Kemiön kunnantoimisto, 18. kesäkuuta 2015

Transkriptio

1 6/2015 KUTSU LISÄLISTA Käännös/översättning 1 Kokousaika Tiistai 9. kesäkuuta 2015 klo Kokouspaikka Kemiön kunnantoimisto Päättäjät Muut Wilhelm Liljeqvist Martti Murto Brita Drugge Hanna Backman Veronica Heikkilä Kalevi Kallonen Veijo Lücke Ann Nyström Kim Viljanen Inger Wretdal Rune Friman Michael Oksanen Jorma Leppänen Tom Simola Erika Strandberg, sihteeri Gunilla Granberg Mats Johansson Lars Nummelin Maria Wallin Tomy Wass Linus Guseff puheenjohtaja I varapuheenjohtaja II varapuheenjohtaja jäsen valt. puh.joht. valt. I varapj. valt. II varapj. valt. III varapj. kunnanjohtaja hallintojohtaja kehitysjohtaja sivistysjohtaja tekninen johtaja peruspalvelujohtaja elinkeinojohtaja nuorisoedustaja Asiat Allekirjoitus Puheenjohtaja Sihteeri Tarkistus, paikka ja aika Wilhelm Liljeqvist Kemiön kunnantoimisto, 18. kesäkuuta 2015 Erika Strandberg Veronica Heikkilä Pöytäkirja pidetään nähtävänä Kemiö 22. kesäkuuta 2015 Kalevi Kallonen Erika Strandberg

2 6/2015 ESITYSLISTA Laatimispäivä Kokousaika Tiistai 9. kesäkuuta 2015 klo Kokouspaikka Kemiön kunnantoimisto Asianumero Asia 104 VAIHEMAAKUNTAKAAVALUONNOS Lausunto KYSYMYS KUNNANHALLITUKSELLE Veijo Lücke ym ERON MYÖNTÄMINEN Kunnanjohtaja... 9 Pöytäkirja on nähtävänä, aika ja paikka Puheenjohtaja Kemiö 22. kesäkuuta 2015 Wilhelm Liljeqvist

3 3 104 VAIHEMAAKUNTAKAAVALUONNOS Lausunto Kh VALMISTELU (tekninen johtaja Lars Nummmelin, kaavoitusarkkitehti Åke Lindeberg) Varsinais-Suomen liitto pyytää kunnan lausuntoa taajamien maankäytön, palveluiden ja liikenteen vaihemaakuntakaavaluonnoksesta. Varsinais-Suomen liitto pyyttä lausuntoa mennessä. Kuulutus, kaavaluonnos, teemakartat ja selostus löytyvät osoitteesta: EHDOTUS (kunnanjohtaja) Ehdotus lausunnoksi annetaan kokouksessa PÄÄTÖS

