REKISTERISELOSTE SISÄLTÖ 1 REKISTERIN NIMI 2 REKISTERINPITÄJÄ 3 REKISTERIN VASTUUHENKILÖ 4 REKISTERIASIOITA HOITAVA HENKILÖ 5 REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS 6 REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTE 7 REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ 8 REKISTERIN SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET 9 SÄÄNNÖNMUKAISET HENKILÖTIETOJEN LUOVUTUKSET 10 REKISTERIN SISÄINEN KÄYTTÖ 11 REKISTERIN YHDISTÄMINEN MUIHIN HENKILÖREKISTEREIHIN 12 REKISTERIN SUOJAAMINEN 13 HENKILÖREKISTERIN JA REKISTERITIETOJEN SÄILYTYS, ARKISTOINTI JA HÄVITTÄMINEN 14 REKISTERÖIDYN INFORMOINTI 15 TARKASTUSOIKEUS 16 TIEDON KORJAAMINEN 17 KIELTO-OIKEUS 18 REKISTERIHALLINTO 19 SISÄISET REKISTERITOIMINNAN OHJEET JA KOULUTUS
1 REKISTERIN NIMI WinhaPro-opiskelija- ja opetushallintojärjestelmä. Järjestelmä muodostuu seuraavista osarekistereistä: - opiskelijarekisteri - opintosuoritusrekisteri - opintosuunnitelmarekisteri - henkilöstörekisteri. 2 REKISTERINPITÄJÄ Opetuslautakunta Hämeentie 11 A PL 3000 00099 Helsingin kaupunki puh. (09) 310 8600. 3 REKISTERIN VASTUUHENKILÖ Suunnittelija Irja Korhonen irja.korhonen@hel.fi puh. 0505593189. 4 REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT Oppilaitoksessa rehtorin määräämät henkilöt Virastossa: 1 pääkäyttäjä 5 REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS Rekisterin käyttötarkoitus liittyy Helsingin kaupungin toisen asteen ammatillisen opetuksen järjestämiseen.
6 REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTE Rekisterin käyttö perustuu Helsingin kaupungin opetusvirastoa koskevaan lainsäädäntöön: - Laki ammatillisesta koulutuksesta (630/1998) - Asetus ammatillisesta koulutuksesta (811/1998) - Laki ammatillisesta aikuiskoulutuksesta (631/1998) - Asetus ammatillisesta aikuiskoulutuksesta (631/1998) - Valtioneuvoston asetus toisen asteen oppilaitosten yhteishausta - Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999) - Hallintolaki (434/2003) - Henkilötietolaki (523/1999). 7 REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ Opiskelijarekisteri sisältää seuraavat tiedot: - opiskelijanumero - sukunimi, etunimet, kutsumanimi - henkilötunnus - yhteystiedot - äidinkieli - kansalaisuus - opiskelun päätoimisuus - saapumisryhmä ja hallinnollinen ryhmä - opintoala, tutkinto ja koulutusohjelma - läsnäolotieto - arvioitu opiskeluaika - tieto siitä saako opiskelijan tietoja käyttää oppilaitoksen julkaisuissa - tiedot poissaoloista - erityisopetusperuste - tieto erityisopetukseen kuulumisesta - lukukausittainen historiatieto läsnäolosta (sähköinen päiväkirja) - huoltajien yhteystiedot. Opintosuoritusrekisterin tietosisältö: - tutkinto ja -nimike - tutkinnon laajuus - suunnitellut ja suoritetut opintokonaisuudet ja opintojaksot - suoritettujen opintojen arvioinnit, päivämäärät ja arvioijien nimet - hyväksiluettujen opintojen suorituspaikat, arvioinnit ja hyväksilukupäätökset tehneiden nimet - suoritetut opintoviikot.
