Kouvolan kaupungintalo, Torikatu 10, hallinnon kokoushuone krs.

Transkriptio

1 Kouvolan kaupunki Pöytäkirja 8/ Tarkastuslautakunta Aika klo 16:15-19:33 Paikka Läsnä Kouvolan kaupungintalo, Torikatu 10, hallinnon kokoushuone krs. Luettelon mukaan Pykälät Allekirjoitukset Pekka Korpivaara puheenjohtaja Katriina Lankinen sihteeri Pöytäkirjan tarkastus Allekirjoitukset Marja-Leena Heimonen Ismo Karstinen Pöytäkirja on yleisesti nähtävillä Todistaa Julkaistu kaupungin verkkosivuilla lähtien Sirkku Ahvo-Lehtinen tarkastuspäällikkö

2 Kouvolan kaupunki Pöytäkirja 8/ Tarkastuslautakunta Osallistujat Jäsenet Korpivaara Pekka puheenjohtaja Heimonen Marja-Leena Parviainen Risto Karstinen Ismo Raunio Milla Lehtilä Jaana Nikkanen Seppo jäsen jäsen jäsen jäsen jäsen jäsen Niemelä Sini varajäsen Teija Vanhalan varajäsen Hyökki Seppo varajäsen Topi Seppälän varajäsen Muut Ahvo-Lehtinen Sirkku tarkastuspäällikkö, esittelijä Lankinen Katriina tarkastussihteeri Kunnas Hellevi poistui kokouksesta tämän asian käsittelyn jälkeen klo Kanerva Karoliina sisäinen tarkastaja poistui kokouksesta tämän asian käsittelyn jälkeen Tuomela Ulla-Maija vastuunalainen tilintarkastaja Poissa Seppälä Topi varapuheenjohtaja Vanhala Teija Forsell Tuukka Leppänen Jouko jäsen talous- ja rahoitusjohtaja valtuuston puheenjohtaja klo 18:08

3 Kouvolan kaupunki Pöytäkirja 8/ Tarkastuslautakunta Liitteet Otsikko Sivu 44 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Pöytäkirjan tarkastajat, tarkastustapa ja nähtävillä pitäminen Tarkastuslautakunnan kokoonpano Tarkastuslautakunnan pöytäkirjanpitäjä Tarkastuslautakunnan kokousaika ja -paikka Kokouskutsu Asiantuntijoiden osallistuminen kokouksiin Katsaus kaupungin taloudesta, investoinneista ja kärkihankkeista Sisäisen tarkastuksen tehtävä ja rooli Tilintarkastuksen työohjelma tilikaudelle Arviointisuunnitelma ja työohjelma Tarkastuslautakunnan talouden toteutuminen Tarkastuslautakunnan talousarvio Hallinnon ja tarkastustoimen seminaari Ilmoitusasiat 101

4 Kouvolan kaupunki Pöytäkirja 8/ Tarkastuslautakunta Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 719/ /2017 Tala 44 Hallintosäännön 139 :n mukaan avattuaan kokouksen puheenjohtaja toteaa läsnä olevat sekä onko kokous laillisesti koolle kutsuttu ja päätösvaltainien. Kuntalain 103 :n mukaan muu toimielin kuin valtuusto on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on läsnä. Puheenjohtaja toteaa läsnäolijat sekä kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden.