4 4 Dnr: KONCERN 265/ KYSYMYS KUNNANHALLITUKSELLE Veijo Lücke ym. Kh ~ käännös VALMISTELU (kunnanjohtaja Tom Simola) Veijo Lücke ym. jättivät valtuuston työjärjestyksen 6 :n mukaisen kysymyksen kunnanhallitukselle. Vähintään neljäsosa valtuutetuista voi tehdä kunnanhallitukselle osoitetun kirjallisen kysymyksen kunnan toimintaa ja hallintoa koskevasta asiasta. Kunnanhallituksen on vastattava kysymykseen viimeistään siinä valtuuston kokouksessa, joka ensiksi pidetään kysymyksen tekemisestä. Jos kysymystä käsiteltäessä tehdään ehdotus tilapäisen valiokunnan asettamisesta tutkimaan kysymyksessä tarkoitettua asiaa, valtuuston on päätettävä tästä. Muuta päätöstä ei kysymyksen johdosta saa tehdä. Kysymys: Kun kuntalaisaloite 1500 metrin suojarajasta kiinteistöjen ja tuulivoimaloiden välillä oli esillä teknisessä lautakunnassa, esittelijä katsoi tarpeelliseksi liittää aloitteen mukaan myöskin aloitteen allekirjoittajien nimilistat. Aloitteen käsittelyssä oli siis mukana paperilistalla kerätyt allekirjoittajien tiedot (noin 30 erillistä paperia) sekä sähköisesti todennetut allekirjoitukset. Noin 250 nimen ohella mukana oli allekirjoittaneiden osoitteet ja syntymäajat, joillain jopa sosiaaliturvatunnukset. Nämä on skannattu ja koottu dokumenttiin, joka on julkaistu kunnan internet-sivuilla. Mukana oli myös sellaisten henkilöiden nimet, jotka ovat kieltäneet tietojensa julkaisemisen oikeusministeriön kuntalaisaloitepalvelussa. Tiedot on jaettu myös ainakin kunnanvaltuutetuille kokouskutsussa. On epäolennaista, onko henkilötietojen julkaisemisessa kyse "inhimillisestä erehdyksestä" vai tahallisesta henkilötietojen julkisaattamisesta. Julkaiseminen saattaa olla ristiriidassa mm. henkilötietolain kanssa. Me allekirjoittaneet pyydämme kunnanhallitusta selvittämään edellä kuvatun toiminnan lainmukaisuuden ja ryhtymään tarvittaessa lain edellyttämiin toimiin asiassa. Liite Kysymys kunnanhallitukselle 105/1 EHDOTUS (kunnanjohtaja) antaa seuraavan vastauksen: Aloite kuntalain 28 1 ja 2 mom. mukaan Kunnan asukkaalla on oikeus tehdä kunnalle aloitteita sen toimintaa koskevissa asioissa.

5 5 Jos valtuuston toimivaltaan kuuluvassa asiassa aloitteen tekijöinä on vähintään kaksi prosenttia äänioikeutetuista kunnan asukkaista, asia on otettava valtuustossa käsiteltäväksi viimeistään kuuden kuukauden kuluessa asian vireilletulosta. Kaikki jotka ovat allekirjoittaneet aloitteen ja siten julkisesti ottaneet kantaa siihen, että heidän mielipiteensä voidaan julkaista sekä olleet tietoisia siitä, että saattaa tulla yleiseen tietoon, että he ovat allekirjoittaneet aloitteen. Aloitetta ei voi allekirjoittaa nimettömänä. Koska aloitteen käsiteltäväksi ottamiseen vaaditaan kaksi prosenttia kunnan äänioikeutetuista, on voitava todentaa, että riittävän moni on allekirjoittanut aloitteen. Allekirjoittajien henkilöllisyys ei siten voi olla ei-julkista tietoa. Henkilötietojen julkisuus Henkilötietoja on kahdenlaisia, 1) henkilötietoja ja 2) arkaluonteisia henkilötietoja. Tässä tapauksessa asia ja kysymys eivät koske arkaluonteisia henkilötietoja. Henkilötiedot voivat olla salassa pidettäviä (esim. terveystiedot) tai julkisia. Salassapito määräytyy julkisuuslain tai erityislain mukaisesti. Henkilötietoja sisältyy kunnan kaikkien sektorien päätöksentekoon, eikä niitä saa tarpeettomasti julkaista yleisessä tietoverkossa, vaikka tiedot sinänsä eivät olisi salassa pidettäviä tai henkilörekisteriin sisältyviä tietoja. Henkilötietoja ovat esimerkiksi henkilöiden nimi, ikä, sukupuoli tai ammatti. Tämä tarkoittaa sitä, että kaikki henkilöä koskevat tiedot on tulkittava henkilötiedoiksi, myös nimi. Salassa pidettävien tietojen ja henkilötunnusten lisäksi myös henkilötiedot tulee tarvittaessa poistaa julkaistavista asiakirjoista toimittamalla asiakirja tai asianhallintajärjestelmän avulla. Jos henkilötietoja kunnan tiedottamisen niin edellyttäessä julkaistaan, ne tulee poistaa tiedottamisen jälkeen. Henkilötiedot julkaistaan verkossa siis vain tiedottamisen edellyttämän ajan. Tietojen julkaiseminen pöytäkirjan yhteydessä ei ole juridisesti sama asia kuin luvaton henkilötietojen luovuttaminen, joka edellyttäisi asianomaisten henkilöiden lupaa tai muun laillisen perusteen, joka oikeuttaisi henkilötietojen luovuttamiseen. Muu lakisääteinen peruste voisi olla esimerkiksi tietoihin liittyvä tiedottamisintressi tai laissa säädetyn tehtävän suorittaminen. Tässä asiassa ei miltään osin ole kyse henkilötietojen luovuttamisesta. Tiedottamisintressi ja tehokkaan tiedottamisen vaatima aika Kunnan oikeutta henkilötietoja sisältävien pöytäkirjojen käsittelyyn internetissä tulee arvioida myös kuntalaissa säädetyn tiedottamisvelvollisuuden kannalta. Kuntalain 29 säännöksen voidaan katsoa oikeuttavan myös henkilötietoja sisältävien esityslistojen ja pöytäkirjojen julkaisemisen internetissä, jos tietoja säilytetään internetissä vain tiedottamisen edellyttämän ajan ja jos tiedottamisen voidaan katsoa olevan perusteltua kunnan tiedottamisvelvollisuuden kannalta. Kuntaliiton yleiskirjeessä vuodelta 2008 todetaan, että yksityishenkilöiden henkilötietojen laittamista verkkoon tulee välttää. Henkilötunnuksia ei saa kokonaisuudessaan laittaa verkkoon. Vaikka henkilötietoja sisältävät kunnan kokousasiakirjat eivät muodostaisi henkilörekisteriä, henkilötietoja sisältävien kokousasiakirjojen laittaminen verkkoon on lähtökohtaisesti perustel-

