Varhaiskasvatuksen tietovaranto Varda käyttöönotto

Transkriptio

1 Varhaiskasvatuksen tietovaranto Varda käyttöönotto Projektipäällikkö Kukka-Maaria Berg, Opetushallitus Erityisasiantuntija Liisi Hakalisto, opetus- ja kulttuuriministeriö

2 Webinaarin sisältö ja kohderyhmät Webinaarin sisältö: Vardan käyttöönoton aikataulut Tiedon tuottajat ja tallennettavat tietosisällöt 1.9. käyttöönotossa Kunnan ja kuntayhtymän valmistautuminen Vardan 1.9. käyttöönottoon Vardan testauskokonaisuus Vardaan tallennetun tiedon hyödyntäminen Opetushallituksen tehtävät Vardassa ja Vardan asiakaspalvelu Webinaarin kohderyhmä Kunnan Varda-tietovastaavat ja Varda-järjestelmävastaavat Kunnan ja kuntayhtymän huoltaja- ja maksutiedoista vastaavat henkilöt Varhaiskasvatuksen operatiivisten järjestelmien toimittajat 09/04/2019 Opetushallitus 2

3 Varhaiskasvatustiedot kootusti valtakunnallisessa palvelussa Varhaiskasvatuksen tietovaranto Varda kokoaa kansallisesti varhaiskasvatuksen tiedot yhteen paikkaan Vardan kautta saadaan yhteismitallista, vertailukelpoista ja laadukasta tietoa esim. lasten määristä varhaiskasvatuksen eri järjestämismuodoissa esim. huoltajien maksamat varhaiskasvatusmaksut esim. henkilöstön määristä ja koulutustaustasta Varhaiskasvatuksen tietovaranto Vardasta säädetään varhaiskasvatuslaissa (540/2018) 09/04/2019 Opetushallitus 3

4 Vardan kehittämisen kokonaisaikataulu 09/04/2019 Opetushallitus 4

5 Tiedon tuottajat ja tallennettavat tietosisällöt

6 Kunnat ja kuntayhtymät tietosisältöjen tuottajina Varhaiskasvatuksen tietovarantoon tietoja tuottavat lähtien: kunnat kuntayhtymät Tiedot Vardaan saadaan kahdella tavalla: automaattiset tiedonsiirrot suoraan varhaiskasvatustoimijan operatiivisesta tietojärjestelmästä yhteistyössä kunnan/kuntayhtymän IT-kumppanin kanssa tai kunta/kuntayhtymä tuottaa itse tiedot suoraan Vardaan käyttöliittymän avulla - Vardan käyttöliittymä sisältyy Opetushallituksen Opintopolku.fi palvelukokonaisuuteen ja löytyy osoitteesta Valitut tiedonsiirtotavat ovat toisensa poissulkevia. Vardaan siirretään/tallennetaan tietosisällöt käyttöönotossa samalla tavalla, jota on käytetty käyttöönotossa. Tietoja tuotetaan Vardaan säännöllisesti ja ajantasaisesti. 09/04/2019 Opetushallitus 6

7 Tiedon tuottajan velvollisuudet 70 Kunta/kuntayhtymä Palvelusetelitoimija Ostopalvelutoimija Yksityisen hoidon tuella toimiva 1 mom (Toimipaikat ja järjestäjät) 2 mom (Henkilöstö) X X X X X X X X 3 mom (Lasta koskevat tiedot) X Kohta 2, Kunta tai KY kohdat 1 sekä kohdat 3-7 Kohta 2, Kunta tai KY kohdat 1 sekä kohdat 3-7 X 4 mom (Huoltajat) X Kunta tai KY tallentaa Kunta tai KY tallentaa Kohta 1 ja 2 (3 ja 4 ei kerätä) 5 mom (Palvelusetelivaka) X 09/04/2019 Opetushallitus 7