5 Kouvolan kaupunki Pöytäkirja 8/ Tarkastuslautakunta Pöytäkirjan tarkastajat, tarkastustapa ja nähtävillä pitäminen 719/ /2017 Tala 45 Hallintosäännön 150 :n mukaan pöytäkirja tarkastetaan toimielimen päättä mäl lä tavalla. Hallintosäännön 151 :n mukaan kaupunginhallituksen ja lautakunnan pöy tä kir ja siihen liittyvine oikaisuvaatimusohjeineen tai va li tus osoi tuk sineen pidetään tarkastamisen jälkeen nähtävänä kaupungin verk ko si vuil la siten, kuin kuntalain 140 :ssä tarkemmin säädetään. Lautakunta valitsee keskuudestaan kaksi pöytäkirjan tarkastajaa. Tarkastuslautakunta valitsee tarkastajiksi vuorollaan kaksi toimielimen jäsentä aakkosjärjestyksessä. Pöytäkirjan tarkastajat ovat Marja-Leena Heimonen ja Ismo Karstinen. Pöytäkirja lähetetään sähköpostilla puheenjohtajan ja pöytäkirjan tarkastajien tarkastettavaksi. Puheenjohtaja ja tarkastajat vastaavat samoin sähköpostilla pöytäkirjan tarkastamisesta. Varsinaisesti pöytäkirja allekirjoitetaan seuraavassa lautakunnan kokouksessa. Pöytäkirjan tarkastuspäivä on kokousta seuraavan viikon maanantai ja pöytäkirja pidetään tarkastamisen jälkeen nähtävänä kaupungin verkkosivuilla kokousta seuraavan viikon keskiviikkona.

6 Kouvolan kaupunki Pöytäkirja 8/ Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunnan kokoonpano Tala 46 Hallintosäännön 8 :n mukaan tarkastuslautakunnassa on 9 (yhdeksän) jä sen tä. Jokaisella jäsenellä on henkilökohtainen varajäsen. Kaupunginvaltuusto on valinnut tarkastuslautakuntaan jäse net ja kullekin henkilökohtaisen varajäsenen sekä jä se nis tä pu heen johta jan ja varapuheenjohtajan. Pu heen joh ta jan ja va ra pu heen joh ta jan on oltava valtuutettuja. Tarkastuslautakunnan kokoonpano pj. Pekka Korpivaara KOK vj. Harri Niemelä KOK vpj. Topi Seppälä KESK vj. Seppo Hyökki KESK j. Marja-Leena Heimonen SDP vj. Pirjo Konttinen SDP j. Risto Parviainen SDP vj. Markku Ruotsalainen SDP j. Ismo Karstinen SDP vj. Urpo Kunnasluoto SDP j. Milla Raunio KOK vj. Jenni Kosonen KOK j. Teija Vanhala KESK vj. Sini Niemelä KESK j. Jaana Lehtilä VIHR vj. Karolina Ek lund-vuore VIHR la j. Seppo Nikkanen PS vj. Petri Saloranta PS Lautakunnan esittelijä on ulkoisen tarkastuksen päällikkö. Merkitään tiedoksi tarkastuslautakunnan kokoonpano ja lautakunnan esittelijä.

7 Kouvolan kaupunki Pöytäkirja 8/ Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunnan pöytäkirjanpitäjä 719/ /2017 Tala 47 Pöytäkirjanpitäjänä (sihteerinä) toimielimen kokouksessa toimii toimielimen määräämä viranhaltija tai toimihenkilö. Tarkastuslautakunnan pöytäkirjanpitäjänä (sihteerinä) toimii tarkastussihteeri Katriina Lankinen.

8 Kouvolan kaupunki Pöytäkirja 8/ Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunnan kokousaika ja -paikka 719/ /2017 Tala 48 Hallintosäännön 130 :n mukaan toimielin päättää kokoustensa ajan ja pai kan. Kokous pidetään myös, milloin puheenjohtaja katsoo ko kouk sen tarpeelliseksi tai enemmistö toimielimen jäsenistä tekee pu heen joh ta jal le esityksen kokouksen pitämisestä ilmoittamansa asian käsittelyä var ten. Tällöin puheenjohtaja määrää kokousajan. Puheenjohtaja voi pe rus tel lus ta syystä peruuttaa kokouksen. Tarkastuslautakunta kokoontuu pääsääntöisesti kerran kuukaudessa keski viik koi sin kello 16.00, paikkana Kouvolan kaupungintalo, Torikatu 10 tai työohjelman mukaisesti arviointikohteessa. Kokouspäivät päätetään kaksi kertaa vuodessa työohjelman hy väk sy mi sen yhteydessä. Puheenjohtaja oikeutetaan päättämään poikkeuksista kokousaikaan ja paikkaan.

