VAALIOHJESÄÄNTÖ 1 ( 5) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 (Hyväksytty edustajiston kokouksessa) HAAGA-HELIAN OPISKELIJAKUNTA HELGAN VAALIOHJESÄÄNTÖ 1 Ohjesääntö Tämä ohjesääntö toimii yhdistyslain tarkoittamana äänestys- ja vaalijärjestyksenä HAAGA-HELIAn opiskelijakunta HELGAn edustajistovaaleja sekä jäsenäänestystä toimitettaessa. Tämän ohjesäännön lisäksi noudatetaan edustajistovaalien sekä jäsenäänestyksen järjestämisessä voimassa olevaa lainsäädäntöä sekä opiskelijakunnan sääntöjä. HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulusta käytetään tässä ohjesäännössä lyhennettä HAAGA-HELIA. Ohjesääntöön tehtävistä muutoksista päättää opiskelijakunnan edustajisto. 2 Äänioikeus Edustajiston vaalissa on äänioikeus kaikilla opiskelijakunnan varsinaisilla jäsenillä, jotka ovat suorittaneet jäsenmaksun opiskelijakunnan sääntöjen mukaisesti. Jokaisella äänioikeutetulla on yksi (1) ääni. Ääntä voi käyttää vain henkilökohtaisesti. Äänestys on salainen ja se toimitetaan suljetuin lipuin ja/tai sähköisesti. 3 Vaalikelpoisuus Vaalikelpoisia ovat kaikki äänioikeutetut opiskelijakunnan varsinaiset jäsenet. 4 Vaalivaliokunta Edustajistovaalin järjestämisestä vastaa edustajiston kokouksen asettama vaalivaliokunta. Vaalivaliokuntaan kuuluu puheenjohtaja sekä kuusi (6) muuta jäsentä. Lisäksi jokaisella jäsenellä on henkilökohtaiset varajäsenet. Valiokunta valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan. Valiokunnankunnan jäsenten on oltava opiskelijakunnan varsinaisia jäseniä. Vaalivaliokunnan kutsuu koolle sen puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Vaalivaliokunnan kokous on päätösvaltainen, jos paikalla on puheenjohtaja mukaan lukien kolme (3) valiokunnan jäsentä. Pääsihteeri toimii vaalivaliokunnan äänivallattomana sihteerinä. Hänen estyneenä ollessaan vaalivaliokunta nimeää keskuudestaan sihteerin. 5 Vaalitoimitsijat Vaalivaliokunta asettaa edustajistovaalin toimittamista varten tarpeelliseksi katsomansa määrän vaalitoimitsijoita, kuitenkin vähintään kaksi (2) toimitsijaa äänestyspaikkaa kohden. 6 Vaalin ajankohta
VAALIOHJESÄÄNTÖ 2 ( 5) 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 Edustajiston vaali toimitetaan joka vuosi joulukuun 15. päivään mennessä. Vaali järjestetään vaalivaliokunnan päättämänä päivänä kaikissa ammattikorkeakoulun toimipisteissä. Vaalivaliokunta päättää vaalien toteuttamiseen liittyvistä käytännöistä. 7 Viralliset tiedotteet Vaaleihin liittyvät viralliset tiedotteet annetaan tiedoksi kiinnittämällä ne opiskelijakunnan toimiston oveen (tila 1K004, Pasila) ja julkistamalla sama tiedote opiskelijakunnan internet-sivuilla. 8 Äänestyspaikat Vaalivaliokunta päättää edustajistovaaleissa käytettävät äänestyspaikat siten, että jokaisessa HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulun toimipisteessä on oltava äänestysmahdollisuus. 9 Ehdokkaaksi ilmoittautuminen Ehdokkaaksi ilmoittautuminen tapahtuu palauttamalla vaalivaliokunnan hyväksymä ilmoittautumislomake. Lomakkeella tulee ilmoittaa ehdokkaiden sukunimi, kaikki etunimet, syntymäaika, sähköpostiosoite, mahdollinen opiskeluryhmätunnus sekä suostumus ehdokkuuteen. Ilmoittautuminen voidaan suorittaa myös verkossa allekirjoittamalla se sähköisesti, mikäli vaalivaliokunta näin päättää. Ilmoittautumiset toimitetaan opiskelijakunnan toimistolle Pasilaan vaalivaliokunnan päättämään ajankohtaan mennessä. Ilmoitusten jättämiseen tulee olla mahdollisuus vähintään neljäntoista (14) vuorokauden ajan. Sähköisen ilmoittautumisen vastaanottaminen tapahtuu vaalivaliokunnan erikseen vahvistamalla tavalla. Vaalivaliokunta hyväksyy ehdokasilmoittautumisen tarkistettuaan ehdokkaiden vaalikelpoisuuden. Vaalivaliokunta arpoo ilmoittautumisajan päätyttyä ehdokkaille numerot alkaen numerosta 2. Vaalivaliokunnalla on oikeus pyytää muutosta ehdokaslistan nimelle, mikäli se katsotaan sopimattomaksi. 