14323/16 team/eho/kkr 1 DG D 1 A

Transkriptio

1 Euroopan unionin neuvosto Bryssel, 11. marraskuuta 2016 (OR. en) Toimielinten välinen asia: 2016/0266 (NLE) 14323/16 SCH-EVAL 198 VISA 362 COMIX 745 YHTEENVETO ASIAN KÄSITTELYSTÄ Lähettäjä: Neuvoston pääsihteeristö Päivämäärä: 11. marraskuuta 2016 Vastaanottaja: Valtuuskunnat Ed. asiak. nro: 13590/16 Asia: Neuvoston täytäntöönpanopäätös, jolla vahvistetaan suositus Schengenin säännöstön soveltamisesta yhteisen viisumipolitiikan alalla Italiassa vuonna 2016 tehdyssä arvioinnissa havaittujen puutteiden korjaamiseksi Valtuuskunnille toimitetaan liitteessä neuvoston istunnossaan 11. marraskuuta 2016 hyväksymä neuvoston täytäntöönpanopäätös, jolla vahvistetaan suositus Schengenin säännöstön soveltamisesta yhteisen viisumipolitiikan alalla Italiassa vuonna 2016 tehdyssä arvioinnissa havaittujen puutteiden korjaamiseksi. Neuvoston 7. lokakuuta 2013 antaman asetuksen (EU) N:o 1053/ artiklan 3 kohdan mukaisesti tämä suositus toimitetaan Euroopan parlamentille ja kansallisille parlamenteille /16 team/eho/kkr 1 DG D 1 A FI

2 LIITE Neuvoston täytäntöönpanopäätös, jolla vahvistetaan SUOSITUS Schengenin säännöstön soveltamisesta yhteisen viisumipolitiikan alalla Italiassa vuonna 2016 tehdyssä arvioinnissa havaittujen puutteiden korjaamiseksi EUROOPAN UNIONIN NEUVOSTO, joka ottaa huomioon arviointi- ja valvontamekanismin perustamisesta Schengenin säännöstön soveltamisen varmistamista varten ja toimeenpanevan komitean 16 päivänä syyskuuta 1998 pysyvän Schengenin arviointi- ja soveltamiskomitean perustamisesta tekemän päätöksen kumoamisesta 7 päivänä lokakuuta 2013 annetun neuvoston asetuksen (EU) N:o 1053/ ja erityisesti sen 15 artiklan, ottaa huomioon Euroopan komission ehdotuksen, sekä katsoo seuraavaa: (1) Tämän suosituksen sisältävän päätöksen tarkoituksena on suosittaa Italialle toimia niiden puutteiden korjaamiseksi, jotka havaittiin yhteisen viisumipolitiikan alalla vuonna 2016 tehdyssä Schengen-arvioinnissa. Arvioinnin jälkeen havainnoista ja arvioista laadittu kertomus, jossa luetellaan arvioinnin yhteydessä havaitut parhaat käytännöt ja puutteet, on hyväksytty komission täytäntöönpanopäätöksellä EUVL L 295, , s. 27. Komission täytäntöönpanopäätös C(2016) 6003 Schengenin säännöstön soveltamisesta yhteisen viisumipolitiikan alalla Italiassa vuonna 2016 tehtyä arviointia koskevan kertomuksen laatimisesta /16 team/eho/kkr 2

