VARHAISELLA VÄLITTÄMISELLÄ TYÖKYKYÄ

Yhteistoimintaryhmä 20.9.2012, 8.12.2014 Kunnan johtoryhmä 11.9.2012, 18.11.2014 Henkilöstöjaosto 27.9.2012, 17.12.2014 VARHAISELLA VÄLITTÄMISELLÄ TYÖKYKYÄ Toimintaohje esimiehille, kun työntekijän työkyky on heikkenemässä, tai kun sairauspoissaolo pitkittyy

OHJE 2/20 17.12.2014 Sisällys SAATTEEKSI... 3 TYÖKYKYJOHTAMINEN... 4 TYÖKYKYONGELMAN TUNNISTAMINEN... 5 VARHAINEN PUHEEKSI OTTAMINEN... 6 30, 60 ja 90 PÄIVÄN SÄÄNTÖ... 7 TYÖKYKYNEUVOTTELU... 8 TYÖKYKYARVIO... 9 UUDELLEENSIJOITUS... 9 TYÖHÖN PALUUN TUKEMINEN PITKÄN SAIRAUSLOMAN JÄLKEEN... 9 Yhteyden ottaminen pitkällä sairauslomalla olevaan työntekijään... 10 Työhön paluuseen valmistautuminen työyhteisössä... 11 Onnistunut työhön paluu... 11 Poissaoloilmoitus... 16 Lääkärintodistus... 16 Sairausloma-ajan palkka... 17 Mikä on työaikaa ja mikä omaa aikaa?... 19 Osasairauspäiväraha... 20 Työkokeilu... 20 Ammatillinen uudelleenkoulutus... 20 Osakuntoutustuki ja osatyökyvyttömyyseläke... 20 Liitteet: Liite 1: Liite 2: Liite 3: Liite 4: Liite 5: Liite 6: Työkykyneuvottelussa käsiteltävät asiat Työkyvyn kehittämisen keinoja Sairauspoissaolokäytännöt Kirkkonummen kunnassa Omalla ilmoituksella tapahtuvan poissaolo-oikeuden poistaminen Yhtenäiset käytännöt Työhön paluun tukemisen lakisääteiset keinot

OHJE 3/20 17.12.2014 SAATTEEKSI Tämän ohjeistuksen tavoitteena on tukea esimiehiä työkykyjohtamisessa. Ohjeistus sisältää konkreettisia toimintamalleja, joita esimies voi hyödyntää tilanteessa, jossa työntekijän työkyky on terveydellisistä syistä alentunut tai alenemassa. Ennaltaehkäisevässä työkykyjohtamisessa painopiste on työkyvyn ylläpitämisessä ja työn terveysvaarojen arvioimisessa. Riittävän varhainen reagoiminen ja oikea-aikainen kuntoutus mahdollistavat sen, että jokainen työikäinen voi osallistua työelämään omien voimiensa mukaisesti. Osatyökykyisen työntekijän osallistumista työelämään voidaan tukea esimerkiksi osasairauspäivärahamahdollisuutta, osatyökyvyttömyyttä tai osa-aikaeläkettä hyödyntämällä. Työkyvyn edistämiseen kohdennettu sijoitus maksaa itsensä takaisin vähäisempinä sairaudenhoitokuluina, alentuneina työkyvyttömyyskustannuksina ja parantuneena tuottavuutena. Kohtele muita, kuten haluaisit itseäsi kohdeltavan. Työkyvyn edistäminen on sijoitus henkilöstön pitkäaikaiseen hyvinvointiin sekä yksilön ja organisaation tulevaisuuteen. - Jan Schugk, Elinkeinoelämän keskusliitto -

OHJE 4/20 17.12.2014 TYÖKYKYJOHTAMINEN Yksilön työkykyyn vaikuttavat henkilökohtaisen terveydentilan lisäksi myös voimavaroihin, ammattitaitoon, johtamiseen sekä työyhteisöön liittyvät asiat. Työkyky on paitsi fyysistä terveyttä, myös henkistä hyvinvointia. Työkykyjohtaminen on keskeinen osa esimies- ja johtamistyötä. Työelämän ja työyhteisön ongelmien poistamisen lisäksi tarvitaan toimenpiteitä, joilla vahvistetaan työn voimavara- ja vetovoimatekijöitä. Työn mielekkyyttä lisää tieto siitä, että omalla työllä on merkitystä kokonaisuuden kannalta. Työn hallintaa vahvistavat esimerkiksi ajan tasalla oleva osaaminen, jatkuva työssä oppiminen, oikein mitoitettu työmäärä sekä toimiva ajanhallinta. Työn palkitsevuuteen voidaan vaikuttaa esimerkiksi palautteen antamisella, työtuloksista kiittämällä ja oikeudenmukaisella kohtelulla. Vuosittaisten kehityskeskustelujen käyminen lisää yksilön työssä viihtymistä ja henkilökohtaisesti koettua työtyytyväisyyttä. Työntekijälle on tärkeää kokea tulleensa kuulluksi, vaikka kehityskeskustelussa esiin nousseita toiveita ei kaikilta osin voitaisikaan toteuttaa. Työn kuormittavuudella ja yleisellä tyytymättömyydellä on merkittävä yhteys työkyvyttömyysajatuksiin. Mielialaan voidaan vaikuttaa huolehtimalla työn mielekkyydestä, työnhallinnasta ja palkitsevuudesta. Esimiehen työkalu nro 1: Työyhteisön toimivuuden turvaaminen edistää työkykyä ja työhyvinvointia - Seuraa ilmapiiriä tunnuslukujen avulla (esimerkiksi työhyvinvointikysely) - Arvioi työyhteisön tuloksia ja toimintaa säännöllisesti (esimerkiksi talouden tunnusluvut, sairauspoissaolotiedot ja työkyvyttömyyskustannustilastot) - Käy vuosittain kehityskeskustelut henkilöstösi kanssa. Hyödynnä myös ryhmäkehityskeskustelujen mahdollisuutta. - Suunnittele yhdessä henkilöstösi kanssa sellaiset kehittämisen keinot, jotka sopivat teidän työyhteisöönne. - Kehitä toimintaa sitkeästi. Muista, että pienikin askel vie teenpäin. - Huolehdi itsestäsi! Myös esimiehellä tulee olla mahdollisuus keskustella omasta työkyvystään ja työhyvinvoinnistaan oman esimiehensä kanssa.

