Hallinto Toimiva lippukunta

Transkriptio

1 Hallinto Lippukunta yhdistyksenä 1. Lippuku nta toimintayksikkönä Lippukunnan toiminnasta ja koko lippukunnan olemassaolosta vastaavat sen kaikki johtajat yhdessä. Viime kädessä vastuussa on lippukunnanjohtaja, mutta ilman johtajistoa toiminnasta ei tule mitään. Lippukunnan jäsenmäärästä riippuu, kuinka paljon hallinnollisia tehtäviä lippukunnassa pitää hoitaa. Toisaalta tietyt tehtävät on hoidettava, vaikka jäseniä ei paljoa olisikaan. Lippukunta on itsenäisesti toimiva kokonaisuus. Lippukunnan johtajiston kannattaa kuitenkin aktiivisesti pitää yhteyttä sidosryhmiinsä, kuten muihin lippukuntiin, piiriin, taustayhteisöön ja jokaisen lippukuntalaisen kotiin. Lippukunnan rakenne vaihtelee lippukunnittain, mutta useissa lippukunnissa toiminta on jaettu ikäkausien mukaisiin osastoihin. Käytännön asioiden ja hallinnon hoitamiseksi lippukunnalla on hallitus, jota johtaa lippukunnanjohtaja. Hallituksen tehtävänä on luoda kaikille lippukunnan osastoille ja yksittäisille johtajille edellytykset toimia hyvin ja onnistua tehtävissään Lippukunnan johtajiston tehtäviä Seuraavassa on lueteltu lippukunnan nimettyjen johtajien tehtäviä esimerkin tapaan. Johtajien tehtävät vaihtelevat lippukunnittain, mutta kun seuraavan listan tehtävät on jaettu johtajiston kesken, pitäisi suurimman osan toiminnan pyörittämisestä olla kunnossa. Toimiva lippukunta 1

2 Lippukunnanjohtaja (lpkj) vastaa lippukunnan toiminnasta huolehtii toiminnan kehittämisestä huolehtii partio-ohjelman toteutumisesta arvioi lippukunnan toiminnan laatua värvää johtajia, vastaa lippukunnan henkilöstöhallinnosta ja pitää pestikeskustelut muille johtajille luo hyvää henkeä ja imagoa lippukuntaan johtaa puhetta hallituksen kokouksissa käynnistää suurempien tapahtumien valmistelut pitää yhteyttä eri sidosryhmiin selvittää ongelmatilanteita tarttuu asioihin ajoissa ennen ongelmien syntymistä kouluttautuu itse kouluttaa valitun seuraajan tehtävään Lippukunnanjohtajan apulainen toimii lpkj:n sijaisena hoitaa osan lpkj:n tehtävistä lpkj:n kanssa sovitulla tavalla voi toimia yhteyshenkilönä lippukunnan ulkopuolisiin sidosryhmiin kasvaa uudeksi lpkj:ksi kouluttautuu itse kouluttaa valitun seuraajan tehtävään Sihteeri vastaa avustusanomusten teosta ylläpitää jäsenrekisteriä, mikäli erillistä jäsenrekisterin hoitajaa ei ole kirjoittaa hallituksen kokousten pöytäkirjat tiedottaa tarpeen mukaan hallituksen tekemistä päätöksistä huolehtii arkistosta laatii toimintakertomuksen täyttää Suomen Partiolaisten vuosiselostelomakkeen muistaa merkkipäivät laatii ansiomerkkianomukset lpkj:n kanssa vastaa lippukunnan tiedotuksesta, mikäli erillistä tiedottajaa ei ole hoitaa kurssi-ilmoittautumiset kouluttautuu itse kouluttaa valitun seuraajan tehtävään Taloudenhoitaja hoitaa lippukunnan rahaliikenteen seuraa rahankäyttöä tekee kirjanpidon vastaa talousarvion tekemisestä vastaa tilinpäätöksen ja tilintarkastuksen hoitamisesta kouluttautuu itse kouluttaa valitun seuraajan tehtävään Kalustonhoitaja huolehtii lippukunnan kalustoa pitää varaston järjestyksessä huoltaa kalustoa huolehtii kaluston lainamenettelystä opastaa muita kaluston käytössä kouluttautuu itse kouluttaa valitun seuraajan tehtävään Ikäkausijohtajien tehtävistä on kerrottu enemmän osiossa Toiminta Lippukunnan toimintaympäristö ja siihen vaikuttaminen Lippukunta on toimintaympäristössään usein varsin merkittävä nuorisotyön järjestäjä ja vaikuttaja. Vaikuttaminen onnistuu vain, mikäli lippukunta on aktiivinen, sillä passiivinen lippukunta hukkuu muun harrastustarjonnan sekaan. Alueen ihmiset saavat käsityksensä koko partioliikkeestä yleensä paikallisen lippukunnan toiminnan perusteella, ja se vaikuttaa suoraan lippukunnan toimintaedellytyksiin ja -ympäristöön. Partiopiiri sen sijaan voi vaikuttaa paikallisten lippukuntien toimintaedellytyksiin. Aktiivinen lippukunta näkyy kotipaikkakunnallaan. Lippukunta voi kertoa toiminnastaan alueen muille järjestöille sekä julkisyhteisöille (kunta, koulut, seurakunta), osallistua kylätoimikuntien ja muiden paikallisyhdistysten tapahtumiin jne. Tällaisen aktiivisuuden avulla on mahdollisuus laajentaa jäsenistöä, vaikuttaa oman alueen ympäristökysymyksiin tai ohjata lippukunnan varainhankintaa käytännöllisesti katsoen tehdä melkein mitä vaan. 2

3 Yksi luonteva vaikuttamisen paikka on oma piiri, jossa voi olla mukana päättämässä piirin tulevasta toiminnasta, sen kehittämisestä, johtajakoulutuksesta, johtohenkilöistä sekä taloudesta. Tämä on tärkeää siksi, että piirin tarjoamat palvelut ovat usein lippukunnille elintärkeitä. Vaikuttaminen piirissä on helppo aloittaa olemalla mukana piirin kokouksissa. Ne ovat lippukunnan kokousta vastaavia jäsenkokouksia, joissa käytetään varsinaista päätäntävaltaa. Usein piirien kokouksissa on paikalla pieni aktiivinen vähemmistö, joka voi lähes hallita piiriään. Oma piirikään ei voi olla toimelias, jos siellä ei ole aktiivisia toimijoita piirin omista lippukunnista. 3