3 (2) Koska on tärkeää noudattaa Schengenin säännöstöä ja etenkin säännöksiä, jotka liittyvät hakemuksesta tehtävään päätökseen, viisumitietojärjestelmään (VIS), tyhjien viisumitarrojen käsittelyyn, tietosuojaan ja ulkoisten palveluntarjoajien valvontaan, kiireellisimmin olisi pantava täytäntöön jäljempänä esitetyt suositukset 3, 4, 8 14, 17 20, 22, 23, 26, 27, 32, 33, 35, 40, 41 ja 46. (3) Tämä suosituksen sisältävä päätös olisi toimitettava Euroopan parlamentille ja jäsenvaltioiden parlamenteille. Arvioidun jäsenvaltion on asetuksen (EU) N:o 1053/ artiklan 1 kohdan mukaan laadittava kolmen kuukauden kuluessa päätöksen hyväksymisestä toimintasuunnitelma arviointikertomuksessa mainittujen puutteiden korjaamiseksi ja toimitettava kyseinen suunnitelma komissiolle ja neuvostolle, SUOSITTAA SEURAAVAA: Italian olisi: 1. erotettava selvemmin toisistaan lyhytaikaiseen oleskeluun myönnettävä Schengen-viisumi ja pitkäaikaiseen oleskeluun oikeuttavat kansalliset viisumit yleisölle tiedottamisen, tarkistusluettelojen ja tilastojen osalta; myönnettävä pitkäaikaiseen oleskeluun oikeuttavia kansallisia viisumeja (D), kun on kyse perheenyhdistämistä hakevista Italian kansalaisten perheenjäsenistä (jotka eivät kuulu direktiivin 2004/38/EY soveltamisalaan); 2. harkittava matkatarkoitusten "vierailu sukulaisten/ystävien luona" ja "matkailu" erottamista toisistaan (siten, että vierailuista tehtäisiin erillinen matkan tarkoitus); mukautettava liiteasiakirjojen tarkistusluetteloja vastaavasti, jotta voidaan välttää epätietoisuus tarvittavista asiakirjoista, ja muutettava viisumitarran vastaavat kommentit; 3. varmistettava, että 15 päivän lisäaika lisätään myönnetyn viisumin voimassaoloaikaan järjestelmällisesti; 4. varmistettava keskustasolla ulkoisten palveluntarjoajien kanssa tehtyjen sopimusten uusiminen hyvissä ajoin kaikissa konsulaateissa; 14323/16 team/eho/kkr 3

4 5. varmistettava, että kaikkien konsulaattien eri puolilla maailmaa (verkkosivustoillaan tai paperilla) käyttämiin vakiomuotoisiin hakemuslomakkeisiin sisältyvässä vastuuvapauslausekkeessa on viittaus Italian tietosuojaviranomaiseen; 6. poistettava hakijalle viisumin/matkustusasiakirjan yhteydessä annettavasta tiedotteesta maininta matkasairausvakuutuksesta maahantulon edellytyksenä; 7. varmistettava, että on mahdollista laatia tilastoja viisumien voimassaoloajan pidentämisestä ja tärkeimmistä syistä pidentämiseen; VIS-/tietojärjestelmä 8. käytettävä järjestelmällisemmin tietojärjestelmää (L-VIS) tutkinnan, tarkistusten ja haastattelujen tulosten ja muiden päätökseen johtaneiden syiden kirjaamiseen; 9. ohjeistettava ulkoisia palveluntarjoajia kaikissa toimipaikoissa olemaan skannaamatta passien biosivua ja joko harkittava toiminnon deaktivoimista kansallisessa tietojärjestelmässä tai kuultava Italian tietosuojaviranomaista tietosuojaa koskevan direktiivin 95/46/EY 3, sellaisena kuin se on pantu täytäntöön Italian tietosuojalainsäädännössä, noudattamisesta sekä toimittava sen antamien suositusten mukaisesti; 10. varmistettava, että uusista hakemuksista luodaan järjestelmällisesti yhteys hakijan aikaisempiin hakemuksiin VIS-järjestelmässä; harkittava sellaisen teknisen ratkaisun käyttöönottoa, jolla voidaan estää saman hakijan hakemusten kirjaaminen VIS-järjestelmään ilman, että niillä on yhteys toisiinsa; 11. suljettava hakemukset, jotka ovat olleet keskeneräisiä L-VIS-järjestelmässä kuukausia tai vuosia, tekemällä epäämispäätös ja siten merkittävä ne evätyiksi VIS-keskusjärjestelmässä; varmistettava, että kaikki viisumin epäämispäätökset kirjataan asianmukaisesti VISjärjestelmään; 12. kuultava Italian tietosuojaviranomaista siitä, onko tietojen säilyttäminen L-VIS- ja N-VISjärjestelmissä tietosuojaa koskevan direktiivin 95/46/EY, sellaisena kuin se on pantu täytäntöön Italian tietosuojalainsäädännössä, mukaista sekä toimittava sen antamien suositusten mukaisesti; sisällytettävä tietojärjestelmään mekanismi, joka poistaa hakemustiedostot automaattisesti tietyn ajan kuluttua; 3 Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi 95/46/EY, annettu 24 päivänä lokakuuta 1995, yksilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta (EYVL L 281, , s. 31) /16 team/eho/kkr 4

