Tietosuojaseloste 1/6 1. Rekisterinpitäjä Vantaan sosiaali- ja terveyslautakunta Peltolantie 2 D, 01300 Vantaa 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö Perhepalvelujen johtaja Maritta Pesonen (sosiaalihuollon asiakastiedot) Ylilääkäri Erja Tuompo-Johansson (potilastiedot) Yhteyshenkilö: kasvatus- ja perheneuvonnan johtaja Seppo Ahtola Vantaan sosiaali- ja terveydenhuollon toimiala Kasvatus- ja perheneuvonta Unikkotie 15, 01300 Vantaa puh. (09) 8392 3343, keskus (09) 839 11 3. Rekisterin nimi Kasvatus- ja perheneuvonnan rekisteri 4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus Kasvatus- ja perheneuvonnalla tarkoitetaan asiantuntija-avun antamista kasvatus- ja perheasioissa sekä lapsen myönteistä kehitystä edistävää sosiaalista, psykologista ja lääketieteellistä tutkimusta ja hoitoa. (Sosiaalihuoltolaki 19 ). Kasvatus- ja perheneuvonnan palveluja ovat: - ohjaus- ja neuvonta - tutkimukset - hoidot - lyhytterapiat - psykoterapian valmistelu - psykoterapiat - lääkehoidon tarpeen arviointi ja seuranta - kriisityö - liikkuva kriisityö - perheasioiden sovittelu Rekisterin käyttötarkoituksena on yllämainittujen tehtävien suorittaminen. Lisäksi rekisteriä käytetään palveluiden suunnitteluun sekä tutkimus- ja tilastotarkoituksiin. Kasvatus- ja perheneuvonnassa työskentelevien terveydenhuollon ammattihenkilöiden tekemät merkinnät ovat potilastietoja ja ne muodostavat kasvatus- ja perheneuvonnan rekisterin osarekisterin. Ostopalveluiden osalta Vantaan sosiaali- ja terveyslautakunta toimii rekisterinpitäjänä. Palveluntuottajien ylläpitämät rekisterit ovat kasvatus- ja perheneuvonnan rekisterin osarekistereitä. - Sosiaalihuoltolaki 3 luku (710/1982) - Sosiaalihuoltoasetus (607/1983)
Tietosuojaseloste 2/6 - Henkilötietolaki 1-3 luku (523/1999) - Laki potilaan asemasta ja oikeuksista 1 luku (785/1992) - Asetus viranomaisen toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta 2 luku (1030/1999) 5. Rekisterin tietosisältö SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDOT Sähköisesti tallennetut tiedot Sosiaalitoimen asiakastietojärjestelmään (VATJ) tallennetut tiedot: - asiakkaan henkilö-, perhe- ja yhteystiedot - asiakkaan vastaanottotiedot - asiakaskontaktit ja toimenpidetiedot - asiakastyöhön liittyvät muistiinpanot, suunnitelmat ja sopimukset Manuaalisesti tallennetut tiedot - yhteenvedot - lausunnot ja lähetteet - kaikki perheasioiden sovittelua koskevat tiedot - kuvataideterapeutin aineisto - kuvatallenteet asiakkaan luvalla kuvatuista asiakaskäynneistä - asiakkaan suostumukset POTILASTIETOJEN OSAREKISTERI Sähköisesti tallennetut tiedot 1. Sosiaalitoimen asiakastietojärjestelmään (VATJ) tallennetut tiedot: - potilaan henkilö-, perhe- ja yhteystiedot - potilaan vastaanottotiedot - potilaskontaktit ja toimenpidetiedot - potilastyöhön liittyvät muistiinpanot, suunnitelmat ja sopimukset - tiedot potilaan terveydentilasta (diagnoosit) 2. Graafinen Finstar -tietojärjestelmään (GFS) tallennetut tiedot - potilaan nimi, syntymäaika, henkilötunnus, kotikunta, yhteystiedot, yhteyshenkilön tiedot, asumistiedot - laboratorio- ja röntgentutkimuspyynnöt ja -vastaukset (HUS) Manuaalisesti tallennetut tiedot - potilaan suostumukset - muut paperimuodossa olevat potilasasiakirjat - Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 1 luku (812/2000) - Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 1 ja 2 luku (159/2007) - Laki potilaan asemasta ja oikeuksista 4 luku (785/1992) - SosTMA potilasasiakirjoista (298/2009)
