ELÄMÄNLAATULAUTAKUNTA KOKOUSAIKA klo KÄSITELTÄVÄT ASIAT Liite

Transkriptio

1 KOKOUSAIKA klo KOKOUSPAIKKA KÄSITELTÄVÄT ASIAT Liite Kunnanvirasto Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Pöytäkirjan tarkastus ja ääntenlaskijat Kirjastonjohtajan viranhaltijapäätöksiä Louna-kirjastojen maksumuutos Kirjaston suljettuna pitäminen vuonna 2016 Kirjastotietojärjestelmän hankinta 2015 Elämänlaatulautakunnan taloussuunnitelma vuosille Elämänlaatulautakunnan talousarvioehdotus vuodelle 2016 Vuoden 2015 parhaiden urheilijoiden valinta Vuoden 2015 Kunnon kuntalaisen valinta Muut esille tulevat asiat Kokouksen päättäminen PÖYTÄKIRJAN NÄHTÄVÄNÄPITO Kokouksen tarkastettu pöytäkirja, johon on liitetty valitusosoitus, pidetään yleisesti nähtävänä PUHEENJOHTAJA Merk. Timo Nikkanen JULKIPANO- TODISTUS Tämä kokouskutsu on julkipantu julkisten kuulutusten ilmoitustaululle Todistaa: Ilmoitustaulunhoitaja

2 KOKOUSAIKA Tiistai klo KOKOUSPAIKKA SAAPUVILLA OLLEET JÄSENET (ja merkintä siitä, kuka toimi puheenjohtajana) Kunnanvirasto Romppainen Kaija, puheenjohtaja Hirvioja Vesa, jäsen Kallio Marjut, jäsen Koskinen Sinikka, jäsen Uusimäki Tea, jäsen Nro 4/2015 Sivu MUUT SAAPUVILLA OLLEET (ja läsnäolon peruste) LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS 34 ASIAT Poissa: Timo Nikkanen, puheenjohtaja Valta Ari, jäsen Laura From, esittelijä, pöytäkirjanpitäjä Anja Syrjälä, kunnanhallituksen puheenjohtaja Ritva Savolainen, kunnanhallituksen edustaja lautakunnassa :t PÖYTÄKIRJAN ALLEKIRJOITUS JA VARMENNUS Puheenjohtaja Pöytäkirjanpitäjä PÖYTÄKIRJAN TARKASTUS Kaija Romppainen Laura From Pöytäkirja on tarkistettu ja todettu kokouksen kulun mukaiseksi Pöytäkirjan käsittelylehdet on samalla varmistettu nimikirjaimillamme Humppilassa / 2015 PÖYTÄKIRJA ON PIDETTY YLEISESTI NÄHTÄVÄNÄ Vesa-Pekka Hirvioja Tea Uusimäki Aika ja paikka klo kunnankirjasto Virka-asema Allekirjoitus Laura From kirjastonjohtaja

3 KOKOUKSEN LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS Elämänl. ltk 34 Elämänlaatulautakunnan jäsenille, kunnanhallituksen puheenjohtajalle ja edustajalle lautakunnassa ja kunnanjohtajalle on kokouskutsu esityslistoineen lähetetty Koska sekä puheenjohtaja että varapuheenjohtaja ovat estyneitä, lautakunnan on valittava keskuudestaan väliaikaisesti puheenjohtaja. Kirj. johtaja: Elämänlaatulautakunta valitsee tämän kokouksen puheenjohtajaksi Kaija Romppaisen. Puheenjohtaja todennee kokouksen KuntaL:n 58 :n 2. mom. mukaan laillisesti kokoon kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Päätös: Elämänlaatulautakunta valitsi tämän kokouksen puheenjohtajaksi Kaija Romppaisen. Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. PÖYTÄKIRJAN TARKASTUS Elämänl. ltk 35 Pöytäkirja voidaan tarkastaa samassa kokouksessa, seuraavassa kokouksessa tai valita kaksi tarkastajaa, jotka tarkastavat pöytäkirjan määräaikana. Elämänlaatulautakunnan pöytäkirjan on tarkastanut kaksi vuorottaisperiaatteella erikseen valittua tarkastajaa. Pöytäkirjan tarkastajien tulee toimia tarvittaessa myös ääntenlaskijoina. Kirj. johtaja: päättää tarkastaa pöytäkirjan siten, että kaksi kerralla erikseen valittua pöytäkirjantarkastajaa tarkastaa sen määräaikana. Pöytäkirjantarkastajat toimivat tarvittaessa myös ääntenlaskijoina. Tämän kokouksen pöytäkirjantarkastajiksi valittanee jäsenet Kaija Romppainen ja Tea Uusimäki. Päätös: Tämän kokouksen pöytäkirjantarkastajiksi valittiin Vesa-Pekka Hirvioja ja Tea Uusimäki.

