TAPA- JA LIIKETOIMINTASÄÄNNÖSTÖ 1
ESIPUHE 02 Lainsäädännön 07 Henkilökohtaisten tietojen Arvoisat työntekijät, arvoisat toimihenkilöt, Olympuksen Euroopan yhtiöiden (kaikki Olympus Europa Holding SE:hen kuuluvat Eurooppalaiset yhtiöt, Olympus KeyMed Group ja Olympus Biotech International) edustajina me kaikki olemme vastuussa yrityksemme myönteisestä maineesta. Tämän Tapa- ja liiketoimintasäännöstön tarkoituksena1 on auttaa meitä ymmärtämään organisaatiomme yhteisiä arvoja ja uskomuksia. Se tarjoaa useita ohjeita, mutta ei voi tehdä päätöksiä puolestasi. Jos sinulla on kysyttävää, pyydä neuvoja esimieheltäsi, yrityksen asiaankuuluvalta osastolta tai valvontatoiminnot-osastolta. Kehotamme jokaista työntekijää ja toimihenkilöä lukemaan tämän kirjasen huolellisesti ja keskustelemaan siitä esimiehensä kanssa. Social IN peruskäsitteen ohjaamana ja tietoisina meidän velvollisuuksista yhteiskunnan yritysjäsenenä ja yhtiönä, johon erilaiset ihmiset eri kulttuureista ja arvomaailmoista luottavat, Olympus konserni tarjoaa edelleen yhteiskunnallista merkitystä ihmisten elämänlaadun parantamiseksi kehittämiemme ja toimittamiemme tuotteiden ja ratkaisujen avulla. Olympus konserni on sitoutunut toiminnassaan vahvaan eettisyyteen ja siten lakien ja säädöksien ehdottomaan noudattamiseen. Seuraavat Social IN pääperiaatteet ohjaavat säännöstöämme: INtegrity (Integrity in Society, Rehellisyys Yhteiskunnassa) 1. Tiukkojen eettisten vaatimusten 2. Ihmisoikeuksien kunnioittaminen INnovation (Creating Innovative Value, Innovatiivisten Arvojen Luominen) 3. Innovatiivisen arvon tuottaminen 4. Elinvoimainen työympäristö INvolvement (Social Involvement, Sosiaalinen Osallistuminen) 5. Sopusoinnussa ympäristön kanssa 6. Yhteiskunnallinen vaikutus 1 Kutsutaan jäljempänä säännöstöksi 1/2 2 2
ESIPUHE 02 Lainsäädännön 07 Henkilökohtaisten tietojen Nämä periaatteet ohjaavat meidät yksilöinä ja yrityksenä noudattamaan hyväksyttyjä kansainvälisiä standardeja, kuten Yhdistyneiden Kansakuntien yritysvastuualoitetta (Global Compact), jonka Olympus-konserni allekirjoitti vuonna 2004. Allekirjoituksella julistimme täyden sitoumuksemme yritysvastuualoitteen 10 periaatteeseen, joita ovat muun muassa ihmisoikeuksien kunnioittaminen, ammattiyhdistyksen perustamisoikeuden, pakko- ja lapsityövoiman kieltäminen, ammatillisen ja työpaikkasyrjinnän ehkäisy, ympäristönn ja ympäristöystävällisten tekniikoiden edistäminen sekä korruption, kiristyksen ja lahjonnan kitkeminen. Haluamme samalla pyytää jokaista Olympuksen Eurooppalaisten yhtiöiden työntekijää ja toimihenkilöä tekemään aktiivisesti ja jatkuvasti töitä säännöstön toimeenpanon ja lisäkehityksen puolesta: tällä hetkellä lukemasi asiakirjan periaatteet ja ohjeet heräävät henkiin vain silloin, jos me kaikki sovellamme niitä johdonmukaisesti arkielämässämme! Meidän jokaisen on käyttäydyttävä säännöstön uusimman painoksen mukaisesti. Vain näitä periaatteita jatkuvasti ja tunnollisesti noudattamalla voimme toimia vastuullisesti yrityksemme ja yhteisömme eduksi. Olympus Europa Holding SE:n hallitus Tällä hetkellä lukemasi asiakirjan periaatteet ja ohjeet heräävät henkiin vain silloin, jos me kaikki sovellamme niitä johdonmukaisesti arkielämässämme! 2/2 3 3
SOVELTAMINEN 02 Lainsäädännön 07 Henkilökohtaisten tietojen Tämä Säännöstö koskee kaikkia Olympuksen Eurooppalaisten yhtiöiden työntekijöitä ja toimihenkilöitä. Näiden periaatteiden ei ole tarkoitus olla kaiken kattavia, mutta ne antavat tärkeää tietoa yrityksen vakiintuneista liiketoimintatavoista. Paikalliset toimipisteet voivat julkaista paikallisia tai osastokohtaisia ohjeita näiden periaatteiden täydentämiseksi tai toteuttamiseksi. Kansainväliset lait tai tavat voivat joskus edellyttää, että muutamme tässä esittelemiämme käytäntöjä. Jos sinulla on oikeaan toimintatapaan liittyviä kysymyksiä tai