TRINSEON* EETTINEN OHJEISTO JOHDANTO Pääjohtajan alkusanat TRINSEON EETTINEN OHJEISTO 1. KESKEISET ARVOT Responsible Care (Vastuu huomisesta) Kunnioitus ja riippumattomuus Luotettavuus ja lisäarvon luominen Innovaatio Asiakkaisiin sitoutuminen 2. ESITÄ KYSYMYKSIÄ, ILMOITA HUOLENAIHEISTA, PUHELINPALVELU EETTISYYTEEN JA VAATIMUSTEN NOUDATTAMISEEN LIITTYVISSÄ KYSYMYKSISSÄ 3. TRINSEON TYÖNTEKIJÖIDEN KUNNIOITTAMINEN Moninaisuus ja yhdenvertaiset mahdollisuudet Suojelu ahdistelulta Ihmisoikeudet Työterveys ja -turvallisuus Päihteiden väärinkäyttö työpaikalla Väkivalta työpaikalla Henkilötietojen suojelu 4. YMPÄRISTÖNSUOJELU Ympäristöön, terveyteen ja turvallisuuteen liittyvien lakien noudattaminen Kysymykset ja huolenaiheet 5. TRINSEON OMAISUUDEN JA MAINEEN SUOJELU Yrityksen resurssien käyttäminen Eturistiriidat Lahjojen tai kestityksen antaminen tai vastaanottaminen Palkinnot Kyseenalaisten maksujen kielto, lahjukset Täydelliset ja tarkat asiakirjat Hyvän kirjanpitotavan noudattaminen, matka- ja muiden kulujen raportointi Rahanpesun vastainen toiminta Sisäpiiritieto ja -kaupat Luottamukselliset tiedot Asiakirjahallinto Tietojärjestelmät
Suhteet valtioon ja viranomaisiin Vuorovaikutus ympäröivän yhteisön kanssa Osallistuminen politiikkaan, edunvalvonta ja lahjoitukset Sosiaalinen media 6. RIIPPUMATTOMUUS MARKKINOILLA Kilpailu ja oikeudenmukainen kauppa Kansainvälinen kauppalainsäädäntö 7. HUOLENAIHEIDEN ILMOITTAMINEN
PÄÄJOHTAJAN ALKUSANAT Arvoisat kollegat Trinseo on uudenlainen maailmanlaajuinen materiaalinvalmistaja ihmisten, teknologian ja asiakkaiden rajapinnassa. Asiakassuhteemme maailman johtavien yritysten kanssa ovat perinteisesti olleet erittäin hyvät, ja ne perustuvat tietotaitoomme ja haluumme auttaa asiakkaitamme vastaamaan kaikkiin haasteisiin. Trinseo on sitoutunut harjoittamaan liiketoimintaansa lainsäädännön mukaisesti ja eettisesti kaikissa Trinseo-organisaation toimipaikoissa ympäri maailmaa. Trinseon työntekijöiden odotetaan noudattavan kaikkia eettisiä ja liiketoiminnan sääntöjä kaikissa yritykseen liittyvissä asioissa ja noudattavan kaikkia soveltuvia säädöksiä ja valtiollisia määräyksiä niissä maissa, joissa Trinseo harjoittaa liiketoimintaa. Tässä liiketoiminnan eettisessä ohjeistossa (jäljempänä "ohjeisto") listataan Trinseon arvot, kuvataan teidän vastuutanne Trinseon työntekijöinä sekä esitetään keskeiset eettiset periaatteet ja ohjeistot liiketoimintamme harjoittamiselle maailmanlaajuisesti. Tällä ohjeistolla ei korvata vaan täydennetään nykyisiä Trinseon ohjeistoja ja normeja sekä säädöksiä ja määräyksiä valtioissa, joissa Trinseo harjoittaa liiketoimintaa. Trinseon kaikkien johtajien, toimihenkilöiden ja työntekijöiden on noudatettava tämän ohjeiston periaatteita. Lukekaa ja sisäistäkää ohjeisto huolellisesti (ohjeisto on saatavilla osoitteessa http://www.trinseo.com/company/ethics-compliance), soveltakaa sen periaatteita ja ohjeita jokapäiväisessä liiketoiminnassa ja ilmoittakaa välittömästi kaikista ohjeiston noudattamiseen liittyvistä huolenaiheista käytettävissänne olevien kanavien kautta. Kiitos, että olette osa Trinseon menestystä! Chris Pappas Pääjohtaja
TRINSEON EETTINEN OHJEISTO 1. KESKEISET ARVOT Trinseon arvot ovat tämän ohjeiston lähtökohtana, sillä jokainen arvo on olennainen osa yrityksen eettisiä ja liiketoimintaan liittyviä sääntöjä. Jotta Trinseon arvot toteutuisivat mahdollisimman hyvin, on tärkeää, että tätä ohjeistoa sekä Trinseon ohjeita ja sääntöjä noudatetaan. Jokaisen työntekijän on tunnettava tämä ohjeisto ja sitä tukevat periaatteet sekä noudatettava asianomaisia lakeja, määräyksiä ja yrityksen periaatteita siinä liiketoiminnassa ja niissä maissa, joissa kukin työntekijä toimii. Responsible Care (Vastuu huomisesta) Responsible Care -yrityksenä työntekijöidemme terveys ja turvallisuus sekä yhteisöjen ja ympäristön suojelu ovat meille tärkeimmässä asemassa. Teemme parhaamme täyttääksemme tai ylittääksemme ympäristönsuojelua, terveyttä ja turvallisuutta koskevat tiukimmat standardit. Kunnioitus ja riippumattomuus Kohtelemme toisiamme, asiakkaitamme, toimittajiamme ja osakkeenomistajiamme kunnioittavasti, rehellisesti