9 Kouvolan kaupunki Pöytäkirja 8/ Tarkastuslautakunta Kokouskutsu 719/ /2017 Tala 49 Hallintosäännön 131 :n mukaan kokouskutsun antaa puheenjohtaja tai hä nen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä kä si tel tävät asiat. Esityslista, joka sisältää selostuksen käsiteltävistä asioista ja eh do tuk set toimielimen päätöksiksi, lähetetään kokouskutsun yhteydessä. Kokouskutsu lähetetään, mikäli mahdollista, vähintään neljä (4) päivää ennen kokousta jäsenille ja muille, joilla on läsnäolo-oikeus tai -vel vol li suus, toimielimen päättämällä tavalla. Hallintosäännön 133 :n mukaan esityslista julkaistaan kunnan verk ko sivuil la. Esityslistan liitteitä julkaistaan verkossa harkinnan mukaan ot taen huomioon kunnan asukkaiden tiedonsaanti-intressit. Lisätietoja: tarkastuspäällikkö Sirkku Ahvo-Lehtinen, puh , sirkku.ahvo-lehtinen(a)kouvola.fi. Kokouskutsu, jossa on maininta kokousajasta ja paikasta sekä esi tys lis ta liitteineen lähetetään jäsenille vähintään neljä (4) päivää ennen ko kous ta sähköpostitse tai lautakunnan niin päättäessä pilvipalvelu Sha re Poin tin kautta sekä sähköpostitse muille, joilla on oikeus osallistua ko koukseen. Esityslista julkaistaan kunnan verkkosivuilla vähintään neljä (4) päivää ennen kokousta.

10 Kouvolan kaupunki Pöytäkirja 8/ Tarkastuslautakunta Asiantuntijoiden osallistuminen kokouksiin 719/ /2017 Tala 50 Hallintosäännön 74 :n mukaan tilintarkastajalla ja kaupunginvaltuuston pu heen joh ta jal la on läsnäolo- ja puheoikeus lautakunnan kokouksissa. Tilin tar kas ta jal la ja lautakunnan määräämillä luottamushenkilöillä ja vi ran halti joil la on läsnäolovelvollisuus lautakunnan kokouksessa lau ta kun nan niin päättäessä. Kaupunginhallitus ei voi määrätä edustajaansa tarkastuslautakunnan kokouk siin. Lisätietoja: tarkastuspäällikkö Sirkku Ahvo-Lehtinen, puh , sirkku.ahvo-lehtinen(a)kouvola.fi. Tilintarkastajalla on läsnäolo- ja puheoikeus lautakunnan kokouksessa. Vas tuun alai sen tilintarkastajan on esitettävä väliraportti tarkastuksessa teh dyis tä havainnoista vähintään kaksi kertaa tilikauden aikana ennen tarkas tus ker to muk sen jättämistä. Tarkastuslautakunta päättää, että kokoukseen kutsutuilla luot ta mus hen kilöil lä ja viranhaltijoilla on läsnäolovelvollisuus lautakunnan kokouksessa.

11 Kouvolan kaupunki Pöytäkirja 8/ Tarkastuslautakunta Katsaus kaupungin taloudesta, investoinneista ja kärkihankkeista 829/ /2017 Tala 51 Kuntalain mukaan tarkastuslautakunnan tehtäviin kuuluu mm. kau pun gin toiminnan, talouden ja sen tasapainon seuranta ja arviointi sekä taloussuunnitelman riittävyyden arviointi. Tarkastuslautakunta on kutsunut kokoukseen talous- ja ra hoi tus joh ta jan. Katsauksessa kuullaan vuoden 2017 kaupungin toiminnan, ta lou den ja inves toin tien toteutuma sekä tärkeimpien kärkihankkeiden ti lan ne. Lautakunnan jäsenille lähetetään esityslistan mukana kuukausi ja henkilöstöraportti 1-7/2017. Lisätietoja: talous- ja rahoitusjohtaja Tuukka Forsell, puh , tuukka.forsell(a)kouvola.fi. Merkitään tiedoksi talous- ja rahoitusjohtajan katsaus kaupungin toiminnan, talouden ja investointien toteutumasta sekä kärkihankkeista. Merkittiin tiedoksi taloussuunnittelupäällikön katsaus kaupungin toiminnan, talouden ja investointien toteutumasta sekä kärkihankkeista. Taloussuunnittelupäällikkö Hellevi Kunnas poistui kokouksesta tämän asian käsittelyn jälkeen klo