OHJE 5/20 17.12.2014 TYÖKYKYONGELMAN TUNNISTAMINEN Terveyden ja työkyvyn säilyminen ovat työelämän suurimpia haasteita. Jotta merkittäviin työkyvyn ongelmiin osattaisiin puuttua ajoissa, on tärkeää oppia tunnistamaan työkykyä uhkaavat tekijät. Mitä varhaisemmassa vaiheessa työkyvyn heikkeneminen työpaikalla havaitaan, sitä pienempi on ongelma ja sitä yksinkertaisemmilla toimenpiteillä työssä selviytymistä voidaan tukea. Työntekijä itse huomaa yleensä ensimmäisenä omat työkykyongelmansa. Niistä tulisi voida keskustella esimiehen kanssa luottamuksellisesti ja avoimesti. Joskus työkyvyn heikkenemisen huomaa ensimmäisenä työtoveri. Kun työntekijä kuormittuu tai uupuu, esimiehen on syytä ottaa asia vakavasti. Vilpitön huolestuneisuuden osoittaminen on välittämistä, eikä sitä pitäisi tulkita loukkaavaksi tungetteluksi. Keskeinen työkykyongelman tunnistamisen työväline on sairauspoissaoloseuranta. Sairauspoissaolotietoja seuraamalla esimies ja organisaatio saavat arvokasta tietoa sairauksien työperäisyydestä, työn kuormittavuudesta ja työkykyä uhkaavista tekijöistä. Tyypillisiä työkykyongelmasta kertovia signaaleja ovat esimerkiksi - Työsuorituksen heikkeneminen tai työn laadun huononeminen - Lisääntyneet sairauspoissaolot tai myöhästelyt - Toistuvasti pidentyneet työpäivät - Käyttäytymisen muutokset aiempaan verrattuna, esimerkiksi jatkuva väsymys tai välinpitämättömyys - Työyhteisön ilmapiirin muuttuminen Esimiehen työkalu nro 2: Sairauspoissaolojen seurannan pelisääntöjen tulee olla kaikkien työyhteisön jäsenten tiedossa - Kerro, että esimiehenä sinulla on työterveyshuoltolakiin ja sairausvakuutuslakiin perustuva velvollisuus seurata henkilöstösi sairauspoissaolotilastoja. - Kerro, että esimiehenä sinun tulee ottaa sairauspoissaolot puheeksi työntekijäsi kanssa, kun tällä on ollut kolme sairauspoissaolojaksoa viimeisten kolmen kuukauden aikana tai 20 sairauspoissaolopäivää kalenterivuoden aikana (ks. s. 6). - Kerro, että työnantajan on lain mukaan ilmoitettava poissaoloista työterveyshuoltoon viimeistään siinä vaiheessa, kun työntekijällä on kalenterivuoden aikana ollut yhteensä 30 sairauspoissaolopäivää. HR-yksikkö tekee tämän ilmoituksen keskitetysti. On tärkeää, että jokainen työyhteisön jäsen tietää, miten sairauden vuoksi työstä poissa oleviin pidetään yhteyttä, ja millä tavalla poissaoloista keskustellaan esimiehen ja työntekijöiden kesken. - Kerro, että pitkän sairauspoissaolon aikana työntekijän ja työnantajan yhteydenpito on tärkeää, jotta työhön paluuta tukevia järjestelyjä, kuten esimerkiksi työaikoja tai työtehtäviä voidaan suunnitella ajoissa yhteistyössä työterveyshuollon kanssa. Suunnittelu on järkevää käynnistää jo sairauspoissaolon aikana. - Kerro, että työterveyshuoltolaki ja sairausvakuutuslaki edellyttävät tiettyjä toimenpiteitä 30 päivän, 60 päivän ja 90 päivän säännön mukaisesti (ks. s. 7).

OHJE 6/20 17.12.2014 VARHAINEN PUHEEKSI OTTAMINEN Kun työkykyyn vaikuttavat riskitekijät on tunnistettu, on ryhdyttävä toimiin niiden pienentämiseksi. Yleisiä keinoja ovat esimerkiksi ergonomiaratkaisut tai työjärjestelyt. Toimenpiteiden tuloksellisuutta tulee seurata. Esimiehen työkalu nro 3: Puheeksi ottaminen on suora ja ystävällinen ehdotus asiasta keskustelemiseksi kahden kesken. Keskustelu on aina luottamuksellinen. Puheeksiotto tapahtuu, kun työntekijällä on ollut 3 poissaolojaksoa 3 kuukauden aikana, tai 20 poissaoloa kalenterivuoden aikana. 1. Kerro, että olet huolestunut havaitsemastasi työkykyongelmasta. Perustele havaintosi. Kerro, että esimiehenä Sinulla on oikeus ja velvollisuus puuttua tilanteeseen. Kerro, miksi puheeksi ottaminen on tärkeää: vastuullasi on henkilöstön hyvinvoinnista huolehtiminen, terve ja toimiva työyhteisö on kaikkien etu ja velvollisuutesi on reagoida ongelmatilanteisiin mahdollisimman varhaisessa vaiheessa. 2. Sovi työntekijäsi kanssa, että käsittelette asiaa kahden kesken, ja varaatte sille sopivan ajankohdan. 3. Varaa keskustelulle sopiva ja rauhallinen paikka. Sulje puhelin! 4. Älä sijoita keskustelua tietoisesti juuri ennen työntekijäsi loman alkamista tai juuri, kun tämä on lähdössä viettämään vapaapäivää. 5. Varaa keskustelulle riittävästi aikaa. 6. Käsittele ongelmaa työn näkökulmasta. Kerro konkreettisia esimerkkejä, miten ongelma vaikuttaa työhön, perustehtävään ja tavoitteisiin sekä työyhteisöön. Rohkaise työntekijääsi kertomaan, mitkä asiat tuottavat hänelle vaikeuksia ja mitä hän on itse ajatellut asiasta. Kysy, millaista tukea hän odottaa esimieheltään ja työyhteisöltään. 7. Pidä keskustelun painopiste tulevaisuudessa: miettikää yhdessä, miten jatkatte eteenpäin. 8. Sopikaa yhdessä, kenelle ja mitä keskustelunne sisällöstä kerrotaan. Tämä on tarpeen etenkin silloin, kun sovitte sellaisista ratkaisuista, jotka edellyttävät työyhteisöltä erilaisuuden hyväksymistä. Liitteenä 1 on kartoituslista, jota voidaan tarvittaessa käyttää tilannearvion tekemisen tukena. Kartoituslista ohjaa käsittelemään niitä asioita, jotka vaikuttavat työkykyyn. Olennaista on pyrkiä selvittämään, millä työkyvyn osa-alueella ongelma on. Ongelmaa tulee tarkastella aina työssä selviytymisen ja perustehtävän toteutumisen näkökulmasta. Esimiehen työkalu nro 4: Mitä työhön liittyviä muutoksia tarvitaan? 1. Mitä asioita työntekijän pitäisi pystyä tekemään? 2. Voidaanko työtehtäviä järjestellä toisella tavalla? 3. Voidaanko työvuoroja suunnitella siten, että työntekijälle tulisi useammin palautumista edistäviä vapaapäiviä? On huomioitava, että mahdollinen osa-aikaisuus vaikuttaa palkkaan. 4. Voidaanko työyhteisön työnjakoa uudistaa siten, että työkuorma jakautuisi toisella tavalla?