ja arvokkaasti. Kaikki liiketoimintamme tapahtuu tiukimpien eettisten standardien mukaan ja noudattamalla täydellisesti paikallisia lakeja kaikkialla, missä toimimme. Luotettavuus ja lisäarvon luominen Uskomme, että nopeus ja joustavuus yhdessä hyvän päätöksenteon kanssa luovat lisäarvoa. Tunnemme omistajuutta ja otamme vastuuta yrityksemme menestyksestä. Innovaatio Uskomme, että innovaatio teknologiamme avulla ja henkilöstömme luovuus ovat oman menestyksemme ja asiakkaittemme menestyksen moottori. Asiakkaisiin sitoutuminen Sitoutumalla asiakkaisiin luomme lisäarvoa teknologiamme, innovaatiomme ja ratkaisujemme kautta. 2. ESITÄ KYSYMYKSIÄ, ILMOITA HUOLENAIHEISTA, PUHELINPALVELU EETTISYYTEEN JA VAATIMUSTEN NOUDATTAMISEEN LIITTYVISSÄ KYSYMYKSISSÄ Jos teillä on kysymyksiä tästä ohjeistosta tai haluatte ilmoittaa huolenaiheista tai muista tätä ohjeistoa koskevista asioista, ottakaa yhteyttä esimieheenne, henkilöstöosastoon tai eettisestä toiminnasta vastaavaan henkilöön. Voitte ottaa suoraan yhteyttä näihin henkilöihin tai henkilöstöosastoon tai voitte käyttää eettisen ja vaatimusten noudattamisen palvelua, joka on saatavilla
sekä puhelin- että internetpalveluna. Voitte halutessanne pitää henkilöllisyytenne salassa, kun tämä on lainmukaista. Puhelinpalvelun numerot eri maissa ovat saatavilla osoitteessa https://secure.ethicspoint.com/domain/media/en/gui/28803/index.html tai http://www.trinseo.com/company/ethics-compliance/index.htm. Internet-lomakkeeseen pääsee myös tästä linkistä. 3. TRINSEON TYÖNTEKIJÖIDEN KUNNIOITTAMINEN Trinseo haluaa taata kaikille työntekijöille turvalliset työolot ja ympäristön, jossa kaikkien työntekijöiden ihmisarvoa ja erilaisuutta kunnioitetaan. Tässä osassa esitetyt periaatteet ovat ratkaisevan tärkeitä tämän tavoitteen saavuttamiseksi. Jos työntekijä havaitsee tai epäilee, että jotakin tässä osassa esitettyä velvollisuutta rikotaan, hänen on raportoitava siitä omalle esimiehelleen, henkilöstöosastolle tai eettisestä toiminnasta vastaavalle henkilölle joko suoraan tai käyttämällä eettisiin kysymyksiin ja vaatimusten noudattamiseen liittyvää palvelua. Moninaisuus ja yhdenvertaiset mahdollisuudet Trinseo kannustaa keskinäisen kunnioituksen ilmapiiriin, jossa työntekijöiden yhtäläisyyksiä ja erilaisuutta, myös uskonnollista vakaumusta ja uskontoon liittyviä tapoja, ymmärretään ja arvostetaan. Trinseo antaa kaikille työntekijöille yhdenvertaiset työllistymismahdollisuudet, eikä Trinseo hyväksy syrjintää työsuhteen hallinnan missään vaiheessa, mukaan luettuina rekrytointi, työhönotto, työjärjestelyt, ylennykset, siirrot, palkkaus ja edut, koulutus tai työsuhteen päättäminen, joissa kaikissa noudatetaan lainsäädännön ja määräysten vaatimuksia. (Katso Syrjinnän vastainen ohjeisto.) Suojelu ahdistelulta Trinseo tarjoaa kaikille työntekijöille vastavuoroisen kunnioituksen ilmapiirin, jossa kenenkään ei tarvitse kärsiä pelottelusta, vihamielisyydestä, nöyryytyksestä tai muusta häiritsevästä käytöksestä, joka voitaisiin katsoa ahdisteluksi. Kaikenlainen ahdistelu, myös mikä tahansa seksuaalinen ahdistelu, on ehdottomasti kielletty. Riippumatta tavasta, jolla ahdistelua säännellään kansallisessa lainsäädännössä, ahdistelulla rikotaan aina Trinseon arvoja. Ahdistelu kielletään tällä ohjeistolla. (Katso Kunnioitusta ja vastuukysymyksiä koskeva ohjeisto.) Ihmisoikeudet Trinseon mielestä on ratkaisevan tärkeää, että kaikkien työntekijöiden ihmisarvoa ja oikeuksia kunnioitetaan. Trinseo kieltää pakkotyön, lainan takaisinmaksun suoraan edellyttämän työn, pitkäaikaisen työvelvollisuuden, ei-vapaaehtoisen vankityön ja muun pakkotyön tai ihmiskauppaan osallistumisen mm. ihmisoikeuksia ja työntekijöiden oikeuksia rikkomalla. Trinseo tunnustaa ja noudattaa toiminnassaan kaikkia työ- ja työllistämissäädöksiä kaikkialla, missä yritys harjoittaa liiketoimintaa, ja odottaa, että yhteistyökumppaneina toimivat toimittajat ja alihankkijat noudattavat samanlaisia arvoja ja sääntöjä. Trinseon työntekijöiden on tehtävä yhteistyötä, jotta säädöksiä voidaan noudattaa täydellisesti. (Katso Työntekijöiden oikeuksia ja ihmisoikeuksia koskeva ohjeisto.)
