1 (7) 1. REKISTERIN NIMI Terveydenhuollon asiakastietojärjestelmä (TerveysEffica) Terveydenhuollon asiakastietojärjestelmään liittyy lisäksi ennen nykyisen atk-järjestelmän käyttöönottoa (1.12.2008) syntyneitä aikaisempien tietojärjestelmien tuottamia potilastietorekistereitä (mm. Pegasos, vanha Effica) 2. REKISTERINPITÄJÄ Peruspalvelukeskus Oiva Terveystie 4 15870 Hollola Puh. 03 880 200 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ Johtava ylilääkäri Puh. 03 880 2273 sähköposti: etunimi.sukunimi@oivappk.fi Vastuuhenkilön tehtävät, ks. kohta 18 Rekisterihallinto 4. REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT Asiakastyötä tekevät järjestelmän käyttäjät vastaavat asiakkaiden tietojen käsittelystä, rekisteröidyn informoinnista ja tarkastusoikeuden toteuttamisesta. Järjestelmän ylläpidosta ja kehittämisestä huolehtii tietojärjestelmän pääkäyttäjät. 5. REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS Potilasrekisteriä käytetään potilaan hoidon tukemiseen ja se sisältää tietoja potilaan tutkimusten ja hoidon suunnittelusta ja toteutuksesta. Sitä käytetään myös kuntayhtymän ja sairaalan oman toiminnan tilastointiin, hoidon ja tutkimusten laskutukseen sekä tieteelliseen tutkimustoimintaan.
2 (7) 6. REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTEET Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on järjestää, suunnitella ja toteuttaa terveyden- ja sairaanhoidon palveluja Peruspalvelukeskus Oivassa. Henkilötietojen käsittelyä ohjaavat mm. seuraavat lait: Suomen perustuslain yksityiselämän suojaa koskeva säännös (731/1999); Henkilötietolaki (523/1999); Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/1999; Arkistolaki 831/1994; Asetus viranomaisen toiminnasta ja julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta 1030/1999; Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 812/2000; Sosiaalihuoltolaki 1301/2014; Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (=asiakastietolaki) 159/2007; Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä annetun lain muuttamisesta 1227/2010, Oppilas- ja opiskelijahuoltolaki 1287/2013, Sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilasasiakirjoista 298/2009; Laki sähköisestä lääkemääräyksestä 61/2007 ja sen muuttamisesta 250/2014; Laki terveydenhuollon ammattihenkilöstöstä 559/1994; Laki potilaan asemasta ja oikeuksista 785/1992; Asiakaslaki 812/2008 7. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ Potilasrekisteri koostuu potilaan hoidon ja tutkimuksen järjestämisessä ja toteuttamisessa käytettävistä, laadituista tai saapuneista asiakirjoista tai teknisistä tallenteista. Potilasrekisteri on looginen kokonaisuus, joka koostuu eri osajärjestelmistä, esim: Väestörekisterijärjestelmä KuntoApu-Effector -kuntoutus- ja apuvälinejärjestelmä Effica terveydenhuollon asiakastietojärjestelmä RIS kuvantamisen järjestelmä Tarkemmat kuvaukset osajärjestelmien tietosisällöstä: Väestötiedot (Asikkala, Hollola, Hämeenkoski, Kärkölä ja Padasjoki) Asiakkaan henkilötiedot Henkilötunnus, nimi, nimenmuutokset, osoitteet, puhelinnumerot, sähköpostiosoite, fax, kotikunta, kuntaan muutto-/ja poismuuttopäivä, kuolinpäivä, syntymäkunta, äidinkieli, kommunikointikieli, siviilisääty, ammatti, osoitteen turvakielto, läheiset/ yhteyshenkilötiedot, alaikäisen potilaan huoltaja/huoltajat, väestövastuutiedot Työterveyshuoltoon liittyen työpaikka ja ammatti
3 (7) Potilasasiakirjamerkinnät Päiväys, merkinnän tekijän nimi ja asema Hoitotiedot, osaston hoitojaksotiedot Tutkimus- ja toimenpidetiedot Tulokset ja lausunnot, todistukset Eri teknologioilla tuotetut muut asiakirjat Muut tiedot Hoitoa koskevat ajanvaraustiedot, laskutus- ja maksuyhteystiedot, maksupäätöstiedot, hoitoilmoitukset Rekisterin tiedot ovat käytettävissä tehtävänmukaisin käyttöoikeusrajauksin. 8. REKISTERIN SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET Potilasrekisterin tiedot kerätään potilaalta ja tarvittaessa hänen omaisiltaan, lääkäreiltä ja hoitohenkilökunnalta, suoritetuista tutkimuksista ja toimenpiteistä ja väestörekisteristä sekä tarvittaessa muista hoitolaitoksista. 9. ASIAKASTIETOJEN LUOVUTTAMINEN Potilastietoja luovutetaan potilaan tai hänen laillisen edustajansa suostumuksella lähettäneelle lääkärille, potilasta myöhemmin hoitavalle laitokselle tai lääkärille, potilaan kotipaikan mukaiselle terveyskeskukselle sekä potilaan omaisille. Laskutustiedot luovutetaan kirjanpitoon ja kuntalaskutukseen, tilastotiedot suoritetietokantoihin sekä suoraveloitustiedot pankeille. Potilastietoja luovutetaan myös valtakunnallisiin rekistereihin tutkimus-, suunnittelu- ja tilastointitarkoituksiin (Laki terveydenhuollon valtakunnallisista henkilörekistereistä). Potilaan laskuihin liittyviä tietoja luovutetaan tarvittaessa potilaan kotikunnan viranomaisille tai maksuhäiriöiden yhteydessä ulosottotoimenpiteitä suorittaville. Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Potilastiedot on säädetty salassapidettäviksi. Niitä ei saa luovuttaa sivullisille ilman potilaan suostumusta tai ilman erityislainsäädäntöä.