12 Kouvolan kaupunki Pöytäkirja 8/ Tarkastuslautakunta Sisäisen tarkastuksen tehtävä ja rooli 864/ /2017 Tala 52 Kouvolan kaupungin sisäinen tarkastaja on aloittanut tehtävänsä ke vääl lä Sisäisen tarkastuksen tehtävänä on varmentaa sisäisen valvonnan toi mivuus. Sisäinen tarkastus on riippumatonta ja objektiivista arviointi-, varmistus- ja konsultointitoimintaa. Sisäinen tarkastus toimii kaupunginjohtajan alai suudes sa ja on hallinnollisesti osa konsernipalveluiden strategia ja ke hit tä misyk sik köä. Sisäinen tarkastaja noudattaa sisäisen tarkastuksen kansainvälisiä ammat ti stan dar de ja ja eettisiä ohjeita. Sisäisen tarkastuksen toi min ta pe ri aattei siin kuuluu rehellisyys, objektiivisuus, luottamuksellisuus ja am mat ti tai to. Lautakunnalle jaetaan esityslistan mukana materiaali " Sisäinen val von ta ja sisäinen tarkastus". Sisäinen tarkastaja esittelee valmistuneen raportin Irtaimiston ja kalustokirjausten tarkastus Raportti on nähtävänä kokouksessa. Lisätietoja: sisäinen tarkastaja Karoliina Kanerva, puh , karoliina.kanerva(a)kouvola.fi. Merkitään tiedoksi sisäisen tarkastajan tehtävä ja rooli sekä raportti irtaimiston ja kaluston kirjauksista.

13 Kouvolan kaupunki Pöytäkirja 8/ Tarkastuslautakunta Tilintarkastuksen työohjelma tilikaudelle / /2017 Tala 53 Kouvolan kaupunki on tehnyt hankintasopimuksen tilintarkastusyhteisö BDO Oy:n kanssa hallinnon ja talouden, EU- ja muiden hankkeiden ti lintar kas tuk ses ta tilivuosille ja (1+1 vuosioptioille). Tilintarkastaja esittelee tarkastuslautakunnalle tilikaudelle 2017 tehdyn työoh jel man. Vastuunalainen tilintarkastaja raportoi kolme kertaa tilikaudella työ oh jelman mukaisesti. Kouvolan kaupungin tilintarkastuksen työohjelma 2017 jaetaan lau ta kunnan jäsenille kokouksessa. Lisätietoja: vastuunalainen tilintarkastaja JHT, KHT Ulla-Maija Tuomela, ulla-maija.tuomela(a)bdo.fi. Merkitään tiedoksi Kouvolan kaupungin tilintarkastuksen työohjelma tilivuodelle Sisäinen tarkastaja Karoliina Kanerva poistui kokouksesta tämän asian käsittelyn jälkeen klo

