat kehuja osakseen. 7 Parannusehdotuksia Mikäli Taito järjestetään myös jatkossa, tuon esille muutaman kehitysehdotuksen, jolla viestintä saataisiin tehokkammaksi ja paremmaksi. Nämä ovat erittäin pieniä ja hienovaraisia muutoksia, mutta ne voivat mahdollisesti tehdä tapahtuman osallistujille vieläkin paremmaksi. Esiintyjät pääsivät tarkistamaan tapahtumapaikat ja esiintymistilat etukäteen, Gloriassa aamupäivällä ja Nosturissa 3.5. aamupäivällä. Kumpaankin paikalle tuli noin kymmenkunta esiintyjää tai ryhmää. Eräs tanssiryhmä pääsi testaamaan lavaa ja tekivät pienen läpimenon esityksestään. Asiakaspalautteissa tuli esille, että soundcheck olisi ollut toivottu, sillä mainittiin, että piano olisi ollut väärässä vireessä. Tällaiset tutustumismahdollisuudet pitäisi siis mahdollisesti luoda halukkaille soundcheck-mahdollisuudeksi. Näin mahdolliset tekniset huolet saataisiin korjattua jo ennen tapahtumaa ja kysymyksiin saataisiin vastauksia etukäteen.

8 9 Tapahtumapäivinä aikataulu oli liian väljä ja aiheutti pitkiä taukoja. Koululaisryhmille nämä pitkät tauot aiheuttivat levottomuutta ja pientä turhautuneisuutta. Gloriassa ongelman ratkaisi aika pitkälti juonataja Rudirok, joka ahkerasti esiintyi näillä tauoilla, joko lavalla tai yleisön seassa. Nosturissa tauot olivat ehkä vielä vähän pidempiä ja Nuppu Stenros täytti ne välit kysymällä tuomaristolta kysymyksiä sekä höpöttämällä niitä näitä. Onneksi molemmat juontajat olivat oma-aloitteisia näissä asioissa. Päivän mittaan nimittäin huomattiin, että aikataulussa ei voida mennä edellä, sillä jotkut koululaisryhmät tulivat paikalle juuri tiettyä esitystä varten ja esityksiä seurattiin myös livenä netistä. Jotkut siis avasivat livelähetyksen tiettyyn aikaan. Mikäli Taito järjestetään uudestaan, suosittelisin luomaan taukoja tarkoituksella ja keksiä väleihin joko aktiviteetteja tai ulkopuolisia esityksiä. Näin siihen saataisiin vielä enemmän oikeaa televisio-meininkiä, sillä tällaiset väliaikaesitykset kuuluvat kykyjenetsintäkilpailuiden formaatteihin. Livelähetykset ovat myös erinomainen keino nostattaa tunnelmaa ja sanoisin, että esimerkiksi DVD-tallenne esityksistä toisi vielä enemmän sitä fiilistä. Siten jokainen halukas saa itselleen konkreettisen ja hyvälaatuisen muiston tärkeästä hetkestä. Tässä vaiheessa tuon esille myös kuvauslupalomakkeen, jonka jokainen esiintyjä palautti meille. Ongelmaksi koitui sen epäselvyys ja jatkossa kuvauslupalomakkeeseen kannattaa uhrata aikaa, jotta kaikilla on varmasti oikeat tiedot eikä epäselvyys ole syy sille, että joku esimerkiksi kieltäytyy kuvauksesta. Onneksemme ainoa mitä tarvitsimme oli esiintyjän huoltajan suostumus kuvaamiseen ja yhtäkään kielteistä vastausta emme saaneet. Asiakaspalautteen suhteen ainoastaan oli se, että Nosturissa kyselyyn ei vastannut tarpeeksi esiintyjiä, joten tulevaisuudessa henkilökunta kannattaa ohjeistaa selkeästi jokaisessa tapahtumapaikassa ja korostaa asiakaspalautteen merkitystä. Tuotantotiimin ja viestintätiimin välistä yhteistyötä ja sen epäselvyyksiä on todella vaikea lähteä parantamaan, sillä ainoaksi ongelmaksi koin loppujen lopuksi sen, että henkilökohtaiset kemiat eivät toimi. Viestintätiimin sisäiset haasteet aiheuttivat sen, että he eivät oikein käsittäneet omaa rooliaan tässä