8 Vardaan tallennettavat tiedot huoltaja ja maksutiedot Vardaan kerätään vain niiden vanhempien tiedot, joilla on lapsen voimassaoleva huoltajuus. Varhaiskasvatuslain mukaan Vardaan tallennetaan: 1. nimi, henkilötunnus, äidinkieli, kotikunta ja yhteystiedot 2. varhaiskasvatuksen asiakasmaksun määrä ja palvelusetelin arvo; 3. varhaiskasvatuksen asiakasmaksuista annetun lain mukainen perheen koko; 4. maksupäätöksen alkamis- ja päättymispäivämäärä. Huoltaja-kokonaisuuden sisällöt on avattu tarkemmin tietoluettelossa. Tietoluettelon sisältö on lukittu ja löytyy luonnos-tilaisena Tietoluettelon valmistelussa ja tuleviin Varda-integraatioihin liittyen on kuultu kuntia ja järjestelmätoimittajia 09/04/2019 Opetushallitus 8

9 1. Huoltajan henkilötiedot Tietoluettelossa kohta Huoltajan tiedot: henkilötunnus huoltajan OID (=oppijanumero) etunimet, kutsumanimi, sukunimi äidinkieli sukupuoli syntymäpäivämäärä kotikunta postinumero ja -toimipaikka Kaikki em. sisällöt saadaan Vardaan Väestötietojärjestelmästä (VTJ) Opetushallituksen Oppijanumerorekisterin kautta samalla, kun lapsen tiedot haetaan Oppijanumerorekisteriin VTJ:stä. 09/04/2019 Opetushallitus 9

10 2-4. Huoltajan maksupäätöstiedot Tietoluettelossa kohta Huoltajan maksupäätöstiedot: Huoltajan henkilötunnus, huoltajan etunimet, kutsumanimi, sukunimi Maksun peruste Palvelusetelin arvo Asiakasmaksu Perhekoko Alkamispäivämäärä ja päättymispäivämäärä Maksupäätöstieto on lapsikohtainen eli jokaisesta huoltajan lapsesta tuodaan Vardaan oma maksupäätöstieto. Mikäli maksupäätös koskee useampaa huoltajaa, tuodaan kustakin huoltajasta em. tiedot Vardaan. Maksupäätökselle lisätään päättymispäivämäärä ennen kuin uusi maksupäätös voidaan siirtää/tallentaa Vardaan. 09/04/2019 Opetushallitus 10

11 Maksutiedot huoltajilta Vardaan 1. Lapsen kanssa samassa osoitteessa asuvat maksajat: Huoltaja ja huoltaja -> huoltajien maksutiedot Vardaan Huoltaja ja aikuinen -> huoltajan osalta maksutiedot Vardaan Yksi huoltaja -> huoltajan maksutiedot Vardaan 2. Lapsen kanssa eri osoitteessa asuvat (sama kunta tai eri kunta) maksajat: Huoltaja -> huoltajan maksutiedot Vardaan 3. Maksaja eri kuin huoltaja: Vanhempi/aikuinen, joka ei ole huoltaja -> maksutietoja ei tuoda/tallenneta Vardaan Kunta, SPR -> maksutietoja ei tuoda/tallenneta Vardaan Jos lapsen huoltajat asuvat eri osoitteissa, mutta lapselle järjestetään varhaiskasvatusta yhdessä kunnassa, määrätään maksu sen perheen tulojen perusteella, jonka luona lapsi Väestötietojärjestelmän mukaan asuu. Jos lapselle järjestetään varhaiskasvatusta kahden kunnan alueella, on maksu määrättävä erikseen molemmissa kunnissa. 09/04/2019 Opetushallitus 11

12 Maksun peruste Yleinen maksuttomuus Kunnan yleisellä päätöksellä myönnetty maksuton varhaiskasvatus, kohdistuu lapsijoukkoon Osittainen maksuttomuus Kunnan yleisellä päätöksellä myönnetty osittain maksuton varhaiskasvatus, esim. maksuton 20 tuntia viikossa ja maksullinen laajennettu varhaiskasvatus, esimerkiksi kunta osallistuu viisivuotiaiden lasten maksuttoman 20 viikkotunnin varhaiskasvatuksen kokeiluun ja lapsi saa tämän lisäksi 10 h / vko laajennettua varhaiskasvatusta, josta peritään maksu Maksu Varhaiskasvatuksesta peritään lapsikohtainen asiakasmaksu, joka voi olla myös 0,00 e tai käytössä on palveluseteli 09/04/2019 Opetushallitus 12