6 6 tua vain siltä osin, kun asiaan ja tietoihin liittyy kunnan yhteisten asioiden hoitoa koskeva tiedottamisintressi. Tällaisten kokousasiakirjojen pitäminen verkossa on perusteltua lähinnä tiedottamisintressin edellyttämän ajan. Tämän ajan pituudesta ei ole erikseen säädetty. Tietosuojavaltuutettu on pitänyt hyvänä suuntaa antavana lähtökohtana kunnallisten päätösten nähtävänä pitoa koskevia määräaikoja (TSV , dnro 582/49/2004). Asiaa koskevan tiedottamisintressin arvioiminen Asia, jota aloite koskee, on ollut iso asia kunnassa koko sen ajan kun tuulivoiman sijoittaminen on ollut ajankohtaista. On siksi yksiselitteisesti todettavissa, että tiedottamisintressi asian suhteen on merkittävä. Kunnassa käsiteltävien asioiden joukossa ei viime vuosina ole ollut yhtä suurta tiedottamisintressiasiaa kuin tämä. Jos tässä asiassa ei katsota olevan tiedottamisintressiä, on vaikea kuvitella, millä muulla asialla sellainen olisi. Kunnan tiedottamisvelvollisuus vs. yksityiselämän suoja Kuntaliitto on ohjeissaan katsonut, että perustuslain yksityiselämän suojaa koskeva perusoikeus on julkisuutta ja sananvapautta koskevia perusoikeuksia painavampi. Tämä on syytä ottaa erityisesti huomioon myös silloin, kun julkisia henkilötietoja käsitellään ja niiden julkaisemista arvioidaan kunnassa. Kunnan yhteisten asioiden hoitoa sisältävistä päätöksistä ja niiden valmistelusta on tiedotettava. Yksityishenkilöitä ja -asioita koskevista päätöksistä ei yleensä ole tarpeellista tiedottaa yksityiskohtaisesti. Esimerkiksi kunnan keskeisissä virkavalinnoissa tämä sen sijaan on tarpeellista. Sama koskee isoja hankkeita, jotka koskevat koko kuntaa. Kunnan tiedottamisvelvollisuuden ja yksityiselämän suojan suhdetta arvioidaan tapauskohtaisesti. Usein voidaan katsoa riittäväksi julkisuusperiaatteen toteuttamiseksi, että julkisia henkilötietoja sisältävät asiakirjat ovat saatavissa julkisuuslain mukaisesti kunnanvirastolla. Kyseisen aloitteen käsittely on herättänyt suurta huomiota ja tiedottamisintressi on ollut huomattava. On ollut yleisen intressin mukaista voida todentaa, että kaksi prosenttia äänioikeutetuista todella on allekirjoittanut aloitteen. Aloitteen käsittelyvaiheet Aloitetta liitteineen on käsitelty seuraavasti: Tekninen lautakunta , palautus Tekninen lautakunta Valtuusto Valtuuston kokouskutsu julkaistiin kunnan kotisivuilla Henkilötietoja sisältänyt liite otettiin pois kunnan kotisivulta samana päivänä. Liite poistettiin valtuuston listalta ja kaikista aiemmista pöytäkirjoista.