OHJE 7/20 17.12.2014 Työkykyä edistävät varhaisvaiheen toimenpiteet voivat kohdistua työntekijän henkilökohtaisiin voimavaroihin, ammatilliseen osaamiseen, työyhteisön toimivuuteen tai työoloihin. Toimenpideesimerkkejä on koottu tämän ohjeistuksen liitteeseen 2. Puheeksiotosta laaditaan muistio. Liitettä 1 voi käyttää muistiona sellaisenaan. Vaihtoehtoisesti neuvottelusta voidaan laatia erillinen muistio, johon kirjataan - otsikoksi muistio työkykyneuvottelusta - aika ja paikka - osallistujat (nimi, nimike) - työkykyongelma - mitä muutoksia tarvitaan - käynnistettävät toimenpiteet - toimenpiteiden seuranta Alkuperäinen muistio säilytetään esimiehen arkistossa ja työntekijälle annetaan siitä kopio. 30, 60 ja 90 PÄIVÄN SÄÄNTÖ Työnantajan tulee 1.6.2012 voimaan tulleiden lakimuutosten (työterveyshuoltolaki ja sairausvakuutuslaki) mukaisesti ilmoittaa työterveyshuollolle työntekijän sairauspoissaoloista viimeistään silloin, kun poissaoloja on 30 työssäolopäivältä kalenterivuoden aikana. Henkilöstöyksikkö vastaa ilmoittamismenettelystä keskitetysti. Kun sairauspäivärahaa on maksettu 60 päivältä, Kela selvittää, voisiko kuntoutuksesta olla apua työntekijän sairauteen ja työhön palaamiseen. Selvitys edellyttää B-lausuntoa, jonka kirjoittaa työterveyslääkäri tai muu hoitava lääkäri. Työntekijä toimittaa Kelaan työterveyshuollon lausunnon jäljellä olevasta työkyvystään viimeistään silloin, kun sairauspäivärahaa on maksettu 90 päivältä. Kela muistuttaa työtekijää asiasta kirjeellä, jolloin työntekijän velvollisuus on ottaa yhteys työterveyshuoltoon lausunnon saamiseksi. Päivien lukumäärä lasketaan kumulatiivisesti kahden vuoden ajalta. Työnantajan on selvitettävä yhdessä työntekijän ja työterveyshuollon kanssa työntekijän mahdollisuudet jatkaa työssä. Työterveyshuollon lausunto tulee toimittaa siitä huolimatta, että päätöksessä päivärahaa olisi päätetty myöntää pitemmälle ajanjaksolle. Sairauspäivärahan maksu katkeaa 91 päivän kohdalla, mikäli työterveyshuollon lausuntoa ei ole toimitettu Kelaan. Kela ohjeistaa lausunnon toimittamisesta päivärahapäätöksissä ja niiden liitteinä lähetettävissä asiakirjoissa. Kun työntekijä on ollut yhtäjaksoisesti vuoden työssä, em. päivien lukumäärien kertymä alkaa alusta. Jos työntekijästä johtuvasta syystä lausuntoa ei ole voitu toimittaa Kelaan, jatkuu palkattomuus niin kauan kuin Kelalta tulee uusi (palkallinen) päätös.

OHJE 8/20 17.12.2014 Esimiehen työkalu nro 5: 30-60-90 päivää 30 pv: ilmoitus HR-yksikkö ilmoittaa keskitetysti työterveyshuoltoon, kun työntekijälle on kertynyt sairauspoissaoloja 30 työssäolopäivältä. Poissaolot voivat kertyä yhtäjaksoisesti tai yksittäisinä poissaolopäivinä. Jokainen poissaolopäivä huomioidaan, olivat ne sitten esimiehen luvalla tapahtuneita tai lääkärintodistukseen perustuvia. 60 pv: hakemus Sairauspäivärahaa on haettava kahden kuukauden kuluessa työkyvyttömyyden alkamisesta ja osasairauspäivärahaa kahden kuukauden kuluessa siitä päivästä, josta alkaen etuutta halutaan saada. 90 pv: lausunto Työterveyshuollon on annettava lausunto työntekijän jäljellä olevasta työkyvystä viimeistään silloin, kun sairauspäivärahaa on maksettu 90 päivältä. Sairauspäivärahan maksatus katkeaa 91 päivän kohdalla. Työntekijä itse toimittaa lausunnon Kelaan. Työterveyshuolto kutsuu viimeistään tässä vaiheessa koolle työkykyneuvottelun, jossa selvitetään työntekijän mahdollisuudet jatkaa työssä. TYÖKYKYNEUVOTTELU Lain mukaan työterveyshuollon on järjestettävä työkykyneuvottelu ja annettava lausunto työntekijän jäljellä olevasta työkyvystä viimeistään silloin, kun sairauspäivärahaa on maksettu 90 päivältä. Kela muistuttaa työtekijää asiasta kirjeellä, jolloin työntekijän velvollisuus on ottaa yhteys työterveyshuoltoon lausunnon saamiseksi. Neuvottelun tarkoituksena on arvioida työntekijän työkyky ja työssä jatkamisen mahdollisuudet. Työterveyshoitaja toimii työkykyneuvottelun kokoonkutsujana. Neuvotteluun kutsutaan työntekijä ja hänen lähiesimiehensä sekä tarvittaessa omalla toimialalla uudelleensijoitusasioita koordinoiva henkilö (ks. s. 9). Mikäli uudelleensijoitustoimenpiteet edellyttävät toimialarajojen ylittämistä, neuvotteluun kutsutaan henkilöstön työsuojelupäällikkö. Työntekijällä on mahdollisuus pyytää neuvotteluun tukihenkilö, joka yleensä on työsuojeluvaltuutettu tai luottamusmies. Jokaisella työkykyneuvotteluun osallistuvalla on oma roolinsa. Työntekijän näkökulma painottuu henkilökohtaiseen työssä selviytymiseen. Esimiehen näkökulma on perustehtävässä ja työn tavoitteissa sekä työntekijän roolissa osana työyhteisöä. Työterveyshuolto arvioi työntekijän terveyden ja työn välistä suhdetta. Uudelleensijoituksia koordinoivan henkilön tehtävänä on auttaa terveydentilaa vastaavan uuden työn järjestämisessä. Työterveyshuollon koolle kutsumassa neuvottelussa keskustelun aiheena ovat vain työhön liittyvät asiat. Työntekijän terveydentilaa koskevista asioista voidaan puhua vain niiltä osin, kuin työntekijä antaa luvan. Neuvottelusta laaditaan kirjallinen muistio. Sen laatii pääsääntöisesti työterveyshoitaja.