Opetussuunnittelurekisteri sisältää opiskelijoiden henkilökohtaiset opinto-ohjelmat. Henkilöstörekisteri sisältää seuraavat tiedot: - toimipiste - henkilötunnus - sukunimi ja etunimet - sukupuoli - henkilöstötyyppi - toiminimike - yhteystiedot - läsnäolo. 8 REKISTERIN SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET Opiskelijarekisterin tiedot hankitaan toisen asteen oppilaitosten yhteishakujärjestelmästä, opiskelijan ilmoittautumislomakkeelta sekä keskeyttämis- ja eroilmoituslomakkeilta. Opintosuoritusrekisteriä ylläpidetään opiskelijoiden opintosuoritusten kertymän perusteella. 9 SÄÄNNÖNMUKAISET HENKILÖTIETOJEN LUOVUTUKSET Henkilöpohjaiset opiskelijatiedot toimitetaan Tilastokeskukseen vuosittain. 10 REKISTERIN SISÄINEN KÄYTTÖ Rekisteriä käytetään toisen asteen ammatillisen opetuksen järjestämiseen. 11 REKISTERIN YHDISTÄMINEN MUIHIN HENKILÖREKISTEREIHIN Rekisterin henkilötietoja siirretään Helsingin kaupungin toisen asteen ammatillisten oppilaitosten opiskelijahuollon asiakastietojärjestelmän (AmmAura) käyttöön.
12 REKISTERIN SUOJAAMINEN Työaseman ja palvelimen välinen tietoliikenne on salattu. Oppilaitoksen rehtori antaa henkilökunnalle tarvittavat oikeudet. Jokainen käyttöoikeuden saaja liitetään oikeisiin käyttäjäryhmiin työtehtävien edellyttämällä tavalla. Käyttäjällä on oikeus käsitellä vain niitä henkilötietoja, joita hän työtehtävissään tarvitsee. Oppilaitoksen rehtori poistaa henkilön käyttöoikeuden henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Tietoja käsitteleviä työntekijöitä koskee vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu palvelussuhteen tai tehtävän päättymisen jälkeen. 13 HENKILÖREKISTERIN JA REKISTERITIETOJEN SÄILYTYS, ARKISTOINTI JA HÄVITTÄMINEN Tietojen säilytyksessä, arkistoinnissa ja hävittämisessä noudatetaan voimassa olevia säännöksiä ja määräyksiä sekä viraston arkistointisuunnitelmaa. 14 REKISTERÖIDYN INFORMOINTI Rekisteriseloste on nähtävillä asiakastyöpisteissä ja Helsingin kaupungin www-sivuilla. 15 TARKASTUSOIKEUS Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot. Henkilö voi esittää tarkastusoikeutta koskevan pyynnön henkilökohtaisesti tai kirjallisesti tarkastusoikeuden toteuttamisesta vastaavalle henkilölle. Tiedot pyritään antamaan viivytyksettä ja pyydettäessä kirjallisina. Opiskelija voi tarkastaa hänestä rekisteröidyt henkilö-, läsnäolo-, opiskelu- ja yhteystiedot myös WinhaWille-verkkopalvelun avulla. Alaikäisen opiskelijan tarkastusoikeutta käyttää hänen huoltajansa. Huoltaja voi tällöin tarkastaa tiedot verkossa WinhaWilho-verkkopalvelun avulla. Viisitoista vuotta täyttäneellä alaikäisellä on huoltajan ohella rinnakkainen tarkastusoikeus.
16 TIEDON KORJAAMINEN Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. Jos tiedon korjaamisesta kieltäydytään, rekisteröidylle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus ja rekisteröidyllä on tämän jälkeen oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi. 17 KIELTO-OIKEUS Rekisteröity voi milloin tahansa kieltää henkilötietojensa luovutuksen suoramarkkinointiin, koulutusmarkkinointiin ja/tai Internetiin. 18 REKISTERIHALLINTO Opetustoimen johtajan 5.8.2009 ( 44) päätöksen mukaan tietohallintopäällikkö vastaa WinhaPro-järjestelmän - rekisteriselosteen laatimisesta - rekisterin käytöstä, tietosisällön ja käyttötarkoituksen määrittelystä, käyttöoikeuksien myöntämisen periaatteista, rekisteröidyn informoinnin ja tarkastusoikeuden toteuttamisesta, tietojen korjaamisesta sekä tietojen luovuttamisesta - rekisterin järjestelmäteknisestä ylläpidosta - rekisterin suojaamisesta sekä tietoturvan järjestämisestä, arkistoinnista ja hävittämisestä - Tietohallintopäällikkö on päättänyt rekisterin virastotasoisen vastuuhenkilön nimeämisestä ja hänen tehtävistään 26.10.2010 1014. Rekisteritoimintoja toteuttavat Helsingin kaupungin opetusviraston palveluksessa olevat henkilöt käyttöoikeuksiensa puitteissa. 19 SISÄISET REKISTERITOIMINNAN OHJEET JA KOULUTUS Sisäiset käyttöohjeet laaditaan erikseen. Henkilöstön koulutus suunnitellaan erikseen.