Tietosuojaseloste 3/6 6. Säännönmukaiset tietolähteet Tiedot saadaan ja niitä ylläpidetään asiakkaan ja/tai hänen edustajansa ilmoittamien tietojen sekä toimintayksikössä syntyvien tietojen perusteella. Henkilön tietoja voidaan saada viranomaisilta ja muilta tahoilta joko asiakkaan kirjallisella suostumuksella tai nimenomaisen lain säännöksen perusteella. Tietoja tulee aina ensisijaisesti pyytää asiakkaalta itseltään. Asiakkaalla tulee olla tieto, mikäli tiedot hankitaan nimenomaisen lain säännöksen perusteella. Väestötietojärjestelmästä saadaan henkilötietoja teknisen käyttöyhteyden avulla (Väestötietolaki 29 ). Uudenmaan alueella on käytössä aluetietojärjestelmä (Navitasviitetietohakemisto). Se on yhtenäinen käyttöliittymä sairaaloiden, terveyskeskusten sekä palveluun liittyneiden sosiaalihuollon toimintayksiköiden ja yksityisten palveluntuottajien potilastietoihin. Sen kautta kasvatus- ja perheneuvonnassa työskentelevät terveydenhuollon ammattihenkilöt saavat nähdä muissa hoitoyksiköissä kirjattuja tietoja, jos asiakas on antanut kasvatus- ja perheneuvonnalle kirjallisen suostumuksen tietojen katseluun. Vantaan terveyskeskuksen potilasrekisterin tietojen katsomiseen tarvitaan myös asiakkaan suostumus. Tietoja voidaan katsoa ainoastaan niiltä osin kuin ne liittyvät meneillään olevaan hoitosuhteeseen. Mikäli tietoja hankitaan teknisen käyttöyhteyden avulla muista henkilörekistereistä, tulee tähän saada asiakkaan lupa. - Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 3-4 luku (812/2000) - Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 3 luku (159/2007) - Laki potilaan asemasta ja oikeuksista 4 luku (785/1992) - Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 4-7 luku (621/1999) - Laki sosiaali- ja terveydenhuollon saumattoman palveluketjun kokeilusta (811/2000) 7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset Asiakaslain mukaisesti yksittäisen henkilön tietoja voidaan luovuttaa muille tahoille asiakkaan suostumuksella tai nimenomaisen lain säännöksen perusteella. Jos henkilöllä ei ole edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä, tietoja saa antaa hänen laillisen edustajansa suostumuksella. Viranomaisille, joilla on lain nojalla oikeus rekisterin tietoihin, niitä luovutetaan pyynnöstä. Luovutuksen pyytäjän on osoitettava lain kohta, jonka perusteella tietoja pyytää. Tietojen luovutuksesta tulee tehdä merkintä rekisteriin.
Tietosuojaseloste 4/6 Tietoja luovutetaan valtakunnallisiin rekistereihin tutkimus-, suunnittelu- ja tilastotarkoituksia varten. - Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 3-4 luku (812/2008) - Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 3 luku (159/2007) - Laki potilaan asemasta ja oikeuksista 4 luku (785/1992) - Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 4-7 luku (621/1999) - Henkilötietolaki 1 luku (523/1999) 8. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle Henkilötietojen luovutukseen Euroopan Unionin ulkopuolisiin maihin tarvitaan pääsääntöisesti asiakkaan suostumus. Lisäksi tulee varmistaa tietosuojan riittävä taso sen maan osalta, johon tietoja siirretään. Henkilötietolaki 5 ja 8 luku (523/1999) 9. Rekisterin suojauksen periaatteet Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä. Tietoja käsittelevät tai katselevat työntekijät ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisia. Salassapito- ja vaitiolovelvollisuus jatkuu myös palvelussuhteen päätyttyä. Kasvatus- ja perheneuvonnan asiakirjoihin sisältyviä tietoja saavat ilman asiakkaan suostumusta käyttää tai muuten käsitellä vain asianomaisessa toimintayksikössä tai sen toimeksiannosta asiakkaan asian käsittelyyn tai siihen liittyviin tehtäviin osallistuvat henkilöt. Manuaalinen aineisto Aineistot säilytetään lukituissa tiloissa ja arkistoidaan arkistolain ja -asetuksen mukaisesti asiakohtaisiin kansioihin. Sähköisesti tallennettu aineisto Vantaan kaupungin ylläpitämät laitteistot ja ohjelmistot on suojattu ja varmistettu tietoturvasäännösten mukaisesti. Vantaan kaupungin tietohallinnon palvelukeskus vastaa tältä osin tietoturvan toteutumisesta. Tietojärjestelmiä käyttävillä työntekijöillä on työtehtävien mukaan määritellyt käyttöoikeudet sekä järjestelmäkohtaisesti henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Järjestelmien salasanat on vaihdettava säännöllisesti. Työsuhteen päättyessä käyttöoikeudet passivoidaan. Työntekijät ovat allekirjoittaneet tietojärjestelmien käyttöä koskevan tietosuojasitoumuksen. Rekisteritietojen käsittelyä ja katselua seurataan ja valvotaan käyttölokitietojen avulla. Sosiaali- ja terveydenhuollon toimialalla on nimettynä seuranta- ja valvontatehtävää varten tietosuojavastaava.