OHJE 9/20 17.12.2014 TYÖKYKYARVIO Työkykyarviolla tarkoitetaan terveydentilaan liittyvistä ongelmista johtuvan työkyvyn heikkenemisen arviointia. Arviointi on pitkäkestoinen ja se voi kestää useita kuukausia, joskus jopa vuoden. Prosessin aikana työterveyshuolto pitää yhteyttä esimieheen. Aloitteellisena työkykyarvion pyytäjänä voi olla joko työntekijä itse, tai esimies. Esimiehelle työkykyarvioon ohjaaminen on lakisääteinen oikeus. Esimiehen tulee aina muistaa, että työkykyarvioon ohjaamisesta on kerrottava työntekijälle, samoin kuin työkykyarviopyynnön perusteista. Työkykyarvioon osallistuminen on työntekijälle vapaaehtoista (työterveyshuoltolaki 13 ), mutta pakollista viranhaltijalle. Työkykyarvio päättyy siihen, että työntekijä/viranhaltija saa työterveyshuollosta lausunnon. Mikäli työntekijä on kieltäytynyt arviosta, tämä kirjataan lausunnoksi. Työntekijä toimittaa itse työkykyarvion omalle esimiehelleen. Irtisanomistilanteessa työkykyarviosta kieltäytyneen kohdalla irtisanomiskynnys on alhaisempi kuin sellaisen henkilön, joka on osallistunut työkykyarvioon. Työntekijä/viranhaltija toimittaa itse työkykyarvion esimiehelleen. Jos henkilö ei toimita työkykyarviota esimiehelle, työnantajalla ei ole hänen kohdallaan uudelleensijoitusvelvollisuutta. UUDELLEENSIJOITUS Jos työkyky ei kuntoutuksen ja muiden tukitoimien avulla palaudu siinä määrin, että työntekijä selviytyisi omasta työstään, hänelle etsitään oman kunnan sisältä muuta työtä (ks. erillinen ohje). Uudelleensijoitustarve käynnistyy aina työkykyneuvottelun ja lääkärin antaman lääketieteellisen arvion perusteella. Uudelleensijoitusprosessista vastaa aina työntekijän oma lähiesimies. Erilaisten uudelleensijoitusmahdollisuuksien etsimisessä ovat tukena toimialoittain nimetyt uudelleensijoituskoordinaattorit sekä työsuojelupäällikkö. - Työsuojelupäällikkö Antti Kangasmäki, puh. 2216 tai 050 4140724, konsernihallinto - Hallintosihteeri Kirsi Laatikainen, puh. 2500 tai 040 1269 299, sivistystoimi - Siivouspäällikkö Nina Sandström-Laji, puh. 3322 tai 050 3647 825, yhdyskuntatekniikka - Hoitotyönjohtaja Gun-Lis Wollstén, puh. 7024 tai 050 5774785, perusturva TYÖHÖN PALUUN TUKEMINEN PITKÄN SAIRAUSLOMAN JÄLKEEN Pitkällä sairauslomalla tarkoitetaan yli neljän viikon jaksoa. Mitä pidempään sairauspoissaolo kestää, sitä vaikeampaa ja epätodennäköisempää työhön paluu on. Tutkimukset osoittavat, että yli kuuden viikon sairauspoissaolojakson tiedetään herättävän jo ajatuksia työelämästä pois jäämisestä. On tärkeää, että työhön paluuta aletaan suunnitella jo siinä vaiheessa, kun sairauspoissaolo alkaa.