4 2. Lippuku nta on yhdist ys Monet lippukunnat ovat rekisteröityjä yhdistyksiä, ja niillekin, jotka eivät ole, Suomen Partiolaiset suosittaa rekisteröitymistä. Onpa lippukunta sitten rekisteröity tai ei, tulee sen toiminnassaan täyttää yhdistyslain kriteerit. Peruspartiotoiminnan lisäksi lippukunnassa on siis myös virallista yhdistystoimintaa ja johtajistolla siihen liittyviä hallinnollisia tehtäviä Rekisteröidyn yhdistyksen etuja Rekisteröidyllä yhdistyksellä on lain nojalla kaksi etua rekisteröimättömään yhdistykseen verrattuna: se voi saavuttaa nimiinsä oikeuksia ja tehdä sitoumuksia. Se voi siis omistaa tavaroita ja muuta omaisuutta, lainata niitä sekä esimerkiksi liittyä täysivaltaiseksi jäseneksi toiseen yhdistykseen (esim. partiopiiriin). Rekisteröimättömältä yhdistykseltä tämä nk. oikeustoimikelpoisuus puuttuu, ja se voi käytännössä johtaa ongelmiin esim. silloin, kun haetaan erilaisia lupia, vastaanotetaan lahjoituksia tai haetaan erityisavustuksia. Tällöin rekisteröimätön lippukunta voi joutua tukeutumaan rekisteröityyn taustayhteisöönsä tai asettamaan lippukunnan johdon henkilökohtaisesti vastuuseen. Rekisteröidyn lippukunnan jäsenet eivät vastaa lippukunnan sitoumuksista henkilökohtaisesti, toisin kuin rekisteröimättömässä, jossa vastuu lankeaa henkilökohtaisesti niille, jotka ovat sitoumuksen tehneet. Tämä tarkoittaa, että rekisteröimättömän lippukunnan jäsenet saattavat joissakin tilanteissa joutua itse maksamaan esimerkiksi taloudellisia korvauksia, kun he ovat vahvistaneet sitoumukset omilla nimillään. Tämä korvausvelvollisuus on samanlainen asia kuin nk. omavelkainen takaus, joka voidaan periä siltä, joka on allekirjoittanut sopimuksen. Muut rekisteröimättömän yhdistyksen jäsenet eivät ole oikeuden mukaan korvausvelvollisia. On kuitenkin muistettava, etteivät rekisteröidynkään yhdistyksen nimenkirjoittajat tai hallitus voi tehdä minkälaisia sitoumuksia tahansa, vaan heitä sitoo yhdistyslain yleinen velvoite huolellisuuteen. Sen laiminlyönnistä voi joutua vahingonkorvausvastuuseen. Lisätietoa rekisteröityihin yhdistyksiin liittyvistä asioista on Internetissä: Patentti- ja rekisterihallituksen yhdistysrekisteri yhdistyslaki yhdistyslaki 36, Valtion säädöstietopankki 2.2. Ilmoitukset yhdistysrekisteriin Kaikista rekisteröidyistä yhdistyksistä pidetään rekisteriä, johon on tallennettu tärkeimmät yhdistystä koskevat asiat. Rekisteriä pitää Patentti- ja rekisterihallitus. Rekisteröimisen yhteydessä yhdistys ilmoittaa yhdistysrekisteriin yhdistyksen nimen, säännöt, kotipaikan sekä nimenkirjoittajat syntymäaikoineen ja osoitteineen. Liitteeksi on toimitettava myös perustamiskirja. On huomattava, että ennen kuin rekisteröityminen on Patentti- ja rekisterihallituksen yhdistysrekisterissä hyväksytty, perustetun lippukunnan asioista vastaavat perustamiskokouksessa valittu hallitus ja lippukunnanjohtaja henkilökohtaisesti. Yhdistysrekisteriin on jätettävä muutosilmoitus aina, kun jokin edellä mainituista tiedoista tai niiden osasta muuttuu. Lippukunnissa tämä saattaa tapahtua jopa vuosittain, jos lippukunnan nimenkirjoittajat vaihtuvat tai vaihtavat tehtäviä. Kaikki yhdistysrekisteriin tehtävät ilmoitukset tehdään määrämuotoisilla lomakkeilla. Lomakkeita voi täyttää ja tulostaa yhdistysrekisterin Internet-sivuilta ( html). Ilmoitus lähetetään suoraan yhdistysrekisteritoimistoon maksukuitin kanssa. Sekä ilmoitukset rekisterinpitäjälle että rekisteriotteet ovat maksullisia. Yhdistysrekisteriote on virallinen ja voimassaoleva, vaikka sen tietoja ei olisi päivitetty vuosikymmeniin. Otteesta ilmenevät yhdistyksen kotipaikka ja nimenkirjoittajat. Yhdistysrekisteristä voi pyytää myös yhdistyksen säännöt, ne ovat julkinen asiakirja. Yhdistystä ei poisteta rekisteristä, mikäli rekisterinpitäjälle ei tehdä ilmoitusta yhdistyksen purkamisesta. 4

5 Muutoksista on syytä muistaa ilmoittaa yhdistysrekisteriin. Muutoin se, joka on merkitty rekisteriin nimenkirjoittajaksi, saattaa olla jonkin ongelman ilmaantumisen aikaan jo aivan muissa tehtävissä. Hän on silti vastuussa lippukunnan toimista. Vastaavasti oikean lippukunnanjohtajan tekemät sopimukset saattavat osoittautua pätemättömiksi. Jos halutaan osoittaa, että oikean lippukunnanjohtajan allekirjoittamat sopimukset ovat lippukunnankin päätöksen mukaisia, pöytäkirjanotteita pitää pystyä esittämään katkeamattomana ketjuna viimeisestä rekisteripäivityksestä asti Lippukunnan säännöt Lippukunnan säännöissä päätetään, kun se perustetaan. Yhdistyslaki ( yhdistyslaki.html) määrää tarkasti, mitä säännöissä pitää mainita. Yhdistysrekisteristä löytyy yhdistyksille mallisääntöjä, ja lisäksi tämän lippukuntakansion Internetversiossa on esitetty erityisesti partiolippukunnille räätälöidyt mallisäännöt. Yhdistysrekisteristä löytyy myös yleisiä yhdistyksen mallisääntöjä. Mikäli lippukunnan säännöt ovat vanhemmat kuin lippukunnanjohtaja itse, on erittäin kannattavaa tutustua ajantasaiseen yhdistyslakiin ja miettiä, olisiko lippukunnan säännöissä päivittämisen varaa. Lippukunnan säännöt määräävät hyvin pitkälti lippukunnan toimintatavoista, ja sääntöihin viitataankin useasti tämän kansion hallinto-osuuden seuraavissa luvuissa Lippukunnan nimenkirjoittajat Lippukunnan säännöissä määrätään, kenellä on lippukunnan nimenkirjoitusoikeus. Nimenkirjoitusoikeus tarkoittaa sitä, että kyseinen henkilö voi tehdä erilaisia sopimuksia ja hakemuksia yhdistyksen nimissä. Nimenkirjoitusoikeutta voidaan säännöissä rajata niin, että lippukunnan nimen merkitsee kaksi henkilöä yhdessä. Lisätietoa nimenkirjoittajista löytyy yhdistyslaista. 5