4 (7) 10. REKISTERIN KÄYTTÖ Järjestelmää käytetään lakisääteisten tehtävien hoitamiseen. Tehtävät ja niiden peruste on selostettu kohdissa 5 ja 6. Rekisteriä käytetään apuvälineenä terveydenhuollon sekä koti- ja asumispalveluiden asiakastyössä ja -laskutuksessa. 11. REKISTERIN YHDISTÄMINEN MUIHIN HENKILÖREKISTEREIHIN Asiakasrekisteriä ei yhdistetä muihin henkilörekistereihin. 12. REKISTERIN SUOJAAMINEN Potilasrekisterit on suojattu ulkopuoliselta käytöltä. Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä. Tietoja käsitteleviä työntekijöitä koskee vaitiolovelvollisuus. Käyttöoikeuden saaminen asiakastietojärjestelmään edellyttää kirjallista salassapitositoumusta. Vaitiolovelvollisuus jatkuu palvelussuhteen päätyttyä. Järjestelmä sijaitsee Päijät-Hämeen sosiaali- ja terveysyhtymän palvelimella ja sitä käytetään omilta työasemilta. Järjestelmän palvelin ja tulostimet säilytetään lukituissa tiloissa. Järjestelmän käyttö edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttäjätunnus annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä virka- tai työsuhteen alkaessa. Tietojen käyttö perustuu hoitosuhteeseen tai muuhun asialliseen yhteyteen. Asiakkaan terveyskertomuksen avaamisesta rekisteröityy käyttäjätiedot. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Käyttöoikeus on tehtävän mukainen ja perustuu käyttäjärooleihin, joille on määritelty oikeus tehtävänmukaisiin näyttöihin ja toimintoihin. Eri käyttöoikeusryhmissä on määritelty erikseen tietojen luku-, kirjoitus- ja poistooikeudet. Järjestelmä rekisteröi virheelliset sisään kirjoittautumiset ja kaiken järjestelmässä suoritetun tietojen käsittelyn ja katselun. Seuraamukset väärinkäytöksistä määritelty laeissa ja asetuksissa.
5 (7) Manuaalisia asiakirjoja säilytetään työntekijöiden työpisteissä ja lukituissa arkistotiloissa. Arkistoidut asiakirjat säilytetään arkistoissa. 13. HENKILÖREKISTERIN JA REKISTERITIETOJEN SÄILYTYS, ARKISTOINTI JA HÄVITTÄMINEN Asiakaskohtaisia tietoja säilytetään Effica terveydenhuollon asiakastietojärjestelmän aktiivikannassa. Tietojen säilyttämisessä ja hävittämisessä noudatetaan arkistoviranomaisten kulloinkin voimassa olevia säännöksiä ja määräyksiä. 14. KANSALLINEN POTILASTIEDON ARKISTO Kansainvälisten sosiaali- ja terveydenhuollon arkistojen ylläpidosta ja sähköisten tietojen säilytyksestä vastaa Kansaneläkelaitos (earkisto= sähköinen potilastiedon arkisto). 14.1 Kansallinen terveysarkisto Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (159/2007) velvoittaa julkiset terveydenhuollon organisaatiot tallentamaan potilastiedot valtakunnallisesti keskitettyyn arkistoon, joka on Kelan ylläpitämä Kansallisen terveydenhuollon arkisto. Kansallinen terveysarkisto = KanTa eli Potilastiedon arkisto Peruspalvelukeskus Oiva liittyi Potilastiedon arkistoon 2.6.2014 alkaen Kansallinen reseptikeskus ja lääketietokanta = eresepti Peruspalvelukeskus Oiva liittyi ereseptikeskukseen vuonna 2011 Kansalaisten katseluyhteys omiin terveystietoihinsa = ekatselu: www.omakanta.fi 14.2 Asiakkaan pääsy sähköisesti omiin tietoihinsa Laissa sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä eli sähköisessä arkistolaissa (earkistol 159/2007) määritellään, kenelle annetaan oikeudet ja mihin tietoihin, sekä mitä tietoja asiakas ei pääse katsomaan. Tämän lain tarkoituksena on edistää sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen tietoturvallista sähköistä käsittelyä.