10 Ehdokkuusilmoitusten julkisuus Jätetyt ehdokkuusilmoittautumiset ovat julkisia, kun ehdokkaille on arvottu numerot. 11 Luettelo äänioikeutetuista Luettelo äänioikeutetuista julkistetaan vaalivaliokunnan päättämällä tavalla ja päättämänä aikana. Lopullisen äänioikeutetuista laaditun luettelon vahvistamisen jälkeen jäsenyyttä hakenut ja jäsenmaksun maksanut ja sääntöjen asettamat jäsenyysvaatimukset täyttävä henkilö voi käyttää äänioikeutta, mikäli voi todistaa hakeneensa jäsenyyttä ja suorittaneensa jäsenmaksun. Päätöksen äänioikeuden hyväksymisestä tekee vaalivaliokunta. Jäsenmaksun maksamisen täytyy kuitenkin noudattaa 2. Vaalivaliokunnan on ilmoitettava milloin ja millä tavoin luetteloon kohdistuvat oikaisuvaatimukset tulee tehdä.
VAALIOHJESÄÄNTÖ 3 ( 5) 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 89 90 12 Vaalin järjestämättä jättäminen ja täytevaali Jos hyväksyttyjä ehdokkaita on vähemmän kuin vaaleissa on täytettäviä edustajiston jäsenen ja varajäsenen paikkoja, valitaan ehdokkaat suoraan edustajiston jäseniksi eikä vaalia järjestetä. Varsinaisen vaalin jälkeen voidaan tällöin järjestää täytevaali vapaiden paikkojen täyttämiseksi. Täytevaalin järjestämisestä päättää edustajisto ja sen toteuttamisesta vastaa vaalivaliokunta tämän ohjesäännön varsinaista edustajistovaalia koskevien määräysten mukaisesti. 13 Äänestyslippu Äänestysliput toimittaa vaalivaliokunta. Lipussa on oltava merkintä, josta ilmenee missä vaalissa lippua käytetään. Lisäksi lipussa on oltava tila ehdokkaan numeron merkitsemistä varten. Äänestysliput tulee laskea ennen vaalitilaisuuden alkua. 14 Vaalitilaisuus Vaalitilaisuus järjestetään vaalivaliokunnan tarkoitusta varten erikseen varaamassa tilassa. Tilassa tulee olla mahdollisuus täyttää äänestyslippu siten, että vaalisalaisuus säilyy. Vaalitilaisuuksissa on kussakin oltava vähintään kaksi (2) vaalitoimitsijaa läsnä koko tilaisuuden ajan. Vaalivaliokunta toimittaa vaalitilaisuuteen vaaliuurnan ja vaalileimasimen. Uurnan tulee olla tyhjä äänestyksen alkaessa. Vaalivaliokunta toimittaa vaalitilaisuuteen luettelon äänioikeutetuista sekä luettelon hyväksytyistä ehdokkaista ja heidän ehdokasnumeroistaan. Mikäli äänestys toteutetaan sähköisesti, varataan jokaiseen yksikköön äänestystä varten tarvittava kone äänestäjien käyttöön. Vaalitoimitsijat opastavat tarvittaessa äänestysprosessissa. Vaalitoimitsijoiden on valvottava, että vaalitilassa tai sen välittömässä läheisyydessä ei harjoiteta ehdokkaiden mainontaa tai muuta vaalitulokseen vaikuttavaa toimintaa. Vaalitoimitsijat eivät saa vaalin aikana antaa sivullisille tietoja siitä, ketkä ovat käyttäneet äänioikeuttaan. Vaalitilaisuudesta on laadittava pöytäkirja. Vaalitoimitsijoiden on pyynnöstä annettava äänestäjille tietoja tästä vaaliohjesäännöstä ja muista vaalia koskevista opiskelijakunnan päätöksistä ja ohjeista. 15 Äänestyksen toimittaminen Lippuäänestys: Äänioikeutetun, joka haluaa käyttää äänioikeuttaan, on ilmoittauduttava vaalitilaisuudessa ja pyydettävä äänestyslippu, merkittävä lippuun valitsemansa ehdokkaan ehdokasnumero, annettava lippu leimattavaksi ja toimitettava lippu vaaliuurnaan. Tällöin katsotaan hänen käyttäneen äänioikeuttaan.