9 10 tapahtumassa ja voisin rohkeasti väittää, että näiden kahden yksiköiden esimiesten tulisi keskustella aiheesta. Vaikka kuinka kaikki muut juttelisivat keskenään, niin esimiehet ovat lopulta niitä, jotka päättävät kuka tekee mitäkin, erityisesti viestintäyksikössä esimiehen valta oli selkeä. Ilman esimiehen hyväksyntää toimintaan ei mielestäni kannata lähteä kajoamaan. 8 Yhteenveto Tämän raportin pohjalta pystyn luomaan sellaisen käsityksen, että tapahtuman viestintä oli melko onnistunutta, kouluarvosanaksi sanoisin 9. Tuotantotiimin ja viestintäyksikön välinen yhteistyö ei ollut saumaton, asiakaspalautteita oltaisiin tarvittu Nosturista enemmän ja information olisi tullut olla vieläkin kattavampaa. Uskoisin kuitenkin, että mikäli Taito järjestetään tulevaisuudessa, tuotantotiimi on ottanut kaikki nämä asiat huomioon ja myös viestintää pystytään kehittämään paremmaksi, kunhan yhteistyö lutviutuu. Koin myös, että oma roolini tapahtuman viestinnässä oli onnistunut ja luomiani viestintämateriaaleja kehuttiin. Sain Taidon myötä myös lempinimekseni viestintätykki. Ymmärtääkseni lempinimi on tarkoitettu 100% positiiviseksi, joten sanoisin, että olen toiminut tapahtuman tavoitteiden mukaisesti ja vastannut kaikkia odotuksia. Tietysti en osaa tarkentaa mitkä nämä odotukset olivat, mutta olen tyytyväinen kokonaisuuteen.

10 11 LIITTEET Liite 1 Infokirje ilmoittautuneille Tervetuloa Taito 2013-tapahtumaan Haluamme toivottaa teidät lämpimästi tervetulleiksi Taito 2013-tapahtumaan. Koulunne on ilmoittanut esityksen Taito-finaaliin. Tässä kirjeessä saatte tietoa muun muassa aikataulusta, ilmoittautumisesta paikan päällä ja tietoa tapahtumapaikasta. Kaikki nämä tiedot löytyvät myös Taito 2013-nettisivuilta Aikataulu Taito finaalit järjestetään Gloriassa ja Nosturissa ma-ke kello 9-16 ja Taito-gaala Gloriassa 8.5. kello Tarkistakaa esiintymisaikanne ohessa olevasta linkistä: Kaikki Taito 2013 esitykset ja tarkat aikataulut löytyvät Taidon nettisivuilta. Mahdolliset muutostoiveet tulee ilmoittaa pikaisesti sähköpostilla tuottaja Tiina Toivoselle. Esiintyjien ja yhteyshenkilöiden on mahdollista käydä tutustumassa tapahtumapaikkoihin: Kulttuuriareena Glorian tilaan ja lavaan maanantaina klo 9-12 ja Nosturin tilaan ja lavaan perjantaina klo Tutustumiskäynnille ilmoittaudutaan sähköpostitse tuottaja Tiina Toivoselle, tiina.toivonen@hel.fi, mennessä. Teidän tulee ilmoittautua tapahtumapaikalla viimeistään tuntia ennen esitystä. Ilmoittautuminen tehdään tapahtumapaikan info-tiskille, joka löytyy heti sisäänkäynnin vierestä. Muistattehan ottaa mukaan allekirjoitetun kuvauslupalomakkeen, se palautetaan ilmoittautumisen yhteydessä. Jos esityksessä käytetään musiikkia, varmistattehan esiintyjien kanssa, että musiikki on mukana ilmoittautuessa ja varmasti oikeassa muodossa (itse poltetut CD-levyt eivät toimi). Esityksessä käytettävät äänet voit tuoda mp3- tai cd-levyn muodossa. Jos tuot esityksessä käytettävän musiikin cd-levyllä, merkitse levyn kanteen selkeästi, mistä esityksestä on kyse. Samalla levyllä ei saa olla muita kappaleita. Jokaisesta ryhmästä tulee olla paikalla jäsen, joka tietää miten käytettävien kappaleiden kuuluu esityksessä mennä. Gloriassa vastuuhenkilönä toimii tuottaja Tiina Toivonen ja Nosturin vastuuhenkilö on tuottaja Mari Alamikkelä. Tapahtumassa on nuoriso-ohjaajia esiintyjien ja opettajien / ohjaajien tukena, lisäksi on teknistä henkilökuntaa hoitamassa tekniikkaa. Lounastauko pidetään päivittäin kello Nuorisoasiainkeskus ei tarjoa lounasta, joten suosittelemme ottamaan omat eväät mukaan. Gloriassa ja Nosturissa on myös kahvilat, josta voi ostaa pientä purtavaa. Taito-gaala Kattava katsaus koko Taito-tapahtumasta nähdään Kulttuuriareena Gloriassa järjestettävässä Taito-gaalassa keskiviikkona klo 18 20, jonne on kaikilla vapaa pääsy. Gaalaan