5 13. varmistettava, että ulkoisten palveluntarjoajien käyttämässä VIS-ulkoistamisjärjestelmässä olevat tiedot poistetaan heti, kun viisumiyksikkö on hakenut hakemukset järjestelmästä; jos tietty säilytysaika on tarpeen, kuultava Italian tietosuojaviranomaista tietosuojadirektiivin 95/46/EY, sellaisena kuin se on pantu täytäntöön Italian tietosuojalainsäädännössä, noudattamisesta sekä toimittava sen antamien suositusten mukaisesti; 14. kuultava Italian tietosuojaviranomaista "mustien listojen" yhteensopivuudesta tietosuojadirektiivin 95/46/EY, sellaisena kuin se on pantu täytäntöön Italian tietosuojalainsäädännössä, kanssa sekä toimittava sen antamien suositusten mukaisesti; varmistettava, että tietoja YK:n/EU:n matkustuskielloista hallinnoidaan keskitetysti ja että osumia löytyy, kun hakemuksia tarkistetaan keskustietokannoista; 15. käytettävä konsuliyhteistyön tapauksissa VIS Mail -järjestelmää erityisesti pyyntöjen toimittamiseen toimivaltaiselle viisumiviranomaiselle, matkustusasiakirjojen ja muiden hakemuksen liiteasiakirjojen lähettämiseen sekä niiden sähköisten jäljennösten toimittamiseen; Suurlähetystö/viisumiyksikkö Manilassa 16. päivitettävä viisumiyksikön verkkosivut, jotta yleisö voi saada kaikki oikeat tiedot, ja varmistettava säännöllisesti tietojen ajantasaisuus; ohjeistettava ulkoista palveluntarjoajaa esittämään verkkosivustollaan hakemusten tekemistä ja asiakirjojen palauttamista koskevat menettelyt sekä tarjoamaan mahdollisuus varata maksutta käyntiaika (esimerkiksi puhelimitse tai verkossa) sen varmistamiseksi, että palvelumaksun määrä ei yhteensä ole yli 30 euroa; 17. parannettava ulkoisen palveluntarjoajan seurantaa keskusviranomaisten sisäisten ohjeiden mukaisesti, myös tekemällä ennalta ilmoittamattomia käyntejä viisumikeskuksiin, sekä pidettävä kirjaa seurantatoimista; 18. varmistettava, että uusi sopimus ulkoisen palveluntarjoajan kanssa allekirjoitetaan ja pannaan täytäntöön mahdollisimman pian; 19. varmistettava, että ulkoisen palveluntarjoajan perimä palvelumaksu on enintään 30 euroa; 14323/16 team/eho/kkr 5

