Varhaiskasvatuksen tietovaranto Vardan käyttöönotto - kunnan roolit ja tehtävät klo ja Kukka-Maaria Berg/Opetushallitus Miia

Transkriptio

1 Varhaiskasvatuksen tietovaranto Vardan käyttöönotto - kunnan roolit ja tehtävät klo ja Kukka-Maaria Berg/Opetushallitus Miia Hämäläinen/CSC Tieteen tietotekniikan keskus Oy

2 Webinaarin sisältö Webinaari on suunnattu integraation kautta tiedot tuottavien kuntien ja kuntayhtymien Varda-vastaaville ja Varda-pääkäyttäjille. Webinaarin sisältö: Ajankohtaista Vardasta Kuntien ja kuntayhtymien tiedot Vardassa ja tiedonsiirto Vardaan Varda-vastaavien ja Varda-pääkäyttäjien tehtävät ja vastuut Käyttäjähallinta Vardan käyttöönoton tuki kunnille ja kuntayhtymille 26/09/2018 Opetushallitus 2

3 Webinaarin tavoitteet Kuntien/kuntayhtymien Varda-vastaaville ja Varda-pääkäyttäjille: muodostuu kuva Vardan kehittämisen tilanteesta hahmottuu Opetushallituksen tehtävät ja Vardaan liittyvät Opetushallituksen määräys muodostuu kuva kunnan/kuntayhtymän Vardaan liittyvistä tehtävistä, vastuista ja roolista sekä aikatauluista tulee tutuksi Vardaan tuotettava sisältö sekä tiedon tuottamisen tapa selkiytyy esiopetustietojen tuottamisen tapa, tehtävät ja vastuu tulee tutuksi Vardan testaamiseen liittyvät kunnan/kuntayhtymän tehtävät hahmottuu Opetushallituksen käyttöönoton tuki kunnille 26/09/2018 Opetushallitus 3

4 Ajankohtaista Vardasta

5 Vardan kehittämisen kokonaisaikataulu 26/09/2018 Opetushallitus 5

6 Opetushallituksen tehtävät Varhaiskasvatuksen tietovaranto Varda on Opetushallituksen palvelu. Opetushallitus mm. vastaa tietovarannon yleisestä toiminnasta (palvelun ylläpito ja siihen liittyvä viestintä) vastaa tietovarannon käytettävyydestä, eheydestä ja muuttumattomuudesta sekä suojaamisesta ja säilyttämisestä määrää miten tiedon tallentajien on pidettävä tallennettavat tiedot ajantasaisina kerää lokitietoa palvelun käytöstä ja toimii lokitietorekisterin rekisterinpitäjänä tuottaa tietovarantoon tallennetuista tiedoista tietoaineistoja viranomaisille sekä tilastoja julkiseen käyttöön (Opetushallituksen Vipunen-palvelu) vastaa ohjelmointirajapinnoista tietojen tallentamista, käsittelyä ja luovutusta varten sekä tietojen luovutuksen lainmukaisuudesta ja ohjelmointirajapintojen avaamisen edellytysten tutkimisesta vastaa tutkimusluvan antamisesta tietojen luovutusta varten 26/09/2018 Opetushallitus 6

7 Opetushallituksen määräys, ohje ja tietoluettelo Opetushallitus tuottaa varhaiskasvatuksen tietovaranto Vardan määräyksen, ohjeen ja tietoluettelon viikolla 41/2018 Määräyksessä, ohjeessa ja liitteessä kerrotaan ketä määräys koskee tiedot tuotettavista tiedoista tiedon syötön aloituksen siirtymäaika: kuinka usein tietoja syötetään Vardaan: - rajapinnan välityksellä tapahtuva tiedonsyötön frekvenssi 1 krt/vrk - käyttöliittymän välityksellä tapahtuva syötettävien tietojen päivitysten 2 kertaa kuukaudessa: joka kuukauden 15. päivään ja kuukauden viimeiseen päivään mennessä. Tietoluettelo lähetetään määräyksen liitteenä Materiaalit lähetetään kuntaan sähköpostitse Varda-vastaaville ja kuntien kirjaamoihin. Materiaalit tallennetaan myös Opetushallituksen Varda-materiaalien sivulle: 26/09/2018 Opetushallitus 7

8 Varhaiskasvatuksen tietovaranto Vardan kehittämisen tilanne: käyttöönotto Jatkokehitetään ympäristöä: mm. validoinnit, käyttöoikeudet, valvonta ja monitorointi sekä käyttöoikeudet Tietoturva-auditoinnit Integraatiotestaus Käyttöönottoviestintä ja koulutukset Dokumentointi 26/09/2018 Opetushallitus 8