OHJE 10/20 17.12.2014 Esimiehen työkalu nro 6 Työhön palaamista koskevat järjestelyt - Varmista, että työtehtävät joustavat palaajan voimavarojen mukaan. On parempi olla töissä voimavarojen mukaisesti, kuin kokonaan sairauslomalla kotona. Jos työntekijälle syntyy tunne, että työtehtäviä voidaan järjestellä, riski sairausloman pitkittymiseen ja uudelle sairauslomalle jäämiseen pienenee. - Työkykyneuvottelussa käsitellään työssä selviytymisen rajoitteet, muutostarpeet ja työhön palaamisen edellyttämä tuen tarve. - Pyri huolehtimaan, etteivät uudelleenjärjestelyt johda siihen, että työt kasaantuvat muille työyhteisön jäsenille. Tätä on joskus vaikea välttää, ja tilanteen käsitteleminen edellyttää joustamista työyhteisössä. Yhteyden ottaminen pitkällä sairauslomalla olevaan työntekijään Ajatus yhteydenpidosta pitkällä sairauslomalla olevaan voi tuntua hankalalta ja vieraalta, mutta tutkimusten mukaan tämä on erittäin tehokas keino työhön paluun tukemiseksi. Yhteyden säilyminen auttaa ehkäisemään työstä ja työyhteisöstä vieraantumista puolin ja toisin. Yhteyden pitäminen sairauslomalla olevaan ei ole vahtimista tai syyllistämistä. Tarkoituksena ei myöskään ole kuormittaa poissaolijaa työasioilla tai painostaa häntä palaamaan töihin liian aikaisin. Yhteydenpidon tarkoituksena on madaltaa töihin palaamisen kynnystä ja löytää yhteinen näkemys tarvittavista työjärjestelyistä jo ennen sairauspoissaolon päättymistä. Esimiehen työkalu nro 7 Yhteyden ottaminen pitkällä sairauslomalla olevaan työntekijään - Vaikka yhteyden ottaminen voi tuntua vaikealta, se kuuluu esimiehenä tehtäviisi. Riittää, että ilmaiset myötätuntosi sekä vilpittömän toipumisen toiveesi. - Yritä asettautua työntekijäsi asemaan. Mieti, miltä tuntuu sairastua ja miten itse haluaisit tulla tässä tilanteessa kohdelluksi. - Kun otat yhteyttä, kysy, onko hetki sopiva yhteydenotolle. Jos hetki on huono, sovi toinen ajankohta. - Keskity yhteydenottoon ja ole aidosti läsnä. - Älä utele. Työntekijä päättää, minkä verran hän haluaa kertoa. - Älä syyllistä äläkä arvostele. - Älä kuormita poissaolijaa työasioilla. Kerro työasioista sen verran, kun hän haluaa niistä kuulla. - Kerro, että et halua painostaa poissaolijaa työhön paluuseen. Totea, että toipumiseen menee aikaa. Kerro, että yhteydenottosi tarkoituksena on tukea työhön palaamista sitten kun sen aika on, ja järjestelyihin täytyy varautua hyvissä ajoin jo sairausloman aikana. - Rohkaise poissaolijaa tuomaan esille asioita, jotka hänen mielestään voisivat helpottaa työhön palaamista. - Sovi, koska olet seuraavan kerran yhteydessä.

OHJE 11/20 17.12.2014 Työhön paluuseen valmistautuminen työyhteisössä Paluun onnistuminen riippuu pitkälti siitä, miten siihen on valmistauduttu työyhteisössä. Sen lisäksi, että palaaja itse joutuu asennoitumaan tilanteeseen uudella tavalla, paluu vaikuttaa myös koko työyhteisön arkeen. Esimiehen työkalu nro 8 Työyhteisön valmisteleminen 1. Kerro työyhteisölle, millaisia järjestelyjä työhön paluu tarkoittaa. Muista tietosuoja ja kerro vain ne asiat, joista olet sopinut kyseisen henkilön kanssa. Terveydentilaa koskevia tietoja saa kertoa vain henkilön luvalla. 2. Kerro, miten pitkästä järjestelystä on kysymys. Kerro, mitä tapahtuu sen jälkeen. 3. Varmista, että työyhteisö ymmärtää järjestelyjen välttämättömyyden. Kerro, että kaikkia kohdellaan vastaavassa tilanteessa samalla tavalla. 4. Pyydä työyhteisöä välttämään arvostelua, vaikka työtehtäviä kenties joudutaankin järjestelemään uudelleen. Muistuta, että kuka tahansa työyhteisön jäsen voi joutua vastaavaan tilanteeseen, ja avun antamiselle kannattaa olla avoin. 5. Kerro, että sairaudesta toipuminen on aina yksilöllistä. Työhön paluu voi väsyttää ja toimintakyky voi olla heikompi kuin ennen. Monet asiat voivat vaatia uudelleen perehtymistä. Puhu työyhteisössäsi toipumisen tärkeydestä ja varmista, ettei työhön palaaja joudu epäasiallisen kohtelun kohteeksi. Onnistunut työhön paluu On tärkeää huolehtia siitä, että esimiehenä olet itse paikalla sinä päivänä, kun työntekijäsi palaa töihin pitkältä sairauslomaltaan. Tällä tavalla huolehdit sekä palaavasta työntekijästäsi että koko työyhteisöstäsi ja osoitat heille arvostusta. Varmista vielä kertaalleen, että kaikki sovitut järjestelyt ovat kunnossa. Varmista, että pitkältä sairauslomalta palaava henkilö saa heti ensimmäisestä hetkestä alkaen luontevan vastaanoton, ja että hänelle on järjestetty systemaattinen perehdytys. Esimiehenä sinun tulee seurata työntekijäsi työssä selviytymistä. Työterveyshuolto seuraa hänen terveydentilaansa. Jos työssä selviytymisessä näkyy ongelmia, ota asia puheeksi työntekijäsi kanssa. Suoraan työhön liittyvissä asioissa keskusteluun ei tarvita työterveyshuoltoa, vaan asiat on helpointa käsitellä esimiehen ja työntekijän kesken. Jos ongelmat liittyvät terveydentilaan, ohjaa työntekijäsi työterveyshuoltoon.

OHJE 12/20 17.12.2014 Liite 1: Työkyvyn tilannearvio Rastita sopiva vaihtoehto: OMAT VOIMAVARAT: kysymykset Fyysiset voimavarat - onko fyysinen työkykysi heikentynyt? - miten se vaikuttaa työhösi? - miten arvelet sen vaikuttavan työhösi tulevaisuudessa? Ehdotukset toimenpiteistä: työnantajan toimenpiteet Ehdotukset toimenpiteistä: työntekijän omat toimenpiteet Henkiset voimavarat - onko henkinen työkykysi heikentynyt? - miten se vaikuttaa työhösi? - miten arvelet sen vaikuttavan työkykyysi tulevaisuudessa? Terveys suhteessa työhön - jos sinulla on sairauksia tai terveyteen liittyviä ongelmia, niin miten ne vaikuttavat työntekoon? - onko oletettavaa, että sairaus tai jokin terveydentilaa koskeva asia uhkaa työkykyäsi? Elämäntilanne työn ulkopuolella - vaikuttaako elämäntilanteesi tai yksityiselämäsi työssä jaksamiseen tai työssä suoriutumiseen?