huolia, keskustele asiasta esimiehesi, yrityksen asiaankuuluvan osaston kanssa tai valvontatoiminnot -osaston kanssa. Tähän säännöstöön tehdyt muutokset tai poikkeukset edellyttävät Olympus Europa Holding SE:n hallituksen kirjallista hyväksyntää. Pidäthän mielessäsi, että näiden ohjeiden noudattamatta jättäminen liiketoimissa voi johtaa rangaistustoimiin, jopa työsuhteesi irtisanomiseen. Näiden ohjeiden tulee olla osa päivittäisiä työrutiineitasi. Jos tarvitset lisäohjausta soveltaessasi niitä omaan tilanteeseesi, esimiehesi tai osastosi päällikön pitäisi pystyä auttamaan sinua. Joissakin tapauksissa sinun on tarkempia ohjeita tai mielipiteitä saadaksesi otettava yhteys yrityksen asiaankuuluvaan osastoon. Jos olet epävarma, kysy! Näiden ohjeiden ymmärtäminen auttaa sinua varmistamaan, että yritys, kaikki sen työntekijät ja toimihenkilöt hoitavat liiketoimiaan vaarantamatta rehellisyyttä ja ammattimaisuutta. 4 4
REILU KILPAILU 02 Lainsäädännön Vapaa ja reilu kilpailu on liikesuhteidemme perusta. Siksi kieltäydymme yhteistyöstä kilpailijoiden kanssa, mikäli kyse on markkinoiden ja asiakkaiden jakamisesta ja/tai hintoihin tai tuotantomääriin liittyvistä tiedoista, emmekä ota käyttöön muita epäreiluja liiketapoja. Noudatamme kilpailun rajoitusta vastustavia lakeja kaikissa maissa, joissa meillä on toimipiste tai toimintaa. 07 Henkilökohtaisten tietojen Olemme jo vuosia olleet markkinajohtajia lääketieteellisten tähystyslaitteiden ja niiden huollon alalla. Tämä mielessämme meidän kaikkien on tiedostettava, että johtava markkinaasema tuo yritykselle myös huomattavia vaaroja. Esimerkiksi muiden yritysten markkinoille pääsyn estämistä ja kilpailun tukahduttamista pidetään johtavan markkina-aseman väärinkäyttönä. Usein riippuu yksittäistapauksesta, milloin yrityksellä katsotaan olevan hallitseva markkina-asema. Milloin tahansa asia arveluttaakin, pyydämme kaikkia hakemaan välittömästi oikeudellista neuvontaa. Kaupan esteet Mikä tahansa suora, epäsuora, muodollinen tai epämuodollinen sopimus, yhteisymmärrys tai järjestely, jolla rajoitetaan kaupankäyntiä, on EU:n kilpailulainsäädännön ja muiden soveltuvien lakien mukaan kielletty. Kaikkien työntekijöiden ja toimihenkilöiden on vältettävä antamasta edes mielikuvaa, että heidän toimintansa estäisi kaupankäyntiä. Valvontatoiminnotosasto vastaa kysymyksiin. Suhteet kilpailijoihin On Olympus Europan toimintaohjeiden vastaista keskustella tai viestiä kilpailijan kanssa hinnoista tai mu ista hinnoitteluun liittyvistä asioista, kuten kulut, luottoehdot, markkinoiden jakaminen, maantieteellinen jakauma, asiakkaat tai liiketoimintalinjat. Kieltäydymme laittomasta yhteistyöstä kilpailijoiden kanssa emmekä sovella muita epäreiluja liiketapoja. 5 5
LAINSÄÄDÄNNÖN NOUDATTAMINEN 02 Lainsäädännön Kansallisten ja kansainvälisten lakien on yritykselle ensisijaisen tärkeää. Kaikkien työntekijöiden ja toimihenkilöiden on aktiivisesti tarkkailtava ja noudatettava omaa työtehtäväänsä koskevia lain määräyksiä ja pysyttävä lainsäädännön muutoksista ajan tasalla. Yrityksessä teemme kohtuudella kaiken varmistaaksemme, että työntekijät pysyvät ajan tasalla työtehtäviään ja koko yritystä koskevista laeista. Kaikkien työntekijöiden ja toimihenkilöiden on aktiivisesti tarkkailtava ja noudatettava työtehtäviään koskevia lain määräyksiä sekä pysyttävä lainsäädännön muutoksista ajan tasalla. 07 Henkilökohtaisten tietojen 6 6
