Perhe- ja sosiaalipalvelut Lapsiperhepalvelut

Transkriptio

1 Perhe- ja sosiaalipalvelut Lapsiperhepalvelut LAPSIPERHEIDEN TUEN JA LASTEN- SUOJELUN OMAVALVONTASUUNNI- TELMA 2019

2 1 PALVELUNTUOTTAJAA KOSKEVAT TIEDOT Palveluntuottaja Päijät-Hämeen hyvinvointiyhtymä Y-tunnus: Toimintayksikön nimi Lapsiperheiden tuen ja lastensuojelun toimipisteet (sosiaalitoimistot) Toimintayksikön sijaintikunta yhteystietoineen Asikkala: Terveystie 1, Vääksy Hollola: Virastotie 3, Hollola Lahti: Grand, Vapaudenkatu 23 A, Lahti Nastola: Pekkalantie 12, Nastola Orimattila: Pappilantie 2, Orimattila Iitti Lisäksi Myrskylä, Pukkila ja Padasjoki, joissa tilat asiakkaiden tapaamiseen. Palvelumuoto; asiakasryhmä, jolle palvelua tuotetaan; asiakaspaikkamäärä Lapset, nuoret ja lapsiperheet /sosiaalityö, sosiaaliohjaus, perhetyö, tehostettu perhetyö Toimintayksikön vastaava esimies Niina Viholainen, tulosyksikköpäällikkö, lapsiperheiden tuki Eija Kallio, tulosyksikköpäällikkö, lastensuojelu Puhelin (Viholainen) (Kallio) Sähköposti 2 TOIMINTA-AJATUS, ARVOT JA TOIMINTAPERIAATTEET Toiminta-ajatus Laadukkaiden ja oikea-aikaisten sosiaalihuoltolain ja lastensuojelulain mukaisten palvelujen tuottaminen Päijät-Hämeen hyvinvointiyhtymän alueen kuntien lapsille, nuorille ja perheen vanhemmille. Arvot ja toimintaperiaatteet Perhe- ja sosiaalipalvelujen johtamisjärjestelmän mukaan: Luottamus, oikeudenmukaisuus ja vastuullisuus. Asioiden käsittelyn ja päätöksenteon keskeiset periaatteet ovat yhdenmukaisuus, puolueettomuus, laillisuus, luottamuksellisuus ja suhteellisuus. 2

3 3 RISKINHALLINTA Luettelo riskinhallinnan/omavalvonnan toimeenpanon ohjeista Riskien, kriittisten työtehtävien ja vaaratilanteiden ennakointi (perehdytyssuunnitelma) HaiPro-ohjeistus Toimistojen turvallisuusohjeet Riskikartoitukset Turvallinen kotikäyntiohjeistus Sisäisen valvonnan suunnitelma (mm. määräaikojen, dokumentoinnin ja päätösten perustelujen seuranta) Johtamisjärjestelmä ja kokouskäytännöt Sosiaalihuollon henkilökunnan ilmoitusvelvollisuus asiakkaan sosiaalihuollon palvelujen epäkohdasta tai sen uhasta -ohje Lisäksi on lukuisia työohjeita ja toimintamalleja asiakastyöhön liittyen. Riskien tunnistaminen Riskien tunnistaminen kuuluu jokaiselle työntekijälle. Jos tunnistetaan riski, siitä ilmoitetaan esimiehelle ja tarvittaessa työsuojeluvaltuutetulle ja turvallisuusyksikköön. Asia käsitellään tiimitasolla ja toimenpiteet kirjataan ja informoidaan henkilöstöä. Riskien käsitteleminen Vaara- ja uhkatilanteista ja läheltä piti tilanteista tehdään Haipro-ilmoitus. Se käsitellään ohjeistuksen mukaisesti. Asiasta keskustellaan tiimitasolla ja informoidaan tarvittaessa tulosyksikköpäällikköä/tulosaluejohtajaa. Kriisitilanteessa olleille työntekijöille on mahdollisuus järjestää yksilöllistä ammatillista tukea (kriisityönohjaus tai työterveyspsykologin tapaaminen). Jos työntekijään on kohdistunut fyysistä voimankäyttöä/väkivaltaa, ohjataan häntä käymään työterveyshuollossa. Korjaavat toimenpiteet Työntekijät ovat velvollisia ilmoittamaan havaitsemistaan epäkohdista ja riskitekijöistä, sekä vaaratilanteista ja läheltä piti tilanteista esimiehelle. Esimies selvittää tilannetta ja aloittaa tarvittavat ennaltaehkäisevät ja korjaavat toimet. Esimies ilmoittaa tarvittaessa asiasta omalle esimiehelleen. Muutoksista tiedottaminen Korjaavista toimenpiteistä tiedotetaan työntekijöitä ja asioita käsitellään säännöllisesti tiimeissä ja työpaikkakokouksissa. 4 OMAVALVONTASUUNNITELMAN LAATIMINEN Omavalvonnan suunnittelusta vastaava henkilö tai henkilöt Omavalvontasuunnitelman ensimmäisen version on laatinut tulosyksikköpäällikkö Eija Kallio. Omavalvontasuunnitelma käydään läpi lapsiperheiden tuen ja lastensuojelun tiimeissä ja suunnitelmaan tehdään tarvittavat muutokset/lisäykset. Omavalvonnan suunnittelusta ja seurannasta vastaavat tulosyksikköpäälliköt Niina Viholainen ja Eija Kallio. Omavalvontasuunnitelma on päivitetty tammikuussa Omavalvontasuunnitelman seuranta 3

