TAPAHTUMAJÄRJESTÄMINEN. Soluessee. Eetu Hentunen Suvi Mathlin Pauliina Suojärvi Maarit Tähkänen

Transkriptio

1 TAPAHTUMAJÄRJESTÄMINEN Soluessee Eetu Hentunen Suvi Mathlin Pauliina Suojärvi Maarit Tähkänen

2 2 SISÄLLYS 1 JOHDANTO TAPAHTUMALAJIT TAPAHTUMAJÄRJESTÄMISEN PROSESSI Suunnittelu Toteutus Tapahtumasponsorointi Viranomaistiedotukset Jälkimarkkinointi MARKKINOINTI JA VIESTINTÄ Tapahtumamarkkinointi Tapahtuman markkinointi VASTUUHENKILÖT Projektipäällikkö Projektipäällikön tehtävät Hyvä projektipäällikkö -ominaisuudet Pilke Projektiryhmä LÄHTEET... 15

3 3 1 JOHDANTO Monet kiivisiolaiset ovat innostuneet tapahtumien järjestämisestä ja ideoinnista. Tavoitteenamme on tuoda tapahtumien järjestäminen olennaiseksi osaksi päivittäistä liiketoimintaamme ja kehittää ammattitaitoa tällä saralla. Tässä soluesseessä tarkastelemme tapahtumien järjestämisen kokonaisuutta melko laajaalaisesti esimerkiksi tapahtumalajien, markkinoinnin ja viestinnän näkökulmista. Tietoa on tarkoitus syventää tulevissa soluesseissä, jolloin asiakokonaisuutta tarkastellaan rajatummista näkökulmista. Omia kokemuksia tähän esseeseen on tuotu Kiivision järjestämästä pop up -ravintolasta, Aregala-ruokakulttuuritapahtumasta sekä työn alla olevasta kehitysvammaisten hyvinvointitapahtumasta, Pilkkeestä.

4 4 2 TAPAHTUMALAJIT Tapahtumia kun ruvettaisiin lokeroimaan, tulisi aika iso hylly, sillä mitä vaan voi keksiä, voi tehdä myös tapahtumia. Maailmassa riittää kiinnostuksen kohteita niin paljon, että jopa keräily elefanteista saisi tapahtuman, oikean kohderyhmän kokoontuessa vain yhteen. Tapahtumien haasteena onkin saada itse tapahtuma kiinnostuneiden tietoisuuteen ja saada houkutus heräämään, on kyse sitten konsertista, ruoka tapahtumasta, juhlista tai vaikka itsenäisyyspäivän juhlat. Tampereen Kauppahallissa järjestettiin tänä syksynä (2014) ainutlaatuinen ja hurmaava Aregala niminen kansainvälinen ruokatapahtuma yhdessä Tampereen ammattikorkeakoulun restonomiopiskelijoiden kanssa, ensimmäistä kertaa Euroopassa. Aregala on Etelä-Amerikassa perustettugastronomi yhteisö vuonna 1982, josta se on levinnyt ympäri maailmaa antaen ihmiselle huikeita makuelämyksiä ja ruokakulttuuri tietämystä. Aregalassa vierailevat huippukokit tekevät oman maansa loisto ruokaa tapahtuessa vieraileville. Noin kahdestakymmenestä eri maasta kokoontuneet huippukokit saivat Kauppahallin kukoistamaan ja mukavan puheensorinaa puhkeamaan kaikille mielenkiintoisista aiheista. Tapahtuma ei ollut kovin suuri, vieraita oli noin 200 henkeä. Silti järjestelyihin vaadittiin järjestelmällistä suunnittelua ja tarkkaa aikataulutusta, jotka ovatkin tapahtumissa avainasemassa. Tapahtuman järjestelyissä tärkeintä on, että ongelman syntyessä, on joku, kenen puoleen kääntyä. Projektipäälliköksi kutsuttavaa henkilöä pitää olla helppo lähestyä ja hänellä tulee olla kaikki, niin pitkät kuin lyhyetkin langat käsissä. Niin kuin jokaisella tapahtumalla on oma kohderyhmä, joita erityisesti kiinnostaa tapahtuman tuotos ja mitä projektiryhmä on saanut aikaan. Asiakkaat tosin näkevät vain ripauksen koko prosessin tapahtumista, mutta kuitenkin sen tärkeimmän ja tavoitteena olleen asian, esityksen. Kohderyhmä täytyy ottaa parhaiten huomioon markkinoinnissa, mutta sen jälkeen tapahtuman luonne auttaa projektiryhmä saamaan asiakkaitaan, sillä itse tapahtuma kutsuu itsestään asiasta kiinnostuneita katsomaan ja kuulemaan. Kohderyhmää on mahdollista lähteä saavuttamaan niille tarkoitettujen sivujen ja yhteisöjen kautta, esimerkiksi kuntosalit, musiikkikaupat, koulut ja harrastuskohteet. Oikean kohderyhmän löytämiseen kannattaa panostaa, sillä aistikkaat tuovat rahamme.