9 Varhaiskasvatuksen tietovaranto Vardan kehittämisen tilanne: käyttöönotto HR-järjestelmäintegraatioiden määrittely- ja valmistelutehtävät Henkilöstö- ja huoltajatietojen tietosisältöjen tarkempi määrittely Kevään 2019 suunnittelu 26/09/2018 Opetushallitus 9

10 Kuntien ja kuntayhtymien tiedot Vardassa ja tiedonsiirto Vardaan

11 Kunnat tuottavat tiedot Vardaan Opetushallituksen määräys, ohje ja tietoluettelo Varhaiskasvatuslaki Varda-vastaava Varda-pääkäyttäjä Kunnan varhaiskasvatustoiminta 26/09/2018 Opetushallitus 11

12 Kunnan tehtävät syksyllä 2018 järjestelmäintegraatiokunnat 1. Nimetä kunnan Varda-pääkäyttäjä ja Varda-vastaava ja ilmoita kuntasi tapa tuottaa tietoja Vardaan. Mikäli kuntasi ei ole ilmoittanut tietoja, otathan yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen 2. Osallistua Varda-pääkäyttäjille ja Varda-vastaaville suunnattuihin webinaariin sekä tarvittaessa Vardaklinikoihin lähtien 3. Hakeutua sivustolle oph.fi/varda tutustumaan käyttöönottoa tukeviin materiaaleihin ja viestintään 4. Varmistaa järjestelmätoimittajan kanssa/varmistaa kunnan omasta järjestelmästä, että: Opetushallituksen tietoluettelossa mainitut tiedot löytyvät järjestelmästänne Järjestelmätoimittajan/kunnan/kuntayhtymän oman järjestelmän Varda-versio saadaan päivitettyä hyvissä ajoin ennen vuodenvaihdetta 5. Varmistaa, että Opetushallituksen määräyksessä, ohjeessa ja tietoluettelossa määritellyt yhtenäiset kirjauskäytännöt on jalkautettu kunnan toimijoille (Varda-vastaava) 6. Järjestää kunnan/kuntayhtymän Varda-pääkäyttäjälle ja Varda-vastaavalle käyttöoikeudet Vardaan. 7. Tammikuu 2019: Aloittaa tiedonsyöttö tietovarantoon. Varda-vastaavan ja -pääkäyttäjän tulee tehdä hyväksyntätestaus (tietojen laadun tarkistus). Ohjeet käydään läpi joulukuun 2018 webinaarissa. 26/09/2018 Opetushallitus 12

13 Miten kunnan varhaiskasvatustiedot siirretään Vardaan? Ne varhaiskasvatuksen järjestäjät, joilla on käytössään varhaiskasvatuksen operatiivinen järjestelmä, ovat automatisoidun tiedonsiirron piirissä. Kunnan varhaiskasvatusjärjestelmän toimittaja huolehtii kunnan automatisoidusta tiedonsiirrosta ja integraatiosta Vardaan Vardan ja varhaiskasvatuksen järjestelmien välisten integraatioiden avulla varhaiskasvatuslakiin kirjatut tietosisällöt siirtyvät automaattisesti varhaiskasvatuksen tietovarantoon Opetushallituksen määrittelemän tiedonsiirtofrekvenssin mukaisesti Tiedonsiirtofrekvenssi: 1 vuorokauden kuluessa tietojen tuottamisesta tai päivittämisestä varhaiskasvatuksen järjestelmään Lisäksi kunnan tulee järjestää tarvittavat käyttövaltuudet tiedon siirron mahdollistamiseksi sekä pitää huolta omassa järjestelmässä ylläpidettävien tietojen ajantasaisuudesta ja yhteismitallisuudesta (vrt. Vardan tietoluettelo). Mikäli kunnalla on käytössään oma varhaiskasvatusjärjestelmä, voi kunnan varhaiskasvatusjärjestelmä integroitua suoraan Vardaan. Tällöin Vardan tekninen toteuttaja CSC on kuntaan yhteydessä Opetushallitus 13

14 Kunnan tallennusvastuut lähtien Kunnan tai kuntayhtymän tulee tallentaa lähtien seuraavia osa-alueita koskevat tiedot: Varhaiskasvatuksen järjestäjä (Y-tunnustason tiedot) Toimipaikat (päiväkodit, perhepäiväkodit sekä ryhmäperhepäiväkodit) Lapset Tallennetun tiedon siirtäminen tulee toteuttaa välisenä aikana lähtien tallennettavista henkilöstö- ja huoltajatiedoista viestitään tarkemmin keväällä