7 7 Käsittelyn aikana liite on ollut osa pöytäkirjaa. Missään käsittelyn vaiheessa mikään toimielin ei ole katsonut, että liitteen ei tule olla julkinen siitä syystä, että muutama henkilö (4 kpl) on virheellisesti kirjoittanut koko henkilötunnuksensa aloitteeseen. Toimielimen puheenjohtaja vastaa pöytäkirjan laatimisesta ja pöytäkirjan oikeellisuudesta. Myös pöytäkirjantarkastajat ovat hyväksyneet pöytäkirjan. Pöytäkirjan tarkastamisella on myös erityisiä oikeusvaikutuksia. Yleisen käsityksen mukaan päätöksen katsotaan olevan syntyneen vasta silloin, kun pöytäkirja on tarkastettu. Vastuun osalta voidaan katsoa, että kaikilla asiaa käsitelleillä toimielimillä on sekä juridinen että poliittinen vastuu siitä, miten asiaa ja asiaan liittyvää materiaalia on käsitelty. Laki ei myöskään anna aivan yksiselitteistä vastausta siihen, milloin henkilötietoja, tässä tapauksessa henkilötunnusta, on sallittua käsitellä. Henkilötunnuksia saa käsitellä laissa kuvatun tehtävän suorittamiseksi. Kuntalaisaloitteen käsittely on laissa kuvattu tehtävä. Yhteenveto Kuntalaisaloitteen allekirjoitusten keräyksen yhteydessä nimien kerääjät ovat pyytäneet henkilöiden nimen, osoitteen ja syntymäajan. Noin neljä henkilöä on virheellisesti, vahingossa tai tarkoituksella, kirjoittanut koko henkilötunnuksensa syntymäajan sijaan. Aloite on tässä tapauksessa allekirjoittajien laatima nimiluettelo, ei kunnan kokoama rekisteri. Muutama allekirjoittaja on virheellisesti, vahingossa tai tarkoituksella, kirjoittanut henkilötunnuksensa syntymäajan sijaan. Lisäksi aloitteen laatijoiden olisi pitänyt poistaa henkilötunnukset ennen aloitteen luovuttamista kunnalle. Asian käsittelyn yhteydessä henkilötunnuksen neljä viimeistä merkkiä olisi pitänyt poistaa, mutta koska kyse on muutamasta yksittäisestä tapauksesta suuren määrän joukossa, ei kukaan ole kiinnittänyt huomiota asiaan käsittelyn aikana. Henkilötunnuksia oli myös merkitty epäselvästi ja ne olivat osittain tulkinnanvaraisia. Yksikään henkilötunnuksensa kirjoittaneista ei ole ollut yhteydessä kuntaan asian tiimoilta. Kyse on tässä tapauksessa pienehköstä hallintoprosessissa sattuneesta virheestä, joka korjattiin heti, kun asia tuli tietoon. Tässä tapauksessa on syytä korostaa, ettei kenellekään yksittäiselle henkilölle ole aiheutunut vahinkoa. Tiedot (pöytäkirjan liitteenä ollut aloite) on saman tien poistettu kokonaan kotisivulta kunnan tiedostettua asian. Kuten edellä on mainittu, tulee tällaiset asiat arvioida tapauskohtaisesti. Lisäksi on vielä huomautettava, että kaikkien, jotka allekirjoittavat aloitteen, pitäisi tai pitää olla tietoisia siitä, että heidän nimensä, osoitteensa ja syntymäaikansa sekä kantansa asiaan voidaan julkaista jossain yhteydessä. Kunta korostaa seuraavaa: - Kunta tai kunnalle jätetyn aloitteen koonneet henkilöt eivät ole pyytäneet henkilöiden henkilötunnuksia. Ne muutamat henkilöt, joita asia koskee, ovat kirjoittaneet koko henkilötunnuksen omasta aloitteestaan. - Tämän aloitteen allekirjoittajien henkilöllisyydellä on ollut huomattava tiedottamisintressi kuntalaisten kannalta. Se, millä katsotaan olevan huomattavaa tiedottamisintressiä, ratkaistaan tapauskohtaisesti.