4 KIRJASTONJOHTAJAN VIRANHALTIJAPÄÄTÖKSIÄ Elämänl. ltk : Lauantaina vietetään kansallista pelipäivää ja kirjasto ja nuorisotoimi ovat suunnitelleet yhteistä ohjelmaa viikolle 47. Tiistaina nuorisotila järjestetään poikkeuksellisesti kirjastossa klo Tapahtuma on tarkoitettu kaikenikäisille lapsille ja nuorille, jotka voivat illan aikana pelata kirjastossa lautapelejä, Playstation - pelikonsolia ja tietokonepelejä. Kirj. johtaja: Elämänlaatulautakunta päättää merkitä kirjastonjohtajan viranhaltijapäätökset hyväksyen tietoonsa saaduiksi. Päätös: Merkittiin tiedoksi.

5 LOUNA-KIRJASTOJEN MAKSUMUUTOS Elämänl. ltk 37 Louna-kirjastoilla (Forssan kaupunginkirjasto, Humppilan, Jokioisten, Tammelan ja Ypäjän kunnankirjastot) on yhteiset käyttösäännöt ja maksut. Tilivuoden 2014 ajan kokeiltiin käytäntöä, jossa asiakas saattoi maksaa maksunsa siihen Louna-kirjastopisteeseen, missä hän kulloinkin asioi riippumatta siitä, minkä kunnan kirjastossa ne ovat muodostuneet. Kokeilu ei koskenut laskutukseen siirtyneitä maksuja. Vuoden 2014 maksukertymää kussakin Louna-kirjastossa verrattiin edellisen vuoden maksukertymään. Kokeilu osoitti, että maksujen vastaanottaminen ristiin kuntien välillä ei olennaisesti vähentänyt tai lisännyt minkään kunnan maksukertymää. Koska käytäntö osoittautui asiakaspalvelutilanteissa toimivaksi ja palvelua parantavaksi niin asiakkaan kuin kirjastojen näkökulmasta, ovat Louna-kirjastojen johtajat kokouksessaan päätyneet esittämään, että käytäntö vakiinnutettaisiin (ei koske laskutukseen siirtyneitä maksuja). Kirj. johtaja: Elämänlaatulautakunta päättää, että (1) asiakas voi halutessaan maksaa Humppilan kunnankirjastossa syntyneitä asiakasmaksujaan myös muihin Louna-kirjastoihin niissä asioidessaan ja, että (2) muutos astuu voimaan sillä edellytyksellä, että kaikki Louna-kirjastokunnat ovat tehneet samansisältöisen päätöksen. Päätös: Ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti.

6 KIRJASTON SULJETTUNA PITÄMINEN VUONNA 2016 Elämänl. ltk 38 Kirjaston henkilökunnalle kertyy ylityötunteja esimerkiksi seutuyhteistyöhön liittyvistä kokouksista, loma-aikoina yksin työskentelytä, viikonloppu-, pyhä-, ja iltatöistä erilaisten tapahtumien yhteydessä sekä vaalien aikaan. Näiden ylitöiden ja vuosilomien pitäminen normaalina kirjaston aukioloaikana aiheuttaa jälleen lisää ylitöitä töissä olevalle henkilökunnalle. Tästä syystä kirjasto pidetään suljettuna, kun viikolle sijoittuvan pyhän ja viikonlopun väliin jää yksi arkipäivä. Tällaiset välipäivät ovat usein myös alhaisempia kävijämääriltään. Kirj. johtaja: Elämänlaatulautakunta päättää pitää kirjaston suljettuna 6.5. ja Päätös: Ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti.