6 (7) 15. REKISTERÖIDYN INFORMOINTI Informointi suoritetaan asiakaspalvelutilanteessa, josta tehdään merkinnät Effica-terveydenhuollon asiakastietojärjestelmään. 16. TARKASTUSOIKEUS Henkilö voi esittää tarkastuspyynnön kirjallisesti. Pyyntö toimitetaan osoitteella: Hollolan kunta, Peruspalvelukeskus Oiva, Tietosuojavastaava, Virastotie 3, 15870 Hollola). Tiedot pyritään antamaan viivytyksettä ja pyydettäessä kirjallisena. Tiedot antaa asiakkaan asioita hoitava henkilö. Asiakkaalla/potilaalla on oikeus tutustua manuaaliasiakirjoihin, sähköisessä potilastietojärjestelmässä oleviin tietoihin ja käytettävissä oleviin atktulosteisiin sekä pyynnöstä saada kopiot niistä kirjallisena. Rekisteröidylle ilmoitetaan samalla mistä rekisterin tiedot on saatu, mihin niitä käytetään ja mihin mahdollisesti luovutetaan. Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, siitä annetaan kirjallinen, ao. vastuuhenkilön allekirjoittama epäämistodistus. Todistuksesta ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi osoitteella: Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, 00521 Helsinki. Tietosuojavaltuutettu voi antaa rekisterinpitäjälle määräyksen asiakkaan tarkastusoikeuden toteuttamisesta. 16. TIEDON KORJAAMINEN Mikäli rekisterissä havaitaan käsittelyn kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto, oikaisee asiakastyöntekijä sen omasta aloitteestaan tai asiakkaan pyynnöstä. Oikaisupyyntö tehdään henkilökohtaisen käynnin yhteydessä taikka omakätisesti allekirjoitetulla tai muulla luotettavalla tavalla varmennetulla asiakirjalla, joka osoitetaan tietosuojavastaavalle osoitteella: Hollolan kunta, Peruspalvelukeskus Oiva, Tietosuojavastaava, Virastotie 3, 15870 Hollola. Asiakkaan henkilöllisyys tarkistetaan oikaisupyyntöä vastaanotettaessa. Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteri-viranomaisille. Mikäli työntekijä ei hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, kieltäytymisestä annetaan vastuuhenkilön allekirjoittama todistus, josta il-
7 (7) menevät syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Henkilölle kerrotaan hänen oikeudestaan saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi osoitteella: Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, 00521 Helsinki. Tietosuojavaltuutettu voi antaa rekisterinpitäjälle määräyksen tiedon korjaamisesta. 17. KIELTO-OIKEUS Potilas- ja terveysjärjestelmässä olevat tiedot ovat salassa pidettäviä. Niitä ei luovuteta, ellei tietoa pyytävällä ole lakiin perustuvaa oikeutta tiedon saamiseen. 18. REKISTERIHALLINTO Rekisterin vastuuhenkilö huolehtii - Rekisteriselosteen laatimisesta - Rekisterin tietosisällön ja käyttötarkoituksen määrittelystä sekä periaatteista ja menettelyistä, joilla käyttöoikeudet myönnetään, rekisteröidyn informointi ja tarkastusoikeus toteutetaan, tietoja korjataan ja luovutetaan - Rekisterin käytön ylläpidosta - Rekisterin suojaamisesta, arkistoinnista ja hävittämisestä - Rekisterinhoitajan nimeämisestä ja hänen tehtävistään Terveydenhuollon asiakastietojärjestelmän vastuuhenkilö on johtava ylilääkäri. Terveystoimen ohjelmiston kehittämisestä huolehtii ohjelmiston toimittaja. 19. SISÄISET REKISTERITOIMINNAN OHJEET JA KOULUTUS Käyttäjille on laadittu ohjeisto, jota pidetään ajan tasalla. Uusien työntekijöiden perehdytys hoidetaan työyksiköissä.