5 5 Aregala tapahtumassa kohderyhmään kuului ehdottomasti maailman ruokakulttuurista sekä ruokagastronomiasta kiinnostuneet henkilöt. Osallistuin itse markkinointiin, ja helpointa se ei ollut. Oikean kohderyhmän saaminen tietoisuuteen on helppoa, mutta niiden saavuttaminen on paljon vaikeampaa. Internetistä löytyi muutamia yhdistyksiä, joiden kiinnostus oli oikeaa tapahtumaan nähden, joten se auttoi tiedon kulkemiseen. Tapahtumien lähtökohtana täytyy ottaa asiakkaiden tarve huomioon. Mitä he kaipaavat, missä, koska, sekä onko tapahtuma-alalla kilpailijoita. Nykypäivänä ihmiset kaipaavat arkeensa hieman luksusta ja reissailua, poikkeavuuksia arjesta. Ihmisillä on paljon kokemuksia eri tapahtumista, joten odotukset ovat korkealla. Siitä johtuen tärkeimpiin seikkoihin eli itse toteutukseen ja onnistumiseen on satsattava täysillä. Idean valmistuessa ja syventyessä, järjestelyjen aloittamisen on tärkeää, sillä tilavarausten ja lupahakemuksien saaminen saattaa kestää yllättävän pitkään. Tapahtumien tarkoituksena on luoda ihmiselle arjesta poikkeavaa tekemistä ja luoda elämyksiä. Oman suosikkibändin keikka tai kuuluisan kirjailijan haastattelu saattavat antaa virtaa ja jaksamista taas arkeen. Myös itse tapahtuman odottelu on yksi huippuhetkistä. (Myös niistä vaahtoaminen.) Tapahtumat ovat myös loistopaikka tavata samoista asioista kiinnostuneita ihmisiä, ja vaikka löytää tuleva puoliso. Paikka tavata ihmisiä, tapahtuma yhdistää ihmisiä. Kysymykseen, kenelle, mitä, miksi? On helppo vastata. Kaikille, sillä tapahtuma skaalaa on valtava. Mitä? Elämyksiä, uusia tuttavuuksia, kokemuksia sekä omia kiinnostuksen huippuja. Sekä miksi, se on itse asiassa itse idea, sillä tapahtuman täytyy tuoda positiivista jaksamista, stressin pienenemistä ja hymyä huulille.