Työterveys ja -turvallisuus Trinseon terveys- ja turvallisuussäännöillä ja -menettelyillä pyritään luomaan turvallinen ja terveyttä ylläpitävä työympäristö, joka on yhteneväinen terveys- ja turvallisuuslainsäädännön kanssa. Turvallisen ja terveyttä ylläpitävän työympäristön säilyminen perustuu pääosin kunkin henkilön omaan käyttäytymiseen. Jokaisen työntekijän on ryhdyttävä varotoimenpiteisiin turvallisuuden ja terveyden varmistamiseksi. Jokaisen työntekijän on tunnettava säännöt ja menettelyt, joita työpaikalla sovelletaan, ja noudatettava sääntöjä sekä kannustettava myös muita työntekijöitä noudattamaan niitä. Kyseisiin sääntöihin kuuluu mm. vaatimus kaikkien työtapaturmien välittömästä ilmoittamisesta. Työntekijän on välittömästi ilmoitettava asianmukaiselle Trinseon työntekijälle tai osastolle, työntekijän esimies, henkilöstöosasto tai eettisestä toiminnasta vastaava henkilö mukaan luettuina, vaarallisesta tilanteesta tai toiminnasta (myös niistä, joita kuvataan seuraavissa kahdessa osassa) joko suoraan tai käyttämällä eettisiin kysymyksiin ja vaatimusten noudattamiseen liittyvää puhelinpalvelua. Päihteiden väärinkäyttö työpaikalla Trinseo on sitoutunut työympäristöön, jossa ei käytetä päihteitä. Tällaisella ympäristöllä suojellaan työntekijöiden, toimintojen ja kaikkien työpaikoillamme ja kiinteistöissämme vierailevien henkilöiden terveyttä ja turvallisuutta. Päihteiden väärinkäyttö vaikuttaa kielteisesti tuottavuuteen, läsnäoloon ja työturvallisuuteen. Huumeiden, päihteiden tai huumausaineisiin liittyvän välineistön luvaton käyttö, hallussapito, myynti, välittäminen, jakelu, piilottaminen, kuljettaminen tai valmistus Trinseon tiloissa tai Trinseon ajoneuvoissa tai yrityksen tilojen ulkopuolella tapahtuvan Trinseon liiketoiminnan harjoittamisen aikana on ehdottomasti kielletty. Väkivalta työpaikalla Trinseo ei hyväksy väkivaltaa tai väkivallalla uhkailua, suullinen tai fyysinen uhkailu, pelottelu, ahdistelu ja/tai pakottaminen mukaan luettuina. Työntekijöiden turvallisuuden ja yleisen turvallisuuden takaamiseksi aseet, tuliaseet, ammukset, räjähteet ja sytytyslaitteet on kielletty yrityksen tiloissa tai yrityksen ajoneuvoissa. Henkilötietojen suojelu Trinseon työntekijöiden henkilötietoja, myös työntekijöiden tunnistustietoja (kuten kotiosoite, henkilötunnus sekä henkilökohtaiset palkkatiedot), on suojeltava asiattomalta käytöltä. Myös asiakkaita, toimittajia ja muita kolmansia osapuolia koskevat henkilötiedot on suojattava. Trinseon työntekijät eivät saa luovuttaa henkilötietoja ilman soveltuvan lainsäädännön nojalla annettua erityislupaa. Useimmissa valtioissa on henkilötietojen keräämistä ja käyttöä koskevia lakeja. Kerättyjen tietojen tyyppi, suojauksen luonne ja paikalliset täytäntöönpanomekanismit kuitenkin vaihtelevat. Trinseo on sitoutunut noudattamaan kaikkia asiaan soveltuvia henkilötietojen suojelua koskevia säädöksiä. Kaikkien työntekijöiden on varmistettava, että kunkin valtion lainsäädännössä ja määräyksissä ja yrityksen suuntaviivoissa ja/tai ohjeistoissa asetettuja tietosuojaa koskevia vaatimuksia noudatetaan. (Katso Yksityisyyden- ja tietosuojaa koskeva ohjeisto.) 4. YMPÄRISTÖNSUOJELU Trinseon tavoitteena on torjua työpaikoilla kaikki vammat ja työperäiset sairaudet, estää ympäristövahingot, vähentää jätteitä ja päästöjä sekä edistää resurssien säästämistä kaikissa tuotteidemme elinkaaren vaiheissa. Trinseo harjoittaa liiketoimintaa ympäristöä kunnioittaen ja
hoitaen. (Katso Ympäristöön, terveyteen ja turvallisuuteen liittyvien sääntöjen noudattamista koskeva ohjeisto.) Ympäristöön, terveyteen ja turvallisuuteen liittyvien lakien noudattaminen Soveltuvaa ympäristöä, terveyttä ja turvallisuutta koskevaa lainsäädäntöä ja määräyksiä sekä sisäisiä ympäristöä, terveyttä ja turvallisuutta koskevia ohjeistoja ja normeja on noudatettava. Trinseo odottaa, että kaikki työntekijät ovat tutustuneet omiin työtehtäviinsä liittyviin ympäristöä, terveyttä ja turvallisuutta koskeviin säädöksiin ja määräyksiin sekä asiaa koskeviin Trinseon ohjeistoihin. Trinseon työntekijöiden on tarvittaessa pyydettävä neuvoja ympäristöstä, terveydestä ja turvallisuudesta vastaavalta asiantuntijalta, asianomaiselta Trinseon lakimieheltä tai ympäristöstä, terveydestä ja turvallisuudesta vastaavalta neuvostolta. Kysymykset ja huolenaiheet Jos työntekijä havaitsee tai epäilee, että näitä sääntöjä on rikottu, hänen on ilmoitettava rikkomuksesta esimiehelleen, henkilöstöosastolle tai ympäristöstä, terveydestä ja turvallisuudesta vastaavalle osastolle (tarvittaessa asiasta vastaavalle päällikölle) tai Trinseon eettisestä toiminnasta vastaavalle henkilölle joko suoraan tai käyttämällä eettisiin kysymyksiin ja vaatimusten noudattamiseen liittyvää puhelinpalvelua. 5. TRINSEON OMAISUUDEN JA MAINEEN SUOJELU Trinseon työntekijät suorittavat työtehtävänsä eettisten sääntöjen ja yrityksen edun mukaisesti. Yrityksen omaisuutta ja arvoa on suojattava epäeettiseltä toiminnalta. Tässä osassa käsitellään erilaisia epäeettisiä tai laittomia käyttäytymismalleja, joita on vältettävä. Rikkomuksista on ilmoitettava esimiehelle, henkilöstöosastolle tai Trinseon eettisestä toiminnasta vastaavalle henkilölle joko suoraan tai käyttämällä eettisiin kysymyksiin ja vaatimusten noudattamiseen liittyvää puhelinpalvelua. Yrityksen resurssien käyttäminen Trinseon resurssit on tarkoitettu ensisijaisesti liiketoiminnan käyttöön. Kaikkien työntekijöiden, toimihenkilöiden ja johtajien tulee suojella Trinseon omaisuutta ja varmistaa sen tehokas käyttö. Työntekijät voivat toisinaan ja asianmukaisissa olosuhteissa käyttää yrityksen resursseja, kuten kopiokonetta, Internet-yhteyttä, puhelinta tai sähköpostia henkilökohtaisiin tarkoituksiin. Yrityksen resurssien henkilökohtainen käyttäminen toisinaan ja rajoitetusti hyväksytään, jos käytössä noudatetaan Trinseon tietojärjestelmien ja muiden ohjeistojen (ensisijaisesti tämän ohjeiston osan 3 sekä mahdollisesti muiden osien) sääntöjä, eikä käytöstä aiheudu tavallista suurempia kustannuksia tai häiriötä muille työntekijöille. Eturistiriidat Trinseon kaikkien työntekijöiden, toimihenkilöiden ja johtajien on aina toimittava Trinseon etujen mukaisesti. Eturistiriita syntyy, kun työntekijä, toimihenkilö, johtaja, perheenjäsen, ystävä tai muu henkilö saa yrityksen asiakkaasta, kilpailijasta tai toimittajasta taloudellista etua tai muuta etua, joka saattaa vaikuttaa työntekijän, toimihenkilön tai johtajan valmiuteen toimia Trinseon etujen mukaisesti ja tehdä puolueettomia päätöksiä Trinseon puolesta. (Katso Eturistiriitoja koskeva ohjeisto.)