REHELLISYYS ASIAKASSUHTEISSA 02 Lainsäädännön Asiakastyytyväisyys on pääperiaatteitamme. Tuemme asiakkaidemme menestystä kehittämällä ja tarjoamalla heille lisäarvoa tuottavia, merkityksellisiä, korkealaatuisia, turvallisia ja innovatiivisia ratkaisuja, tuotteita ja palveluita. Varsinkin lääketieteen alalla ymmärrämme täysin valtavan vastuumme potilaiden n ja terveyden kannalta. Asenteemme asiakassuhteisiin sisältää myös sen, että jokainen työntekijä kohtelee asiakkaita tasapuolisesti, henkilökohtaisista syistä ketään suosimatta tai huonosti kohtelematta. Työntekijämme ja toimihenkilömme eivät saa antaa tahallisesti virheellisiä tietoja sopimuskumppaneillemme. Asiakastietojamme on suojeltava erityisen hyvin: saamme käyttää asiakkaiden tietoja vain sisäisiin tarkoituksiin ja varmistamme, että asiaankuuluvia kansainvälisiä ja kansallisia tietoturvamääräyksiä kunnioitetaan. Kohtelemme asiakkaita tasapuolisesti suosimatta ketään henkilökohtaisista syistä. 07 Henkilökohtaisten tietojen 7 7
VIENTI- JA TUONTIMÄÄRÄYSTEN NOUDATTAMINEN 02 Lainsäädännön 07 Henkilökohtaisten tietojen Vienti ja tuonti ovat alueita, joilla teemme kaikkemme perehtyäksemme asiaankuuluviin määräyksiin ja noudattaaksemme niitä (esim. Japanin talous-, kauppa- ja teollisuusministeriön, kansainvälinen kauppalainsäädäntö METI, EU:n ulkomaankauppa- ja maksulainsäädäntö, tuonti- ja vienti, kauppasaarrot ja boikotit). Olympuksen Eurooppalaiset yhtiöt ei vie eikä tuo materiaaleja, tuotteita tai tekniikoita, jotka ovat lakisääteisen valvonnan alaisia tai vaativat vienti- tai tuontiluvan, hankkimatta ensin virallista hyväksyntää asianmukaisilta viranomaisilta. Joidenkin osastojemme on noudatettava kaksoiskäyttötuotteiden käsittelyä koskevaa EU-asetusta. Meidän kaikkien on tiedostettava, että työntekijöinä meidän on päivitettävä tietojamme lainsäädännöllisistä muutoksista ja uusista määräyksistä. Mikäli vienti- ja tuonti herättävät kysymyksiä, on meidän haettava välittömästi oikeudellista neuvontaa. 8 8
LIIKETIETOJEN JA -SALAISUUKSIEN SUOJELU 02 Lainsäädännön Yrityksen omaisuuden Kaikki työntekijät ja toimihenkilöt ovat vastuussa yrityksen omaisuuden sta. Kaikkien työntekijöiden ja toimihenkilöiden on myös ymmärrettävä Olympuksen velvoitteet ja suojeltava omaisuutta, jonka asiakkaat tai alihankkijat ovat uskoneet yrityksen haltuun, ja käsiteltävä sitä vastaavalla tavalla. Yrityksen omaisuuteen kuuluvat fyysinen omaisuus, kuten koneet ja rakennukset, sekä rahavarat, aineeton omaisuus, liikesalaisuudet ja luottamukselliset tiedot. Olympuksen omaisuutta suojellaan pitämällä se riittävässä turvassa. Tämä tarkoittaa arvo-omaisuuden säilyttämistä lukkojen takana ja turvaamista muutenkin. Tätä omaisuutta ei saa myydä, lainata, luovuttaa tai muokata millään tavalla, joka voisi vaikuttaa sen arvoon, paitsi hyvästä liiketoiminnallisesta syystä ja vastaavan esimiehen luvalla. Yrityksen aineellista ja aineetonta omaisuutta on käsiteltävä varoen ja vain liiketoimintatarkoituksiin. 07 Henkilökohtaisten tietojen Yrityksen resurssien käyttö Yrityksen resursseja, muun muassa käteistä, henkilöstöä, ohjelmistoja ja koneita, saa käyttää vain yrityksen laillisiin liiketoimintatarkoituksiin. Esimerkkitilanteita: Työntekijä tai toimihenkilö ei saa tehdä liikematkoja tai ostaa lentolippua kalliilla vain ansaitakseen lentopisteitä tai muita palkintoja omaan käyttöönsä. Kukaan yrityksen ulkopuolinen ei saa luvatta käyttää tietokoneitamme. 1/3 9 9
LIIKETIETOJEN JA -SALAISUUKSIEN SUOJELU 02 Lainsäädännön Yrityksen immateriaaliomaisuus ja salaisuudet Erityisesti aineeton omaisuus, kuten patentit, teknologia ja prosesseihin liittyvä tieto, ovat erittäin tärkeitä yrityksemme pitkän aikavälin menestykselle. Tähän kuuluvat muun muassa tietokoneiltamme suoraan saadut tiedot, verkostoissa välitetyt tiedot, kannettaviin sähköisiin laitteisiin tallennetut tiedot ja paperille painetut tiedot. 