Peruutukset, palautukset & karhut

Transkriptio

1 Peruutukset, palautukset & karhut Monografiatilauksia ja saapumatta jääneitä kausijulkaisuja voi karhuta (ja monografioita myös peruuttaa ja palauttaa) suoraan PO:sta Line item Details-näytön kautta (ohje Intranetissa: Tilausopas.ppt) laskusta tai Problems-listan kautta. - jotta tilauksia voisi peruuttaa, karhuta, ja palauttaa suoraan approved-tilaisesta PO:sta, Session Workflows Line Items välilehdellä tulee olla valittuina Show Marks/Claims (marked tai claimed line items viittaa ongelma /karhuttuihin monografioihin, marked tai claimed issues ongelma / karhuttuihin lehtinumeroihin. Jos et työskentele lehtien parissa marked issues ja claimed issues kohtia ei kannata valita.) Ongelma: Välittäjä ilmoittaa monografian loppuunmyydyksi, mitä teen? (Peruutus) - PO:n voi tietenkin tuhota, mutta silloin menetetään tilaushistoria. On suositeltavampaa perua tilaus: 1. Avaa approved-tilainen PO ja aktivoi line item 1

2 2. Paina Recv/Mark-painiketta ja aktivoi tarpeen mukaan joko nimeketasolta tai nidetasolta, jos peruutat osan tilatuista niteistä. Valitse Mark Reason-alasvetovalikosta: Cancel. Paina Mark ja Close. 3. Line item-rivin edessä olevasta +-merkistä saa auki marked/claimed -tiedot. 4. Unmark painikkeella voi poistaa ongelmamerkinnän, jos olet merkinnyt (marked) nimekkeen vahingossa ja haluat perua. 5. Generate Cancel painikkeella toteutat palautuksen: line item status muuttuu: Cancelled. PO:n status on peruutuksen jälkeen Received Complete. 6. Sidotut rahat vapautuvat tililtä. 7. Tulosta tarpeen vaatiessa palautuskirje Reporter-ohjelmalla. 8. Tee Loppuunmyyty-merkintä luettelointiohjelmassa: - marcin 590-kenttään: loppuunmyyty - mahdollinen hankintapaikan-sijaintitietueen näkyminen Opacissa estetään (Suppress from Opac sijaintitietueen System-välilehdellä). Kun tilaus peruutetaan, Tilaustiedot-rivi häviää sijaintitietueesta. Ongelma: kirja on viallinen ja pitäisi palauttaa välittäjälle (palautus) 1. Jotta kirjan voi palauttaa, se on ensin vastaanotettava normaalilla tavalla. 2

3 2. Paina Recv/mark painiketta ja aktivoi joko nimeketasolta tai nidetasolta, jos palautat vain osan saapuneista niteistä. Valitse Mark Reason alasvetovalikosta: Return. Paina Mark ja Close. 3. Line item rivin edessä olevasta +-merkistä saa auki marked/claimed tiedot. 4. Unmark painikkeella voit poistaa ongelmamerkinnän eli perua. 5. Generate Return painikkeella toteutat palautuksen. Line item status muuttuu: Returned (jos palautetaan osa nimekkeistä: Received partial) ja PO status muuttuu: Received Complete 6. Päivitä määrärahatilanne PO:n valikkoriviltä Order-valikosta painamalla Re-encumber Funds (palautettujen kirjojen osalta sidotut rahat vapautuvat) 7. Jos palautetun kirjan tilalle odotetaan korvaavaa kappaletta, tee uusi PO heti (esim. copy order-toiminnolla), koska returned-tilaista tilausta ei voi enää vastaanottaa. 8. Kun kirja palautetaan hankintaohjelmassa, tilaustieto häviää Opacista. Tehdään tarvittavat muutokset sijainti-tai marctietueeseen luettelointiohjelmassa: jos niteitä on jo OULAssa toisessa kokoelmassa hankinta-sijaintitietueen näkyminen Opacissa estetään (Suppress from Opac) Jos välittäjälle palautettua nimekettä ei ole Oulassa yhtään nidettä ja korvaavaa kappaletta ei tule, Marcin näkyminen Opacissa estetään. 3

