1 (5) 1. Rekisterinpitäjä Aikuisväestön lautakunta PL 85 45101 Kouvola 2. Rekisteriasioista vastaava Palvelupäällikkö Minna Laakso henkilö ja/tai yhteyshenkilö Tietosuojavastaava Marita Meriluoto puh. 020 615 7380 3. Rekisterin nimi Aikuissosiaalipalveluiden asiakastietorekisteri (YPH Effica sekä mahdolliset muut toimeksiantosopimuksella palvelua tuottavien toimijoiden käyttämät rekisterit) 4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus Rekisterin käyttötarkoitus: - Asiakkaan palvelun järjestäminen, suunnittelu, toteutus ja seuranta - Sosiaalihuollon ammattihenkilöiden toiminnan valvonta ja mahdollisten korvausvaatimusten selvittäminen - Tietojen käyttö toiminnan tilastointi- ja seurantatarkoituksiin - Tietojen käyttö tieteellisessä tutkimustoiminnassa ja oman toiminnan kehittämisessä Asiakasrekisterin tietoja saa käyttää vain siihen käyttötarkoitukseen, joka sille on määritelty, ellei muussa laissa ole toisin säädetty. Asiakasrekisteriin sisältyvät myös kaikki tiedot, jotka syntyvät niiden yritysten, yhdistysten jne. toiminnassa, joiden kanssa Kouvolan kaupunki on tehnyt toimeksiantosopimuksen palvelujen tuottamisesta. Kouvolan kaupunki toimii henkilötietolain mukaisena rekisterinpitäjänä myös näissä palveluissa syntyvien henkilötietojen osalta ja valvoo osaltaan niiden käsittelyn lainmukaisuutta. 5. Rekisterin tietosisältö Asiakkaan yksilöinti- ja yhteystiedot, asiakkaan sosiaalityön, taloudellisen tuen, vammaispalveluiden, maahanmuuttopalveluiden, erityisryhmien asumispalveluiden ja TYP-palvelun sekä työ- ja päivätoiminnan suunnittelua, toteutusta ja seurantaa koskevat tiedot ja asiakasmaksuja koskevat tiedot. Tiedot ovat salassa pidettäviä. Salassa pidettävästä asiakirjasta saa antaa tietoja asiakkaan nimenomaisella suostumuksella tai niin kuin laissa erikseen säädetään (sosiaalihuollon asiakaslaki 16 ). 6. Säännönmukaiset tietolähteet Asiakasrekisterin asiakashallintoon liittyvät asiat kerätään henkilöltä itseltään sekä tarvittaessa omaisilta. Väestörekisteritiedoista tiedot päivittyvät viikoittain, esim. kotikunta- ja osoitetiedot. 7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset Asiakastiedot ovat salassa pidettäviä ja työntekijöillä on vaitiolovelvollisuus. Asiakastietoja voidaan luovuttaa:
2 (5) - Asiakkaan suostumuksella. Suostumuksen tulee olla vapaaehtoinen, yksilöity ja tietoinen tahdonilmaisu. (sosiaalihuollon asiakaslaki 16 ; henkilötietolaki 8 )Suositeltavaa on pyytää suostumus kirjallisena. Milloin asiakkaalla ei ole edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä, tietoja saa antaa hänen laillisen edustajansa suostumuksella. Asiakas tai hänen edustajansa voi milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumuksen. - Lastensuojelulain 25 perusteella sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöt ovat velvollisia viipymättä ilmoittamaan salassapitosäännösten estämättä kunnan sosiaalihuollosta vastaavalle toimielimelle, jos he tehtävässään ovat saaneet tietää lapsesta, jonka hoidon ja huolenpidon tarve, kehitystä vaarantava olosuhteet tai oma käyttäytyminen edellyttää lastensuojelutarpeen selvittämistä. - Sosiaalihuollon viranomaisilla on oikeus saada sosiaalihuollon asiakaslain 20 :n mukaan pyynnöstä ja maksutta terveyden- ja sairaanhoitotoimintaa harjoittavalta yhteisöltä tai toimintayksiköltä sekä terveydenhuollon ammattihenkilöltä niiden hallussa olevat, sosiaalihuollon asiakassuhteeseen olennaisesti