07 Henkilökohtaisten tietojen Työntekijöiden, toimihenkilöiden tai ulkopuolisten yritykselle tekemät keksinnöt on tarvittaessa suojattava oikeudellisesti. Liikesalaisuuksien on yhtä tärkeää, sillä liikesalaisuudet ovat tietoja, jotka eivät ole julkisesti saatavilla mutta yritykselle tai sen kilpailijoille erittäin tärkeitä. Niitä ovat tiedot hinnoista, tuotantomääristä, varastojen määrästä, tarjouksista, tuotannosta, jakelusta yms. Kunkin toimipisteen on ryhdyttävä kaikkiin asianmukaisiin ja tarpeellisiin suojatoimiin, jotta nämä tiedot eivät tahattomasti tulisi julkisiksi ottaen huomioon toimipisteen liiketoimintaan ja luottamuksellisuuteen kohdistuvat vaatimukset. Työntekijöidemme on lisäksi käsiteltävä aineetonta omaisuutta ja liikesalaisuuksia luottamuksellisesti ja erittäin huolellisesti arkipäivän toimissaan: Olympuksen työntekijänä meistä jokaisen on ryhdyttävä kaikkiin tarpeellisiin suojatoimiin, jotta tiedot eivät tulisi tahattomasti julkisiksi. Tämä vaatimus koskee myös luottamuksellisia tietoja ulkopuolisista. Aineetonta omaisuutta ja liikesalaisuuksia on käsiteltävä luottamuksellisesti ja erittäin huolellisesti. 2/3 10 10
LIIKETIETOJEN JA -SALAISUUKSIEN SUOJELU 02 Lainsäädännön 07 Henkilökohtaisten tietojen Työhönottohetkellä kaikkien työntekijöiden ja toimihenkilöiden on allekirjoitettava sopimus Olympuksen luottamuksellisten tietojen ja immateriaalioikeuksien suojaamisesta Olympus -työsuhteen aikana ja sen jälkeen. Työsopimuksen päätyttyä työntekijöiden ja toimihenkilöiden on palautettava Olympukselle kaikki yrityksen omistama aineellinen tai luottamuksellinen tieto (esim. patentit, piirrokset, tiedot) ja valtuutettava Olympus näiden tietojen haltijaksi. Vaadimme,,että kaikki työntekijät tai toimihenkilöt ovat henkilökohtaisessa vastuussa yrityksen tietojen kaikissa muodoissaan suojelemisesta katoamisilta, sopimattomilta muokkauksilta ja paljastamiselta henkilöille, joilla ei ole lupaa niiden saamiseen tai joiden ei tarvitse niitä tietää. Muutamissa tapauksissa, esimerkiksi tehtäessä yhteistyötä ulkopuolisten konsulttien tai asiantuntijoiden kanssa, saattaa olla välttämätöntä luovuttaa luottamuksellisia tietoja ulkopuolisille. Näissä tapauksissa on allekirjoitettava sopimus luottamuksellisuudesta tai salassapidosta. Patenttejamme hoidetaan keskitetysti. Mikäli patentteihin myönnetään lisenssejä, on jokaisen työntekijän kaikissa olosuhteissa ilmoitettava asiasta Olympus-konsernin laatujohdolle ja vastaavalle Olympuksen Eurooppalaisen yhtiön yksikölle. Asiakirjojen säilyttäminen Yrityksen asiakirjat ja arkistot ovat yrityksen merkittävää omaisuutta. Niissä on lukuja ja tietoja, jotka ovat tärkeitä liiketoimintamme jatkumiselle, lainmukaisten oikeuksiemme turvaamiselle sekä vero- ja muiden lakisääteisten määräysten tueksi ja rekisteröimiseksi. Nämä asiakirjat ja tallenteet on laadittava täsmällisesti ja vilpittömästi. Tekaistuja, harjaanjohtavia tai vilpillisiä asiakirjoja ei saa luoda. Hallussamme olevat tiedot tallennetaan lain määräysten mukaisesti. Samalla tiedon keruuta, käsittelyä ja käyttöä säätelevät tiedon tarkoituksenmukaisuutta ja tiedon säilytystä koskevat periaatteet. 3/3 11 11
KONSERNIN VIESTINTÄ TIEDOTUSVÄLINEILLE 02 Lainsäädännön 07 Henkilökohtaisten tietojen Suhdetoiminta/viestimet Olympus pyrkii säilyttämään avoimet ja johdonmukaiset viestintäsuhteet tiedotusvälineisiin. Konsernin viestintäosasto ja Olympuksen Eurooppalaisten yhtiöiden hallitukset vastaavat kaikesta viestinnästä tiedotusvälineiden suuntaan (esimerkiksi taloudellisten tietojen, tapaturmatilastojen ja ongelmien, yritysostojen ja fuusioiden tai yhtiön johdossa tehtyjen muutosten julkistaminen). Olympuksen julkisia ja virallisia tiedotteita antaa vain yritysviestintäosasto tai vastaavat PR-edustajat. Yksittäiset työntekijät eivät saa ilman etukäteislupaa vastata Olympuksen nimissä ja puolesta yritystä koskeviin kyselyihin millään julkisella foorumilla, kuten Internetissä, verkkopalveluissa tai tiedotusvälineissä paitsi, jos tämä on annettu heidän tehtäväkseen. Olympus kunnioittaa kaikkien työntekijöiden mielipiteenvapautta, mutta työntekijöiden on oltava tietoisia siitä, että Olympusta koskevat kannanotot tai kommentit olivatpa ne myönteisiä tai kielteisiä voivat vahingoittaa Olympuksen tai sen tytäryhtiöiden etuja. Työntekijöiden on kunnioitettava Olympuksen oikeuksia ja etuja sekä suhtauduttava varovaisesti henkilökohtaisten mielipiteidensä julkistamiseen. 1/2 12 12