Trinseon työntekijöiden, toimihenkilöiden ja johtajien on erotettava työ ja henkilökohtaiset asiat selvästi toistaan, eivätkä he saa käyttää hyväkseen asemaansa tai suhdetta Trinseoon saadakseen liiketoiminnasta henkilökohtaista etua. Kaikkien Trinseon työntekijöiden, toimihenkilöiden ja johtajien on vältettävä sijoituksia, etuja, yhteyksiä tai toimia, jotka voivat vaikuttaa heidän kykyynsä hoitaa työtehtävänsä puolueettomasti ja tehokkaasti tai jotka voivat antaa muille syytä epäillä yrityksen oikeudenmukaisuutta ja puolueettomuutta. Trinseon työntekijät, toimihenkilöt ja johtajat eivät myöskään saa (a) hyödyntää henkilökohtaisesti liiketoiminta- tai tuottomahdollisuuksia, jotka on löydetty yrityksen omaisuuden, tietojen tai aseman kautta; (b) käyttää yrityksen omaisuutta, tietoja tai asemaa henkilökohtaiseksi hyödyksi; tai (c) millään tavalla kilpailla yrityksen kanssa. Mikäli eturistiriita tai edes eturistiriidan mahdollisuus syntyy, työntekijän, toimihenkilön tai johtajan on ilmoitettava yritykselle todellisesta tai mahdollisesta eturistiriidasta ja noudatettava yrityksen ohjeita sen ratkaisemiseksi. Lahjojen tai kestityksen antaminen tai vastaanottaminen Trinseo harjoittaa liiketoimintaa hinnan, laadun ja yleisen liiketoimintatarkoituksiin soveltuvuuden perusteella. Kaikki liiketapahtumat on suoritettava tämän perusteella, ja niiden on oltava riippumattomia, puolueettomia ja ulkopuolisesta vaikutuksesta vapaita. Liikesuhteisiin liittyy usein vaatimattomia lahjoja, palveluksia ja kestitystä. Lahjaa, palvelusta tai kestitystä ei kuitenkaan saa antaa tai hyväksyä, jos se velvoittaa tai voisi antaa vaikutelman vastaanottajalle asetetusta velvotteesta, tai jos sillä yritetään vaikuttaa päätöksiin. Trinseo tiedostaa, että Trinseon liiketoiminta vaatii työntekijöitä joskus tarjoamaan kohtuullisessa määrin aterioita ja kestitystä asiakkaille ja muille Trinseon kanssa tekemisissä oleville henkilöille. Kaikilla liikeaterioilla ja kestityksellä tulee olla selvä ja tarkoituksenmukainen yhteys liiketoimintaan, niiden on oltava luonteeltaan ja määrältään kohtuullisia eika niiden pidä antaa vaikuttaa tai näyttää vaikuttavan kenenkään työntekijän liiketoiminnalliseen harkintakykyyn. Työntekijät, esimiehet, johtajat, perheenjäsenet, edustajat tai edustajien perheenjäsenet eivät saa antaa tai vastaanottaa lahjaa tai kestitystä, jos se annetaan rahana tai vastaavana se on arvoltaan merkittävä sillä rikotaan lainsäädäntöä tai määräyksiä Jos tästä asiasta on kysyttävää, voitte pyytää neuvoja suoraan Trinseon eettisestä toiminnasta vastaavalta henkilöltä tai esittää kysymyksiä käyttämällä eettisiin kysymyksiin ja vaatimusten noudattamiseen liittyvää puhelinpalvelua. (Katso Lahjojen, kestityksen ja palkintojen ohjeisto.) Julkishallinnolle tai poliittisille virkamiehille annetut lahjat saattavat vaikuttaa lahjonnalta, joka vaikuttaa sopimattomasti henkilöön tai organisaatioon Trinseon eduksi. Lahjonnan vastaiset lait ovat usein monimutkaisia, ja rikkeistä voidaan määrätä vakavia rikosoikeudellisia seuraamuksia sekä yhtiölle että vastuussa olevalle työntekijälle, mukaan lukien esimerkiksi sakot tai vankeusrangaistukset. Jottei toiminta edes vaikuttaisi sopimattomalta, työntekijöiden tulee saada hyväksyntä lakiosastolta tai eettisestä toiminnasta vastaavalta henkilöltä ennen minkään arvokkaan (mukaan lukien lahjat, ateriat, kestityksen sekä liiketoiminta- ja
työllistymismahdollisuudet) antamista valtion virkamiehelle. (Katso Lahjonnan vastainen ohjeisto, eturistiriitaohjeisto ja lahjoja, kestitystä ja palkintoja koskeva ohjeisto.) Palkinnot Trinseon henkilökunta työskentelee ryhmänä, ja Trinseon saavutukset ovat täten ryhmän saavutuksia yksilöllisten saavutusten sijasta. Trinseon henkilökunta ei siis saa vastaanottaa yksilöllisiä rahapalkintoja ulkoisista lähteistä, kun palkinnon perustana on Trinseon maineesta, kokemuksesta, tuotteista tai informaatiosta peräisin oleva toiminta. Trinseo saattaa silloin tällöin vastaanottaa palkintoja, jotka Trinseon henkilökunta voi ottaa vastaan Trinseon nimissä lahjoja, kestitystä ja palkintoja koskevan ohjeiston mukaisesti. (Katso Lahjoja, kestitystä ja palkintoja koskeva ohjeisto.) Jos tästä asiasta on kysyttävää, voitte pyytää neuvoja Trinseon eettisestä toiminnasta vastaavalta henkilöltä tai eettisiin kysymyksiin ja vaatimusten noudattamiseen liittyvän puhelinpalvelun avulla. Kyseenalaisten maksujen kielto, lahjukset Trinseon työntekijät eivät saa suorittaa laittomia, asiattomia tai muutoin kyseenalaisia maksuja asiakkaille, valtion työntekijöille tai viranomaisille tai muille osapuolille. Trinseo kieltää tällaiset maksut jyrkästi. Harjoitamme liiketoimintaa ja myymme