Posti Messaging Oy, Y-tunnus: , ALV-numero: FI

Transkriptio

1 Q&A: SOPIMUSMUUTOKSET OPUSCAPITAN LIIKETOIMINNAN UUDELLEENJÄRJESTELYN YHTEYDESSÄ Miksi OpusCapita siirtää sopimukset kahteen uuteen yhtiöön? OpusCapitan nykyiset dokumenttien ja laskujen lähetyspalvelut, perintäpalvelut ja digitointiliiketoiminta (Document and Transaction Processing, DTP) integroidaan osaksi Posti-konsernin palvelutarjontaa. Tämä Posti Messaging -liiketoimintayksikkö keskittyy tarjoamaan ratkaisuja B2C-sektorilla toimiville yrityksille ja organisaatioille. OpusCapita puolestaan keskittyy tukemaan B2B-sektorilla toimivia asiakkaita yritysten välisessä kaupankäynnissä ja tarjoaa globaalit ratkaisut hankintaan, maksamiseen, laskujen käsittelyyn ja kassanhallintaan. Suomessa uudelleenjärjestely toteutetaan yhtiöoikeudellisena kokonaisjakautumisena. Sopimukset, jotka liittyvät kokonaan tai osittain B2B-segmentin tuotteisiin tai palveluihin, siirtyvät jakautumisen seurauksena uudelle OpusCapita Solutions Oy:lle, joka on OpusCapita Groupin tytäryhtiö ja osa Posti-konsernia. B2Csegmentin tuotteiden ja palvelujen osalta sopimukset siirtyvät jakautumisen seurauksena uudelle Posti Messaging Oy:lle. Yritystiedot 1. toukokuuta 2018 alkaen: OpusCapita Solutions Oy, Y-tunnus: , ALV-numero: FI Posti Messaging Oy, Y-tunnus: , ALV-numero: FI Mitä sopimuksia tämä muutos koskee? Suomessa kokonaisjakautumisen yhteydessä kaikki liiketoiminta ja kaikki sopimukset siirtyvät uuteen yhtiöön, joko OpusCapita Solutions Oy:lle tai Posti Messaging Oy:lle. Kaikki liiketoiminta ja sopimukset, jotka koskevat B2B-segmentin tuotteita ja palveluja siirretään OpusCapita Solutionsille. Kaikki liiketoiminta ja sopimukset, jotka koskevat B2C-segmentin tuotteita ja palveluja siirretään Posti Messagingille. Jos nykyinen sopimuksesi sisältää tuotteita ja palveluja sekä OpusCapita Solutionsilta että Posti Messagingilta, se jaetaan kahtia. Tämä tarkoittaa, että jatkossa sinulla on kaksi sopimusta, yksi OpusCapita Solutionsin ja yksi Posti Messagingin kanssa. Sopimusten siirto ei muuta hintoja tai muita sopimusehtoja. OpusCapita Solutions tarjoaa jatkossa seuraavat tuotteet: Tuotetiedon hallinta (Product Information Management) Hankinta Ostolaskujen automatisointi (Invoice Automation), mukaan lukien monikanavainen laskujen vastaanotto sekä OpusCapita Invoices -ohjelmisto

2 Kassanhallinta ja pankkiyhteydet, mukaan lukien OpusCapita Payments, Accounts ja Liquidity - ohjelmistot Rahoitusratkaisut B2B-liiketoimintaverkosto, esimerkiksi sähköisten B2B-laskujen ja -sanomien välitys, EDI B2B-laskujen lähetys (Invoice Sending) Posti Messaging tarjoaa jatkossa seuraavat tuotteet: Automatisoitu tulostuspalvelu (ipost) Monikanavainen laskujen lähetys Perintäpalvelut B2C-myyntilaskutus, sähköinen arkistointi Sähköinen allekirjoitus (esign), Document Manager -palvelu Räätälöity tulostuspalvelu Dokumenttien digitointipalvelut Muut Postipalvelut-yksikön palvelut Kaikki OpusCapita Solutionsin ja Posti Messagingin tuotteet ja palvelut on listattu täällä. Olemme keränneet listaan paitsi kaikki tuotenimet, jotka ovat tällä hetkellä käytössä asiakkaidemme sopimuksissa