6 6 3 TAPAHTUMAJÄRJESTÄMISEN PROSESSI Tapahtumajärjestämiseen kuuluu kolme vaihetta, jotka ovat suunnittelu-, toteutus- ja jälkimarkkinointivaihe. (Häyrinen & Vallo 2014, 161). Mitä paremmin tapahtuma on suunniteltu sitä todennäköisemmin se voi onnistua. Suunnitteluvaiheessa kannattaa siis käydä läpi kaikki mahdolliset yksityiskohdat ja pullonkaulat, joita toteutusvaiheessa voi tulla vastaan. 3.1 Suunnittelu Tapahtuman suunnitteluun tulee varata riittävästi aikaa. Suunnittelu voidaan joutua aloittamaan tapahtuman luonteesta johtuen kahdesta kuukaudesta jopa vuosi etukäteen. On hyvä huomioida, että esimerkiksi tilavaraukset voi joutua tekemään jopa 2-3 vuotta etukäteen. Myös artistit täytyy valita hyvissä ajoin sekä sponsorien ja yhteistyökumppanien haku. Suunnitteluvaiheessa on tärkeätä määrittää kullekin tiimin jäsenelle vastuualueet tapahtuman toteutusvaiheeseen sekä itse tapahtumapäivälle. Hyvä ja tarkkaan tehty suunnitelma vaikuttaa paljon tapahtuman onnistumiseen. Ravintolapäiville osallistumisesta saimme kokemusta hieman jo siitä, kuinka tärkeätä on etukäteen suunnitella tapahtumapäivän aikataulu ja määrittää kullekin tiimin jäsenelle selkeät vastuualueet. Päivä meni kaiken kaikkiaan loistavasti, mutta selkeät vastuualueet olisivat varmasti vähentäneet stressiä tapahtuman aikana ja tuonut sujuvuutta alkujärjestelyihin. Tapahtumajärjestämisessä on periaatteessa kyse samasta asiasta kuin kutsuttaessa vieraita kotiin. Halutaan että vieraat viihtyvät ja kokevat että heidän takiaan on nähty vaivaa. Tapahtumaa järjestettäessä kannattaa täten miettiä tunnelmaa minkä haluaa tapahtumalla välittää. Yllätyksellisyys tuo tapahtumaan elämyksellisyyttä, joka jää yleensä positiivisesti ihmisten mieleen. Yllätyksellisyys on viitseliäisyyttä ja yksityiskohtiin paneutumista, jota tuodaan tapahtumaan kertomatta tapahtumaan osallistuville etukäteen kaikkia pieniä yksityiskohtia. Kohderyhmän voi myös ottaa mukaan suunnitteluun esimerkiksi sosiaa-

7 lisen median kautta, jolloin kohderyhmälle tulee mahdollisuus vaikuttaa itse tapahtumaan. 7 Kirjassa: Tapahtuma on tilaisuus, saimme hyvän vinkin tapahtumakäsikirjoituksen tekemisestä tapahtumapäivälle. Tämä on hyvä idea ottaa käyttöön myös Pilke Stay Up Late -tapahtumalle. Käsikirjoitus alkaa järjestelyistä ja päättyy tapahtuman päättämiseen ja paikalta poistumiseen. Ideana tässä on käydä läpi käsikirjoituksen tavoin tapahtuman kulku hetki hetkeltä. Näin saadaan määriteltyä mm. päivän tarkat vastuualueet sekä käytyä helposti läpi koko tapahtuma paperilla siten, että tiimi saa kokonaisvaltaisen käsityksen ja kellotetun aikataulun tapahtumapäivästä. Tällöin kenellekään ei jää epäselvyyttä vastuualueista ja pienimmätkin yksityiskohdat on jo etukäteen suunniteltu. Tästä huolimatta tapahtumapäivänä voi aina sattua odottamattomia asioita, mutta se kuuluu asiaan. Projektisuunnitelmassa on hyvä käsitellä tapahtuman mahdolliset riskit tekemällä SWOT-analyysi. 3.2 Toteutus Tapahtumalla on hyvä olla selkeä aloitus ja lopetus. Myös verkostoituminen on hyvä aikatauluttaa ja kellottaa tapahtumaan, jos sellaiselle on ajateltu tarvetta. On hyvä miettiä etukäteen myös viestiminen tapahtuman aikana ja mahdolliset vaihtoehdot näille, jos viestiliikenne syystä tai toisesta pettää. Esimerkiksi suurissa tapahtumissa ei välttämättä puhelimen kuuluvuudet toimi tai viestit eivät välity riittävällä nopeudella ja näin ollen viestiminen tiimin jäsenten kesken on hyvä välittyä jollain muulla vaihtoehtoisella tavalla kuten esim. radiopuhelimella Tapahtumasponsorointi Yleinen tapa hakea sponsoriapua on tarjota yritykselle näkyvyyttä logon muodossa tapahtuman esitteessä tai julisteessa. Paras tapa on sellainen, jolla molemmille yrityksille muodostuu todellista hyötyä. Muita tällaisia tapoja on esimerkiksi tapahtuman mainosarvon hyväksi käyttäminen. Tämä tarkoittaa sitä, että sponsoroiva yritys voi käyttää tuotteensa markkinoinnissa apuna tapahtuman logoa. Tällöin molemmat yritykset saavat markkinoinnista parhaimman hyödyn irti.