14 Kouvolan kaupunki Pöytäkirja 8/ Tarkastuslautakunta Arviointisuunnitelma ja työohjelma 829/ /2017 Tala 54 Valtuusto asettaa tarkastuslautakunnan hallinnon ja talouden tar kas tuk sen sekä arvioinnin järjestämistä varten. Tarkastuslautakunnan tehtävät edellyttävät koko lautakunnan rat kai su ja. Uusi kuntalaki (410/2015) tarkensi tarkastuslautakunnan tehtäviä. Va kiintu nei ta käytäntöjä ovat arviointisuunnitelman laatiminen ja ar vioin ti ker tomuk ses ta annettava kunnanhallituksen lausunto. Uusi tehtävä tar kas tuslau ta kun nil le on sidonnaisuuksien ilmoittamisvelvollisuuden nou dat ta mi sen valvonta ja tiedoksi saattaminen valtuustolle. Tarkastuslautakunnalle jaetaan esityslistan mukana ulkoisen tar kas tuk sen laatima luonnos arviointisuunnitelmasta ja työohjelmasta vuosille Työohjelmassa on syksyn 2017 kokouspäivät ja keväälle 2018 alustava kokoussuunnitelma. Tarkastuslautakunta hyväksyy arviointisuunnitelman ja työohjelman sekä työohjelmaan merkityt kokousajat. Hyväksytty ar vioin tisuun ni tel ma ja työohjelma annetaan valtuustolle sekä työohjelmassa maini tuil le viranhaltijoille tiedoksi.

15 Kouvolan kaupunki Pöytäkirja 8/ Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunnan talouden toteutuminen / /2017 Tala 55 Kaupunginvaltuusto on hyväksynyt talousarvion 2017 ja suunnitelmavuodet Tarkastuslautakunnan talousarvio 2017 on hyväksytty lautakunnan kokouk ses sa Tarkastuslautakunnan muutetun talousarvioin 2017 toimintakate on euroa. Tuloslaskelman toimintakateen 1-7/2017 toteutumaprosentti on 58,3 eli euroa. Lautakunnalle jaetaan esityslistan mukana tuloslaskelmaraportti lau ta kunnan talouden toteutumasta 1-7/2017. Lisätietoja: tarkastuspäällikkö Sirkku Ahvo-Lehtinen, puh , sirkku.ahvo-lehtinen(a)kouvola.fi. Tarkastuslautakunta merkitsee tiedoksi lautakunnan talouden to teu tu man 1-7/2017.

16 Kouvolan kaupunki Pöytäkirja 8/ Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunnan talousarvio / /2017 Tala 56 Kaupunginhallitus on hyväksynyt talousarvion laadintaohjeet vuo del le Talousarvio-ohjeessa on annettu ohjeet taloutta, henkilöstöä ja stra te gis ta suunnittelua varten. Lomakkeilla kerätään toimialojen ja pal ve lu ket ju jen tiedot talousarviokirjaa ja henkilöstösuunnitelmaa varten. Toi mi eli mis sä käsitellään syyskuun 2017 aikana toimialojen ja pal ve lu ket ju jen talous- ja hen ki lös tö suun ni tel mat vuosille Tarkastuslautakunnan talousarvioehdotus vuodelle 2018 ja suun ni tel mavuo sil le Toimintakulut Ta 2018 TS 2019 TS 2020 Henkilöstökulut Palvelujen ostot Aineet, tarvikkeet ja tavarat Muut toimintakulut Toimintakate Talousarvion laadintaohjeet vuodelle 2018 on jaettu lautakunnan jä senille. Lisätietoja: tarkastuspäällikkö Sirkku Ahvo-Lehtinen, puh , sirkku.ahvo-lehtinen(a)kouvola.fi. Tarkastuslautakunta hyväksyy talousarvioehdotuksen vuodelle 2018 ja ehdotuksen suunnitelmavuosille

17 Kouvolan kaupunki Pöytäkirja 8/ Tarkastuslautakunta Hallinnon ja tarkastustoimen seminaari 925/ /2017 Tala 57 FCG Koulutus Oy ja tilintarkastusyhteisö BDO Oy järjestävät se mi naa rin ajankohtaisista teemoista, joka on tarkoitettu kuntayhtymien ja kun nal lis ten osakeyhtiöiden luottamushenkilöille ja viranhaltijoille sekä tar kas tus lau takun tien jäsenille. Valmisteilla on historiallisen suuri sote- ja maakuntauudistus. Se mi naa rissa käsitellään keskeisiä ja ajankohtaisia asioita, sote- ja maa kun ta uu distus ta sekä sen vaikutuksista tarkastuslautakuntien ja muiden luot ta mushen ki löi den näkökulmasta. Seminaarin rinnakkaisohjelmissa käym me läpi uusille tarkastuslautakuntien jäsenille osuvia aiheita ja ko ke neem pia luottamushenkilöitä kiinnostavia ja lautakunnan teh tä vä aluet ta syventäviä teemoja. Seminaarin ohjelman jaetaan lautakunnan jäsenille esityslistan mu ka na. Sitovat ilmoittautumiset tarkastuslautakunnan kokouksessa Lisästietoja: tarkastussihteeri Katriina Lankinen, puh , kat riina.lankinen(a)kouvola.fi Tarkastuslautakunta päättää osallistua Tallinnan Hallinnon ja tar kas tus toimen seminaariin Sitovat ilmoittautumiset tarkastuslautakunnan kokouksessa