vaikuttavat tiedot ja selvitykset, jotka kyseiselle viranomaiselle laissa säädetyn tehtävän vuoksi ovat välttämättömiä asiakkaan sosiaalihuollon tarpeen selvittämiseksi, sosiaalihuollon järjestämiseksi ja sosiaalihuoltoon liittyvien toimenpiteiden toteuttamiseksi, sekä sosiaaliviranomaiselle annettujen tietojen tarkistamista varten. - Alaikäinen voi painavasta syystä kieltää antamasta itseään koskevia tietoja huoltajalleen tai muulle lailliselle edustajalleen ottaen huomioon hänen ikänsä ja kehitystasonsa sekä asian laatu, jollei se ole selvästi alaikäisen edun vastaista (sosiaalihuollon asiakaslaki 11 ). - Jos alaikäinen tai hänen laillinen edustajansa ovat asianosaisena sosiaalihuoltoa koskevassa asiassa, laillisella edustajalla on kuitenkin oikeus tiedonsaantiin siten kuin viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain 11 :ssä säädetään (sosiaalihuollon asiakaslaki 11 ). - Rekisterinpitäjänä toimiva viranomainen tai sosiaali- ja terveysministeriö voi myöntää luvan asiakastietojen saamiseen tieteellistä tutkimusta varten (laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 28 ). - Tarvittavia asiakastietoja voidaan luovuttaa myös muun erityislainsäännöksen nojalla. - Asiakasrekisteristä luovutetaan henkilön tietoja terveydenja hyvinvoinninlaitokselle (THL) valtakunnallisiin rekistereihin tutkimus-, suunnittelu- tilastointitarkoituksia varten (laki sosiaali- ja terveysalan tutkimus- ja kehittämiskeskuksen tilastotoimesta 409/2001 2 ). - Tunnistetietona annetaan palvelua saaneen henkilön henkilötunnus silloin, kun se on tilastojen laatimisen kannalta välttämätöntä (laki sosiaali- ja terveysalan tutkimus- ja kehittämiskeskuksen tilastotoimesta 409/2001 2 ).
3 (5) 8. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle 9. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet Henkilötietodirektiivin ((uusi tietosuoja-asetus ja direktiivi voimaan 2018) eräänä tarkoituksena ja tavoitteena on henkilötietojen vapaa liikkuvuus EU:n sisällä. Luovutus tapahtuu samoin perustein kuin Suomessa. Henkilötietolain 22 :ssä ilmaistun pääsäännön mukaan henkilötietoja voidaan siirtää Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ainoastaan, jos kyseissä maassa taataan riittävä tietosuojan taso. Siirto on mahdollinen myös rekisteröidyn antaessa yksiselitteisen suostumuksensa. Asiakastiedot on säädetty salassa pidettäviksi. Asiakastietoja voivat käyttää ainoastaan hoidon, tutkimuksen, hoivan ja palvelun toteutukseen osallistuvat. Rekisterinpitäjän ylin johto päättää organisatorisista ratkaisuista. Käyttöoikeudet pyritään antamaan viranhaltijoille ja työntekijöille asiakasrekisteritietoihin siinä laajuudessa kuin kunkin työtehtävät sitä edellyttävät (säännöt ja ohjeet koskevat myös kohdassa 5 mainittuja aiemmin käytössä olleita asiakastietojärjestelmiä). Tietojen suojaaminen ja säilyttämistapa: a) Automaattisen tietojenkäsittelyn avulla käsiteltävät asiakas- /potilastiedot - Tietokoneella olevia tietoja käytetään käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. - Asiakas/potilastietojen käyttöä valvotaan. - Seuraamukset väärinkäytöksistä on määritelty. - Asiakas/potilasrekisteri on suojattu ulkopuoliselta käytöltä. b) Muut kuin tietojärjestelmillä (manuaalisesti) käsiteltävät asiakastiedot - säilytetään valvonnan alaisena asiakaskansioissa Asiakirjat säilytetään niille varatuissa tiloissa arkistolainsäädännön ja viranomaismääräysten mukaisesti.
