Lahti Events Oy ylläpitää rekisteriä ainoastaan omaan käyttöönsä.

Transkriptio

1 Henkilötietolain (523/99) 10 :n mukainen Rekisterin nimi lahti2017.fi Maailman suurin hiihtoseura -kannattajaklubirekisteri Rekisteriselosteen laatimispäivä Rekisterinpitäjä Lahti Events Oy Y-tunnus: Askonkatu 9 F, 4 krs Laura Lehtonen laura.lehtonen@lahti2017.fi Lahti Events Oy ylläpitää rekisteriä ainoastaan omaan käyttöönsä. 1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus Henkilötietojen käsittelyn perusteena on rekisterinpitäjän ylläpitämien www-sivujen kautta sivujen käyttäjiin kohdistuen tapahtuvan informaation jakamisen, tuotteiden ja palveluiden tarjoamisen ja toimittamisen, tutkimusten ja kampanjoiden sekä kilpailujen järjestämisen sekä mainostamisen ja markkinoinnin toteuttaminen asianmukaisesti. ( Käyttäjät ovat henkilöitä, jotka liittymällä Maailman suurimpaan hiihtoseuraan haluavat olla mukana odottamassa Lahden vuoden 2017 hiihdon MM-kisoja esimerkiksi lukemalla ko. www-sivulta aihetta koskevia uutisia ja tietoja sekä ostamalla kisalippuja ennakkomyynnistä) Tarkemmin ottaen henkilötietoja käsitellään: Asiakassuhteen tai muun sopimussuhteen perustamista, toteuttamista ja täytäntöönpanoa varten kilpailuun tai muuhun kampanjaan osallistuvan henkilön asianmukaiseen tunnistamiseen; jäsenyyden, sopimussuhteen tai vastaavankaltaisen yhteyden edellyttämien tiedotus-, analysointi-, tilastointi-, ylläpito- ja kehitystoimien toteuttamiseen; suoramainontaan, etämyyntiin ja muuhun suoramarkkinointiin sekä mielipide- ja markkinatutkimuksiin lain sallimin tavoin ja laajuudessa, jollei Käyttäjä ole kieltänyt henkilötietojensa tällaista keräämistä ja tallettamista Käyttäjän yksiselitteisesti antaman suostumuksen mukaisiin käyttötarkoituksiin. 2. Rekisterin tietosisältö Rekisterin sisältämä käyttäjäkohtainen tietosisältö voi vaihdella sen mukaan, millaista käyttäjän toimesta tapahtuva käyttö on. Yleisinä tietoina Käyttäjistä merkitään rekisteriin seuraavia tietoja: nimi, arvo tai ammatti, ikä, sukupuoli, äidinkieli, postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja mahdollinen Käyttäjän asettama kielto koskien tietojen luovuttamista suoramarkkinointitarkoituksiin. Käyttäjä voi lisätä rekisteriin haluamiaan henkilötietoja.