6 3. Järjestäy t yminen, pä ätöksente ko ja toimeenpano Jokaisella yhdistyksellä on oltava kolme toimielintä: 1) yhdistyksen kokous, jonka tehtävänä on yhdistyksen päätöksenteko, 2) hallitus, jonka tehtävänä on yhdistyksen kokousten päätösten toimeenpaneminen, ja 3) tilintarkastus, joka valvoo, että toiminta on laillista ja yhdistyksen tekemien päätösten mukaista. Tässä luvussa käsitellään yhdistyksen kokouksia ja hallituksen tehtäviä; tilintarkastus ja siihen liittyvät asiat esitellään lippukuntakansion talous-osassa Yhdistyksen kokoukset Lähtökohtaisesti lippukunnan päätösvalta kuuluu jäsenistölle. Kanava tämän vallan käyttämiseen on yhdistyksen kokous, jota lippukunnissa kutsutaan lippukunnan kokoukseksi. Kun puhutaan sääntömääräisestä lippukunnan kokouksesta, tarkoitetaan lippukunnan säännöissä määriteltyä kokousta, joka voi olla vuosikokous tai kevät- tai syyskokous. Jokainen lippukunnan jäsen saa osallistua lippukunnan kokouksiin, ja jokaisella 15 vuotta täyttäneellä lippukunnan jäsenellä on siellä puhe- ja äänioikeus, ellei lippukunnan säännöissä toisin mainita. Lippukunnan kokouksen koollekutsuminen Lippukunnan kokouksen koollekutsujana on hallitus, jonka yhtenä tehtävänä on huolehtia lippukunnan kokouksien pitämisestä. Lippukunnan säännöissä on oltava selkeät ohjeet lippukunnan kokouksen koollekutsumisesta. Kutsusta on käytävä ilmi seuraavat seikat: minkä lippukunnan kokous on kyseessä mikä kokous on kyseessä (sääntömääräinen tai ylimääräinen kokous, syys- tai kevätkokous) milloin ja missä kokous pidetään mitä asioita kokouksessa käsitellään milloin kutsu on annettu kuka on koollekutsuja. Kokousaika ja -paikka pitää ilmoittaa kutsussa siten, ettei jäsenistölle voi sen suhteen tulla väärinkäsityksiä. Lippukunnan kokous voidaan kutsua koolle muulloinkin kuin säännöt edellyttävät. Näin menetellään, jos hallitus katsoo siihen olevan tarvetta (esim. jokin sitoumus johon hallituksen toimivalta ei riitä) tai jos yksi kymmenesosa jäsenistöstä sitä vaatii ilmoittamansa asian käsittelyä varten. Tällöin kokousta kutsutaan ylimääräiseksi lippukunnan kokoukseksi. Ks. liite 1, kokouskutsun malli Kaksi vuosikokousta Mikäli lippukunnalla on käytössä kahden vuosikokouksen järjestelmä, kokouksina ovat sääntömääräiset syys- ja kevätkokoukset, joille lippukunnan säännöt ovat määritelleet tehtävät. Tällöin syyskokouksen tehtävänä on valita kokoukselle puheenjohtaja valita muut kokouksen tarvitsemat toimihenkilöt todeta kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus valita lippukunnanjohtaja sääntöjen määräämäksi toimikaudeksi valita lippukunnalle hallitus sääntöjen määräämäksi toimikaudeksi valita tarvittaessa tilintarkastaja sekä varatilintarkastaja vahvistaa seuraavan toimikauden toimintasuunnitelma ja talousarvio määrätä lippukunnan jäsenmaksu valita kokousedustajat piirin kokouksiin käsitellä muut kokoukseen tuodut asiat. Kevätkokouksen tehtävänä on valita kokoukselle puheenjohtaja valita muut kokouksen tarvitsemat toimihenkilöt todeta kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus vahvistaa lippukunnan vuosikertomus edelliseltä toimikaudelta päättää tilintarkastajan lausuman kuultuaan edellisen tilikauden tilinpäätöksen vahvistamisesta sekä vastuuvapauden myöntämisestä tilivelvollisille käsitellä muut kokoukseen tuodut asiat. Ks. liite 2, syyskokouksen esityslistan malli sekä liite 3 kevätkokouksen esityslistan malli 6

7 Yksi vuosikokous Lippukunnalla voi olla vain yksi lippukunnan kokous toimikautta kohden, jolloin sitä kutsutaan vuosikokoukseksi tai muulla nimellä, jonka lippukunta on sille säännöissään määritellyt. Kokous on sääntömääräinen vuosikokous. Lippukunnan sääntömääräisen vuosikokouksen tehtävänä on valita kokoukselle puheenjohtaja valita muut kokouksen tarvitsemat toimihenkilöt todeta kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus vahvistaa lippukunnan vuosikertomus edelliseltä toimikaudelta päättää tilintarkastajan lausuman kuulemisen jälkeen edellisen tilikauden tilinpäätöksen vahvistamisesta sekä vastuuvapauden myöntämisestä tilivelvollisille valita lippukunnanjohtaja sääntöjen määräämäksi toimikaudeksi valita lippukunnalle hallitus alkaneeksi toimikaudeksi valita tarvittaessa tilintarkastaja sekä varatilintarkastaja vahvistaa alkaneen toimikauden toimintasuunnitelma sekä talousarvio määrätä lippukunnan jäsenmaksu valita kokousedustajat piirin kokouksiin käsitellä muut kokoukseen tuodut asiat Kokousten kulku Kokouksella tarkoitetaan tilaisuutta, johon on kokoontunut useita henkilöitä keskustelemaan ja tekemään päätöksiä määrämuotoisten menettelytapojen eli kokoustekniikan mukaan. Lippukunnan kokousten sujumista auttaa hyvän kokoustekniikan noudattaminen. Myös hallituksen kokouksissa kokoustekniset käytännöt auttavat jämptiin päätöksentekoon. Silloin kokoukset eivät myöskään suotta veny asioissa rönsyilemisen vuoksi. Kokousten keskeiset periaatteet Puheenjohtaja ei tee päätöksiä, vaan kokouksen osanottajat tekevät ne yhdessä. Puheenjohtajan ääni ratkaisee vain silloin, kun muut äänet menevät tasan. Nuijankopautus merkitsee, että yhteinen päätös on syntynyt. Oikeita menettelytapoja ovat ne, jotka kokous on hyväksynyt. Kokouksen osanottajat voivat puuttua kokouksen menettelytapoihin työjärjestyspuheenvuorolla. Jos kokouksen osanottaja tekee puheenjohtajan ehdotuksesta poikkeavan menettelytapaehdotuksen ja ehdotusta kannatetaan, on äänestämällä päätettävä, kumpaa menettelytapaa käytetään. Alkutoimet Kokouksen avaus Kokouksen avaa yleensä yhdistyksen puheenjohtaja. Hän avaa kokouksen kolmella nuijan kopautuksella ja julistaa kokouksen avatuksi. Monesti puheenjohtaja pitää pienen puheen, joka päättyy kokousosanottajien tervetulleeksi toivottamiseen. Kokouksen järjestäytyminen Kokoukselle valitaan tarpeelliset kokousvirkailijat. Puheenjohtaja Puheenjohtajaksi kannattaa valita sellainen henkilö, joka tuntee hyvin yhdistyksen säännöt, yhdistyslain ja kokoustekniikan vaatimukset. Yhdistyksen puheenjohtajaa ei valita vuosikokouksen puheenjohtajaksi varsinkaan silloin, kun käsitellään vastuuvapautta. Valittu puheenjohtaja siirtyy johtamaan kokousta välittömästi valintansa jälkeen tai sitten, kun kokouksen järjestäytyminen on kokonaan suoritettu. Kokouksen puheenjohtajan vastuulla on myös pöytäkirjan sisältö. Sihteeri Sihteeriksi valitaan yhdistyksen sihteeri tai joku muu kokouksen valitsema henkilö. Sihteerin tehtävänä on pöytäkirjan kirjoittaminen ja puheenjohtajan auttaminen kokouksen johtamisessa, esim. puheenvuoropyyntöihin liittyvissä järjestelyissä. Ääntenlaskijat Ääntenlaskijoiden tehtävänä on laskea äänet, mikäli asioista äänestetään tai pidetään henkilövaali. Pöytäkirjantarkastajat Pöytäkirjantarkastajien tehtävänä on seurata valppaasti kokousta ja tarkastaa myöhemmin, että kokouksen jälkeen kirjoitettava pöytäkirja (liitteet 4 ja 5) vastaa kokouksen kulkua ja tehtyjä päätöksiä. Pöytäkirjantarkastajat vahvistavat pöytäkirjan nimikirjoituksillaan. Laillisuus ja päätösvaltaisuus Kokouksessa todetaan, onko kutsu toimitettu sääntöjen edellyttämällä tavalla ja riittävän ajoissa ja onko kokouskutsussa esitetty lain ja sääntöjen määräämät asiat. Kokous on laillinen, kun on toimittu sääntöjen edellyttämällä tavalla. Päätösvaltaisuudesta ei yleensä 7