15 Tietosisältö Järjestäjä 1. Y-Tunnus 2. Järjestäjän nimi (Y-tunnuksen kautta) 3. Kuntakoodi 4. Yhteystiedot - Sähköposti - Tilinumero - IP-osoite - Postiyhteystiedot (katuosoite, postinumero ja toimipaikka) 26/09/2018 Opetushallitus 15

16 Tietosisältö - Toimipaikka 1. Toimipaikan nimi 2. Yhteystiedot - Postiosoite (kadunnimi, postinumero ja toimipaikka) - Puhelinnumero - Sähköposti 3. Toimipaikan järjestämismuoto - Kunnan tai kuntayhtymän järjestämä - Kunnan tai kuntayhtymän ostopalvelu - Palvelusetelillä järjestetty - Yksityisen hoidon tuella järjestetty 4. Toimipaikan toimintamuoto - Pk, Pph, Rpph 26/09/2018 Opetushallitus 16

17 Tietosisältö - Toimipaikka 1. Toimipaikan toimintakieli 2. Toimipaikan painotukset varhaiskasvatuksessa - Kasvatusopillisen järjestelmän mukaan - Toimintapainotukset - Kielipainotukset 3. Varhaiskasvatuspaikkojen määrä 26/09/2018 Opetushallitus 17

18 Tietosisältö - Lapsi 1. Henkilötunnus 2. Nimi 3. Äidinkieli 4. Kotikunta 5. Yhteystiedot (kadunnimi, postinumero ja toimipaikka) 6. Toimipaikka jossa varhaiskasvatuksessa 7. Hakemuksen toimittamispäivämäärä 8. Varhaiskasvatuspäätökseen kirjattu alkamis- ja päättymispvm 9. Varhaiskasvatusoikeuden perusteen toteutuminen i. Tuntimäärä viikossa ii. Onko vuorohoidossa iii. Päivittäinen vai osaviikkoinen iv. Alle (5.0 tai alle) tai yli 5 tuntia (5.01 tai yli) päivässä varhaiskasvatuksessa 10. Varhaiskasvatuksen järjestämismuoto 26/09/2018 Opetushallitus 18

19 Esiopetustiedot Kunta vastaa esiopetustietojen tallentamisesta Varda-integraation kautta Koski-palveluun Perusopetuksen yhteydessä järjestettävän esiopetuksen osalta käytössä on jo perusopetuksen järjestelmien integraatio Koski-palveluun tai Koski-palvelun käyttöliittymäkäyttö Mikäli kunta järjestää esiopetusta varhaiskasvatuslain mukaisessa varhaiskasvatuksen paikassa, on esiopetustiedot tallennettava lähtien integraatiota käyttäen Vardan kautta Koskeen Perusopetuksen yhteydessä järjestettävän esiopetuksen tallentamisen osalta Koskeen asiakaspalvelua saa Koski-palvelusta: muutoin Lisätietoa Koski-palvelusta: 26/09/2018 Opetushallitus 19

20 Kunta/kuntayhtymä rekisterinpitäjänä Kunta tai kuntayhtymä Kunta tai KY toimii omien tietojensa osalta rekisterinpitäjänä ja huolehtii, että tiedot ovat ajantasaisia. Kunta tai KY vastaa Vardaan tallentamiensa tietojen sisällöstä ja virheettömyydestä. Opetushallitus Jos kunta tai KY rekisterinpitäjänä lakkaa eivätkä kyseisen rekisterinpitäjän tehtävät siirry toiselle, kyseisten tietovarantoon tallennettujen tietojen osalta rekisterinpitäjänä toimii Opetushallitus. Opetushallitus toimii lokitietorekisterin rekisterinpitäjänä. Opetushallitus huolehtii EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen rekisteröityjen oikeuksien toteutumisesta. 26/09/2018 Opetushallitus 20

21 Varda-vastaavien ja Vardapääkäyttäjien tehtävät ja vastuut

22 Vardan toimijaroolit kunnassa Kunnalla on kaksi toimijaroolia Vardassa: Varda-vastaava Varda-pääkäyttäjä 26/09/2018 Opetushallitus 22