KONSERNIN VIESTINTÄ TIEDOTUSVÄLINEILLE 02 Lainsäädännön 07 Henkilökohtaisten tietojen Työntekijöiden käyttäytyminen Internetissä Työntekijät voivat työnsä puolesta joutua osallistumaan verkkofoorumeihin. Työntekijät eivät saa esittää mielipiteitään Olympuksesta tällaisilla foorumeilla, jollei heitä ole pyydetty tekemään näin. Jos viesti ei tule Olympuksen verkkosivuilta, työntekijöiden on ilmoitettava kytköksestään Olympukseen. Kaikkien kommenttien tulee pysyä työntekijän osaamisalueen rajoissa. Jos viesti vaikuttaa Olympuksen muihin työntekijöihin, on näille kerrottava asiasta etukäteen ja lähetettävä viestistä kopio. Työntekijät ovat täydellisessä vastuussa omista mielipiteistään verkkoyhteisöissä, ja henkilökohtaiset tiedot on merkittävä selvästi henkilökohtaisiksi. Epäselvyyksien välttämiseksi työntekijöiden on ilmoitettava, että heidän mielipiteensä ovat heidän omiaan, eivät Olympuksen. Tästä vastuuvapauslausekkeesta huolimatta tällaisia viestimiä koskevat salassapito ovat voimassa. Työntekijöiden käyttäytyminen tietoverkossa vaikuttaa yritykseen laajasti. Työntekijöiden ei tule koskaan kommentoida yrityksen luottamuksellisia tai sisäisiä asioita eikä tietoja, jotka saattavat sisältää sisäpiirintietoa, ei myöskään Olympuksen, sen asiakkaisiin tai liikekumppaneihin liittyviä keskeneräisiä oikeuskanteita. Alueelliset lait koskevat myös sosiaalista mediaa sekä tietojen ja asiakastietojen (kuten tekijänoikeudet ja henkilökohtaiset oikeudet) kunnioittamista. 2/2 13 13
HENKILÖKOHTAISTEN TIETOJEN SUOJELU 02 Lainsäädännön Olympus kunnioittaa luonnollisten henkilöiden perusoikeuksia ja vapauksia, varsinkin yksityisyyden oikeutta, sovellettavien tietoturvalakien mukaisesti. Keräämme, käsittelemme ja käytämme henkilökohtaisia tietoja vain tarpeellisessa määrin tiettyihin tarkasti määriteltyihin ja oikeutettuihin tarkoituksiin. Siksi arvostamme erityisesti henkilökohtaisten tietojen järjestelmällistä ja teknistä a luvattomalta käytöltä. Kaikki työntekijät ja toimihenkilöt ovat saaneet koulutusta sovellettavista järjestelyistä. 07 Henkilökohtaisten tietojen 14 14
SISÄPIIRIKAUPAN JA MARKKINOIDEN MANIPULOINNIN KIELTÄMINEN 02 Lainsäädännön 07 Henkilökohtaisten tietojen Työntekijöillä tai toimihenkilöillä voi toisinaan olla tilaisuus nähdä yritykseemme tai liiketoimiimme liittyviä tietoja, jotka eivät ole julkisia. Näitä kutsutaan "sisäpiirintiedoiksi". Periaatteidemme mukaan sisäpiirintietoja ei saa milloinkaan käyttää sopimattomiin tarkoituksiin. Sisäpiirintietojen suojaaminen Sisäpiirintietoja ei saa paljastaa kenellekään yrityksen ulkopuoliselle henkilölle paitsi, kun tarkoituksena on yrityksen liiketoimien hoitaminen. Osakekaupat ja olennaiset sisäpiirintiedot Joitakin sisäpiirintietoja voidaan pitää olennaisina esimerkiksi tietoina, jotka voivat vaikuttaa emoyhtiömme (Olympus Corporation, Japani) osakekurssiin. Jos työntekijällä tai toimihenkilöllä on olennaisia sisäpiirintietoja yrityksestä, hän ei saa käydä kauppaa yrityksen osakkeilla tai muilla rahoitusinstrumenteilla, ellei tietoja ole julkistettu yleisesti. Olennaisia tietoja ovat mm. tuloslaskelmat, yritysostosuunnitelmat ja uusien tärkeiden tuotteiden julkistamissuunnitelmat. Tietyt olennaiset tiedot, jotka liittyvät yrityksen liiketoimiin, eivät ehkä vaikuta Olympuksen osakekurssiin, mutta ne voivat vaikuttaa toisen yrityksen kurssiin tai muiden sijoitusmahdollisuuksien arvoon. Olympuksen työntekijä tai toimihenkilö ei saa käyttää olennaisia sisäpiirintietoja saadakseen itselleen taloudellista etua tai manipuloidakseen markkinoita. Tällaiseen sisäpiirintietoon