Tietosuojaseloste 5/6 Ostopalvelut Hankittaessa palveluja ulkopuolisilta palveluntuottajalta, huolehditaan tietoturvan- ja tietosuojan toteutumisesta palveluntuottajan kanssa tehtävässä sopimuksessa. - Palveluntuottajan tulee toimittaa rekisteriseloste oman toimintansa osalta. - Rekisteriselosteesta tulee ilmetä, että sopimuksen piiriin kuuluvien asiakkaiden asiakastiedot ovat erillään palveluntuottajan muusta rekisteristä ja että tietoja käyttävät vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat niitä palvelujen toteuttamiseksi. - Palveluntuottaja huolehtii rekisterinpidosta ostopalvelun osalta kaupungin lukuun. - Vantaan sosiaali- ja terveyslautakunta rekisterinpitäjänä päättää Vantaata koskevien tietojen käsittelyssä noudatettavasta menettelystä ja tietojen luovuttamisesta. - Rekisteröidyn informoinnin toteutuksesta vastaavat sosiaali- ja terveystoimi ja palveluntuottaja kumpikin omalta osaltaan. - Palveluntuottaja huolehtii ja vastaa siitä, että palveluja annettaessa ja toiminnassa muutenkin noudatetaan salassapidosta, vaitiolovelvollisuudesta, tietosuojasta ja -turvasta sekä salassa pidettävien tietojen luovuttamisesta annettuja voimassa olevia säädöksiä. - Palveluntuottaja huolehtii ja vastaa siitä, että palveluntuottajan tietoliikenneyhteydet ovat ulkopuolisilta suojatut. - Palveluntuottaja sitoutuu siihen, että sopimuksen päättyessä tai purkautuessa potilastiedot siirretään Vantaan kasvatus- ja perheneuvonnan rekisteriin. Kuolleitten asiakkaitten asiakirjat tulee siirtää kuitenkin viimeistään kuolinvuoden lopussa. - Jokaisella sosiaali- ja terveydenhuollon palvelujen antajalla tulee olla nimettynä tietosuojavastaava. - Henkilötietolaki 6 luku (523/1999) - Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 5-6 luku (621/1999) - Asetus viranomaisen toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta 1-2 luku (1030/1999) 10. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen Henkilötietolain 26 :n perusteella jokaisella on oikeus saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja kasvatus- ja perheneuvonnan rekisteriin on talletettu tai ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Alaikäisellä on oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot, jos hän ikäänsä, kehitystasoonsa ja asian laatuun nähden ymmärtää asian merkityksen. Huoltajalla on oikeus tarkastaa hänen lapsiaan koskevat tiedot, jos lapsen ei voida katsoa iän ja kehitystason perusteella ymmärtävän asian merkitystä. Edunvalvojan tarkastusoikeutta arvioidaan sen mukaan minkälainen määräys
Tietosuojaseloste 6/6 hänelle on annettu. Henkilötietolain 27 :n mukaan tarkastusoikeutta ei ole, jos tiedon antamisesta saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa rekisteröidyn terveydelle tai hoidolle taikka jonkun muun oikeuksille. Tietojen tarkastuspyyntö tulee tehdä kasvatus- ja perheneuvonnan yksikköön omakätisesti allekirjoitetulla erillisellä lomakkeella. Asiakkaalle annetaan tilaisuus tutustua tietoihin toimintayksikössä tai tiedot annetaan kirjallisesti. Tarkastusoikeus toteutetaan viivytyksettä ja sen käyttäminen on maksutonta kerran kalenterivuodessa. Tarkastuspyynnön epäämisestä rekisterin vastuuhenkilö antaa kirjallisen kieltäytymistodistuksen, jossa mainitaan syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Asianomainen voi saattaa epäämisen tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi. - Henkilötietolaki 6 luku (523/1999) 11. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen Henkilötietolain 29 :n mukaan kasvatus- ja perheneuvonnan rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto on oikaistava, poistettava tai täydennettävä. Korjauspyyntö tulee tehdä omakätisesti allekirjoitetulla kirjallisella pyynnöllä siihen toimintayksikköön, missä kirjaus on tehty. Pyynnössä tulee yksilöidä mitä tietoja vaaditaan korjattavaksi ja millä perusteella. Korjaaminen toteutetaan viivytyksettä. Virheen korjaamisesta ilmoitetaan sille, jolta virheelliset tiedot on saatu tai jolle tiedot on luovutettu. Korjauspyynnön epäämisestä rekisterin vastuuhenkilö antaa kirjallinen todistuksen, jossa mainitaan syyt, joiden vuoksi korjauspyyntö on evätty. Asianomainen voi saattaa epäämisen tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi. - Henkilötietolaki 6 luku (523/1999)