18 Kouvolan kaupunki Pöytäkirja 8/ Tarkastuslautakunta Ilmoitusasiat Tala 58 Ilmoitusasioita ei ollut.

19 Kouvolan kaupunki Pöytäkirja 8/ MUUTOKSENHAKUOHJEET MUUTOKSENHAKUKIELTO Pöytäkirjan 44-56, 58 :t. Valmistelua ja täytäntöönpanoa koskevaan päätökseen ei saa hakea muutos ta. Sovellettava lainkohta: Kuntalaki 136.

20 Kouvolan kaupunki Pöytäkirja 8/ OIKAISUVAATIMUSOHJE Pöytäkirjan 57 :t. Oikaisuvaatimusoikeus Tähän päätökseen tyytymätön voi tehdä kirjallisen oikaisuvaatimuksen. Pää tök seen ei saa hakea muutosta valittamalla tuomioistuimeen. Oikaisuvaatimuksen saa tehdä: se, johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, vel vol li suu teen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa (asian osai nen), sekä kunnan jäsen. Oikaisuvaatimusaika Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tie dok si saannis ta. Oikaisuvaatimus on toimitettava Kouvolan kaupungin tarkastuslautakunnalle vii meis tään mää rä ajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päät ty mis tä. Asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näy te tä, seitsemän päivän kuluttua kirjeen lähettämisestä. Käytettäessä ta val lis ta sähköistä tiedoksiantoa katsotaan asianosaisen saaneen tiedon pää tökses tä kolmantena päivänä viestin lähettämisestä, jollei muuta näy te tä. Kunnan jäsenen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, kun pöytäkirja on asetettu yleisesti nähtäväksi. Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Jos oi kai su vaa ti musajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, jou lu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä en sim mäi senä arkipäivänä sen jälkeen. Oikaisuvaatimusviranomainen Viranomainen, jolle oikaisuvaatimus tehdään, on Kouvolan kau pun gin hal litus. Postiosoite: PL 85, Kouvola Käyntiosoite: Torikatu 10, 1 krs. Kouvola Sähköpostiosoite: kirjaamo@kouvola.fi Faksinumero: Puhelinnumero: tai Kirjaamon aukioloaika: ma-pe klo

21 Kouvolan kaupunki Pöytäkirja 8/ Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö Oikaisuvaatimus on tehtävä kirjallisesti. Myös sähköinen asiakirja täyt tää vaatimuksen kirjallisesta muodosta. Oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava: päätös, johon haetaan oikaisua se, millaista oikaisua vaaditaan millä perusteella oikaisua vaaditaan. Oikaisuvaatimuksessa on lisäksi ilmoitettava tekijän nimi, kotikunta, pos tiosoi te ja puhelinnumero. Jos oikaisuvaatimuspäätös voidaan antaa tie doksi sähköisenä viestinä, yhteystietona pyydetään ilmoittamaan myös sähköpostiosoite. Pöytäkirja Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä voi pyytää Kouvolan kaupun gin tarkastuslautakunnalta. Postiosoite: PL 85, Kouvola Käyntiosoite: Torikatu 10, 1 krs. Kouvola Sähköpostiosoite: kirjaamo@kouvola.fi Faksinumero: Puhelinnumero: tai Kirjaamon aukioloaika: ma-pe klo