8 8 Sponsorille voidaan tarjota myös näkyvyyttä tapahtumassa kuten julisteiden muodossa tapahtumapaikalla. Rahallisen tuen lisäksi sponsori voi tukea tapahtumaa myös sponsoroimalla joitakin tapahtuman kuluja, kuten koristeluja tai markkinointimateriaaleja. Houkutuksena voidaan tarjota myös sponsorille mahdollisuutta tarjota tapahtumaan osallistumista omille sidosryhmilleen. Sponsori voi myös toteuttaa tapahtumaan erillisen kokonaisuuden, jolloin erillinen tapahtuma voidaan nimetä sponsorin tuotteella tai nimellä. Tapahtuma voidaan myös nimetä sen pääsponsorin mukaan, kuten on menetelty esimerkiksi Neste Oil Rallyn ja Volvo Ocean Racen tapahtumissa. (Häyrinen & Vallo 2014, 81) Tapahtuman esteettömyys tulee huomioida varsinkin silloin, jos tapahtumaan on osallistumassa liikuntarajoitteisia henkilöitä. Nimikylttien käyttö tuo tapahtumaan ryhdikkyyttä. Samalla osallistujien on helppo saada henkilökuntaan helpommin yhteys Viranomaistiedotukset Taksikeskusta voidaan informoida etukäteen, mikäli tapahtuma on suuri ja vieraat todennäköisesti lähtevät samaan aikaan. Turvallisuus on aina tapahtumajärjestäjän vastuulla. Järjestysvalvojien lukumäärä riippuu tapahtumasta ja sen luonteesta. Tapahtumaan saattaa joutua hankkimaan etukäteen myös erilaisia lupia tai ilmoituksia, mikä kannattaa ottaa huomioon hyvissä ajoin. Esimerkiksi ilmoitus yleisötilaisuuden järjestämisestä, tulee jättää poliisiviranomaiselle vähintään 14 vrk ennen tapahtumaa. (JS- Suomi 2012, 10). Tämän määräaika on viisi vuorokautta, mutta aina on hyvä tehdä ilmoitukset hyvissä ajoin mahdollisten ruuhkien varalta. 3.3 Jälkimarkkinointi Tapahtumajärjestäminen päättyy jälkimarkkinointiin, joka voi olla esimerkiksi kiitoskortti tai palautteen keruu. Hauska idea on antaa tapahtumaan osallistuneille tapahtumasta valokuva muistoksi. Mikäli tapahtumaan osallistuvia aiotaan valokuvata, on siitä kohteliasta ilmoittaa etukäteen esimerkiksi avauspuheenvuorossa, jolloin saadaan samalla myös lupa valokuvaamiseen. Palaute kannattaa kerätä kaikilta osallistuneilta sekä omalta tiimiltä. Palaute kootaan, analysoidaan ja siitä otetaan opiksi seuraavaa tapahtumaa suunniteltaessa.

9 9 4 MARKKINOINTI JA VIESTINTÄ 4.1 Tapahtumamarkkinointi Tapahtumamarkkinointi on markkinoinnin ja tapahtumien yhdistämistä osana yrityksen markkinointitoimintaa (Häyrynen & Vallo 2014, 19). Laajan määritelmän mukaan tapahtumamarkkinointina voidaan pitää kaikkea toimintaa, jossa yrityksen toimintaa tuodaan interaktiivisesti yhteen mahdollisten asiakkaiden kanssa (Häyrynen & Vallo 2014, 20). Käsitettä ei siis tule sekoittaa itse tapahtumien markkinointiin. Tapahtumamarkkinointi on käsitteenä suhteellisen nuori, sillä 70- ja 80-luvuilla sidosryhmille järjestettyjä tapahtumia voidaan pitää enemmänkin suhdetoimintana kuin markkinointina. Tapahtumia alettiin tunnistaa markkinoinnin keinoiksi 90-luvulla räjähdysmäisesti kasvaneen IT-alan myötä. Nuorekkaat yritykset tarjosivat asiakkailleen monenlaisia elämyksellisiä tapahtumia. Tällä vuosikymmenellä toiminta on kohdistetumpaa ja tarkkaan suunniteltua, sillä kävijäkuntakin on muuttunut vaativammaksi tarjonnan lisääntyessä (Häyrynen & Vallo 2014, 24 26). Tapahtumat ovat hyvin järjestettyinä erinomainen lisä yrityksen markkinoinnin keinovalikoimaan. Perinteiset markkinointikanavat ja sähköiset viestimet tavoittavat ihmiset vain joidenkin aistien tasolla, kun taas tapahtumissa tuotteet voi nähdä, kuulla, tuntea ja miksei haistaa ja maistaakin. Informaatiotulvan aikana on yhä haastavampaa toteuttaa mieleen jäävää markkinointia eri medioissa. Hyvin järjestetyt tapahtumat voivat olla ikimuistoisia kokemuksia, joiden positiiviset mielikuvat yhdistyvät vahvasti tapahtuman järjestäjään. Myös elämyksellisyys ja tarinankerronnallisuus ovat nousevia trendejä, joihin yritykset voivat vastata tapahtumien keinoin. Tapahtumat tietyllä tapaa antavat kasvot yrityksille, jotka niitä järjestävät. Tämän vuoksi tapahtumat tulee järjestää huolella, sillä negatiiviset mielikuvat jäävän todennäköisesti positiivisiakin tiukemmin ihmisten mieliin. Yrityksen maine muodostuukin juuri sen teoista. Toimivan tapahtumamarkkinoinnin tunnistaa siitä, että sille on valittu tarkat kohderyhmät ja että se on integroitu yrityksen koko markkinointistrategiaan. Tapahtumia voi jär-

