TIETOSUOJASELOSTE EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679 Laatimispäivä:

Transkriptio

1 TIETOSUOJASELOSTE EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679 Laatimispäivä: Rekisterinpitäjä Nimi Espoon seudun koulutuskuntayhtymä Omnia Osoite Käyntiosoite: Kirkkokatu 16 B, postiosoite: PL 77700, ESPOON KAUPUNKI Aikuislukio käyntiosoite: Itätuulentie 1, postiosoite: PL 7235, ESPOON KAUPUNKI Muut yhteystiedot puhelinvaihde: puhelinvaihde aikuislukio: Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa Nimi Minna Vihiniemi, Primuksen pääkäyttäjä Osoite PL 7235, Espoon kaupunki 3. Tietosuojavastaava Riina Kirilova Muut yhteystiedot (puhelin virka-aikana, sähköposti) puh / minna.vihiniemi@omnia.fi puh / riina.kirilova@omnia.fi 4. Rekisterin nimi Omnian aikuislukion ja aikuisten perusopetuksen opiskelijahallintojärjestelmä 5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus - Lukiolain mukaisen koulutuksen järjestäminen. - Opiskelijasuhteeseen liittyvien tehtävien hoito - Järjestelmää käytetään Omnian aikuislukion ja aikuisten perusopetuksen opiskelijahallintojärjestelmänä. Rekisteröityjä tietoja käytetään Omnian oppilaitoksen koulutustoiminnan hallinointiin, raportointiin, tilastointiin ja toteuttamiseen sekä opiskelijoiden opintojen edistymisen seuraamiseen ja valmistumiseen sekä ylioppilaskirjoituksiin liittyviin ilmoittautumisiin ja tuloksiin, tiedonsiirtoihin ylioppilastutkintolautakuntaan, OPH:n ja Tilastokeskukseen. - Primukseen tallennettujen tietojen perusteella muodostetaan opiskelijoille tunnukset Omnian tietoverkkoon ja tietojärjestelmiin - Järjestelmästä saadaan tiedot laskutukseen sisältäen aineopiskelumaksut sekä ylioppilastutkintomaksut. - Järjestelmää käyttävät lukion hallinnon henkilöstö, oppilaanohjaajat sekä vahtimestarit lukuversiona Wilma

2 TIETOSUOJASELOSTE 2 - Wilma on Primus-kouluhallintojärjestelmän selainpohjainen käyttöliittymä. Primuksen Wilma-etäkäyttöliittymän avulla voidaan toteuttaa: - Perusopetuksen poissaolojen seuranta - Ammattilukiolaisten poissaolojen seuranta - Opiskelijoiden arviointi - Kurssivalintoja ja kursseille ilmoittautumisia - Ylioppilaskirjoituksiin ilmoittautuminen sekä suunnitelma - Ylioppilaskirjoitusten tulokset opiskelijoille - Yhteydenpito kodin/viranomaistahojen ja koulun välillä - Tiedottaminen (viestintä ja ilmoitukset huoltajille/opiskelijoille sekä huoltajien/opiskelijoiden viestit koululle) - Kyselyt ja palautteet - Opiskelijaa koskevia huomioita opintoihin liittyen 6. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste Henkilötietojen käsittely edellyttää laista löytyvää käsittelyperustetta. Tietosuoja-asetuksen mukaan käsittely on lainmukaista ainoastaan vähintään yhden alla olevista edellytyksistä täyttyessä. Tässä rekisterissä henkilötietojen käsittelyperusteena on: rekisteröidyn suostumus sopimus _X_ rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite (Lukiolaki 714/2018, Perusopetuslaki 628/1998) elintärkeiden etujen suojaaminen yleistä etua koskeva tehtävä tai julkinen valta rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettu etu: 7. Rekisteröityjen ryhmät 8. Rekisterin tietosisältö ja säilytysajat Omnian työntekijät, aikuislukion tutkinto- ja aineopiskelijat, aikuisten perusopetuksen opiskelijat - Opiskelijan nimi, henkilötunnus ja yhteystiedot - Opiskelijan Omnia-tietoverkon ja tietojärjestelmien käyttäjätunnus - Huoltajien nimi- ja yhteystiedot sekä Wilma-käyttäjätunnus - Tiedot oppiaineita- ja oppimääriä koskevista valinnoista - Opiskelijan arviointitiedot - Opiskelijaa koskevat päätökset - Opiskelijan koulunkäyntihistoria - Opiskelijan maahanmuuttoon liittyvät tiedot - Opiskelijan poissaoloja koskevat tiedot - Muita opetukseen ja opetuksen järjestämiseen liittyviä tietoja - Ylioppilastutkintoon ja kirjoituksiin liittyvät tiedot Tietojen säilyttämisessä ja hävittämisessä noudatetaan Omnian tiedonohjaussuunnitelmaa. Tietojen poistamisessa otetaan huomioon mahdolliset lakisääteiset tietojen säilyttämisvelvoitteet.