7 KIRJASTOTIETOJÄRJESTELMÄN HANKINTA 2015 Elämänl. ltk 17 ( ) Hämeenlinnan, Hattulan ja Janakkalan kuntien (Vanamo-kirjastot) kirjastojärjestelmien hankinnasta ja kilpailuttamisesta on sovittu KuntaPro Oy:n kanssa. Hankintaan ja kilpailutukseen tulevat mukaan myös Forssan seudun Louna-kirjastot (Forssa, Humppila, Jokioinen, Tammela, Ypäjä). Hämeenlinnan ja Forssan kaupungit ovat toimeksiantosopimuksella antaneet KuntaProlle tehtäväksi kirjastojärjestelmän kilpailutuksen. Aikataulun kiireellisyyden vuoksi ja käsittelyn helpottamiseksi olisi hyvä, jos hankinta voitaisiin tehdä yhteishankintana siten, että Hämeenlinnan kaupunki saa valtuudet kilpailutusprosessissa tarvittavaan päätöksentekoon Hattulan ja Janakkalan kunnilta ja Forssan kaupunki vastaavasti oman kirjastokimppansa kunnilta (ks. edellä). Hankintayksikkö käyttää tässä hankinnassa kilpailullista neuvottelumenettelyä, koska hankinta on erityisen monimutkainen, ja koska hankintayksikkö ei pysty objektiivisesti ennakolta määrittelemään hankinnan oikeudellisia tai taloudellisia ehtoja taikka teknisiä keinoja tarpeidensa tai tavoitteidensa toteuttamiseksi, ja koska valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Hankintaprosessin kulku ja alustava aikataulu: - hankintailmoituksen julkaiseminen HILMA-palvelussa - osallistumishakemusten jättäminen noin kuukauden kuluttua hankintailmoituksen julkaisemisesta - osallistumishakemusten arviointi ja osallistumispyyntöasiakirjoissa ilmoitetun määrän ehdokkaita valinta (valintaperusteet ilmoitettu kelpoisuus- ja vähimmäisvaatimuksissa) - neuvottelukutsun ja mahdollisen alustavan tarjouspyynnön/ hankekuvauksen lähettäminen valituille ehdokkaille - neuvottelujen käyminen valittujen ehdokkaiden kanssa (neuvottelukierroksia pidetään 1-5) - lopullisen tarjouspyynnön laatiminen ja lähettäminen valituille ehdokkaille - tarjousten jättäminen noin kuukauden kuluttua tarjouspyynnön lähettämisestä - tarjousten arviointi ja hankintapäätöksen tekeminen - sopimuskauden alkaminen hankintapäätöksen saatua lainvoiman

8 KIRJASTOTIETOJÄRJESTELMÄN HANKINTA 2015 Elämänl. ltk 17 ( jatkoa) Neuvottelujen ensisijaisena tarkoituksena on löytää hankintayksikön tarpeisiin parhaiten vastaava järjestelmä, jota kehitetään koko sopimuskauden ajan ja jossa huomioidaan kirjastoalan tulevaisuuden visiot ja tarpeet, sekä sille yksinkertainen ja kaikki elinkaarikustannukset huomioiva hinnoittelumalli. Kirj. johtaja: Elämänlaatulautakunta valtuuttaa Forssan kaupungin tekemään kirjastojärjestelmän kilpailutukseen liittyvät päätökset Humppilan kunnan puolesta. Päätöksillä tarkoitetaan tässä osallistumishakemusten arvioinnin ja osallistumispyyntöasiakirjoissa ilmoitetun määrän perusteella tehtävää ehdokkaiden valintaa ja tarjousten arvioinnin perusteella tehtävää hankintapäätöstä. Lisäksi Forssan kaupunki valtuutetaan neuvottelemaan Humppilan kunnan puolesta näistä asioista. Päätös: Ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti. _ Elämänl. ltk 39 Humppilan kunnan elämänlaatulautakunta on valtuuttanut Forssan kaupungin tekemään kirjastojärjestelmän kilpailutukseen liittyvät päätökset Humppilan kunnan puolesta. Valtuutus ei sisältänyt oikeutta neuvotella hankintasopimuksesta Humppilan kunnan puolesta eikä oikeutta allekirjoittaa hankintasopimusta Humppilan kunnan puolesta koskien kirjastojärjestelmän hankintaa. Kirjastojärjestelmän hankintaprosessi on edennyt neuvotteluvaiheeseen. Aikataulun kiireellisyyden vuoksi ja käsittelyn helpottamiseksi olisi hyvä, jos kyseistä yhteishankintaa koskien Forssan kaupunki saisi valtuudet sopimusneuvotteluissa tarvittavaan päätöksentekoon ja valtuudet allekirjoittaa hankintasopimus koskien kirjastojärjestelmän hankintaa muilta Louna-kirjastokimpan kunnilta (Humppila, Jokioinen, Tammela ja Ypäjä). Kirj. johtaja: Humppilan kunnan elämänlaatulautakunta valtuuttaa Forssan kaupungin neuvottelemaan kirjastojärjestelmän hankintasopimuksesta Humppilan kunnan puolesta ja allekirjoittamaan kirjastojärjestelmän hankintasopimuksen Humppilan kunnan puolesta. Valtuutus koskee kirjastojärjestelmän hankintaa. Hankintasopimuksessa sopijapuolina tulevat olemaan valituksi tuleva tarjoaja ja Louna-kirjastot (kirjastokimppa). Päätös: Ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti.