tuotteitamme hinnan, laadun ja palvelun perusteella. Trinseon työntekijöiden on noudatettava kaikkia soveltuvia lakeja, säädöksiä, määräyksiä ja muita lainsäädännöllisiä vaatimuksia tarjotessaan tai antaessaan lahjoja, kestitystä tai muuta arvokasta asiakkaille, toimittajille tai muille. Etenkin ja aivan erityisesti Trinseon työntekijöitä kielletään tarjoamasta julkisille viranomaisille lahjuksia tai mitään henkilökohtaista etua tai mahdollisuutta suoranaiseen tai tai kolmansien osapuolten välityksellä saatuun välilliseen tai henkilökohtaiseen etuun. (Katso Lahjoja, kestitystä ja palkintoja koskeva ohjeisto sekä lahjonnan vastainen ohjeisto.) Kaikissa tekemisissä keiden tahansa valtion viranomaisten kanssa on noudatettava tällaisia yhteyksiä koskevia erittäin rajoittavia säädöksiä, mukaan lukien Yhdysvaltojen laki ulkomaisista korruptioon liittyvistä käytännöistä, Yhdistyneiden Kansakuntien korruption vastainen yleissopimus, OECD:n yleissopimus virkamiehiin kohdistuvan lahjonnan torjunnasta, Yhdistyneen kuningaskunnan laki lahjonnasta, Kiinan laki epäoikeudenmukaisen kilpailun torjunnasta sekä sen väliaikaiset määräykset kaupallisten lahjontatoimien kieltämisestä ja Brasilian lei Anticorruptpcāo eli laki #12.846. Myös muiden valtioiden lainsäädännössä asetettuja vaatimuksia on noudatettava. Näiden useiden lainsäädännön vaatimusten rikkomisesta voi aiheutua vakavia seurauksia sekä asianosaiselle työntekijälle että Trinseolle. Seuraamuksena voi olla myös työsopimuksen purkaminen ja mahdollisesti jopa rikossyyte. Tämän vuoksi epäasiallisen toiminnan vaikutelmankin välttämiseksi ennen arvokkaan lahjan (mukaan lukien lahjat, ateriat, kestitys tai liiketoiminta- tai työllistymismahdollisuudet) antamista asiasta on välittömästi keskusteltava esimiehesi kanssa tai otettava yhteyttä eettisestä toiminnasta vastaavaan henkilöön. (Katso Lahjonnan vastainen ohjeisto.)
Täydelliset ja tarkat asiakirjat Yritys luottaa kirjanpitoon, jolla yrityksen tilanteesta raportoidaan hallitukselle, johdolle, osakkeenomistajille, luotonantajille, valtion virastoille ja muille. Yrityksen kaikki kirjanpito ja sen perusteella laaditut raportit on säilytettävä ja esitettävä kunkin lainkäyttöalueen soveltuvien säädösten mukaisesti. Kirjanpidon on kuvattava yrityksen omaisuutta, vastuita, tuloja ja menoja täsmällisesti ja asianmukaisesti. Kaikkien toimien ja sitoumusten on noudatettava yhtiön valtuutusohjeistusta ja kirjallisia valtuutuksia. Trinseon kaikkien työntekijöiden on siksi varmistettava, että yrityksen kirjanpitoon ei tehdä vääriä tai tarkoituksellisesti harhaanjohtavia merkintöjä. Tapahtumien tahallisesti väärä luokittelu tilien, osastojen tai tilikausien sisällä rikkoo tätä ohjeistoa ja saattaa rikkoa lakia. Kaikki tapahtumat on todistettava täsmällisellä, riittävän yksityiskohtaisella dokumentaatiolla, joka on kirjattava asianmukaisille tileille ja tilikausille. (Katso Lahjonnan vastainen ohjeisto.) Hyvän kirjanpitotavan noudattaminen Kirjanpidon on noudatettava aina yleisesti hyväksyttyjä kirjanpidon periaatteita (GAAP) ja yrityksen sisäistä valvontaa. Asianmukaista perustelua vaaditaan, jotta vaihtoehtoiset kirjanpitomenettelyt olisivat hyväksyttyjä kirjanpidon yleisesti hyväksyttyjen periaatteiden alaisina. Kaikkien työntekijöiden on toimittava taloudellisesti riippumattomalla tavalla, kun he käsittelevät matka- ja kuluselvityksiä ja muita taloudellisia tapahtumia. Varoja tai muuta omaisuutta ei saa pitää kirjaamattomassa tai kirjanpidon ulkopuolelle jätetyssä rahastossa mitään tarkoitusta varten. (Katso Matkustusohjeisto ja Matka- ja muiden kulujen raportointiohjeisto) Rahanpesun vastainen toiminta Rahanpesu on prosessi, jossa rikollisen toiminnan tulokset saadaan näyttämään laillisilta. Rahanpesu saattaa mahdollistaa rikoksia, kuten petoksia, huumeiden salakuljetusta ja terrorismia. Se vaikuttaa haitallisesti maailmantalouteen ja on ehdottomasti laitonta. Kuka tahansa sellainen Trinseon työntekijä, joka osallistuu rahanpesuun tai avustaa sitä, on merkittävien rangaistusten alainen. Työntekijöiltä odotetaan valppautta: kaikesta epätavallisesta tai mahdollisesti epäilyttävästä toiminnasta, joka saattaisi olla rahanpesua, pyydetään ilmoittamaan välittömästi esimiehelle tai kenelle tahansa asianomaiselle lakiosaston jäsenelle. Kysymykset ja huolenaiheet Jos haluatte ilmoittaa huolenaiheista tai valittaa kyseenalaisesta kirjanpidosta, tilintarkastuksesta tai muista talouteen liittyvistä asiakirjoista, voitte ilmoittaa asiasta esimiehellenne tai Trinseon eettisestä toiminnasta vastaavalle henkilölle joko suoraan tai käyttämällä eettisiin kysymyksiin ja vaatimusten noudattamiseen liittyvää puhelinpalvelua.