ja laskuissa, myös ne tuotteet, joita yhä tuemme mutta emme enää aktiivisesti markkinoi. Haluamme näin tehdä sinulle mahdollisimman helpoksi selvittää, kuuluuko käyttämäsi tuote tai palvelu jatkossa OpusCapita Solutionsille vai Posti Messagingille. OpusCapita Solutions ja Posti Messaging tekevät jatkossa myös tiivistä yhteistyötä ja vastaavat yhdessä asiakkaiden tarpeisiin. Mitä vaikutuksia sopimuksen siirrolla tai jakamisella on minulle asiakkaana? Ainoa muutos on sopimuksen siirto uuteen yhtiöön. Sopimusehdot eivät muutu. Koska järjestelemme toimintamme kahteen erilliseen organisaatioon, voit myös saada uuden yhteyshenkilön joko OpusCapita Solutionsilta tai Posti Messagingilta. Olen OpusCapita Software GmbH:n (entinen jcatalog) asiakas. Miten tämä muutos vaikuttaa meihin? OpusCapita Software GmbH sekä OpusCapita, Inc. keskittyvät jo nyt palvelemaan B2B-sektorilla toimivia asiakkaita ja ne kuuluvat jatkossa kokonaisuudessaan OpusCapita Solutionsiin. Liiketoimintojen uudelleenjärjestely ei vaadi mitään muutoksia näiden kahden yhtiön sopimuksiin. Mitä tietoa saan teiltä sopimuskumppanin muutoksesta? Marraskuussa 2017 lähetimme kirjeen kaikille niille asiakkaillemme, joiden sopimukset siirtyvät joko kokonaan tai osittain OpusCapita Solutionsille. Kirjeessä oli mukana asiakaskohtainen lista tuotteista ja palveluista, joita muutos koskee sekä toimintaohjeet.

3 Tämän lisäksi lisäsimme lokakuun, marraskuun ja joulukuun lähteviin laskuihin tiedon muutoksesta sekä toimintaohjeet, joiden avulla voit tarkistaa kuuluvatko käytössäsi olevat tuotteet ja palvelut siihen ryhmään, jonka sopimukset siirtyvät OpusCapita Solutionsille. Tammikuussa 2018 kerroimme viivästyksestä uudelleenjärjestelyn toteuttamisessa. Lähetimme kirjeen kaikille niille asiakkaille, joiden sopimukset siirtyvät uudelle sopimuskumppanille. Kirjeessä selitimme, että Suomessa liiketoiminnan uudelleenjärjestely toteutetaan yhtiöoikeudellisena kokonaisjakautumisena ja Ruotsissa ja Norjassa se toteutetaan alkuperäisen suunnitelman mukaisesti liiketoimintasiirtona. Olemme myös luoneet verkkosivun, josta löydät ajantasaista lisätietoja muutoksesta. Huhtikuussa 2018 lähetämme sekä OpusCapita Solutions Oy:n sekä Posti Messaging Oy:n täydet laskutustiedot yrityksesi toimittajarekisteriä ja ostoreskontraa varten, mukaan lukien Y-tunnukset ja pankkiyhteystiedot. Minulla on useita sopimuksia OpusCapitan kanssa. Osa koskee yksittäistä tuotetta ja osa kahden tai useamman tuotteen yhdistelmää, josta osa kuuluu Posti Messagingille (B2C-segmentti) ja osa OpusCapita Solutionsille (B2B-segmentti). Mitkä sopimuksistani säilyvät nykyisellä sopimuskumppanilla ja mitkä siirtyvät uudelle yhtiölle? Yksityiskohtainen lista, josta voit tarkistaa, kuuluuko tuote tai palvelu jatkossa Posti Messagingille vai OpusCapita Solutionsille, löytyy täältä. Sopimukset, jotka koskevat B2C-segmentin tuotteita ja palveluja siirtyvät kokonaisjakautumisen yhteydessä Posti Messaging Oy:n toimittamiksi. Sopimusten siirto tapahtuu automaattisesti eikä sinun tarvitse tehdä mitään. Sopimukset, jotka koskevat B2B-segmentin tuotteita ja palveluja siirretään OpusCapita