6 20. ohjeistettava ulkoista palveluntarjoajaa olemaan käyttämättä tutkittavaksi ottamisen osoittavaa leimaa 4 ; 21. varmistettava, että kun ulkoinen palveluntarjoaja järjestää viisumikeskuksensa tilat uudelleen, se varaa riittävät odotustilat, riittävästi palvelupisteitä ja henkilöstölle riittävästi työskentelytilaa päivittäisen hakijamäärän käsittelemiseksi myös ruuhka-aikoina sekä takaa hakijoiden yksityisyyden palvelupisteissä; 22. kevennettävä viisumihakemusten käsittelyn työnkulkua vähentämällä henkilöstön eri jäsenten suorittamia eri vaiheita; varmistettava, että viisumiyksiköllä on riittävästi lähetettyä henkilöstöä, joka on asianmukaisesti koulutettua ja hallitsee tietojärjestelmien käytön; ohjeistettava lähetetty henkilöstö valvomaan asianmukaisesti hakemusten käsittelyä sekä tallentamaan päätökset tietojärjestelmään tai tarkistamaan ne järjestelmässä ennen viisumitarran painamista tai viisumin epäämistä; 23. harkittava uudelleen paluuilmoitusmenettelyä, jota ei tulisi pitää varotoimenpiteenä maahanmuuttoriskin torjumiseksi (jos hakijan vilpittömästä tarkoituksesta on epäilyksiä, hakemus olisi evättävä); luovuttava paluuilmoitusleimojen merkitsemisestä viisuminhaltijan passiin, koska sillä voi olla negatiivisia vaikutuksia viisuminhaltijan tuleviin hakemuksiin; poistaa paluuilmoituspyynnöstä virheelliset tiedot; 24. määriteltävä niiden hakijoiden profiilit, joiden olisi jätettävä hakemus suoraan suurlähetystöön, koska tämän ryhmän hakijat haastatellaan järjestelmällisesti (esim. kaikki ensi kertaa matkustavat) tai arvioitava uudelleen ulkoistaminen, ottaen huomioon, että hyvin suuri osa hakijoista, jotka jättävät hakemuksensa ulkoiselle palveluntarjoajalle, kutsutaan haastatteluun; 25. muotoiltava uudelleen haastattelukutsua koskevan kirjeen kohta, josta voi saada sen käsityksen, että paikalle saapumatta jättäminen voi olla syy viisumin epäämiseen, sillä se voi perustua vain muodolliseen epäämisperusteeseen; 26. varmistettava, että kaikki tyhjät viisumitarrat säilytetään kassakaapissa; 4 Tutkittavaksi ottamisen osoittavaa leimaa ei yleisesti pitäisi käyttää enää VIS-järjestelmän täysimääräisen käyttöönoton jälkeen /16 team/eho/kkr 6

7 27. harkittava viisumitarrojen sähköistä jäljitysjärjestelmää, joka olisi mahdollisesti osa kansallista tietojärjestelmää; varmistettava, että paikallinen henkilöstö allekirjoittaa pöytäkirjan vastaanottaessaan viisumitarrojen päivittäisen lukumäärän (koskee myös viisumitarrojen numeroita) ja että käyttämättömät viisumitarrat palautetaan päivän päätteeksi kassakaappiin; 28. varmistettava, että arkistoitujen viisumihakemusten hävittämistä koskevaan pöytäkirjaan merkitään asianomaisten viisumihakemusten numerot (tai viitepäivämäärät) ja henkilöstön jäsenen läsnäolo; 29. varmistettava, että liikuntarajoitteisilla henkilöillä on asianmukainen pääsy viisumiyksikköön; 30. vahvistettava yksi sarja tarkistusluetteloita, joita käyttävät sekä viisumiyksikkö että ulkoinen palveluntarjoaja, sekä yhdenmukaistettava ne kaikilta osin Filippiineillä sovellettavan liiteasiakirjojen yhtenäisen EU:n luettelon (C(2014)6146 final, liite 3) kanssa; 31. annettava hakijoille mahdollisuus saada käyntiaika viisumiyksikköön kohtuullisessa ajassa, kahden viikon yleissääntö huomioon ottaen (viisumisäännöstön 9 artiklan 2 kohta); 32. rajoitettava alueellisesti rajoitettujen viisumien myöntäminen ainoastaan viisumisäännöstön 25 artiklassa lueteltuihin tapauksiin; 33. varmistettava viisumitarran asianmukainen painaminen, kiinnittäminen ja allekirjoittaminen; 34. annettava epäämislomakkeella asianmukaiset tiedot SIS-kuulutuksen antaneesta jäsenvaltiosta; 35. noudatettava asianmukaisia menettelyjä viisumitarrojen mitätöimiseksi, peruuttamiseksi tai kumoamiseksi, kustakin tapauksesta riippuen; erityisesti painovirheiden (virhe viisumitarrassa) tapauksessa mitätöitävä virheellinen viisumitarra (viisumisäännöstön 28 artikla), korvattava se uudella ja tarvittaessa korjattava virheelliset tiedot VISjärjestelmässä ja tallennettava uusi viisumitarran numero (VIS-asetuksen 24 artikla); hakijan matkasuunnitelmien muuttuessa kehotettava viisuminhaltijaa pyytämään viisumin kumoamista (viisumisäännöstön 34 artiklan 3 kohta) ja tekemään uusi hakemus; 14323/16 team/eho/kkr 7