8 säännöissä mainita. Silloin yleisenä käytäntönä on, että päätösvaltaisuuteen tarvitaan vähintään kolme läsnäolijaa. Heistä yksi toimii puheenjohtajana ja kaksi muuta pöytäkirjantarkistajana. Jos kokous pidetään vastoin sääntöjä, voidaan sen tekemät päätökset osoittaa väärin tehdyiksi ja mitätöidä. Esityslistan hyväksyminen Esityslista on kokouksessa käsiteltävien asioiden luettelo, jossa tarkasti määriteltynä pitäisi olla päätösesityksetkin (liitteet 2 ja 3). Esityslista voidaan liittää kokouskutsuun sekä lisäksi jakaa kokouksessa kaikille osanottajille tai heijastaa valkokankaalle piirtoheittimellä tai videoprojektorilla. Tässä kohdassa kokousedustajat voivat ehdottaa esityslistaan muutoksia, esimerkiksi jonkin asian käsittelemistä kokouksen eri vaiheessa kuin alkuperäisessä esityslistassa. Seuraavista asioista on oltava maininta kokouskutsussa, joten niitä ei voida lisätä esityslistalle enää kokouksen aikana: sääntömuutos kiinteistön luovuttaminen tai kiinnittäminen lainan vakuudeksi huomattavan omaisuuden luovuttaminen äänestys- tai vaalijärjestyksestä päättäminen hallituksen, sen yksittäisen jäsenen tai tilintarkastajan valitseminen tai erottaminen tilinpäätöksen vahvistaminen ja vastuuvapauden myöntäminen yhdistyksen purkaminen muu näihin verrattava asia. Ilmoitusasiat Ilmoitusasiat ovat nimensä mukaisesti tiedotusluonteisia, ei päätösasioita. Päätökset Sääntömääräisten vuosikokousten asiat on mainittu yhdistyksen säännöissä. Muissa kokouksissa käsiteltävät asiat voivat olla monenlaisia aina kameran hankkimisesta lausuntoon kunnan harrastusmahdollisuuksista. Päätösasioissa asian esittelijä tai kokouksen puheenjohtaja kertoo, mistä asiasta on kyse, ja selostaa valmisteluvaiheet kertoo ratkaisuvaihtoehdot ja päätökseen vaikuttavat seikat kuvailee, millä menetelmällä päätöstä tehdään tekee pääehdotuksen käsittelyn pohjaksi. Tätä seuraa keskustelu, jonka aikana kokouksen osanottajat kommentoivat esitystä ja tekevät mahdollisesti muita päätösesityksiä puheenjohtajan myöntämillä puheenvuoroilla. Keskustelun aikana syntyvät ainekset päätöksentekoon. Jos asian käsittelyssä joudutaan äänestykseen, pääehdotus on aina siinä mukana. Puheenvuoroissa voidaan tiedustella jotakin ehdotukseen liittyvää asiaa tehdä uusi ehdotus kannattaa tehtyä ehdotusta (ilman kannatusta uutta ehdotusta ei käsitellä enempää) arvostella tai vastustaa esittää ponsi peruuttaa puheenvuoropyyntö esittää työjärjestyspuheenvuoro, jossa esitetään tauon pitämistä, päätöksenteon lykkäämistä tai puheenvuorojen rajoittamista tai arvostellaan puheenjohtajan toimintaa. Työjärjestyspuheenvuoro on otettava heti käsittelyyn. Työjärjestyspuheenvuoron saa sanomalla esim. seuraavasti: Puheenjohtaja, työjärjestykseen! Kun kaikki pyydetyt puheenvuorot on käytetty, puheenjohtaja päättää keskustelun ja napauttaa nuijalla pöytään. Keskustelu on päätettävä, vaikka puheenvuoroja ei pyydettäisi yhtäkään. Puheenjohtajan tehtävänä on varmistaa, että päätökseksi tulee kokouksen mielipide. Jos ehdotuksia on vain yksi, tilanne on selvä. Mikäli äänestyskelpoisia (kannatettuja) esityksiä on kaksi tai useampia, joudutaan äänestämään. Puheenjohtaja tekee ehdotuksen äänestystavasta, jonka kokous joko hyväksyy tai valitsee tilalle muun äänestystavan. Puheenjohtaja muotoilee kokouksen päätöksen ja vahvistaa sen nuijan kopautuksella. Päätöksen vastustaminen ja eriävä mielipide Aina kaikki kokouksen osanottajat eivät sulata jo tehtyä päätöstä. Jos jonkun mielestä on tehty väärä päätös tai toimittu päätöstä tehtäessä väärällä tavalla, hän voi pyytää puheenvuoron ja esittää vastalauseen tai eriävän mielipiteen. Sekä vastalause että eriävä mielipide vapauttavat esittäjänsä päätökseen liittyvästä vastuusta. Päätös voidaan kuitenkin panna käytäntöön, vaikka sitä olisikin vastustettu. 8

9 Jos kokousedustaja on eri mieltä päätöksestä, hän voi jättää asiasta siis eriävän mielipiteen. Se ilmoitetaan tavallisesti suullisesti asian päätöksen yhteydessä ja sihteeri merkitsee sen pöytäkirjaan. Vastalause pitää tehdä lisäksi kirjallisesti ja toimittaa sihteerille kokouksen jälkeen, mutta kuitenkin ennen pöytäkirjan tarkastamista. Vastalauseeseen kirjoitetaan ne perusteet, joita puheenvuoron käyttäjä on käyttänyt kokouksessa suullisesti. Vastalauseella voi olla yksi tai useampia allekirjoittajia. Lopetusasiat Muut asiat Tässä vaiheessa lippukunnan jäsen voi esittää kokouksen käsiteltäväksi haluamaansa asiaa. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päättää kokouksen nuijan kopautuksella. Tämän jälkeen kokous ei ole enää päätösvaltainen eikä voi tehdä päätöksiä. Äänioikeus ja esteellisyys lippukunnan päätöksenteossa Yhdistyslain perusteella (1989/1503, 25 ) jokaisella 15 vuotta täyttäneellä on lippukunnan kaikissa kokouksissa puhe- ja äänioikeus, ellei lippukunnan säännöissä toisin määritellä. Tosin ikärajaa ei voida alentaa eikä äänioikeutta rajata varsinaisten jäsenten kesken siten, että vain pienellä joukolla jäseniä olisi mahdollisuus päättää lippukunnan yhteisistä asioista. On huomattava, että kaikilla lippukunnan jäsenillä on rajoittamaton läsnäolo-oikeus lippukunnan kokouksissa. Läsnäolo-oikeus on niin vahva, että jos jotakuta yksittäistä jäsentä oltaisiin erottamassa lippukunnasta, hän saisi itse osallistua jopa sitä koskevaan äänestykseen. Sen sijaan hallituksen jäsenet ja hallinnollisia tehtäviä hoitavat jäsenet eivät saa äänestää silloin, kun valitaan tai erotetaan tilintarkastajia, vahvistetaan tilinpäätös tai myönnetään vastuuvapaus, mikäli päätökset koskevat aikaa, josta on itse vastuussa. He ovat silloin niin sanotusti esteellisiä. Lippukunnan jäsen ei voi myöskään ottaa osaa päätöksentekoon, jossa on kyse hänen ja lippukunnan välisestä sopimuksesta tai muusta asiasta, jossa lippukunnan ja hänen etunsa ovat ristiriidassa. Sellaisessa lippukunnan kokouksessa, jossa sekä valitaan tilintarkastaja että päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä, saattaa joskus olla paikalla vain edellä mainittuja esteellisiä henkilöitä. Silloin ei noudateta esteellisyyssäädöksiä, sillä lippukunnan kokoukselle kuuluvat päätökset tulee voida tehdä kokouksessa, joka on laillisesti kutsuttu koolle Hallitus Lippukunnan kokouksissa tehdyt päätökset panee toimeen hallitus. Lippukunnan säännöissä voidaan määritellä hallitukselle jokin muukin nimitys, joka paremmin sopii lippukuntatoimintaan. Lippukunnan kokousten päätösten toimeenpanon lisäksi hallitus myös edustaa lippukuntaa tekee mahdolliset sitoumukset suunnittelee, kehittää, johtaa ja valvoo lippukunnan toimintaa lippukunnan kokouksen, sääntöjen ja lain antamien ohjeiden mukaisesti vastaa lippukunnan taloudesta ja omaisuuden hoidosta pitää jäsenluetteloa valmistelee lippukunnan kokoukselle esiteltävät asiat kutsuu koolle lippukunnan kokoukset ohjaa ja opastaa lippukunnan johtajistoa ja toimihenkilöitä toimissaan. Hallituksen jäseneksi voidaan valita kuka tahansa lippukunnan 15 vuotta täyttänyt jäsen, jollei lippukunnan säännöissä toisin määrätä. Yhdistyslaki määrittelee hallituksen minimivahvuudeksi kolme henkeä. Tästä määrästä voidaan poiketa lippukunnan säännöissä vain ylöspäin. Määrätyissä rajoissa voidaan hallituksen jäsenten lukumäärä jättää lippukunnan kokouksen päätettäväksi kulloisenkin tilanteen mukaan. Hallitus vastaa toimistaan lippukunnan kokoukselle. Hallituksen puheenjohtajana toimii lippukunnanjohtaja, joka samalla toimii lippukunnan nimenkirjoittajana. Lippukunnan säännöissä voidaan rajoittaa nimenkirjoitusoikeutta mm. siten, ettei kukaan voi kirjoittaa lippukunnan nimeä yksin. Yhdistyslaki edellyttää hallituksen puheenjohtajalta täysivaltaisuutta, täysi-ikäisyyttä eli 18 vuoden ikää, ei-holhouksen alaisuutta sekä kotipaikkaa Suomessa. Myös lippukunnanjohtaja vastaa toimistaan lippukunnan kokoukselle. Yhdistyslaki asettaa rajoituksia hallituksen toimivallalle. Myös lippukunnan säännöissä voidaan rajata hallituksen toimivaltaa (esim. rajoittaa lippukunnan omaisuuden myyntiä, asettaa sitoumuksille yläraja) yhtä hyvin kuin antaa sille erityistehtäviä. Katso myös lukua 1.1., siellä on kerrottu johtajiston tehtävistä tarkemmin. 9