OHJE 13/20 17.12.2014 AMMATILLINEN OSAAMINEN Työn tavoitteet ja perustehtävä - ovatko työsi tavoitteet ja odotukset sopivassa suhteessa voimavaroihisi? Ehdotukset toimenpiteistä: työnantajan toimenpiteet Ehdotukset toimenpiteistä: työntekijän omat toimenpiteet Osaaminen nyt - onko osaamisesi ajan tasalla? - tarvitsetko lisäkoulutusta tai tukea osaamisesi ylläpitämiseen? Osaaminen tulevaisuudessa - koetko tarvitsevasi jotakin uutta koulutusta? - miten arvelet osaamisesi ja ammattitaitosi riittävän tulevaisuudessa? TYÖYHTEISÖN TOIMIVUUS Vaikutusmahdollisuudet omaan työhön - onko sinulla mahdollisuus vaikuttaa omaan työhösi? - oletko käyttänyt mahdollisuuttasi vaikuttaa omaan työhösi? Ehdotukset toimenpiteistä: työnantajan toimenpiteet Ehdotukset toimenpiteistä: työntekijän omat toimenpiteet Palautteen saaminen - saatko työstäsi riittävästi palautetta? - minkälaista palautetta olet saanut? - onko työyhteisön ilmapiirissä tekijöitä, jotka vaikuttavat työkykyysi? - kohdellaanko sinua työssäsi oikeudenmukaisesti ja tasapuolisesti?

OHJE 14/20 17.12.2014 TYÖOLOT Työvälineet ja työmenetelmät - ovatko työvälineesi asianmukaiset? - onko työvälineissäsi tai työmenetelmissäsi sellaisia seikkoja, jotka vaikuttavat työkykyysi? Ehdotukset toimenpiteistä: työnantajan toimenpiteet Ehdotukset toimenpiteistä: työntekijän omat toimenpiteet Työaikajärjestelyt - onko kohdallasi tehty sellaisia työaikajärjestelyjä, joilla on vaikutusta työkykyysi? Työolojen terveellisyys ja turvallisuus - onko työpaikallasi sellaisia tekijöitä, jotka heikentävät terveyttäsi tai uhkaavat turvallisuuttasi? Työn kuormittavuus - onko sinulla liian paljon, liian vähän vai sopivasti työtä? - esiintyykö työssäsi jaksoja, jolloin kuormitus on suurta? - oletko joutunut teettämään töitäsi muilla, tai oletko joutunut itse tekemään muiden töitä? Käsittelyn aika ja paikka Käsittelyyn osallistuneet Seurannasta sopiminen Allekirjoitukset

OHJE 15/20 17.12.2014 Liite 2: työkyvyn kehittämisen keinoja Omat voimavarat - omasta elpymisestä huolehtiminen siten, että vapaa-aika tuo riittävästi virikkeitä ja rentouttaa - työn priorisointi auttaa voimavarojen jakamisessa - ylitöiden tekeminen vain poikkeustilanteissa - työjärjestelyt siten, että työn ja yksityiselämän tarpeet voidaan joustavasti sovitella yhteen - osa-aikatyö, joustava työaika, etätyö Ammatillinen osaaminen - hyvä ja tehokas perehdytys - oppimisen mahdollisuus työssä - parityöskentely kokeneemman työntekijän kanssa - ammattilehtien ja kirjallisuuden hyödyntäminen - osaamiskartoitus osaamisen tason selvittämiseksi - omaehtoisen opiskelun tukeminen - toisen työntekijän varahenkilönä tai sijaisena toimiminen - tehtäväkierto - työtehtävien laajentaminen tai muuttaminen Työyhteisön toimivuus - säännölliset kokousajat - esityslistat ja muistiot tuodaan kaikkien nähtäville - tulos- ja kehityskeskustelut käydään vähintään kerran vuodessa - päätökset tehdään aina perustellusti - tehokas tiedottaminen - esimiehen osallistuminen vaikeisiin työtilanteisiin - esimiehen ja kokeneiden työtovereiden antama ohjaus - ulkopuolinen konsultaatio tai sovittelu Työolot - perehdytys ennen uusien työvälineiden käyttöönottamista - työn haittojen ja vaarojen tunnistaminen - ergonomiatekijöiden huomioiminen - työasentojen ja työliikkeiden huomioiminen - rakenteiden ja työvälineiden oikea mitoittaminen ja sijoittaminen - riittävä työtila - mahdollisuus työasennon vaihtelemiseen - työn keventäminen apuvälinein - syntyneiden uhka- ja vaaratilanteiden sekä läheltä piti tilanteiden käsittely