4 Omavalvonnan toteutumista seurataan tulosyksiköiden esimiestiimeissä. Omavalvontasuunnitelman julkisuus Omavalvontasuunnitelma on julkinen asiakirja ja se on sosiaalitoimistoissa nähtävillä ilmoitustaululla tai ilmoitustaululla on maininta, mistä omavalvontasuunnitelma löytyy. 5 ASIAKKAAN ASEMA JA OIKEUDET Palvelutarpeen arviointi tapahtuu sosiaalihuoltolain ja lastensuojelulain mukaisesti (palvelutarpeen arviointi). Palvelutarvetta arvioidaan myös asiakkaan asiakassuunnitelmaneuvotteluissa. Arvioinnissa käytetään erilaisia välineitä ja menetelmiä, sekä tarvittaessa pyytämällä tietoja tai lausuntoja yhteistyötahoilta. Palvelutarvetta arvioidaan yhdessä asiakaan kanssa. Asiakassuunnitelma Asiakkaan tarvitsemista palveluluista ja tukitoimista sovitaan asiakassuunnitelmassa. Suunnitelma tarkistetaan tarvittaessa, kuitenkin vähintään kerran vuodessa. Asiakassuunnitelma toimitetaan asiakkaalle neljän (4) viikon kuluessa suunnitelmaneuvottelun pitämisestä. Asiakkaan asiallinen kohtelu Asiakkaan asiallisen kohtelun varmistamisen lähtökohta on arvostava, avoin ja kunnioittava kohtaaminen, sekä selkeä ja ymmärrettävä viestintä. Asiakkaan kokemasta epäasiallisesta kohtelusta esimies keskustelee ko. työntekijän kanssa. Tarvittaessa asiasta keskustellaan myös tiimissä ja tarkennetaan ohjeistusta ja toimintatapoja. Asiakkaalle kerrotaan mahdollisuudesta ottaa yhteyttä sosiaaliasiamieheen, sekä mahdollisuudesta tehdä asiattomasta kohtelusta sosiaalihuollon asiakaslain mukainen muistutus tai kantelu. Asiakkaan osallisuus Asiakkaan osallisuus oman asiansa käsittelyssä on ensiarvoisen tärkeää. Osallisuudesta huolehditaan keskustelemalla ja mielipide selvittämällä, sekä informoimalla asiakasta häntä koskevista ratkaisuista ja päätöksistä. Lapsiperheiden tuessa ja lastensuojelussa lapsi on keskiössä, joten hänen osallisuutensa varmistamiseksi lasta on tavattava riittävän usein. Palautteen kerääminen Asiakaspalautetta kerätään asiakkuuden kestäessä ja erityisesti asiakkuuden päättyessä. Sähköinen asiakaspalautejärjestelmä QPro on lapsiperhepalveluissa käytössä alkaen. Palautteen voi antaa sähköisesti tai palautelaatikkoon jätettävällä lomakkeella. Palautetta/kehittämisideoita kerätään myös erillisissä asiakasraadeissa ja kehittäjäasiakasryhmissä. Palautteen käsittely ja käyttö toiminnan kehittämisessä Asiakaspalautteista tehdään koonnit ja ne käsitellään tiimeissä ja myös tulosyksikön ja tulosalueen esimiespalavereissa. Palautteet huomioidaan toiminnan kehittämisessä. 4