VAALIOHJESÄÄNTÖ 4 ( 5) 91 92 93 94 95 96 97 98 99 100 101 102 103 104 105 106 107 108 109 110 111 112 113 114 115 116 117 118 119 120 121 Äänestyslippuun ei tule merkitä mitään muuta kuin vaalivaliokunnan vahvistama ehdokasnumero. Mikäli äänestyslipussa on muita merkintöjä, se katsotaan hylätyksi. Vaalitoimitsijat tekevät merkinnän äänioikeuden käyttämisestä luetteloon äänioikeutetuista. Merkintä tehdään, kun äänestäjälle luovutetaan äänestyslippu. Sähköinen äänestys: Äänestäjä kirjautuu HELGAn sähköiseen järjestelmään, jossa äänestäminen tapahtuu. Järjestelmässä oleva äänestysalue on avoinna vaalivaliokunnan päättämän ajan. 16 Henkilöllisyyden toteaminen Äänestäjän äänioikeus on tarkistettava ennen äänestyslipun luovuttamista. Äänestäjän on tarvittaessa todistettava henkilöllisyytensä virallisella henkilökortilla, ajokortilla tai passilla. 17 Edustajiston jäsenten valinta Edustajistoon valitaan kaksikymmentäviisi (25) jäsentä ja kaksikymmentäviisi (25) varajäsentä ehdokkaiden saamien äänien mukaisessa järjestyksessä. Valituksi tulee kaksikymmentäviisi (25) ja kaksikymmentäviisi (25) suurimman vertausluvun saanutta. Mikäli edustajiston jäsen eroaa, ei enää täytä opiskelijakunnan jäsenvaatimuksia tai tulee valituksi hallitukseen tai opiskelijakunnan työntekijäksi, täydennetään edustajistoa suurimman vertausluvun saaneella edustajiston ulkopuolelle jääneellä henkilöllä. 18 Äänten hylkääminen Annettu ääni hylätään, mikäli äänestyslipusta ei selkeästi ilmene, mitä äänestäjä on tarkoittanut tai äänestyslippuun on tehty muita merkintöjä tai mikäli siinä ei ole leimaa. Hylkäämisestä päättää vaalivaliokunta. 19 Äänten laskeminen ja tuloksen määrääminen Kun vaalitoimitus on päättynyt, vaalivaliokunta toimittaa päätösvaltaisena ääntenlaskennan. Vaalivaliokunta voi nimetä tehtävään tarpeelliseksi katsomansa määrän avustajia. Laskennan aluksi äänet otetaan uurnasta ja lasketaan avaamattomina. Samoin lasketaan äänioikeuttaan käyttäneiden lukumäärä. Tietojen tulee täsmätä tilaisuudesta tehtyjen pöytäkirjojen kanssa. Tämän jälkeen äänestysliput avataan, tarkastetaan ja lasketaan. Ne äänestysliput, joita ehdotetaan hylättäviksi, erotetaan eri ryhmäksi. Sähköisessä äänestyksessä äänestystulos nähdään sähköisen järjestelmän kautta. Välittömästi ääntenlaskennan jälkeen vaalivaliokunta määrää voimaan vaalin tuloksen ja tulos tiedotetaan jäsenistölle opiskelijakunnan edustajiston päättämien virallisten tiedotuskanavien kautta / ainakin opiskelijakunnan kotisivun kautta.
VAALIOHJESÄÄNTÖ 5 ( 5) 122 123 124 125 126 127 20 Valittaminen Opiskelijakunnan jäsen voi valittaa vaalin kulusta, ehdokkaaksi tai äänioikeutetuksi hyväksymisestä sekä ääntenlaskusta kahden (2) viikon kuluessa vaalin tuloksen julkistamisesta. Valitukset on tehtävä kirjallisesti. Ne osoitetaan vaalivaliokunnalle ja toimitetaan opiskelijakunnan toimistolle. Vaalissa syntyneet äänestysliput sekä paperiset että sähköiset asiakirjat on säilytettävä lukitussa tilassa kunnes valitusaika on kulunut umpeen ja mahdollisesti tehty valitus on ratkaistu.