OHJE 16/20 17.12.2014 Liite 3: Sairauspoissaolokäytännöt Kirkkonummen kunnassa Esimiehen tehtävänä on seurata ja valvoa, että työpaikalla noudatetaan poissaoloa koskevia lakeja, sopimuksia ja sovittuja toimintamalleja. Lisäksi esimies vastaa työpaikalla siitä, että työn tekemisen mahdollisuudet turvataan silloin, kun jonkun työntekijän työpanos puuttuu. Esimies voi päättää kolmen ensimmäisen, perättäisen päivän sairauspoissaolosta. Neljänneltä ja viidenneltä päivältä tarvitaan lääkärin, työterveyshoitajan tai sairaanhoitajan antama työkyvyttömyystodistus. Kuudennesta päivästä alkaen tarvitaan aina lääkärintodistus. Lääkärintodistuksella myönnettyä sairauslomaa ei voi jatkaa omalla ilmoituksella tai terveydenhoitajan/työterveyshoitajan todistuksella. Poissaoloilmoitus Henkilön tulee ilmoittaa aina poissaolostaan omalle esimiehelleen tai henkilölle, jolle esimies on ohjeistanut ilmoitettavan. Ilmoitus tulee tehdä henkilökohtaisesti, ei välikäsien kautta. Tekstiviesti-ilmoitus tai sähköpostiviesti ei ole riittävä. Ilmoitus tulee tehdä omaäänisesti esimerkiksi puhelimitse. Jos esimiestä ei saa kiinni, voi jättää esimiehen puhelinvastaajaan ääniviestin tai ilmoittaa seuraavaksi ylemmälle esimiehelle. Jos tämäkään ei onnistu, voi jättää omalle esimiehelle tekstiviestin: olen yrittänyt soittaa ilmoittaakseni poissaolosta, voitko soittaa, kun se on mahdollista. Lääkärintodistus Esimiehellä on oikeus pyytää jokaiselta sairauspoissaolopäivältä hyväksyttävä lääkärintodistus, jonka työntekijä on velvollinen toimittamaan viipymättä sairauspoissaolotarpeen toteamisen jälkeen. Lääkärintodistus on toimitettava työnantajalle viikon kuluessa sen allekirjoituspäivästä. Sairauspoissaoloajan palkanmaksun edellytyksenä on, että lääkärintodistukseen on kirjattu diagnoosi. Tämän tiedon saavat nähdä vain poissaoloasioita valmistelevat tai niistä päättävät henkilöt. Sairausloman alkaminen suoraan vuosiloman päättymisen jälkeen tulee perustua lääkärintodistukseen. Oikeus omalla ilmoituksella tapahtuvaan poissaoloon voidaan poistaa perustellusta syystä määräajaksi (ma 6 kk). Perusteltu syy voi olla esimerkiksi päihdeongelma. Jos esimies päättää poistaa oikeuden omalla ilmoituksella tapahtuvaan poissaoloon, siitä tulee ilmoittaa työntekijälle ja työterveyshuoltoon lomakkeella, joka on ohjeistuksen liitteenä 4. Joissakin poikkeustilanteissa, jolloin työyksikössä on huomattavasti tavanomaista enemmän poissaoloja, on mahdollista perustellusta syystä poistaa tilapäisesti kyseisen yksikön työntekijöiltä oikeus omalla ilmoituksella tapahtuvaan esimiehen myöntämään sairauspoissaoloon. Menettelystä on kuitenkin sovittava aina toimialajohtajan ja henkilöstöjohtajan kanssa. Perusteltu syy voi olla esimerkiksi se, että tavanomaista suurempi sairastavuus ajoittuu sellaiseen ajankohtaan, jolloin sijaisten saaminen on vaikeaa ja sen vuoksi yksikön toiminta vaarantuu. Ennen tähän menettelyyn päätymistä on kuitenkin työyksikössä ensin yhdessä mietittävä muita keinoja varhaisen välittämisen mallin pohjalta, joilla tämän kaltaiset tilanteet voitaisiin välttää. Edellä mainitussa poikkeuksellisessa tilanteessa henkilöstöjohtaja keskustelee ko. oikeuden poistamisesta toimialajohtajan kanssa. Mikäli toimialajohtajan kanssa käydyssä keskustelussa päädytään yhteisesti siihen, että oikeus omalla ilmoituksella tapahtuvaan esimiehen myöntämään sairauspoissaoloon on syytä tilapäisesti poistaa tietyssä työyksikössä, esimies antaa kyseisen työyksikön henkilöstölle ilmoitukset asiasta kirjallisesti (sähköpostilla). Henkilöstöjohtaja ilmoittaa asiasta työterveyshuollolle, pääluottamusmiehille ja työsuojeluhenkilöstölle. Esimies tuo seuraavaan toimialan yhteistoimintaryhmään seuraavat tiedot: - mitä työyksikköä menettely koski - perustelut menettelylle

OHJE 17/20 17.12.2014 - maininta ajankohdasta, jolloin henkilöstöjohtaja ja toimialajohtaja ovat käyneet asiasta keskustelun ja todenneet puoltavansa menettelyä - maininta siitä, kuinka kauan menettely oli voimassa (ma 1 kk). Asia käsitellään jälkikäteen kyseisen toimialan yhteistoimintaryhmän kokouksessa ja pohditaan keinoja, joiden avulla vastaava tilanne ei toistuisi. Lain mukaan työnantajan on ilmoitettava työntekijän sairauspoissaolosta työterveyshuoltoon viimeistään silloin, kun poissaolo on jatkunut kuukauden. Taitoa skannaa ja toimittaa työterveyshuoltoon muualla kuin työterveyshuollossa kirjoitetut työkyvyttömyystodistukset. Mikäli henkilö on kieltänyt asian, työterveyshuoltoon toimitetaan ainoastaan poissaolopäivien lukumäärä ilman diagnoosia. Sairausloma-ajan palkka Sairausloma-ajan palkanmaksun edellytyksenä on, että henkilö on kykenemätön tekemään omaa työtään. Palkkaa ei makseta, jos työkyvyttömyys on aiheutettu tahallisesti tai törkeällä huolimattomuudella. Virka- ja työehtosopimuksiin on kirjattu oikeus palkkaan. Esimerkiksi KVTES:ssa se on määritelty siten, että varsinaista palkkaa maksetaan 60 sairauspäivän osalta, jonka jälkeen palkkasummasta maksetaan 2/3 (120 pv). Sairauslomalta ei makseta palkkaa, jos sairauslomaa on myönnetty jatkuvana yhdessä tai useammassa erässä yhteensä 12 kk. Sairausloma määritetään jatkuvaksi, jos sitä ei ole keskeyttänyt vähintään 30 kalenteripäivän mittainen yhtäjaksoinen työssäolo/virantoimitus.

OHJE 18/20 17.12.2014 Liite 4: Ilmoitus omalla ilmoituksella tapahtuvan sairauspoissaololuvan poistamisesta määräajaksi Henkilön nimi Syntymäaika Yksikkö Työnantajan edustajan nimi Yksikkö Yhteystiedot Työnantajan perusteltu syy: Edellä mainitun perustellun syyn vuoksi omaan ilmoitukseen perustuva sairauspoissaolo-oikeus evätään ajalle / 20 - / 20 (ma 6 kk). Poissaolopäiviltä maksetaan palkkaa vain, mikäli kaikista sairauspoissaoloista on esitetty työkyvyttömyyden osoittava todistus. Olen antanut tämän ilmoituksen yllä mainitulle henkilölle Kirkkonummella / 20 esimiehen allekirjoitus ja nimenselvennys Olen ottanut yllä mainitun ilmoituksen vastaan Kirkkonummella / 20 työntekijän allekirjoitus ja nimenselvennys