2 Maksullisten palveluiden, asiakassuhteiden ja sopimuksen tekemistä edellyttävien toimenpiteiden mahdollistamiseksi ja turvaamiseksi Käyttäjistä voidaan merkitä rekisteriin yleisten tietojen lisäksi seuraavia tietoja: kansalaisuus, henkilötunnus tai syntymäaika, asiakas- ja käyttäjätunnus tai muu vastaava tunnistautumistieto, kotikunta, kuuluminen erityiseen asiakasohjelmaan tai -ryhmään sekä mielenkiinnon kohteet ja muut käyttäjän itsensä antamat profilointitiedot. 3. Säännönmukaiset tietolähteet Tietoja kerätään käyttäjiltä itseltään tämän rekisteröityessä palveluun, käyttäessä palvelua tai osallistuessa muutoin www-sivulla toteutettuun tietoja edellyttävään toimintoon. Tämän lisäksi tietoja voidaan kerätä asiakaspalautelomakkeelta. 4. Säännönmukaiset tietojen luovutukset Tietoja voidaan luovuttaa rekisterinpitäjän kanssa samaan konserniin tai sen kanssa muutoin samaan taloudelliseen yhteenliittymään kuuluville tahoille sillä tavoin ja siinä laajuudessa, kuin se lain mukaan on sallittua. Jos käyttäjä ei halua tietoja käytettävän, on siitä ilmoitettava erikseen rekisterin ylläpitäjälle osoitteeseen klubi(at)lahti2017.fi. Tietojen käsittelemisessä käytettävät palvelimet ja muut tekniset apuvälineet voivat olla rekisterinpitäjän käyttämän ulkopuolisen palveluntarjoajan omistuksessa ja hallinnassa ja rekisterinpitäjä voi hankkia niiden käyttämiseksi tarpeelliset palvelut ulkopuoliselta palveluntarjoajalta. Tietoja voidaan siirtää EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle, mikäli se on Käyttäjän tarvitseman palvelun teknisen toteuttamisen vuoksi tarpeellista tai mikäli se muutoin on tarpeellista henkilötietolain 23 :n 2-5 kohtien mukaisin perustein. Tietojen siirtoon EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle pyydetään kuitenkin Käyttäjältä aina nimenomainen suostumus. 4.1 Henkilötietojen kerääminen ja käyttäminen Rekisteriä käytetään asiakassuhteen hoitoon, asiakasyhteydenpitoon ja markkinointiin sekä Lahti Events Oy:n omaan suoramarkkinointiin, jollei asiakas ole suoramarkkinointia kieltänyt. Lahti Events Oy:n asiakastietoja ei luovuteta ulkopuolisille. Lahti Events Oy käyttää näitä ja muita asiakassuhteen aikana syntyneitä tietoja tuote- ja palvelutarjonnan suunnitteluun sekä tarjonnan kohdistamiseksi. Tavoitteena on toimia asiakaslähtöisesti ja huomioida myös asiakkaan erilaiset ostokanavaan liittyvät tottumukset. 4.2 Kerättyjen tietojen tarkkuus ja muutokset Lahti Events Oy voi omasta aloitteestaan tai pyynnöstäsi täydentää, korjata tai poistaa epätäydellisiä, epätarkkoja tai vanhentuneita henkilötietoja, jotka on saatu tämän sivuston toiminnan yhteydessä. 4.3 Henkilötietojen säilytysaika ja hävittäminen Tietoja säilytetään vuoden 2017 loppuun asti, ellei Käyttäjä pyydä tietojensa poistamista tätä ennen. Vuoden 2017 lopussa Käyttäjille lähetetään kysely, ovatko he halukkaita

3 jatkamaan Kannattajaklubin jäsenyyttä entisin ehdoin tulevien Salpausselän kisojen kannattajina. Mikäli käyttäjä ei ilmaise suostumustaan Kannattajaklubin jäsenyyden jatkumisesta, hänen tietonsa poistetaan rekisteristä. 5. Rekisterin suojauksen periaatteiden kuvaus Rekisterin suojauksessa noudatetaan seuraavia periaatteita. Lahti Events noudattaa henkilötietojen käsittelyssä huolellisuutta ja hyvää tietojenkäsittelytapaa Rekisterin käyttö on ohjeistettu, rekisterin sisältämiin tietoihin pääsevät käsiksi vain ennalta määritellyt henkilöt työtehtäviinsä liittyen, tiedot kerätään sähköisiin tietokantoihin, jotka sisältävät palvelimet suojataan palomuureilla, salasanoilla ja muilla ajantasaisilla teknisillä keinoilla, tiedot sisältävät palvelimet sijaitsevat tiloissa, jotka ovat lukittuja ja joissa on järjestetty asianmukainen kulunvalvonta, ja mahdollisten ulkopuolisten palveluntarjoajien kanssa on tehty kirjalliset sopimukset, jotka edellyttävät tietojen luottamuksellista käsittelyä ja edellä tässä kohdassa määritellyn mukaiset vaatimukset täyttävää suojaamista. 6. Tarkastus- ja kielto-oikeus. Tietosuojaviranomaiset Käyttäjien tiedoksi ilmoitetaan, että käyttäjällä on henkilötietolain 26 :n mukaan oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu. Tarkastusoikeuden toteuttamista koskevat pyynnöt esitetään rekisterinpitäjälle kirjallisesti myöhemmin tässä rekisteriselosteessa mainittuun osoitteeseen. Edelleen käyttäjien tiedoksi ilmoitetaan, että käyttäjällä on henkilötietolain 30 :n mukaan oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten. Vielä käyttäjien tiedoksi ilmoitetaan, että tietosuojavaltuutettu antaa henkilötietolain mukaisena tietosuojaviranomaisena henkilötietojen käsittelyä ja valvontaa koskevaa ohjausta ja neuvontaa sekä valvoo henkilötietojen käsittelyä. Tietosuojavaltuutettu myös ratkaisee eräät laissa tarkemmin määrätyt henkilötietojen tarkastusoikeuden toteuttamista ja tietojen korjaamista koskevat asiat. Tietosuojaviranomaisista löytyy lisätietoja esimerkiksi internetistä osoitteesta

