KONSERNIOHJEET 1.1.2015 alkaen Kunnanhallitus 24.11.2014 Kunnanvaltuusto 8.12.2014
MÄNTSÄLÄN KUNNAN KONSERNIOHJE Sisällysluettelo 1. Konserniohjeen tarkoitus ja tavoite... 1 2. Konserniohjeen soveltamisala... 1 3. Konserniohjaus ja -johtaminen... 1 3.1. Kunnanvaltuusto... 2 3.2. Tarkastuslautakunta... 2 3.3. Kunnanhallitus... 3 3.4. Lautakunta... 3 3.5. Kunnanjohtaja... 3 3.6. Toimialajohtaja... 4 3.7. Edustus yhtiökokouksissa ja hallintoelimissä... 4 4. Konserniraportointi... 4 4.1. Kirjanpito ja tilinpäätös... 4 4.2. Osavuosikatsaus... 5 5. Keskitetyt konsernitoiminnot... 5 5.1. Keskitettyjen konsernitoimintojen järjestäminen... 5 5.1.1. Konsernin sisäiset hankinnat ja hankintayhteistyö... 5 5.1.2. Henkilöstöpolitiikka... 5 5.1.3. Sijoituksista päättäminen... 6 5.1.4. Takauksen ja vakuuden antaminen... 6 5.1.5. Riskien hallinta... 6 6. Kuntakonsernin tarkastus ja valvonta... 6 7. Tiedottaminen... 6 8. Konserniohjeen voimaantulo... 6
MÄNTSÄLÄN KUNNAN KONSERNIOHJE 1. Konserniohjeen tarkoitus ja tavoite Konserniohjeessa määritellään Mäntsälän kunnan ja sen omistamien tytäryhteisöjen johtamiseen, ohjaukseen ja seurantaan liittyvistä toimintaperiaatteista. Tavoitteena on varmistaa kunnan omistajapoliittisten tavoitteiden ja strategioiden saavuttaminen sekä yhtenäistää toimintakulttuuri ja käytännöt koko konsernin tasolla. Erikseen vähintään valtuustokausittain laadittava omistajapoliittinen ohjelma täydentää konserniohjeita. Konserniin kuuluvat yhteisöt toimivat valtuuston asettamien toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteuttajina ja noudattavat kunnanvaltuuston ja kunnanhallituksen määrittelemiä toimintalinjauksia. 2. Konserniohjeen soveltamisala Näitä konserniohjeita sovelletaan kunnan omistamiin tytäryhteisöihin ja näiden tytäryhteisöihin. Kuntakonserniin kuuluvat tytäryhteisöt, joihin kunnalla on kirjanpitolain 1 luvun 5 :n tarkoittama määräysvalta Liitteessä on esitetty kunnan määräysvallassa olevat tytäryhteisöt kuntayhtymät, jossa jäsenyys osakkuusyhteisöt kuntakonsernin kannalta muut merkittävät yhteisöt Konserniohjetta noudatetaan tytäryhteisössä, jollei sitä koskevasta lainsäädännöstä tai yhtiöjärjestyksestä taikka muista säädöksestä muuta johdu. Kuntayhtymissä, kunnan osakkuusyhteisöissä sekä muissa merkittävissä yhteisöissä kunnan edustajien tulee pyrkiä siihen, että Mäntsälän konserniohjeen periaatteita noudatetaan myös näissä yhteisöissä. 3. Konserniohjaus ja -johtaminen Kuntakonsernia ohjataan konserniohjeen lisäksi tytäryhteisöissä kunnan nimeämille henkilöille annettavin toimiohjein, yhtiökokouspäätöksin sekä valitsemalla yhtiön hallitukseen kunnan konsernijohdon edustus. Kunnan toimielinten toimivallanjako Kuntakonsernin johdon muodostavat kuntalain 25 a :n mukaisesti kunnanhallitus ja kunnanjohtaja sekä toimialajohtajat sekä henkilöstöjohtaja ja kunnankamreeri.