Sisäpiiritieto ja -kaupat Joskus työntekijät saavat Trinseosta, sen omistajista tai Trinseon yhteistyökumppanista tietoa, joka ei ole ole tarkoitettu julkisuuteen ja sijoittajille. Jos kyseinen sisäpiiritieto on arvokasta eli jos sijoittaja katsoisi, että tieto on merkittävä sijoituspäätöksen tekemiseksi kyseinen henkilö ei saa ostaa tai myydä arvopapereita mistään sellaisesta yrityksestä, josta hän on saanut tietoa Trinseolle työskentelyn tai ansiosta tai muutoin, eikä antaa sellaista sisäpiiritietoa muille. Esimerkkejä sisäpiiritiedoista ovat liiketoiminta- tai valmistussuunnitelmat, uudet tuotteet, prosessit, fuusiot ja yritysostot, vakavat liiketoimintariskit tai myyntitiedot. Nämä kiellot pysyvät voimassa, kunnes tiedot julkaistaan. (Katso Sisäpiirikauppoja koskeva ohjeisto.) Luottamukselliset tiedot Luottamuksellisiksi tiedoiksi katsotaan liikesalaisuudet, yrityksen tietotaito, henkilöstötiedot, liiketoimintasuunnitelmat ja -ehdotukset, kapasiteettia ja tuotantoa koskevat tiedot, markkinointitai myyntiennusteet ja -strategiat, asiakasluettelot, hintatiedot tai -strategiat, rakennussuunnitelmat, toimittajia koskevat tiedot, mahdollista uutta liiketoimintaa koskevat tiedot, tutkimusta ja kehitystyötä (R&D) koskevat tiedot sekä kaikki muut tiedot, jotka eivät ole yleisessä tiedossa Trinseon ulkopuolella ja joilla on kaupallista arvoa tai joissa on kyse henkilötietosuojasta. Luottamuksellista tietoa käytetään vain yhtiön liiketoimintaan. Yrityksen sisälläkin luottamuksellisista tiedoista on keskusteltava luottamuksellisessa ja turvallisessa ympäristössä vain sellaisten henkilöiden kanssa, joiden on tarpeen tietää kyseisistä asioista oikeutettuja liiketoiminnan tarkoituksia varten. Työntekijöiden, toimihenkilöiden ja johtajien tulee säilyttää Trinseon tai sen asiakkaiden heille myöntämien tietojen luottamuksellisuus, paitsi tilanteissa, joissa tietojen paljastaminen on luvallista tai lailla säädettyä. Trinseon työntekijöiden on työsuhteen päätyttyä edelleen suojattava Trinseon luottamuksellisia tietoja. (Katso Tiedon hallintaa koskeva ohjeisto.) Asiakirjahallinto Trinseon työntekijöiden odotetaan laativan ja ylläpitävän yrityksen asiakirjoja tarkasti, tarjoamalla ainoastaan täsmällistä tietoa. Yrityksen asiakirjojen virheellisyys, väärien tietojen antaminen tai lakien tai yrityksen periaatteiden vastaisen toiminnan salaaminen ovat vakavia eettisiä rikkomuksia. Asiakirjat ja tiedot ovat yritykselle tärkeitä voimavaroja. Ne ovat ratkaisevan tärkeä osa päätöksentekoamme ja operatiivisia prosessejamme, ja niitä on hallittava asianmukaisesti, jotta niiden arvo säilyisi. Kaikkien työntekijöiden on tutustuttava työhönsä soveltuvan asiakirjahallinnon ohjeistoihin ja sääntöihin sekä noudatettava niitä. Jos teillä on kysyttävää, ottakaa yhteyttä esimieheenne tai asiasta vastaavaan Trinseon oikeudelliseen neuvonantajaan. (Katso Asiakirjahallintoa koskeva ohjeisto.) Tietojärjestelmät Tietokoneet ja Trinseon tietokoneilla olevat tiedot sekä kaikki muissa laitteissa olevat Trinseon tiedot ovat yrityksen omaisuutta. Lisensoituja ohjelmistoja tai asiakirjoja on käytettävä lisenssisopimusten mukaisesti. Kaikkien työntekijöiden on varmistettava, että Trinseon tietojärjestelmiä, verkkoja ja välineitä käytetään Trinseon ohjeistojen ja sääntöjen, myös tietojärjestelmiä koskevien ohjeistojen, turvallisuusvaatimusten ja kaikkien paikallisten lainsäädännössä asetettujen vaatimusten
mukaisesti. Työntekijät ovat vastuussa myös sähköpostiviestiensä sisällöstä. Työntekijöiden on suojattava tunnuksiaan, salasanojaan ja laitteitaan, joilla voidaan käyttää yrityksen verkkoja, eivätkä työntekijät saa käyttää Trinseon heille antamia yhteystietoja henkilökohtaisessa kirjeenvaihdossa, sähköposteissa tai muussa tarkoituksessa kuin yrityksen liiketoiminnassa ilman esimieheltä saatua erityislupaa. (Katso Tiedon hallintaa koskeva ohjeisto, Tietohallintoa koskeva ohjeisto ja Sosiaalista mediaa koskeva ohjeisto.) Suhteet valtioon ja viranomaisiin Liiketoiminta valtion virastojen kanssa ei aina ole samanlaista kuin liiketoiminta yritysten kanssa. Valtio voi soveltaa erityisiä sääntöjä liiketoiminnan eri aloihin, kuten tuotteista ja palveluista perittävien maksujen keräämiseen ja seurantaan, yksityisomisteisten tietojen suojelemiseen, lahjojen, kestityksen tai palkintojen tarjoamiseen ja vastaanottamiseen tai valtion entisten työntekijöiden työhönottamiseen. Valtion liiketoimintaa koskevat säädökset ovat usein monimutkaisia, ja yritykseen ja asiasta vastaavaan työntekijään voidaan rikkomuksen perusteella kohdistaa vakavia siviili- tai rikosoikeudellisia rangaistuksia. Jokaisen Trinseon työntekijän, edustajan tai urakoitsijan, joiden työhön liittyy vuorovaikutus minkä tahansa valtion hallinnon kanssa, täytyy varmistaa, että