10 10 jestää kaikenlaisille kohderyhmille aina omasta henkilöstöstä, potentiaalisiin asiakkaisiin ja ulkoisiin sidosryhmiin. Tapahtuma sekä siihen liittyvä markkinointiviestintä tulee sovittaa juuri kohderyhmälle oikeaksi. Esimerkiksi jos tapahtuman osallistujille jaetaan mainosmateriaali, tulee heidän kokea se lisäarvoksi tuputtamisen sijaan. Tapahtumamarkkinointi ei saa olla muusta markkinoinnista irrallista toimintaa, vaan tapahtumien tulee olla linjassa kaiken yrityksen viestinnän kanssa. Niiden asioiden, jotka ovat yrityksen markkinointistrategian keskiössä, tulisi näkyä myös järjestetyissä tapahtumissa. Esimerkiksi luonnollisuutta korostava yritys voi tuoda arvojaan esiin tarjoiluissa. Täytyy myös muistaa, että tapahtumat ovat todennäköisesti vain yksi markkinoinnin väline muiden joukossa. Onnistunut markkinointityö yhdistää eri markkinointikanavia ja tukee niillä toisiaan. Jotta tapahtumien onnistuneisuutta ja tarkoituksenmukaisuutta voitaisiin arvioida, on niille luotava aina tavoitteet sekä mittarit, joilla arvioidaan kuinka tavoitteisiin on päästy. Tapahtumien järjestämisessä syntyy paljon erilaisia kuluja, joten saavutettuja hyötyjä on vaikea hahmottaa, elleivät mittarit ole tarpeeksi konkreettisia. Jos esimerkiksi tavoitteena on lisätä yrityksen tunnettuutta, voi mittariksi ottaa yksinkertaisesti osallistujamäärän. Hyvin asetetut mittarit auttavat myös palautteen annossa ja jatkokehittämisessä. Aloita toinen kappale tästä. 4.2 Tapahtuman markkinointi Itse tapahtumankin markkinointi on johdonmukainen prosessi, joka on syytä suunnitella huolella. Tampereen kaupungin Tapahtumatoimiston viestinnän ja markkinoinnin opas tarjoaa erään mallin tapahtuman markkinoimiseen. Suunnittelun alkuun kannattaa kartoittaa olosuhteita esimerkiksi SWOT -analyysin keinoin. Tämän jälkeen tulee päättää strategia, eli suurpiirteinen suunta, jolla markkinointia lähdetään toteuttamaan. Kun on päätetty suuntaa antava strategia, tulee markkinoinnille määrittää tavoitteet ja toteutussuunnitelma. Toteutussuunnitelma helpottaa toimintaa ja tuottaa tehokkaimpia tuloksia, kun se tehdään mahdollisimman yksityiskohtaiseksi. Esimerkiksi vastuuhenkilöt ja aikataulut on hyvä määritellä selkeästi, jotta näkyvyys saavutetaan mahdollisimman kattavasti ja oikeaan aikaan.