13 Esimerkkejä maksun peruste -kohtaan Esimerkkitapaus Maksun peruste Palvelusetelin arvo Asiakasmaksu 1. Lapsen varhaiskasvatuksesta peritään asiakasmaksu Maksu - Euromäärä 2. Lapsen varhaiskasvatuksesta peritään asiakasmaksu, maksu 0 Maksu Lapsi on varhaiskasvatuksessa palvelusetelillä 4. Lapsen varhaiskasvatus on maksutonta, esim. 20h/vko Maksu Euromäärä Euromäärä Yleinen maksuttomuus Lapsi on varhaiskasvatuksessa 30h/vko, josta 20h on maksutonta + 10 tunnista peritään asiakasmaksu Osittainen maksuttomuus Jos asiakasmaksu 10h/vko: - Jos palvelusetelillä 10h/vko: Euromäärä Jos asiakasmaksu 10h/vko: Euromäärä Jos palvelusetelillä 10h/vko: Euromäärä 09/04/2019 Opetushallitus 13

14 Vardaan tallennettavat tiedot henkilöstön tiedot Varhaiskasvatuslain mukaan Vardaan tallennetaan: 1. nimi, henkilötunnus, äidinkieli, kotikunta ja yhteystiedot; 2. toimipaikat ja tässä laissa tarkoitettu työtehtävä; 3. henkilön työsuhde sekä henkilön työaika; 4. suoritettu tässä laissa tarkoitetun kelpoisuuden tuova tutkinto; 5. osallistuminen täydennyskoulutukseen. Vardaan tallennetaan tiedot kaikista kuntaan tai kuntayhtymään työsuhteessa olevista varhaiskasvatuksen työntekijöistä, jotka työskentelevät varhaiskasvatuslain mukaisissa kasvatus-, opetus- ja hoitotehtävissä, päiväkodin johtajina sekä kasvatukseen ja hoitoon osallistuvina lapsi- ja ryhmäkohtaisina avustajina. Tämän lisäksi kerätään luku- ja tuntimäärätieto tilapäisestä henkilöstöstä. 09/04/2019 Opetushallitus 14

15 Henkilöstötietojen aikataulu Käyttöönottoa siirretään teknisten syiden vuoksi noin 6-12 kuukaudella (Opetushallituksen tiedote suomeksi ja ruotsiksi) Opetushallitus antaa kunnille ja kuntayhtymille toukokuussa 2019 ohjeen henkilöstö-kokonaisuuden käyttöönoton lykkääntymisestä sekä määräyksen Vardan henkilöstö-kokonaisuuden tietoluetteloksi Kunnan tulee tuottaa tietoluettelon pohjalta Vardan vaatimat sisällöt ennen käyttöönottoa siihen henkilöstöhallinnon järjestelmään, josta henkilöstötiedot Vardaan siirretään Aikataulu on käyttöönoton siirrosta huolimatta erittäin tiukka. Valmistautuminen etenkin tietosisältöjen tuottamisen osalta tulee aloittaa mahdollisimman pian. 09/04/2019 Opetushallitus 15

16 Tallentamisajankohdat määritetty Opetushallitus määrää tietojen ensimmäisen tallennuskerran viimeisen päivämäärän. Esim. kuntien ja kuntayhtymien käyttöönoton osalta tietojen ensimmäisen tallennuskerran viimeinen tallentamispäivä on Suunniteltu samanlaista kokonaisuutta myös käyttöönoton osalta, tällöin päivämäärä olisi Vaaditut tiedot tallennettava lähtien. Ensimmäisen tallentamisen jälkeen tietoja siirretään Vardaan Integraatioiden kautta 1 krt. vuorokaudessa Käyttöliittymän kautta kuukauden 15. päivään ja viimeiseen päivään mennessä 09/04/2019 Opetushallitus 16