5 Asiakkaan oikeusturva a) Muistutuksen vastaanottaja Muistutukset toimitetaan hyvinvointiyhtymän kirjaamoon (PHHyky, kirjaamo, Keskussairaalankatu 7, Lahti tai Kirjaamo lähettää ne Twebin kautta tulosyksikköpäälliköille ja tiedoksi tulosaluejohtajalle, toimialajohtajalle ja johdon assistentille. b) Sosiaaliasiamiehen yhteystiedot Sosiaaliasiamies Tarja Laukkanen, Kirkkokatu 29 A, Lahti, puh , Päivystysaika keskiviikkoisin klo 9 11 Asiakasohjaus Siirin tiloissa, Vapaudenkatu 23B, Lahti. c) Miten yksikön toimintaa koskevat muistutukset, kantelu- ja muut valvontapäätökset käsitellään ja huomioidaan toiminnan kehittämisessä? Ratkaisut ja päätökset käydään läpi esimiestiimeissä ja sovitaan, miten ne käsitellään tiimeissä. Tarvittaessa tarkennetaan tai muutetaan toimintaohjeita. Sosiaalihuoltolain 48 ja 49 :n mukaiset ilmoitukset asiakkaan palvelujen epäkohdasta tai sen uhasta sosiaalihuollon toteuttamisessa käsitellään ohjeen mukaisesti ja toimintaa kehitetään ilmoitusten perusteella. e) Tavoiteaika muistutusten käsittelylle Vastaukset valmistuvat yhden (1) kuukauden kuluessa muistutuksen saapumisesta. Yhteistyö eri toimijoiden kanssa tapahtuu yhteydenottoina puhelimitse, videoneuvotteluna tai järjestämällä verkostoneuvottelu, sekä jalkautumalla peruspalveluihin. Sopimalla yhteistyökäytänteistä ja verkostotyön toimintamallista, esim perhekeskustoiminta. 6 ASIAKASTURVALLISUUS Yhteistyö turvallisuudesta vastaavien viranomaisten ja toimijoiden kanssa Toimistojen työskentelytilojen ja asiakastapaamistilojen asianmukaisuudesta ja turvallisuudesta (ml paloturvallisuus) huolehditaan yhdessä kiinteistöstä vastaavan tahon ja turvallisuusyksikön kanssa. Toimistoissa on nimettynä turvallisuusvastaava. Paloturvallisuuteen liittyen toimistoissa on poistumisharjoitus vähintään kerran vuodessa. Epäkohdista ja rikkoutuneista tai toimimattomista kalusteista ilmoitetaan niistä vastaavalle taholle. Tarvittaessa epäkuntoinen kaluste tai tila poistetaan käytöstä. Tilanteen niin vaatiessa voidaan käyttää vartijapalveluja tai pyytää poliisilta virka-apua. Päihtyneen tai aggressiivisen asiakkaan vastaanottaminen asiointitiloihin on arvioitava turvallisuusnäkökulmasta. Toimistoihin asiakas ei voi tuoda lemmikkieläimiä, paitsi opaskoiran. 5