11 11 Itse tapahtumaa markkinoidessa on edelleen muistettava kohderyhmä. Yritys voi käyttää omia markkinointi- ja tiedotuskanaviaan tapahtuman esille tuomisessa, mutta nämä kanavat tulee valita kohderyhmän mukaan. Esimerkiksi nuorille kuluttajille suunnattua tapahtumaa voi olla järkevää markkinoida sosiaalisessa mediassa, mutta yritysmaailman johtajille tarkoitettu konferenssi saisi todennäköisesti paremman näkyvyyden jossakin toimialan julkaisussa. Perinteisten medioiden lisäksi tapahtumien markkinoimisessa on hyvä mahdollisuus o- on saanut ihmiset luottamaan yhä enemmän epäkaupallisiin tiedonlähteisiin. Tämän ja kovan kilpailun vuoksi on myös haastavampaa erottua kaikesta saatavilla olevasta tiedosta eri medioissa. Ihmiset luottavat enenevissä määrin täysin tuntemattomiinkin ihmisiin verkossa, joten viestit pystyvät leviämään hyvin laajalle sosiaalisten medioiden välityksellä jopa ilman yrityksen omaa panosta. Sissimarkkinointi, esimerkiksi tempaus kauppakeskuksessa, vaatii järjestäjiltä innovatiivisuutta, mutta parhaimmillaan se erottuu ja jää mahdollisten kävijöiden mieleen hyvin pienillä kustannuksilla.

12 12 5 VASTUUHENKILÖT Tapahtuma järjestämisessä, niin kuin projekteissa ylipäätään, on projektipäälliköllä tärkeä osuus. Projektipäällikkö on vastuussa tapahtuman kokonaisuudesta ja vetää projektia. Hänen on oltava sitoutunut ja motivoitunut tehtävään. Mitä isompi tapahtuma, sitä tärkeämmäksi muodostuu projektipäällikön osuus. hierarkkista kuin johtajan yleensä. Projektipäällikkö on yleensä johtajan sijasta ennemminkin ryhmän ohjaaja sekä valvoja, ja innovaattori, jonka apuna on ryhmä ammattilaisia eli osaava ja motivoitunut projektiryhmä. 5.1 Projektipäällikkö Projektipäällikön tehtävät Projektipäällikön tärkein tehtävä on pysyä tilanteen tasalla ja varmistaa asiat. Hän koordinoi tehtävät asiat kokonaisuuksiksi ja jakaa tehtävät projektiryhmän jäsenille heidän ammattitaitonsa mukaan. Projektipäällikön tehtävä on seurata asioiden etenemistä sovitulla tahdilla & tavalla ja varmistaa että sovitut aikataulut toteutuvat. (Häyrynen & Vallo 2014, 229) Projektipäällikkö on myös tärkein yhteyshenkilö projektiryhmän ja muiden tapahtuman järjestämiseen liittyvien tahojen kanssa. Hän pitää yhteistyökumppaneiden yhteystiedot tallessa ja kaikki projektiin liittyvät tahot ajan tasalla siitä miten projekti etenee. Projektipäällikkö on vastuussa myös ryhmän sisäisen viestinnän sujuvuudesta. Hän järjestää säännölliset kokoukset ja vastaa niiden sisällöstä. Yleensä projektipäällikkö vastaa myös projektin dokumentoinnista, tai aina vähintäänkin siitä että se tulee tehtyä Hyvä projektipäällikkö -ominaisuudet Projektipäällikön tärkeimpiä ominaisuuksia ovat organisointikyky ja kokonaisuuksien hahmottaminen. Projektipäällikön on osattava laittaa omat mieltymyksensä sivuun ja osattava laittaa tapahtuman tarkoitus ja kohderyhmä etusijalle (Häyrynen & Vallo 2014, 228). Projektin vetäjän on pystyttävä tekemään tarvittaessa tiukkojakin päätöksiä ja in-