10 Seuraavassa esitellään esimerkkihallitus, jossa lippukunnan toimintasektorit on otettu huomioon: lippukunnanjohtaja toimii hallituksen puheenjohtajana ja nimenkirjoittajana sekä edustaa lippukuntaa lippukunnanjohtajan apulainen, lpkj:n varamies vastaa lippukunnan suurista projekteista ja jakaa tehtävät lippukunnanjohtajan kanssa sihteeri hoitaa hallituksen kokouksien pöytäkirjat, arkiston, jäsenrekisterin sekä lpkj:n kanssa lippukunnan kirjeenvaihdon taloudenhoitaja vastaa lippukunnan talouden suunnittelun yksityiskohdista, hoitaa lippukunnan maksuliikenteen ja kirjanpidon sekä hoitaa omaisuuteen ja avustusten hakemiseen liittyviä asioita yhdessä lpkj:n kanssa ikäkausijohtajat vetävät lippukunnan eri ikäkausien toiminnasta ja johtavat ikäkausia kalustonhoitaja vastaa lippukunnan kalustosta ja pitää kalustoluetteloa työjäsenet hoitavat erilaisia, väliaikaisia tehtäviä esimerkiksi suurissa projekteissa; heidät valitsee hallitus. Säännöissä määrättyjen hallituspaikkojen lisäksi hallitus voi kutsua mukaan toimihenkilöitä, jotka voivat osallistua hallituksen kokouksiin puhe- ja läsnäolo-oikeudella ja toimeenpanna lippukunnan kokousten päätöksiä, mutta koska heitä ei ole valittu hallituksen virallisiksi jäseniksi, heillä ei ole äänivaltaa hallituksen kokouksissa. Kukin hallituksen jäsen on sekä taloudellisesti että toiminnallisesti vastuussa koko lippukunnan toiminnasta. Lisäksi jokainen on vastuussa omasta toimialastaan. Edellä oleva esimerkki ei toimi kaikissa lippukunnissa, vaan lippukuntakohtaisesti tarpeet ja tarkoituksenmukaisuus saattavat muovata hyvinkin toisenlaisen mallin Hallinnon asiakirjat Lippukunnan toimintaan liittyy erilaisia asiakirjoja, kuten pöytäkirjoja, muistioita, kertomuksia ja suunnitelmia, runsain mitoin. Useimmat niistä ovat osa hallinnon laillisuutta, päätöksentekoa ja valvontaa. Tällöin niillä on juridinen asema lippukunnan toiminnassa ja niitä koskevat monenlaiset säädökset. Hallintoon liittyy paljon kokouksia, joissa suunnitellaan toimintaa ja tehdään siihen sekä talouteen ja valvontaan liittyviä päätöksiä. Kaikki nämä päätökset on kirjattava, ja sen vuoksi kaikista kokouksista on pidettävä pöytäkirjaa. Pöytäkirja voi olla laaja keskustelupöytäkirja, johon kirjataan puheenvuorotkin, tai niukka päätöspöytäkirja, johon merkitään vain päätökset ja äänestykset. Äänestyksistä on huomattava, että kaikki äänestyksen kohteena olevat ehdotukset pitää kirjata muistiin, samoin kaikki annetut äänet. Lippukunnan kokouksen pöytäkirja Kaikissa lippukunnan kokouksissa on kokouksen puheenjohtajan pidettävä huolta siitä, että kokouksessa tehdyistä päätöksistä pidetään asianmukaista pöytäkirjaa. Se, onko pöytäkirja keskustelupöytäkirja vai päätöspöytäkirja, on itse päätettävissä. Mikäli kokouksessa käsitellään laajoja kirjallisia esityksiä, kuten esim. lippukunnan sääntöjä, ne on pantava liitteeksi pöytäkirjaan. Asianomaisen pykälän kohdalla huomautetaan liitteistä. Mikäli joku kokoukseen osallistuva haluaa esittää eriävän mielipiteensä jostakin päätöksestä, sekin on merkittävä pöytäkirjaan päätöksen kohdalle. Joissakin tapauksissa eriävän mielipiteen olemassaololla on suuri merkitys; se vaikuttaa lähinnä vastuukysymyksiin. Puheenjohtajan ja vähintään kahden kokouksessa läsnä olleen on todettava pöytäkirja kokouksen kulun mukaiseksi ja vahvistettava se nimikirjoituksillaan. Vaikka yleinen käytäntö ei edellytä sihteerin allekirjoitusta, on hyvien tapojen mukaista, että myös pöytäkirjan laatija vahvistaa sen allekirjoituksellaan. Ks. liite 4. syyskokouksen pöytäkirjan malli sekä liite 5, kevätkokouksen pöytäkirjan malli Hallituksen kokouksen pöytäkirja Lippukunnan hallituksen kokouskäytäntö on usein vakiintunut: lippukunnanjohtaja johtaa puhetta ja lippukunnan sihteeri pitää päätöspöytäkirjaa. Samoin kuin lippukunnan kokouksessa, on hallituksenkin kokouksessa hallituksen jäsenellä oikeus ilmoittaa eriävä mielipiteensä, ja se on merkittävä pöytäkirjaan. Puheenjohtaja ja sihteeri vahvistavat pöytäkirjan allekirjoituksillaan. Hallituksen kokousten pöytäkirjat tarkastetaan usein hyväksymällä ne seuraavassa kokouksessa. Kun hallituksen kokousten pöytäkirjat toimitetaan kokouksen jälkeen hallituksen jäsenille viivyttelemättä, ne toimivat heille hyvänä muistilistana ja lukujärjestyksenä. Hallituksen toiminnan seuranta ja valvonta tulee hoidetuksi, kun jokaisen hallituksen ko- 10