17 Yksityiset varhaiskasvatustoimijat mukaan vuonna 2020 Yksityiset varhaiskasvatustoimijat tuottavat tietoja Vardaan lähtien (organisaatio-, toimipaikka- ja lapsitiedot) lähtien (henkilöstö- ja huoltajatiedot) Valmistautuminen yksityisten varhaiskasvatustoimijoiden mukaantuloon alkaa v Ensimmäiset infot Vardasta Kutsu lähetetty kuntiin toimitettavaksi kunnassa toimiville yksityisille varhaiskasvatustoimijoille 09/04/2019 Opetushallitus 17

18 Kunnan ja kuntayhtymän valmistautuminen Vardan 1.9. käyttöönottoon

19 Varhaiskasvatustoimija Vardassa yhteisrekisterinpitäjä Kunta ja kuntayhtymä siirrettävä/tallennettava tiedot Vardaan Opetushallituksen ohjeistuksen mukaan vastaa tietovarantoon tallentamiensa tietojen osalta niiden sisällöstä ja virheettömyydestä sekä tietojen ajantasaisuudesta huolehtii rekisteröityjen (ja heidän huoltajiensa) informoimisesta omalta osaltaan - Opetushallitus tuottaa rekisteröityjen informoimiseen materiaalia Varda-ohjeen liitteiksi. Jos rekisterinpitäjänä lakkaa, eivätkä kyseisen rekisterinpitäjän tehtävät siirry toiselle oikeushenkilölle, kyseisten Vardaan tallennettujen tietojen osalta rekisterinpitäjänä toimii Opetushallitus. Tiedot säilytetään Vardassa 5 vuotta siitä, kun lapsi on päättänyt varhaiskasvatuksen (lasten ja huoltajien tiedot) työntekijä on päättänyt työskentelyn varhaiskasvatuksessa Oppijanumerorekisterissä säilytetään pysyvästi nimi, henkilötunnus ja oppijanumero 09/04/2019 Opetushallitus 19

20 Kunnan/kuntayhtymän valmistautuminen 1.9. käyttöönottoon 1/2 Huolehdi hyvissä ajoin ennen käyttöönottoa siitä, että vastuut huoltaja- ja maksutiedot kokonaisuuden Vardaan tallentamisen osalta ovat selvillä kunnassasi kunnassasi/kuntayhtymässäsi on huoltaja- ja maksutietokokonaisuuden asiantuntija mukana Varda-työskentelyssä kuntasi tuottaa omaan operatiiviseen järjestelmäänsä kaikki Vardan vaatimat tiedot, joista on kerrottu tietoluettelossa puuttuvat tiedot tulee lisätä tallennettaviin tietoihin kunnassa tiedot kuntasi käyttämässä vaka-järjestelmässä ovat Vardan vaatimassa muodossa järjestelmätoimittajan/kunnan oman järjestelmän Varda-versio saadaan käyttöön hyvissä ajoin ennen viimeistä tietosisältöjen tallentamispäivää huolehdi niille henkilöille käyttöoikeudet Vardaan, joilla on oikeus käsitellä ja päästä huoltaja- ja maksutieto kokonaisuuteen. Käyttöoikeuksista viestitään kunnan Vardatietovastaaville ja Varda-järjestelmävastaaville tarkemmin kesällä 09/04/2019 Opetushallitus

21 Kunnan/kuntayhtymän valmistautuminen 1.9. käyttöönottoon 2/2 Tee aktiivista yhteistyötä kuntasi varhaiskasvatuksen järjestelmätoimittajan kanssa aloita ajoissa Testaa siirtämäsi sisältö kuntasi tulee tehdä tiedon laadun testaus ohjeistuksen mukaan ensimmäisen tallennuskerran jälkeen. Ole aktiivinen, osallistu Varda-klinikka toimintaan, ks saakka pe klo pe klo Kunnille ja kuntayhtymille suunnattuun koulutukseen Vardan käytöstä ja käyttöönotosta - seuraava koulutus elokuussa 2019, Opetushallitus lähettää kutsun Vardatietovastaavien ja Varda-järjestelmävastaavien kautta 09/04/2019 Opetushallitus 21