6 Henkilöstö Toimipisteissä työskentelee sosiaalityöntekijöitä, sosiaaliohjaajia, perheohjaajia, lähihoitajia ja palvelusihteereitä, sekä lähiesimiehiä. Sijaisjärjestelyistä sovitaan erikseen. Henkilöstöresurssin riittävyyttä ja mitoitusta tarkastellaan säännöllisesti, mm. laskemalla työntekijäkohtaisia asiakasmääriä, seuraamalla sairauspoissaoloja ja lakisääteisissä määräajoissa pysymistä. Henkilöstön jaksamista ja työhyvinvointia seurataan säännöllisesti esimiesten (lähiesimies, tulosyksikköpäällikkö) toimesta. Henkilöstöresurssi- ja työhyvinvointitilanteesta informoidaan tarvittaessa tulosaluejohtajaa ja toimialajohtajaa. Henkilöstön rekrytoinnin periaatteet Henkilöstön rekrytoinnissa noudatetaan HR:n rekrytoinnin ohjetta. Tehtävät täytetään pääsääntöisesti käyttämällä julkista hakua. Tehtävään valitaan kokonaisarvioinnin perusteella soveltuvin henkilö, joka täyttää tehtävän kelpoisuusvaatimukset. Kelpoisuuden lisäksi haastattelussa selvitetään hakijan kokemus lasten, nuorten ja perheiden kanssa työskentelystä, sekä mahdolliset tehtävän hoitamisessa eduksi luettavat lisä- /täydennyskoulutukset, sekä vuorovaikutusja yhteistyötaidot. Koeaika on joko neljä tai kuusi kuukautta, määräaikaisilla puolet määräaikaisuudesta. Lasten kanssa työskentelevien rikostausta selvitetään (rikosrekisteriotteen esittäminen). Suosikki-rekisteristä tarkistetaan sosiaalihuollon ammattihenkilöoikeudet. Kuvaus henkilöstön perehdyttämisestä ja täydennyskoulutuksesta Perehdytyksen vastuuhenkilö on ao. lähiesimies (johtava sosiaalityöntekijä, palveluesimies). Opiskelijoille nimetään harjoitteluvastaava. Sosiaalihuollon ammattihenkilöistä annetun lain mukaan ei-kelpoinen sosiaalityöntekijä, opiskelija toimii ammattiin valmistuneen sosiaalityöntekijän johdon ja valvonnan alaisena. Perehdytysvastuita voidaan jakaa, esim. sosiaali Efficaan perehdyttäminen. Huomioitava mm. GDPR- tietosuojaohjeistus ja lomake, työohjeet, asiakasasioiden delegointitaulukko, johtamisjärjestelmä, infokanava, organisaatiokaavio ja palvelukuvaukset, ESS, TEM, QPro, HaiPro, kulkuluvat, työvälineiden hankkiminen, sekä toimipisteessä kierrättäminen. Perehdyttämisessä hyödynnetään hyvinvointiyhtymän yleisperehdytyksen muistilistaa. Täydennyskoulutusta järjestetään tulosyksikkökohtaisten koulutussuunnitelmien mukaisesti. 6

7 Toimitilat Toimitiloissa on työhuoneita, joista osa on ns. jakohuoneita. On myös kirjaamishuoneita, joita käyttää useampi työntekijä. Työhuoneissa, joissa tapahtuu asiakkaiden tapaamisia, on turvaovi ja hälytysjärjestelmä (nappi tai tietokoneen näppäimistössä oleva). Toimitiloissa on myös kokoustiloja, henkilöstön taukotilat, wc:t ja arkisto- ja varastotilaa. Joissakin toimipisteissä on käytävällä kameravalvonta. Työhuonetiloihin/-käytävälle ei ole vapaata kulkua. Toimitiloissa siivotaan säännöllisesti ulkoisen toimijan toimesta, pääsääntöisesti toimistohuoneet 1 x vk, käytävä- ja wc-tilat useammin. siivoussopimukset ovat toimistokohtaisia. Toimitiloissa on salassa pidettäville papereille oma jäteastia. Lapsiperhepalveluissa työskentelyä tapahtuu myös perheen kotona tai lapsen ja perheen arkiympäristössä. 7 ASIAKASTIETOJEN KÄSITTELY Asiakkaan asioista vastaava työntekijä voi käsitellä asiakkaan asiaa työparin ja esimiehen kanssa, sekä alueen tiimissä. Lisäksi asiakasasiaa voidaan käsitellä verkostoneuvotteluissa, lastensuojelun asiantuntijaryhmässä, jolloin on huomioitava asiakkaan informointi. Asiakastietojen käsittelyssä on noudatettava erityistä huolellisuutta sen varmistamiseksi, että salassapito ei vaarannu. Velvoite erityisestä huolellisuudesta koskee myös mukana kuljetettavia asiakasasiakirjoja ja kannettavaa tietokonetta. Tietosuojaohjeistus (GDPR) on infokanavalla ja jokaisen työntekijällä on velvollisuus tutustua siihen. Työhuoneesta poistuttaessa on tietokoneen näppäimistö lukittava, samoin ovi. Asiakaspuhelut on hoidettava niin, että muut asiakkaat eivät sitä kuule. Sosiaalihuoltolaki ja lastensuojelulaki velvoittavat asioiden kirjaamiseen. Työntekijöille on järjestetty kirjaamisvalmennusta. Sosiaalihuollon asiakasasiakirjauksissa ollaan siirtymässä rakenteelliseen kirjaamiseen. Sosiaalihuollon Kanta on otettu käyttöön tammikuussa Sen käyttäminen edellyttää työntekijöiltä SOTE-kortin tai henkilökortin hankkimista. Tietosuojavastaava on Antti-Olli Taipale, puh , antti-olli.taipale@phhyky.fi Keskussairaalankatu 7, Lahti. 8 YHTEENVETO KEHITTÄMISSUUNNITELMASTA Selvitettävä puuttuvat riskikartoitukset ja sovittava niiden tekemisestä. Perehdytysmateriaalin tarkistus ja ajantasaistaminen. Sisäisen valvonnan suunnitelman laatiminen vuodelle Haipron käytön tehostaminen. QPron käyttöönotto GDPR:n sisäistäminen (verkkokoulutus tietosuojasta tulossa). Ensiapukoulutettujen kartoitus ja tarvittavan kertauskoulutuksen järjestäminen. Toimistojen hälytysjärjestelmien kartoitus ja toimivuuden testaus yhdessä turvallisuusyksikön kanssa. Postin kulku; toimistojen postilaatikoiden tyhjennys ja toimipisteiden välisen postin kulku/vastuut. 9 OMAVALVONTASUUNNITELMAN SEURANTA Omavalvontasuunnitelman hyväksyy ja vahvistaa toimintayksikön vastaava johtaja. Paikka ja päiväys 7