3 TIETOSUOJASELOSTE 3 9. Käsittelyssä käytettävät tietojärjestelmät ja/tai muut välineet 10. Säännönmukaiset tietolähteet Primus/Wilma, Kurre Rekisteröidyt itse; huoltajat ja opiskelijat päivittävät ja täydentävät tietoja Wilma-järjestelmässä. Lukion vaihtuminen tai lukioon siirtyminen - Opiskelijan edellinen lukio voi luovuttaa opiskelijan uuteen lukioon niitä julkisia tietoja, jotka ovat uudessa lukossa tarpeellisia opetuksen järjestämiseksi (laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 16 3 mom.) - Jos lukion opiskelija on ollut aikaisemmin jossakin saman kunnan lukiossa, edellinen lukio voi siirtää uuteen lukioon opetuksen asianmukaisen järjestämisen edellyttämät välttämättömät tiedot, vaikka ne olisivat salassa pidettäviä (lukiolain 32 2 mom.) 11. Tietojen säännönmukaiset luovutukset Rekisterin perusteella luovutetaan lukiokohtaiset lakisääteiset opiskelijamäärätiedot valtion tiedonkeruuseen. (Laki opetus-ja kulttuuritoimen rahoituksesta, laki kunnan peruspalvelujen valtionosuudesta) Julkisten tietojen luovutus viranomaisen henkilörekisteristä määräytyy viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 621/ mom. perusteella. Sen mukaan luovutuksensaajalla tulee olla oikeus tallettaa ja käyttää luovutettavia henkilötietoja. Tieoja ei luovuteta suoramarkkinointia ja mielipide- ja markkinatutkimusta varten. Oppilaitos voi luovuttaa tietoja lakisääteisesti tieteellistä tutkimusta varten. Salassa pidettäviä tietoja voidaan luovuttaa vain rekisteröidyn/alaikäisen huoltajan suostumuksella tai yksittäistapauksissa erikseen pyydettävällä luvalla (Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta , 28 ). Omnian keskitettyyn käyttäjähallintoon ja tunnusrekisteriin siirretään tarvittavat tiedot tietojärjestelmien käyttäjäoikeuksien tuottamista varten. Tietoja luovutetaan/siirretään Tilastokeskuksen, KELA:n, Opetushallituksen sekä työvoimaviranomaisten järjestelmiin viranomaistiedonkeruiden mukaisesti. Muu tiedonsiirto: - Ylioppilastutkintoon ilmoittautumistiedot ylioppilastutkintolautakunnalle - Tilastokeskukselle opiskelijamäärät ilman tunnisteita (tilastolaki 62 ). - Ylioppilaskirjoitusten laskutustiedot Kuntaprolle

4 TIETOSUOJASELOSTE 4 - Aineopiskelijamaksujen laskutustiedot Kuntaprolle - Opiskelijoiden aine-ja kurssivalintatietojen siirtomahdollisuus - Rekisteröidyn/alaikäisen opiskelijan huoltajan suostumuksella voidaan tietoja antaa myös muille tahoille. Tietoja voidaan luovuttaa, jos tiedon antamisesta ja oikeudesta tiedon saamiseen on laissa erikseen nimenomaisesti säädetty. (Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 26 ). 12. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle 13. Rekisterin suojauksen periaatteet 14. Rekisteröidyn oikeudet 15. Automaattinen päätöksenteko 16. Oikeus tehdä valitus Tietoja ei luovuteta eikä siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Manuaalinen aineisto säilytetään Omnian arkistointiohjeen mukaisesti. Rekisteriä ylläpitävät tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa. Primus-järjestelmää voidaan käyttää vain henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla. Primus-järjestelmää voivat käyttää vain käyttöön oikeutetut ja käyttäjät kuuluvat tiettyyn käyttöoikeusluokkaan ja kullakin luokalla on eri käyttöoikeudet. Wilma-käyttöliittymän yhteys on suojattu. Jokainen työntekijä voi käsitellä vain niitä henkilötietoja, joita hän tarvitsee työtehtävissään. Tietojen salassapidosta on säännökset lukiolain 32 :ssä sekä viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain 24 :ssä. Rekisteröidyn oikeudet määräytyvät EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) mukaan. Rekisteröidyllä on oikeus: - saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä - saada pääsy tietoihin - oikaista tietoja - poistaa tiedot ja tulla unohdetuksi - rajoittaa tietojen käsittelyä - siirtää tiedot järjestelmästä toiseen - vastustaa tietojen käsittelyä - olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi Kaikkia oikeuksia ei voi käyttää kaikissa tilanteissa. Tilanteeseen vaikuttaa esimerkiksi se, mikä on henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste. Yhteyshenkilö rekisteröidyn oikeuksiin liittyvissä asioissa on tietosuojavastaava. Lomakkeet henkilötietojen tarkastamiseen sekä oikaisemiseen ja poistamiseen löytyvät Omnian www-sivuilta Rekisterissä ei tehdä automaattista päätöksentekoa. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

5 TIETOSUOJASELOSTE 5