11 kouksen alussa luetaan edellisen kokouksen pöytäkirja ja keskustellaan siitä, miten päätöksiä on toteutettu. Ks. liite 6, hallituksen kokouksen pöytäkirjan malli Pöytäkirjan ote ja jäljennös Pöytäkirjan otteella tarkoitetaan varsinaisesta pöytäkirjasta lainattua otetta. Tällaista tarvitaan esimerkiksi pankkia varten, kun muutetaan yhdistyksen tilinkäyttöoikeuksia. Samoin otetta tarvitaan, kun ilmoitetaan yhdistysrekisteriin sääntöjen muutoksista. Sellaisissa yhdistyksissä, jotka kuuluvat johonkin piirijärjestöön tai valtakunnalliseen järjestöön, pöytäkirjan ote käy piiri- ja liittokokouksissa valtakirjasta osoittamaan kokousedustajien edustuskelpoisuuden. Pöytäkirjan ote voidaan antaa vain tarkastetusta pöytäkirjasta. Otteesta tulee selvitä yhdistyksen nimi asiakirjan nimi otteen kirjoittamispäivä kokouksen aika- ja paikkatiedot, läsnä ja poissa olleet sekä kokousvirkailijat kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus, kokousvirkailijoiden valinta päätösosasta otteeseen tarvittavat kohdat. Mikäli tarvittava kohta on vaikkapa esityslistan kohta 9, tulee laillisuuden ja päätösvaltaisuuden ja kokousvirkailijoiden valinnan jälkeen katkoviivaa ennen asiakohtaa 9 ja sen jälkeen taas katkoviivaa. puheenjohtajan ja sihteerin sekä pöytäkirjantarkastajien nimet. Ne merkitään suuraakkosin nimenselvennösten yläpuolelle osoittamaan, että kyse on tarkastetusta pöytäkirjasta oikeaksi todistaminen. Otteen todistaa kaksi oikeustoimikelpoista henkilöä. Mikäli ote on monisivuinen, on syytä todistaa kaikki sivut. Jäljennös tulee kyseeseen silloin, kun kokouksen pöytäkirja on erinomaisen lyhyt. Tällöin pöytäkirjasta otetaan kopio, ja se todistetaan oikeaksi otteen tapaan. Lippukunnan asiakirjojen säilytys ja julkisuus Lippukunnan kokousten ja hallituksen kokousten pöytäkirjat liitteineen ovat osa kirjanpitoaineistoa. Kirjanpitolaissa ja -asetuksessa määrätään, kuinka kauan kirjanpitoaineistoa pitää säilyttää. Tasekirjoja, taseerittelyjä sekä muita käytettyjä tilikirjoja on säilytettävä vähintään kymmenen vuotta. Tilikauden tositteet kirjausjärjestyksessä, pankkitilien tiliotteita, liiketapahtumia koskevaa kirjeenvaihtoa, tilikartta, kirjanpidon menetelmäkuvaus ja pöytäkirjat on säilytettävä vähintään kuusi vuotta. Säilytysaika alkaa aina silloin, kun tilikausi päättyy. Esimerkiksi vuoden 2006 tositteiden säilytysvelvollisuus lakkaa vasta vuoden 2013 alkaessa. Pöytäkirjojen ja toimintakertomusten säilyttäminen tuleville partiopolville sekä historiikin tekijöille on mielekästä; niitä ei pitäisi koskaan hävittää. Lippukunnan kokousten pöytäkirjat, hallituksen kokousten pöytäkirjat, jäsenluettelot, kalustoluettelot sekä tilinpäätös ovat asiakirjoja, jotka ovat näytettävä kaikille lippukunnan jäsenille, jos he sitä pyytävät. Jäsenluettelon julkisuudesta on säädetty myös henkilörekisterilaissa. Se rajaa jäsenrekisterissä olevan tiedon julkisuutta. 11

12 4. Vir a nomaislu vat ja ilmoitukset Joihinkin lippukunnan toimiin tarvitaan viranomaisten lupaa. Niitä pitää hakea määrämuotoisilla hakemuksilla, ja luvat ovat voimassa tietyn ajan ja ne ovat maksullisia. Lupien hinnat vaihtelevat suuresti sen mukaan, mitä viranomaisten pitää asian hyväksi tehdä. Muutamiin toimiin riittää ilmoituksen tekeminen Keräyslupa Keräyslupaa tarvitaan, kun lippukunta järjestää rahankeräyksen. Kuntakohtainen keräyslupa haetaan omasta nimismiespiiristä, läänikohtainen oman läänin lääninhallituksesta ja koko maata koskevat Etelä-Suomen lääninhallituksesta Arpajaiset Jos lippukunta järjestää niin sanotut pika-arpajaiset, sen ei tarvitse hakea arpajaislupaa. Pika-arpajaisissa arvat myydään ja arvotaan samassa tilaisuudessa eikä arpajaisten yhteenlaskettu myyntitulo ylitä 500 euroa. Arpajaislupaa on haettava, mikäli myyntitulo on suurempi kuin 500 euroa tai jos arpoja halutaan myydä etukäteen tai palkinnot arvotaan myöhemmin. Lupaa haetaan nimismieheltä Rakennuslupa Mikäli lippukunta aikoo rakentaa, sitä varten on haettava rakennuslupaa. Sen myöntää kunnan rakennusvalvontaviranomainen. Rakennusvalvontavirastosta saa luettelon rakennuslupaan tarvittavista asiakirjoista, todistuksista ja muista papereista, ja samasta paikasta saa myös tarvittaessa apua rakennusluvan hakemiseen. Rakennuslupa maksaa yleensä melko paljon Yleisötilaisuus Yleisötilaisuuden järjestäjän on tehtävä ilmoitus poliisiviranomaiselle ja saatava maanomistajan lupa. Yleisötilaisuus on esimerkiksi tilaisuus, jossa lippukunta esittelee toimintaansa muille kuin omille jäsenille Elintarvikkeiden myynti ja jakaminen Elintarvikkeiden myyntiin tarvitaan paikan maanomistajan lupa. Elintarvikkeiden tilapäisestä myynnistä tai luovuttamisesta on tehtävä ilmoitus kunnan terveystarkastajalle. 12