8 Lahti Allekirjoitus Eija Kallio, tulosyksikköpäällikkö, lastensuojelu Niina Viholainen, tulosyksikköpäällikkö, lapsiperheiden tuki 8

9 11 LÄHTEET LOMAKKEEN LAADINNASSA ON HYÖDYNNETTY SEURAAVIA OPPAITA, OHJEITA JA LAATUSUOSITUK- SIA: Sosiaalialan korkeakoulutettujen ammattijärjestö Talentia ry, Ammattieettinen lautakunta: Arki, arvot, elämä, etiikka. Sosiaalialan ammattilaisen eettiset ohjeet. STM:n julkaisuja (2011:15): Riskienhallinta ja turvallisuussuunnittelu. Opas sosiaali- ja terveydenhuollon johdolle ja turvallisuusasiantuntijoille: STM:n julkaisuja (2014:4): Lastensuojelun laatusuositus STM:n julkaisuja (2013:11): Laatusuositus hyvän ikääntymisen turvaamiseksi ja palvelujen parantamiseksi STM:n oppaita (2003:4): Yksilölliset palvelut, toimivat asunnot ja esteetön ympäristö. Vammaisten ihmisten asumispalveluiden laatusuositus Potilasturvallisuus, Työsuojelurahasto & Teknologian tutkimuskeskus VTT: Vaaratapahtumista oppiminen. Opas sosiaali- ja terveydenhuollon organisaatiolle Turvallisen lääkehoidon suunnittelun tueksi: Turvallinen lääkehoito -opas: Valviran määräys terveydenhuollon laitteiden ja tarvikkeiden vaaratilanneilmoituksen tekemisestä: Valviran määräys 4/2010: Tietosuojavaltuutetun toimiston ohjeita asiakas- ja potilastietojen käsittelyyn Rekisteri- ja tietoturvaselosteet: Henkilötietolaki ja asiakastietojen käsittely yksityisessä sosiaalihuollossa: Henkilotietolaki_ja_asiakastietojen_kasittely_yksityisessa_sosiaalihuollossa.pdf Kuvaus henkilöstön perehdyttämisestä ja osaamisen varmistamisesta liittyen tietosuoja-asioihin ja asiakirja hallintoon sekä muuta lisätietoa sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista: Lastensuojelun määräaikojen omavalvonta 4dd6a85a789b Toimeentulotuen määräaikojen omavalvonta TIETOA LOMAKKEEN KÄYTTÄJÄLLE Lomake on tarkoitettu tukemaan palveluntuottajia omavalvontasuunnitelman laatimisessa. Se on laadittu Valviran antaman määräyksen (1/2014) mukaisesti. Määräys tuli voimaan Lomake kattaa kaikki määräyksessä olevat asiakokonaisuudet ja jokainen toimintayksikkö ottaa omassa omavalvontasuunnitelmassaan esille ne asiat, jotka toteutuvat palvelun käytännössä. Lomakkeeseen on avattu kunkin sisältökohdan osalta niitä asioita, joita kyseisessä kohdassa tulisi kuvata. Lomakkeen laatimisen yhteydessä siinä olevat ohjaavat tekstit on syytä poistaa ja vaihtaa Valviran logon tilalle palveluntuottajan oma logo, jolloin käyttöön jää toimintayksikön omaa toimintaa koskeva omavalvontasuunnitelma. 9