4 Monografiatilausten karhuaminen On kahdenlaista karhuntaa: - Käyttäjä voi halutessaan merkitä jonkin tilatun monografian karhuttavaksi (Mark reason: claim) - Ohjelma merkitsee karhuamista vaativat tilaukset System Claim nimisellä merkinnällä o jos line itemin on statukseltaan joko Approved tai Claimed o jos PO:n status on Approved/Sent, Received Partial tai Received Complete o jos tilattava kappale ei ole jo System Claim tai System Cancel merkitty - Ennen System Claim merkintää, ohjelma tutkii o onko julkaisua aiemmin karhuttu ja tarkastaa onko käyttäjä asettanut välittäjältä saatuun vastaukseen uuden karhuntapäivän, joka kumoaa asetetun karhuntaintervallin (Update claim Claim date). Jos päivämäärä on ylitetty, ohjelma merkitsee julkaisun Problems-listalle o Jos julkaisua ei ole karhuttu aiemmin, ohjelma hakee karhuntaintervallia ja mahdollisesti määriteltyä karhuntojen määrää, ensin Line itemin Delivery Optionsvälilehdeltä sitten PO:n Footer-lehdeltä. Jos karhuntaintervalli on jätetty tyhjäksi, julkaisu ei saa missään vaiheessa System Claim merkintää. Tilaukset saa automaattisen karhunnan piiriin, jos merkitsee kullekin PO:lle karhuntaintervallin. Monografian karhuaminen suoraan PO:sta Yksittäistä tilausta voi karhuta suoraan PO:sta: 1. Aktivoi kirjan nimeke ja paina Recv/Mark-painiketta. 2. Avaa hierarkia +-merkeistä ja aktivoi tarpeen mukaan joko nimeketasolta tai nidetasolta, mikäli karhuat vain osaa tilatuista niteistä. 3. Valitse Mark Reason-alasvetovalikosta: Claim. 4. Paina Mark ja Close. 4

5 5. Line item rivin edessäolevasta +-merkistä saa auki marked/claimed -tiedot 6. Unmark-painikkeella voi peruuttaa karhunnan. 7. Generate Claim-painikkeella karhutaan. Valitse Claim type alasvetovalikosta sopiva karhunnan syy (tulostuu kirjeeseen). Comment-kenttään kirjoitettu huomatus tulostuu karhukirjeeseen. Rastita Postal Mail. Paina OK. (Workflows Claim processing välilehdelle kannattaa laittaa rasti kohtaan Send Claims and Claim Cancellations via Printer, jolloin Postal Mail rasti on aina oletuksena). 8. Tulosta karhukirje Reporter-ohjelmalla. 9. OPACin tilaustietoihin päivittyy tieto karhutusta kappalemäärästä ja karhupäivästä. 5

6 Välittäjän vastauksen päivittäminen 1. Avaa PO ja aktivoi karhuttu nimeke tai +-merkistä karhutut niteet, joita vastaus koskee. Paina Update Claim-painiketta. 2. Claim Date: Valitse päivämäärä, jonka jälkeen ko.nidettä halutaan seuraavan kerran karhuta (eli ohjelma merkitsee System Claim). Päiväys kumoaa aiemmin asetetun karhuntaintervallin. 3. Date of Report: Välittäjän antaman vastauksen päivämäärä 4. Vendor Report-alasvetovalikko: Valitse sopiva vastaus 5. Comment: Vapaa-teksti huomatus 6. OK: hyväksy 7. Välittäjän antama vastaus löytyy Line Item Details Claims välilehdeltä tai Order Maintenace Claims-osiosta (Vastaus ei päivity OPACiin). 8. Välittäjältä saadut viivästymisilmoitukset saa tarvittaessa (esim. ilmestyy elokuussa 2002 ) merkitä hankintapaikan sijaintitietueeseen 852-kentän z-osakenttään. Monografioiden karhuaminen Problems-listan kautta Problems-listan kautta voi etsiä Claim tai System Claim merkittyjä tilauksia. 6