luetaan esimerkiksi Olympuksen suunnitelma tehdä merkittävä sijoitus toiseen yritykseen tai tehdä merkittävä sopimus jonkun alihankkijan kanssa. Sisäpiirintietoon perustuva osakkeilla tai muilla rahoitusinstrumenteilla käytävä kauppa, sisäpiirintietojen luovuttaminen ulkopuolisille tai ulkopuolisten houkutteleminen kaupankäyntiin kyseisillä rahoitusvälineillä on kiellettyä, samoin markkinoiden manipulointi. Kaikissa tilanteissa, jos työntekijää tai toimihenkilöä kielletään toimimasta omaksi edukseen (esimerkiksi käymällä osakekauppaa tai sijoittamalla), hän ei voi käydä kauppaa myöskään ulkopuolisen puolesta, antaa tai paljastaa sisäpiirintietoja ulkopuoliselle tai houkutella tätä toimimaan omasta puolestaan. 1/2 15 15
SISÄPIIRIKAUPAN JA MARKKINOIDEN MANIPULOINNIN KIELTÄMINEN 02 Lainsäädännön Jokaisen työntekijän on ymmärrettävä, että sisäpiirikauppoja koskevan kansallisen ja kansainvälisen lainsäädännön noudattamatta jättäminen on vakava rikos. Sillä voi olla ankaria seuraamuksia työlainsäädännön perusteella, se voi johtaa korvausvaatimuksiin ja jopa vankeusrangaistukseen. Kaikki mahdolliset tällaisiin kauppoihin liittyvät kysymykset on selvitettävä valvontatoiminnot-osaston kanssa. Ylimpään johtoon kuuluviin sovelletaan lisärajoituksia. Sama koskee työntekijöitä, joilla on pääsy sisäpiiritietoihin. 07 Henkilökohtaisten tietojen 2/2 16 16
ETURISTIRIITOJEN VÄLTTÄMINEN 02 Lainsäädännön Jokaisen työntekijän tai toimihenkilön on aina vältettävä omien ja yrityksen etujen välistä ristiriitaa, joka voi syntyä toiminnasta liikekumppaneiden, työntekijöiden tai ulkopuolisten kanssa. 07 Henkilökohtaisten tietojen Työntekijän tai toimihenkilön paras toimintatapa on selvittää kyseinen tilanne esimiehensä kanssa, jotta hän voi arvioida, aiheuttaako asia ongelmia, ja jos aiheuttaa, miten ne voidaan ratkaista. Jos työntekijän tai toimihenkilön esimies päättelee, että kyseessä on tai voi olla eturistiriita, hän keskustelee asiasta Valvontatoiminnot-osaston kanssa. Valvontatoiminnotosasto tekee yhteistyötä asianomaisten esimiesten kanssa määritelläkseen, onko kyseessä todellinen eturistiriita. Jos kyseessä on ristiriita, voi olla tarpeellista siirtää työntekijä toisiin tehtäviin, vaatia työntekijää irrottautumaan ristiriitatilanteesta tai korjata tilanne ehtona työsuhteen jatkamiselle. Jos työntekijä tai toimihenkiö on asemassa, jossa hän voi vaikuttaa liikekumppanin (esimerkiksi alihankkijan tai asiakkaan) liiketoimien tilaan, on työntekijän tai toimihenkilön kerrottava esimiehelleen kaikista taloudellisista, henkilökohtaisista tai muunlaisista valvontaan tai vaikutusvaltaan liittyvistä kytköksistä (esimerkiksi läheinen perheenjäsen tai ystävä), joita työntekijällä tai toimihenkilöllä voi olla. (Huom. taloudellinen tai oma etu käsittää sijoitukset, arvopapereiden omistuksen ja lainasopimukset.) Työntekijän tai toimihenkilön, joka asemassaan voi vaikuttaa materiaalien tai palveluiden hankintaan, on muodollisesti ilmoitettava, jos työntekijän tai toimihenkilön läheinen perheenjäsen tai ystävä on Olympuksen liikekumppanin palveluksessa. Periaatteisiimme ei kuulu estää työntekijöiden tai toimihenkilöiden perheenjäsenten tai läheisten ystävien palkkaamista alihankkijoiden tai kilpailijoiden palvelukseen. Jokaisella on tietysti oikeus harjoittaa valitsemaansa ammattia. Yrityksen tarkoitus on silti varmistaa, ettei tällainen työsuhde vaikuta todellisesti tai näytä vaikuttavan sen liikesuhteisiin. Henkilökohtaisten ja yrityksen etujen välistä ristiriitaa on aina vältettävä. 1/2 17 17