4 (5) 10. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen Tarkastusoikeuden sisältö: - Asiakkaalla on oikeus tarkastaa itseään koskevat asiakasrekisteritiedot (HetiL 26 ). - Oikeus tutustua ja nähdä itseään koskevat asiakastiedot ja pyynnöstä saada niistä kopiot kirjallisena. - Tarkastusoikeus toteutetaan viivytyksettä. - Tarkastusoikeuden käyttäminen on maksutonta kerran vuoden aikana toteutettuna. - Tarkastusoikeus voidaan evätä ainoastaan poikkeustapauksessa. Epäämisperusteena voi olla esimerkiksi, että tiedon antamisesta saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa asiakkaan terveydelle tai jonkun muun oikeuksille. - Jos tarkastusoikeus evätään, asiakkaalle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus ja asiakkaalla on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi osoitteella: Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 315, 00181 Helsinki. Asia voidaan saattaa vireille kirjeitse. - Mahdollista on käyttää myös vireillepanolomaketta. - Tietosuojavaltuutettu voi antaa rekisterinpitäjälle määräyksen asiakkaan tarkastusoikeuden toteuttamisesta. Toteuttaminen ja organisointi: 11. Oikeus vaatia tiedon korjaamista - Tarkastuspyyntö tehdään henkilökohtaisen käynnin yhteydessä, omakätisesti allekirjoitetulla tai muulla luotettavalla tavalla varmennetulla asiakirjalla. - Pääsääntöisesti tarkastusoikeus toteutetaan siinä yksikössä, jossa tiedot ovat syntyneet - Asiakkaan henkilöllisyys tarkistetaan ennen tietojen antamista - Tiedot antaa rekisteritiedoista vastaavan henkilön määräämä henkilö Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma- aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto (henkilötietolaki 29 ). Jos tiedon korjaamisesta kieltäydytään, asiakkaalle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus ja asiakkaalla on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi osoitteella: Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 315, 00181 Helsinki. Asia voidaan saattaa vireille kirjeitse. Mahdollista on myös käyttää vireillepanolomaketta. Tietosuojavaltuutettu voi antaa rekisterinpitäjälle määräyksen tiedon korjaamisesta.
5 (5) Toteuttaminen ja organisointi: - Oikaisupyyntö tehdään kirjallisesti. Asiakkaan henkilöllisyys tarkistetaan. Pyynnössä on syytä tarkasti yksilöidä ja perustella, mitä tietoa vaaditaan korjattavaksi, mikä on asiakkaan mielestä oikea tieto ja millä tavoin korjaus pyydetään tekemään. - Jos asiakkaan vaatima korjaus päätetään tehdä, korjauksen tekee ensisijaisesti merkinnän tehnyt henkilö. Mahdolliset virheelliset merkinnät yliviivataan tai siirretään taustatiedostoon siten, että sekä virheellinen että korjattu merkintä on myöhemmin luettavissa. - Vastaavasti tehdään poistettaessa tarpeeton tieto. Asiakastietoja voidaan myös korjata täydentämällä niitä asiakkaan näkemyksellä asiasta. - Korjauksen tekijän nimi, virka-asema, korjauksentekopäivä ja korjauksen peruste merkitään asiakirjoihin. 12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet Lokitietojen tarkastuspyyntö - Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18 :n mukaan asiakkaalla on oikeus saada tietää, kuka on käyttänyt häntä koskevia rekisteritietoja ja mikä on ollut käytön peruste. Asiakas ei saa käyttää tai luovuttaa saamiaan lokitietoja edelleen muuhun tarkoitukseen. Lokitiedot ajetaan pääsääntöisesti enintään 2 vuoden ajalta, ellei erityistä syytä muuhun ole. Asianosaisen oikeus tiedonsaantiin - Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 11 : Hakijalla, valittajalla tai muulla jonka oikeutta, etua tai velvollisuutta asia koskee (asianosainen), on oikeus saada asiaa käsittelevältä tai käsitelleeltä viranomaiselta tieto muunkin kuin julkisen asiakirjan sisällöstä, joka voi tai on voinut vaikuttaa hänen asiansa käsittelyyn. - Jos pyyntö evätään erittäin tärkeän yleisen tai yksityisen edun vuoksi tai lapsen edun vuoksi, voi toimivaltaisen viranomaisen päätöksestä hakea muutosta hallintolainkäyttölain mukaisesti valittamalla toimivaltaiseen hallinto-oikeuteen 30 päivän kuluessa päätöksen tiedonsaannista lukuun ottamatta tiedoksisaantipäivää. 13. Keskeinen lainsäädäntö - Suomen perustuslain yksityisyyden suojaa koskeva säännös (731/1999) - Henkilötietolaki (523/1999) - Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999) - Sosiaalihuoltolaki (30.12.2014) - Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (812/2000) - Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista (254/2015) - Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (159/2007)