3.1. Kunnanvaltuusto Kunnanvaltuusto hyväksyy konsernin strategiat. Valtuustokausittain hyväksytään vähintään kuntastrategia, jossa on määritelty kunnan ja kuntakonsernin keskeiset tavoitteet ja painopistealueet sekä linjattu kunnan ja kuntakonsernin palvelutuotantoa (palvelustrategia). Kunnanvaltuusto on kuntakonsernin ylin valvoja. Kunnanvaltuusto asettaa vuosittain kuntakonsernille suunnitelmakaudelle toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet talousarvion ja taloussuunnitelman hyväksymisen yhteydessä. Kullekin yhteisölle määriteltävät tavoitteet muodostuvat mm. kannattavuus- ja vakavaraisuustavoitteista sekä periaatteista omistajan suorittamista sijoituksista sekä antamista lainoista ja takauksista. Edellä mainitun lisäksi valtuuston kannanotto on ennalta hankittava: 1. tytäryhteisön perustamiseen 2. yhtiöjärjestyksen muuttamiseen 3. periaatteellisesti tai taloudellisesti merkittäviin sopimuksiin tai toiminnan muutoksiin 4. konserniyhtiön pääomarakenteen merkittävään muuttamiseen Tytäryhtiöiden tulee valmistella tavoitteet emokunnan hyväksymän talousarvion ja taloussuunnitelman laadintaohjeen ja aikataulun mukaan sekä toimittaa ne hyvissä ajoin kunnanhallitukselle ja kunnanjohtajalle. Tytäryhteisöjen tulee sisällyttää vähintään kolmivuotiseen taloussuunnitelmaan tulos- ja rahoituslaskelmat sekä investointiohjelma. Kunnanvaltuusto hyväksyy tilinpäätöksen, joka sisältää konsernitilinpäätöksen. Jos jonkun yhteisön toiminnassa tai toimialalla tapahtuu sellaisia muutoksia, jotka vaikuttavat merkittävästi asetettujen tavoitteiden sisältöön tai niiden toimivuuteen, asia tulee saattaa erikseen kunnanvaltuustolle hyväksyttäväksi. Myös valtuusto voi tehdä päätöksen tällaisen asian käsittelyyn ottamisesta. Kunnanvaltuustolla on oltava niin laajat tiedonsaantioikeudet, että se voi osallistua kuntakonsernin ohjausta koskevaan keskusteluun. Kunnanvaltuusto esittää kunnanhallituksen valmistelun pohjalta nimettäväksi ehdokkaat tytär- ja osakkuusyhtiöiden hallituksen jäseniksi sekä edustajiksi näiden yhtiö- ja vastaaviin kokouksiin. Omistajapolitiikka Kunnanvaltuuston hyväksymä kuntastrategia määrittelee omistajapolitiikan perusteet. Omistajapolitiikan tavoitteena on laadukkaiden ja edullisten palveluiden järjestäminen kuntalaisille sekä riittävä tuotto kunnan pääomasijoituksille. Omistajapolitiikalla määritellään myös, mikä taloudellinen tai yhteiskunnallinen merkitys yhteisön omistamisella on sekä tavoitellut muutokset omistuksissa. 3.2. Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunnan tehtävänä on arvioida, ovatko kunnanvaltuuston asettamat toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet toteutuneet koko kuntakonsernissa.
3.3. Kunnanhallitus Kunnanhallitus johtaa kuntakonsernia. Kunnanhallitus valmistelee valtuustolle esityksen edustajista tytär- ja osakkuusyhteisöjen hallit - tai vastaaviin kokouksiin antaa ohjeita kunnan edustajille kuntayhtymän yhtymäkokouksissa sekä tytär- ja osakkuusyhteisöjen yhteisökokouksissa käsiteltävinä oleviin asioihin, antaa ohjeita konserniyhteisön hallituksessa toimiville kunnan edustajille merkittävistä taloudellisista ja toiminnallisista ratkaisuista, vastaa konsernin hallinnon ja talouden koordinoinnista, vastaa, että yhteisöjen valvonta on järjestetty ja tekee tarvittaessa toimenpideehdotuksia havaitsemistaan epäkohdista, antaa toimintakertomuksen yhteydessä kunnanvaltuustolle oleelliset tiedot konsernin toiminnasta ja taloudesta Tytäryhteisöjen tulee toimittaa