8 36. kun viisumi kumotaan, vältettävä useamman kuin yhden hakemustiedoston luomista VISjärjestelmään silloin, kun hakemuksia on todellisuudessa vain yksi; Suurlähetystö/viisumiyksikkö Pekingissä 37. parannettava viisumiyksikön palvelupisteissä käytävien keskustelujen luottamuksellisuutta; 38. tietosuojan turvaamiseksi rajoitettava poliisille annettavat tiedot viisumiyksikön ajanvarauksista Kiinan viranomaisten vaatimiin vähimmäistietoihin (nimi ja käyntiaika); 39. harkittava viisumiyksikön turvatoimien parantamista esimerkiksi asentamalla palovaroitinjärjestelmä ja käyttämällä sisäänkäynnissä vähintään yhtä metallinpaljastinta; 40. ohjeistettava ulkoista palvelunharjoittajaa lopettamaan hakijoiden kasvokuvien, syntymäaikojen ja nimien tallentaminen tai kuultava Italian tietosuojaviranomaista tietosuojadirektiivin 95/46/EY, sellaisena kuin se on pantu täytäntöön Italian tietosuojalainsäädännössä, noudattamisesta ennen tällaisen toiminnan jatkamista; 41. harkittava uudelleen paluuilmoitusmenettelyä, jota ei tulisi pitää varotoimenpiteenä maahanmuuttoriskin torjumiseksi (jos hakijan vilpittömästä tarkoituksesta on epäilyksiä, hakemus olisi evättävä); luovuttava paluuilmoitusleimojen merkitsemisestä viisuminhaltijan passiin, koska sillä voi olla negatiivisia vaikutuksia viisuminhaltijan tuleviin hakemuksiin; 42. harkittava sallivampaa suhtautumista pitkäaikaisiin viisumeihin, ottaen huomioon hakijan aikaisempi matkustushistoria viisumisäännöstön 24 artiklan 2 kohdan mukaisesti; annettava hakijoille mahdollisuus toimittaa lisää liiteasiakirjoja tarvittaessa; 43. harkittava toistuvasti haastatteluun kutsuttavien hakijaryhmien pyytämistä jättämään hakemus suurlähetystöön, jotta voidaan välttää hakijoiden kutsuminen henkilökohtaisesti useampaan kuin yhteen paikkaan; 14323/16 team/eho/kkr 8

9 44. varmistettava, että viisuminhakijoilta vaaditaan vain yksi valokuva; 45. poistettava EU:n ja ETA:n kansalaisten perheenjäseniä koskeva vaatimus esittää matkasairausvakuutus; 46. kiinnitettävä viisumitarrat siten, että tarra on sileä, poimuton ja rypytön ja suorassa linjassa matkustusasiakirjan reunaan nähden; 47. Mongoliassa olevan Saksan edustuston tapauksessa käytettävä evättyjen hakemusten tapauksessa epäämislomakkeita, jotta Saksan suurlähetystö voi muodollisesti ilmoittaa hakijoille epäämisestä. Tehty Brysselissä Neuvoston puolesta Puheenjohtaja 14323/16 team/eho/kkr 9