Solutions Oy:lle. Tämä tapahtuu automaattisestikokonaisjakautumisen yhteydessä. Jos sinulla on näihin sopimuksiin liittyviä kysymyksiä tai huomautuksia, sinun tulisi ottaa yhteyttä meihin. Sopimukset, jotka koskevat molempien segmenttien tuotteita ja palveluja jaetaan OpusCapita Solutions Oy:n ja Posti Messaging Oy:n välillä. Jos sinulla on näihin sopimuksiin liittyviä kysymyksiä tai huomautuksia, sinun tulisi ottaa yhteyttä meihin. Miten sopimusten siirto tai jako tapahtuu käytännössä? Jos kyseessä on sopimuksen siirto kokonaisuudessaan, kaikki sopimuksen mukaiset oikeudet ja velvollisuudet siirtyvät joko OpusCapita Solutions Oy:lle tai Posti Messaging Oy:lle kokonaisjakautumisen yhteydessä. Jos kyseessä on sopimuksen jako, kaikki ne sopimuksen mukaiset oikeudet ja velvollisuudet, jotka koskevat B2B-segmenttiin kuuluvia tuotteita ja palveluja siirtyvät OpusCapita Solutionsille ja kaikki ne sopimuksen mukaiset oikeudet ja velvollisuudet, jotka koskevat B2C-segmenttiin kuuluvia tuotteita ja palveluja siirtyvät Posti Messaging Oy:lle kokonaisjakautumisen yhteydessä. Säilytämme kopion nykyisestä sopimuksesta sekä sen kattamista tuotteista ja palveluista OpusCapita Solutionsin sopimustenhallintajärjestelmässä. Jos kyseessä on sopimuksen jakaminen, säilytämme kopion nykyisestä sopimuksesta sekä OpusCapita Solutionsin että Posti Messagingin sopimustenhallintajärjestelmässä. Molemmissa järjestelmissä eritellään, mitä tuotteita ja palveluja jaettu sopimus koskee. Tämä auttaa kumpaakin organisaatiota palvelemaan asiakkaita jatkossa heidän tuotteidensa ja palvelujensa osalta sopimuksen mukaisesti.

4 Toimitamme sekä OpusCapita Solutions Oy:n että Posti Messaging Oy:n tarkat yritys- ja laskutustiedot asiakkaille huhtikuussa Edustan valtion tai kunnan organisaatiota tai muuta julkista organisaatiota, joka on solminut sopimuksen OpusCapitan kanssa julkisen hankintamenettelyn kautta joko kansallisen tai EU:n hankintalain mukaisesti. Vaikuttaako tämä sopimukseemme tuleviin muutoksiin? Valtion ja kunnan julkisia hankintoja koskeva EU-hankintalainsäädäntö ei estä hankintayksikköä siirtämästä sopimusta uudelle toimittajalle sopimuskauden aikana, jos siirto tapahtuu liiketoimintasiirron yhteydessä, niin kuin tässä tapauksessa. Lisäksi tämä siirto tapahtuu kahden samaan konserniin kuuluvan yhtiön välillä (OpusCapita Group on Posti-konsernin täysin omistama tytäryhtiö), jolloin liiketoimintasiirto on ainoastaan konsernin sisällä tapahtuva uudelleenjärjestely. Jos sinulla kuitenkin on huolia, jotka koskevat esimerkiksi organisaatiosi hankkimaa erityistä tuotteiden ja palvelujen yhdistelmää (erityisesti tapauksissa, joissa sopimus jaetaan) tai jotka koskevat jotakin muuta sisäistä asiaa, josta me emme ehkä ole tietoisia, sinun tulisi olla yhteydessä edustajaasi OpusCapitassa. Voimme selvittää yhdessä mikä olisi paras tapa edetä asiassa niin, ettei toimittajamuutos vaadi käynnistämään uutta hankintamenettelyä tai estä sinua uusimasta tai laajentamasta sopimusta nykyisessä sopimuksessa olevien ehtojen mukaisesti. Sopimukseni koskee monikanavaista laskujen lähetystä ja/tai vastaanottoa. Mitä muutoksia