13 5. Va stu ut 5.1. Hallitus kantaa vastuun lippukunnan toiminnasta Lippukunnan toiminnan tarkoitus, vaikkakaan se tuskin on kenellekään epäselvä, on mainittava lippukunnan säännöissä: toiminnan tarkoitus on partiotoiminta. Hallituksen on talouden ja omaisuudenhoidon lisäksi huolehdittava, että lippukunta täyttää toiminnassaan myös varsinaisen tarkoituksensa. Hallituksen yhtenä tehtävänä on laatia toimintakalenteri kullekin toimintakaudelle. Siinä pitää olla myös koulutussuunnitelma, jolla varmistetaan nuorten johtajien kasvaminen tehtäviin. Sisällöllistä suunnittelua on myös toimintakausien teemoittaminen; useinhan piireillä ja koko partiolla on meneillään suuren leirin valmistelu tai jokin muu iso projekti, jonka tiimoilta löytyy aiheita toimintateemoiksi. Hallituksen on myös varmistuttava, että lippukunnan kaikki toimintaryhmät otetaan huomioon toimintaa suunniteltaessa ja toteutettaessa. Pitkän aikavälin toimintasuunnitelmat ovat lippukuntatasolla harvinaisempia, mutta niitä tarvitaan nimenomaan koulutusta suunniteltaessa sekä valmistauduttaessa suureen leiriin tai hankkeeseen, vaikka veneen tai majan hankintaan. Hallituksen tehtävät ovat toiminnan ohjaus, opastus, kehittäminen, tuki sekä valvonta, joilla varmistetaan toiminnan sisällön laatu ja jatkuvuus Lippukunnan hallituksen ja toimihenkilöiden vastuu ja oikeudet Yhdistyslaissa säädetään yhdistyksen hallituksesta sekä sen tehtävistä. Tärkein tehtävä on lippukunnan asioiden ja omaisuuden hoito lippukunnan sääntöjen sekä voimassa olevien lakien ja asetusten mukaisesti. Tässä tehtävässä hallituksen on noudatettava huolellisuutta ja harkintaa. Yhdistyslaissa säädetään yhdistyksen nimenkirjoituksesta, jonka mukaan lippukunnanjohtajalla hallituksen puheenjohtajan ominaisuudessa on aina nimenkirjoitusoikeus. Lippukunnan säännöissä voidaan nimenkirjoitusoikeutta rajoittaa tai laajentaa. Näillä edellytyksillä on hallituksella ja sen valitsemilla toimihenkilöillä mahdollisuus hoitaa lippukunnan asioita sekä oikeus tehdä lippukunnan nimissä sitoumuksia. On kuitenkin muistettava, että valitessaan toimihenkilön vastaamaan jostakin osasta hallituksen tehtäviä, on hallituksen ohjattava ja valvottava tehtävän hoitoa, koska hallitus vastaa valitsemansa toimihenkilön toimista kuten omistaan. Joissakin tapauksissa, esimerkiksi uuden tilin avaamisessa tai suurehkon kaupan tekemisessä, on pystyttävä osoittamaan, kenellä on oikeus allekirjoittaa sitoumus. Nimenkirjoitusoikeuden osoittaminen hoituu yhdistysrekisteriotteella. Myöhemmin samoihin asioihin tehtävät muutokset voidaan hoitaa pöytäkirjaotteella. Mikäli johonkin tehtävään on valittu henkilö, jolla ei ole jatkuvaa valtuutusta tehtävän hoitoon, hänet on valtuutettava siihen erikseen ja annettava valtakirja sen osoitukseksi. Valtuutuksen voi antaa hallitus tai lippukunnan kokous. Valtuutusta varten laaditaan valtakirja tai otetaan pöytäkirjanote kokouksesta, jossa asiasta on päätetty. Valtakirjasta pitää selvitä, kuka valtuuttaa, kenet valtuutetaan, mikä on tehtävä sekä milloin ja missä valtakirja on laadittu Korvausvelvollisuus Joskus lippukunnan asioiden hoito saattaa mennä pieleen. Yhdistyslaissa säädetään vahingonkorvausvelvollisuudesta, ja myös yleisen vahingonkorvauslain erityissäädökset ovat voimassa. Vahingonkorvausvelvoite tarkoittaa tahallisuudesta, tuottamuksellisuudesta tai huolimattomuudesta aiheutunutta vahinkoa lippukunnalle tai jollekin kolmannelle osapuolelle. Kolmannen osapuolen vahinko tulee kyseeseen, mikäli esim. jonkin tilaisuuden järjestämisen yhteydessä rikotaan turvamääräyksiä ja sen vuoksi joku loukkaantuu tai häneltä varastetaan tai tuhotaan omaisuutta. Talousarvioon merkittyjen käyttövarojen ylittäminen voi myös aiheuttaa hallitukselle korvausvelvollisuuden, ellei ylityksen syyn voida osoittaa olleen yhdistykselle tarpeellinen. Korvausvastuuseen voivat joutua hallituksen jäsenet, lippukunnan toimihenkilöt sekä tilin- 13

14 tarkastajat. Tilintarkastajia velvoite koskee vain silloin, kun vahingon kärsijänä on lippukunta. Toimihenkilöllä tarkoitetaan henkilöitä, joille sääntömääräisesti tai muulla valtuutuksella on annettu tehtäviä hoidettavaksi (sihteeriä tai rahastonhoitajaa, kun nämä eivät ole hallituksen jäseniä). Rekisteröimättömässä yhdistyksessä vahingonkorvausvelvollisia ovat kaikki ne, jotka ovat tehneet jonkin sopimuksen tai sitoumuksen tai päättäneet sen tekemisestä. Tämä tarkoittaa, että vahingonkorvausta voidaan periä täysimääräisesti keneltä hyvänsä osalliselta ilman erittelyä tai kaikilta yhdessä jaettuna henkilöiden määrän mukaan. Mikäli joku joutuu maksamaan suuremman summan kuin hänen osuutensa olisi (henkilöiden määrän mukaan jaettuna), hän voi myöhemmin esittää nk. regressivaatimuksen muille. Kaikki vahingonkorvausvaatimukset ja niihin liittyvät epäselvyydet käsitellään lippukunnan kotipaikan käräjäoikeudessa, mikäli niistä ei muuten päästä yksimielisyyteen Riskit ja vakuuttaminen Vaikka lippukuntatoiminnassa ei vuositasolla liikutellakaan suuria summia, kertyy vuosien saatossa lippukunnalle irtainta ja mahdollisesti myös kiinteää omaisuutta. Takaiskun tai vahingon sattuessa saattaa koko lippukunnan toiminta joutua vaaraan, koska kerralla tuleva taloudellinen menetys voi olla erittäin suuri verrattuna lippukunnan vuotuiseen liikevaihtoon. Ikävimmässä mahdollisessa tapauksessa saattaa korvausvelvollisuus langeta yksittäiselle partiolaiselle tai partiojohtajalle. Vaikka tilintarkastuksen yhteydessä tilintarkastajien yhtenä velvollisuutena onkin tarkastella lippukunnan omaisuuden hoidon tilaa, on vastuu omaisuuden hoidosta ja suojauksesta ensisijassa lippukunnan toimivalla hallituksella. Omaisuuden turvaaminen vakuuttamalla on vaivatonta ja usein myös suhteellisen edullista, kunhan vakuutusmuodot valitaan huolellisesti. Kukin lippukunta saa itse päättää, vakuutetaanko kaikki lippukunnan irtainkin omaisuus. Asiaan vaikuttaa omaisuuden arvo ja laatu. Vakuuttamisessa on hyödyllistä turvautua vakuutusyhtiöiden vakuutustarkastajiin sekä vakuutusneuvontaan, jotta oikea vakuutusmuoto sekä oikeat vakuutusarvot löytyvät. On yhtä turhaa ylivakuuttaa omaisuus kuin jättää se alivakuutetuksi Partiovakuutus Kunkin partiolaisen tapaturma-, matka-, omaisuussekä vastuuvakuutukset ovat erittäin tärkeitä. Jokaiselle Suomen Partiolaisten keräämän jäsenmaksun maksaneelle partiolaiselle on hankittu vähimmäisvakuutusturva. Partiojohtajalla on vastuuvakuutus. Se edellyttää, että toimitaan Suomen Partiolaisten turvallisuusohjeiden mukaisesti. Mikäli lippukunta harrastaa kalliokiipeilyä tai jotakin muuta riskialtista toimintaa, on vakuutusten kattavuus ja laajuus syytä tarkistaa erikseen. Partiovakuutuksesta lisää Turvallisuusohjeissa. 14