päätöksentekoelinten esityslistat ja pöytäkirjat kunnanhallitukselle (kh:n pj), kunnanjohtajalle ja hallintojohtajalle. Kuntakonserniin kuuluvan yhteisön on ennen omaa päätöksentekoaan selvitettävä konsernijohdon kannanotto asiaan silloin, kun päätettävä asia merkittävästi vaikuttaa yhteisön tai kunnan toimintaan tai taloudelliseen vastuuseen. Kannanotto on ennalta hankittava: 1. tytäryhteisön perustamiseen 2. yhtiöjärjestyksen muuttamiseen 3. periaatteellisesti tai taloudellisesti merkittäviin sopimuksiin tai toiminnan muutoksiin 4. pääomarakenteen merkittävään muuttamiseen 5. toimintaan nähden merkittäviin investointeihin 6. merkittäviin kiinteistö- ja yrityskauppoihin sekä osakkeiden merkitään 7. merkittävään lainanottoon ja antoon sekä vakuuksien, takauksien taikka muiden yhteisöä sitovien merkittävien taloudellisten velvoitteiden antamiseen 8. merkittäviin henkilöstöpoliittisiin ratkaisuihin 9. yhtiökokoukselle tehtävään voitonjakoehdotukseen, mikäli se poikkeaa yhtiön noudattamasta tavanomaisesta voitonjakokäytännöstä Mikäli epäselvyyttä on edellyttääkö asia valtuuston tai konsernijohdon kannanoton selvittämistä, ratkaisee asian valtuusto. 3.4. Lautakunta Lautakunta huolehtii erityistoimialaansa kuuluvista tehtävistä, tytär- ja osakkuusyhteisöjen toiminnan seurannasta ja tekee toimenpide-ehdotuksia havaitsemistaan epäkohdista yhtiön johdolle ja raportoi kunnanhallitukselle. 3.5. Kunnanjohtaja Kunnanjohtaja johtaa kunnanhallituksen alaisuudessa kunnan konsernipolitiikkaa vastaa konserniohjeen mukaan kunnanjohtajalle kuuluvista tehtävistä vastaa yhteisöjen ja kunnan välisestä yhteistyöstä sekä yhteistyön seurannasta ja valvonnasta - seuraa kunnan omistajapolitiikan toteutumista ja raportoi siitä kunnanhallitukselle ja valtuustolle
seuraa kuntakonsernin ja konserniohjeiden toimivuutta ja tekee tarvittaessa ehdotuksia konsernin rakenteen ja ohjeiden kehittämisestä kunnanhallitukselle ja valtuustolle. 3.6. Toimialajohtaja Toimialajohtaja - seuraa toimialallaan kunnan omistuksen (omistajapolitiikan) toteutumista ja raportoi kunnanhallitukselle/lautakunnalle/kunnanjohtajalle - seuraa toimialallaan kuntakonsernin ja konserniohjeiden toimivuutta ja tekee tarvittaessa ehdotuksia konsernin rakenteen ja ohjeiden kehittämisestä kunnanhallitukselle /lautakunnalle /kunnanjohtajalle. 3.7. Edustus yhtiökokouksissa ja hallintoelimissä Hallintoelimiin valittavat voivat olla joko luottamushenkilöitä tai viranhaltijoita. Keskeistä on, että nimettävillä henkilöillä on kykyä ja taitoa arvioida tytäryhteisön toimintaa kunnan asettamien tavoitteiden ja hyväksymien strategioiden näkökulmasta. Tytäryhtiöiden hallituksiin valittujen tulee olla kunnanvaltuuston tai hallituksen jäseniä tai johtavassa asemassa olevia viranhaltijoita. Tämän lisäksi tytäryhtiöiden ja muiden yhteisöjen hallituksiin voidaan valita valtuuston päätöksellä myös muita henkilöitä. Liiketoimintaa harjoittavien yhteisöjen hallitusten jäseniltä edellytetään lisäksi liiketaloudellista ja yhteisön toimialueen tuntemusta. Kunnan omistamien tytäryhteisöjen hallitusten kokoonpanoissa noudatetaan tasa-arvolain määräyksiä. Kunnanhallitus antaa ohjeet kunnan edustajille kannan ottamisesta käsiteltäviin kysymyksiin tytär- ja osakkuusyhteisöjen kokouksissa sekä kuntayhtymien yhtymäkokouksissa tai valtuustoissa. 