23 Vardan toimijaroolit Varda-vastaava Varda-vastaava: koordinoi ja vastaa varhaiskasvatuksen tiedontuotannon käytänteiden jalkauttamisesta kunnassa tai KY:ssä huolehtii siitä, että kunnan järjestelmään syötetään Vardaan välitettävät tiedot Vardan määräyksen, ohjeiden ja tietoluettelon mukaisesti. Muuttuneet tiedot ohjeistetaan syöttämään kunnan järjestelmään heti. tekee Vardan tiedon laadun testauksen tammi-helmikuussa 2019 eli vertaa kunnan järjestelmässä ylläpidettyjen tietojen ja Vardaan syötettyjen kunnan tietojen oikeellisuuden projektista annettujen valmiiden tiedon laadun testitapausten mukaisesti. hyödyntää varhaiskasvatuksen tietovarannon tietoja raportointityökaluilla, esim. OPH:n Vipunen-palvelun kautta Opetushallitus 23

24 Vardan toimijaroolit Varda-pääkäyttäjä Varda-pääkäyttäjä: Koordinoi ja vastaa kunnassa tai KY:ssä Vardan käyttöönoton teknisestä valmistelusta yhdessä varhaiskasvatusjärjestelmän toimittajan kanssa Koordinoi ja vastaa jatkossa yhteydenpidosta tekniseen ylläpitoon liittyen oman kunnan varhaiskasvatuksen järjestelmätoimittajan sekä Opetushallituksen kanssa Toimii kunnan tai kuntayhtymän Varda-käyttöoikeuksien ylläpitäjänä 26/09/2018 Opetushallitus 24

25 Kunta/kuntayhtymä osallistuu testaukseen Testaustapa Aikataulu Osallistujat Testiaineisto Integraatiotestaus syys-joulukuu 2018 Kuntien/kuntayhtymien järjestelmätoimittajat (+ kunnan/kuntayhtymän edustajat); Kunnat/kuntayhtymät, joilla oma järjestelmä Käyttöliittymätestaus loka-joulukuu 2018 Kuntien/kuntayhtymien käyttöliittymäkäyttäjät Tiedon laadun testaus alkaen Kuntien/kuntayhtymien Vardavastaavat ja -pääkäyttäjät CSC:n, järjestelmätoimittajan tai kunnan/kuntayhtymän testidata Testidata Kunnan/kuntayhtymän omat Varda-tiedot Opetushallitus 25

26 Integraatiotestauksen sisältö Ohjelmallinen tiedonsyöttö kuntien operatiivisista tietojärjestelmistä Vardaan REST-rajapinnan avulla Testaaja syöttää, lukee, muokkaa ja poistaa tietoja validointi, virheet Tavoite: tiedonsiirron virheettömyys ja ohjelmistovaatimusten toteutuminen Osallistuvat yritykset: Abilita, Tieto, WhileOnTheMove, CGI ja Visma Kunta 1 Kunta 2 Kunta 3 Kunta 4 data data data data testidata testidata data data X X X Järjestelmätoimittaja 1 Järjestelmätoimittaja 2 testidata testidata testidata testidata R E S T testidata testidata Varda Opetushallitus 26

27 Käyttöliittymätestaus ja tiedon laadun testaus Käyttöliittymää testataan syksyllä 2018 Käytettävyystestaus kuntien vapaaehtoisten testaajien kanssa Toiminnallinen testaus Tekninen testaus - Automaatio- ja suorituskykytestaus Saavutettavuusauditointi 26/09/2018 Opetushallitus 27

28 Käyttäjähallinta

29 Käyttäjähallinta lyhyesti Mikä? Kuka? Vardan käyttäjähallinnalla tarkoitetaan sen hallinnoimista, kuka kunnan päässä saa katsella Vardaan syötettyjä tietoja, syöttää tietoa Vardaan sekä myöntää muille käyttöoikeuksia Vardaan. Kunnan vastuulla on huolehtia oman organisaationsa sisäisestä käyttäjähallinnasta Vardassa. Missä? Vardan käyttöoikeuksia anotaan ja hallinnoidaan Opintopolun virkailijan käyttöliittymässä virkailija.opintopolku.fi. Miten? Kunnan Opintopolun vastuukäyttäjä myöntää pääkäyttäjän oikeudet kunnan omalle Varda-pääkäyttäjälle syksyllä Kunnan Varda-pääkäyttäjä myöntää muut oman kunnan käyttöoikeudet Vardaan alkaen. Käyttäjähallinnan koulutus järjestetään pääkäyttäjille joulukuussa /09/2018 Opetushallitus 29