4 Description of data file Under Section 10 of the Personal Data Act (523/99) Name of the register lahti2017.fi World s biggest skiing club register Compiling date of the description of data file 18th February 2015 Controller Lahti Events Ltd Business ID: Askonkatu 9 F, 4th floor Laura Lehtonen laura.lehtonen@lahti2017.fi Lahti Events Ltd maintains the register only for its own use. 1. Purpose of the processing of personal data The personal data of the users ( User ) of the website, maintained by the controller, is processed in order to properly carry out the following actions that are directed at the users: distribution of information, offering and delivering products and services, conducting studies, organising campaigns and competitions, and conducting advertising and marketing. More specifically, the personal data is used: as the basis for establishing, realising and executing customer relations or other contractual relationships; identifying a person who is participating in a competition or other campaign in an appropriate manner; carrying out tasks that are required in connection with memberships, contractual relationships or similar connections, i.e. communicating, conducting analyses, compiling statistics, and maintenance and development work; direct advertising, distance selling, other direct marketing, opinion polls and market research in the manner and to the extent permitted by law, unless the User has denied permission for such collecting and maintaining of his/her personal data; and for purposes to which the User has given explicit consent. 2. Data content of the data file The user-specific data contents of the register can vary, based on how the user uses the service. The following data is entered into the register as general data about the Users : name, title or profession, age, gender, native language, postal address, phone number, e-

5 mail address, and a possible restriction set by the User regarding the disclosure of data for direct marketing purposes. In order to enable and secure those actions required for providing services that are subject to a fee, establishing customer relationships and entering into a contract, the following data about the Users can be entered into the register, in addition to the general information: nationality, personal identity code or date of birth, customer and user ID or other similar information used for identification purposes, country and place of residence therein, membership in a special customer programme or group, interests and other profiling information personally provided by the customer. 3. Regular sources of data The data is gathered directly from the users when they register with the service and use it, and when they otherwise take part in a function on the website that requires them to provide data. Data can also be collected from customer feedback forms. 4. Regular disclosures of data Data can be disclosed to parties that belong to the same Group or economic combine as the controller, in the manner and to the extent permitted by law. If the user does not want his/her data to be used, he/she must notify the controller of the lahtiregion register of this separately at info (at) lahtiregion.fi. The servers and other technical equipment used for processing the data may be owned and managed by an external service provider used by the controller, and the controller may obtain the services necessary for using them from an external service provider. Data may be transferred to outside the European Union or the European Economic Area only if the country in question guarantees an adequate level of data protection. The data can be transferred outside the EU and the EEA if this is necessary, in order to technically implement the service required by the User, or if otherwise necessary on the grounds of Paragraphs 2 5 of Section 23 of the Personal Data Act. Prior to the transfer of data outside the EU and EEA, an unambiguous consent of the User shall be requested. 4.1 Collecting and using personal data The register is used for the purposes of managing customer relationships, contacting customers and marketing, as well as Lahti Region Ltd s own direct marketing, unless the customer has forbidden the use of his/her data for direct marketing. Lahti Region Ltd does not disclose any customer data to third parties. Lahti Region Ltd uses this and other data created during the customer relationship to plan and focus the products and services offered. The objective is to operate in a customer-oriented manner and to also take into consideration the customers various preferences with regard to the purchase channel Accuracy and changes to the collected data

6 Lahti Region Ltd may, at its own initiative or at your request, supplement, correct or remove incomplete, inaccurate or outdated personal information obtained in conjunction with activity on this website. 5. Description of the principles for securing the register The following principles are observed in keeping the register secure. There are rules for using the register: the data in the register can only be accessed by individuals determined in advance, in conjunction with their work duties; the data is to be collected in electronic databases which contain servers that are secured with firewalls, passwords and other up-to-date technical means; the servers that contain the data are to be located in locked locations, equipped with adequate access control systems; and written agreements have been entered into with possible external service providers to ensure confidential treatment of the data; and the data is to be secured in a manner that fulfils the requirements determined earlier in this paragraph. 6. Right of access and right to prohibit Data protection authorities For the information of users, users have the right under Section 26 of the Personal Data Act to check what data on him/her are entered in the register. Requests regarding implementing the right of access shall be presented to the controller in writing, delivered to the address stated later in this description of data file. Again for the information of users, under Section 30 of the Personal Data Act, the user has the right to prohibit the controller from processing any personal data about the user for the purposes of direct advertising, distance selling, other direct marketing, market research, opinion polls, public registers and genealogical research. Again for the information of users, data protection authorities provide advice concerning the processing and monitoring of personal data by data protection authorities, and monitor the processing of personal data, in accordance with the Personal Data Act. Data protection authorities also resolve some matters that concern the implementation of the right of access to personal data and the altering of data, specified more closely in the Personal Data Act. You can find more information about data protection authorities, for example, online at