heidän toimintansa on laillista ja hyväksyttävää. Jos ette ole varmoja siitä, miten valtion virkamiesten ja virastojen kanssa on toimittava, ottakaa yhteyttä vaatimusten noudattamisesta vastaavaan johtajaan. (Katso Lahjoja, kestitystä ja palkintoja koskeva ohjeisto sekä Lahjonnan vastainen ohjeisto.) Vuorovaikutus ympäröivän yhteisön kanssa Kaikkien Trinseon työntekijöiden on erotettava henkilökohtainen toiminta Trinseolle suoritettavista työtehtävistä. Kun Trinseon työntekijä tekee vapaaehtoistyötä yhteisössä tai muussa yhteydessä tai kun hän esittää julkisesti henkilökohtaisia tai poliittisia näkemyksiään (kaikki poliittinen toiminta mukaan luettuna), kyseinen Trinseon työntekijä ei saa missään muodossa edustaa Trinseota, viitata edustamiseen tai tehdä Trinseosta asianosaista tahoa. (Katso Sosiaalista mediaa koskeva ohjeisto ja Hyväntekeväisyyttä/Lahjoituksia koskeva ohjeisto.) Vain ne työntekijät, joiden työtehtävänä on pitää yhteyttä ympäröivään yhteisöön tai tiedotusvälineisiin, saavat edustaa Trinseota julkisesti tai tiedotusvälineissä. Trinseon kaikkien muiden työntekijöiden on vältettävä yrityksen puolesta puhumista tai sen edustamista julkisesti tai tiedotusvälineissä. Jos työntekijä saa ulkopuoliselta yhteyshenkilöltä suullisen tai kirjallisen pyynnön yritykseen liittyvässä asiassa, työntekijän on välittömästi ohjattava pyyntö asiasta vastaavalle yrityksen edustajalle tai viestintäosaston edustajalle. Tällä vaatimuksella ei pyritä rajoittamaan henkilökohtaisten näkemysten esittämistä, vaan sillä pyritään varmistamaan, että yrityksen näkemykset ovat yhdenmukaisia ja että sen viesteissä otetaan huolellisesti ja johdonmukaisesti huomioon yrityksen edut ja asiaan liittyvät näkökohdat. Osallistuminen politiikkaan, edunvalvonta ja lahjoitukset Trinseo kannustaa työntekijöitään vaikuttamaan yhteiskuntaan ja osallistumaan politiikkaan. Trinseon työntekijöiden on kuitenkin noudatettava lainsäädäntöä, joka koskee osallistumista politiikkaan, myös poliittisia lahjoituksia ja edunvalvontaa koskevaa lainsäädäntöä. Trinseon työntekijä ei saa osallistua edunvalvontaan, ellei asiasta vastaava Trinseon päällikkö ole antanut siihen lupaa. Työntekijä ei saa myöskään tehdä poliittisia lahjoituksia Trinseon puolesta tai lahjoittaa yrityksen varoja, tuotteita tai palveluja ehdokkaalle, poliittiselle puolueelle tai
kampanjalle ilman asiasta vastaavalta Trinseon oikeudelliselta neuvonantajalta tai Trinseon eettisestä toiminnasta vastaavalta henkilöltä etukäteen saatua lupaa. Sosiaalinen media Trinseo on maailmanlaajuisesti toimiva organisaatio, jonka työntekijät ja asiakkaat edustavat monia erilaisia tapoja, arvoja ja näkökantoja. Jos käytät sosiaalista mediaa Trinseon puolesta, tähän käyttöön sovelletaan Trinseon eettistä ohjeistoa ja muita Trinseon periaatteita. Blogeja, wikejä, virtuaalimaailmoja, sosiaalisia verkostoja ja muita sosiaalisen median työkaluja ei tule käyttää sisäiseen Trinseon liiketoimintaan liittyvään viestintään. Henkilökohtaista blogia tai muita sosiaalisen median kanavia ei saa käyttää ilmaisemaan työhön liittyviä eriäviä mielipiteitä tavalla, joka ei vastaa Trinseon eettistä ohjeistoa. Sosiaalisen median tulee tukea yrityksen liiketoimintaa tai strategiaa. Sosiaalisen median ennalta hyväksytyn käytön tulee lisätä liiketoimintamme arvoa. Jos sosiaalisen median käyttö lisää myyntiä, antaa parempaa tietoa asiakkaille, parantaa liiketoimintaprosesseja tai edistää yhteyksiä sidosryhmiin, se voi antaa lisäarvoa. Kysymykset sosiaalisen median käytöstä liiketoiminta- tai viestintätarkoituksiin tulee osoittaa asianomaiselle digitaalisesta viestinnästä vastaavalle henkilölle. (Katso Sosiaalisen median ohjeisto.) 6. RIIPPUMATTOMUUS MARKKINOILLA Trinseo on sitoutunut toimimaan eettisesti ja tiukimpien rehellistä ja oikeudenmukaista toimintaa koskevien sääntöjen mukaisesti. Näiden sääntöjen nojalla yrityksen liiketoiminnassa on noudatettava kaikkia lakeja, säädöksiä ja normaaleja eettisiä käytäntöjä. Trinseon työntekijöiden odotetaan toimivan riippumattomasti ja noudattavan kaikkia soveltuvia lakeja. Kenenkään työntekijän ei pidä hankkia kenenkään suhteen epäreiluja etuja manipuloimalla, salaamalla, käyttämällä väärin etuoikeutettua tietoa, vääristelemällä tosiasioita tai millään muulla epäreilulla keinolla. Mistä tahansa tämän velvollisuuden rikkomuksesta, joka vaikuttaa Trinseon sitoutumiseen tässä suhteessa on välittömästi ilmoitettava esimiehelle tai Trinseon eettisestä toiminnasta vastaavalle henkilölle joko suoraan tai eettisiin kysymyksiin ja vaatimusten noudattamiseen liittyvää puhelinpalvelua. Kilpailu ja oikeudenmukainen kauppa Trinseo on liiketoiminnassaan sitoutunut vapaaseen, oikeudenmukaiseen ja avoimeen kilpailuun. Se on myös sitoutunut kilpailemaan eettisesti ja kilpailua edistävän lainsäädännön mukaisesti. Useimmissa maissa on kartellien vastaisia, kilpailu- ja kauppalakeja vaatimassa vapaata ja oikeudenmukaista kilpailua. Tätä lainsäädäntöä on noudatettava. Näiden lakien noudattamatta jättäminen saattaa johtaa rikosoikeudellisiin prosesseihin asianosaisia yksittäisiä työntekijöitä ja yritystä vastaan. Trinseon työntekijät eivät saa keskustella, tehdä sopimuksia tai päästä yhteisymmärrykseen, virallisesti tai epävirallisesti, kirjallisesti tai suullisesti, kilpailijoiden tai muiden kanssa tavalla, joka saattaisi rajoittaa vapaata ja avointa kilpailua. (Katso Kilpailulainsäädännön noudattamista koskeva ohjeisto.). Kilpailutietojen kerääminen