ETURISTIRIITOJEN VÄLTTÄMINEN 02 Lainsäädännön Kaupallisluonteisen sivutyön haluavan työntekijän tai toimihenkilön on ensin hankittava virallinen lupa henkilöstöosastolta, mikäli hänen työsopimuksensa ei jo käsittele tällaista ulkopuolista työsuhdetta. Olympuksen työntekijät ja toimihenkilöt eivät saa myöskään olla hallitsevassa asemassa yrityksessä, joka kilpailee Olympuksen tai sen kilpailijoiden kanssa. Olympus ei missään nimessä hyväksy sivutyötä kilpailijan lukuun. Kuitenkin, jos eturistiriitoja ei ole, Olympus kannustaa voimakkaasti työntekijöidemme ja toimihenkilöidemme sitoutumista yhteiskunnalliseen toimintaan. 07 Henkilökohtaisten tietojen 2/2 18 18
LAHJOJA JA PALVELURAHOJA KOSKEVAT MÄÄRÄYKSET 02 Lainsäädännön Kutsut liikelounaille ja pienet lahjat kuuluvat tavanomaisiin liiketapoihin. Ongelmia syntyy kuitenkin silloin, kun lahjoja, edustustilaisuuksia tai muita etuja käytetään sopimattomasti, tai niitä selvästi käytetään liikepäätöksiin vaikuttamiseen tai liike-edun saavuttamiseen tai julkisen sektorin ollessa osapuolena. Katso tämän säännöstön kappale "Terveydenhuoltoalan ja julkisen sektorin kanssa toimiminen". Kaikissa olosuhteissa on varmistettava, että liiketoimia hoidetaan täysin riippumattomalla ja avoimella tavalla, asiaankuuluvien kansainvälisten ja kansallisten lakien mukaan, yrityksen säädöksien ja ammatillisten menettelysääntöjen mukaan. Rahalahjojen, kuten käteisen, sitä vastaavan tai arvopaperien antaminen tai vastaanottaminen on kaikissa tapauksissa ehdottomasti kiellettyä. 07 Henkilökohtaisten tietojen Lahjojen, edustustilaisuuksien tai muiden etujen tarjoaminen Lahjoja ja edustusta koskevat säännöt vaihtelevat riippuen siitä, tehdäänkö kauppaa yksityisen vai julkisen sektorin kanssa. Lahjukset asiakkaille, alihankkijoille ja kaikille muillekin osapuolille ovat ankarasti kiellettyjä. Työntekijät voivat tarjota vain arvoltaan vähäisiä lahjoja. Lahjan arvon on oltava alle maassa sovellettavan verotusrajan. Poikkeuksista, jos katsotaan tarpeelliseksi, on tehtävä selvitys ja niille on aina saatava asianmukaisen toimitusjohtajan kirjallinen lupa. Tilanne on arvioitava ja aistittava oikein ottaen huomioon vastaanottajan oman yrityksen ja/tai kansalliset lahjojen ja edustuksen vastaanotosta. Lisäksi aterioita ja edustustilaisuuksia saa tarjota vain, kun ne ovat arvoltaan kohtuullisia, satunnaisia ja vastaanottajan niitä vaatimatta.on ehdottomasti kiellettyä antaa, tarjota tai luvata lahjaa valtion virkamiehelle (esim. ministeriöiden virkamiehille) tai tämän perheenjäsenille. Mikäli asia herättää kysymyksiä, ota yhteys valvontatoiminnot osastoon. On varmistettava, että liiketoimia hoidetaan täysin riippumattomalla ja avoimella tavalla, asiaankuuluvien kansainvälisten ja kansallisten lakien mukaan, yrityksen säädöksien ja ammatillisten menettelysääntöjen mukaan. 1/3 19 19
LAHJOJA JA PALVELURAHOJA KOSKEVAT MÄÄRÄYKSET 02 Lainsäädännön Lahjojen, edustustilaisuuksien tai muiden liikelahjojen vastaanottaminen Työntekijät ja toimihenkilöt voivat ottaa vain satunnaisesti vastaan arvoltaan vähäisiä liikelahjoja tai muita samankaltaisia etuja. On tietysti ehdottoman kiellettyä pyytää minkäänlaista lahjaa. Ulkopuolisilta yhteyshenkilöiltään lahjoja tai vastaavia ilmaisetuja säännöllisesti saavien työntekijöiden ja toimihenkilöiden on luovuttava niistä, mikäli niiden vuosittainen arvo on yli 35. Jos kyseessä oleva kansallinen verotusraja on alle tämän, kansallista rajaa on noudatettava. Tämä määräys koskee kaikkia työntekijöitä varsinkin joulun ja muiden kansallisten juhlapyhien aikaan. Luovutetut lahjat annetaan sellaisenaan tai rahaksi muutettuina hyväntekeväisyyteen tai voidaan jakaa työntekijöiden kesken. Jokaisen Olympuksen Eurooppalaisen yhtiön on varmistettava ryhtyvänsä tehokkaisiin ja asianmukaisiin toimenpiteisiin asiassa. On ehdottomasti kiellettyä antaa, tarjota tai luvata lahjaa valtion virkamiehelle tai tämän perheenjäsenille. 