9 ELÄMÄNLAATULAUTAKUNNAN TALOUSSUUNNITELMA VUOSILLE Elämänl. ltk 40 Elämänlaatulautakunnan tulee pohtia vuoden 2016 talousarvioehdotuksen laatimisen yhteydessä koko taloussuunnitelmakauden yleisiä kehittämistavoitteita ja ennakoida kauden aikana tapahtuvia toimintaympäristön muutoksia. Vuodelle 2016 on asetettava sitovat toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet. Kirj. johtaja: Elämänlaatulautakunta päättää hyväksyä liitteen 1 mukaisen suunnitelman vuosille Päätös: Ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti.

10 ELÄMÄNLAATULAUTAKUNNAN TALOUSARVIOEHDOTUS VUODELLE 2016 Elämänl. ltk 41 Humppilan kunnanhallitus on antanut lautakunnille ohjeet vuoden 2016 talousarvioehdotuksen laadintaan. Ohjeen (liite 2) mukaan vuoden 2016 talousarvioehdotus tulee tehdä siten, että muut kuin palkkakustannukset eivät saa nousta vuoden 2015 tasosta. Palkkakustannusten nousuksi on arvioitu 0,55 %. Elämänlaatulautakunnan talousarvioehdotus on kokouskutsun liitteenä (liite 3). Ehdotus käsitellään kokouksessa yksityiskohtaisesti. Kirj. johtaja: Elämänlaatulautakunta päättää hyväksyä ehdotuksen mukaisen talousarvion vuodelle Päätös: Ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti. VUODEN 2015 PARHAIDEN URHEILIJOIDEN VALINTA Elämänl. ltk 42 Elämänlaatulautakunta jakaa vuoden parhaille urheilijoille stipendirahaa. Stipendien saajia ovat ehdottaneet urheiluseurojen lisäksi myös kuntalaiset. Kirj. johtaja: Elämänlaatulautakunta päättää kokouksessa milloin seurojen ja kuntalaisten esitykset vuoden parhaiksi urheilijoiksi ansiolistoineen tulee toimittaa lautakunnan käsiteltäväksi. Päätös: päätti, että Humppilan Yrille ja Humppilan Veikoille lähetetään viesti, jossa toivotaan ehdotuksia vuoden parhaiksi urheilijoiksi mennessä. Tämän jälkeen tulleita ehdotuksia ei enää oteta huomioon. Myös Humpappaahan laaditaan ilmoitus vuoden parhaista urheilijoista, jotta kuntalaisetkin voivat ilmoittaa omia ehdokkaitaan.

11 VUODEN 2015 KUNNON KUNTALAISEN VALINTA Elämänl. ltk 43 Elämänlaatulautakunta valitsee vuoden Kunnon kuntalaisen. Aiempina vuosina on pyydetty urheiluseuroilta erikseen ehdotuksia Kunnon kuntalaisen valitsemiseksi. Kirj. johtaja: Elämänlaatulautakunta päättää kokouksessa milloin seurojen esitykset Kunnon kuntalaiseksi tulee toimittaa lautakunnan käsiteltäväksi ja päätettäväksi. Päätös: päätti, että Humppilan Yrille ja Humppilan Veikoille lähetetään viesti, jossa toivotaan ehdotuksia vuoden 2015 Kunnon kuntalaiseksi mennessä. Tämän jälkeen tulleita ehdotuksia ei enää oteta huomioon. Myös Humpappaahan laaditaan ilmoitus Kunnon kuntalaisesta, jotta kuntalaisetkin voivat ilmoittaa omia ehdokkaitaan.

12 MUUT ESILLE TULEVAT ASIAT Elämänl. ltk 44 Kekusteltiin Löytöretki jouluun -tapahtumasta ja Itsenäisyyspäivän juhlasta. KOKOUKSEN PÄÄTTÄMINEN Elämänl. ltk 45 Puheenjohtaja päätti kokouksen klo