4. Konserniraportointi 4.1. Kirjanpito ja tilinpäätös Kuntakonserniin kuuluvien yhteisöjen on järjestettävä kirjanpitonsa siten, että kunta voi laatia konsernitilinpäätöksen sille määrätyssä ajassa. Kunnan talousjohto voi antaa tarkempia ohjeita kirjanpidon järjestämisestä konsernitilinpäätöksen laatimista varten. Mäntsälän kuntakonsernin yhteisöjen tilikausi on kalenterivuosi. Konsernitilinpäätöksen laatimista varten tulee toimittaa seuraavat asiakirjat: - tytär- ja osakkuusyhteisöjen tilinpäätösasiakirjat liitetietoineen, toimintakertomus sekä tilintarkastuskertomus - tulos- ja rahoituslaskelman toteutumavertailut (budjetoidut vs. toteutuneet) - kokonaistalouden tunnuslukuvertailu kannattavuudesta, maksuvalmiudesta ja vakavaraisuudesta - palvelujen määrää, laatua ja muita toiminnallisia tavoitteita koskeva vertailu
Tilinpäätökset ja toimintakertomukset on toimitettava tilikautta seuraavan helmikuun loppuun mennessä sekä lisäksi tulee toimittaa viipymättä kopiot tilintarkastuskertomuksesta sekä yhtiö-, vuosikokouspöytäkirjasta tai vastaavasta tilinpäätöksen käsittelystä. 4.2. Osavuosikatsaus Tytäryhtiöiden tulee antaa kunnan osavuosikatsausta varten toteutumavertailu osavuosijaksolta sekä tulos- ja rahoituslaskelma-arviot tilinpäätösennusteena. Toimintakatsauksen yhteydessä tytäryhteisöjen tulee arvioida tavoitteiden toteutumista koko kuluvalla tilikaudella ja mahdollisia poikkeamia tavoitteista ja tarvetta korjaaviin toimenpiteisiin. 5. Keskitetyt konsernitoiminnot 5.1. Keskitettyjen konsernitoimintojen järjestäminen Keskitettyjä konsernitoimintoja voivat kuntakonsernissa olla muun muassa rahoitus- ja sijoitustoiminta, maksuliikenteen hoito, hankinnat ja riskienhallinta, vakuuttaminen, henkilöstöpolitiikka ja tietohallinto. Myös palveluista tiedottaminen ja markkinointi voidaan konsernissa hoitaa keskitetysti. Keskitettyjen palveluiden järjestämisellä voidaan saavuttaa konsernille toiminnallisia ja taloudellisia etuja. Konserniyhteisöjen tulee selvittää keskitettyjen toimintojen edellytykset ennen toimintojen toteuttamista sekä siitä, että päätös keskitettyjen palveluiden käyttämisestä tehdään erikseen kussakin konserniyhteisössä emokunnan ohjeistuksen mukaisesti, ellei ole perusteltua syytä siitä poiketa. 5.1.1. Konsernin sisäiset hankinnat ja hankintayhteistyö Kuntakonsernissa hyödynnetään eri tukipalvelujen hankinta- ja volyymiedut sekä ammattija erikoisosaaminen. Hankintalainsäädäntö edellyttää, että kuntien on kilpailutettava hankintansa koskien myös kunnan omistamia yhtiöitä. Lähtökohtaisesti myös kahden hankintayksikön väliset hankinnat tulee kilpailuttaa. Hankintoja suunniteltaessa tulee noudattaa voimassa olevan hankintalainsäädännön asettamia ehtoja ja rajoituksia, noudattaa kunnan hankintaohjeita sekä toimia hyvän hallintotavan mukaisesti. Konsernin tytäryhtiöiden tulee selvittää hankintayhteistyön edellytykset ennen hankintojen toteuttamista. Kuntakonserniin kuuluvat yhteisöillä on edustus kunnan hankintaryhmässä ja sitä kautta edistetään hankinnan synenergiaetuja kuntaomistajan etunäkökulmasta. Lähtökohtana tulee olla, että hankinnoissa käytetään hyväksi yhteishankintojen kilpailutusmahdollisuudet. Keskitetysti kilpailutetut tuotteet on hankittava kunnan sopimustoimittajalta. 5.1.2. Henkilöstöpolitiikka Kuntakonserniin kuuluvien yhteisöjen tulee soveltuvin osin noudattaa kunnanvaltuuston hyväksymiä kuntastrategian ja henkilöstöpolitiikan periaatteita. Uutta henkilöstöä palkatessaan konserniin kuuluvien yhteisöjen tulee ottaa huomioon konsernin sisäiset henkilöstön siirtotarpeet. Toimielinten kokous- ja vuosipalkkioissa noudatetaan soveltuvin osin kunnan luottamushenkilöiden palkkiosääntöä.