tapahtuu tällaiselle useita tuotteita kattavalle sopimukselle? Jos toimit B2C-sektorilla (tai asiakaskohtaisissa poikkeustapauksissa), useita tuotteita kattava sopimus siirtyy Posti Messaging Oy:lle kokonaisjakautumisen yhteydessä. Jos kokonaisratkaisu sisältää myös tuotteita ja palveluja, jotka kuuluvat jatkossa OpusCapita Solutions Oy:lle, Posti Messaging käyttää OpusCapita Solutionsia alihankkijana (e-laskujen lähettäminen) tai sopimus siirretään osittain OpusCapita Solutionsille. Jos toimit B2B-sektorilla, useita tuotteita kattava sopimus siirretään OpusCapita Solutionsille. Jos kokonaisratkaisu sisältää myös tuotteita ja palveluja, jotka kuuluvat jatkossa Posti Messagingille, OpusCapita Solutions käyttää Posti Messagingia alihankkijana. Jos sopimuksesi sisältää yhden tai useamman seuraavista tuotteista, jotka kuuluvat OpusCapita Solutionsille: sähköisten laskujen vastaanotto, B2B integraatio kuten EDI-palvelut, ostolaskujen automaatio tai InChannel, sopimuksesi siirretään näitä osin OpusCapita Solutionsille. Katso myös puitesopimuksia koskevan kysymyksen vastaus, joka käsittelee sopimusten jakamista yksityiskohtaisemmin. Miten digitointipalvelut muuttuvat? Jos sopimukseesi kuuluu digitointipalvelu Suomessa (laskut tai muut dokumentit), Posti Messaging jatkaa näiden palvelujen tuottamista joko omissa tuotantotiloissaan Suomessa tai Virossa sijaitsevan tytäryhtiönsä kautta. Jos sopimukseesi kuuluu digitointipalvelu muualla kuin Suomessa, palvelut tuottaa jatkossa BancTec (nykyään osa Exela-konsernia), joka toimii alihankkijana.

5 Edustamallani organisaatiolla on puitesopimus, yleinen palvelusopimus tai hankinnan puitesopimus, joka kattaa kaikki OpusCapita Groupilta hankkimamme tuotteet ja palvelut. Osa näistä tuotteista ja palveluista kuuluu jatkossa Posti Messagingille ja osa OpusCapita Solutionsille. Mitä muutoksia näille sopimuksille tapahtuu? Jaamme puitesopimuksen/yleisen palvelusopimuksen kokonaisjakautumisen yhteydessä uusille yhtiöille niin, että ne sopimuksen oikeudet ja velvollisuudet, jotka koskevat B2B-segmentin tuotteita ja palveluja siirretään OpusCapita Solutionsille ja ne sopimusten oikeudet ja velvollisuudet, jotka koskevat B2C-segmentin tuotteita ja palveluja siirretään Posti Messaging Oy:lle. Käytännössä tämä tarkoittaa, että siirron jälkeen OpusCapita Solutionsilla on puitesopimuksen/yleisen palvelusopimuksen kaksoiskappale ja yhtiö toimittaa sinulle sen puitteissa ne tuotteet ja palvelut, jotka kuuluvat B2B-segmenttiin. Samaan aikaan Posti Messaging toimittaa sinulle saman puitesopimuksen/yleisen palvelusopimuksen puitteissa ne tuotteet ja palvelut, jotka kuuluvat B2C-segmenttiin. OpusCapita Solutions ja Posti Messaging tekevät yhteistyötä ja molemmat organisaatiot nimittävät puoleltaan yhteyshenkilöt, jotka palvelevat sinua jatkossa sopimukseesi liittyvissä asioissa. Päivitämme myöhempänä ajankohtana organisaatiosi puitesopimukseen/yleiseen palvelusopimukseen liittyvät prosessit niin, että ne kuvaavat uusia organisaatioita ja niiden uusia rooleja. Tarvitsen allekirjoitetun dokumentin sopimuksen siirrosta tai sopimuksen osittaisesta siirrosta toimittajarekisteriimme