OHJE 19/20 17.12.2014 Liite 5: Yhtenäiset käytännöt Mikä on työaikaa ja mikä omaa aikaa? Terveydenhoidollinen syy, pääsäännöt Työajalla Omalla ajalla Lääkärin (muu) määräämät tutkimukset Neuvolassa käynti lapsen kanssa Neuvolassa käynti (raskaus) Todellinen tarve Pitkät, monta päivää kestävät tutkimukset Psykologi (muu) Psykologi (työterveyshuolto) Säännölliset tutkimukset pitkäaikaissairauksista, esim. laboratoriotutkimukset diabeetikoille Terveydenhoitajalla käynti (muu) Terveydenhoitajan/lääkärin vastaanotolla käynti Terveydenhoidollinen syy, pääsäännöt Työajalla Omalla ajalla Erikoislääkärissä käynti (muu) Erikoislääkärissä käynti työterveyslääkärin lähetteellä Todellinen tarve Fysikaalinen hoito Hammaslääkäri (akuutti, tarvitaan todistus akuuttiajasta ja sen tarpeesta, toimitetaan esimiehelle) Hammaslääkäri (muu) Hieronta Hoidossa käynti Joukkoseulonta Kelan Aslak ja TYK -kuntoutukset omasta päätyöstään ma 4 vko, jos on sopinut siitä etukäteen kirjalli- sesti esimiehen Kelan muu kuntoutus, esim. lääkinnällinen tai ammatillinen kuntoutus Lääkärin määräämät tutkimukset, esim. erikoislääkäri tai laboratorio tai röntgen Todellinen tarve Terveydenhoidollinen syy, pääsäännöt Työajalla Omalla ajalla Työnantajan määräämät tarkastukset sekä viran/työn edellyttämät lakimääräiset tarkastukset Työhöntulotarkastus (työssä olevalle) Työtapaturma ja siitä aiheutuva tutkimus Työterveydenhoitajalla käynti Taulukon lukuohje: Todellinen tarve = tutkimusta ei voida tehdä työajan ulkopuolella, tai tutkimuksen tarve on äkillinen. Hyvään käytäntöön kuuluu, että todellinen tarve osoitetaan todistuksella. Neuvolassa käynnit voidaan ottaa huomioon työvuorotaulukkoa laadittaessa, eli pääsääntöisesti ne ovat omaa aikaa.

OHJE 20/20 17.12.2014 Liite 6: Työhön paluun tukemisen lakisääteiset keinot Osasairauspäiväraha Työterveyslääkäri arvioi, milloin osa-aikatyö on mahdollista toteuttaa toipumista vaarantamatta. Lääkäri kirjoittaa osasairauspäiväraha-anomusta varten B-lausunnon. Myöntämisen edellytyksenä on, että henkilö on iältään 16-67 -vuotias, hän on sairausvakuutuslain 8 luvun 4 :n mukaisesti työkyvytön ja pystyy terveyttään ja toipumistaan vaarantamatta hoitamaan osan työtehtävistään. Osasairauspäiväraha on tarkoitettu tukemaan työntekijän pysymistä työelämässä ja paluuta kokoaikaiseen työhön. Osasairauspäivärahalla ei tueta paluuta osa-aikaiseen työhön. Osasairauspäiväraha perustuu vapaaehtoisuuteen. Aloite voi tulla työntekijältä, työterveyshuollolta tai työantajalta. Osasairauspäivärahaa on haettava kahden kuukauden kuluessa siitä päivästä, josta alkaen etuutta halutaan saada. Esimiehen kanssa laaditaan uusi työsopimus, johon kirjataan suunnitelma osa-aikaisesta työstä (40-60 %). Työaikaa voidaan lyhentää joko päivittäisestä tai viikoittaisesta työajasta. Osasairauspäivärahan myöntämisen edellytyksenä on, että henkilö on ollut edeltävästi kokoaikaisessa työssä ja hoitaa osasairauspäivärahan maksamisen aikana omia työtehtäviään. Osasairauspäiväraha voi alkaa aikaisintaan sairauspäivärahan omavastuuajan jälkeen (sairastumispäivä ja 9 seuraavaa arkipäivää). Omavastuuaikana ei voi työskennellä. Osasairauspäivärahan kesto on vähintään 12 arkipäivää yhtäjaksoisesti ja enintään 72 arkipäivää. Enimmäisajan jälkeen uusi osasairauspäiväraha on mahdollinen vasta 12 kuukauden yhtäjaksoisen työkykyisyyden jälkeen. 72 päivän enimmäisaikaa laskettaessa otetaan huomioon kaikki osasairauspäivärahat edeltäneeltä kahdelta vuodelta. Työkokeilu Työhön paluuta voidaan kokeilla osa-aikaisesti omassa tai uudessa työssä. Työkokeiluun on mahdollista anoa eläkevakuutusyhtiön ammatillista kuntoutustukea. Sen saaminen edellyttää, että hakijalla on oikeus työeläkekuntoutukseen. Tämä oikeus selvitetään lääkärin kirjoittamalla B-lausunnolla, johon on kirjattu kuntoutussuunnitelma. Työkokeilusopimus laaditaan yleensä 3 kuukaudeksi. Tavoitteena on jakson aikana kokeilla porrastetusti työajan ja työtehtävien lisäämistä. Päämääränä on, että henkilö päätyy kokoaikaiseen työhön. Ammatillinen uudelleenkoulutus Työntekijälle laaditaan koulutussuunnitelma, joka voi edellyttää joko päätoimista tai sivutoimista opiskelua tai se voidaan toteuttaa myös oppisopimuskoulutuksena tai pätevöitymiskursseina. Uudelleenkoulutus on eläkevakuutusyhtiön tukemaa. Edellytyksenä on, että henkilöllä on terveydellinen este omassa ammatissa työskentelyyn ja että henkilö on itse motivoitunut ammatillisesta uudelleenkoulutuksesta. Hakeminen edellyttää työterveyslääkärin B-lausuntoa ja kannanottoa. Työntekijä itse täyttää hakemuksen ammatillisen kuntoutuksen hakemiseksi. Osakuntoutustuki ja osatyökyvyttömyyseläke Työhön paluun tueksi voidaan hakea eläkevakuutusyhtiön osakuntoutustukea, mikäli työnantaja voi järjestää osa-aikatyötä. Kriteerinä on, että henkilön työkyky on heikentynyt vähintään 2/5 osalta. Kuntoutustuki on aina määräaikainen eläkepäätös. Työjärjestelyn ajaksi tehdään yksilöllinen työsopimus osa-aikatyöstä. Työntekijä hakee etuutta työkyvyttömyyseläkehakemuksella, johon liitetään työterveyslääkärin kirjoittama B-lausunto. Työaika ja toimeentulo määräytyvät osatyökyvyttömyyseläkkeen henkilökohtaisen ansiorajan mukaisesti. Ansiorajan määrittelee eläkevakuutusyhtiö. Mikäli työkyvyn katsotaan laskeneen pysyvästi, haetaan saman periaatteen mukaisesti pysyvää osatyökyvyttömyyseläkettä.