7 Ylläolevassa esimerkissä on haettu P L-kokoelman tilauksia, jotka on merkitty Claim tai System Claim. HUOM: Tässä haussa location viittaa line itemin Intended locationiin (so. kokoelmaan tai tilauspaikkaan, johon tilattu nimeke on liitetty), ei tilauspaikkaan. Unmark- ja Generate Claim painikkeista voi peruuttaa ongelmamerkinnän tai aloittaa karhunnan. Näppäimet ovat samat kuin PO:n karhuntapainikkeet. Kausijulkaisujen karhuaminen - Automaattinen karhunta (=system claim) käynnistyy, kun saapumisvalvontakaavoista poistetaan Don t claim ruksit Component välilehdeltä ja kun vähintään yksi numero on vastaanotettu check in toiminnolla - check-in toiminolla vastaanotettaessa välistä puuttumaan jäävät numerot siirtyvät Problems listalle - kukin voi valita seuraavista vaihtoehdoista itselleen sopivamman työskentelytavan 1. Karhunta Problems-listalta - Saapumisvalvoja tarkastaa säännöllisin väliajoin Order Maintenacesta Problems-listan: 7

8 - Hae kuvan esimerkkiä soveltaen oman yksikkösi kausijulkaisukokoelmat, jotka järjestelmä tai käyttäjä on merkinnyt karhuamista tarvitseviksi. Tulos näkyy Marked Issues välilehdellä. - Poista listalta aiheettomasti karhuttavaksi merkityt numerot aktivoimalla oikea numero ja painamalla Unmark painiketta (Aloitusvaiheessa Problems-listalle on siirtynyt myös saapuneita lehtinumeroita. Saapumisvalvoja tarkastaa Serials Historysta karhunnan aiheellisuuden!) - Aloita karhuaminen painamalla Generate Claim-painiketta. - Valitse Claim type alasvetovalikosta sopiva karhunnan syy. Comment-kenttään kirjoitettu huomatus tulostuu karhukirjeeseen. Rastita Postal Mail. Paina OK. (Workflows Claim processing välilehdelle kannattaa laittaa rasti kohtaan Send Claims and Claim Cancellations via Printer, jolloin Postal Mail rasti on aina oletuksena). - Karhukirje tulostuu Pääkirjaston Kausijulkaisuyksikön Reporter-ohjelmasta. PK tulostaa ja lähettää kausijulkaisukarhut säännöllisesti eikä karhujen aiheellisuutta enää uudelleen tarkasteta. 2. Karhunta Serials Check-in -toiminnon yhteydessä - Serials Check in toimintoa tehdessään saapumisvalvoja huomaa välistä puuttuvan numeron ja karhuaa sen saman tien. - Saapumisvalvojan on syytä aika ajoin tarkastaa omien kokoelmien tilanne myös Problems listan kautta, jotta karhut lähtevät ajoissa. - Serials Historyn Problem History välilehdellä, näkyvät tietyn nimekkeen numerot, jotka on järjestelmän tai käyttäjän toimesta merkitty karhuttaviksi. 8

9 - Unmark poistaa numeron Problems listalta. Generate Claim toteuttaa karhunnan. Täytä Generate Claim- näyttö kuten edellisessä esimerkissä. Karhukirjeen tulostaminen tapahtuu Kausijulkaisuyksikössä. - Karhuttu numero häviää Problems historystä ja siirtyy Claims History välilehdelle, jossa karhunnan voi käynnistää uudelleen (Generate Claim) tai peruuttaa karhun (Cancel Claim) tai kirjata välittäjältä saadun vastauksen (Update Claim) Vastauksen päivitys = Update Claim - Kausijulkaisuyksikkö päivittää välittäjältä saadut vastaukset 9

10 - Claim Date: Valitse päivämäärä, jonka jälkeen ko.nidettä halutaan seuraavan kerran karhuta. Päiväys kumoaa normaalin karhuntaintervallin. - Date of Report: Välittäjän antaman vastauksen päivämäärä - Vendor Report-alasvetovalikko: Valitse sopiva vastaus - Comment: Vapaa-teksti huomatus - OK: hyväksy Order Maintenance - Claims Claims-näyttö jakaantuu karhuttuihin monografioihin (claimed line items) ja kausijulkaisuihin (claimed issues). Claims-näytön kautta voi hakea karhuttuja nimekkeitä karhuta uudelleen päivittää välittäjältä saadun vastauksen peruuttaa kausijulkaisunumeron karhuamisen 10