30 Integraatiokunnan käyttäjäroolit Vardan käyttöoikeus Varda-pääkäyttäjä Varda-katselija Käyttöoikeuden kuvaus Varda-pääkäyttäjä voi myöntää organisaationsa käyttöoikeuksia voi katsella kunnan Vardaan tallentamia tietoja näkee tiedot epäonnistuneista tiedonsiirroista ja raportoi niistä eteenpäin voi yksilöidä henkilötunnuksettomia henkilöitä oppijanumerorekisterissä voi luoda kunnan Varda-palvelukäyttäjän tunnuksen Varda-katselija voi katsella kunnan Vardaan tallentamia tietoja joko kunnan tasolla tai toimipaikkatasolla Vardapalvelukäyttäjä Varda-palvelukäyttäjä kunnan tiedonsiirtotunnus, joka asetetaan tietojärjestelmään eli "organisaatiokohtainen rajapinnan tunnus ja salasana oikeutta ei myönnetä henkilölle vaan varhaiskasvatustoimijalle kuten kunnalle Varda-pääkäyttäjä luo Varda-palvelukäyttäjän tunnuksen Huom! Käyttöliittymäkunnissa on käytössä myös Varda-tallentajan käyttöoikeus. Varda-tallentaja voi tallentaa tietoja Vardaan Vardan käyttöliittymän kautta sekä yksilöidä henkilötunnuksettomia henkilöitä oppijanumerorekisterissä.

31 Käyttöoikeuksien kaksi eri tasoa 1. taso: kunta Käyttöoikeus myönnetään kunnan tasolle, jolloin henkilö näkee kaikki kunnan alla olevat toimipaikat ja niiden tiedot Kunta 2.taso: toimipaikka Käyttöoikeus myönnetään yksittäiseen toimipaikkaan, jolloin henkilö näkee vain tämän toimipaikan tiedot Päiväkoti Mustikka Päiväkoti Mansikka Perhepäiväkoti Vadelma Ryhmäperhepäiväkoti Puolukka

32 Vardan käyttöönoton tuki kunnille ja kuntayhtymille syksyllä 2018

33 Varda-käyttöönoton tuki syksyllä 2018 Koulutukset Webinaarit (integraatiokunnat) ja (käyttöliittymäkunnat) Järjestelmätoimittajien koulutukset Kaikille avoimet klinikat alkaen joka perjantai klo Suunnittelussa AVI:en Varda-koulutukset Käyttöönoton tuki OPH:n määräys ja ohjeet (mm. tietoluettelo) Asiakaspalvelu sähköpostitse: varda@opintopolku.fi Tulossa asiakaspalvelu puhelimitse Wikisivut ja UKK-palsta: skasvatuksen+tietovaranto Ohjevideot (käyttöliittymä) Tapahtumat Varhaiskasvatusmessut pe Muu viestintä Opetushallituksen verkkopalvelu oph.fi/varda Varda-uutiskirjeet, tilaus varda@opintopolku.fi Tallenteet Youtubessa: tvhwd2h88oorgjh2ozjka5i_zeu3 Sosiaalinen media Sähköpostit ja tarvittaessa kyselyt Varda-esite

34 oph.fi/varda 26/09/2018 Opetushallitus 34

35 Vardan viestintä på svenska Varda-esite ja oph.fi/varda sivu ruotsiksi Opetushallituksen määräys ja ohje käännetään ruotsiksi Asiakaspalvelua ruotsiksi Webinaarien diat käännetään ruotsiksi Osa käyttäjäohjeista käännetään ruotsiksi Ohjevideot tekstitetään ruotsiksi 26/09/2018 Opetushallitus 35

36 Lopuksi

37 Yhteismitallinen tiedonkeruu on kaiken a ja o Varhaiskasvatuksen tietovaranto Varda kokoaa yhteen paikkaan varhaiskasvatuksen kansallisessa suunnittelu- ja ohjaustyössä tarvittavat tiedot. Yhteismitallinen ja ajantasainen tiedon syöttö mahdollistaa laadukkaan tiedon hyödyntämisen. Varda-tietoa hyödynnetään mm. kansallisissa ja kansainvälisissä tilastoissa ja tutkimuksissa sekä viranomaisten lakiperustaisissa tehtävissä. Vaatii varhaiskasvatuksen järjestäjiltä varhaiskasvatuksen tietojen omistajina varhaiskasvatustietojen tuottamista varhaiskasvatuslain määrittelyjen sekä Vardan tietoluettelon mukaisesti varhaiskasvatuksen tietovarantoon ohjattavien tietojen kirjaamista kuntien/kuntayhtymien omiin varhaiskasvatusjärjestelmiin yhteisten kirjauskäytäntöjen mukaisesti (yhteismitallisuus ja ajantasaisuus) tiedon tallentamista tietovarantoon OPH:n määräyksen mukaisesti

38 Kiitos oph.fi/varda