15 6. S i dosryhmät 6.1. Taustayhteisöt Useimmilla lippukunnilla on jokin taustayhteisö tukemassa lippukuntaa taloudellisesti tai henkisesti. Taustayhteisö voi olla seurakunta, rekisteröity yhdistys tai jokin muu yhteisö. Suurimmalla osalla lippukunnista on taustayhteisönään seurakunta. Lippukunnan ja taustayhteisön on hyvä tehdä kirjallinen sopimus, jossa määritellään keskinäiset suhteet, oikeudet ja velvollisuudet. Lippukunnalla voi taustayhteisön lisäksi olla erilaisia tukiryhmiä kuten vanhempainyhdistys tai vanhojen partiolaisten kerho. Tukiryhmien perustaminen kuuluu pääasiassa niihin kuuluville, mutta lippukunnanjohtajankin on hyvä olla mukana toiminnassa antamassa tietoa ja tukea sekä luomassa kontakteja. Tukiryhmä tai taustayhteisö ei ole lippukunnan organisaatioon kuuluva elin. Lippukunta tekee itsenäisesti omaa toimintaansa koskevat päätökset, ja taustayhteisöjen tehtävänä on toimia taustalla, lippukuntaa tukien. Taustayhteisö voi esimerkiksi asettaa tavoitteekseen hankkia lippukunnan käyttöön kiinteää omaisuutta kuten kämpän hoitaa leirikeittiön tehtävät olla auttamassa suurilla leireillä ja tapahtumissa auttaa lippukuntaa varainhankinnassa hoitaa lippukunnan eri ryhmien retkija leirikuljetuksia avustaa leiripaikan hankinnassa tarjota ammattitaitoa ja järjestää suhteita erilaisiin yrityksiin. Lippukunnan johtajiston ja tukiryhmien pitää yhdessä selvittää, millaista tukea lippukunta milloinkin tarvitsee ja millaista tukea tukiryhmät pystyvät antamaan Toiset yhdistykset ja yhteisöt Lippukunnan kannattaa olla yhteistyössä muiden yhdistysten kanssa. Samalla alueella toimivat muut partiolippukunnat antavat lippukunnan partiotaitokisoihin mukavasti lisämaustetta, koulun kautta löytyy ehkä lisää innokkaita partiolaisia, ja paikallisen SPR:n elvytysnukkeakin saa mahdollisesti lainata Yhteydet vanhempiin Lippukunnan johtajiston ja ikäkausiryhmien vetäjien on hyvä pitää yllä tiivistä keskusteluyhteyttä partiolaisten vanhempien kanssa. Vanhemmille avoimet tapahtumat, leirien vierailupäivät ja ahkera tiedottaminen lippukunnan asioista helpottavat asiointia molemmin puolin. Kun vanhemmat tietävät, kenen kanssa ja vastuulla heidän lapsensa on, on heilläkin luottavaisempi mieli. Lisäksi tuttujen vanhempien kanssa on helpompi ottaa hankalatkin asiat selvitettäväksi. 15

16 Liite 1: Kokouskutsun malli TERVETULOA LIPPUKUNTA r y:n SÄÄNTÖMÄÄRÄISEEN SYYSKOKOUKSEEN PERJANTAINA KELLO KOLOLLA, PARTIOTIE 2, PARTIO KOKOUKSESSA KÄSITELLÄÄN SÄÄNTÖJEN MÄÄRÄÄMÄT ASIAT KATSO OHEISTA ESITYSLISTAA Hallituksen puolesta Par tiolassa Aina Par tiolainen lippukunnanjohtaja LISÄTIEDOT AINA PARTIOLAISELTA puh

17 Liite 2: Syyskokouksen esityslistan malli LIPPUKUNTA r y ESITYSLISTA 1/2 Partiotie PARTIOLA SÄÄNTÖMÄÄRÄINEN SYYSKOKOUS Aika Perjantai klo Paikka Läsnä Kolo, Partiotie 2, PARTIOLA lippukunnan jäsentä 1 Kokouksen avaus Lippukunnanjohtaja Aina Partiolainen avaa kokouksen. 2 Kokouksen järjestäytyminen Valitaan kokoukselle puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa sekä kaksi ääntenlaskijaa. 3 Laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen Todetaan kokous laillisesti kokoon kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. 4 Esityslistan hyväksyminen työjärjestykseksi Hyväksytään esityslista kokouksen työjärjestykseksi. 5 Ilmoitusasiat Käsitellään mahdolliset ilmoitusasiat. 6 Toimintasuunnitelma vuodelle 2011 Kuullaan hallituksen esitys toimintasuunnitelmasta vuodelle 2011 ja hyväksytään se. Hyväksytty toimintasuunnitelma liitteenä. 7 Talousarvio vuodelle 2011 Kuullaan hallituksen esitys talousarvio vuodelle 2011 ja hyväksytään se. Hyväksytty talousarvio liitteenä. 8 Jäsenmaksusta päättäminen Päätetään lippukunnan jäsenmaksusta. Vuonna 2010 jäsenmaksu on ollut 0 euroa. Hallitus esittää vuodelle 2011 jäsenmaksuksi 0 euroa. 17

18 LIPPUKUNTA r y ESITYSLISTA 2/2 Partiotie PARTIOLA Lippukunnanjohtajan (LPKJ), lippukunnan apulaisjohtaja (LPKJA), sihteerin ja rahastonhoitajan valinta vuodelle Valitaan lippukunnalle LPKJ, LPKJA, sihteeri ja rahastonhoitaja vuodeksi Lippukunnan hallituksen vaali Valitaan lippukunnan hallitus vuodeksi Vuonna 2010 lippukunnan hallituksessa ovat olleet LPKJ, LPKJA, sihteeri, rahastonhoitaja ja ikäkausijohtajat. 11 Toiminnantarkastajien vaali Valitaan lippukunnalle kaksi toiminnantarkastajaa ja heille henkilökohtaiset varamiehet vuodeksi Vuoden 2010 tilintarkastajina ovat toimineet Timo Tarkastaja ja Tiina Terävä. 12 Kokouksen päättäminen Kokouksen puheenjohtaja päättää kokouksen. Lippukunta ry hallituksen puolesta, nimikirjoitus Aina Partiolainen Lippukunnanjohtaja 18

19 Liite 3: Kevätkokouksen esityslistan malli LIPPUKUNTA r y ESITYSLISTA 1/1 Partiotie PARTIOLA SÄÄNTÖMÄÄRÄINEN KEVÄTKOKOUS Aika Keskiviikko klo Paikka Partiokolo, Partiotie 2, Partiola 1. Kokouksen avaus Lippukunnanjohtaja Aina Partiolainen avaa kokouksen. 2. Kokouksen järjestäytyminen Valitaan kokoukselle puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa sekä kaksi ääntenlaskijaa. 3. Laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen Todetaan kokous lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 4. Esityslistan hyväksyminen Hyväksytään kokouksen esityslista. 5. Vuoden 2010 toimintakertomuksen vahvistaminen Kuullaan toimintakertomus vuodelta 2010 ja vahvistetaan se. 6. Vuoden 2010 tilinpäätöksen vahvistaminen ja tili- ja vastuuvapauden myöntäminen hallitukselle tilintarkastajien lausunnon perusteella Kuullaan vuoden 2010 tilinpäätös ja tilintarkastajien lausunto. Vahvistetaan tilinpäätös ja myönnetään tili- ja vastuuvapaus vuoden 2010 hallitukselle. 7. Muut asiat Käsitellään muut asiat. 8. Kokouksen päättäminen Kokouksen puheenjohtaja päättää kokouksen. Lippukunta ry hallituksen puolesta, nimikirjoitus Aina Partiolainen Lippukunnanjohtaja 19

20 Liite 4: Syyskokouksen pöytäkirjan malli LIPPUKUNTA r y PÖYTÄKIRJA 1/2 Partiotie PARTIOLA SÄÄNTÖMÄÄRÄINEN SYYSKOKOUS Aika Perjantai klo Paikka Kolo, Partiotie 2, PARTIOLA Läsnä 14 lippukunnan jäsentä (Liite 1) 1 Kokouksen avaus Lippukunnanjohtaja Aina Partiolainen avasi kokouksen. 2 Kokouksen järjestäytyminen Valittiin kokouksen puheenjohtajaksi Keijo Käpy, sihteeriksi Maija Partiolainen, pöytäkirjantarkastajiksi Laura Luotsi ja Vesa Akela. Päätettiin valita ääntenlaskijat, mikäli heitä tarvitaan. 3 Laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen Todettiin kokous laillisesti kokoon kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. 4 Esityslistan hyväksyminen työjärjestykseksi Hyväksyttiin esityslista kokouksen työjärjestykseksi korjauksineen (liite 2). 5 Ilmoitusasiat Ei ilmoitusasioita. 6 Toimintasuunnitelma vuodelle 2011 Kuultiin Maija Partiolaisen esittelemänä toimintasuunnitelma vuodelle 2011 ja hyväksyttiin se (liite 3). 7 Talousarvio vuodelle 2011 Kuultiin ja hyväksyttiin Pekka Partiolaisen esittelemänä talousarvio vuodelle 2011 (liite 4). 8 Jäsenmaksusta päättäminen Päätettiin, että lippukunnan jäsenmaksu vuonna 2011 on 0 euroa. 20