07 Henkilökohtaisten tietojen Työntekijät ja toimihenkilöt voivat hyväksyä kutsuja liikelounaille ja muihin liike-elämän tapahtumiin, kunhan ne ovat arvoltaan kohtuullisia ja satunnaisia. Kolmansien osapuolten työntekijöiden kutsujen tulisi palvella liiketoiminnallista tarkoitusta ja ne tulee hyväksyttää esimiehellä. Lisäpalkkioita ei tulisi hyväksyä. Lahjukset ja voitelurahat Työntekijät ja toimihenkilöt eivät saa tarjota tai hyväksyä lahjusta. Lahjus määritellään tavaran, jolla on jotain arvoa, antamiseksi jollekulle tarkoituksena saada vastaanottajalta suosivaa kohtelua. Voitelurahat tarkoittavat käteis- tai muuta maksua, myös tavaroita, palveluita, toisen yrityksen omaisuuden käyttämistä tai minkä tahansa velvoitteen anteeksi antamista asiakkaalle tai alihankkijalle tarkoituksena saada tai palkita epäasiallinen suosiva kohtelu myynti- tai ostotapahtuman yhteydessä. On kiellettyä tarjota lahjuksia ja voitelurahoja suoraan tai jonkun ulkopuolisen kautta ja näin velvoittaa vastaanottaja tekemään vastapalvelus. 2/3 20 20
LAHJOJA JA PALVELURAHOJA KOSKEVAT MÄÄRÄYKSET 02 Lainsäädännön Esimerkiksi: Ei ole hyväksyttävää maksaa rahdin kuljettajalle ylimääräistä, jotta tämä vauhdittaisi lähetyksen etenemistä tullissa, jos rahdin kuljettaja lahjoo.valtion virkamiestä tai muuten ei noudata sovellettavia sääntöjä ja määräyksiä. Toisaalta on sallittua vauhdittaa käsittelyä sääntöjä ja määräyksiä noudattaen ja virkamiehiä lahjomatta. Nämä periaatteet koskevat jokaista toimintamaatamme, vaikka eri kulttuureissa lahjojen ja palvelurahojen antaminen voikin olla tavanomainen liiketapa. Noudatamme ehdottomasti mahdollisia kansainvälisiä ja kansallisia määräyksiä korruption kitkemiseksi. Yksittäistapauksia koskevat kyselyt tulee lähettää valvontatoiminnot-osastolle. 07 Henkilökohtaisten tietojen 3/3 21 21
TERVEYDENHUOLTOALAN JA JULKISEN SEKTORIN ORGANISAATIOIDEN KANSSA TOIMIMINEN 02 Lainsäädännön 07 Henkilökohtaisten tietojen Terveydenhuoltoalan kanssa käytävät liiketoimet ovat kaikkialla maailmassa erittäin säädeltyjä ja rajoitettuja, varsinkin julkisella sektorilla. Lainsäädäntö ja liiketavat ovat joka maassa erilaisia, ja näihin eroihin onkin syytä kiinnittää erityishuomiota. Olympuksen Eurooppalaiset yhtiöt noudattavat ehdottomasti kaikkia kansallisia ja kansainvälisiä lakeja ja määräyksiä. Asiaankuuluvia lääkinnällisiä laitteita ja lääkealan yritysten säännöstöjä kuten EUCOMED ja EFPIA noudatetaan vastaavasti. Jäljempänä mainitut periaatteet koskevat kaikkia yhteyksiämme yksittäisiin henkilöihin (kliininen ja ei-kliininen henkilöstö, muun muassa lääkärit, sairaanhoitajat, tekniset asiantuntijat ja tutkimuskoordinaattorit) ja yhteisöihin (sairaalat tai konsernien ostoyksiköt), jotka suoraan tai välillisesti ostavat, vuokraavat, suosittelevat, käyttävät tai järjestävät Olympuksen laitteiden ostoja tai vuokrauksia tai määräävät niitä ("terveydenhuoltoalan ammattilaiset"). Näitä periaatteita sovelletaan myös toimintaamme julkisen sektorin organisaatioiden kanssa, jotka eivät ole mukana terveydenhoitoalalla, kuten julkiset yliopistot. Suhteen yhteistyökumppaneihimme on oltava vakaa ja nojattava seuraaviin EUCOMED Eettiset liiketoiminnan käytännöt keskeisiin periaatteisiin: Erillisyys Valmistajan ja terveydenhuoltoalan ammattilaisten välistä vuorovaikutusta ei saa käyttää väärin vaikuttamalla epäasiallisilla tai sopimattomilla yhteydenotoilla ostopäätöksiin. Vuorovaikutuksen ei pitäisi myöskään riippua kaupoista tai Olympus -tuotteiden käyttöä koskevista suosituksista. Avoimuus Valmistajien ja terveydenhuoltoalan ammattilaisten välisen vuorovaikutuksen on oltava avointa ja vastattava kansallisia ja paikallisia lakeja ja määräyksiä tai toimialan tapasääntöjä. Olympus toimii asiaankuuluvan avoimesti edellyttämällä kirjallista, etukäteen annettavaa ilmoitusta sairaalan hallinto-osastolle, terveydenhuoltoalan ammattilaisen esimiehelle tai muulle tehtävään paikan päällä nimetylle toimivaltaiselle viranomaiselle ja kertomalla avoimesti vuorovaikutuksen tarkoituksesta. 1/2 22 22