tai ostoreskontraamme. Voitteko toimittaa tällaisen dokumentin? Voimme toimittaa sopimukseesi standardimuotoisen muutosasiakirjan, joka sisältää tarvittavat tiedot. Edustamani organisaation tarvitsee virallisesti hyväksyä ja muuttaa tietyt sopimustamme koskevat yksityiskohdat, jotta toimittajan päivitetyt yhteystiedot ja ajantasainen listaus hankituista tuotteista ja palveluista vastaa laskutusta. Tarvitsemme allekirjoitetun dokumentin tätä tarkoitusta varten. Voitteko toimittaa tällaisen dokumentin? Voimme toimittaa sopimukseesi erityisen muutosasiakirjan, joka sisältää päivitettynä kaikki ne tiedot, jotka toteamme molemminpuolisesti olennaisiksi. Tämä ei ole meidän puoleltamme este sopimuksen siirrolle eikä tämän tarvitse tapahtua ennen siirtoa. Voimme dokumentoida nämä muutokset molemminpuolisella päätöksellä myös jälkikäteen. Olen aikaisemmin tilannut OpusCapitalta tuotteita tai palveluja online-portaalin kautta tai olen hukannut tarjous- tai sopimusdokumentit. Miten voin dokumentoida sopimuksen muutoksen tässä tapauksessa? Jos toisin ei ole sovittu, tuotteet ja palvelut toimitetaan kaikille asiakkaille OpusCapitan yleisten sopimusehtojen, standardimuotoisten palvelusopimusten ja palvelukuvausten mukaisesti. Lähetämme vuosittain suurimmalle osalle asiakkaistamme voimassa olevat sopimusehdot, jotka ovat oletuksena voimassa tällaisissa tai vastaavissa tapauksissa. EU:n uusi tietosuoja-asetus (General Data Protection Regulation, GDPR) tulee voimaan toukokuussa Oletteko ottaneet tämän huomioon organisaatiomuutoksen yhteydessä?

6 OpusCapita on ottanut tämän huomioon osana koko yrityksen valmisteluja tulevaa tietosuojaasetusta varten. Joissakin tapauksissa sekä OpusCapita Solutions että Posti Messaging toimittavat tuotteita ja palveluja asiakkaallemme. OpusCapitan viimeisimmät sopimusehdot kattavat GDPRvaatimukset, joten jos nämä ehdot ovat tai tulevat olemaan osa sinun sopimustasi, kaikki sopimukselliset asiat on käsitelty siellä. Vaihtoehtoisesti voimme solmia kanssasi erillisen tietojenkäsittelysopimuksen, jos käsittelemme toimittamiasi henkilötietoja osana tarjoamiamme tuotteita tai palveluja. OpusCapita Solutions toimittaa osan tuotteista ja palveluista yhteistyössä Posti Messagingin kanssa (esimerkiksi tulostus- ja digitointipalvelut Suomessa). Tämän vuoksi solmimme tarvittavat yritysten väliset sopimukset henkilötietojen käsittelystä ja alihankinnasta sekä dokumentoimme kaikki GDPR:n vaatimat tekniset ja organisatoriset toimenpiteet sekä OpusCapita Solutionsissa että Posti Messagingissa. Asiakkaanamme saat lisäksi vuoden 2018 alkupuolella lisää tietoa muista GDPRasetuksen kannalta merkittävistä asioista, kuten esimerkiksi käyttämistämme muista alihankkijoista. Haluan lisätietoja sopimuksestani tai minulla on kysymyksiä tähän muutokseen liittyen. Keneen voin ottaa yhteyttä? Voit soittaa tai lähettää sähköpostia OpusCapitan tai Posti Messagingin asiakaspalveluun. He auttavat sinua tavoittamaan oikean henkilön vastaamaan kysymyksiisi. OpusCapitan asiakaspalvelu Suomessa: customerservice.fi@opuscapita.com Posti Messagingin asiakaspalvelu Suomessa: messaging.fi@posti.com