22 Opetushallituksen määräys ja ohje Vardasta Opetushallitus antaa suunnitelman mukaan kuntiin ja kuntayhtymiin toukokuussa 2019 määräyksen Vardasta - määräyksessä huoltaja- ja maksutiedot- sekä henkilöstö-tietoluettelot - huoltaja- ja maksutiedot-tietoluettelo on jo luonnos-tilassa jaossa, jotta valmistautuminen 1.9. käyttöönottoon voi alkaa kunnissa ja kuntayhtymissä. ohjeen Vardasta - henkilöstö-kokonaisuuden käyttöönoton lykkääntyminen - huoltaja- ja maksutiedot kokonaisuuden osalta liitteenä rekisteröityjen informoimiseen liittyvää materiaalia Materiaalit lähetetään Varda-tietovastaaville, Varda-järjestelmävastaaville sekä kuntien ja kuntayhtymien kirjaamoihin. 09/04/2019 Opetushallitus 22

23 Vardan testauskokonaisuus

24 Vardan testauskokonaisuus huoltajien tiedot Testaustapa Aikataulu Osallistujat Testiaineisto Integraatiotestaus huhtikuu-elokuu 2019 Kuntien järjestelmätoimittajat, kunnat, joilla oma järjestelmä CSC:n, järjestelmätoimittajan tai kunnan testidata Käyttöliittymätestaus n. heinäkuu-elokuu 2019 CSC, Opetushallitus Testidata Hyväksyntätestaus (tiedon laadun testaus) alkaen Kunnat ja kuntayhtymät (Vardatietovastaava) Kunnan omat Vardaan tallennetut tiedot

25 Kunnat ja kuntayhtymät tekevät tiedon laadun testauksen Tiedon laadun testauksessa kunnan/kuntayhtymän Varda-tietovastaava tarkistaa, että Vardaan tallennetut tiedot ovat siirtyneet oikein Vardaan ja ovat sisällöltään oikeita. Tiedon laadun testaus suoritetaan vertaamalla Vardaan siirrettyä/tallennettua tietoa kunnan/kuntayhtymän varhaiskasvatuksen tietojärjestelmästä löytyviin tietoihin. Tiedon laadun testaus tehdään heti, kun kunta/kuntayhtymä on siirtänyt tiedot Vardaan ensimmäisen kerran. Tiedon laadun tehdään Opetushallituksen tuottamien testitehtävien avulla ja raportoidaan Opetushallituksen ohjeistuksen mukaan. Materiaalit ja ohjeistus tuotetaan sivulle Tiedon laadun testauksella on suuri merkitys tietosisällön oikeellisuuden ja laadun 09/04/2019 Opetushallitus 25 sekä tietojen jatkokäytön (tietojen luovutus) näkökulmasta.

26 Vardaan tallennetun tiedon hyödyntäminen

27 Vardan tietovirrat Varhaiskasvatustoimija (kunta, kuntayhtymä, yksityinen varhaiskasvatustoimija) Organisaatiotiedot Toimipaikat (päiväkodit, perhepäiväkodit, ryhmäperhepäiväkodit) Lapset Henkilöstö Huoltajat Tiedonsiirto integraation kautta Tallennus käyttöliittymän kautta Varhaiskasvatuksen tietovaranto VARDA Virkailija.opintopolku.fi/varda Vardan julkiset tiedot Vipunenpalvelun käyttöliittymässä Käyttöliittymä rekisterinpitäjille Oma Opintopolku käyttöliittymä rekisteröidyille ja heidän huoltajilleen Tietojen luovutus viranomaisille Tietojen luovutus tutkimukseen 09/04/2019 Opetushallitus 27