11 pääsee esiintymään 10 tuomariston valitsemaa esitystä. Gaalassa jaetaan myös kunniakirjat ja kärkikolmikon palkinnot. Palkintona kärkikolmikolle FASHION MODEL AGENCY lahjoittaa LAHJAKORTIN / TALENT SCHOOL koulutuspaketti sisältäen demon + Pr-kuvat. (Arvo Sen lisäksi jaetaan Linnanmäki-rannekkeita ja elokuvalippuja. Pidättehän mielessä, että jokaisesta tapahtumapäivästä ja molemmista tapahtumapaikoista tuomaristo valitsee kaksi (2) esitystä Taito-gaalaan esiintymään, eli loppufinaaliin ke 8.5 kello Valituille ilmoitetaan sekä puhelimitse että sähköpostitse heti jokaisen päivän päätteeksi (noin kello 17). Valitut esitykset päivitetään myös Taito nettisivustolle aikatauluineen. Mikä tahansa esityksistä voi siis päästä jatkoon! Varsinkin Glorian keskiviikon 8.5. esitysten kannattaa huomioida, että samana iltana on mahdollinen uusi esitys. 12 Kulttuuriareena GLORIA, Pieni Roobertinkatu 12, Helsinki Tarkemmat Glorian tilatiedot löytyvät Glorian kotisivuilta: Nosturi / ELMU ry, Telakkakatu 8, Helsinki Tarkemmat tilatiedot: Tuomaristo ja juontajat Taito 2013-tapahtuman juontavat Nuppu Stenros ja Rudirok. Taidon nettisivuilta löydät lisätietoa tapahtuman juontajista ja tuomareista. Tuomareina toimii mm. tanssija ja koreografi Sami Saikkonen, Fashion Model Agency Merja Kupiainen-Groundstroem, päätoimittaja Heta Hyttinen Rytmi-lehdestä, Popmedia, Oulun kaupungin teatterin taiteellinen johtaja Mikko Kouki ja taikuri Joni Pakanen. Livelähetys Taito 2013 kuvataan suorana livelähetyksenä, jota voi seurata Taidon nettisivuilta ja StadiTV:ltä. Tarkemmat tiedot ja ohjeet livelähetyksen seuraamiseen löytyy osoitteesta Taito 2013 löytyy myös Facebookista Nuorisoasiainkeskus: tuottaja Tiina Toivonen, tiina.toivonen@hel.fi Puh: (09) , tuottaja Mari Alamikkelä, mari.alamikkela@hel.fi Puh: (09) , tiedottaja Katri Riikonen, katri.riikonen@hel.fi Puh: (09) , Opetusvirasto: opetuskonsultti Kirsi Verkka, kirsi.verkka@hel.fi Puh: (09) ,

12 Liite 2 Kutsu 13

13 Liite 3 Kunniakirja 14