5.1.3. Sijoituksista päättäminen Mäntsälän kuntakonsernissa noudatetaan kunnanvaltuuston sijoitustoiminnasta hyväksymiä yleisiä perusteita (kv 13.9.2004 51). Tytäryhteisöjen ylimääräiset kassavarat tulee sijoittaa tuottavasti ja turvaavasti siten, että maksuvalmius on riittävä. Kassavarojen sijoittamista voidaan toteuttaa kassavarojen keskinäisellä lainauksella konserniyhtiöiden kesken sillä edellytyksellä, ettei osallistuminen ole muuta rahoitus- ja sijoitusvaihtoehtoa epäedullisempaa. Toimialasijoitukset voivat olla sijoituksia konserniyhteisöjen investointien rahoittamiseen, joista tulee neuvotella etukäteen konsernijohdon kanssa. Sijoitustoiminnan onnistumisesta vastaa ensisijaisesti kunkin konserniyhteisön päätösvaltainen toimielin. 5.1.4. Takauksen ja vakuuden antaminen Takauksen ja vakuuden antamisessa noudatetaan kuntakonsernissa sisäisen valvonnan ohjeissa mainittuja toimintaperiaatteita. 5.1.5. Riskien hallinta Kuntakonsernissa noudatetaan soveltuvin osin yhtenäistä riskienhallintapolitiikkaa ja yhteneväisiä toimintaperiaatteita. Vakuutuspalvelut kilpailutetaan mahdollisuuksien mukaan yhteistyössä emokunnan kanssa. 6. Kuntakonsernin tarkastus ja valvonta 7. Tiedottaminen Tilintarkastajan valinta Konserniohjauksen tukemiseksi tulee tytäryhteisöissä valita (yhdeksi) tilintarkastajaksi kunnan vastuullinen JHTT tilintarkastaja tai yhteisö, ellei yhteisöä koskevasta pakottavasta lainsäädännöstä muuta johdu. Tytäryhteisön tilintarkastuksen tehtävänä on mm. tuottaa kuntaomistajalle havaintoja kuntakonsernin vahvuuksista, heikkouksista ja riskeistä sekä konserniohjauksen toimivuudesta. Kuntakonsernin tiedottamisessa noudatetaan soveltuvin osin kunnanhallituksen hyväksymiä viestintäohjeita (kh.28.11.2011). Tytäryhteisöjä koskevasta tiedotuksesta vastaa yhtiön puolesta hallitus ja toimitusjohtaja sekä kunnan puolella kunnanhallitus ja kunnanjohtaja. Yhtiön tiedottamisen on tuettava kuntakonsernin strategiassaan asettamia tavoitteita ja toimintapolitiikkaa. 8. Konserniohjeen voimaantulo Konserniohjeet tulevat voimaan 1.1.2015 alkaen. Ohjeet tulee hyväksyä tytäryhteisöjen hallituksissa tai vastaavissa toimielimessä. Ohjeiden noudattamista valvoo kunnanhallitus ja kunnanjohtaja. Kunnanhallitus voi antaa ohjetta koskevia tarkempia menettelytapaohjeita.
Liite (kohta 2) (päivitetty 14.11.2014) Mäntsälän Yrityskehitys Oy 30 % 48,58 % Mäntsälän Jäähalli Oy (48,58 % + 2,43 %) 51,01 % 70 % 2,43 % Mäntsälän kunta Mäntsälän Kuntayhtiöt Oy Kuntayhtymät: Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiiri (HUS): 1,234 % Uudenmaan päihdehuollon kuntayhtymä: 2,874 % ETEVA- kuntayhtymä: 2,28 % Keski-Uudenmaan ammattikoulutusyhtymä: 5,589 % Uudenmaanliitto: 1,450 % Alakonserni Mäntsälän Vesi Oy Mäntsälän Sähkö Oy Mäntsälän Vuokra-asunnot Oy 22,2 % Tripower Oy 52,12 % Kiinteistö Oy Mäntsälän toimistotalo 51 % + 1,12 % Mäntsälän Energia Oy 37,5 % Asunto Oy Onnilanrinne 29,6 % Asunto Oy Aurinkorinne Muut merkittävät yhteisöt: Kivistöntien Palvelukeskus Vesiosuuskunnat: Vesiosuuskunta Suoni Vesiosuuskunta Mustijoki Vesiosuuskunta Sälinkää Hirvihaaran vesiosuuskunta Kortistonkulman vesiosuuskunta Korku Mäntsälän Sääksjärven vesiosuuskunta