Saadakseen kilpailun kannalta olennaista tietoa tuotteista, palveluista ja hinnoista, Trinseo hyödyntää julkisesti saatavilla olevia tietoja kuten esimerkiksi julkisia artikkeleita, markkina-analyysejä ja raportteja. Trinseon työntekijät eivät saa etsiä kilpailijan luottamuksellista tietoa tai ottaa vastaan kenenkään luottamuksellista tietoa ilman tiedon haltijan lupaa. Trinseo ei missään tapauksessa hanki kilpailutietoa laittomin keinoin (mukaan lukien, niihin kuitenkaan rajoittumatta, varkaus, lahjonta, väärentäminen tai vakoilu sähköisillä laitteilla) tai epäeettisesti. Trinseo odottaa, että sen työntekijät, toimihenkilöt ja johtajat eivät yritä hankkia tai käyttää tietoja, joita on kerätty näillä tai samanlaisilla keinoilla. Jos tästä asiasta on kysyttävää, kysymyksiä voi esittää eettisestä toiminnasta vastaavalle henkilölle joko suoraan tai käyttämällä eettisiä kysymyksiä ja vaatimusten noudattamista koskevaa puhelinpalvelua. (Katso Kilpailutietoja koskeva ohjeisto.) Kansainvälinen kauppalainsäädäntö Trinseon liiketoiminta on maailmanlaajuista, ja Trinseon kaikkien työntekijöiden on tunnettava kansainvälisen kaupan perussäännökset. Työntekijät tai Trinseon edustajat eivät lain mukaan saa esimerkiksi osallistua joidenkin tiettyjen valtioiden laittomiin boikotteihin. Boikottipyynnöt esitetään yleensä kansainvälisen liiketoiminnan asiakirjoissa, ja työntekijöiden on noudatettava huolellisuutta niiden käsittelyssä. Myös useat lait Yhdysvalloissa asettavat Trinseolle (ja yleensä myös sen ulkomaisille tytäryhtiöille) tuotteiden ja teknologian myynnin rajoituksia liikeyrityksille ja kansalaisille joissakin tietyissä valtioissa, kuten Iran, Kuuba tai Pohjois-Korea. Työntekijöiden tulee myös tarkistaa, että lähetettävät tavarat eivät ole eräiden tiettyjen kansainvälisten valvontatoimien, lisenssien tai rajoitusten alaisia ja ettei Yhdysvaltain valtio rankaise tavaroiden loppukäyttäjää. Trinseon kansainvälisessä liiketoiminnassa on noudatettava Yhdysvaltain viennin valvontaa koskevia lakeja, ja vastaavia lakeja kaikissa niissä valtioissa, joissa Trinseo harjoittaa liiketoimintaa. Trinseon ja sen osakkuusyhtiöiden, yhteisyritysten ja tytäryhtiöiden sekä sen asiakkaiden välisiin kauppatapahtumiin sovelletaan tullisääntöjä. Koska kansainvälistä kauppaa koskevat säädökset ovat monimutkaisia ja usein hämmentäviä, kansainvälistä liiketoimintaa harjoittavien työntekijöiden on pyydettävä erityisiä neuvoja asiasta vastaavalta Trinseon oikeudelliselta neuvonantajalta tai Trinseon eettisestä toiminnasta vastaavalta henkilöltä ja lisäksi tunnettava yrityksen erityiset ohjeistot, joita sovelletaan kansainväliseen kauppaan. (Katso Kansainvälisen kaupan ohjeisto.) 7. HUOLENAIHEISTA ILMOITTAMINEN Kuten edellä on todettu, jos havaitsette tai epäilette, että lainsäädäntöä, tätä ohjeistoa tai Trinseon jotakin muuta ohjeistoa rikotaan, siitä on välittömästi ilmoitettava esimiehelle (tai jollekin muulle esimiehelle tai johtajalle, jos se mielestänne on kyseisissä olosuhteissa järkevämpää) tai eettisestä toiminnasta vastaavalle henkilölle joko suoraan tai käyttämällä eettisiin kysymyksiin ja vaatimusten noudattamiseen liittyvää puhelinpalvelua. Trinseo odottaa, että kysytte tarvittaessa neuvoja ja että tunnistatte todelliset tai mahdolliset ongelmat. Jos teillä on kysymyksiä tästä ohjeistosta, yrityksen periaatteista ja normeista tai lainsäädännöstä tai määräyksistä niissä maissa, joissa Trinseo harjoittaa liiketoimintaa, tai näitä asioita koskevia huolenaiheita tai ilmoituksia, ottakaa yhteyttä omaan esimieheen, henkilöstöosastoon tai eettisestä toiminnasta vastaavaan henkilöön.
Voitte ottaa suoraan yhteyttä näihin henkilöihin tai henkilöstöosastoontai voitte käyttää eettisen ja vaatimusten noudattamisen palvelua, joka on saatavilla sekä puhelin- että internetpalveluna. Voitte halutessanne pitää henkilöllisyytenne salassa, kun tämä on lainmukaista. Eri maiden internet-lomake ja puhelinpalvelun numerot ovat saatavilla osoitteessa http://styronintranet.styron.com/gov/default.htm tai http://www.trinseo.com/company/ethics-compliance/index.htm.