13 nostettava projektiryhmää omalla esimerkillään. Projektipäällikkö pitää ryhmän henkeä yllä. 13 Toimialatuntemus on tärkeä piirre projektijohtajalla mutta siihen ei tulisi turhaksi keskittyä. Liika tieto alasta voi saada luovuuden myös kärsimään (Ruuska 2012, 142). Tärkeitä piirteitä projektin vetäjälle ovat myös määrätietoisuus ja päättäväisyys. Projektipäällikkö on se joka laittaa asiat tapahtumaan ja innostaa ja saa porukan sitoutumaan projektiin. Projektipäällikön on pystyttävä tekemään aloitteet ja päätökset vaikeissakin tilanteissa. Hyvät ja monipuoliset viestintätaidot ovat välttämätön ominaisuus, päällikön vastatessa sekä ryhmän sisäisestä että yhteistyökumppaneiden sujuvasta viestinnästä. Viestintä eri sidosryhmien kanssa on usein erilaista. Yhteistyökumppaneiden kanssa tehdään sopimuksia ja pidetään virallisia palavereita. Projektiryhmän kanssa osa viestinnästä on yleensä epämuodollisempaa ja käytössä voi olla palaverien ja sähköpostien lisäksi esimerkiksi sosiaalisen median kanavat sekä pikaviestimet Pilke Projektipäälliköllä on oltava ryhmän luottamus ja hänen on oltava sosiaalinen ja yhteistyökykyinen ja sitä myötä helposti lähestyttävä. Suunnittelu ja aikataulutus menetelmien hallitseminen on projektin vetäjän ehdoton ominaisuus. Projektijohtajan on osattava luottaa ryhmäänsä, annettava vastuuta ja osattava vetäytyä, kun asiat ovat hallinnassa. Projektin vetäjä jakaa tehtävät, ja katsoo että asiat ovat tekijöidensä hallinnassa, ja sen jälkeen hän voi vetäytyä taas päätehtäväänsä, eli valvomaan asioiden kulkua. Pilkkeen projektipäällikkönä olen ollut vastuussa kokousten pitämisestä sekä töiden seurannasta. Seuraamiseen on sisältynyt aikatauluissa pysymisen seurantaa sekä seurantaa siitä, että kaikilla olisi töitä mahdollisimman tasaisesti. Haasteita on tuonut projektiryhmän jäsenten kiireiset aikataulut matkoineen ja vaihtoineen, sekä porukan hajanaisuus, osan työskennellessä pääosin pääkampuksella. Kommunikointi on ollut hajanaisuuden vuoksi haasteellista. Päätöksenteko on ollut ehkä perinteistä projektityötä tasaväkisempää, kaikkien ollessa yhtäläisessä vastuussa esimerkiksi rahallisesti. Kukaan ryhmästä ei ole myöskään tapah-

14 14 tumajärjestämisen tai projektijohtamisen ammattilainen, vaan olemme kaikki yhdessä oppimassa asiaa. Olemme päättäneet yhdessä mm. esiintyjistä, tapahtuman päivämäärästä ym. asioista. Tärkein tehtäväni tässä projektissa päällikkönä on mielestäni juurikin kokonaisuuden hallinta ja ryhmän yhteydenpito. Vastaan siitä että asiat hoituvat aikataulujen mukaisesti ja jokainen tietää mitä tekee. 5.2 Projektiryhmä Projektiryhmään kuuluvat oman organisaation henkilökunta, sekä mahdolliset yhteistyökumppanit (Häyrynen & Vallo 2014, 232). Projektiryhmällä tulee olla selkeä vastuunjako, jossa kaikki vastuunkantajat ovat nimettyinä. Kaikkien vastuu on usein ei kenenkään vastuu. Projektin henkilöt toimivat usein pienissä vastuu ryhmissä, kuten esimerkiksi markkinointi, myynti ja sponsorihankinta. Kokouksissa koko projektiryhmä tapaa yhdessä. Pilkkeessä olemme jakaneet projektiryhmän sponsori hankintaan, markkinointiin, kohderyhmä markkinointiin sekä yleisistä asioista vastaaviin. Kun jossain tarvitaan enemmän tekijöitä tai jossain on työtä vähemmän, on ryhmäläiset siirretty väli- tai osaaikaisesti toisiin tehtäviin. Työt on yritetty jakaa tasaisesti projektiryhmäläisten kesken, ja tunteja seuraamme Googlen Drivessa johon jokainen päivittää omansa. Haasteita projektiryhmän tekemiseen on tuonut ryhmän henkilöiden erilaiset aikataulut ja pääasiallinen sijainti.

15 15 LÄHTEET Häyrinen E. & Vallo H Tapahtuma on tilaisuus. Helsinki: Tietosanoma Ruuska K Pidä projekti hallinnassa. Vantaa: Talentum JS-Suomi 2012, Tapahtumajärjestäjän opas Tampereen kaupungin Tapahtumatoimisto 2013, Opas tapahtuman viestintään ja markkinointiin Tampereella Ilmoitus yleisötilaisuudesta. Luettu Suomen Aregala-tapahtuma. Luettu