28 Tietojen hyödyntäminen Vardan kautta saadaan yhteismitallista, vertailukelpoista ja laadukasta tietoa, jota hyödynnetään varhaiskasvatuksen kansallisessa suunnittelu- ja ohjaustyössä kunnallisessa ja valtakunnallisessa varhaiskasvatuksen kehittämisessä viranomaisten lakiperusteisessa toiminnassa, esim. Kela varhaiskasvatuksen tutkimuksessa raportoinnissa ja tilastoinnissa kansallisesti ja kansainvälisesti Varhaiskasvatuksen sisältö kattavasti Vardassa vuodesta 2021 lähtien 09/04/2019 Opetushallitus 28

29 Vardan tietojen käyttö viranomaistoiminnassa Vardasta tietoja luovutetaan vain viranomaiskäyttöön ja tutkimukseen. Viranomaiskäyttö edellyttää sopimusta Opetushallituksen kanssa Vardasta tietoja viranomaiskäyttöön: Kela lastenhoidon tuen käsittely (laki lasten kotihoidon ja yksityisen hoidon tuesta (1128/1996)) Tilastokeskus THL Kun tietoja aletaan välittää muille viranomaisille, informoidaan rekisterinpitäjiä Kiinnostusta Vardan tietojen käyttöön tutkimustoimintaan on jo Lisätietoja tietojen luovutuksesta: 09/04/2019 Opetushallitus 29

30 Opetushallituksen tehtävät Vardassa ja Vardan asiakaspalvelu

31 Opetushallituksen tehtävät Vardassa Varhaiskasvatuksen tietovaranto Varda on Opetushallituksen palvelu. Opetushallitus mm. vastaa tietovarannon yleisestä toiminnasta (palvelun ylläpito ja siihen liittyvä asiakaspalvelu ja koulutus sekä raportointi ja tilastointi) kehittää palvelua yhdessä OKM:n ja Vardan teknisen toteuttajan kanssa vastaa tietovarannon käytettävyydestä, eheydestä ja muuttumattomuudesta sekä suojaamisesta ja säilyttämisestä määrää miten tiedon tallentajien on pidettävä tallennettavat tiedot ajantasaisina kerää lokitietoa palvelun käytöstä ja toimii lokitietorekisterin rekisterinpitäjänä tuottaa tietovarantoon tallennetuista tiedoista tietoaineistoja viranomaisille, rekisterinpitäjille sekä tilastoja julkiseen käyttöön (Opetushallituksen Vipunen-palvelu) vastaa ohjelmointirajapinnoista tietojen tallentamista, käsittelyä ja luovutusta varten sekä tietojen luovutuksen lainmukaisuudesta ja ohjelmointirajapintojen avaamisen edellytysten tutkimisesta vastaa tutkimusluvan antamisesta tietojen luovutusta varten 09/04/2019 Opetushallitus 31 Vardan ohjaus opetus- ja kulttuuriministeriöstä (ohjausryhmä)

32 Vardan asiakaspalvelu Opetushallituksessa Sähköpostitse virka-aikana arkisin osoitteessa Puhelimitse ti to klo 9 12 ( käyttöönoton tuki) Klinikka-toiminta, ks. Webinaarit (infot, koulutukset) ja tapahtumat Verkossa: oph.fi/varda oph.fi/utvecklingsprojekt/varda confluence.csc.fi/display/ophpalv/varhaiskasvatuksen+tietovaranto - Ajankohtaista: - Ohjeistukset: - Usein kysytyt kysymykset: Tallenteet: youtube.com/playlist?list=plsbm4tvhwd2h88oorgjh2ozjka5i_zeu3 Sähköpostiviestintä tietojen tuottajille (rekisterinpitäjille) Uutiskirje n. 1 kerran kuukaudessa, tilaukset: varda@opintopolku.fi Tietoa asiakaspalvelusta verkossa: 09/04/2019 Opetushallitus 32

33 Kiitos