8 8 - Tässä tapauksessa ei ole kyse yksittäistä henkilöä koskevasta asiasta (esim. hakemus- tai lupa-asia). - On keskeistä korostaa, että laissa määriteltyjä arkaluonteisia henkilötietoja ei ole julkaistu, eikä sellaisia ole sisältynyt aineistoon. - Kukaan ei ole kärsinyt tapahtumista taloudellisesti tai muutenkaan, eikä kunnan tietoon ole tullut että tietoja olisi käytetty väärin, huolimatta siitä että muutama henkilötunnus on rajoitetun ajan ollut pöytäkirjan liitteenä. - Lähtökohtana on, että kaikkien aloitteen allekirjoittajien nimet, osoitteet ja syntymäajat ovat julkisia. Ei ole mahdollista käsitellä nimettömiä kuntalaisaloitteita tai käsitellä kuntalaisaloitteita ei-julkisesti. Kuntalaisaloitteet käsitellään lain mukaan aina julkisesti. - Kukaan ei tässä tapauksessa ole luovuttanut henkilötietoja tahallaan tai törkeän huolimattomuuden seurauksena. Muutama henkilötunnus on vahingossa kulkenut mukana, kun asia on ollut käsiteltävänä teknisessä lautakunnassa ja kunnanhallituksessa. Kunnan oikeutta henkilötietoja sisältävien pöytäkirjojen käsittelyyn internetissä voidaan arvioida lähinnä kuntalaissa säädetyn tiedottamisvelvollisuuden sekä henkilötietolain kannalta. Jatkossa kunnan on syytä miettiä, miten pöytäkirjojen henkilötietojen käsittelyprosessia voitaisiin kehittää. Useat kunnan eri prosesseihin liittyvät asiakirjat sisältävät yksittäisten henkilöiden henkilötunnuksia. Teknisen lautakunnan pöytäkirjojen liitteet on julkaistu verkossa vain kuluvan vuoden ajan, joten pitkää käsittelykäytäntöä ei vielä ole. ehdottaa, että kysymys todetaan selvitetyksi ja että valtuusto merkitsee tiedoksi vastauksen kysymykseen. PÄÄTÖS

9 9 106 ERON MYÖNTÄMINEN Kunnanjohtaja Kh ~ käännös VALMISTELU (hallintojohtaja Erika Strandberg) Dnr: KONCERN 128/2015 Kunnanjohtaja Tom Simola anoo eroa kunnanjohtajan virasta alkaen. EHDOTUS (kunnanhallituksen puheenjohtaja) ehdottaa valtuustolle, että Tom Simolalle myönnetään ero kunnanjohtajan virasta. PÄÄTÖS